Текст книги "Реферат, курсовая, диплом на компьютере"

Второй важной возможностью, которая предоставляется текстовым редактором Word, является работа в режиме исправлений. Основным его отличием от обычного режима редактирования текста является возможность сохранения всех вносимых исправлений. Причем это касается как изменений содержимого документа (удаление и добавление текста), так и изменений формата документа (изменение шрифтов, параметров страниц и т. д.). Исправления будут наглядно отображаться на экране и записываться в специальный список. При желании вы сможете в любой момент отменить внесенное исправление или же, наоборот, принять его. Режим отображения исправлений в документе устанавливают в поле Отобразить для проверки панели инструментов Рецензирование. Наиболее наглядным режимом является Исправления в исходном документе. При его использовании удаленные фрагменты отображаются в основном тексте, изменения в форматировании – в выносках, а вставленные фрагменты – и в выносках, и в основном тексте (рис. 2.20).

Рис. 2.20. В режиме исправлений наглядно отображаются все внесенные изменения

Перейти в режим записи исправлений очень просто – достаточно дважды щелкнуть на кнопке с надписью ИСПР, которая размещена в строке состояния, или же нажать кнопку Исправления панели инструментов Рецензирование. Теперь все вносимые вами в документ исправления будут отображаться специальным образом – либо в виде зачеркнутого текста, либо на выносках. Если же вам мешает отображение изменений и примечаний, вы можете отобразить либо исходный документ, то есть документ в таком виде, в котором он был до внесения всех исправлений и примечаний, либо измененный документ – такой, в котором уже приняты все исправления. Сделать это можно, воспользовавшись соответствующими пунктами поля Отобразить для проверки.

На панели инструментов Рецензирование есть кнопки, с помощью которых можно управлять отображением различных параметров рецензирования и задавать настройки всего просматриваемого документа. С помощью кнопки Показать можно установить параметры просмотра документа, а именно задать отображение примечаний, заметок и исправлений. Увидеть все исправления можно в специальном окне просмотра изменений. Для этого необходимо нажать кнопку Окно просмотра на панели инструментов Рецензирование. В нижней части экрана отобразятся все внесенные в документ исправления и примечания. Используя это окно, можно по очереди выделять в документе все внесенные изменения. Для этого нужно щелкать кнопкой мыши на соответствующих исправлениях и примечаниях в области просмотра. Кроме того, на панели инструментов Рецензирование размещены кнопки, позволяющие перемещаться между ними.

Просмотрев все изменения, внесенные в документ, можно принимать решение относительно их сохранения. Сделать это можно, воспользовавшись кнопками Отклонить выделенные исправления или Принять выделенные исправления, расположенными на панели инструментов Рецензирование. С помощью этих кнопок можно принять решение относительно отдельного исправления – принимать его или отклонить – или сразу относительно всех примечаний, внесенных в документ. Кроме того, если вы передумали и считаете внесенные исправления лишними, с помощью кнопки Отклонить выделенные исправления можно удалить из документа все внесенные в него примечания.

Примечание

Перейти в обычный режим работы можно, вновь щелкнув на кнопке ИСПР в строке состояния документа Word.

2.7. Работа с большими документами и режим структуры

Любую работу гораздо проще выполнять, разделив ее на несколько частей. Это справедливо и для проведения рекламной кампании, и для уборки в квартире. В особенности такой принцип подходит для написания научной или курсовой, дипломной работы, реферата. Разделив задачу на несколько подзадач, вам гораздо проще будет следить за ее выполнением. Да и вся работа продвигается лучше и качественней, если концентрироваться поочередно на каждом разделе.

Проще всего начинать работу с плана, постепенно уточняя и детализируя его, превращая в готовый текст. На начальном этапе создают самый общий план, потом постепенно расписывают его пункты, и в какой-то момент можно дойти до такого уровня детализации, при котором весь текст будет представлен в виде огромного плана, в котором продуман буквально каждый абзац. Теперь, чтобы написать работу, надо просто расшифровать как можно подробнее каждый пункт.

Этот способ очень удобен еще и потому, что в текстовом редакторе Word существует специальный режим работы, позволяющий управлять таким развернутым планом. Речь идет о режиме структуры, в котором можно наглядно отобразить иерархию разделов и подразделов вашего текста.

Режим структуры позволяет, с одной стороны, видеть план, а с другой – работать непосредственно с текстом. Однако перед использованием данного режима необходимо верно отформатировать документ.

Итак, структура документа Word – это документ, содержащий иерархию разделов и подразделов. Заголовок каждого раздела должен быть отформатирован с помощью различных стилей в соответствии с его местом в структуре и значимостью. Заголовок первого уровня форматируется стилем Заголовок 1 и является более важным, чем заголовок второго уровня, отформатированный стилем Заголовок 2, и т. д. Структура документа Word поддерживает до девяти уровней. Самым низким уровнем является обычный текст.

