Текст книги "Бизнес-этикет, или Игра по правилам"

Марина Дмитриевна Архангельская
Бизнес-этикет, или Игра по правилам

Моему сыну Роману посвящается

Дорогой Читатель!

Вы как интеллигентный человек, возможно, считаете, что уважительного отношения и дружественного вида достаточно для того, чтобы гарантировать успех делового общения в мире бизнеса. Несомненно, эти ценные качества важны и необходимы, но их одних недостаточно…

Деловое общение в бизнесе – это игра по правилам, и нарушение правил не остается незамеченным и безнаказанным.

Данная книга отражает содержание бизнес-семинаров, проводимых мною с 1995 года для сотрудников известных российских компаний. На протяжении всех этих лет я сталкивалась с тем, что многие люди в ситуации делового общения испытывают сомнения и беспокойство относительно правильности своего поведения и манер в деловом мире. Бизнес-этикет не входит в базовое образование, а интеллекта и хорошего чутья недостаточно, чтобы справиться со всеми ситуациями делового взаимодействия. Вот здесь и пригодится знание некоторых правил. Как вы понимаете, эти знания не инстинктивные и не передаются по наследству. Вот поэтому я и написала эту книгу.

Я уверена, что посещение соответствующего семинара и эта книга помогут вам стать более уверенным, эффективным и проницательным во время делового общения.

На выставке замечательного осетинского скульптора А. Хадзарагова я прочла мысль, что четыре природные стихии – Вода, Земля, Воздух и Огонь, объединенные Любовью, творят чудеса. Мне кажется, это справедливо не только для творческого процесса, но и для задач создания имиджа успешных деловых людей:

 
Взять обычного человека,
Дать немного Воспитания,
Добавить необходимое Образование,
Наделить умением соответствующего Одевания,
Обучить правилам делового Общения.
Четыре Добродетели,
Объединенные хорошими Манерами
И необходимым набором профессиональных Навыков,
Рождают Чудеса даже в мире бизнеса!
 

Желаю вам продвижения вперед как в вашей карьере, так и в присущем только вам уникальном и индивидуальном стиле!

Благодарности

Эта книга создана благодаря многим людям, которые поддерживали, помогали и вдохновляли меня, от основной идеи, родившейся еще в середине 1990-х годов, и до выхода в свет.

Прежде всего, выражаю благодарность своей семье – моим родителям, Дмитрию Константиновичу и Веронике Александровне, чье глубоко нравственное отношение друг к другу, детям и деловому окружению заложило основу моего мировосприятия.

Я особенно признательна и благодарна моему сыну Роману, который на протяжении многих лет первым читал мои статьи, настойчиво помогал и поддерживал меня, а также верил в необходимость написания этой книги. Теперь, вместе с супругой Тамарой, его вдохновляющая и реальная помощь удвоилась.

Спасибо моему брату Игорю и всем моим дорогим братьям и сестрам, которые всегда рядом и всегда верили и помогали мне.

Я глубоко признательна и благодарна моим наставникам, являющимся для меня образцами делового поведения: блестящим дипломатам профессору Павлу Федоровичу Лядову, Владимиру Гугкаеву и его супруге Елене за ценные замечания и добавления.

Выражаю признательность моим наставникам и старшим партнерам по тренерской работе – бизнес-консультантам Мэрилин Аткинсон и Сергею Ребрику.

Я также выражаю благодарность многим сотрудникам МИДа, работавшим в Посольстве СССР в Сирии, Посольстве СССР в Катаре, Генеральном консульстве России в Швейцарии, Генеральном консульстве России в Великобритании за совместное участие в деловых беседах, встречах, приемах и раутах, во время которых они делились со мной своими глубокими знаниями и преподавали мне уроки хороших манер. Я глубоко признательна многим компаниям, и особенно их отделам обучения и развития, которые на протяжении 15 лет оказывали мне честь проведения консультаций, лекций, семинаров и тренингов.

Спасибо многим замечательным клиентам и студентам, они порой оказывались самыми ценными учителями.

Я также благодарна моим компетентным коллегам: бизнес-консультанту Марине Орловой, бизнес-тренеру Ирине Денисовой, преподавателю этикета, историку Эле Басмановой, с которыми мы проводим «круглые столы» на темы корпоративной этики и протокола компаний.

Спасибо моим замечательным друзьям Екатерине Риаль, Надежде Павлушевич, Ирине и Александру Сиянович, Любови Хватковой, которые всегда готовы поддержать меня и помочь.

