Текст книги "Хоум-офис, лофт, коворкинг, мини-офис, нано-офис – это просто. Аренда, покупка – плюсы, минусы, ошибки"

Хоум-офис, лофт, коворкинг, мини-офис, нано-офис – это просто. Аренда, покупка – плюсы, минусы, ошибки
[Библиотека Практичного Человека] @ Серия:: «Это просто!» <LIFEHACKS> # <SKILLS>
Валерий Зимин

© Валерий Зимин, 2016

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Вступление

Перед вами книга «Библиотеки Практичного Человека», из серии «Это просто».

У каждого человека в жизни бывает момент, когда ему приходится делать ч.л. самому и в первый раз. Всегда сложно делать ч.л. впервые, есть опасность ошибиться, загубить дело.

Раньше люди сами набивали шишек, или шли за советом к бывалым. Сегодня новые технологии открывают неисчерпаемые возможности. Стоит зайти в Интернете поисковик и набрать интересующую тему – выйдут тысячи источников информации. Глаза разбегаются от разнообразия. Всего много очень. И тут вспоминается слова отца Брауна, про то, что чтобы спрятать дерево – необходимо посадить лес, а чтобы спрятать мертвое дерево – нужно посадить мертвый лес. Интернет – лес, где очень много всяких «деревьев»: и гнилых и кривых и мертвых и растущих вверх ногами. Есть, конечно, и прекрасные экземпляры. Но если вы никогда не видели настоящего дерева, вам будет сложно выбрать правильное.

Проблема выбора полезной информации в Интернете среди гор мусора может надолго вас отвлечь от самого важного дела, про которое вы хотели все узнать. Конечно, сопоставив все факты из нескольких вариантов, вы сможете найти верный, наверняка. Важно только не принять фейк за верный вариант, а дилетанта или мошенника за эксперта.

Книги нашей серии призваны кратко и точно рассказать о практическом опыте решения конкретной проблемы (а возможно и сопутствующих вопросов) от лица человека, который знает об этой теме не понаслышке. Научился неплохо делать это дело и готов поделиться и рассказать все максимально доступно и наглядно. Конечно, мы не претендуем на истину в последней инстанции и не считаем себя эталоном вкуса и элегантности, но наши опыт и знания помогут любому пытливому уму выбрать правильный для себя вариант и приступить к реализации проекта максимально быстро и точно.

Надеюсь, вам понравится и будет приятно и полезно прочесть эту книгу!

Об авторе

Автор на протяжении десяти лет, является руководителем рекламного агентства и студии дизайна, специализирующейся на разработка логотипов, фирменных стилей, графического дизайна, веб-дизайна, а также рекламы и маркетинга.

Студией реализовано в интересах заказчиков более сотни различных проектов в области графического дизайна и несколько сотен проектов в области веб-дизайна.

Автор имеет богатый опыт работы как в больших офисах, так и в компактных, микроофисах, крохотных офисах, а также работы в т.н. режиме хоум-офиса.

В данной книге речь пойдет о вариантах организации работы и размещения сотрудников, плюсах, минусах, соображениях.

Также отмечу, что автор работал в офисах как в качестве наемного работника, так и в качестве руководителя и работодателя. Эти два качества сильно порой отличаются и что является плюсом для сотрудника, то может быть большим минусом для работодателя и наоборот. Буду стараться выделять этот момент в своих оценках, хотя в большинстве случаев и так будет понятно где и чьи интересы имеются в виду.

Какой такой офис? – общие сведения

Вы слыхали, как поют дрозды? А как лают собаки? Орут коты? Прекрасный офис у Птичьего рынка – специально для вас!

Офис – помещение, где организованы условия для эффективной работы сотрудников компании и ведения ее бизнеса.

Если вы решите налаживать бизнес (именно бизнес, а не кустарную спонтанную деятельность), у вас рано или поздно встанет вопрос с арендой или приобретением офиса.

В офисе сотрудники обеспечивают совместную деятельность организации, в офисе вы принимаете заказчиков и партнеров, проводите переговоры и подписываете контракты.

