Текст книги "Эффективное делопроизводство"

Входящие документы проходят несколько стадий обработки:

• первичная обработка;

• предварительное рассмотрение;

• регистрация;

• рассмотрение руководством;

• передача на исполнение;

• отправка;

• формирование дел и хранение.

Документы поступают в организацию по почте, доставляются курьером или посетителями, принимаются по факсу, электронной почте или по телефону (телефонограмма). Корреспонденция, приходящая по почте или факсу без указания адресата или на имя руководства, обрабатывается самой службой документационного обеспечения управления (ДОУ). Корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, принимают и обрабатывают секретари подразделений или лица, исполняющие их обязанности.

При получении корреспонденции проверяется точность адреса и сохранность упаковки. Если адрес ошибочный, документ возвращается в почтовую службу. Если нарушена упаковка и есть сомнения в сохранности и полноте полученной документации, может составляться акт. Если в документе отсутствуют упомянутые в нем приложения, об этом делается запись на первом листе. Таким же образом отмечаются неточности в адресации. Запрос на досылку недостающих приложений высылается отправителю. Корреспонденция, адресованная лично, не вскрывается.

Конверты прикладываются к документу в следующих случаях:

• дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте;

• даты подписания документа и его отправки значительно отличаются;

• конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

В остальных случаях конверт уничтожается.

Далее происходит предварительное рассмотрение документов с целью определить, куда именно они направляются:

• в структурные подразделения;

• конкретным исполнителям;

• руководству.

Без рассмотрения руководства исполнителям направляются документы, содержащие оперативную информацию, решения по которым могут принять сами исполнители. Документы передаются исполнителям в день их поступления в службу ДОУ. Если исполнение документа предполагается в нескольких подразделениях, он размножается в необходимом количестве экземпляров и передается всем исполнителям.

Регистрация – это закрепление факта создания или получения документа путем простановки на нем даты и индекса и записи сведений о документе в регистрационных формах (журнале или карточке). Регистрации подлежат все документы, требующие учета или использования в качестве справочной информации. Не все документы регистрируются в службе ДОУ. Плановые, бухгалтерские, финансовые и другие функциональные документы регистрируются в соответствующих подразделениях, в службе ДОУ на них проставляется только дата поступления.

Примерный перечень нерегистрируемых документов следующий:

• сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня;

• рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций;

• печатные издания (газеты, журналы, брошюры, бюллетени);

• поздравительные письма, телеграммы, открытки, пригласительные письма;

• формы статистической отчетности;

• бухгалтерские документы;

• планово-финансовые документы;

• корреспонденция с пометкой «лично»;

• объяснительные записки;

• арбитражные и исковые документы.

Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки и передаются по назначению.

Регистрационные индексы присваиваются входящим документам в пределах календарного года.

Регистрационные журналы используются при относительно небольшом потоке входящих документов, поскольку поиск документов по журналам занимает много времени; кроме того, по журналу невозможно вести контроль исполнения документов. При большом потоке документов лучше использовать картотеки с карточками. В этом случае для отметок о присвоении очередного регистрационного номера используются специальные бланки – шахматные ведомости, которые заводятся на начало календарного года. Формы регистрационного журнала и карточки законодательно не регламентированы и устанавливаются самой службой ДОУ организации. При регистрации установлен следующий состав реквизитов входящего документа:

• автор или отправитель;

• название;

• дата документа;

• индекс (регистрационный номер) документа;

• дата поступления;

• индекс поступления;

• заголовок, краткое содержание;

• решение (резолюция);

• срок исполнения;

• отметка об исполнении;

• номер дела.

Исходящие и внутренние документы гораздо проще в обработке. Вся обработка заключается в их регистрации и передаче исполнителям либо отправке. Регистрация не отличается от описанной выше для входящих документов. Из состава реквизитов исключаются дата и индекс поступления. Их регистрация происходит в день подписания или утверждения. При передаче внутреннего документа из одного подразделения в другое он регистрируется повторно.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по следующим видам:

• приказы по основной деятельности;

• приказы по личному составу;

• акты ревизий;

• протоколы заседаний;

• отчеты;

• докладные записки и т. д.

Документы в каждой группе регистрируются отдельно, регистрационные номера (индексы) присваиваются в пределах группы. Для внутренних документов применяется простая нумерация, например: Приказ №13, Протокол № 23, Акт № 33.

Внутренние документы организации передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме (журнале и карточке).

