Текст книги "Новейший самоучитель работы на компьютере"

Часть 3
Компьютер как помощник в офисе

Глава 9
Работа с текстом

♦ Набор текста.

♦ Печать текстов.

♦ Форматирование текстовых документов.

♦ Вставка рисунков, таблиц и других объектов.

Для набора и распечатки текстовых документов существуют специальные программы – текстовые редакторы.

Их можно условно разделить на две группы. Первая группа – это простые программы, в которых можно разве что набрать и распечатать текст. Вторая – более сложные программы, позволяющие оформить текст более разнообразно: выбрать шрифт, цвет, размер, разместить в тексте иллюстрации и т. д.

Основные правила набора текстов общие и для обычных редакторов, и для более сложных программ. Рассмотрим их на примере простейших текстовых редакторов.

Самый простой из них, входящий в стандартную поставку Windows XP, называется Блокнот (рис. 9.1).

Рис. 9.1. Окно программы Блокнот.

Работать в простом текстовом редакторе совсем не сложно. В нем можно создавать текст, исправлять его, делать вставки и т. д. Переместить курсор в начало текущей строки можно с помощью клавиши Home, а клавишей End – в конец. Переместить курсор можно двумя способами: используя клавиши управления курсором или щелкнув мышью в нужном месте. С помощью сочетания Ctrl+Home можно перейти в начало всего текста, а нажав Ctrl+End – в конец. Чтобы передвинуть курсор на одно слово вперед или назад, нажмите Ctrl совместно с клавишами ← и →. Клавиши Page Up и Page Down перемещают курсор на условную страницу назад или вперед.

Чтобы выделить часть текста, используйте Shift вместе с клавишами управления курсором (рис. 9.2). Можно и проще: провести по ней мышью с нажатой левой кнопкой. Для выделения всего текста нажмите Ctrl+A.

Рис. 9.2. Выделенный текст.

Копировать и переносить текст можно, пользуясь буфером обмена.

Сочетанием клавиш Ctrl+C вы можете скопировать выделенный текст в буфер обмена, а нажав Ctrl+V – извлечь его оттуда и вставить, куда потребуется. Но если вместо Ctrl+C нажать Ctrl+X, то текст будет только перенесен в буфер обмена. В этом случае он исчезнет с экрана. Если его надо просто удалить, нажмите клавишу Delete или Backspace.

В программе Блокнот сочетание Ctrl+G позволяет быстро переместить курсор в строку с заданным номером. Для этого нужно ввести этот номер в открывшемся диалоговом окне (рис. 9.3).

Рис. 9.3. Окно Переход на строку.

При необходимости можно указать программе длину строки, по достижении которой строку следует автоматически переносить. Для достижения этого в программе Блокнот достаточно в меню Формат установить флажок Перенос по словам. При этом длина строки определяется автоматически и зависит от ширины окна в данный момент.

Настройки программы позволяют выбрать шрифт по вашему усмотрению. Для этого выберите в меню Формат пункт Шрифт – и любой из имеющихся в системе шрифтов в вашем распоряжении (рис. 9.4).

Рис. 9.4. Окно настроек шрифта.

Если вам надо найти конкретное слово или сочетание в документе, нажмите Ctrl+F, введите в открывшемся окне в поле поиска искомое слово и нажмите кнопку Найти далее (рис. 9.5).

Рис. 9.5. Окно Найти.

Если при этом установлен флажок С учетом регистра, то в процессе поиска будут учитываться и прописные и строчные буквы. Как правило, поиск производится с того места, где находится курсор и до конца документа. Если же вы хотите произвести поиск в обратном направлении, то установите переключатель Направление в положение Вверх. Чтобы осуществить повторный поиск слова, которое вы только что искали, нажмите клавишу F3.

В настоящее время распечатка набранного текста на принтере стала достаточно простой операцией. Если у вас в системе установлен принтер и вы настроили его драйвер, то никаких проблем с распечаткой документов у вас возникнуть не должно. Просто выберите функцию печати в той программе, в которой текст был набран.

В разных программах диалог печати документа может выглядеть по-разному. Но есть общие, базовые возможности, которые можно найти во всех программах. Например, на рис. 9.6 показано, как выглядит диалог печати в текстовом редакторе Блокнот. Чтобы открыть его, выберите в меню Файл пункт Печать.

