Текст книги "Домашний компьютер"

6. При появлении запроса о необходимости сохранения модифицированной структуры таблицы щелкните на кнопке Да (Yes).

7. В текстовое поле открывшегося окна диалога Сохранение (Save As) введите имя таблицы, например Таблица данных, и щелкните на кнопке ОК.

8. В окне, запрашивающем о необходимости добавления ключевого поля, щелкните на кнопке Нет (No). В окне базы данных появится значок вновь созданной таблицы.

Формы предназначены для ввода, изменения и просмотра записей базы данных. Формы позволяют отображать содержимое таблицы в отформатированном виде. Чтобы создать форму для таблицы, построенной в предыдущем разделе, выполните следующие действия.

1. В левом поле окна базы данных щелкните на кнопке Формы (Forms).

2. В правом поле того же окна дважды щелкните на строке Создание формы с помощью мастера (Create Form By Using Wizard).

3. В первом окне мастера щелкните на кнопке «>>», чтобы поместить в форму все поля таблицы данных. Затем щелкните на кнопке Далее (Next).

4. Во втором окне мастера выберите положение переключателя Выровненный (Justified), а затем щелкните на кнопке Далее (Next).

5. Еще раз щелкните на кнопке Далее (Next) и затем на кнопке Готово (Finish). Появится окно формы (рис. 3.29) с четырьмя полями, соответствующими столбцам таблицы данных. Одновременно значок новой формы появится в окне базы данных. С помощью формы можно просматривать и изменять информацию. Для перемещения по записям пользуйтесь кнопками в нижней части окна формы.

Рис. 3.29

6. Чтобы с помощью формы добавить в таблицу данных новую запись, щелкните в нижнем ряду на самой правой кнопке.

7. Заполните четыре пустых поля в соответствии с рисунком 3.30.

Рис. 3.30

8. Закройте окно формы.

Отчеты предназначены для печати информации, хранящейся в базе данных. Чтобы распечатать таблицу, созданную в предыдущих разделах, выполните следующие шаги:

1. В левом поле окна базы данных щелкните на кнопке Отчеты (Reports).

2. В списке того же окна дважды щелкните на значкеСоздание отчета с помощью мастера (Create Report By Using Wizard).

3. Чтобы поместить в отчет все поля, щелкните в первом окне мастера отчетов на кнопке «>>», а затем на кнопке Далее (Next).

4. Щелкните на кнопке Далее (Next) еще четыре раза, затем щелкните на кнопке Готово (Finish). Откроется окно предварительного просмотра отчета (рис. 3.31). Здесь можно проверить правильность оформления отчета.

Рис. 3.31

5. Чтобы распечатать отчет, щелкните на кнопке Печать (Print) панели инструментов.

6. Закройте окно Access. Новые объекты и модифицированные данные автоматически заносятся в файл базы данных, поэтому нет нужды вручную сохранять какую-либо информацию. Закрываясь, программа Access сама позаботится о записи данных на жесткий диск.

Outlook

Outlook выполняет множество полезных функций. Эта программа позволяет отправлять и получать электронную почту, планировать ваше расписание, составлять списки задач и контактов и даже управлять документами. Outlook не только грамотно структурирует работу с документами. Эта программа может взять на себя планирование всех ваших дел. Запустив Outlook, вы увидите окно, показанное на рисунке 3.32. В левой части находится список папок и ярлыков Outlook, которые объединены в группы. Справа выводится содержимое активной папки. Каждая папка хранит информацию определенного типа, например входящие письма электронной почты или дневник событий.

Рис. 3.32

Примечание

Не путайте папки Outlook с папками жесткого диска. Это совершенно разные объекты. Если папка диска представляет собой каталог с файлами, то папка Outlook хранится внутри специальных файлов и доступна только из программы Outlook.

Давайте поближе познакомимся с папками Outlook.

1. Чтобы найти нужную папку, щелкните в левой части окна Outlook на кнопке группы Ярлыки Outlook (Outlook Shortcuts).

2. С помощью кнопок со стрелками прокрутите панель к значку папки Календарь (Calendar).

3. Щелкните на этом значке.

4. Выберите команду Вид > День (View > Day). В окне Outlook появится ежедневник, календарь на два месяца и список задач, как показано на рисунке 3.33.

Рис. 3.33

5. Щелкните в календаре на завтрашнем дне.

