Текст книги "Научись вести сложные переговоры за 7 дней"

Понедельник
Учимся управлять эмоциями

Вступление

Я люблю поезда. Если мне предстоит где-то проводить семинар или презентацию, я всегда предпочитаю ехать поездом, а не на машине, потому что так я могу подумать и почитать в дороге. Но, как это часто случается, ситуация порой выходит из-под контроля. Я дважды оказывался в поездах, которые приходили с большим опозданием из-за несчастных случаев на железной дороге. В таких ситуациях реакция пассажиров абсолютно разная. У одних неудобства в связи с задержкой вызывают гнев. Другие же встают на место пострадавших.

Все это я рассказал, чтобы вы поняли: мы не всегда можем контролировать то, что происходит с нами, но в состоянии контролировать свою эмоциональную реакцию на такие события.

Сегодня мы обсудим управление эмоциями во время непростых разговоров. И вот основные моменты нашего обсуждения:

• Не игнорируйте ощущения;

• Управляйте своими мыслями;

• Выражайте эмоции;

• Подкрепляйте идентичность;

• Не упрекайте, а переосмысляйте.

Не игнорируйте ощущения

Как мы говорили вчера, всегда полезно отделять факт – то, что произошло, – от ощущения, которое вы при этом испытали. Например, гнев или боль следует отделять от того, что случилось в действительности.

В ходе сложного разговора мы не можем игнорировать ощущения, поскольку они очень важны. Люди чувствуют, что хотят быть выслушанными; коллеги чувствуют себя недооцененными и хотят признания своих заслуг.

Однако мы осознаем, что, дав волю чувствам, можем лишь осложнить и запутать ситуацию – случиться может всякое. Люди могут обидеться, отношения могут быть испорчены. Тем не менее мы должны подключать чувства, потому что, если мы оставим их невысказанными, они всплывут позже – и возможно, не самым полезным для нас способом. Поэтому чувства нужно выражать. Если их не выразить, то озлобление будет накапливаться.

Как же высказать чувства максимально безопасным образом?

СОВЕТ:

Различайте проблему и чувства гнева и боли, связанные с ней. Оцените собственный эмоциональный фон

Разные народы выражают эмоции по-разному. У меня есть друзья-африканцы, которым вообще не свойственно сдерживаться. Сам я – британец, поэтому не отличаюсь особой эмоциональностью. Редко расстраиваюсь до слез. Обычно я довольно сдержан и спокоен. Жизнь движется своим чередом, но у меня все же есть эмоции, и периодически они выходят на поверхность. Несправедливости, творящиеся в мире, наполняют меня печалью и гневом. Я злюсь, когда вижу, как впустую тратятся время и деньги.

Оглядываясь назад, я понимаю, что мои родители редко проявляли свои чувства по отношению друг к другу. Возможно, так было принято в их поколении. В семье мы редко говорили о чувствах – только о событиях. Поэтому я научился управлять этой стороной своей жизни: я воспринимаю чувства как часть естественной и здоровой жизни.

Поэтому будет полезно задуматься: а каков ваш эмоциональный фон? Как вы относитесь к собственным эмоциям? Какие эмоции вам легко проявлять? Какие сложнее?

И здесь мы порой ошибаемся. Нас окружают стереотипы – «настоящие мужчины не плачут», «проявлять гнев или поддаваться страху неправильно». Но мы же не можем постоянно находиться в состоянии абсолютного счастья!

Мне помогает привычка записывать свои чувства, обсуждать их со своей женой и самыми близкими друзьями. Так я понимаю истинную значимость чувств и могу двигаться дальше.

Иногда чувства превращаются в предвзятые суждения о других. Например, мы можем долгое время помогать кому-то, ни разу не услышав благодарности. В конце концов гнев проявится через предубеждение: «Ты думаешь только о себе, всегда только о себе и никогда о других!» Заметьте, насколько это отличается от оценки собственных чувств – ведь можно было сказать: «Мне это неприятно. Я думал, что мы с тобой друзья».

