Текст книги "Office 2007. Мультимедийный курс"

Как уже отмечалось выше, по умолчанию список задач проекта отображается в левой части окна (см. рис. 8.1). Для выполнения операций со списком задач в программе Project 2007 предназначены команды меню Проект.

Чтобы отсортировать содержимое списка задач, используйте команды подменю Проект → Сортировка. Данное подменю включает в себя шесть команд: первые пять предназначены для сортировки задач соответственно по дате начала, по дате окончания, по приоритетам, по затратам и по идентификатору. Шестая команда называется Сортировать по и предназначена для перехода в режим тонкой настройки сортировки одновременно по нескольким критериям. Эту возможность особенно удобно использовать при работе с большими списками задач, а также в иных случаях.

При выполнении команды Проект → Сортировка → Сортировать по открывается окно, изображенное на рис. 8.5.

Рис. 8.5. Настройка тонкой сортировки задач

В данном окне последовательно можно задать три разных критерия сортировки (выбор осуществляется из раскрывающихся списков, содержащих очень много разных критериев), а также с помощью соответствующих переключателей указать направление сортировки для каждого критерия (По возрастанию или По убыванию).

Если установить флажок Перенумеровать задачи, то после сортировки нумерация задач автоматически изменится в соответствии с новым порядком расположения их в списке. Если же данный флажок снят (значение по умолчанию), то нумерация останется прежней, в результате чего, например, задача 1 может оказаться в середине или даже в конце списка, а задача с последним номером – ближе к началу списка.

Чтобы включить сортировку в соответствии с установленными параметрами, нажмите кнопку Сортировать. Если вы нажмете кнопку Отмена, то выйдете из данного режима без изменения сортировки задач. Вы всегда можете вернуться к условиям сортировки, используемым в программе по умолчанию, – для этого нажмите кнопку Сброс.

При необходимости установите фильтр на отображаемые в списке задачи – для этого выполните команду подменю Проект → Фильтр. Команды этого подменю предназначены для включения фильтра по наиболее часто востребованным условиям – по диапазону дат, по используемым ресурсам, критические задачи и т. д. Например, при выполнении команды Проект → Фильтр → Использование ресурса открывается окно, изображенное на рис. 8.6.

Рис. 8.6. Настройка фильтра по использованию ресурса

В данном окне из раскрывающегося списка выберите условие фильтра, которым будет название используемого ресурса, и нажмите кнопку ОК.

В результате в списке задач останутся только те задачи, в которых используется указанный в настройках фильтра ресурс.

Если ни один фильтр из предложенных в подменю Проект → Фильтр вас не устраивает, вы можете выполнить тонкую настройку фильтра. Для этого выполните команду меню Проект → Фильтр → Другие фильтры, в результате откроется окно, которое показано на рис. 8.7.

Рис. 8.7. Настройка параметров фильтра

В данном окне с помощью переключателя Фильтры укажите тип фильтра (Задач или Ресурсов), затем в списке выберите условие фильтра и нажмите кнопку Применить. При необходимости вы можете самостоятельно создать фильтр, полностью адаптировав его к своим потребностям. Для этого нажмите кнопку Создать и в открывшемся окне выполните необходимые настройки.

Чтобы снять установленный ранее фильтр и вернуться к работе с полным списком задач, выполните команду Проект → Фильтр → Все задачи.

При работе с большим списком задач целесообразно группировать их по разным признакам в однотипные группы – это позволит в случае необходимости быстро найти требуемую задачу. Для группировки задач используйте команды подменю Проект → Группировка. Например, на рис. 8.8 показана группировка задач по длительностям и приоритетам, созданная в результате выполнения команды меню Проект → Группировка → Длительности и приоритеты.

Рис. 8.8. Группировка задач по длительностям и приоритетам

Если ни один из предложенных вариантов группировки вас не устраивает, вы можете настроить собственную группировку. Для перехода в соответствующий режим выполните команду Проект → Группировка → Настройка группировки. В результате откроется окно, изображенное на рис. 8.9.

Рис. 8.9. Настройка группировки

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

В некоторых случаях дополнительная настройка фильтра не требуется, и он применяется сразу после выполнения соответствующей команды. В частности, такими фильтрами являются Критические задачи, Незавершенные задачи, Задачи с оценкой деятельности и др.

В табличной части данного окна в порядке очередности формируется перечень признаков группировки (первый признак – в поле Группировать по и т. д.). Щелкните кнопкой мыши в поле Имя поля – при этом станет доступным раскрывающийся список, в котором можно выбрать подходящий признак. Из раскрывающегося списка Порядок выберите порядок группировки; возможные варианты – По возрастанию либо По убыванию.

В нижней части окна с помощью параметров Шрифт, Цвет фона ячеек и Узор можно выполнить настройку оформления группировки. Здесь указывают соответственно шрифт для названия группировки, цвет фона ячейки, в которой оно будет находиться, и узор, которым будет оформлена эта ячейка. Чтобы выбрать подходящий шрифт, нажмите кнопку Шрифт и в открывшемся окне выполните настройку параметров шрифта. Что касается цвета фона ячеек и используемого для их оформления узора, то их выбирают из соответствующих раскрывающихся списков.