И наконец, я выражаю благодарность своим настоящим и будущим читателям, чьи вопросы и интерес являются главной мотивирующей силой в создании книги.

Глава 1
Деловой этикет: истоки, принципы и функции

В этой ГЛАВЕ:

Деловой этикет – истоки и параллели

Деловой этикет – не прихоть, а необходимость, или Функции бизнес-этикета

Семь принципов, или Здравый смысл бизнес-этикета

Бизнес-этикет – инструмент построения карьеры и создания имиджа компании

Различные книги, документы и рекомендации по правилам и нормам поведения появились в столь древние времена, что это поражает наше воображение.

Одним из первых документов в этой области можно считать «Поучение» Птахотепа – советника фараона (около 2400 до н. э.). Все цивилизации, где существовала письменность (Древняя Греция, Рим, Китай и др.), оставили свой след в развитии этики поведения высшего общества. Конфуций в своих философских изречениях (одно из них: «Не зная ритуала, не сможешь утвердиться») излагал рекомендации по поведению, ведению разговора и приему пищи.

Мы можем ознакомиться с литературой, посвященной стандартам поведения, относящейся к «пионерским» временам возникновения этикета и протокола – знаменитой «Дисциплиной клерикалис» (П. Альфонсо, Испания, XIII в.), которая предназначалась для духовенства, или прочитать более поздние книги, где делались акценты на поведении за столом – «не ковыряйте в зубах вилкой сидя за столом», «не вгрызайтесь в целый кусок мяса», «никогда не используйте нож для подачи пищи в рот» (Seager Francis. The School of Vertue, 1557).

В России манерами поведения светского общества занялся Петр Первый. «Юности честное зерцало, или Показание к житейскому обхождению, собранные от разных авторов» – это издание, подготовленное по его указанию, два с лишним столетия служило основой для обучения хорошим манерам в обществе.

Деловой этикет зародился тогда, когда люди стали осознавать пользу от соблюдения определенных правил при взаимодействии друг с другом, и сформировался во времена появления первых промышленных гигантов, то есть на стыке XIX–XX веков. В России уже в 1912 году функционировало «Общество Русских Предпринимателей» и были выработаны принципы, которые необходимо было соблюдать:

1. Уважай власть.

2. Будь честен и правдив.

3. Уважай право частной собственности.

4. Люби и уважай человека.

5. Будь верен слову.

6. Живи по средствам.

7. Будь целеустремленным.

Сложилось так, что деловой и гражданский этикет стали развиваться как два параллельных направления. Так, гражданский этикет, возникший во времена рыцарства, до сих пор основывается на правилах поведения одного пола по отношению к другому и возрастном цензе. Деловой этикет, вне зависимости от изменений в социальной среде и воспитании, базировался и продолжает базироваться на двух незыблемых принципах: во-первых, на ранжировании, не зависящем от пола человека, а во-вторых — на экономии времени.

Бизнес-этикет, базируясь на дипломатических традициях и правилах воинских отношений и со временем вобрав в себя значительные элементы корпоративной культуры успешных мировых компаний, создал свои собственные нормы, обеспечивающие эффективность деловых взаимодействий и отражающие корпоративные стандарты компаний.

Бизнес-этикет не прихоть, а необходимость

Правила бизнес-этикета надо не просто соблюдать, а сознательно использовать.

Помните ставшее уже классическим выражение: «Жить в обществе и быть свободным от общества нельзя»?!

Поэтому в своем поведении люди не могут не руководствоваться правилами. Мы по правилам передвигаемся, одеваемся, едим, работаем. В цивилизованном обществе жить по правилам проще и, бесспорно, выгоднее, чем нарушать их. Особенно это относится к миру делового общения. Чтобы получить максимальный эффект от своей работы, требуются не только профессиональные знания, но и умение их использовать. Люди давно поняли: успех дела во многом зависит от уровня взаимоотношений между партнерами. Из-за несоблюдения одним из партнеров правил делового этикета во время переговоров может возникнуть, в лучшем случае, замешательство, в худшем – нежелательный и даже отрицательный результат на грани коллапса.

Претворение норм бизнес-этикета в жизнь способствует четкому функционированию предприятия, рождает взаимное уважение и хорошие отношения с одной стороны, и ограничивает неприятные ситуации, которые могут возникнуть во время выполнения ежедневных обязанностей – с другой.

Соблюдение правил бизнес-этикета – условие карьерного успеха

Внешний вид и манера держаться при прочих равных условиях являются важными требованиями карьерного роста.