Управляйте своими мыслями

Чтобы управлять чувствами, нужно уметь управлять мыслями. Помните, что эмоции – это не мысли. Наши мысли часто бывают расфокусированными и нечеткими. Например, несколько лет назад я был убежден, что на чердаке нашего дома живут птицы. Лежа в постели, я слышал их каждое утро. Ко мне зашел приятель, который занимался починкой крыш, и убедил меня, что это невозможно – в крыше не было отверстий, и птицы просто не могли залетать на чердак. Они просто садились на крышу. Мне нужно было услышать правду – и эта фактическая правда повлияла на мои мысли, а уже мысли повлияли на чувства, избавив меня от ощущения незащищенности.

То же самое происходит и в отношениях с другим человеком. Как-то раз я случайно не поздоровался с подругой, которая проходила мимо меня на улице. Она решила, что я сознательно игнорирую ее, и стала вслух возмущаться, чем же она меня так обидела. Мне пришлось объяснить, что я ее просто не заметил.

Анализируйте предположения

У нас есть чувства, которые основываются на определенных размышлениях. Эти размышления, в свою очередь, базируются на определенных предположениях. Поэтому мы должны анализировать данные предположения, чтобы понять, действительно ли они истинны. Если они окажутся ложными, мы сможем изменить свои мысли. (Мои предположения о птицах на чердаке основывались на том факте, что в крыше могут быть дыры, поэтому я проверил состояние крыши, убедился, что дыр в ней нет, и смог изменить свои мысли.)

Во время сложных переговоров мы строим предположения о намерениях собеседников. Однако мы видим и слышим только то, что человек говорит и делает. Мы не можем объективно оценить намерения, которые стоят за словами и поступками. Например, кто знает, что на уме у коллеги, который неадекватно ведет себя по отношению к представителям противоположного пола? Мы не можем точно знать, что творится в голове другого человека. Мы знаем только то, что происходит в нашей голове.

Если человек каждый день на час опаздывает на работу и винит в этом общественный транспорт, то мы можем проявить доброту и поверить в то, что он говорит правду, хотя в глубине души мы думаем, что это не так. А можно проявить твердость и предложить коллеге, чтобы он изменил свое поведение как можно скорее.

Чтобы оценить предположения о намерениях других людей, мы должны понять, каковы эти намерения. Четкое, нейтральное, сдержанное заявление (например, «Я не понимаю, как именно вы воспринимаете эту проблему») может перевести разговор на следующий этап. Признание того, что вы не понимаете намерений собеседника – но хотите понять их и его точку зрения, может стать серьезным шагом вперед. Тем самым вы поддержите коллегу, и он свободно выскажет и разъяснит свои намерения и взгляды.

СОВЕТ:

Признайте, что вы хотите понять намерения и взгляды своего собеседника.

Выражайте эмоции

Сегодня мы уже говорили, что эмоции нельзя игнорировать. Но нужно сделать больше – эмоции нужно выражать. Думаю, будет полезно воспринимать выражение чувств как первый этап, а решение проблемы – как второй. Если кто-то выходит из себя и в течение нескольких минут высказывает все, что у него на душе, то это разряжает обстановку и человек начинает чувствовать себя лучше. Не поддавайтесь соблазну остановить собеседника, когда он высказывает свое раздражение. Позвольте ему высказаться, а затем двигайтесь дальше.

Позволяя людям высказывать свои взгляды и сильные эмоции и делая это правильно, мы можем разрешить давно существующие проблемы и упрочить рабочие отношения.

Несколько лет назад я присутствовал на светском семинаре «Тренировка тренеров». В самом начале нас попросили рассказать, почему мы решили принять участие в этом мероприятии. Я подумал, что никогда больше не встречусь с этими людьми и могу высказаться честно. Поэтому сказал: «Боюсь, что люди будут задавать мне вопросы, на которые я не смогу ответить». Следующая участница по имени Фэй была явно впечатлена моим честным и открытым выражением чувств. Она сказала, что недавно получила повышение и начальник отметил, что эта должность досталась ей благодаря удаче и настойчивости (похоже, начальник не до конца верил, что Фэй способна справиться с такой ответственностью). Я сразу почувствовал, что этой женщине нужны не просто советы, которые позволили бы ей стать лучшим тренером, но более глубокое подтверждение ее роли.

