Текст книги "Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах)"

Рабочие листы Excel

Рабочая книга (файл) Excel состоит из листов – как минимум один лист в книге точно должен быть.

Бывают рабочие листы (состоящие из ячеек, как правило, в основном в Excel и Google Таблицах пользователи работают с ними) и листы диаграмм (на таких листах есть только одна диаграмма и никаких ячеек; самый простой способ создать такую диаграмму – нажать F11 (Fn + F11), выделив данные для ее построения). «Обычная» и привычная нам диаграмма называется внедренной и размещается поверх ячеек на обычном листе, такую можно создать с помощью сочетания клавиш Alt + F1 (Fn +  + F11) или вкладки «Вставка» (Insert) на ленте.

Ярлыки листов находятся в нижней части окна.

Можно щелкать на ярлык листа, чтобы перейти к нему, можно также использовать сочетания клавиш Ctrl + PgUp (Fn + ^ + ↑) и Ctrl + PgDn (Fn + ^ + ↓) для перехода от листа к листу.

У любого ярлыка можно поменять цвет – эта опция доступна в контекстном меню, которое открывается при щелчке правой кнопкой мыши по ярлыку листа. Там же будет пункт для переименования листа, хотя для этого достаточно и дважды щелкнуть по текущему названию и ввести новое.

Здесь же можно удалить лист – это удастся сделать, если он является не единственным видимым во всей книге (видимым, то есть не скрытым; скрыть лист можно здесь же в контекстном меню).

В Google Таблицах все выглядит немного по-другому, но логика та же: ярлыки листов (щелчок по кнопке со стрелкой или правой кнопкой мыши по ярлыку в целом открывает контекстное меню), кнопка для создания нового. Список листов открывается кнопкой слева от ярлыков.

УДАЛЕНИЕ И ВСТАВКА СТРОК И СТОЛБЦОВ

Чтобы вставить столбцы или строки, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Вставить» (Insert).

Также на панели на вкладке «Главная» (Home) есть выпадающий список для вставки новых строк/столбцов.

В Excel вставка и удаление строк/столбцов не изменит их общее количество на листе (напомним, 1 048 576 строк и 16 384 столбца, начиная с Excel 2007).

Данные будут просто смещаться. Ну а если у вас заполнены все строки (или столбцы), появится сообщение об ошибке при попытке вставить новую строку:

Microsoft Excel не удается вставить новые ячейки, так как это приведет к сдвигу непустых ячеек за пределы листа. Непустые ячейки могут казаться пустыми, но содержат пустые значения, некоторые параметры форматирования или формулы. Удалите столько строк или столбцов, чтобы освободившегося места хватило для вставки, а затем повторите попытку.

В Google Таблицах можно менять количество строк и столбцов на листе. Формальное ограничение – в количестве ячеек, их не может быть более 10 миллионов (за несколько лет это ограничение поменялось – сначала с 2 до 5, а затем до 10 миллионов, – так что вполне вероятно, что увеличится и далее в будущем). А сколько при этом окажется листов, строк и столбцов на них – неважно.

Добавлять новые строки и столбцы можно через контекстное меню, как в Excel, а строки также внизу листа: там есть поле, в котором можно ввести число добавляемых строк.

Удаление строк/столбцов

Чтобы удалить строки или столбцы, можно пользоваться тем же контекстным меню (выделить столбцы или строки и щелкнуть правой кнопкой мыши).

Также можно удалять строки с помощью выпадающего списка «Удалить» (Delete) на вкладке «Главная»:

И есть сочетание клавиш Ctrl + – ( + –). Если у вас уже выделены строки или столбцы, они сразу будут удалены, если же выделены ячейки, то появится диалоговое окно, потому что в таком случае не очевидно, что именно нужно удалять, – вам нужно будет выбрать.

Удаление строк с пустыми значениями. Инструмент «Найти и выделить»

Бывает необходимость удаления не всех подряд строк, а только тех, в которых пусто в определенном столбце. Представим, что нам нужно удалить целиком строки, в которых нет сумм в следующем столбце:

Сначала выделим эти пустые ячейки. Для этого выделим все ячейки в столбце «Сумма» и обратимся к инструменту «Найти и выделить» → «Выделить группу ячеек» (Find and Select → Go To Special).