6. В ежедневнике щелкните в графе 10:00 и введите текст Встреча с заказчиком. Теперь Outlook вовремя напомнит вам о запланированной встрече.

7. В левой панели Outlook щелкните на значке Контакты (Contacts). Откроется папка контактов с информацией о поставщиках, клиентах и других людях и фирмах. Эта папка играет роль записной книжки.

8. Щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов. Откроется окно нового контакта.

9. Введите фамилию, должность, телефоны и другие данные о человеке, контакт с которым нужно сохранить.

10. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save and Close) панели инструментов. Добавленная информация появится в папке контактов.

Электронная почта

Одна из важных возможностей Outlook – управление почтовой системой. Сейчас давайте научимся читать и отправлять письма.

1. Щелкните в левой панели Outlook на значке Входящие (Inbox). Откроется папка входящих писем, которая автоматически появляется на экране при запуске Outlook. В ее верхней части расположен список всех пришедших писем, а в нижней – содержимое выбранного письма.

2. В верхней части окна папки Входящие (Inbox) дважды щелкните на строке одного из писем. Откроется окно сообщения (рис. 3.34).

Рис. 3.34

3. Для просмотра всех имеющихся сообщений щелкайте на кнопках Назад (Previous Item) и Далее (Next Item).

4. Чтобы немедленно ответить на письмо, щелкните на кнопке Ответить (Reply).

5. В окне нового сообщения введите текст письма и выберите команду Файл > Отправить (File > Send). Письмо будет отправлено адресату в первом же сеансе связи с почтовым сервером.

FrontPage

Frontpage – это редактор HTML-документов, с помощью которого можно не только наполнить содержанием отдельную web-страницу, но также построить целый web-узел, все компоненты которого будут иметь однотипное оформление, и опубликовать его в Интернете.

Примечание

Программа Frontpage – это новый, шестой компонент Microsoft Office. В Office 97 для редактирования web-страниц приходилось пользоваться программой Word либо экспортировать документы других приложений Office в формат FITML. Теперь в вашем распоряжении есть Frontpage ХР – прекрасный редактор web-документов.

Для того чтобы создать собственный web-узел, выполните следующие действия.

1. Запустите Frontpage и выполните команду Файл > Создать > Страница или web-узел (File > New > Page or Web).

2. В области задач в разделе Создание с помощью шаблона (New from Templates) щелкните на значке Шаблоны web-узлов (Web Site Templates) и в появившемся одноименном окне диалога дважды щелкните на значке Личный web-узел (Personal Web). Мастер построения web-узла сформирует необходимые HTML-файлы, построит пять web-страниц и добавит на них рисунки.

Щелчком на кнопке Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard) добавьте еще одну обычную страницу к созданному мастером web-узлу и введите текст в соответствии с рисунком 3.35. Расположенная слева панель режимов Frontpage позволяет выбирать различные варианты просмотpa web-узла – открыть окно редактирования страницы, вывести общую структуру узла, просмотреть имеющиеся гиперссылки, сформировать отчеты о содержимом web-узла и увидеть другую информацию. Вкладки web-страницы дают возможность отображать содержимое в стандартном виде, в текстовом режиме HTML-документа и в режиме предварительного просмотра страницы.

Рис. 3.35

3. Щелкните на кнопке Сохранить (Save) панели инструментов Стандартная (Standard), в поле Имя файла (File Name) открывшегося окна диалога введите имя pagel и щелкните на кнопке Сохранить (Save).

4. Щелчком на значке Переходы (Navigation) переключитесь в режим навигатора. В левой части окна навигатора выводится список файлов и папок web-узла, а в правой демонстрируется структура подчиненности web-страниц узла.

5. Переместите указатель на значок файлаpagel.htm.

6. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите значок в правое поле навигатора, чтобы пунктирная линия связала прямоугольник новой страницы с прямоугольником Home Page (Домашняя страница).

7. В списке файлов дважды щелкните на значке index.htm. Домашняя страница узла откроется в режиме редактора страниц.

8. В левом поле домашней страницы находится панель ссылок, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Свойства панели ссылок (Link Bar Properties).

9. В открывшемся окне диалога укажите, какие ссылки необходимо поместить в панель ссылок.

10. Щелкните на кнопке ОК.

Для домашней страницы (файл Index, htm) следует выбрать положение переключателя Дочерний уровень (Child level) и сбросить флажки Домашняя страница (Home Page) и Родительская страница (Parent Page).