Для создания структуры сначала вам необходимо создать в документе развернутый план и установить стили заголовков. После того как план набран, необходимо выделить по очереди его пункты и выбирать соответствующие значения стилей с помощью поля Стиль. В вашем плане курсовой или дипломной работы разделы необходимо пометить стилем Заголовок 1, подразделы – стилем Заголовок 2 и т. д, все зависит от того, насколько детальный вы решили создать план. Первоначально в создаваемом вами плане не будет пунктов, помеченных как обычный текст, они возникнут позже, когда вы начнете наполнять план содержанием.

Примечание

Существует быстрый способ создать нужный заголовок. Поставьте курсор на нужную строку и нажмите Alt+Shift+<, если нужно сделать такой же

заголовок, как и предыдущий (например, две главы подряд). Если же нужно сделать заголовок более низкого уровня (глава и вложенный в нее параграф), то нажмите Alt+Shift+>. Задача упрощается, когда все заголовки в вашем тексте одного уровня: достаточно запомнить клавиши Alt+Shift+<.

Задавать стили заголовков можно как при просмотре документа в привычном режиме разметки страницы, так и при работе в режиме структуры. Перейти в режим структуры можно, выполнив команду Вид → Структура, а панель инструментов Структура отображается, если выполнить команду Вид → Панели инструментов → Структура. В режиме структуры у вас появляется целый ряд дополнительных возможностей, касающихся управления просмотром документа. Основное преимущество структуры состоит в том, что здесь можно оставлять на экране любой ее уровень, скрывая при этом все те, которые размещены ниже по иерархии. Для этого предназначен раскрывающийся список Уровень структуры (рис. 2.21). Выбрав здесь нужное значение, вы сможете спрятать все остальные уровни. Например, чтобы отобразить только разделы вашего плана, в списке Уровень структуры выберите значение Уровень 1. Разделы и подразделы можно увидеть с помощью пункта Уровень 2. Увидеть все уровни можно с помощью кнопки Показать все уровни.

Рис. 2.21. В режиме структуры можно управлять отображением уровней сложного плана

Обратите внимание: теперь рядом с элементом структуры, у которого есть подуровни, изображен знак «+». Двойной щелчок кнопкой мыши на этом значке позволит убрать или, наоборот, отобразить подуровни конкретного элемента плана. Еще одно преимущество отображения документа в режиме структуры состоит в том, что в нем можно легко изменять уровни структуры, превращая, например, третий уровень в первый и наоборот. Для этого предназначен список Уровень структуры. Вам нужно просто выделить необходимый пункт списка и выбрать значение. Выполнить это же действие можно с помощью кнопок со стрелочками на панели инструментов Структура.

Создав структуру документа, можно перейти к вводу текста. Для этого надо раскрыть все уровни структуры, воспользовавшись пунктом Показать все уровни, и начать набирать текст. У вводимого вами текста должен быть самый низкий уровень структуры, то есть Основной текст. Есть и другой способ увидеть структуру документа. Выполните команду Вид → Схема документа, и слева появится список глав, к которым вы можете перейти одним щелчком кнопки мыши (рис. 2.22). Любую главу документа, которая содержит вложенные разделы, можно свернуть, щелкнув на кнопке с изображением минуса слева от ее названия. С помощью правой кнопки мыши можно управлять отображением уровней в схеме.

Примечание

Готовый документ всегда можно превратить в структуру. Если вы, форматируя документ, использовали встроенные стили для заголовков, то, отобразив его в режиме структуры, сможете работать с ним как со структурой. Если же вы не обращали внимания на стиль при форматировании документа, то все равно можете воспользоваться этим режимом. Для этого просто необходимо отобразить созданный документ в режиме структуры и, выделяя необходимые фрагменты, оформить их как заголовки, используя кнопки панели инструментов.

Рис. 2.22. Увидеть структуру документа можно также, отобразив его схему

Чаще всего при работе с большим текстом его разбивают на части и размещают в отдельных файлах. Правда, в этом случае возникает проблема с нумерацией страниц, ведь если какой-то раздел нужно дописать или, наоборот, сократить, нумерация в других просто «съедет».

Чтобы корректно работала нумерация страниц и большие документы существовали наряду с отдельными частями, в Word присутствуют специальные средства работы с большими документами. С их помощью можно просто объединить документы-составляющие, представленные в виде отдельных файлов. При этом они сохраняют автономность, но их содержимое входит в состав большого документа. Любое изменение в отдельных документах сразу же отображается в большом документе (он также называется главным, а составляющие – вложенными).

