Текст книги "27 книг успешного руководителя"

Выйди из зоны комфорта
Брайан Трейси

Оригинальное название: Eat That Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time.

Достоинства: Хорошие советы тем, кто хочет стать эффективнее, но не знает, как начать.

Недостатки: Обманчивая легкость рекомендаций, которые не так уж просто реализовать.

Издатель на русском языке: «Манн, Иванов и Фербер»

Время прочтения: 2–3 часа

Уровень: Базовый

Оценка: 9,5/10

Большинство из нас рано или поздно произносит заезженную фразу: «Меня на все не хватает». И правда – не хватает. Но, возможно, нас и не должно хватать «на все»? В своей книге «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь. 21 метод повышения личной эффективности» легендарный бизнес-тренер Брайан Трейси помогает выбрать из «всего» именно то, на что должно хватать человека, который стремится быть успешным.

В действительности в книге ничего не говорится о «зоне комфорта», в оригинале она называется намного точнее: Eat that Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time – «Съешь эту лягушку! 21 отличный способ прекратить откладывать на завтра и успевать делать больше за меньшее время». Иными словами, для преодоления нежелания делать то, что нужно делать, необходимо научиться проглатывать лягушек, не морщась.

ОХОТА НА ЛЯГУШЕК

Главная проблема, вызывающая у человека острую нехватку времени, – неспособность правильно определить, какая же проблема действительно главная. Именно привычка ясно и верно выделять приоритетные задачи помогает своевременно их решать. И, скорее, самым важным окажется то, чем вы меньше всего хотите заниматься и, соответственно, уже задвинули в самый дальний ящик. Но как раз это и есть та самая лягушка, которую придется съесть в первую очередь. Почему лягушка? Существует афоризм: «Начинай утро с поедания живой лягушки, и до конца дня ничего худшего с тобой не случится». Трейси приписывает эту мысль Марку Твену, которому в Америке вообще принято приписывать все шутки неизвестного авторства. На самом деле цитата принадлежит французскому писателю Николя Шамфору, и вместо лягушки в оригинале в ней фигурирует жаба. Но сути дела это не меняет: смысл афоризма в том, что начинать всегда надо с самого неприятного. Автор книги выделяет два основных правила поедания живых лягушек. Во-первых, если приходится съесть сразу несколько тварей, то начать следует с самой большой и гадкой. Нужно приучиться брать сперва наиболее сложное задание и доводить его до конца, а только затем приступать к более простому. И во‑вторых, если есть лягушку все равно придется, не стоит растягивать удовольствие и тратить время на обсуждения и совещания, в ходе которых ничего не делается, – следует браться и работать.

ПЛАНИРОВАНИЕ

Основными причинами, по которым вы не желаете приступать к сложным задачам, являются слабость воли и несобранность в мыслях.

Соответственно, начинать нужно с подготовки плана действий, чтобы эту несобранность устранить. А план действий начинается с письменного, формализованного определения задачи. Причем выбор цели стоит согласовать с руководителем: если вы тщательно спланируете выполнение бесполезной работы, то будет обидно.

План должен обязательно содержать сроки исполнения каждого этапа, иначе получившийся документ никак не поможет в борьбе с несобранностью. Затем нужно составить список средств и действий, требуемых для достижения результата: это даст возможность оценить масштаб проблемы. Далее остается расставить приоритеты и приступать к выполнению.

Каждый день должен быть спланирован отдельно. Вообще, способность составить хороший план – один из показателей общей компетенции. Наличие такого плана значительно облегчает борьбу с собой при начале сложного дела и экономит немало времени. Всегда нужно работать по спискам – на год, месяц, неделю, день. Это дисциплинирует и помогает отслеживать собственную продуктивность. План на завтра полезно разрабатывать на ночь, чтобы во сне подсознание работало над решением предстоящих задач.

Одно из важнейших правил работы, названное Трейси «10/90», звучит так: если отвести первые десять процентов времени на планирование и организацию работы, будет сэкономлено девяносто процентов времени при ее выполнении.