Для остальных страниц следует выбрать положение переключателя Тот же уровень (Same Level) и установить флажок Home Page.

11. Повторяйте указанные действия для всех имеющихся панелей навигации страницы.

12. Щелчком на кнопке Переходы (Navigation) вернитесь в режим навигатора и в списке компонентов узла дважды щелкните на другом файле с расширением НТМ. Настройте панели навигации второй web-страницы. Указанным способом переберите все страницы узла и настройте их панели навигации. Немного попрактиковавшись, вы научитесь модифицировать панели по своему вкусу. Завершая редактирование очередной страницы, для сохранения изменений щелкайте на кнопке Сохранить (Save) панели инструментов.

13. Выполните команду Файл > Просмотр в обозревателе (File > Preview In Browser). В открывшемся окне диалога выберите тип браузера и размер окна просмотра. Затем щелкните на кнопке Просмотр (Preview).

14. Щелкая на гиперссылках, изучите структуру узла, а затем закройте окно браузера.

15. Чтобы опубликовать созданный узел в Интернете, выберите команду Файл > Опубликовать узел (File > Publish Web).

16. В открывшемся окне диалога введите адрес, по которому должен располагаться web-узел, и щелкните на кнопке Опубликовать (Publish).

Теперь ваш новый узел станет доступен всему сообществу Интернета.

Меню и панели инструментов

Строка меню обеспечивает доступ ко всем командам программы. Панели инструментов содержат кнопки и раскрывающиеся списки, с помощью которых можно выполнять часто используемые операции и настраивать наиболее важные параметры. В Office меню и панели инструментов получили дальнейшее развитие. Работать с кнопками панелей стало удобнее и быстрее, а названия пунктов меню точнее соответствуют выполняемым командам.

Строка главного меню, обычно размещаемая в верхней части окна приложения, подобна панели инструментов, все кнопки которой являются раскрывающимися списками команд. Более того, в некоторых панелях инструментов (например, в панели Рисование (Drawing)) появились кнопки, чрезвычайно похожие на списки команд Главного меню.

По традиции строка Главного меню выделяется разработчиками и пользователями. Давайте рассмотрим структуру меню приложений Office.

1. Запустите Microsoft Excel и щелкните на пункте Вид (View) строки меню программы.

2. Передвиньте указатель мыши на строку Панели инструментов (Toolbars). Раскроются два вложенных друг в друга списка пунктов, показанных на рисунке 3.36. Оформление строк меню различается в зависимости от того, какая операция выполняется выбором конкретного пункта. Ниже перечислены возможные варианты.

• Если в правой части пункта меню есть маленький треугольник (строка Панели инструментов (Toolbars) на рис. 3.36), значит, этот пункт раскрывает дополнительное подменю.

Рис. 3.36

• Выбор команды, имя которой заканчивается многоточием, например Масштаб… (Zoom…), открывает окно диалога, подобное показанному (рис. 3.37). Окна диалога широко распространены как в Office ХР, так и во многих других приложениях Windows. Они позволяют практически безгранично расширять возможности любой программы, предоставляя пользователю возможность ввода самых разнообразных параметров. Выбор команды без многоточия (пункт Примечания (Comments)) приводит к немедленному исполнению определенной операции.

Рис. 3.37

• Некоторые пункты меню (например, Строка формул (Formula Ваг)) играют роль флажков. При щелчках на них включается соответствующий режим (в данном случае на экране появляется строка формулы), а слева от названия пункта появляется метка. Повторный щелчок на таком пункте отключает режим и убирает метку.

• Два верхних пункта меню Вид (View) – Обычный (Normal) и Разметка страницы (Page Break Preview) – являются примером переключателя с несколькими (в данном случае двумя) положениями. Щелкнув на таком пункте, можно выбрать одно из нескольких состояний. Значок в виде нажатой кнопки показывает, какое состояние является активным.

• В правой части названий некоторых команд в качестве подсказки приводится клавиатурная комбинация (например, Ctrl+V для команды Правка > Вставить (Edit > Paste)), с помощью которой можно быстро выполнить данную команду.

• Если рядом с именем команды присутствует значок (см. команду Во весь экран (Full Screen)), значит, в одной из панелей инструментов имеется кнопка быстрого выбора этой команды.

3. Строку меню, как и панель инструментов, можно перетащить в любое место экрана. Схватите ее мышью за расположенную слева вертикальную черту и перетащите в новое положение. Меню (и панели инструментов) можно переместить к любому краю окна либо разместить в середине окна приложения (рис. 3.38), где оно выглядит как небольшое окно с заголовком.