В появившемся диалоговом окне выбираем, какую группу ячеек нужно выделить (в нашем случае это пустые ячейки – Blanks).

После нажатия ОК мы будем видеть такую картину:

Останется нажать Ctrl + – ( + –) и выбрать команду «строку» (Entire row).

КАК УДАЛИТЬ ПУСТЫЕ СТРОКИ / СТРОКИ С ПУСТЫМИ ЯЧЕЙКАМИ В EXCEL

Выделяем диапазон, в котором нужно удалить пустые ячейки.

Для этого понадобится инструмент «Найти и выделить» (на ленте на вкладке «Главная»). Выбираем там «Выделить группу ячеек», а в появившемся диалоговом окне – «Пустые ячейки» (Find & Select → Go To Special → Blanks).

После этого остается нажать Ctrl + – (это удаление ячеек/строк/столбцов). И выбрать «строку».

P. S. Если у вас пустые ячейки только в одном столбце и нужно удалить строки с такими ячейками, то выделите один столбец, а не всю таблицу. Далее алгоритм такой же.

АВТОПОДБОР ШИРИНЫ СТОЛБЦА

Если вам нужно отрегулировать ширину столбцов, чтобы все данные в них помещались, то достаточно просто выделить их и щелкнуть дважды на границе любого столбца – ширина будет подобрана автоматически так, что ширина каждого столбца станет соответствовать данным в нем (чтобы все отображалось, но не более того).

Выделим все столбцы и щелкнем дважды по границе любого из них.

ОДНОВРЕМЕННОЕ РЕДАКТИРОВАНИЕ НЕСКОЛЬКИХ ЛИСТОВ

В Excel можно вводить данные в ячейки и форматировать их сразу на нескольких листах. Для этого достаточно сгруппировать листы. Это можно сделать так:

– если нужно выделить несколько отдельных листов – просто зажмите клавишу Ctrl и щелкайте на их ярлыки;

– если нужно выделить группу листов, идущих подряд, щелкните на ярлык первого, зажмите Shift и щелкните на ярлык последнего – будут сгруппированы все листы «от и до».

Теперь действия будут применяться ко всем выделенным листам. Например, если вы введете текст в ячейку A1, он будет введен в эту ячейку на каждом из листов.

После того как закончите работу с несколькими листами, не забудьте их разгруппировать: иначе можно случайно переписать нужные данные, если вы забудете, что у вас включена группировка листов, и будете работать, считая, что вводите данные только на один лист.

Разгруппировать листы можно в контекстном меню – достаточно щелкнуть правой кнопкой по любому из ярлыков и выбрать команду «Разгруппировать листы» (Ungroup Sheets).

Что такое формат и значение в Excel и Google Таблицах

У ячейки в Excel (и в Google Таблицах) есть значение и формат.

Значение – это то, что в ячейке содержится или возвращается формулой, введенной в эту ячейку: текст, числа, даты, время, формулы. И то, что может использоваться для последующих вычислений с помощью формул в других ячейках.

Формат – то, как это выглядит в таблице, как ячейка оформлена.

Если сравнить ячейку с контейнером, в котором что-то хранится, то можно сказать, что значение – это то, что в контейнере лежит, а форматирование – то, как он выглядит снаружи.

Контейнер может быть прозрачным, и мы будем видеть в точности то, что там хранится (форматирование не искажает содержимого ячейки), может быть выкрашен в определенный цвет, может быть совсем непрозрачным (с помощью форматирования можно скрыть данные, и тогда внешне ячейка будет выглядеть пустой, мы не будем знать, что в ней, пока не заглянем в строку формул).

Форматирование бывает стилевым и числовым. Стилевое форматирование – это параметры шрифта, выравнивание, цвет заливки, границы ячейки. Числовой формат – то, как отображаются данные: есть ли у чисел знаки после запятой и разделители разрядов, код валюты, есть ли в датах день недели, год, месяц, число и как они выглядят, отображается ли знак «минус» у отрицательных чисел и так далее.

Отметим два важных аспекта, связанных со значениями и форматами.