Чтобы применить настроенную группировку, нажмите кнопку ОК.

Для отмены группировки выполните команду главного меню Проект → Группировка → Нет группировки.

В программе Project 2007 реализованы широкие функциональные возможности для настройки и формирования самых разнообразных отчетов по проектам. Все эти отчеты разделены на два вида: наглядные (то есть графические отчеты, выполненные в виде графиков и диаграмм) и обычные, представленные в виде таблиц. Рассмотрим порядок работы с каждым видом отчетов.

Чтобы сформировать обычный отчет и представить его в виде таблицы, выполните команду главного меню Отчет → Отчеты. Откроется окно (рис. 8.10), в котором представлен перечень категорий отчетов (Обзорные, Затраты, Текущая деятельность и др.).

Рис. 8.10. Категории отчетов

Обратите внимание, что категория Настраиваемые предназначена для перехода в режим настройки отчетов, если ни один из имеющихся в программе отчетов пользователя не устраивает.

Чтобы выбрать подходящую категорию, выделите ее щелчком кнопкой мыши и нажмите кнопку Выбрать. В результате откроется окно с перечнем отчетов, включенных в данную категорию. На рис. 8.11 показано содержимое категории Текущая деятельность.

Рис. 8.11. Отчеты по текущей деятельности

Чтобы сформировать отчет, выделите значок щелчком кнопкой мыши и нажмите кнопку Выбрать. При необходимости вы можете отредактировать параметры отчета – для перехода в соответствующий режим нажмите кнопку Изменить.

На рис. 8.12 вы видите пример отчета Выполняющиеся задачи.

Рис. 8.12. Отчет о выполняющихся задачах

Чтобы вывести сформированный отчет на печать, нажмите кнопку Печать.

Для перехода в режим работы с графическими отчетами выполните команду главного меню Отчет → Наглядные отчеты. В результате откроется окно, которое показано на рис. 8.13.

Рис. 8.13. Работа с наглядными отчетами

На вкладке Все представлен полный перечень имеющихся отчетов, а на остальных вкладках эти отчеты разделены по соответствующим категориям. Вы можете самостоятельно создавать шаблоны отчетов, а также вносить изменения в уже существующие шаблоны. Для перехода в режим создания шаблона нажмите кнопку Создать шаблон, для редактирования имеющегося – кнопку Изменить шаблон.

Отметим, что в программе Project 2007 можно создавать самые разнообразные отчеты, – все зависит от потребностей пользователя и его фантазии. Нажмите кнопку Создать и в открывшемся окне укажите основные параметры шаблона (а именно – формат файла отчета и тип данных). Затем нажмите кнопку Выбор полей, чтобы открыть окно для работы с конструктором отчетов, в котором вы можете настроить и включить в отчет любые поля.

Не забывайте, что все выполненные настройки шаблонов отчетов будут сохранены только после нажатия кнопки ОК, сначала в окне настройки полей отчета, а затем – в окне вода основных параметров.

Вы можете формировать отчеты как в формате Excel, так и в формате Microsoft Office Visio. Отображением соответствующих шаблонов управляют с помощью флажков Microsoft Office Excel и Microsoft Office Visio, расположенных в верхней части окна.

Чтобы сформировать отчет, щелкните кнопкой мыши на его названии в списке и нажмите кнопку Просмотреть. На рис. 8.14 показан пример отчета Сводный отчет о трудозатратах ресурсов, сформированный в формате Excel 2007.

Рис. 8.14. Сводный отчет о трудозатратах ресурсов

Чтобы вывести данный отчет на печать, выполните команду меню Кнопка «Office» → Печать либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.

Подобным образом вы можете настраивать и выводить на печать самые разные отчеты, в зависимости от своих потребностей.

Заключение

С помощью данной книги и интерактивной обучающей системы вы научились работать с наиболее распространенными программами популярного пакета приложений Microsoft Office 2007.

Теперь вы знаете, как создавать и редактировать текстовые документы в Word 2007; формировать и выводить на печать документы, представленные в табличном виде, выполнять расчеты на основании исходных данных в табличном редакторе Excel 2007; создавать электронную презентацию в PowerPoint 2007. Кроме того, вы в состоянии оценить преимущества Microsoft Outlook 2007 как программы, которая может выполнять функции персонального органайзера.

Вам не составит труда сформировать базы данных в Microsoft Access 2007 и создать рекламные материалы в Microsoft Publisher 2007.

Используя Microsoft Project 2007, вы сможете вести учет, анализ и осуществлять управление самыми разными проектами – как относительно небольшими и носящими оперативный характер, так и более масштабными проектами промышленного назначения.

Безусловно, данная книга носит больше пояснительный характер, главные знания вы получите благодаря видеолекциям на диске, которые наглядно демонстрируют все ключевые приемы и методы работы с рассмотренными программами.