Кстати, японские компании отводят на планирование даже не 10, а 30 процентов времени, а их эффективность общеизвестна.

Многие считают, что жестко ограниченные сроки помогают работать быстрее и эффективнее, но, по утверждению Трейси, исследования в большинстве случаев опровергают это мнение. Поэтому еще на стадии планирования следует создать себе запас времени в размере как минимум двадцати процентов.

Очень важно научиться откладывать на потом или вовсе исключать из графика дела, выполнение которых принесет незначительную ценность, освобождая время для действительно важного.

Перед началом работы следует тщательно подготовиться, организовать свое рабочее место так, чтобы на нем было удобно и приятно провести много времени. И приучить себя к мысли, что что-то неизбежно получится неправильно, но это можно будет исправить позднее. Нельзя бояться неудачи, ведь страх – главный враг на пути к успеху.

При планировании своего распорядка не стоит забывать о личных особенностях. У каждого человека собственные пики работоспособности и внутренние часы, и нужно привыкнуть использовать наиболее благоприятное время для самой важной работы. Также нельзя игнорировать потребность в отдыхе и сне.

Многих пугает объем большой и сложной проблемы. Трейси предлагает два простых способа борьбы с этой боязнью. Первый, и наиболее простой, – разделить задачу на составляющие, а затем решать эти составляющие по одной. Второй – выделять на решение задачи определенный временной блок, после которого переключаться на что-то другое. Таким образом ледяная глыба постепенно подтает и приобретет более приемлемые размеры.

КОНЦЕНТРАЦИЯ

В 1930-х годах американский инженер Джозеф М. Джуран сформулировал принцип «80 на 20», названный им «правило Парето» в честь итальянского экономиста Уильфредо Парето. Согласно этому правилу, практически вся социальная и экономическая деятельность человечества укладывается в соотношение 20/80. В Италии XIX века двадцать процентов населения обладало восьмьюдесятью процентами земли (собственно, именно это и отметил Парето). Двадцать процентов усилий принесут восемьдесят процентов результатов, двадцать процентов клиентов – восемьдесят процентов прибыли.

В нашем случае это означает, что в составленном плане два пункта из десяти принесут в пять-десять раз больше пользы, чем остальные. Главное – найти эти пункты и сконцентрироваться именно на них. Способность сосредоточиться на важном в ущерб несущественному определяет степень успеха человека в жизни.

Уровень важности каждой задачи определяется потенциальным эффектом от ее решения для компании и лично для исполнителя в долгосрочной перспективе. Поступки и решения сегодняшнего дня следует анализировать с позиций их соответствия желанному будущему. Времени постоянно не хватает, но на главное его всегда можно найти.

Чтобы яснее представлять себе степень важности каждой из стоящих задач, нужна визуализация. Для этого стоит взять свой план работ и присвоить каждому из пунктов одну из пяти букв.

«А» – для особо важных дел, которые необходимо выполнить любой ценой.

«В» – для важных дел, невыполнение которых не принесет столь же глобальных последствий, как в случае с особо важными делами.

«С» – для того, что неплохо бы сделать, но если не успеете, то ничего страшного.

«D» – для дел, которые можно перепоручить, а «E» – для дел, которые можно вычеркнуть и забыть о них.

Далее каждой литере нужно присвоить номер по степени важности работы в ее подгруппе. И приступать к выполнению дела А-1. Только после завершения А-1 можно браться за А-2, и так далее по списку. Среди всего, что вы выполняете для своей компании, по мнению Трейси, есть три наиболее значимые задачи. Для продуктивной работы важно их выделить, а затем сосредоточиться на их выполнении. Чтобы повысить свой вклад в работу, надо помнить, что именно три ключевые задачи приносят больший результат, чем все остальные. При этом, работая, надо работать. Каждая минута впустую потраченного времени украдена у работы, да и у семьи, если в итоге придется задерживаться допоздна.

