Текст книги "Разработка учетных приложений в MS Office"

П.Б. Лукьянов
Разработка учетных приложений в MS OFFICE
Учебное пособие

К 95-летию Финансового университета при Правительстве Российской Федерации

Рекомендовано к изданию решением кафедры информатики и программирования Финансового университета при Правительстве Российской Федерации Протокол № 7 от S февраля 2014 г.

В авторской редакции

Введение. Учетные приложения в профессиональной деятельности экономиста

Любому специалисту (экономисту, финансисту, менеджеру, управленцу и т. д.) помимо знаний и профессиональных навыков необходимы определенные инструменты для эффективной работы. Часто при выполнении повторяющихся задач специалист ищет способ автоматизировать типовые и ставшие рутинными операции.

Необходимость многократного решения экономических задач, таких, как:

• учет и регистрация различных экономических показателей;

• выполнение финансовых расчетов;

• оптимизация финансово-экономических решений;

• анализ эффективности хозяйственной деятельности и т. д.

приводит специалиста к поиску соответствующих инструментальных средств (соответствующих специализированных программ), при отсутствии которых задача решается «подручными» средствами, и чаще всего в качестве этих подручных средств выступает офисный пакет MS Office.

Далее под учетным приложением будем понимать приложение, разработанное средствами MS Office, предназначенное для решения следующих задач:

1) автоматизация рутинных учетных операций;

2) анализ хозяйственной деятельности на основе учетных данных;

3) оптимизация ряда экономических показателей.

Следует отметить, что разработка и последующее использование учетного приложения, разработанного самостоятельно средствами MS Office, часто является лишь промежуточным этапом в автоматизации какой-либо работы. Последующая автоматизация выполняется с привлечением профессиональных разработчиков, в результате чего создаются специализированные программы.

Современные информационные технологии позволяют автоматизировать решение практически любой задачи, при условии ее грамотной постановки и формализации алгоритма решения. Специалист, в арсенале которого есть такое специализированное программное обеспечение (ПО), выполняет свою работу быстрее, точнее и эффективнее. Таким образом, качество работы специалиста выше, если он использует готовое специализированное программное обеспечение.

Откуда появляется специализированное ПО? Такое программное обеспечение создается на основе многих попыток описать проблему и способы ее решения, используя стандартное ПО и разработанные учетные приложения.

К стандартному ПО относят те программы, которые изначально уже установлены на персональном компьютере. Для компьютеров с операционной системой Windows таким ПО является пакет программ MS Office. Но приложение, которое разработано с использованием пакета MS Office, будет считаться специализированным ПО, так как оно предназначено для решения вполне определенных профессиональных задач, и не входит в стандартный набор программ персонального компьютера.

Несмотря на повсеместное использование компьютеров и наличие сотен тысяч различных программ, существует огромное количество задач, решение которых до сих пор не автоматизировано. В этом случае специалисту приходится браться за такую автоматизацию самостоятельно и создавать учетное приложение «под себя».

Но при серьезном подходе к своей разработке специалист рано или поздно сталкивается с недостатком собственных знаний в компьютерных технологиях. В результате он не в состоянии решить задачу так, как ему бы хотелось.

Если цена правильного решения высока, а потери от неправильного (или неточного, или запоздавшего, или необоснованного) решения могут быть значительны, специалист стремится уйти от своих кустарных разработок и обращается к разработчикам специализированного программного обеспечения (ПО) для «переноса» его технологии решения задачи из учетного приложения MS Office в специальную программу (рис. В-1).

Другой вариант: сами разработчики ПО, ожидая спрос на свою специализированную программу для какого-либо бизнеса, ищут специалистов в этом бизнесе, используют их знания и создают востребованный программный продукт.

Наиболее яркий пример использования специализированного ПО – программы для ведения бухгалтерии. Бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность являются достаточно формализованными процедурами, со стандартными действиями по заполнению учетных документов и формированию отчетных сводок. На сегодняшний день ведение бухгалтерии любой фирмы и организации сложно представить без таких специально разработанных, закупленных и внедренных программ.

Рис. В-1. Последовательность автоматизации решений задач экономиста

Еще пример: биржевые торговые системы, автоматизирующие деятельность трейдера. Все возможные действия трейдера на рынке четко определены и также ограничены жестким перечнем правил, поэтому вполне логичным было решение использовать вычислительную технику и соответствующее программное обеспечение для автоматизации такой деятельности.