• Формат (то, как значение представлено) и само значение могут выглядеть по-разному. В ячейке может отображаться одно число, а на самом деле быть другое. Или отображаться целое число, а быть с дробной частью. Значение без всякого форматирования (или формула, если в ячейке она) всегда отображается в строке формул.

При вычислениях будут использоваться точные значения – те, что можно увидеть в строке формул. Форматирование – это внешнее представление данных, которые хранятся (или вычисляются с помощью формул) в ячейках.

• Когда мы очищаем ячейку, мы можем очистить только значения, только форматы или все вместе. Это же касается и копирования-вставки.

В ячейке или диапазоне можно удалить только данные (клавиша Delete), а можно только форматы или все вместе (кнопка «Очистить» / Clear на ленте во вкладке «Главная»).

В Google Таблицах можно очистить форматирование (но только стилевое, то есть заливку, выравнивание и прочие визуальные аспекты, но не форматирование числа) сочетанием клавиш Ctrl + .

Переносить (копировать или вырезать и затем вставлять) тоже можно как форматы или значения отдельно, так и все вместе.

При обычной вставке (Ctrl + V) вставляются и форматы, и значения.

Чтобы вставить только значения или только форматы, используйте сочетание клавиш Ctrl + Alt + V ( + ^ + V) и далее нажмите на клавиатуре букву «З» или «т» (или выберите соответствующий пункт в диалоговом окне):

→ З (Значения) – вставка только значений;

→ т (Форматы) – вставка только форматов.

Напоминаем: это работает во всех диалоговых окнах Excel. Если вы видите подчеркнутую букву у какой-либо команды или опции, нажмите на нее на клавиатуре, чтобы не тратить время на перемещение курсора мыши.

Нажатие ОК в диалоговом окне тоже можно осуществить без использования мыши – для этого применяется клавиша Enter.

Еще один вариант: правой кнопкой мыши потянуть за границы диапазона, а далее в контекстном меню выбрать «Копировать только значения» / «Копировать только форматы» (Copy Here as Values Only / Copy Here as Formats Only).

Также можно скопировать данные (Ctrl + C), а затем после копирования щелкнуть правой кнопкой мыши на ячейку для вставки и в контекстном меню выбрать нужный вариант.

Кроме того, можно вставить данные как обычно (Ctrl + V) и после этого нажать на появившийся смарт-тег «Параметры вставки» справа внизу.

Очень просто вставить только значения можно в Google Таблицах (а также только текст без форматирования в других облачных приложениях Google) – с помощью сочетания Ctrl + Shift + V. В Excel (и других приложениях Office – особенно полезно это будет в Word) это сочетание было представлено в конце 2022 года для участников программы Office Insiders (получающих обновления первыми и выступающих в качестве своего рода бета-тестеров) и к моменту выхода книги, скорее всего, будет доступно подписчикам Microsoft 365.

Перенести форматирование с одной ячейки на другие можно, выделив ячейку-образец и нажав на кнопку «Формат по образцу» (Format Painter) на ленте инструментов.

После этого выделите ячейку или диапазон, к которым хотите применить форматирование образца.

Если щелкнуть на «кисточку» дважды (эта магия сработает только в Excel), то можно отформатировать по образцу несколько отдельных ячеек или диапазонов: пока вы не нажмете Esc, все, к чему вы притронетесь мышкой (выделите), будет форматироваться. У курсора появится «кисточка» справа, показывающая, что вы находитесь в режиме форматирования по образцу.

Специальная вставка: несколько трюков

Файл с примерами: Специальная вставка. xlsx

Специальная вставка (Paste Special) нужна не только для того, чтобы вставлять значения или форматы (как мы обсуждали недавно), тем более что для этого есть и другие инструменты, о которых мы тоже говорили.

Вот еще несколько полезностей в этом окне.

Вставка ширины столбцов

Допустим, у вас похожие таблицы на двух листах и вы хотите, чтобы ширина каждого столбца на каждом листе была абсолютно одинаковой. Не подбирать ведь их вручную?

Достаточно выделить первую таблицу (можно столбцы целиком, а можно просто ячейки любой строки), скопировать их, а далее перейти к первому столбцу другой таблицы и вызвать специальную вставку (правая кнопка мыши – специальная вставка или Ctrl + Alt + V). И выбрать там «Ширины столбцов» (Column widths).