Чтобы повысить свою продуктивность, нужно определить собственные слабые места и найти способ их нейтрализовать. Согласно все тому же правилу Парето, восемьдесят процентов сдерживающих факторов имеют внутреннюю природу, а значит, начинать их поиск надо с себя.

И нельзя забывать оказывать на себя давление, заставлять себя делать то, чего делать совершенно не хочется. Настоящий природный лидер, какую бы должность он ни занимал, способен побеждать себя самостоятельно, прочим нужен внешний надзор.

Если человек начинает дело, потом откладывает и снова начинает, то такая тактика удлиняет требуемое на выполнение работы время в разы. Чем полнее удастся сконцентрироваться на единственной цели, тем меньше потребуется времени для ее достижения и тем качественнее будет результат.

САМОСОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ

Работа, для которой нанимают специалиста, обычно включает не более пяти-семи ключевых областей деятельности. Но некомпетентность, проявленная в любой из них, приводит к низким достижениям и бесславной карьере.

Высокая продуктивность начинается с выявления ключевых областей, оценки себя в каждой из них и составления плана того, как повысить свой уровень там, где это необходимо. Общая компетенция работника определяется той областью, в которой он слабее всего.

Требуется постоянно повышать свою квалификацию. Ощущение недостатка знаний в какой-то сфере отбивает у человека желание браться за связанную с этой сферой работу. Соответственно, нужно либо отказаться от работы и уходить, либо учиться. Но даже имеющиеся знания стремительно устаревают в быстро меняющемся мире. Чтение профессиональной литературы, посещение доступных семинаров, общение с другими специалистами – прямая обязанность работника не только перед компанией, но и перед самим собой.

Наивысших достижений человек добивается в том, к чему имеет естественную склонность. Всем больше нравится делать то, что интересно и хорошо получается. Поэтому заниматься лучше всего тем, в чем вы особенно сильны.

И наконец, важно сохранять темп, постоянно находиться в движении. На продолжение действия всегда затрачивается меньше энергии, чем на преодоление инерции в начале работы. И если удастся развить в себе ощущение неотложности каждой следующей задачи, стремление быстро закончить текущую работу и взяться за следующую, продуктивность неизбежно возрастет.

«Выйди из зоны комфорта» – именно та книга, с которой стоит начать работу по самосовершенствованию. Предлагаемые техники повышения эффективности использования рабочего времени просты в применении и сразу дают практические результаты. А на сегодня, вероятно, для работников любой сферы деятельности нет более актуальной задачи, чем максимально повысить свою продуктивность, а значит, и собственную ценность для компании. Времена, когда можно было отсидеться в тепле и сухости комфортной зоны, давно прошли. Настало время доказывать себе и окружающим, чего вы стоите!

Победи прокрастинацию!
Петр Людвиг

Оригинальное название: Konec prokrastinace: Jak prestat odkladat a zacit zit naplno.

Достоинства: Много инфографики, компактно, современно.

Недостатки: Часть советов поможет далеко не всем.

Издатель на русском языке: «Альпина Паблишер»

Время прочтения: 2–4 часа

Уровень: Базовый

Оценка: 9/10

Заставить себя делать то, чем совершенно не хочется заниматься, – одна из сложнейших задач, стоящих перед человеком. Чешский коуч, специалист по личностному развитию Петр Людвиг в книге «Победи прокрастинацию!» предлагает действенные способы борьбы с привычкой бесконечно откладывать исполнение неприятных обязанностей.

Склонность откладывать на завтра то, что нужно сделать сегодня, присуща человечеству с древнейших времен. Уже античные поэты безуспешно бичевали это свойство своих сограждан. А в наши дни, когда социальные сети, системы обмена текстовыми сообщениями и бесчисленные телевизионные каналы постоянно обеспечивают желающих отвлечься от дел новыми возможностями, проблема прокрастинации (так по-научному называется болезненное уклонение от неизбежной работы) превратилась в реальную угрозу жизненному успеху массы вполне способных и достойных людей. А для подрастающего поколения, чье взросление приходится на цифровую эпоху, риск превратиться в прокрастинатора особенно велик.

