Текст книги "Диплом есть – что дальше? В помощь начинающему бухгалтеру"

Диплом есть – что дальше?
В помощь начинающему бухгалтеру
Татьяна Лешукова

Фотограф Борис Агафонцев

© Татьяна Лешукова, 2017

© Борис Агафонцев, фотографии, 2017

ISBN 978-5-4474-9904-4

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Глава 1. Почему я пишу эту книгу?

Давайте знакомиться. Я – Лешукова Татьяна, из прекрасного старинного русского города Кострома. Счастливая мама и бабушка.

По просьбе детей оставила работу и занялась воспитанием внуков, ведь, по большому счету, самое главное в этой жизни – семья, и им ты нужнее.

Приходит время, когда начинаешь задумываться о смысле жизни и о своем предназначении. Так ли ты жил, тем ли занимался, всё ли задуманное осуществил? И хочется совершить что-то ещё, чтоб тебя запомнили, оставить свой (хоть и маленький) след на этой Земле.

Так и родилась идея написать эту книгу – появилось желание поделиться, передать часть своего многолетнего опыта вам, молодые талантливые бухгалтеры, помочь избежать ошибок в начале того трудного и ответственного пути, который вы для себя избрали.

Вся моя трудовая биография, так или иначе, связана с бухгалтерским учетом. Когда пришла пора выбирать ВУЗ, особых сомнений не было – конечно в экономический – ведь мама всю жизнь проработала экономистом, и папа преподавал экономику, а любимый предмет в школе – математика.

Но так вышло, что экономистом поработать так и не довелось.

По распределению попала в вычислительный центр, чему я была несказанно рада. На тот момент любимой дисциплиной для меня стала вычислительная техника. И начала я осваивать языки программирования, а мастерство свое оттачивать на бухгалтерских задачах, ведь в этой области у нас непочатый край для автоматизации. Наш бухгалтерский учет постоянно меняется, совершенствуется, приближаясь к мировым стандартам. Ещё в 90-х годах прошлого века нас знакомили с системой национальных счетов, разработанной экспертами ООН в 50-х годах, и планировалось, что к 1995 году мы перейдем на международную систему учета. Но лишь только сейчас наметились изменения в эту сторону, стали разрабатываться и вводиться стандарты МСФО.

В 90-е годы произошло и мое знакомство с фирмой 1С, мне понравились её универсальные программы, которые можно было настроить под нужды любого заказчика. Я стала пропагандировать и внедрять эти программы в разных отраслях. Это была Бухгалтерия версии 5.0. А следом пошли 6.0, 7.5, 7.7… Последние версии 8.0 и выше я уже осваивала как пользователь, сменив сферу деятельности и став главным бухгалтером в малом бизнесе. Я занималась индивидуально с каждым бухгалтером на его рабочем месте, настраивая программу под особенности предприятия. Меня приглашали вести занятия на курсах повышения квалификации, обучать учащихся колледжа по очной и заочной формам обучения. А потом и сама стала работать бухгалтером в нескольких организациях сразу.

Я помогла многим, хочу помочь и вам в практическом освоении программы и вашем становлении как бухгалтера малого бизнеса. Ведь не секрет, что получив профильное образование, наполнив себя теоретическими знаниями, на практике мы не знаем, с чего начать, и как правильно сделать так, чтоб в итоге программа сама сформировала достоверную отчетность. Да и вообще много нового ожидает нас в работе бухгалтера сегодня. Вы должны быть и кадровиком, и кассиром, и юристом одновременно, уметь правильно общаться с руководителем, клиентами, контролирующими органами. Как тут на первых порах не растеряться. Поэтому начнем решать задачи по мере их возникновения.

Первая проблема, с которой сталкиваются молодые специалисты, закончив колледж или ВУЗ, это трудоустройство. Вот именно о нем мы и поговорим в следующей главе.

Глава 2. Куда устроиться на работу?

С 1 июля 2016 года при приеме на работу работодатель обязан руководствоваться профессиональными стандартами, в которых обобщена информация о требованиях к знаниям и навыкам, образованию и опыту работы.

Чтобы соответствовать требованиям профессионального стандарта для должности «Бухгалтер», необходимо наличие диплома о среднем специальном образовании по направлению «Экономика и управление».

Если нет профильного образования, можно устроиться помощником бухгалтера, получить дополнительное профессиональное образование по специальным программам. И только через 3 года вы сможете получить должность бухгалтера. В обязанности помощника и бухгалтера входит ведение бухгалтерского учета – принятие к учету первичных документов, группировка и обобщение фактов хозяйственной деятельности.