Рис. 9.6. Окно печати в программе Блокнот.

В верхней части окна расположена область Выберите принтер, которая позволяет выбрать для печати один из установленных в системе принтеров. Здесь же имеется и значок Установка принтера, соответствующий такому же пункту на Панели управления и позволяющий установить драйвер нужного принтера в систему, если это не было сделано ранее.

Если в системе установлено несколько принтеров, то при открытии диалога печати вы увидите, что принтер, указанный как устройство по умолчанию, уже выделен. Можно либо согласиться с этим, либо выбрать иной принтер щелчком мыши на другой картинке.

При установке флажка Печать в файл вся информация, предназначенная для принтера, будет записана в файл, имя которого вы укажете после нажатия кнопки Печать. Впоследствии этот файл можно будет распечатать на данном принтере даже при отсутствии его драйвера – достаточно будет просто дать команду копирования файла в параллельный порт, к которому подключен принтер.

Однако указанный способ используется только в том случае, если необходимо распечатать файл в другом месте при отсутствии драйвера принтера. В обычных случаях флажок Печать в файл должен быть снят.

Если вам необходимо распечатать документ на сетевом принтере или принтере, подключенном к другому компьютеру локальной сети, и этот принтер отсутствует в секции Выберите принтер, нажмите кнопку Найти принтер: откроется окно (рис. 9.7), в котором можно либо ввести сетевое имя принтера, либо выбрать его из списка принтеров сети.

Рис. 9.7. Окно Подключение к принтеру.

Указать, какую часть документа следует распечатать, можно в области Диапазон страниц, установив переключатель в одно из четырех положений:

♦ Все – весь документ;

♦ Выделение – выделенная область;

♦ Текущую страницу – текущая страница, на которой в данный момент находится курсор;

♦ Страницы – страницы в определенном диапазоне, который вы указываете в специальном поле.

Диапазон страниц указывается либо через дефис, либо перечислением страниц через запятую. Например, 6-9 означает, что будут напечатаны страницы с шестой по девятую включительно. А такая запись, как, например, 3,5,9, означает, что будут напечатаны только три страницы – третья, пятая и девятая. Можно давать и смешанные указания, например: 2,4,7-15,22-25,44 и т. д., хотя лучше это делать не в программе Блокнот, в которой явная постраничная разметка на экране компьютера отсутствует, а в более сложных.

Обратите внимание на область Число копий в диалоговом окне печати. Здесь в соответствующем поле можно ввести количество копий документа, которое следует распечатать.

Если флажок Разобрать по копиям не установлен, то при печати нескольких копий документа сначала будет напечатано указанное количество первых страниц, затем – вторых и т. д. В противном случае документ будет разобран по копиям: сначала целиком напечатается первая копия всего документа, затем вторая и т. д.

Когда все готово, нажмите кнопку Печать, и документ будет отправлен на печать. Следить за ее ходом можно в окне принтера (рис. 9.8).

Рис. 9.8. Окно очереди печати принтера.

Как правило, такие настройки присутствуют в диалоге печати любой программы.

Программы, предназначенные для ввода форматированного текста, элементов графики, обработки примечаний, создания именного указателя и пр., называют текстовыми процессорами. Практически все они имеют похожий интерфейс, у многих – примерно одинаковые возможности. Наиболее популярна среди таких программ Microsoft Word, входящая в состав офисного пакета Microsoft Office.

Открыв окно редактора Microsoft Word, вы увидите на экране то, что показано на рис. 9.9.

Рис. 9.9. Основное окно программы Microsoft Word.

Место, предназначенное для ввода текста, разделено на виртуальные страницы, куда можно поместить курсор и ввести текст так же, как в простом текстовом редакторе.

В нижней части окна расположена информационно-установочная строка, в которой отображаются текущие параметры ввода текста. Обычно вводится в режиме вставки символов: при вводе символов в середину текста все последующие символы сдвигаются вперед.

Перейти в режим замены символов можно двумя способами: два раза щелкнув мышью на надписи ЗАМ либо нажав клавишу Insert. При этом становиться активной в статусной строке надпись ЗАМ. Повторный двойной щелчок мышью на этой надписи или нажатие Insert возвращает в режим вставки.