МОТИВ И ВОЗМОЖНОСТЬ

Как ни парадоксально это прозвучит, но лучший способ приступить к тому, чего мучительно не хочешь делать, – захотеть этим заняться. Разница между реакциями «не хочу и не буду» и «трудно, но надо» заключается в причинах, по которым людям приходится совершать неприятную работу. Иначе говоря, все зависит от мотива. Например, ради любви или выживания человек способен на поступки, кажущиеся ему невозможными в обычных обстоятельствах.

Как говорил выдающийся мыслитель, психотерапевт Виктор Франкл, сохранивший веру в людей даже в условиях нацистского лагеря смерти, «истинно человеческое начинается в человеке там, где он обретает свободу противостоять зависимости от собственных наклонностей».

Соответственно, для преодоления прокрастинации нужно подобрать такую мотивацию, чтобы затраченные усилия того стоили.

Самой очевидной и популярной в нашей стране является внешняя мотивация, более известная как «метод кнута и пряника». Одним из недостатков этого метода Людвиг считает оказываемый им биохимический эффект: поскольку происходит принуждение, организм не вырабатывает требуемое количество дофамина – гормона, приносящего удовлетворение и влияющего на творческие способности, память и обучаемость.

Автор ссылается на результаты исследований, которые показывают, что внешняя мотивация ухудшает результаты интеллектуальной или творческой деятельности вне зависимости от того, «кнут» или «пряник» используется.

Проблема с «пряником» отчасти связана с тем, что при привыкании к поощрению его отсутствие воспринимается как наказание. Постоянно выплачиваемая премия в сознании очень быстро превращается в зарплату, не так ли? Ну а «кнут» предсказуемо вызывает отвращение к выполняемой работе, что плохо сказывается на ее качестве.

Но главный недостаток внешней мотивации заключается в том, что при ее использовании исчезает потребность убеждать самого себя делать что-либо. Напротив, привыкнув к такой мотивации, человек утрачивает способность работать по собственному желанию, ожидая толчка со стороны.

Казалось бы, если внешняя мотивация явно не подходит, следует прибегнуть к внутренней. Но и здесь все не так просто. Самый очевидный способ внутренней мотивации – мотивация целями. Если сформировать у себя ясное и четкое представление, для какой конечной цели мы делаем работу, это может хорошо стимулировать как минимум на старте. Можно решить, что в конце дороги вас ждет ящик любимого напитка, автомобиль или просто куча денег. Но вспомните, сколько обычно продолжается радость от получения того, чего так страстно хотелось? Часы, максимум несколько дней. Позитивные эмоции скоро исчезают. Через какое-то время можно превратиться в целевого наркомана, коллекционера, для которого обладание очередным раритетом – повод для депрессии, поскольку цель движения исчезает и надо искать новую. Вспомните Александра Македонского, умершего вскоре после того, как он понял, что завоевывать больше нечего.

Выход – во внутренней мотивации процессом. Наиболее эффективным мотиватором, подталкивающим к преодолению нежелания делать что-либо, оказывается стремление осуществлять то, что приносит удовлетворение, имеет отношение к магистральному направлению жизни.

Например, каждодневные утомительные обязанности детского врача в поликлинике являются составной частью глобальной цели – помогать детям. Такую цель, в отличие от краткосрочных и, как правило, ориентированных на удовлетворение сиюминутных потребностей, Людвиг называет личным видением. Для успешной реализации видения его необходимо разделять на этапы, но выполнение каждого этапа не должно превращаться в цель, это просто еще один шаг на пути к осуществлению видения. Поскольку видение в силу неограниченности недосягаемо, люди освобождаются от стресса, связанного с потенциальной неудачей, и их удовлетворение текущей ситуацией увеличивается, их поглощает процесс. Они постепенно оказываются в состоянии, которое всемирно известный писатель, психолог и философ Михай Чиксентмихайи назвал «потоком».