Семинар проходил в течение двух дней. Поговорив с организатором семинара, я решил сделать следующее. В начале второго дня я вручил Фэй белую лилию со словами: «По поручению всей группы мне хотелось бы подтвердить вашу роль тренера». Фэй явно была тронута. Она высказала свои чувства. Я ее услышал и понял. Тем самым она серьезно помогла себе и смогла дальше развиваться как личность.

Подтверждение эмоций

Когда чувства выражены, очень важно их признать. Можно сказать: «Я не знал, что ты так думаешь». Признание выражения чувств – это важный шаг. Сделав это, вы демонстрируете, что чувства собеседника важны и ценны для вас. Более подробно об этом мы поговорим чуть ниже и вернемся к этому вопросу в четверг.

Подтверждайте чувство идентичности

Давайте вернемся к истории, которую я рассказал вам в воскресенье.

Сначала беседа шла не очень хорошо. Как и ожидал Джон, Гэри почувствовал атаку на себя и тайный план руководителя по его замене.

Когда мы критикуем кого-либо, предположим, за плохое качество работы, человек сразу же ощущает угрозу и переходит к обороне. Он начинает оправдываться, напоминает о всех своих достоинствах и ценных качествах. Более того, когда критикуют нашу работу, эта критика направлена не только на работу. В глубине души мы ощущаем угрозу, которая нарушает наше чувство идентичности.

Наш воскресный герой Гэри был глубоко уязвлен и смущен. Всем нам знакомы подобные чувства. Несколько лет назад после короткой презентации коллега мне сказал, что моя работа была «непрофессиональной». Я был удивлен, обижен и смущен. Эти слова поколебали мою самооценку и чувство собственного достоинства.

Когда происходит атака на нашу идентичность, мы ощущаем неуверенность и начинаем верить в то, что было сказано о нашем характере, навыках или знаниях: «Возможно, я и правда плохой специалист». Нам нужно реалистично оценить себя – мы не можем быть совершенными во всех отношениях, но не можем быть и абсолютно некомпетентными. Нам нужно справиться с собственными мыслями (см. выше). Факты должны влиять на наши мысли.

Не упрекайте, а переосмысляйте

Во время сложного разговора легко начать упрекать собеседника: «Это ваша вина, что отчет задержан на три дня» или «Вы должны были закончить работу раньше». Гораздо лучше задуматься над тем, какой вклад в проблему внесли обе стороны. Возможно, вы сами слегка задержались с предоставлением коллеге необходимой для отчета информации. Очень важно проявить профессионализм и убедить человека в том, что вы не собираетесь никого винить, а хотите понять проблему, ее причины и чему она может научить.

Превращение трудности в возможность обучения

Джон занимался доставкой пяти тысяч книг на октябрьскую выставку в Германии. Текст был отправлен в типографию согласно графику – в июле. Но из-за того что коллега Джона, Дуглас, неправильно заполнил документы на доставку, печать книги задержалась. И это означало, что книги попадут в Германию не раньше ноября. Было решено отправить книги самолетом, чтобы успеть к назначенному сроку. В результате потребитель был полностью удовлетворен: компания выполнила принятые на себя обязательства. Фирма сосредоточилась на исполнении ожиданий покупателя, хотя пришлось пойти на дополнительные затраты на воздушную перевозку.

На совещании Шейла, начальница Дугласа, повела себя профессионально. Она сказала, что не собирается никого винить. (До совещания она спокойно и тактично поговорила с Дугласом и узнала, что за несколько дней до совершения той ошибки у него умер отец, а также что ему нужна дополнительная профессиональная подготовка для выполнения служебных обязанностей.)