Но, как было сказано выше, существует огромное количество задач, для которых нет готового специализированного ПО. Такая ситуация связана с массой причин: например, алгоритм получения решения неоднозначен; данные, необходимые для решения, определены не точно; критерий правильности решения зависит от экспертных оценок (например, прогноз экономического развития региона или отрасли) и т. д.

Другой вариант: сама задача является частной и не имеет массового характера. Фирме проще и дешевле решить задачу своими силами, не привлекая профессиональных разработчиков для создания специализированного ПО.

Оказавшись в ситуации, когда специальные программы отсутствуют, специалист вынужден использовать свои наработанные профессиональные подходы, создавать свои шаблоны для расчетов и т. д. Можно сказать, что специалист разрабатывает свое, авторское учетно-расчетное приложение, в котором многократно проиграны различные сценарии решения задачи, и в котором ему удобно работать.

Если у вас есть возможность решать свои задачи, используя специализированное ПО, созданное профессионалами, то именно так и надо поступать, и это идеальный вариант. Но в реальной жизни часто приходится самостоятельно разбираться с тем, как автоматизировать решение своих профессиональных задач, как делать свою работу более удобно, быстро, наглядно и т. д. Таким образом, возникает задача создания учетного приложения самостоятельно.

Какие знания нужны разработчику учетного приложения? Ему требуются знания в нескольких областях (см. рис. В-2):

Рис. В-2. Необходимые условия для создания учетного приложения

• хорошее знание предметной области;

• знание средств разработки, практические навыки и умения;

• знание теоретических положений и постулатов используемой экономической модели;

• владение математическим аппаратом, используемым при решении задачи.

Таким образом, первым шагом при решении различных задач, требующих автоматизации учета, вычислений и т. д. является разработка учетного приложения силами самого специалиста. Дисциплина «Разработка учетных приложений в MS OFFICE» посвящена изучению подходов по созданию таких приложений.

1. Учетные приложения в бизнесе

1.1. Учетные приложения в решении управленческих задач

Общая задача повышения эффективности функционирования бизнеса, как правило, напрямую связана с поиском оптимальных управленческих решений, причем управленческие решения основаны во многом на результатах работы учетных приложений.

В настоящее время наибольший резерв в повышении эффективности любой хозяйственной деятельности лежит в оптимизации управления, и учетное приложение, как правило, автоматизирует некоторый участок в цепи управления организацией или часть бизнес-процессов предприятия.

На каких участках используются учетные приложения? Для ответа на этот вопрос разберем, как работает любая организация. Самая простая модель организации – модель «черного ящика», когда мы ничего не знаем о том, что происходит внутри, но можем сказать, что организация потребляет на входе и что выдает на выходе (рис. 1–1).

Рис. 1–1. Схема деятельности предприятия в модели черного ящика

При таком описании функционирования предприятия цели управления могут быть сформулированы следующим образом (рис. 1–2):

Рис. 1–2. Обобщенные цели управления предприятием

Чтобы эффективно решать задачи управления с помощью учетных приложений, нужно представлять, как традиционно происходит управление любой организацией.

В общем виде процесс управления во всех сферах деятельности можно представить в виде так называемой петли управления, включающей циклическую последовательность следующих этапов: прогноз – > планирование – > деятельность по реализации планов – > учет и анализ результатов – > коррекция прогнозов и планов – > прогноз … (рис. 1–3).

Процесс управления имеет иерархическую структуру и включает несколько подуровней по направлениям деятельности (производство, сбыт, снабжение, финансы и др.), которые в свою очередь включают соответствующие бизнес-процессы. Управление предприятием всегда предполагает достижение неких целей (снижение издержек производства, повышение прибыли, увеличение качества и др.).

Руководитель или, в общем случае Лицо, Принимающее Решения (ЛПР) всегда стремится так сформировать петлю управления, чтобы добиться выполнения определенных целей и требований (рис. 1–4).

Рис. 1–3. Обобщенная схема управления предприятием

Рис. 1–4. Требования ЛПР к петле управления

Разберем схему управления предприятием более подробно (рис. 1–5) и рассмотрим, какие задачи нужно автоматизировать на каждом этапе, какова очередность автоматизации.

Из схемы видно, что для того, чтобы анализировать и повышать эффективность бизнеса, необходимы данные, на основании которых эту эффективность можно считать. Т. е. без автоматизации учета и контроля никакие дальнейшие вычисления невозможны. Поэтому программы автоматизации учетной деятельности – это тот фундамент, на котором построен анализ и управление любым предприятием, управление любой хозяйственной деятельностью.