Для изменения масштаба отображения текста в программе Microsoft Word предназначен раскрывающийся список, который находится на панели инструментов (рис. 9.10). Из него можно выбрать одно из стандартных значений масштаба (в процентах) или, поместив туда курсор, ввести произвольное с клавиатуры.

Рис. 9.10. Раскрывающийся список для задания масштаба.

Ввод текста в данной программе осуществляется так же, как в простом текстовом редакторе Блокнот. Операции перемещения курсора и выделения текста идентичны. Выделенный текст можно скопировать в буфер обмена с помощью сочетания Ctrl+C, вырезать – с помощью Ctrl+X и вставить – Ctrl+V. Но гораздо удобнее вставлять выделенный текст, используя среднюю кнопку мыши.

Для форматирования выделенного фрагмента текста наиболее часто применяют следующие «горячие» клавиши:

♦ Ctrl+L – выровнять абзац по левому краю;

♦ Ctrl+R – выровнять абзац по правому краю;

♦ Ctrl+E – выровнять абзац по центру;

♦ Ctrl+J – выровнять абзац по ширине страницы;

♦ Ctrl+B – сделать выделенный текст полужирным;

♦ Ctrl+I – сделать выделенный текст курсивом;

♦ Ctrl+U – подчеркнуть выделенный текст;

♦ Ctrl+D – подчеркнуть выделенный текст двойной чертой.

Чтобы настроить формат абзаца, надо установить на нем курсор и выбрать в меню Формат пункт Абзац – откроется окно, содержащее несколько вкладок (рис. 9.11).

Рис. 9.11. Окно для форматирование абзаца.

Здесь можно определять расстояния от края абзаца до поля страницы, слева и справа, величину отступа первой строки, а также установить величину расстояния между абзацами и междустрочного интервала. Междустрочный интервал может принимать как стандартные значения (одинарный, двойной, минимально возможный и пр.), так и произвольные. Если выбрать в раскрывающемся списке междустрочный пункт Точно, то величину интервала можно установить в процентах от значения одинарного интервала.

Чтобы включить в программе Microsoft Word расстановку переносов, выберите в меню Сервис пункт Язык и далее – Расстановка переносов. В открывшемся окне (рис. 9.12) установите флажок Автоматическая расстановка переносов.

Рис. 9.12. Окно Расстановка переносов.

На рис. 9.13 показано окно настройки буквицы, открыть которое можно, выбрав из меню Формат пункт Буквица. Количество символов, которые нужно преобразовать в буквицу, можно ввести в поле высота в строках.

Рис. 9.13. Настройка буквицы.

На панели инструментов программы расположены основные элементы форматирования текста: кнопки горизонтального выравнивания абзацев, курсива, полужирного шрифта и подчеркивания, раскрывающийся список выбора гарнитуры шрифта и т. д.

Изменить шрифт, его размер, начертание (курсив, полужирный, подчеркнутый и т. д.), цвет можно при помощи окна Шрифт (рис. 9.14), которое открывается при выборе пункта Шрифт меню Формат.

Рис. 9.14. Окно Шрифт, вкладка Шрифт.

Чтобы изменить регистр выделенных символов, в области Видоизменение окна Шрифт установите флажок все прописные. В данной области при помощи установки соответствующих флажков можно также изменить расположение выделенных символов относительно других, например, приподнять над остальной строкой или опустить и т. д.

Настроить расстояние между символами можно в том же окне на вкладке Интервал окна Шрифт (рис. 9.15). Для этого в одноименном раскрывающемся списке выберите пункт Разреженный или Уплотненный и рядом в поле введите необходимое значение. Уплотнить текст программа позволит только до разумных пределов.

Рис. 9.15. Окно Шрифт, вкладка Интервал.

Можно также использовать анимацию шрифта. На вкладке Анимация окна Шрифт выберите один из предложенных анимационных эффектов. Пункт (нет) обозначает отмену вашего выбора. К сожалению, анимация будет видна только на экране– на печать анимация шрифта не выводится.