Хорошо одетый человек – тот, кто считается с собой и другими.

Пьер Карден

Внешний вид определяется содержанием в полном порядке и ухоженностью видимых (и не только!) частей тела и, безусловно, одеждой.

Вы не просто надеваете костюм. Вы надеваете униформу для карьеры, ваша одежда – это ваша визитная карточка.

Все очень просто – элегантные и правильно подобранные костюм и сорочка, галстук и часы – и вы, с одной стороны, сделали хорошее вложение в свой облик, а с другой – в свое продвижение, в свой профессионализм, в свою компанию. (Подробные рекомендации по правильному выбору одежды даны в главе 3, а ситуационные – в главах 4, 5, 7 и 11.)

Сочетание стиля одежды и манеры держаться могут на 90 % обеспечить отношение к вам как к деловому человеку. Манера держаться – это осанка, взгляд, мимика, жесты и многое другое, от чего зависит впечатление, производимое вами на окружающих. (Более подробно о правильной манере держаться в различных ситуациях делового взаимодействия рассказано в главах 2, 5, 8 и 12.) Однако даже самые подробные указания в этих случаях не могут заменить тренинг-семинаров, где под руководством опытного специалиста моделируются типичные ситуации деловой жизни непосредственно с вашим участием.

Хороший костюм не может обойтись без хороших манер!

Бизнес-этикет – инструмент построения отношений

Построение деловых отношений можно сравнить со строительством домов. В зависимости от уровня культуры сотрудников бизнес-этикет может служить как цементом, так и кирпичиками, образующими стены вашего бизнеса.

Даже чтобы просто начать делать что-то вместе, людям абсолютно необходимо думать друг о друге.

Уильям Кокс

Соблюдая бизнес-этикет, вы демонстрируете значимость и важность для вас собеседника, создаете ему удобства, безопасность и комфорт.

Ваша культура и ваша хорошая одежда – это возможность сделать скрытый комплимент окружающим: «Вы мне нравитесь, и я хочу вам понравиться, потому что я уважаю ваше мнение». Не пренебрегайте этой возможностью.

Бизнес-этикет – основа корпоративной культуры компании

Каждый сотрудник – живая витрина компании. Вы – живая витрина вашей компании! Хотим мы этого или нет – мы составной элемент компании, в которой работаем. Во многих компаниях нормы бизнес-этикета становятся частью корпоративной культуры сотрудников.

Если сотрудники знают, что недостаточно поприветствовать посетителя – нужно еще и встать, когда он входит, если они не забывают представиться и предлагают клиенту сесть – это обязательно будет замечено, как и спокойные и доброжелательные лица сотрудников.

Также невозможно не заметить, если сотрудники одеты профессионально, внимательны друг к другу и к окружающим, разговаривают тихо, не обсуждают новости в коридоре, не «глазеют» по сторонам.

Все это элементы корпоративной культуры, базисом которой является бизнес-этикет. Понятие «корпоративная культура» более глобально и состоит, в основном, из следующих одинаково важных составляющих:

♦ философия, миссия, ценности компании/организации;

♦ ритуалы, традиции, символы компании/организации;

♦ стили управления руководства;

♦ этикет отношений с клиентами;

♦ этикет внешнего вида и одежды сотрудников;

♦ этикет внутренних коммуникаций;

♦ этикет письменных и телефонных взаимодействий;

♦ организация и виды рекламы;

♦ проведение корпоративных праздников.

Выражение лица секретаря компании намного важнее обивки офисной мебели.

Постоянство хороших манер – залог успеха

Значимый показатель вашей собственной корпоративной культуры – это то, как вы умеете вызывать доверие к себе клиентов, партнеров или коллег.

Именно постоянство хороших манер и вызывает их доверие.

Нормы бизнес-этикета – это не свадебный костюм, который вы надеваете раз в жизни, а всю оставшуюся жизнь он висит в гардеробе.

Ваше поведение по-деловому предсказуемо, общаясь с вами, люди чувствуют себя комфортно и безопасно. Вы стабильны и профессиональны, вы не только соответствуете ожиданиям людей, но даже превосходите их ожидания.

Каждый может один раз продемонстрировать этикетное поведение, но делать это постоянно могут только профессионалы.

Семь принципов, или Здравый смысл бизнес-этикета

Только знание и понимание принципов этики поведения позволяет людям, не знающим конкретных правил, следовать им.