Рис. 1–5. Петля управления производством и реализацией продукции

Вывод. Именно с разработки программ учета и контроля нужно начинать автоматизацию бизнеса, чтобы затем использовать накопленную базу данных для анализа, прогнозов, оптимизации управленческих решений, формировании отчетности и т. д.

Все учетные приложения имеют сходные черты. Так, на вход учетного приложения поступают структурированные данные, далее с этими данными выполняются типовые действия, для реализации этих действий используется стандартный интерфейс, а на выходе Пользователь получает набор типовых отчетов с результатами (рис. 1–6).

Рис. 1–6. Отличительные черты учетных приложений

К остальным программам отнесем более сложное программное обеспечение, как в постановочной части, так и в части реализации.

Как подготовительное упражнение перед разработкой расчетной части учетного приложения рассмотрим простой пример предпринимательской деятельности и оценим ее эффективность.

При анализе примера будет продемонстрировано использование модулей «Учет и контроль продаж», «Анализ эффективности бизнеса», «Оптимизация управленческих решений» (рис. 1–5).

Дано: Вы, как предприниматель, заключили несколько договоров о поставке хлебобулочной продукции в близлежащие детские сады и школу. Для производства хлебобулочных изделий Вы планируете взять в аренду хлебопекарный цех. Оценим прибыль от реализации такого проекта. Исходные данные (работа блоков «Учет и контроль», рис. 1–5) представлены на рис. 1–7. Мы предполагаем, что весь выпущенный хлеб будет реализован.

Требуется определить прибыль за месяц (работа блока «Анализ эффективности бизнеса», рис. 1–5). Решение задачи для случая стопроцентной реализации всей продукции приведено на рис. 1–8.

Вместе с тем, если учесть реальные рыночные условия, то в наши расчеты нужно внести некоторые коррективы. Так, нет никаких гарантий, что весь произведенный хлеб будет распродан.

Например, данные по продажам (работа блока «Учет и контроль продаж») показали, что из-за перенасыщенности рынка те 300 батонов, которые мы производили для розничной продажи, не распродавались, хлеб пересыхал и портился. В результате было найдено решение по утилизации высохшего хлеба: весь нераспроданный хлеб поставляется на свиноферму по 1 руб. за шт. вне зависимости от его состояния.

Рис. 1–7. Исходные данные для решения задачи

Пересчитаем прибыль предпринимателя за месяц с учетом этих новых условий (работа блока «Анализ эффективности бизнеса», рис. 1–5). Определим минимально возможную прибыль Пр_мин (рис. 1–9).

Анализ эффективности показывает, что мы несем убытки. Какой вывод можно сделать? Заранее нам неизвестен объем реализации, да и остальные показатели тоже являются «плавающими». Таким образом, при планировании бизнеса вместо точных значений исходных данных и соответственно вычисляемых показателей (прибыль, рентабельность и др.) мы должны рассматривать интервалы (рис. 1-10).

Рис. 1–8. Расчет прибыли при стопроцентной реализации товара

При таком подходе фактическая величина прибыли, которую мы увидим в конце месяца, будет находиться где-то внутри интервала возможных значений прибыли. Исходя из условий задачи, ничего более точного мы сказать не можем. Можно утверждать, что решение экономических задач с учетом разного вида неопределенностей является общим случаем, а принятие решений без их учета – частным.

Рис. 1–9. Расчет прибыли при частичной реализации товара

В результате расчетов мы получили, что наша фактическая прибыль лежит внутри интервала [–36000 руб., 90000 руб.]. Такая значительная ширина интервала неопределенностей нас, естественно, не устраивает. Нельзя начинать бизнес при таких расплывчатых перспективах. Нужно искать способы по сужению этого интервала. По схеме на рис. 1–5 необходимы действия в блоке «Оптимизация управленческих решений». Что делать руководителю?

Разберем ответ на первый вопрос: «Какие факторы позволят уменьшить интервал неопределенности»?

Рассмотрим, какими параметрами мы можем управлять. Цену на товар в большую сторону мы менять не можем, так как она формируется рынком, а мы на рынке не монополисты; с другой стороны уменьшение цены приведет к снижению прибыли. Затраты на производство фиксированы и от нашего желания их уменьшить не зависят. Мы можем регулировать два показателя – уменьшать отпускную цену на нашу продукцию и сокращать объем выпуска продукции.