Шейла постаралась не критиковать Дугласа публично. Вместо этого она обратилась ко всем членам команды: «Как могла возникнуть такая ситуация? Как произошла подобная задержка?» Шейла целиком сосредоточилась на будущем – какие уроки можно извлечь из произошедшего, как улучшить внутренние процедуры и коммуникацию. Не концентрируя внимания на ошибке конкретного человека, сохраняя позитивный настрой и думая о том, чему этот случай может научить всю команду, Шейла превратила проблему в возможность конструктивного обучения и развития команды.

Переосмысляйте

Переосмысление – это изменение восприятия человека на чей либо счет. То, что казалось сложным и негативным, в результате переосмысления может стать более позитивным.

Впервые я столкнулся с подобным, когда занимался с коллегой, которая терпеть не могла собеседований. Она сказала, что ей сложно общаться с человеком наедине, но в то же время ей нравилось вести переговоры. Она любила преодолевать сложности, готовясь к переговорам. Ей нравилось обращать внимание на различные ключи, говорящие о намерениях другой стороны, обсуждать альтернативы и достигать согласия. И тогда я предложил ей переосмыслить свое отношение к собеседованиям и начать воспринимать их позитивно – как переговоры. И это предложение стало для нее настоящим просветлением.

Мы можем переосмыслить свое восприятие неаккуратного человека – сам он считает себя человеком творческим. А взять того, кто на совещаниях ведет себя тише воды и ниже травы: он считает, что не следует ничего говорить, предварительно не обдумав.

Применим все вышесказанное к непростому разговору. Если человек чрезмерно критичен в отношении мелких проблем, не следует говорить ему, чтобы он прекратил вести себя подобным образом. Вы можете переориентировать его на факты и подтолкнуть к изменению своей точки зрения, нейтрально напомнив об общих целях компании и задавая позитивные вопросы. В примере, который мы рассмотрели в этой главе, Шейла переосмыслила ситуацию. Она могла бы обвинить во всем Дугласа и повести себя негативно. Но ей удалось сделать ситуацию позитивной – она провела анализ и показала сотрудникам, как они могут совместно работать на благо компании.

Резюме

Сегодня мы с вами поняли, что не можем игнорировать ощущения в ходе сложного обсуждения. Позволив человеку выражать собственные чувства, вы делаете важный шаг к разрешению проблемы. Вам понадобится проанализировать собственный эмоциональный фон и понять, насколько вы темпераментны.

Очень важно дать коллеге выразить и объяснить свои намерения. Возможно, ваши предположения в корне неверны. Мы также поняли, что для прогресса деятельности не следует обвинять людей и критиковать их открыто. В такой ситуации человек сразу ощущает угрозу и переходит к обороне. Постарайтесь переосмыслить проблему и взглянуть на ситуацию более позитивно и конструктивно.

Заключительный анализ

1. Насколько вы игнорируете чувства в ходе сложного разговора?

2. Как бы вы описали собственный эмоциональный фон?

3. Позволяете ли вы своим мыслям контролировать ваши эмоции или наоборот? Насколько по-другому повели бы вы себя сегодня?