Рис. 3.38

Панели инструментов, как правило, располагаются вдоль верхнего края окна ниже строки меню и содержат значки, щелчки на которых приводят к выполнению тех или иных операций. Как и пункты меню, различные кнопки панелей инструментов ведут себя по-разному.

1. В программе Excel щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard), и сразу же появится новая электронная таблица.

2. Щелкните на кнопке Открыть (Open) той же панели инструментов. На этот раз откроется окно диалога, позволяющее найти нужный файл. Поскольку панели инструментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting) расположены в одной строке, многочисленные кнопки обеих панелей просто не помещаются на экране.

Примечание

Чтобы получить доступ к кнопкам, отсутствующим в данный момент на панели инструментов, щелкните на маленьком треугольнике в правой части панели, и недостающие кнопки появятся в раскрывающейся палитре (рис. 3.39).

Рис. 3.39

3. Щелкните на черном треугольнике в правой части панели инструментов Стандартная (Standard).

4. Щелкните на кнопке Рисование (Drawing). В нижней части окна появится одноименная панель инструментов. Указанная кнопка играет роль флажка. Повторный щелчок на ней скроет панель Рисование (Drawing). Обратите внимание, что теперь кнопка Рисование (Drawing) переместилась в основную часть панели инструментов.

Примечание

В Office ХР кнопки панелей инструментов ведут себя разумно. Если на экран не помешаются все кнопки, то в панели остаются только те, которыми вы пользуетесь чаще всего. Остальные значки перемещаются в раскрывающуюся палитру дополнительных кнопок. Выбор значка дополнительной палитры возвращает его в основную панель.

5. Чтобы открыть или скрыть определенную панель инструментов, раскройте меню Вид (View) и укажите на пункт Панели инструментов (Toolbars). В появившемся списке панелей щелкните на имени той, которую нужно отобразить или скрыть.

Примечание

Список, позволяющий отображать и скрывать панели инструментов, можно вывести на экран простым щелчком правой кнопкой мыши на любой видимой панели инструментов или на строке меню.

6. Чтобы добавить или убрать кнопку из панели инструментов Форматирование (Formatting), щелкните на черном треугольнике в правой части панели.

7. В раскрывшейся палитре щелкните на кнопке Добавить или удалить кнопки (Add Or Remove Buttons).

8. В списке, показанном на рисунке 3.40, щелкните на названии той кнопки, которую нужно добавить или убрать. Галочки в этом списке стоят напротив тех кнопок, которые в данный момент присутствуют в панели инструментов. Другие панели настраиваются аналогично.

Рис. 3.40

9. В панели инструментов Рисование (Drawing) щелкните на кнопке Автофигуры (Autoshapes).

10. Укажите на пункт Линии (Lines). Как видно из рисунка 3.41, часть кнопок панелей инструментов позволяет раскрывать вложенные меню, что лишний раз указывает на схожесть панелей инструментов и строки меню приложения.

Рис. 3.41

11. Некоторые кнопки устроены еще сложнее. Щелкните на кнопке Цвет заливки (Fill Color) панели инструментов Рисование (Drawing). Текущая ячейка немедленно закрасится другим цветом.

12. Теперь щелкните на стрелке справа от этой кнопки. Раскроется палитра цветных кнопок, позволяющих не только залить ячейку другим цветом, но и изменить цвет, назначаемый щелчком на самой кнопке Цвет заливки (Fill Color). По мере знакомства с Office ХР вы обнаружите множество таких сложных кнопок.

13. Наконец, в панели инструментов могут размещаться раскрывающиеся списки. Щелкните на списке Размер (Font Size) панели инструментов Форматирование (Formatting) и выберите значение 20. Теперь вводимые символы будут иметь новый размер.

Поиск и выделение объектов

Редактируя содержание документа, пользователь имеет дело с текстом, числами, графическими и другими объектами. Очень часто содержимое документа не помещается па экране целиком, и пользователю приходится листать его в поисках нужного материала. Чтобы отыскать определенный фрагмент в многостраничном документе, часто необходимы специальные инструменты Office.

Рассмотрим перемещение по документу и поиск определенных объектов с помощью следующих шагов.

1. Выберите в главном меню пункт Создать документ Office (New Office Document).