Рис. 1-10. Интервальная оценка прибыли при планировании бизнеса

Первое очевидное решение следующее: уменьшить выпуск, производить не 500, а только 200 батонов в день, т. е. ровно то количество, которое будет гарантированно реализовано. Минимальное значение управляющего параметра (К_вып = 200 батонов в сутки) задается нами в блоке «Коррекция планов», и на основании нового управляющего воздействия после цикла производства и реализации прибыль будет следующей:

Пр = 60000 – 60000 = 0 руб. / мес. (проверьте)

Мы будем работать весь месяц, а в результате не заработаем ничего. Очевидно, что такой сценарий нас не устраивает.

Таким образом, самые очевидные действия по оптимизации управленческих решений, либо действия «наугад» не являются обоснованными.

Далее будет разобрано, какие решения принимать руководителю в данной ситуации и в аналогичных ситуациях. Будут даны ответы, как оценить и уменьшить риск при принятии различных решений по выпуску продукции (аналитическая работа в блоке «Оптимизация управленческих решений»), но до этого необходимо подготовить основу – автоматизировать более простые блоки «Учет и контроль» и «Анализ эффективности бизнеса».

1.2. Жизненный цикл учетного приложения

При разработке и использовании учетного приложения можно выделить несколько этапов в развитии приложения, и на каждом этапе перед разработчиком ставятся свои, специфические задачи, связанные как с очередным этапом в развитии бизнеса, так и с новыми условиями использования приложения. Эти этапы и составляют жизненный цикл приложения. Этапы, приведенные ниже, условны и отражают наиболее типовой сценарий развития приложения.

Первый этап. На первом этапе сотруднику ставится задача, которую он должен решить; формулируются требования к алгоритму решения и результатам. На основании полученного задания сотрудник, используя свои знания и опыт, разрабатывает приложение, автоматизирующее ряд действий по решению задачи. Для разработки приложения сотруднику, возможно, приходится изучить основы программирования, вникать в особенности решаемой задачи, менять расчетную часть и т. д. Но вот все трудности позади, разработка, казалось бы, закончена: приложение работает устойчиво, пользоваться им удобно, сотрудник его больше не меняет, а просто использует как рабочий инструмент.

Второй этап. В один прекрасный день разработчику или руководству становится интересно сравнить текущие производственные показатели и данные, например, за прошлый месяц или прошлый год. Таким образом, возникает задача хранения и использования данных и результатов прошлых отчетных периодов в форме, удобной для их сравнительного анализа. Так в приложении появляется система управления базами данных (СУБД), позволяющая автоматизировать задачу по хранению, извлечению, сортировке информации и сравнению ключевых показателей за разные производственные периоды.

Третий этап. Параллельно с сотрудником (Вами) аналогичные смежные задачи по автоматизации решают еще несколько сотрудников, и начиная с определенного момента, возникает задача состыковки нескольких приложений в одну систему. Например,

• один сотрудник занимается поставками сырья и комплектующих, и для себя он разработал соответствующее приложение (Приложение А). В нашем примере он ищет и закупает ингредиенты для производства хлеба и упаковку;

• второй сотрудник занимается кадрами и регистрирует работы, выполняемые персоналом с учетом авралов, простоев, ремонта оборудования и т. д., причем для удобства у него сделано свое приложение (Приложение Б);

• третий сотрудник обсчитывает затраты на производство и ему нужны данные из приложений своих коллег: кто когда и сколько отработал, сколько сырья закуплено и потрачено, по какой цене и т. д. (Приложение В);

• Четвертый сотрудник – менеджер по продажам, ведет учет продаж в своем Приложении Г;

• Ваша задача – брать данные по затратам, и на основе регистрации продаж (Приложение Г), в своем приложении (Приложение Д) делать расчеты показателей эффективности бизнеса для передачи результатов руководству и оптимизации управления бизнесом.

Таким образом, образуются информационные связи между различными приложениями, причем со временем они только усложняются и все более запутываются (рис. 1-11).

Для общности все приложения на рисунке рассматриваются как черные ящики, каждый со своим входом и выходом. В результате один из сотрудников, как правило, более толковый (будем считать, что это Вы), начинает отвечать за согласованную работу всех приложений. Так как поток данных из приложения в приложение со временем возрастает, что приводит к постоянным проблемам и усложнению совместной работы, то, как правило, на этом этапе в организации ставится вопрос о дальнейшей автоматизации.

Четвертый этап. В связи с усложнением задач, решаемых учетными приложениями, ЛПР принимает решение о переходе к специализированному ПО, причем возможны два варианта:

1) покупается готовое, так называемое «коробочное» специализированное ПО;

2) делается соответствующий заказ у фирмы-разработчика ПО для разработки комплекса программ под индивидуальные требования Заказчика.