Вот здесь и возникнут вопросы, какой офис подобрать: размеры, аренда или покупка, месторасположение и др. Далее, если вы не законодатель мод в своей отрасли и не монополист, имеет смысл задуматься об открытия офиса ближе к своим потенциальным потребителям. Например, центры микрокредитования старались открыть точки около рынков (и продавцам удобно и покупателям). С другой стороны, если ваш бизнес не предполагает массового наплыва клиентов и большого количества контактов – то лучше задуматься об офисе в досягаемости от места жительства основной массы ключевых сотрудников, около транспортных развязок, станции метро, итд.

Когда на дорогу в офис уходит по часу и обратно столько же – стоит задуматься, сколько суток в году вы провели в пути. Так я в конце концов и поступил – подыскал офис в шаговой доступности от своего дома, причем поначалу нам не нашлось места в офисном центре – тогда мы за свой счет отгородили кусочек коридора с окном. Помимо варианта ближнего офиса – есть еще и вариант хоум-офиса. Это когда сотрудники работают на дому общаясь через Интернет и координируются с помощью средств связи. Такой вариант хорошо подходит для одних видов деятельности и совершенно неприемлем для других. Кроме того, работать на дому довольно сложно: необходима высокая самодисциплина, ведь много отвлекающих факторов: от телевизора и кровати, до холодильника и компьютерных игр.

Покупать или арендовать офис? – Еще важный вопрос

Два альпиниста из последних сил забрались на вершину горы, сидят, отдыхают, о своих делах говорят…

– Как тебе тот вариант офиса, что я присылал?

– Ха, я что, дурак – на пятом этаже и без лифта?

Тут также многое зависит от типа вашего бизнеса и сферы деятельности. Если ваша деятельность предполагает постоянное посещение постоянных клиентов – желательно чтобы фирма как можно реже меняла свое местоположение. Это особенно важно, если вы занимаетесь продажами массовых потребительских товаров/услуг. Важно наличие в офисе необходимых технических возможностей: телефон, Интернет. Не стоит забывать об удобстве подъезда и наличия парковки. В последнее время среди части компаний в России набирает популярность обустройство офиса в стиле лофт (в заброшенных зданиях цехов или на чердаках – где стоимость аренды не высока). Кафе-рестораны, дизайнеры, дискотеки и клубы, и др. вполне могут так работать.

Еще один вариант – это коворкинг. Например, в одном помещении с рядом рабочих мест располагаются сотрудники нескольких совершенно разных фирм, разных направлений и работающих над совершенно не связанными между собой проектами (грубо говоря, в школе освободилась классная комната, туда приглашают всех желающих, обеспечивая Интернет, стол и стул).

Фирмы в крупных городах могут так экономить на аренде до 50% средств, что особенно важно для проектов с временными творческими командами или стартапов.

Покупать офис выгодно, когда вы уверены, что бизнес у вас будет эффективен и прибылен, особенно, если важна постоянство расположения для клиентов. Вы не платите аренды, только коммунальные платежи, снижая тем самым издержки и затраты. Наличие офиса также удобно для проведении переговоров или деловых встреч с партнерами и соучредителями. Да и когда нужно поработать не отвлекаясь – офис незаменим. В офисе можно хранить громоздкие материалы: бухгалтерские документы, контракты, итд., что не всегда удобно делать дома. С другой стороны, если вы храните документы дома – их не смогут у вас прийти и изъять: по закону жилище неприкосновенно, кроме специальных случаев, когда речь идет о серьезных преступлениях или ваша вина уже доказана.

Порой можно и вовсе обойтись без офиса. Однако, имейте в виду, что если у вас за спиной нет хорошей, заработанной годами труда и десятками проектов, репутации серьезной организации, отсутствие офиса может вызывать сомнения и отпугивать клиентов.

Мировой опыт/Поучительная история

Шеф говорит новому сотруднику:

– Для начала подметите в офисе пол!

– Сэр! Я окончил Кэмбридж! – возмущается тот.

– Вот оно что! – тогда дайте мне веник, и я вам покажу, как это делается!