Служба ДОУ должна вести статистику обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные копии. Результаты учета документооборота доводятся до сведения руководства и служат основой для совершенствования методов работы с документами в организации.

Слово nomenclatura в переводе с латинского означает «перечень, роспись имен». Это слово используется в основном для обозначения перечня названий, как система терминов или категорий, употребляемых в какой-либо отрасли науки или техники. Номенклатурными кадрами именовался перечень руководящих должностей, назначение на которые утверждалось в СССР партийными органами. Однако к делопроизводству эта номенклатура не относится. Здесь имеет смысл номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Это классификационный справочник, определяющий, как разделять документы по делам. Что такое дело? Стандарт определяет дело как совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Это сгруппированные и систематизированные документы, которые в таком виде удобно хранить, находить и использовать.

Номенклатура – важнейший инструмент организации делопроизводства. Она должна отвечать следующим требованиям:

• полный охват всех документов, получаемых или создаваемых в организации;

• разделение документов постоянного и временного хранения, их отдельная группировка в дела;

• четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов и исключает возможность ошибочного включения в него документов, не соответствующих содержанию или сроку хранения;

• систематизация внутри разделов по степени важности и срокам хранения.

Назначение номенклатуры очень широкое. Номенклатура дел применяется для классификации при распределении документов по делам. При этом заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки. С помощью номенклатуры отмечают ориентировочные сроки хранения дел. Сама она может использоваться вместо описи при сдаче дел на архивное хранение или для составления описей на дела. Кроме того, номенклатура имеет справочное значение при изучении и анализе структуры организации. Она также служит основой для построения информационно-поисковой системы по документам предприятия или справочной картотеки на документы.

Разработка номенклатуры дел включает следующие этапы:

• определение перечня документов;

• составление заголовков дел;

• разработка классификационной схемы;

• определение сроков хранения дел;

• определение системы индексов и оформление номенклатуры.

В номенклатуру включаются все документы, образующиеся в процессе деятельности организации, в том числе и документы временных комиссий или групп, а также документы, не оконченные делопроизводством и поступившие из других организаций. В номенклатуру не включаются справочники, сборники и другие печатные издания.

Самое сложное при составлении номенклатуры – это составление заголовков дел. Заголовок должен точно определять все входящие в дело документы и исключать вероятность включения документов из других дел. Заголовок содержит указание на род или вид документов (переписка, приказы, акты), а также данные о датах, корреспондентах и подлинности (оригинал или копия) документов. Уточняется также периодичность документов (например, годовой отсчет), а при наличии форм – их номер и условное обозначение.

Классификационная схема строится в иерархическом порядке и обычно отражает структуру организации. Первыми размещаются дела с распорядительными документами вышестоящих органов, затем – организационная документация об организации в целом (уставы, положения). Далее следуют дела с плановыми и отчетными документами, перепиской и другими документами.

При формировании дел могут использоваться несколько принципов группирования:

• номинальный признак: дела формируются по разновидности – приказы, протоколы, акты, справки;

• предметно-вопросный признак: за основу берется содержание документов, например документы по вопросам контроля качества;

• авторский признак: предполагает группировку документов одного автора;

• корреспондентский признак: по нему группируется переписка;

• хронологический признак: означает группировку документов за календарный период.

Для обеспечения сохранности документов обозначаются сроки хранения дел. Сроки определяют группировку дел, так как дела со сроками хранения до 10 лет, свыше 10 лет или постоянного хранения не могут помещаться в одно дело. Сроки устанавливаются по перечням документов или экспертным путем. Если в одном деле содержатся документы с разными сроками хранения, срок хранения всего дела определяется как наибольший.

Система индексов, то есть условные обозначения для дел, помогает практическому использованию номенклатуры. В простейшем виде индекс формируется из условного обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в подразделении. При этом индексация структурных подразделений должна быть постоянной из года в год.

Порядок оформления номенклатуры определен в Государственной системе документационного обеспечения управления и правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры в простейшем виде – это таблица из пяти граф:

• индекс;

• заголовок;

• количество томов;

• срок хранения;

• примечание.

Полезно в конце каждого раздела оставлять резервные номера для дел, не предусмотренных заранее. В конце отчетного срока (в конце года) в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В этой записи отдельно указывается количество дел по срокам их хранения, а также количество дел, переходящих на следующий год. Итоговая запись заверяется подписью составившего номенклатуру лица с указанием даты составления.