Главный бухгалтер составляет и представляет финансовую и налоговую отчетность, проводит финансовый анализ, бюджетирование и управление денежными потоками. Для этой должности и требования выше:

– высшее или среднее профессиональное образование;

– и опыт – не менее пяти лет из последних семи календарных лет работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо аудиторской деятельностью, при наличии высшего образования – не менее трех лет из последних пяти календарных лет.

Это в большей степени относится к главным бухгалтерам в открытых акционерных обществах, страховых организациях, негосударственных пенсионных фондах и некоторых других. В малом же бизнесе функции единственного бухгалтера, называемого тоже главным, не столь обширны, хотя он сам ведет и составляет бухгалтерскую и налоговую отчетность, и требования к его знаниям и умениям скромнее. Поэтому и применение профстандартов для малых предприятий носит скорее рекомендательный характер.

Помните также, что многие работодатели при приеме на работу устраивают собеседование, проводят тестирование. В интернете есть много тестов для бухгалтеров – даже с ответами – поэтому предварительно потренируйтесь.

Предпочтение в трудоустройстве отдается тем кандидатам, у которых не только высокий уровень знаний в области бухгалтерского и налогового учета, но и развиты такие качества, как:

• Ответственность и организованность. Бухгалтер не имеет права забывать или терять документы, он должен следить за сроками отчетности.

• Честность, порядочность, добросовестность. По складу характера это должен быть молчаливый сдержанный человек, не имеющий склонности к разглашению информации.

• Бухгалтер должен иметь математические способности. Человеку на этом рабочем месте постоянно приходится иметь дело с цифрами, и ошибка в счете дорого стоит – в прямом смысле слова.

• Должна быть хорошая память. Работа с документами требует высокой концентрации внимания и усидчивости.

Кстати, если вам не присущи эти качества или вас напрягает монотонная рутинная работа с бумажками, может, стоит сразу подумать о смене вида деятельности, или подобрать смежную область, где пригодятся знания бухучета (например, внедрение программ 1С). Ведь нелюбимая работа – это неудовлетворенность жизнью, заниженная самооценка, отрицательные эмоции, потеря энергии и как результат – ухудшение здоровья. Я просто обязана вас предупредить, зная, сколько бухгалтеров чувствуют себя не на своем месте. Именно сейчас у вас есть шанс заняться другим (любимым) делом. Подумайте хорошенько…

Итак, вы твердо решили, что хотите стать профессионалом в бухгалтерии, вам это нравится и сулит хороший доход в будущем. Тогда смело звоните по всем предложениям о работе, не отказывайтесь от собеседований и встреч. Никогда не знаешь, где найдешь – где потеряешь. Всем нужен опытный бухгалтер, со стажем. Как быть? – Начать нарабатывать стаж.

У вас есть несколько путей:

1) Вас могут взять бухгалтером на крупное предприятие на определенный участок учета. Ваши перспективы: освоите в совершенстве эти операции, повторяющиеся изо дня в день. Если будете прекрасно справляться и при удачном стечении обстоятельств, могут перевести на другой – более ответственный участок. Непосредственный ваш руководитель – главный бухгалтер, и всё будет зависеть от его отношения к вам.

Такой расклад вас может устроить, если вы быстренько соберетесь в декрет. Пока вы успешно воспитываете ребенка (а лучше двух подряд), – ваш стаж растет. Далее все зависит от ваших амбиций: возвращаться на предыдущее место или подыскать что-то другое. Но не забывайте, что стаж и опыт – вещи разные. Так что набирайтесь опыта – и желательно под руководством мудрого наставника. Не советую менять сферу деятельности, т.к. бухгалтер у нас профессия востребованная и хорошо оплачиваемая. Помните, что самый сложный и ответственный участок – это, конечно же, учет заработной платы. На нем построена основная отчетность в Пенсионный фонд, ФСС. Если вы его освоите, то можете смело отправляться в свободное самостоятельное плавание. С остальным справитесь.

2) Можно устроиться в центры помощи предпринимателям по сдаче отчетности – их много сейчас. Возьмите несколько предпринимателей с ЕНВД. Это самая легкая форма налогообложения для ведения бухучета. Хорошо подойдет и упрощенка – 6% от дохода, меньше заморочек. Занимайтесь и набирайте стаж и опыт. Рядом будут коллеги, с ними можно всегда посоветоваться и получить помощь.