В какой-то момент обнаруживается, что рядом есть и другие люди со сходной мотивацией (в приведенном примере с врачом они, скорее всего, находятся в соседнем кабинете, за стенкой). В этом случае личные видения объединяются в групповое видение, и возникает мощный синергетический эффект, когда мотивация команды оказывается значительно больше суммы мотиваций ее отдельных участников.

УВИДЕТЬ ВИДЕНИЕ

Итак, для борьбы с прокрастинацией необходимо сформировать личное видение, которое будет вас мотивировать. Чтобы упростить эту задачу, существует определенный набор проверенных инструментов.

Начать стоит с определения своих сильных и слабых сторон, а также имеющихся возможностей и потенциальных угроз. Этот процесс принято называть SWOT-анализом, и он выполняется путем составления списков по каждому из вышеприведенных пунктов.

Исходя из получившихся сведений, можно понять свой потенциал, возможные направления движения и качества, которые нужно развивать. Проведя анализ, человек начинает более систематически видеть все свои возможности и может выделить основные, на которые должны быть направлены максимальные усилия. Разобравшись с природой имеющихся угроз, перестаешь их бояться. Помимо того что, размышляя над заполнением списков, люди начинают формировать свое видение, SWOT-анализ облегчает процесс борьбы с прокрастинацией: сужая спектр возможностей, мы уменьшаем проблему паралича решений.

Список личных достижений, написанный от руки и состоящий из не менее чем двадцати пунктов, не только повышает настроение при каждом взгляде на него, но и помогает яснее представить себе дальнейшее направление своего развития.

Оценка мотивирующих видов деятельности, в ходе которой вы определите то, чем вам хочется заниматься больше всего, – следующий шаг на пути к формулированию личного видения.

Необходимо выбрать по несколько занятий в четырех сферах: развитие (образование, спорт и т. п.), созидание, социальная деятельность и общественно полезная работа. Идеальным выбором будет тот род занятий, который можно отнести ко всем четырем сферам.

Например, строитель должен стремиться учиться, чтобы постоянно быть в курсе новых технологий. Он должен хотеть строить, создавать. Ему необходимо умение общаться с заказчиками, коллегами и подчиненными, многие из которых люди достаточно сложные, и стремление создавать для человечества более комфортную среду обитания. Если все это вас мотивирует, то путь строителя – ваш путь.

После этого можно перейти к составлению рабочей версии личного видения. Начинать работу над формированием видения очень не хочется, и подготовка черновика – этап на этом пути. В черновике Людвиг предлагает привести любимые цитаты, наиболее отвечающие вашему мироощущению, важнейшие жизненные ценности, определить, чему вы хотели бы посвятить жизнь и какую общественную пользу это принесет.

В окончательной редакции видения следует уточнить, расширить и дополнить черновик, уточнить приоритеты, выбрать психологические «якоря», которые будут напоминать вам о видении (это может быть любой предмет, взгляд на который вернет вас на избранный путь).

После того как ваше видение получает окончательную форму, наступает пора претворять его в жизнь. Решите, что вы способны сделать для того, чтобы следовать видению каждый день. Что поможет его усовершенствовать? Что делать, чтобы постоянно помнить о нем? Как использовать его в полной мере?

Мне потребовались годы на то, чтобы методом проб и ошибок сформулировать свое личное видение. Если бы я своевременно прочитал книги, подобные «Победи прокрастинацию!», это могло произойти гораздо раньше, и я продвинулся бы намного дальше на пути его реализации.

ЗАХОТЕТЬ НЕЖЕЛАННОЕ

Обладание личным видением заметно облегчает борьбу с прокрастинацией, но без самодисциплины легко сбиться даже с идеально выбранного пути.

Основой самодисциплины является саморегулирование – умение преодолевать отрицательные эмоции, вызывающие отвращение к выполнению работы.

Людвиг предлагает рассматривать сознание как две отдельные составляющие: рациональную (которую он уподобляет наезднику) и эмоциональную (которую называет слоном). Эмоциональная часть больше и сильнее, но все же ей необходимо управлять.