Вопросы

1. Во время трудного разговора роль эмоций…

a. Мала ❏

b. Значительна ❏

c. Не стоит упоминания ❏

d. Единственное, что по-настоящему важно ❏

2. Понимание собственного эмоционального фона…

a. Полезно ❏

b. Пустая трата времени ❏

c. Бессмысленно ❏

d. Единственное, что по-настоящему важно ❏

3. Чтобы управлять своими чувствами, нужно…

a. Подчеркнуть их ❏

b. Есть больше отрубей ❏

c. Управлять своими мыслями ❏

d. Игнорировать их ❏

4. Обсуждение чувств – это…

a. Пустая трата времени ❏

b. Очень важно ❏

c. Может быть неприятно, поэтому лучше такого избегать ❏

d. Может быть полезно, если у вас есть время ❏

5. Я подвергаю сомнению свои предположения относительно намерений других людей…

a. Никогда ❏

b. Всегда, я только этим и занимаюсь ❏

c. Часто ❏

d. А что такое предположения? ❏

6. Когда человек высказывает свои чувства, вы должны…

a. Перебить его ❏

b. Приказать ему замолчать и успокоиться ❏

c. Избегать его ❏

d. Позволить ему выговориться ❏

7. Когда человек открыто выразил свои эмочии, очень важно…

a. Подтвердить это выражение в качестве следующего шага ❏

b. Забыть о том, что такое случ илось ❏

c. Игнорировать человека в течение всей дальнейшей работы в компании ❏

d. Постоянно напоминать ему о том дне, когда он разрыдался ❏

8. Когда нас критикуют…

a. Мы счастливы ❏

b. Наше чувство идентичности укрепляется ❏

c. Наше чувство идентичности не меняется ❏

d. Мы чувствуем, что наше чувство идентичности подвергается нападению ❏

9. Когда что-то идет не так, мне хочется…

а. Обвинить во всем коллегу, который совершил ошибку ❏

b. Извлечь урок из этой ошибки ❏

c. Наказать коллегу, который совершил ошибку ❏

d. He обращать внимания ❏

10. Переосмысление – это…

а. Умение взглянуть на негатив с позитивной стороны ❏

b. Умение смотреть на позитив с негативной стороны ❏

c. То, что мы делаем со старыми фотографиями ❏

d. Внедрение изменений в стиль управления ❏

Вторник
Тщательно готовимся к сложному разговору

Вступление

Сегодня мы поговорим о том, что тщательное планирование может облегчить ваш трудный разговор. Вы наверняка знаете это и узнали не самым легким путем – либо начав разговор без соответствующего планирования, либо оказавшись в противоположной ситуации – разговаривая с человеком, который не подготовился к разговору. Как бы то ни было, вы испытывали трудности. Попробуйте извлечь урок из собственных ошибок и впредь планировать и организовывать все намного лучше.

Вы можете спланировать:

• Место проведения разговора;

• Время;

• Вступительные фразы;

• Направление хода разговора;

• Завершение разговора.

А это означает, что совершенно недопустимо приходить на крупный разговор, адекватно к нему не подготовившись. Если вы не подготовились к трудной беседе, то существует риск того, что ситуация еще больше ухудшится. Кроме того, вы даром потратите ценное время, хотя могли бы достичь полезного результата. Обратите внимание и на то, что подготовка повысит вашу уверенность и вы будете чувствовать себя спокойнее. Ситуация окажется под вашим контролем, потому что вы будете точно знать, в каком направлении движется разговор.

Подготовьте место для разговора

Условия в помещении, где будет проходить разговор, очень важны. Возможно, вы не можете этого изменить, но если это в ваших силах, то последуйте нашим советам, которые могут заметно облегчить общение.

Попробуйте встретиться на нейтральной территории или в кабинете вашего коллеги (то есть не в вашем кабинете), чтобы вам было легче уйти в удобное время.

Вам наверняка приходилось сидеть напротив своего начальника, когда между вами стоял большой стол. Как вы себя чувствовали? Лучше сесть под углом к коллеге. Атмосфера в комнате очень важна для того, чтобы люди почувствовали себя спокойно и могли говорить открыто. Закройте дверь, чтобы свести посторонний шум к минимуму, и сядьте так, чтобы вам не приходилось постоянно оглядываться.

Все это относится к личной встрече, которая всегда намного лучше электронного «разговора» или телефонного звонка. Кроме того, речь идет о встрече один на один, а не о публичном обсуждении, когда может возникнуть желание открыто высказать свою критику в адрес коллеги в присутствии других сотрудников.

Все участники обсуждения должны сидеть на стульях или креслах одинаковой высоты. В комнате не должно быть ни слишком жарко, ни слишком холодно. Советую поставить на стол стаканы с водой.

По возможности постарайтесь решить проблему пораньше. Небольшая проблема может стать серьезной, если отложить обсуждение слишком надолго. При возможности заранее предупредите коллегу, что хотите с ним встретиться. «Я бы хотел поговорить с вами о… Мы можем обсудить это завтра?» Предупредив коллегу заранее, вы дадите ему возможность обдумать предстоящую встречу и свою позицию.