2. Щелкните на вкладке Отчеты (Reports), а затем дважды на значке Современный отчет (Professional Reports). Запустится Word, и в нем будет создан новый документ (рис. 3.42).

Рис. 3.42

3. Для перемещения вверх и вниз по документу щелкайте на стрелках полосы прокрутки основной панели либо нажимайте клавиши Page Up и Page Down.

4. Для перехода на одну страницу вверх или вниз щелкайте на кнопках Предыдущая страница (Previous Page) или Следующая страница (Next Page).

5. Чтобы сместиться сразу на несколько страниц, перетаскивайте ползунок полосы прокрутки. При этом рядом с ним будет появляться номер страницы, определяемый текущим положением ползунка.

6. Для перехода к определенному разделу документа щелкните на заголовке этого раздела в панели схемы документа. Эта панель тоже имеет полосу прокрутки, с помощью которой можно пролистывать содержание документа.

7. Если требуется найти в документе определенный текст, выберите команду Правка > Найти (Edit > Find). Откроется окно диалога, показанное на рисунке 3.43.

Рис. 3.43

8. Введите в поле Найти (Find What) число 15.

9. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). Word начнет просматривать документ, начиная от текущей позиции текстового курсора, найдет первое вхождение числа 15 и выделит его.

10. Чтобы возобновить поиск и обнаружить все вхождения числа 15 в документ, продолжайте щелкать на кнопке Найти далее (Find Next).

11. Отыскав нужные фрагменты, щелчком на кнопке Отмена (Cancel) закройте окно диалога поиска.

Мы рассмотрели приемы навигации и поиска на примере документа Word. Остальные приложения Office имеют сходные инструменты перемещения по документу. В PowerPoint и FronPage есть, соответственно, панели содержания и списка файлов, похожие на панель схемы документа Word. Окна диалога поиска варьируются в зависимости от специфики приложения, но приемы работы с ними похожи во всех программах Office.

Примечание

Окна диалога, подобные окну поиска, можно оставлять открытыми и одновременно выполнять другие операции (в отличие от большинства окон диалога, блокирующих все остальные действия). Это позволяет редактировать найденные фрагменты, а затем оперативно продолжать поиск.

Выделение, удаление и замена

В реальной работе часто приходится переставлять целые слова, абзацы, страницы и блоки данных. Для осуществления подобных операций необходимо выделить тот фрагмент, который нужно копировать или переместить. Это делается так.

1. Щелчком поместите курсор в начало выделяемого фрагмента (перед первой буквой выделяемого текста или перед выделяемым графическим объектом).

2. Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, нажимайте клавиши вправо, вниз и Page Down до тех пор, пока не подсветится нужная часть документа.

3. Чтобы удалить выделенный фрагмент, нажмите клавишу Delete. Чтобы заменить его другим текстом или рисунком, просто начните вводить новый текст или вставьте соответствующий рисунок. В момент ввода нового содержимого выделенный фрагмент автоматически удаляется. С помощью указанного алгоритма действительно можно выделить любой блок данных. Однако Office предлагает дополнительные приемы выделения, значительно убыстряющие работу. Для выделения фрагмента в непрерывном текстовом блоке (в документе Word, на слайде PowerPoint, в отчете Access, в электронном сообщении Outlook или на web-странице Frontpage) пользуйтесь следующими приемами:

• чтобы выделить слово, дважды щелкните на нем;

• для выделения абзаца трижды щелкните на нем;

• чтобы выделить строку или пункт структуры, щелкните слева от нее, а для выделения нескольких строк нажмите кнопку мыши слева от первой из них и протащите мышь вниз;

• протаскиванием указателя по тексту можно быстро выделить несколько слов;

• чтобы выделить рисунок, диаграмму или другой внедренный объект, просто щелкните на нем.

Теперь потренируйтесь в выделении блоков ячеек таблиц Word, Excel, PowerPoint и Access.

1. Запустите Access и откройте базу данных, созданную ранее.

2. В левой панели окна базы данных щелкните на кнопке Таблицы (Tables), а затем дважды щелкните на значке Таблица данных. Откроется окно таблицы (рис. 3.44).

Рис. 3.44

3. Щелчками на кнопках столбца, строки и таблицы попробуйте выделить соответствующие фрагменты и целую таблицу.

4. Щелкните в любой ячейке второй строки.

5. Нажмите клавишу Shift и щелкните на кнопке четвертой строки. Будут выделены три строки, с первой по четвертую. Аналогичным образом можно выделить несколько смежных столбцов.