Согласно результатам исследований, способность к самоуправлению зависит от ресурса воли, который можно понимать как энергию наездника. Этот ресурс исчерпаем, и, когда он заканчивается, эмоции берут верх, способность управлять собой пропадает и человек заходит в соцсеть или отправляется болтать с коллегами.

При этом прокрастинация, не являясь истинным отдыхом, не только не помогает возобновить запас энергии, но и ускоряет ее расход. Для восстановления автор книги рекомендует выпить немного фруктового сока, выполнить простую физическую работу или совершить пятиминутную прогулку в одиночестве, в результате чего, по его мнению, энергия вернется, а эффективность повысится.

Ресурс воли можно сравнить с мускулом, и, как мускул, его можно тренировать. Для этого автор книги предлагает разбить вызывающие эмоциональное отторжение обязанности на малые составляющие и выполнять их поэтапно, постепенно увеличивая размеры преодолеваемых препятствий и таким образом побеждая изначальный паралич решения, мешающий взяться за большую проблему. Я не готов вслед за Людвигом рекомендовать такой метод для всех случаев жизни, но при определенных обстоятельствах он может помочь.

Для упрощения отслеживания выполнения неприятных дел удобно вести контрольный список, в котором обозначаются запланированные на день обязательства перед собой и отмечается их выполнение.

Это помогает визуализировать успехи и неудачи, стимулировать себя. В таком списке могут быть самые разные вещи – от утренней пробежки до выполнения неприятной работы. Если каждый день напоминать себе, какие навыки желательно выработать, это постепенно приведет к их реальному развитию.

И один из самых эффективных методов самоуправления – правильное планирование.

Можно воспользоваться способом, который Людвиг называет «сделать сегодня»: выписать задачи в произвольном порядке на лист бумаги, цветом выделить уровень приоритетности каждой из них и стрелками определить порядок выполнения, перемежая сложные вопросы с простыми и учитывая требуемое время. После этого надо сосредоточиться на первой задаче, а решив ее, зачеркнуть и перейти к следующей. Важная оговорка: этот способ будет работать только в идеальном мире, где мы правильно оцениваем собственные возможности и требуемое время, а новые срочные проблемы не возникают из ничего.

Поэтому организация дня по способу «сделать сегодня» должна дополняться ведением хорошего планировщика-ежедневника, в котором найдется место для графика работы, перечня задач с указанием приоритетов, плана на перспективу, контрольных листов по отдельным проектам и многого другого.

На закрепление навыков саморегулирования плохое влияние оказывают негативные эмоции, неудовлетворенность, неудачи. Если провалы происходят серийно, есть риск к ним привыкнуть и перестать пытаться что-то изменить. Чтобы бороться с этим, надо ориентироваться на светлое будущее, а не мрачное прошлое. А если и смотреть на прошлое, то стараться видеть в нем светлые моменты.

Если каждый день записывать хотя бы три хороших события, происшедшие сегодня, то, глядя на этот список завтра, вы поднимете себе настроение и укрепите ресурс воли.

В ходе войны с прокрастинацией принципиально важно объективно оценивать себя и свои возможности. Для борьбы с необъективностью нужно постоянно повышать свое образование, не полагаться исключительно на интуицию, развивать критическое мышление, искать не только подтверждения своих мыслей, но и их опровержения. И главное, нельзя быть упертым догматиком, всегда надо помнить, что вы можете быть неправы.

Книга Петра Людвига – удобный и компактный учебник по борьбе с самим собой. Очень большое место в «Победи прокрастинацию!» отведено инфографике, схемам и образцам предлагаемых инструментов, что помогает усвоению материала и его практическому применению. Неэффективное расходование времени, отягощенное российской привычкой к рефлексии, – одна из главных проблем наших дней. Ее решение – задача, с которой необходимо разобраться каждому, причем разобраться самому – за вас этого не сделает никто. И помощь, которую предлагает Петр Людвиг, не помешает.