Принцип Устойчивости первого впечатления

В первые минуты общения вам нужно выполнить две важные вещи:

♦ правильно подать свой статус профессионала, то есть ваши качества специалиста или даже эксперта;

♦ понравиться с первого взгляда, то есть вызвать к себе расположение, а лучше – симпатию.

Вы можете быть специалистом высочайшего класса, но если произведете неверное впечатление, ваш собеседник может и не заметить вашего профессионализма. А поскольку первое впечатление очень устойчиво, вам впоследствии придется приложить немало усилий, чтобы доказать обратное.

Как же произвести хорошее впечатление в первые минуты общения? Все нормы, правила и «протоколы» первых минут описаны ниже. И не пожалейте времени и средств на тренинг-семинар, чтобы действительно этому научиться.

Принцип Надежности и Постоянства поведения в различных бизнес-ситуациях

В каждом случае бизнес-общения вы знаете правила бизнес-этикета и следуете им. Этим вы говорите окружающим – «Я не случайный партнер, я постоянен и надежен, я всегда держу слово и выполняю свои обязательства. Я умею себя вести». В этом вы всегда последовательны и предсказуемы.

И это касается не только своевременного выполнения планов, проектов и других обязательств. Не забывайте о том, что ваше предсказуемое и уравновешенное поведение имеет для окружающих большое значение. Уравновешенность не означает нерешительность, серость или излишнюю стеснительность. Последовательность ожидаемых и уравновешенных действий означает знание меры.

Вы соблюдаете сроки и условия договоренностей и никогда не опаздываете на встречи. Вы знаете, что младший по должности здоровается первым, но старший по должности подает первым руку младшим по должности, а визитную карточку подают после представления.

Вы, вне зависимости от должности, открываете дверь, если ближе всего к ней находитесь. Вы предупреждаете, что задерживаетесь или будете отсутствовать по определенной причине. Вы не заходите в кабинет, если дверь открыта, а хозяин отсутствует.

…Учтивое поведение имеет особое значение для людей на руководящих должностях. Речь не идет только лишь о вежливости, но также о построенной в течение многих лет соответственности и предсказуемости своих поступков. Они как бы хотят этим сказать: «Я сделаю именно то, что сказал, и именно тогда, когда назначил время. Если мое намерение изменится, я предупрежу вас заранее для того, чтобы мое решение ни в коей мере не пострадало». Это утверждение частично основано на этике, а может быть, даже больше на чистом практицизме. Этот вид учтивости является корнем, поддерживающим большую организацию и препятствующим возникновению замешательства.

Maccoll and Lombardo, «What Makes A Top Executive», 1983

Принцип «бесполого сообщества»

В профессиональном коллективе нет мужчин и женщин в прямом смысле данных определений, а есть сотрудники и сотрудницы в определенном ранге или должности.

Понимание того, что базисные правила гражданского этикета не переносятся в бизнес, является непременным условием профессионального взаимодействия на работе.

Тем не менее деловые люди и на работе остаются мужчинами и женщинами, но их половая принадлежность не должна быть излишне подчеркнута. Достижение «золотой середины» – это настоящее искусство.

Декольте, обтягивающие или прозрачные наряды, короткие юбки, разноплановые аксессуары, эксцентричные прически, длинные ярко накрашенные ногти – для деловой дамы откровенно дурной вкус. Тем не менее безликость и невзрачность, внешний вид «синего чулка» также никак не подходят бизнес-леди.

Для мужчин совершенно недопустимо обращение к сослуживицам типа «дорогая» или «милочка», «бархатные» интонации, «поигрывание» мышцами, остановка взгляда на ножках сотрудниц и т. д. Что уместно в клубе или на вечеринке – неуместно на работе. Соблюдая правила бизнес-этикета в офисе, вы задаете оптимальный уровень общения.

Одежда должна подчеркивать ваш профессионализм в глазах окружающих.

Принцип уместности

Искусство делового общения заключается не только в знании бизнес-этикета, но и в том, когда какие правила использовать.

Бизнес-этика – это умение создать ощущение значимости другого человека, даже если он в простой униформе, а вы в смокинге.

Определенные правила используются в определенное время, в определенном месте и с определенными людьми (участниками мероприятия).

Применительно ко времени, например, с 8:00 до 11:00 утра – бизнес-этикет рекомендует говорить «доброе утро», с 11:00 до 18:00 – «добрый день», а позднее – «добрый вечер». Тем не менее в зимних условиях иногда «добрый вечер» уместно говорить с наступлением темноты.