Часть 2
Офис как фабрика документов

Глава 8
Средства тиражирования документов

В недалеком прошлом почти единственным способом тиражирования документов было переписывание. Речь идет не о монахах-переписчиках, тиражировавших книги, – их труд заменило изобретение Иоганна Гутенберга в XV веке. Однако типография не могла помочь в размножении документов для делопроизводства. Первым техническим средством оказалась пишущая машинка, однако и с ней тиражирование было тем же переписыванием, разве что можно было перепечатывать сразу в нескольких экземплярах, заложив в «ремингтон» несколько листов писчей бумаги, переложенных копировальной. «Ремингтон» – так пишущие машинки называли по названию фирмы, наладившей их массовый выпуск в 1876 году. Существовали целые машинописные бюро, где целый день печатали трудолюбивые женщины. Таким образом, можно с полным основанием утверждать, что до изобретения фотографии тиражирование документов производилось именно переписыванием (перепечатыванием).

Фотография дала возможность получать достоверную копию. Однако традиционный фотопроцесс не назовешь ни быстрым, ни доступным, ни дешевым, поэтому революции в тиражировании документов не произошло и после изобретения Луи Дагером и Нисефором Ньепсом дагерротипии (1839 год), которая ныне известна как фотография. Однако это уже был принципиально новый способ. Следовало идти по этому пути, и человечество пошло, правда, поначалу робкими шагами одиночек.

Вторым после пишущей машинки устройством для тиражирования документов принято считать мимеограф – один из аппаратов, изобретенных Томасом Эдисоном. Мимеограф был упрощенным вариантом печатного станка, приспособленного для офиса. Как и большинство творений Эдисона, мимеограф оказался практичным нужным устройством и дожил до наших дней. Сейчас по этому принципу делают аппараты, известные как ризографы и копипринтеры. Однако мимеограф не был оптимальным средством для тиражирования офисных документов. Он был неудобен в работе, пачкался краской, к тому же делать одиночные копии на нем было дорого, потому что для каждого случая вне зависимости от количества требуемых копий производилась печатная форма. Изобретатели продолжали искать, однако все в тех же областях – в типографских приемах печати или в области фотографии. Кое-какие находки появлялись, некоторые фотокопировальные системы в том или ином виде дожили чуть ли не до сегодняшнего дня. Однако только гений мог придумать нечто принципиально отличное. Таким гением оказался американец Честер Карлсон. Эта история заслуживает отдельного внимания.

Чтобы новая идея посетила голову Честера Карлсона, должна была сплестись замысловатая цепь случайностей. Нужно было, чтобы мальчишке, одержимому тягой к изобретательству, каких было в Америке миллионы, попалась на глаза пишущая машинка – тогда довольно редкое явление. Разбогатевший дядюшка купил в 1914 году дорогой по тем временам агрегат и похвастался им перед племянником. После этого Честер окончательно решил стать изобретателем и в свое время закончил физфак Калифорнийского технологического института. Далее – работа в знаменитой компании Bell Telephone Laboratories. Далее наступила Великая депрессия (снова случайность?). Честер Карлсон вынужден был расстаться с милым сердцу изобретательством и искать любую работу. Так он оказался в патентном отделе другой компании и стал патентным поверенным, то есть юристом, получив соответствующие документы. Перед ним встала проблема – как избежать траты времени на составление бесчисленных копий патентных документов. Никакой другой юрист об этом даже и не думал – поверенные кропотливо скребли перьями и стучали на машинках. Карлсон же, честно трудясь на новом поприще, не мог запретить себе изобретать. Благодаря доступу к сотням оригинальных технических находок в патентном бюро (опять рука судьбы?) он подобрал наиболее удобный принцип копирования и стал работать над его техническим воплощением. Принцип был тот же, что лежит в основе фотографии: изменение свойств некоторых материалов под действием света, только свойств не химических, а физических (дал о себе знать физфак). Техническое воплощение требовало, чтобы фото получалось без сложных растворов, нежных желатиновых пленок и без специальной бумаги. Карлсон изобрел так называемую сухую фотографию – именно так и переводится слово «ксерография». Кстати, в конструкции своего первого копировального аппарата он использовал многое из устройства пишущей машинки, так поразившей его в детстве.