Создание главного документа начинается со структуры. Выполните команду Вид → Структура и создайте структуру, которая будет составлять его основу. Вам будет удобнее работать, если уровни структуры будут представлять собой названия пунктов плана или разделов. Поэтому сначала нужно набрать план и отформатировать его для последующей работы.

Далее превратим созданную структуру в главный документ. Для этого нажмите кнопку Главный документ/структура на панели инструментов Структура. В результате этого на панели инструментов появятся дополнительные кнопки, предназначенные для формирования большого документа. Теперь для создания вложенного документа необходимо выделить заголовок соответствующего ему уровня, нажать кнопку Создать вложенный документ на панели инструментов. Вокруг соответствующего пункта структуры появится рамка, в левом верхнем углу которой отобразится значок вложенных документов – маленький квадрат (рис. 2.23).

Рис. 2.23. Обозначение вложенного документа

Для добавления текста во вложенный документ необходимо дважды щелкнуть кнопкой мыши на соответствующем значке (на черном квадратике в левом верхнем углу). В результате откроется отдельное окно текстового редактора, в котором можно будет набирать текст.

Примечание

Когда вы перейдете в режим ввода текста во вложенном документе, главный документ будет заблокирован для редактирования до тех пор, пока окно Word с вложенным документом не будет закрыто.

Однако этот способ не всегда удобен. Дело в том, что чаще всего при создании главного документа в качестве вложенных используются уже существующие файлы. Ведь последовательность работы обычно такова: сначала создаются отдельные документы, в которых размещены разделы, а потом эти документы объединяются в один главный. Для добавления готовых документов к главному необходимо, выделив соответствующий уровень заголовка структуры, нажать кнопку Вставить вложенный документ, после чего указать имя файла-вложения. Содержимое выбранного файла будет вставлено в текст главного документа (рис. 2.24).

Рис. 2.24. После выбора вложенного файла его содержимое будет вставлено в документ

Таким образом вы сможете собрать в одном файле содержимое нескольких отдельно существующих документов.

Особого внимания заслуживает процесс сохранения главного и вложенного документов. Каждый вложенный документ сохраняется в виде отдельного файла. Именами вложенных файлов будут имена заголовков соответствующих им уровней структуры или имена готовых файлов, если они существовали ранее.

Открыв вложенный документ, вы увидите, что вместо вложенных файлов будет отображена только одна строка синего цвета. По умолчанию при открытии файла главного документа вложенные документы, входящие в его состав, отображаются в свернутом виде и являются заблокированными для изменения. Свернутый вид означает отображение гиперссылки на файл, в который собственно помещено содержимое (рис. 2.25). Просмотреть вложенный документ, так же как и изменить, можно, открыв его с помощью гиперссылки. Таким образом, создав главный документ, вы все равно сможете работать с каждым отдельным файлом, входящим в его состав, но, кроме этого, вы фактически создадите единый документ, в который войдет несколько таких файлов.

Рис. 2.25. Вместо вложенных файлов в основном документе размещены гиперссылки

Примечание

Для редактирования общей структуры главного документа, в том числе и для добавления новых вложенных документов, необходимо развернуть вложенный документ, нажав для этого кнопку Главный документ/структура на панели инструментов Структура.

Кроме удобного просмотра и управления большими документами, правильное оформление заголовков с помощью стилей позволит решить целый ряд других задач. Например, на основе заголовков разделов вы можете автоматически сформировать оглавление документа. Текстовый редактор Word добавит в оглавление названия разделов, более того, автоматически будут проставлены номера страниц, на которых эти разделы начинаются. Для верного оформления оглавления необходимо, чтобы названия разделов были оформлены следующими стилями: названия первого уровня – стилем Заголовок 1, второго – Заголовок 2 и т. д.

После того как вы оформили названия разделов, выполните команду Вставка → Ссылка → Оглавление и указатели. В появившемся окне можно настроить вставку различных элементов, которые упростят навигацию и просмотр вашего документа. Если же вы захотите вставить в документ оглавление, воспользуйтесь одноименной вкладкой. На ней можно настроить внешний вид будущего оглавления. В первую очередь, воспользовавшись списком Форматы, вы можете выбрать встроенный формат для вашего оглавления: Классический, Изысканный, Затейливый, Современный (рис. 2.26). Если же вы захотите самостоятельно создать нестандартный формат, которого нет в этом списке, выберите пункт Из шаблона, а потом, воспользовавшись кнопкой Изменить, задайте создание нового формата. Настроить стили для любого формата оглавления можно с помощью кнопки Параметры. В результате откроется окно, в котором можно собрать оглавление, используя стили и поля элементов оглавления. В окне Параметры оглавления необходимо указать уровень заголовков для каждого выбранного стиля (по умолчанию – три).