Выбрав из меню Вставка пункт Гиперссылка, можно преобразовать символы в гиперссылку или удалить ее. Гиперссылка начинает работать, если в поле Адрес есть какие-нибудь символы. В этом случае она выделяется так же, как в браузере – синим цветом и подчеркиванием. При наведении мыши на гиперссылку меняется вид указателя мыши, а при щелчке – открывается указанный файл с локального диска или из Интернета. Существуют и дополнительные возможности настройки гиперссылок.

Есть также другие приемы форматирования текста. Например, если надо разбить весь текст на колонки независимо от того, на какой странице он находится, выберите в меню Формат пункт Колонки (рис. 9.16).

Рис. 9.16. Настройка колонок.

В открывшемся окне можно выбрать одну из настроек, щелкнув на соответствующем квадрате в верхней части окна либо введя нужное число в поле Число колонок. Ширина каждой колонки и расстояние между ними устанавливается в области Ширина и промежуток.

Во всех программах такого класса, как Microsoft Word, есть средства управления стилями.

ПРИМЕЧАНИЕ.

Стиль – это набор атрибутов текста, которые можно одновременно применить к какому-либо текстовому объекту.

На панели инструментов есть раскрывающийся список абзацных стилей, которые можно применить ко всему абзацу: достаточно установить на нем курсор и выбрать из списка нужный стиль. Но чаще всего в этом списке перечислены только те стили, которые уже применялись в текущем документе. Для операций с остальными предназначено специальное окно управления. Чтобы открыть его, выберите пункт Стили и форматирование в меню Формат. В правой части экрана откроется область Стили и форматирование (рис. 9.17). В окне перечислены все имеющиеся стили.

Рис. 9.17. Область Стили и форматирование.

Для применения к объекту (абзацу, символу и пр.) какого-либо стиля из списка достаточно щелкнуть на нем мышью. При щелчке правой кнопкой мыши на названии стиля появится контекстное меню, содержащее Изменить – отредактировать выбранный стиль и Удалить (безвозвратно). Последняя команда неприменима к стилям, входящим в программу.

Нажав кнопку Создать стиль, вы попадете в окно (рис. 9.18), в котором нужно ввести имя стиля, имя следующего стиля (автоматически применяемого к следующему абзацу или другому объекту) и его категорию. Выбрать нужное сочетание параметров можно из раскрывающегося меню Формат в нижней части окна. Произведя все необходимые действия, нажмите OK, и стиль будет сохранен и внесен в список.

Рис. 9.18. Окно создания нового стиля.

Если в окне Создание стиля установить флажок Обновлять автоматически, то при изменении стиля автоматически будут внесены изменения во все объекты, отформатированные с его применением.

Для поиска в тексте документа нужного слова или сочетания символов служит окно поиска и замены (рис. 9.19), которое открывается нажатием Ctrl+F. Если надо, чтобы оно сразу открылось как окно замены, используйте сочетание Ctrl+H.

Рис. 9.19. Окно поиска и замены.

Для обычного поиска слова или сочетания символов введите их в поле Найти и нажмите кнопку Найти далее. Если установить флажок Выделить все элементы, найденные в, то станет активной кнопка Найти все. В этом случае программа выделит все найденные сочетания символов в тексте от места установленного курсора до конца документа.

Можно автоматически заменить искомое слово или сочетание. При этом введите в поле Заменить на новое слово или сочетание символов. При нажатии кнопки Заменить программа производит замену один раз, а при нажатии Заменить все – во всем тексте после курсора.

Если необходимо произвести поиск в обратную сторону, нажмите кнопку Больше и затем в раскрывающемся списке Направление выберите пункт Назад.

Искать можно и слово с определенными атрибутами. В программе Microsoft Word для подобных целей в окне поиска имеется кнопка-список Формат. Если надо быстро отменить все дополнительные условия поиска или замены, нажмите кнопку Снять форматирование.

В окне поиска есть также параметр Все словоформы. Если установить данный флажок, то программа будет пытаться найти искомое слово не только в том виде, в котором оно было введено, но и в других формах. Точность такого поиска во многом зависит от качества встроенного словаря программы.

Бывают ситуации, когда надо увидеть, что именно было исправлено в документе (например, при редакторской работе). Сверять при этом два текста (исходный и переработанный) довольно утомительно, особенно при большом объеме. В программе Microsoft Word для этого существует функция записи исправлений.