Обращаться к людям следует соответственно их статусу. Например, если основное занятие человека – переноска тяжестей и грузов, то не нужно в общении с ним использовать академические фразы и сложные словосочетания – достаточно простой вежливости, зато с академиками и профессорами будет весьма уместно употреблять обороты высокого стиля, такие как «Прошу, проследуйте к…», «Окажите честь», «Соблаговолите ответить» и т. д.

Применительно к месту тоже существуют свои правила. Например, «весовая категория» одежды должна соответствовать «весовой категории» случая. Излишне шикарный или, наоборот, потрепанный костюм может создать дистанцию. Цена, качество и стиль должны максимально соответствовать поводу, окружению, контексту и цели.

При этом существует тонкость, присущая человеку не просто воспитанному, но и высококультурному – это умение создать ощущение значимости своему партнеру, даже если он в простой униформе, а вы – в смокинге.

Принцип наличия эмоционального интеллекта

Феномен эмоционального интеллекта описан в литературе (Гоулман Д. Эмоциональный интеллект) уже лет пятнадцать назад и признан показателем уровня профессионального успеха, как обладателя, так и организации в целом.

Эмоциональный интеллект – это совокупность качеств, определяющих способность человека управлять собой и своими отношениями с другими людьми. Эмоциональный интеллект складывается из четырех основных компонентов:

♦ самоанализ (анализ собственных эмоций, тщательная самооценка, уверенность в себе);

♦ самоконтроль (особенно способность подавлять деструктивные эмоции и импульсы, а также надежность и честность, ответственность и приспособляемость);

♦ социальная чуткость (сопереживание и понимание клиентуры);

♦ управление межличностными отношениями (инициативное лидерство, помощь окружающим, коммуникативные навыки, улаживание конфликтов и командное сотрудничество).

Ваш эмоциональный интеллект означает:

♦ понимание своих эмоций и умение внешне соответствовать им; в деловом мире – на деловом уровне;

♦ понимание эмоций окружающих;

♦ соответственное реагирование на эмоции и чувства окружающих.

Рекомендация – научитесь улыбаться со спокойными лицом и «живыми» глазами. Излишняя серьезность на работе производит впечатление обремененного проблемами человека. А в меру «серьезный» – означает человека, серьезно воспринимающего свою работу, клиентов, партнеров, коллег и сотрудников, к себе же и возникающим трудностям относящегося с юмором!

Принцип разумного эгоизма

Выполняя свои рабочие функции, не мешайте другим выполнять свои.

Ведите себя по отношению к коллеге или клиенту так, как вы хотели бы, чтобы он к вам относился, или, еще лучше, как он бы хотел, что бы вы относились к нему.

Работая в команде, не мешайте «ближним и дальним». Это означает не досаждать непосредственным коллегам, а также не вмешиваться в процесс работы, не относящейся к вашим должностным обязанностям. Если вы – бухгалтер, то не учите электрика устанавливать розетки. Не давайте советов «знатока» сотрудникам других профессий. Работая в команде, не разговаривайте громко, тем более не кричите через весь офис, не нарушайте границу чужого личного пространства, берите предметы с чужого стола только с разрешения хозяина и сразу возвращайте, после использования оставляйте оргтехнику в «нулевой» готовности, делайте кофе не только себе и не оставляйте грязной посуды, не ешьте в лифте или коридоре, ставьте стулья на прежнее место и так далее и тому подобное.

Даже оставленная вами скомканная бумажка может помешать вашему соседу сосредоточиться!

Принцип позитивности

Вы излучаете позитивность по отношению к вашим коллегам и клиентам. Начинайте и заканчивайте свой разговор с клиентом улыбкой – вот пример реализации этого принципа применительно к бизнес-этикету

Если вам нечего сказать приятного или положительного, лучше молчите! Конечно, за исключением необходимой ситуации высказывания деловых поправок и замечаний.

Иногда лучше улыбаться, чем говорить.

А вот другие проявления этого принципа:

♦ Не сплетничайте и не передавайте слухи. Вы думаете, что бросаете копье, на самом деле вы запускаете бумеранг.

♦ Не злословьте «в кулуарах» относительно начальства. Лояльное отношение к руководству и организации в целом является не только профессионально-этической нормой, но и показателем зрелости личности. Критикуйте конструктивно.

♦ Не допускайте обсуждения физических достоинств или недостатков кого бы то ни было, а также дискриминации по полу или национальности. Помните, то, что Петр говорит о Павле, больше говорит о Петре, чем о Павле.

♦ Если ваше остроумие унижает других – воздержитесь от такого остроумия.