Рис. 1-11. Пример связей различных приложений друг с другом

И в первом, и во втором варианте есть плюсы и минусы. Для покупного ПО плюсы и минусы следующие:

• + Относительная дешевизна программы (тиражный продукт стоит дешево)

• + Быстрота внедрения

• + Надежная работа (программу используют многие, и все ошибки уже найдены)

• – Существует большая вероятность, что типовое решение не оптимально для автоматизации именно вашего бизнеса. Но это может выясниться потом, когда деньги заплачены, время на освоение программы потрачено, а результата нет.

В случае разработки программы под требования Заказчика плюсы и минусы меняются местами:

• – Разработка стоит дорого;

• – Внедрение происходит долго;

• – В работе программы есть ошибки;

• + Программа идеально подходит под условия Вашего бизнеса.

Таким образом, Ваше приложение может быть использовано для разработки специализированного ПО, а затем оно уже не нужно и отмирает за ненадобностью. Но за время своего использования работа с приложением помогла понять, какая система автоматизации фирме необходима, и как именно эту автоматизацию нужно проводить.

Но вариант перехода на специализированное ПО реализуется не всегда, поэтому в жизни Вашего приложения могут наступать следующие этапы.

Пятый этап. Вам поручают более сложные задачи, либо вы переходите на другую работу, а на ваше место приходит новый сотрудник. Работодатель заинтересован, чтобы новый сотрудник сразу работал эффективно, используя разработанное вами сложное приложение.

Таким образом, возникает проблема отторжения приложения от вас, как от разработчика. Новый сотрудник без общения с вами должен понять, как функционирует приложение и как с ним работать. Поэтому одним из требований к любому разрабатываемому приложению является наличие некоторой обязательной структуры приложения, его интуитивная понятность и наглядность; как совет можно рекомендовать использовать разные цвета для исходных данных, рассчитываемых значений, полей для выполнения имитационного моделирования.

Все подписи, обозначения должны быть максимально подробными, чтобы вам не пришлось писать подробных инструкций или постоянно отвечать на одни и те же вопросы.

Можно выделить следующие возможные блоки приложения:

• Блок регистрации исходных данных

• Блок расчетных аналитических значений

• Блок графиков и диаграмм.

На основе исходных данных и рассчитанных показателей выполняется анализ эффективности деятельности, дается качественная картинка работы бизнес-процессов и бизнес-процедур

• Блок имитационного моделирования.

Блок используется для поиска лучшего управленческого решения, когда проигрываются ситуации из разряда «а что будет, если…", в которых исследуется влияние изменения различных параметров задачи и исходных данных (цены, объемы, сроки и т. д.) на результирующие показатели. Блок используется для оптимизации управленческих решений.

Одним из необходимых условий отторжения приложения от вас является его устойчивая работа. Устойчивую работу приложения можно гарантировать лишь в случае скрытия критически важных частей приложения от редактирования, например, защиты полей с формулами с помощью пароля. Возможна ситуация, когда необходимо вообще спрятать некоторые части приложения от одних пользователей, и дать доступ к скрытым частям приложения другим пользователям в зависимости от их статуса и должности в организации.

Шестой этап. Следующий шаг в развитии учетного приложения – его тиражирование (рис. 1-12). С развитием бизнеса отлаженные схемы его ведения клонируются и переносятся в новые регионы, открываются новые точки. Точно также учетное приложение, написанное один раз и доказавшее свою эффективность, копируется и используется в различных местах.

Перед разработчиком приложения ставится задача сделать приложение более гибким и настраиваемым для использования его во всех филиалах и подразделениях компании.

Рис. 1-12. Тиражирование приложений при развитии бизнеса

Седьмой этап. Как следствие, затем возникает еще одна задача: на основе показателей, рассчитываемых в тиражируемых приложениях, создать приложение для суммирования итогов, анализа работы в целом и последующей оптимизации управления всей сетью (рис. 1-13).

В этом случае комплекс приложений в очередной раз усложняется: теперь приложения должны уметь обращаться к удаленным данным, считывать информацию из внешних файлов, обсчитывать итоговые значения, составлять консолидированные отчеты и т. д. Появляются задачи шифрования данных, защиты данных от несанкционированного доступа. На этом этапе вы, возможно, уже руководите коллективом, занимающимся вопросами автоматизации бизнеса.

Рис. 1-13. Интеграция приложений в одно комплексное приложение

Общая последовательность этапов жизненного цикла учетного приложения представлена на рис. 1-14.

Рис. 1-14. Этапы жизненного цикла учетного приложения