Умножение и деление с помощью специальной вставки

С помощью специальной вставки можно преобразовать целый диапазон чисел благодаря математическим операциям. Например, если нужно сделать все числа отрицательными, можно скопировать ячейку с числом -1, выделить диапазон и в специальной вставке выбрать «Умножить» (Multiply).

Все числа будут умножены на -1.

Если нужно поделить все числа на тысячу, введите это число в любую ячейку, скопируйте – и далее такой же алгоритм, только в специальной вставке нужно будет выбрать «Разделить» (Divide).

Стили (Cell Styles)

Стиль (Cell Styles) – это готовый набор параметров форматирования ячейки, стилевого и/или числового. У стилей есть имена, их можно менять, удалять и создавать с нуля.

Чем полезны стили?

1. Можно настроить совокупность параметров форматирования (числовой формат, выравнивание, заливка, шрифт, границы) и использовать в будущем для разных ячеек «в один клик».

2. Сам стиль можно поменять в любой момент (нажмите для этого в списке стилей правой кнопкой мыши на тот, что хотите настроить), и изменения будут применяться ко всем ячейкам с этим стилем (например, можно не переживать, что заголовки в документе будут разные: если применять к ним один стиль, то сможете регулировать внешний вид всех заголовков через настройку этого стиля).

Стили существуют в рамках одной рабочей книги Excel. Если вы хотите, чтобы созданные вами стили были доступны по умолчанию в любой созданной книге, создайте пустую книгу, настройте в ней необходимые стили и сохраните как шаблон (инструкция ниже в этом конспекте).

Если нужно забрать стили из другой книги Excel (она должна быть открыта), используйте команду «Объединить стили» (Merge Styles). Из выбранной книги в текущую попадут все стили – и созданные пользователем, и измененные стандартные (они заменят такие же стандартные в текущей книге – имейте это в виду, если много ячеек уже оформлены с помощью стандартных стилей).

Увы, в Google Таблицах стилей нет.

Пользовательские форматы (Custom format)

Файл с примерами: Пользовательские форматы. xlsx

Пользовательский формат – числовой формат, создаваемый «с нуля» на специальном языке. Используя коды, применяемые в пользовательских форматах, мы можем создавать собственные варианты отображения чисел, дат, текста в ячейках. И сделать наши таблицы наглядными (и нарядными) и настроенными именно под наши задачи.

Формат настраивается в окне формата ячеек – Ctrl + 1 ( + 1) – выбирайте «Все форматы» (Custom) и вводите код формата в поле сверху.

В Google Таблицах: Формат → Числа → Другие форматы чисел (Format → Number → Custom number format).

СИМВОЛЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В КОДАХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИХ ФОРМАТОВ

0 – незначащие цифры (отображаются всегда)

Если в формате указан один ноль, числа любой разрядности будут отображаться (то есть никакое число не будет «обрезаться»). Но если в формате указано несколько нулей, а числа в ячейках меньшей разрядности – нули все равно будут отображаться (допустим, если в формате пять нулей, а в числе четыре цифры, в ячейке будут отображаться пять цифр – в начале будет ноль).

, – десятичная запятая (знак, отделяющий целую часть от дробной)

В американских региональных настройках и в Google Таблицах при любых настройках – точка, а не запятая.

Используйте ее в формате, если нужно отображать знаки после запятой.

Например:

0,000 – формат, в котором всегда будут отображаться три знака после запятой (даже если число целое).

# – значащие цифры (отображаются, если на этой позиции есть значение)

0,0# – формат, в котором всегда будет отображаться один знак после запятой (даже если число целое), а еще один – только если есть сотые.

? – цифры после запятой, если нужно выравнивать числа по десятичной запятой

Если вы используете в формате с дробной частью знаки вопроса, а не нули, то числа в ячейках будут выровнены по десятичной запятой.

# ## – разделители разрядов

В американских региональных настройках и Google Таблицах #,## (с запятой между решетками, а не пробелом).

# ## – разделители групп разрядов (пробелы в российских региональных настройках) к числу. Например, # ##0,00 – это числовой формат с разделителями групп разрядов и двумя обязательными знаками после запятой.