Если это невозможно, спросите у коллеги, удобно ли для него предложенное вами время. Если нет, то договоритесь о встрече в более удобное для вас обоих время.

При возможности назначайте встречу на такое время, когда вы не будете испытывать стресса или усталости.

Подготовьте свою речь

Очень важно подготовить то, что вы хотите сказать, и заранее составить максимально подробный план.

• Обратите особое внимание на те слова, с которых вы начнете. Это очень важно. Ваш коллега их наверняка запомнит. «Я хочу поговорить с вами» (не «перемолвиться с вами парой слов», что может быть истолковано как желание спора). «Кажется, между показателями вашего отчета и реальными цифрами имеется расхождение. Мне бы хотелось услышать ваши соображения по этому поводу». (Такие выражения, как «кажется», «мне бы хотелось», «не могли бы вы», облегчают ситуацию. Если вы скажете: «Ваши цифры неверны», это прозвучит слишком грубо.) Если вы скажете человеку: «Вы работаете слишком медленно», ваши слова прозвучат излишне прямолинейно и провокационно. Совершенно иначе прозвучит другое начало разговора: «Не могли бы вы рассказать мне о разных этапах своей работы?» Вместо того чтобы критиковать человека за некомпетентность, напомните ему о стандартах качественной работы, которым он должен соответствовать.

• Более подробно об этом в контексте общения с людьми разного типа мы поговорим в пятницу.

• При возможности используйте позитивные выражения. Помните, что ссора вам не нужна.

• Старайтесь говорить кратко и по существу.

СОВЕТ:

Продумайте начало разговора, поскольку эти слова запомнятся вашему коллеге.

• Полезно заранее набросать схему основной проблемы. Это позволит вам сосредоточиться и не отвлекаться на мелочи. Заметив, что разговор отклоняется от намеченной темы, вам будет проще вернуть беседу в нужное русло – заранее подготовленные заметки вам в этом помогут.

• Возможно, вам будет полезно составить список вопросов, которые вы не хотите обсудить, поскольку их значимость в сравнении с основной проблемой слишком мелка. Например, если вы идете говорить с начальником, который чересчур вас нагружает, то будет неразумно затрагивать вопросы отпуска, поскольку это не связано с основной проблемой.

• Подготовьте не только вступление к разговору. Продумайте возможные реакции коллеги и заранее решите, как можно будет ответить на каждую из них. (В реальном общении вы можете забыть о своем плане – а заглянуть в заметки не всегда представляется возможным. Но предварительное обдумывание и планирование всегда идет на пользу.)

• Полезно сказать о том влиянии, какое действие вашего коллеги оказало на вас, вашу работу, других коллег и на всю компанию или организацию в целом. (Вернитесь к модели e2c2 – доказательство; эффект; перемена; продолжение – об этом мы говорили в воскресенье.)

• Запишите те чувства, которые вызвали в вас действия коллеги. Это могут быть раздражение, смущение или разочарование.

• Ведите разговор. Когда я был очень молод и не хотел брать на себя ответственность при общении, однажды так долго тянул с началом беседы, что наше время закончилось, когда мы не успели обсудить и малой доли всего необходимого. Берите инициативу на себя, даже если вам этого не хочется. Такова роль руководителя. Если необходимо, заставьте себя сделать это.

Будьте позитивны

Ребекка не ладила со своей коллегой Салли. Салли получила повышение, и это нервировало Ребекку. Но они продолжали работать вместе. Обе понимали, что им трудно общаться друг с другом, но вместо того чтобы сосредоточиться на том, что им не нравилось, они предпочли обсуждать свои сильные стороны и то, какими могли бы быть гармоничные рабочие отношения. Они выяснили, что Ребекка лучше умеет обдумывать последствия принятых решений, а Салли частенько выдвигает идеи, тщательно их не продумав. Перед следующим важным совещанием они решили кое-что обсудить вместе и использовать свои сильные стороны. Позитивный настрой и готовность к совместной работе позволили им сотрудничать вполне эффективно.