Примечание

Таблицы Word и PowerPoint не имеют кнопок для строк и столбцов. Для выделения фрагментов в этих таблицах следует гцелкатъ на воображаемых кнопках, расположенных сверху и слева от ячеек таблицы.

6. Чтобы выделить блок смежных ячеек, подсвеченный на рисунке 3.44, щелкните в левой верхней ячейке блока.

7. Нажмите клавишу Shift и щелкните в правой нижней ячейке блока. В предыдущем упражнении вы познакомились с окном диалога поиска. Приложения Office позволяют не только искать, но и автоматически заменять одни фрагменты текста другими. Предположим, оказалось необходимым заменить в тексте большого документа часто встречающуюся величину 15 % на 17 %. Для этого достаточно выполнить следующие шаги.

8. Перейдите к документу Word (рис. 3.42), и выберите команду Правка > Заменить (Edit > Replace). Откроется окно диалога (рис. 3.45).

Рис. 3.45

9. В поле Найти (Find What) введите 15 %.

10. В поле Заменить на (Replace with) введите 17 %.

11. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next), в документе будет найдено и выделено первое вхождение текста 15 %.

12. Чтобы заменить его на 17 %, щелкните на кнопке Заменить (Replace). Word выполнит замену и автоматически отыщет следующий фрагмент 15 %.

13. Если какой-то из найденных фрагментов нужно оставить без изменения, просто щелкните на кнопке Найти далее (Find Next).

14. Если вы уверены, что нужно заменить абсолютно все вхождения текста 15 % на 17 %, щелкните на кнопке Заменить все (Replace All). Будьте внимательны, после этого в тексте не останется ни одного фрагмента 15 %.

Вид окна диалога замены, так же как и элементы окна поиска, варьируется от приложения к приложению, но основные его инструменты работают одинаково во всех программах.

Редактирование содержания

Операции вырезания, копирования и вставки, доступные в любом приложении Office, равно как и практически в любой другой программе Windows, позволяют переносить и дублировать блоки документов с помощью буферов обмена Office ХР и Windows.

Операции вырезания, копирования и вставки используются настолько часто, что разработчики программ Office предоставили сразу несколько способов выполнения этих команд.

1. Запустите Word и откройте документ

2. Выделите текст (рис. 3.46).

Рис. 3.46

3. Выберите в меню Правка (Edit) команду Вырезать (Cut). Выделенный текст исчезнет. Но не беспокойтесь, он не пропал навсегда, а переместился в буфер обмена, откуда его можно вставить в любое место документа и даже в окно другого приложения.

4. Щелчком переместите курсор правее таблицы и нажмите клавишу Enter.

5. В панели инструментов Стандартная (Standard) щелкните на кнопке Вставить (Paste). Вырезанный фрагмент появится ниже таблицы (рис. 3.47).

Рис. 3.47

6. Выделите весь текст, протащив указатель мыши слева от него (рис. 3.47).

7. Щелкните на выделенном фрагменте правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Копировать (Сору). Вид документа не изменится, однако выделенный блок попадет в буфер обмена.

8. Запустите Outlook и щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов. Откроется окно нового сообщения.

9. Щелкните в текстовой области сообщения.

10. Щелкните на кнопке Вставка (Insert) панели инструментов Стандартная (Standard) приложения. Текст, скопированный из документа Word, будет вставлен в сообщение Outlook, как показано на рисунке 3.48. Теперь документ, подготовленный в Word, можно отправить адресату по электронной почте.

Рис. 3.48

Таким образом, приложения Office поддерживают четыре способа вырезания, вставки и копирования фрагментов. Соответствующие команды имеются в меню Правка (Edit) и в контекстном меню. Кнопки команд редактирования содержания всегда можно найти на панели инструментов Стандартная (Standard). Кроме того, те же команды можно выполнить нажатием следующих клавиатурных комбинаций:

• вырезать – Ctrl+X или Shift+Delete;

• копировать – Ctrl+C или Ctrl+ Insert;

• вставить – CtrL+V или Shift+Insert.

Буфер обмена Office и отмена операций

Многочисленные пользователи Windows давно отметили тот недостаток, что в буфере обмена может храниться только один фрагмент. До недавнего времени единственной возможностью одновременного хранения нескольких блоков данных было перетаскивание фрагментов на Рабочий стол. Но работа с такими фрагментами неудобна, поскольку Рабочий стол обычно скрыт за окнами приложений. Только в Office 2000, наконец, появился буфер обмена с несколькими ячейками.