Для автоматического запоминания исправлений выберите в меню Сервис пункт Исправления. Отображение исправлений (рис. 9.20) можно настроить по своему усмотрению. Если вам необходимы сведения о конкретном исправлении, наведите на него указатель мыши.

Рис. 9.20. Настройка исправлений.

Впоследствии исправления можно утвердить или, наоборот, отменить их.

При работе с некоторыми текстами возникает необходимость вставить иллюстрации. Для совершения этой операции выберите в меню Вставка пункт Рисунок и далее – Из файла и откройте файл нужного рисунка. Поддерживаются все распространенные форматы графических файлов: JPEG, GIF, TIFF, PNG, WMF, EMF, EPS и др.

Рисунок можно разместить в тексте по-разному. В окне его настройки, для вызова которого надо дважды щелкнуть мышью на рисунке, можно установить высоту и ширину рисунка в сантиметрах или процентах (последнее – на вкладке Размер в области Масштаб (рис. 9.21)). Менять размеры рисунка можно, и просто передвигая мышью его края. Если отметить пункт сохранить пропорции, ширина и высота будут изменяться только с сохранением пропорций.

Рис. 9.21. Окно настройки рисунка.

На вкладке Положение можно установить, каким образом текст будет обтекать рисунок:

♦ в тексте – рисунок является одним из символов текста, а не отдельным объектом: он по возможности помещается просто в строке, высота которой увеличивается соответственно;

♦ вокруг рамки – текст обтекает рисунок со всех сторон его рамки;

♦ по контуру – текст обтекает рисунок по его контуру;

♦ за текстом – текст помещается на фоне рисунка, проходя сквозь него;

♦ перед текстом – рисунок заслоняет собой текст.

При этом в области Расстояние от текста (на вкладке Обтекание текстом в окне, которое открывается при нажатии кнопки Дополнительно) можно установить расстояние от текста до рисунка справа, слева, вверху и внизу. В полях Справа и Слева лучше поставить значение, отличное от нуля, чтобы текст не прилегал вплотную к рисунку.

Рисунок можно сделать гиперссылкой или даже системой гиперссылок, щелкнув на нем правой кнопкой мыши и выбрав из контекстного меню пункт Гиперссылка.

Чтобы вставить в текст документа таблицу, выберите в меню Таблица пункт Вставить, а потом – Таблица. Откроется окно, в котором можно указать количество строк и столбцов таблицы и другие параметры (рис. 9.22). Для удобства используйте кнопку Автоформат – программа сама предложит стандартные варианты оформления таблицы, и вам останется только выбрать. Границы ячеек таблицы отображаются по умолчанию.

Рис. 9.22. Окно создания таблицы.

Текст в ячейки таблицы вводится обычным образом, а курсор из ячейки в ячейку можно перемещать клавишей Tab. Поместив курсор в какую-либо ячейку и нажав правую кнопку мыши, вы увидите в контекстном меню пункты настройки таблицы.

Для создания сноски установите курсор в нужном месте текста и выберите из меню Вставка пункт Ссылка и далее – Сноска. Окно параметров сноски показано на рис. 9.23.

Рис. 9.23. Окно вставки сносок.

Здесь можно установить автоматическую нумерацию сносок. В большинстве случаев это удобно, поскольку программа будет сама следить за нумерацией и регулировать ее в зависимости от изменений в документе. Впрочем, сноску можно обозначить любым символом. Но следует указать, обычная ли это сноска или концевая (стоящая в конце документа).

При нажатии кнопки OK в тексте появляется знак сноски. Вид указателя мыши меняется, если его навести на сноску. Если вы дважды щелкнете мышью по знаку сноски, то попадете в конец страницы (или документа), где располагаются сами сноски. После ввода текста дважды щелкните мышью перед номером сноски – курсор вернется в основной текст.

Если сноски не концевые, программа автоматически следит за тем, чтобы текст каждой сноски размещался на той же странице, где и сама сноска. Поэтому при необходимости текст сноски автоматически перемещается на нужную страницу.

Параметры обработки сносок можно настроить по своему усмотрению.

Для удаления сноски достаточно удалить ее ссылку в основном тексте.