3) Если вас кто-то приглашает на работу бухгалтером в малый бизнес (небольшое ООО или ИП) – ни в коем случае не отказывайтесь, а смело беритесь за дело. Не боги горшки обжигали… У вас появляется шанс стать сразу главным бухгалтером со всеми вытекающими… Вы за один год освоите все участки – от ведения кассовой книги с выпиской расходных и приходных ордеров, до начисления налогов и перечисления их в бюджет, защитой вашей работы перед проверяющими органами. Теперь вы будете подчиняться только руководителю предприятия, и уже он станет прислушиваться к вашему мнению – так что не подкачайте.

Итак, у вас есть работа. Что дальше? О первых шагах читаем в следующей главе.

Глава 3. Первые шаги

Не будем рассматривать здесь случай, когда вы только винтик в работе механизма бухгалтерии, а есть главный бухгалтер, который и отвечает за слаженную работу всего механизма. С любым вопросом можно обратиться к нему за советом и помощью.

Эта книга для тех, кто рискнул взять на себя всю ответственность и сам движется к вершине успеха.

Следующая ваша задача – как правильно спланировать свою работу и ничего не упустить. Известно, что незнание законов не освобождает от ответственности. Поэтому сразу ставим всё на контроль.

1) Первым делом необходимо оформить свой трудовой договор. Очень может быть, что раньше ваш босс справлялся сам или бухгалтерская фирма сдавала за него все необходимые отчеты. А теперь он решил расширить свой бизнес и взять бухгалтера. Трудовой договор придется разработать самостоятельно. Найти образец в интернете и проверить соответствие частей договора Трудовому Кодексу. Особое внимание обратите на свои обязанности, ведь что вы там пропишете, то и будете исполнять за тот оклад, который укажете. Кстати, при разработке должностной инструкции бухгалтера, обратитесь к профессиональному стандарту – здесь он незаменим. Укажите только те трудовые функции, которые реально необходимы на данный момент. Тогда при расширении объема работ и возложении на вас дополнительных обязанностей появится возможность составить дополнительное соглашение к договору с соответствующей доплатой или увеличением оклада. Подумайте о себе сами, ведь наше государство только увеличивает нагрузку на бухгалтеров, а руководители редко об этом задумываются. Вы по уши увязнете в работе, а вам скажут, что мы же с вами сразу договорились об оплате – какие могут быть претензии? Не повторяйте моих ошибок. Именно это в большей степени явилось причиной моего раннего ухода на пенсию: работаешь – работаешь, объемы всё растут, а зарплата 8 лет без изменений. (Это так, лирическое отступление – но очень важное!) Помните, что разговор о повышении зарплаты лучше вести после сдачи годового отчета и анализа реальных возможностей (успешно поработали и получили прибыль).

В трудовом договоре обязательно прописываются все реквизиты работодателя. И тут мы плавно переходим к нашему следующему пункту.

2) Обязательно найдите все учредительные документы и важные бумаги: Устав, свидетельства ИНН, ОГРН, копия паспорта руководителя, банковские реквизиты, уведомление о переходе на УСН, заявление о постановке на учет как плательщика ЕНВД, коды статистики, выписки из ЕГРЮЛ, сообщения о постановке на учет в Пенсионном фонде и ФСС…

В дальнейшем вам это очень поможет и ускорит вашу работу.

Эти документы часто запрашивают не только официальные органы, но и поставщики, покупатели при заключении договоров. Пусть они будут под рукой!

3) Регистрация во внебюджетных фондах. Если оказалось, что вы первый работник у ИП, то не позднее 30 дней надо зарегистрировать в Пенсионном фонде ИП как работодателя, который собирается платить зарплату своим работникам и перечислять за них взносы. Если это не сделать, то грозит штраф – 5000 руб. (на текущий момент – 2016 г.) То же самое касается и ФСС. Советую процедуры регистрации в фондах не пускать на самотек и не посылать туда руководителя, а съездить самой, всё разузнать, записать, подготовить документы за подписью и печатью ИП (если есть). И только после этого можно доверить руководителю отвезти бумаги – с четким указанием адреса, кабинета и лица, кому передать. Или съездить с ним вместе.

Для ООО. Организация должна быть зарегистрирована в Пенсионном фонде и ФСС сразу, как встала на учет в налоговой инспекции, не зависимо от наличия работников. Проверьте присутствие этих уведомлений. Если не нашли – бегом в фонды – регистрироваться.