0 % – процентный формат

Здесь все просто: 0 % – это процентный формат, полностью соответствующий стандартному процентному формату, который формируется в ячейках автоматически при вводе знака процента. Но в пользовательских форматах вы можете его модифицировать, например добавить разделители групп разрядов.

* – заполнение ячейки указанным символом до конца

Например, если после звездочки поставить дефис, то этот символ будет повторяться до конца ячейки (а до повторяющихся дефисов будет то, что указано в формате до звездочки, например число).

«Текст» – текст, указанный в кавычках, будет отображаться в ячейке

Если нужно отделить число от текста пробелом, заключайте его в кавычки, иначе он будет восприниматься как служебный символ для округления (см. ниже).

В следующем примере к числу с разделителями разрядов мы добавляем текст «шт.».

Пробел – после формата числа округляет его до тысяч (два пробела – до миллиона, три – до миллиарда и так далее).

В американских региональных настройках – запятая, а не пробел.

В следующем примере в качестве формата используется 0 (с одним пробелом) после него. Это округляет числа до тысяч.

@ – текст, введенный в ячейке

Этот символ обозначает текст из ячейки. Например, @@ – повторение текста дважды. А @*- – формат с заполнением ячейки дефисами после текста.

_ (нижнее подчеркивание) – отступ на ширину указанного после нижнего подчеркивания символа

В следующем примере отрицательные числа отображаются в скобках. А в формате для положительных чисел обозначение _) обеспечивает визуальный отступ на ширину скобки, за счет чего отрицательные и положительные числа выравниваются.

Без отступа эти числа выглядели бы так.

[Цвет] – цвет значения

Задается по названию (в Excel – на языке интерфейса, в Google Таблицах – на английском) [Красный][Red] или номеру [ЦветN][ColorN].

Указывается перед форматом.

Например, [Синий]0,00 – синий цвет, число с двумя знаками после запятой.

Коды цветов есть в файле с примерами – «Пользовательские форматы. xlsx».

СТРУКТУРЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИХ ФОРМАТОВ

Есть две структуры пользовательских форматов.

По типу данных. Разные форматы для нескольких или для всех четырех вариантов: положительных, отрицательных чисел, нуля и текста. Форматы задаются именно в таком порядке через точку с запятой. Если пропустить формат (например, указать только два варианта), это будут форматы для положительных и отрицательных чисел. Специального форматирования к нулям и тексту применяться не будет. Если указать три, то будут заданы форматы для всех типов данных, кроме текста. Если что-то пропустить (то есть оставить формат пустым, как в первом примере ниже), то соответствующие данные не будут отображаться.

Положительные; Отрицательные; Ноль; Текст

Пример 1: положительные числа – зеленым, отрицательные – красным, ноль не отображаем, текст – синим.

[Зеленый]0;[Красный]-0;;[Синий]@

Пример 2: положительные числа со знаком «плюс» и в процентном формате, отрицательные – со знаком «минус», красным цветом, в процентном формате. Ноль – как прочерк (дефис, «-»).

+ 0 %;[Красный]-0%;"-"

По условиям. Один формат для одного условия, опционально – другой для второго и третий для всех остальных случаев.

Условие 1; Условие 2; Остальные случаи

Условия указываются в квадратных скобках с использованием знаков «равно» (=), «больше» (>), «меньше» (<), «больше либо равно» (>=), «меньше либо равно» (<=).

Пример 1: числа больше 2000 с разделителями разрядов, меньше – с одним знаком после запятой:

[>2000]# ##0;0,0

Пример 2: единицы отображаем как слово «один», двойки – как «два», остальные числа – в обычном формате, как числа (без разделителей групп разрядов, без знаков после запятой).

Пользовательские форматы в Google Таблицах

Все очень похоже на Excel, но некоторые нюансы и внешний вид диалогового окна с форматами отличаются, так что, если пользуетесь таблицами от Google, предлагаю вам статью и видео для ознакомления:

Видео: https://m.youtube.com/watch?v=O-YOrSL89f4#bottom-sheet,

Пользовательские числовые форматы в Google Таблицах (Custom number formats in Google Sheets): https://shagabutdinov.ru/custom_format/

؂

Дополнительные примеры в статье и видео будут полезны и пользователям Excel.