Бытует мнение, что будущий миллиардер Аристотель Онассис в начале своей деятельности арендовал офис в Нью-Йорке на 5-й Авеню – одной из самых респектабельных и дорогих по аренде улиц, что помогло ему заключить немало выгодных контрактов с серьезными контрагентами. Вот как он описывает, что и как там было в реальности – у Онассиса однажды спросили, в чём секрет его успеха. «Обзаведитесь хорошим адресом», – ответил миллиардер и рассказал, как он, начиная раскручивать свой бизнес в Америке, открыл офис на Пятой авеню. «На самом деле это был только чулан для метелок, – смеялся знаменитый судовладелец, – но всё равно никто туда не приходил, зато на фирменном бланке было ясно сказано „5-я авеню, Нью-Йорк“, а это звучало, и на это был весь расчет».

Престижный адрес – тоже имеет значение, особенно если вы работаете, главным образом, с крупными и респектабельными клиентами.

Обратите внимание! При аренде офиса вы можете сталкиваться с проблемой регулярных переездов, а, как известно «Один переезд равен трем пожарам»! Другой момент, который нужно иметь в виду, что если вы работаете официально – у вас должен иметься юридический и фактический адрес. Налоговая любит, чтобы ее уведомляли постоянно о переездах (смене адреса) и норовит оштрафовать сразу. Кроме того, если вы по к.л. причинам хотите обслуживаться в определенной районной инспекции – необходимо, чтобы ваш юридический адрес был в этом же районе. В общем – есть о чем поразмыслить.

Офисы бывают разные!

Обсуждают в тюрьме кто за что сидит. Очередной и говорит:

– Я на работе окно разбил, 10 лет дали…

– Да ты что… а где ты работал?

– Да, на подводной лодке…

Офисы действительно бывают самые разные: от комнатенки в несколько метров, до огромных палат со всеми возможными и невозможными удобствами…

Автор лично поработал нескольких «разных» офисах:

• в фирме, где были сотни сотрудников и просторные, в несколько этажей офисы;

• в небольшой частной фирме, где офис состоял всего из нескольких комнат;

• в loft-like офисе, являющимся складом партнерской фирмы (а-ля, коворкинг);

• в образцовом офисе 70м2+в технопарке;

• в собственном небольшом, отделанном под себя офисе из одной комнаты на 13м2;

• в офисе 50м2+ без окон;

• в микро-офисе, площадью 5м2 – в отремонтированной курилке;

• в нано-офисе 2,5м2 – сделанном из тамбура коридора;

• и, наконец, в хоум-офисе – 2 раза…

Мне есть что вспомнить, сравнить и чем поделиться… по этому поводу;).

Экспресс-оценка плюсов и минусов различных офисов.

Оценка, конечно условна, поскольку многие плюсы и минусы связаны не столько с размерами офиса, сколько с местоположением, структурой и организацией фирмы. Тем не менее, посмотрите, может чего полезного, неожиданного найдете.

В фирме, где были сотни сотрудников и просторные (в несколько этажей) офисы

Очень тяжело работать в офисе. Во-первых, шумно, отчего трудно сосредоточиться. Во-вторых, все время отвлекают – просят не храпеть.

Работать было весело. Большая фирма, много разных интересных людей. У офиса были прозрачные окна и коридорная система когда все видели что и чем занимается. Места было много. Здание было перепрофилированным, со сделанным аналогом евроремонта, заводским цехом. Удобно было то, что можно было там быстро у нужных людей все узнать, все под рукой: и принтер, и компьютеры, и коллеги. Любые праздники и торжества хорошо организовывать было – столы сдвигались и получался аналог банкетного зала. Плохо было, что все всё слышали и видели. Иногда это мешало – когда одни говорят громко по телефону, а другие обсуждают рабочие вопросы, например.

В том, что и ты и тебя все видели, были как плюсы, так и минусы. Плюсы – дисциплина.

Минусы – после работы мы иногда занимались своими делами – например, делали перерывы на партию в DOOM. Однажды наш начальник едва меня не уволил за эту игру – несмотря на то, что время было уже нерабочее – после 19 часов. Время было такое.

Помимо офиса самого была и инфраструктура: чайная комната, туалеты, душ, итд.

Для руководства были, также, конечно, свои отдельные кабинеты.

В общем, неплохой вариант для плотной сплоченной командной работы в коллективе единомышленников, трудящихся над одной или сходной задачей.

В небольшой частной фирме, где офис состоял всего из нескольких комнат

– Я сегодня прямо как вождь мирового пролетариата!…

– Это как?