Рис. 2.26. С помощью оглавления можно сформировать содержание документа

Другим важным параметром будущего оглавления является возможность отображения номеров страниц. Для настройки этого параметра предназначены два флажка – Показать номера страниц и Номера страниц по правому краю. Кроме этого, вы можете выбрать заполнитель, то есть символы, которые будут размещены между названием пункта оглавления и номером страницы. Эти параметры касаются представления оглавления в режиме Разметка страницы.

В режиме просмотра текста в виде веб-документа вы можете не только вставить оглавление в начало, но еще и упростить навигацию. Обратите внимание на образцы представления оглавления – их можно увидеть в полях Образец печатного документа и Образец веб-документа соответственно. Если установить флажок Гиперссылки вместо номеров страниц, то в режиме веб-документа страницы каждый пункт оглавления будет представлять собой гиперссылку на начало соответствующего раздела. Теперь вместо того, чтобы листать огромное количество страниц для поиска, например, предпоследнего раздела, достаточно будет отобразить текст в режиме веб-документа и, удерживая клавишу Ctrl, перейти по гиперссылке. В режиме разметки страницы рядом с каждым названием раздела в оглавлении будет проставлен номер страницы. Таким образом, вы не только упрощаете навигацию по страницам документа, но еще и автоматически создаете оглавление с указанием страниц.

2.8. Создание и редактирование таблиц

Таблицы являются неотъемлемой частью рефератов, курсовых и дипломных работ. Они позволяют подытожить материал и сделать его наглядным. Современный текстовый редактор Word предлагает очень удобные и гибкие возможности создания и управления таблицами. Функций Word, связанных с работой с таблицами, – просто огромное количество, поэтому я расскажу только об основных, тех, которые пригодятся вам в первую очередь.

Вставить таблицу в документ Word можно несколькими способами. Самый простой из них – воспользоваться кнопкой Вставить таблицу, расположенной на панели инструментов Стандартная, и указать размер, то есть количество строк и столбцов. Правда, в этом случае вы сможете получить таблицу размером не более 4x5. Другой способ состоит в использовании пунктов меню Таблица. Например, выполнив команду Таблица → Вставить → Таблица, вы сможете вызвать окно, в котором и задают параметры будущей таблицы – количество строк и столбцов, а также настраивают автоподбор ширины столбцов (рис. 2.27).

Рис. 2.27. При создании таблицы указывают количество ее строк и столбцов

Примечание

Воспользовавшись пунктом Нарисовать таблицу меню Таблица, вы можете нарисовать таблицу точно так же, как карандашом на бумаге.

Одновременно с созданием таблицы не забудьте отобразить в окне редактора Word панель инструментов Таблицы и границы. На ней размещены кнопки управления таблицами и их содержимым.

Таблица, созданная в Word, состоит из ячеек, которые находятся на пересечении строк и столбцов. Перейти от одной ячейки к другой можно с помощью клавиш управления курсором или клавиши Tab.

Текст, который вы будете вводить в таблицу, можно форматировать так же, как обычный, размещенный в документе Word, – можно изменять его шрифт, устанавливать формат абзаца, тип выравнивания и т. д.

При этом надо научиться правильно выделять содержимое ячеек таблицы. Выделение текста производится так же, как в обычном документе. Кроме того, в Word можно выделить сразу целый элемент таблицы – ячейку, строку или столбец. Для этого нужно воспользоваться специальным пунктом Выделить из меню Таблица, в котором выбрать, какой именно элемент необходимо выделить.

Выделение таблицы с помощью клавиатуры похоже на обычное выделение текста. Для выделения элементов таблицы необходимо удерживать клавишу Shift в сочетании с одной из клавиш управления курсором. Кроме того, существует несколько закрепленных клавиш и сочетаний клавиш. Например, воспользовавшись клавишей Tab, вы сможете выделить текст правой ячейки, а сочетание Shift+Tab позволит выделить ячейку слева. Для выделения строки можно воспользоваться сочетанием клавиши Shift с соответствующей клавишей управления курсором.

Выделить всю таблицу с помощью мыши можно, щелкнув на специальном значке в виде крестика, расположенном в левом верхнем углу таблицы.

Примечание

Выделять элементы таблицы можно и с помощью мыши. Для выделения ячейки необходимо щелкнуть кнопкой мыши справа между границей ячейки и первой буквой текста, введенного в нее. Для выделения строки нужно щелкнуть слева от нее вне таблицы; для выделения столбца– выше его границы. Теперь, выделив элемент таблицы– ячейку, строку или столбец, вы сможете применить форматирование сразу ко всему тексту, введенному в соответствующую строку или столбец.