Примечание

Начиная с версии Office ХР, Microsoft предоставляет пользователю расширенный буфер обмена, способный одновременно вместить до 24 фрагментов.

Буфер обмена оформлен в виде окна, встроенного в область задач. Чтобы использовать его возможности, выполните следующие шаги:

1. Переключитесь в документ Word, открытый в предыдущем разделе, выделите первую строку и нажмите клавиши Ctrl+Insert. Выделенный текст скопируется в буфер обмена.

2. В окне документа справа в области задач появится окно буфера обмена (рис. 3.49), в котором вы увидите скопированный фрагмент.

Рис. 3.49

3. Выделите вторую строку текста и щелкните на кнопке Копировать (Сору) панели инструментов приложения. Выделенный фрагмент будет помещен в окне буфера обмена над первым фрагментом.

4. Запустите Microsoft Excel и введите в первые несколько ячеек числа в соответствии с рисунком 3.50. Выполните команду Правка > Буфер обмена (Edit > Clipboard). В открывшемся в области задач окне буфера будут присутствовать фрагменты, скопированные из документа Word.

Рис. 3.50

5. Щелкните на кнопке Start (Пуск) и выберите команду Программы > Стандартные > Блокнот (Programs > Accessories > Notepad).

6. В окне Блокнота введите текст Заголовок электронной таблицы.

7. Выделите слово таблицы и выберите команду Правка > Копировать (Edit > Сору).

8. Выберите команду Правка > Выделить все (Edit > Select All), а затем нажмите клавиши Ctrl+X.

Эти операции должны были поместить в стандартный буфер обмена Windows сначала слово таблицы, а затем вырезать в него всю строку Заголовок электронной таблицы, заменив при этом предыдущее содержимое буфера. Что же произошло с буфером Office?

9. Нажатием клавиш Alt+Tab переключитесь в окно Excel. Обратите внимание, в буфер обмена Office попали фрагменты приложения Windows, не входящего в пакет Office. Таким образом, буфер обмена Office можно использовать для хранения нескольких фрагментов любого приложения Windows.

Примечание

Не спешите радоваться. К сожалению, вставлять фрагменты из буфера Office можно только в приложения Office, но не в другие программы Windows. Поэтому возможность хранения в буфере Office нескольких: фрагментов из других программ Windows полезна только в тех случаях, когда планируетсяразмегцать эти фрагменты в документах Office.

10. В окне Excel щелкните в ячейке ВЗ и нажмите клавиши Ctrl+Insert. Панель буфера обмена расширится, содержимое ячейки ВЗ появится в верхней строке буфера обмена.

11. Щелкните в ячейке В4.

12. Нажмите клавишу Shift и щелкните в ячейке Е6.

13. Щелкните на кнопке Копировать (Сору) панели инструментов Стандартная (Standard). Теперь буфер обмена выглядит так, как показано на рисунке 3.50. Мы научились копировать и вырезать фрагменты в буфер обмена Office. Но это только полдела. Как же перенести данные обратно из буфера обмена в документ Office?

14. Щелкните в электронной таблице в ячейке А1.

15. В панели буфера обмена щелкните на четвертом значке. Надпись, вырезанная из блокнота, появится в Excel. Таким образом, чтобы вставить фрагмент из буфера обмена в точку курсора документа Office, достаточно просто щелкнуть на значке нужного фрагмента. Обратите внимание на значок вставки, появившийся рядом со вставленным фагментом. Если вы задержите указатель мыши на этом значке, то в раскрывающемся списке можете выбрать один из предлагаемых параметров вставки: Сохранить форматы оригинала (Keep Source Formatting) или Использовать форматы конечных ячеек (Match Destination Formatting).

16. Если вы ошиблись и вставили не тот фрагмент, просто нажмите клавиши Ctrl+Z. Все вернется к прежнему состоянию, и операцию вставки можно будет повторить. Нажатие клавиш Ctrl+Z, выполнение команды Правка > Отменить (Edit > Undo) или щелчок на кнопке Отменить (Undo) панели инструментов Стандартная (Standard) приводят к отмене последней операции. Приложения Office поддерживают многоуровневую отмену, поэтому, нажимая Ctrl+Z, можно вернуться назад на несколько шагов.