– Начальнику сказал, что пошел в бухгалтерию, в бухгалтерии – что к технарям… а сам – в столовку и жрать, жрать…

Были свои плюсы и минусы: компактность всех служб небольшой фирмы. Не нужно ходить с этажа на этаж, чтобы обсудить рабочие вопросы. Аренда офиса и коммунальные платежи ниже, что впрочем, мало волнует сотрудников – это головная боль собственников фирмы/бизнеса.

Немного неудобно, что негде спокойно поговорить с клиентами или знакомыми, не мешая другим. Ты мешаешь другим, другие – тебе. Коридор маленький и если там говорить – мешаешь уже всем;)

Мы летом выходили на улицу – благо была закрытая территория и не сильно шумно.

Все условия были: туалет, кухня, небольшая парковка.

Все у всех на виду, как в любой небольшой фирме. Не больно-то поотлыниваешь и пофелонишь на такой работе!

Офис был грамотно разделен на зоны и комнаты, и там вполне успешно проходили все праздники от дней рождений до Нового Года. Рабочие группы тоже были распределены по комнатам оптимально.

Плохо было то, что для того, чтобы провести клиента нужно было заказывать пропуск. Зато всякой швали не шаталось по территории практически;).

В loft-like офисе, являющимся складом партнерской фирмы (коворкинг)

Звонят из бухгалтерии нашего клиента и говорят, пришлите пожалуйста нам письмо с печатью, что подтверждаете, что мы ошибочно неправильно вам написали в платежке «тонер», вместо «модем»… слова похожие же – оба «ненаши» и непонятные.

Лофт (англ. loft) – это помещения, переоборудованные под офисы (или помещения другого назначения) из индустриальных, промышленных объектов. Зачастую дизайнеры сохраняют стиль исходного помещения.

Я лично сидел в комнатке, переоборудованной под мини склад в офисе партнерской фирмы. Они мне выделили тогда 2х3м площади под компьютер, стол и оборудование, а мы им делали скидку на Интернет. Такой был размен/бартер своеобразный, помнится.

Людей серьезных водить сюда было неудобно, хотя у фирмы для таких случаев был отличный офис в другом районе города.

Хотя, солидные фирмы, порой заезжают в качественно адаптированные лофты целыми фирмами в сотни человек. Порой, это даже и удобно: руководство может сверху, как с мостика смотреть сверху вниз, кто чем занимается и насколько усердно работает. Места много, цена невысокая.

Другой вариант – коворкинг

Вообще, классический коворкинг (англ. coworking) – это когда имеется некоторая инфраструктура: определенное количество оборудованных типовых рабочих мест. Вы приходите и занимаете определенное, закрепленное за вами или вашей организацией, или же первое попавшее (в зависимости от договора). Порой возможна даже почасовая оплата.

Для некоторых компаний это очень удобно: скажем, нанята группа для реализации задачи – например, ч.л. запрограммировать. Держать под временный творческий коллектив постоянные площади – неэффективно. А так – удобно: сделали задачу, сдали проект – все, прекратили арендовать.

Есть и своя опасность: если рядом работают другие коллективы, а программист ваш окажется общительным и не особо ответственным, то он может больше заинтересоваться задачей или зарплатой «соседей» и забросить вашу задачу.

Опять-же, если нет сейфов, то придется каждый день ноутбук и другие аксессуары с собой таскать.

Вам решать и взвешивать все плюсы и минусы.

В образцовом офисе в «Технопарке»

Говорят, в Нью-Йорке продают не офисы или квартиры, а вид из окна…

Подробнее описано в соответствующей части книги. Но это было здорово, с одной стороны, и мучительно больно с другой.

Да, условия были отличные: много места (даже намного больше, чем нам нужно было для 2—3—5 человек), вид из окон, красота и уют. Уборка, круглосуточный доступ… уборщиц даже приучили не выкидывать бумаги с пола… как вам?

Круглосуточный доступ по картам был. Помещения сразу были укомплектованы столами, стульями, компьютерами. Мы туда еще добавили принтеры, серверы, сетевое оборудование. Привезли диванчик, столик чайный, организовали уголок для отдыха «чилл-аут». Кстати, через некоторое время сотрудники распустились и стали пользоваться этим самым местом отдыха едва ли не чаще чем руководство (это не значит что не нужно такое место в фирме – нужно, где гостя чаем напоить опять-же, просто дисциплину нужно устанавливать и сотрудников воспитывать правильно… ну, а если они потрудились на славу – «нехай хоть упьються и печенек до икоты натрескаются» – нам не жалко!;).