4) Если предприниматель или организация открыли расчетный счет в банке, то они обязаны сообщить об этом в налоговую, Пенсионный фонд и ФСС в течение 5 дней, иначе опять штраф – 5000 руб. В последнее время банк сам стал сообщать в ИФНС, но лучше подстраховаться.

И вообще. Если грядут какие-то изменения (смена руководителя, смена адреса…), то первым делом – в интернет – задаем вопрос и проверяем последствия и необходимые действия. Обо всех существенных изменениях надо уведомлять налоговую и внебюджетные фонды, иначе штрафных санкций не избежать.

5) Важно знать и соблюдать требования Федерального закона от 27.07.06 №152-ФЗ «О персональных данных». Проверку защиты информации осуществляет Роскомнадзор. На предприятии должно быть разработано Положение о персональных данных, регулирующее порядок получения, хранения, передачи и использования персональных данных, а также гарантии по их защите. При приеме на работу надо взять письменное согласие работника на обработку его персональных данных.

Штрафы за нарушение правил работы с персональными данными составляют 5000—10000 рублей для организации и 500—1000 рублей для ее должностного лица – за каждое допущенное нарушение. За разглашение персональных данных ответственный работник может быть оштрафован на сумму от 4000 до 5000 рублей.

Надо помнить о существовании таких санкций и не допускать подобных нарушений.

А теперь поговорим непосредственно о бухгалтерской работе. О том, как всё успеть.

Глава 4. План – всему голова

Записываем на календаре важные события (например, 10– ЗП и 25– аванс, 30-компенсация за а/м). Для сдачи отчетности указываем не сами сроки, а даты чуть раньше (например, 8-ФСС, 15-ЕНВД) – планируемые, с запасом, чтобы можно было успеть исправить ошибки, в случае чего. Здесь же указываем время и место семинаров (например, 10—00 налоговая, 13—00 1С). И другие важные события. Это должен быть ваш личный рабочий календарь.

Каждое утро переводите день-рамочку и вспоминаете, что на сегодня запланировано. Конечно, можно воспользоваться и настольным перекидным календарем (но стол обычно завален бумагами) или ежедневником, если вам удобнее. Главное, чтоб ни одно событие не пропустить. Отрываем лист календаря – и тут же переписываем все важные события на новый месяц. Так уж точно ничего не забудешь. Это ваш стратегический план на месяц (квартал).

А теперь важно спланировать рабочий день.

Первое, с чего начинается каждый день – это связь с банком (заехать, позвонить, а ещё лучше воспользоваться электронным каналом посредством Клиент-Банк), если конечно у вас открыт счет в банке. И уже зная, от кого поступили деньги, можно планировать заказ товара. По общей сумме на счете можно решать, хватит ли денег на налоги и зарплату, и что предпринять. Важно помнить и донести до начальства, что нельзя переносить срок выплаты, кровь из носа, крутись, как хочешь, а деньги изыщи. И придумать это надо вам. Брать кредит – это крайний случай, ведь придется отдавать с процентами. Лучше оформить беспроцентный займ у своего учредителя. А ещё предпочтительней – потрясти должников или продать товар (услуги) новым клиентам.

Далее – работа в бухгалтерской программе – занесение выписки банка, оформление кассы за вчерашний день, проверка – не превышен ли лимит и не пора ли сдать наличку в банк, ввод поступивших накладных, выписка документов на реализацию… Дел много. Чтобы всё успеть, научитесь делегировать отдельные функции другим. Например, менеджер по продажам успешно справится с составлением договора, выпиской накладной, акта. Надо только прописать эти обязанности у него в трудовом договоре и научить его правильно это делать, чтоб не исправлять потом. Лучше составить один раз подробную инструкцию. Она пригодится вам при смене работника. Впрочем, ошибки все равно вылезают, и править их приходится при закрытии месяца. Если менеджер толковый, то ему можно поручить и ввод товара по накладной – ведь продавать придется ему. Естественно, такой расклад подразумевает наличие ПК у менеджера и сети между всеми ПК, чтобы одновременно работать в одной программе.

Важно выделить время для просмотра почты, бухгалтерских новостей и самосовершенствования. Это можно сделать в перерыве между двумя важными делами или выкроить час в конце рабочего дня.

Ну, а последним действием, перед уходом домой, должно быть снятие отчета по кассе, если у вас имеется кассовый аппарат и вы сами на нем пробиваете чеки.