Из минусов – рядом было мало парковок. Внутри – крайне дорогая для нас.

Еще была проблема с Интернетом, как это ни парадоксально звучит. Сейчас конечно уже таких проблем не бывает, полагаю.

Еще нам приходилось платить за все 70+ кв. метров, хотя нам бы достаточно было и 25м2.

Система оплаты была регрессивная, грубо говоря, первый год платили 50% от стоимости, второй – 75%, далее 85% и после трех лет нужно было платить либо по полной, либо с другой фирмой проходить конкурс, защищать бизнес-план, проект, итд.

Мы надеялись, что клиентам будет приятно к нам приходить. В реальности, клиентов немного к нам приходило… А крупные самые – те и вовсе больше к себе приглашали: приходите, рассказывайте, нас слушайте и уходите шустро;).

Было много позитивного, но и недостатки и перегибы были: помещения давались как будто не для стартапов, а для готовых коллективов в 15—20 человек.

Еще такая проблемка вспомнилась. В помещениях работала централизованная принудительная вентиляция. Она создавала такой незаметный практически фоновый шум – гул. Это вроде, как бы и не мешало… но когда вечером систему отключали, наступала звенящая тишина и мозги становились такие чистые, чистые – почти горный хрусталь, знаете да? Думать становилось легко и приятно.

Вот так как-то;)

В собственном небольшом, отделанном под себя офисе из одной комнаты на 13м2

Про «офисы»…

– А можно ли открыть свое дело в сорок с небольшим?

– Можно, но лучше в двадцать и с большим!

Это был наш собственный офис.

Отделали его по высшему разряду – «как для себя»; )

Отличное место было, здание выделялось: Прокуратура районная в нем располагалось, остановка транспорта прямо у здания. Вход со двора, место для парковки машины.

В самом здании – чистые коридоры, туалеты.

В офисе вся инфраструктура под 4 рабочих места. Два окна. Жалюзи, итд.

Все было здорово!

Попробовали там поработать. Одна беда была: далеко добираться мне и сотрудникам.

Тратить на дорогу по часу и более туда и потом еще обратно – совершенно не хотелось.

Пришлось отказаться от этой идеи. Решили поступить по-другому: этот офис сдавать, а себе, поближе, арендовать.

Так и поступили.

В офисе 50м2+ без окон

Без окон, без дверей, полна горница людей…

– Офис с «рабами».

Мне также довелось посидеть в офисе без окон. Офис был немаленький – более 50м2 и места было достаточно много. Две комнаты.

Все было неплохо, одно мешало – когда нет окон и притока воздуха – создается ощущение, что ты в склепе в бункере находишься. Это сильно утомляет морально и работоспособность снижает.

Такой «офис» вполне можно использовать под склад или для общения с курьерами: встретились поговорили часик и разбежались. Если сидеть в таком месте по 8+ часов в день – можно свихнуться. Ну, или просто работать крайне неэффективно.

К счастью, или несчастью, вскоре нам пришлось съехать оттуда. Офис был удален от моего дома и добираться было неудобно.

Резюме – не рекомендую!

Склад – да, офис для персонала – нет!

В микро-офисе, площадью 5м2 – в отремонтированной курилке

Господин директор, а нам можно курить во время работы?

– конечно, НЕТ!

– хорошо, спросим по-другому, а можно нам работать во время курения?

Сюда мы переехали из «наноофиса» – о котором речь ниже пойдет.

Нам предложили курилку в качестве офиса.

Это был отличный вариант. Правда, пришлось самим делать ремонт. Все там провоняло куревом – никотином. Рамы пожелтели даже – реально…

С рам и стекол удалось смыть все перекисью водорода.

Обои были под покраску – потому их просто покрасили. Фальш-потолки перекрасили краской специальной.

Офис, хотя и мал, позволяет организовать встречу до 4—5 человек. Для 1—2 – вполне уютно.

Главное достоинство этого офиса была близость от дома: 5 минут и я в офисе.

В таком офисе, время от времени, мы обсуждаем рабочие вопросы или встречаемся с клиентами.