И ещё одно, не менее важное замечание. Планируйте заранее свой отпуск. Конечно, на предприятии должен быть ещё в декабре составлен график отпусков. Но в небольших коллективах обычно отпуска берут спонтанно, когда потребуется. Руководитель должен знать, когда у вас отдых, и быть на месте в эти дни. Специфика труда единственного бухгалтера не позволяет нам брать отпуск целиком. Во-первых, потому, что нельзя оставить предприятие без вашего контроля, во-вторых, накопится слишком много дел, которые за вас никто не сделает.

Я обычно планировала основной отпуск с 11 по 24 августа (2 недели между ЗП и авансом), остальное брала отгулами в удобное и нужное время. На бумаге оформляла весь отпуск целиком – в августе. На время отпуска писала подробную инструкцию для директора и менеджера. Их основной задачей было следить за лимитом кассы и вовремя сдавать деньги в банк. Остальные бумаги ждали меня в специальной коробочке, которую потом я разгребала после отпуска.

Да, всплыла в памяти одна история. Это было на заре моей бухгалтерской карьеры. Я ушла из органов Госстатистики, где возглавляла бюро программирования, и перешла тогда в ближайшую к дому аптеку (к моему клиенту). Взяли меня бухгалтером по зарплате (штат аптеки и аптечных пунктов составлял 100 с небольшим чел.) и по совместительству программистом. Аптека была федерального уровня. Приходилось постоянно что-то анализировать, мониторить, отчитываться, прогнозировать. Это была моя задача программиста. В то время (2001г.) только начали вводить ЕНВД, и аптекам пришлось совмещать 2 режима – ОСНО и ЕНВД. Изучение нового режима налогообложения, деление всех затрат между режимами, отчетность по ЕНВД легли на мои плечи. Работы было много. Бухгалтерия состояла из 4-х человек. В 17—00 все вставали и шли домой, а я оставалась до закрытия аптеки. Вечером приходила моя дочь-студентка, вводила льготные рецепты по написанной мной программе. Всё было прекрасно до тех пор, пока через несколько лет я не наработала стаж и не получила право на надбавку 30%. Тогда и возник конфликт с работниками бухгалтерии. – «А что это у неё зарплата будет больше, чем у других. Давайте тогда снимем совместительство программиста, у нас и так уже всё автоматизировано. А то, что она часто задерживается – так плохо работает, не успевает»…

Не хотелось терпеть несправедливость и косые взгляды, и я уволилась – ушла в никуда.

Представляете, что значит остаться без работы в 46 лет? Ходила в организации, занимающиеся внедрением 1С – говорят – Вы нам по возрасту не подходите, нам нужны молодые мальчики для разъездных работ. Статистика готова была взять меня назад, но было неудобно – ведь ушла по собственному желанию.

И в этот момент подруга предложила: «В соседней организации нужен главный бухгалтер, пойдешь? На первых порах помогу».

Так я стала главным бухгалтером. Страшно. Ведь бухучет проходила 25 лет назад. Кстати, изучая его в институте, думала – если буду бухгалтером, то только главным. Вот и получи! Мечты сбываются…

Это была справочная телефонная служба, частная, на упрощенке (доходы минус расходы) со штатом 20 человек. Опять же и УСН только ввели, все только начали осваивать этот режим, специалистов не было. «Организация небольшая, учет не сложный – достаточно работать полдня, справитесь» – заверила меня директор. Условия работы меня устроили. Программа 1С, несколько справочно-информационных систем – Консультант, Референт. Не удивительно, что с моим рвением к работе и желанием всё познать, я просиживала на работе целый день. И все к этому так привыкли, что когда я через два года нашла подработку и стала через день уходить с обеда, все были в полном недоумении – почему?

Отсюда выводы: если подразумевается работа на полставки, то и работайте полдня – как положено, чтоб не возникало недоразумений и недовольств. Ваши переработки никого не интересуют (и тем более не оплачиваются).

Кстати, после года моей беготни с подработками из одной компании в другую, молодой человек, обновлявший в организации справочную систему Референт, предложил мне работу в открывающемся у нас московском филиале по обслуживанию кассовых аппаратов, где ему обещали место директора. И я перешла туда, где благополучно доработала до пенсии. А тот молодой человек с моей помощью стал успешным предпринимателем, открыл ИП и несколько организаций. Я ему очень благодарна за доверие. Думаю, что это взаимно.

Работа бухгалтера подразумевает постоянное обучение, надо быть в курсе последних изменений и ничего не упустить. Об этом должен знать руководитель и не препятствовать учебному процессу, понимать, что это всё для его же блага. Об этом и пойдет речь далее.