Несмотря на очевидный успех изобретения, понадобилось еще 20 лет, чтобы копировальные аппараты стали реальностью. Карлсон дважды совершил подвиг на благо человечества: сначала изобретя, а затем добившись внедрения своего изобретения. 22 октября 1938 года он получил первую копию – этот день может считаться днем рождения ксерокса. Оставалось предложить аппарат какой-нибудь компании, чтобы наладить его выпуск. Более 20 фирм отвергли предложение Карлсона. Одни не верили в возможности сухой фотографии, другие не хотели лишать работы собственных инженеров и перестраивать существовавшие технологические процессы. Только через 10 лет малоизвестная The Haloid Company, производившая фотобумагу, обратила внимание на сухую фотографию. В результате еще через 10 лет, в 1959 году, появился первый промышленный аппарат с незамысловатым названием «Модель 914». На самом деле в названии аппарата был мощный маркетинговый ход. Оно означало размер копируемых документов – 9 x 14 дюймов (22,86 x 35,56 см), принятый в то время в качестве стандартного для пишущей бумаги в делопроизводстве США. Идея состояла в том, что новый аппарат позволял получать копии на стандартной бумаге – не на специальной или фотобумаге, а на простой писчей. Новинке было необходимо конкурентное преимущество, так как стоила «Модель 914» дорого. Однако удобство устройство давало огромное, поэтому нашлись разнообразные способы использования аппарата. Его сдавали в аренду или принимали заказы на копирование, когда клиент оплачивал только стоимость копии. Многочисленные копи-центры по всему миру до сих пор существуют на этих принципах. Излишне говорить, что и копировальные аппараты повсюду зовут ксероксами. Xerox – так стала называться The Haloid Company после успеха «Модели 914», когда полностью рассталась с производством галоидных фотобумаг.

Рассмотрим кратко принцип действия копировального аппарата, чаще называемого ксерокс, электрографический аппарат, электрофотографический аппарат или (что совсем редко) аппарат для сухой фотографии.

В видеоролике «Урок 8.1. Основные приемы работы с офисной техникой» продемонстрированы основные приемы работы с копировальным аппаратом.

Как уже упоминалось, в основе ксерографии лежит изменение физических свойств некоторых материалов под действием света, в частности изменение электропроводности. Изобретатель ксерокса Честер Карлсон использовал металлический барабан с нанесенным слоем селена. Поверхность барабана сначала электризуется, а затем на нее с помощью оптической системы передается изображение. Засвеченные участки становятся проводниками, и электрический заряд с них уходит в металлическую подложку. Незасвеченные остаются диэлектриками и сохраняют заряд. Формируется скрытое изображение, которое нужно проявить. Для этого на барабан наносится тонко измельченный порошок-краситель – тонер. Затем по барабану прокатывается лист бумаги, и тонер отпечатывает на нем изображение, которое позже закрепляется путем запекания. Барабан размагничивается и становится пригодным для нового копирования.

Первоначально печатающие устройства для компьютеров были не более чем модифицированными электрическими печатными машинками. Долгие годы, как во времена мейнфреймов, то есть больших ЭВМ, так и в эпоху персональных компьютеров, распечатки получали исключительно на шумных агрегатах, действовавших по принципу пишущей машинки. Однако в процессе научно-технической революции появились устройства, работающие по другому принципу. Время отобрало две наиболее практичные технологии: струйная и лазерная печать.

Современные принтеры принято классифицировать по формату (A4 или A3), скорости печати (для офисных принтеров обычно 8–12 страниц в минуту), разрешению (300, 600 или 1200 dpi (англ. dots per inch – точек на дюйм)). Принтеры также разделяют на монохромные (черно-белые) и цветные (полноцветные). Фигурирует также такая характеристика, как рекомендуемая месячная нагрузка, но обычно она напрямую связана со скоростью печати.

В видеоролике «Урок 8.1. Основные приемы работы с офисной техникой» продемонстрированы основные приемы работы с принтером.

При работе с графикой важный параметр – это наличие аппаратного интерпретатора языка PostScript. Этот язык используется при выводе на печать векторной графики. Наличие встроенного интерпретатора существенно ускоряет печать.

Принтеры управляются драйверами – служебными компьютерными программами, которые необходимо устанавливать для каждой модели принтера и под каждую операционную систему. Обычно драйверы для наиболее популярных моделей входят в состав установочного пакета операционной системы. Драйверов для новых моделей там может не быть, и их либо поставляют на диске вместе с принтером, либо предлагают скачать в Интернете с сайта производителя.

Матричные принтеры

Матричные принтеры появились как модификация печатающих устройств на базе электрических пишущих машинок. Они похожи даже по внешнему виду, но есть принципиальное отличие: пишущая машинка способна печатать только знаки алфавита, а матричный принтер – любое изображение, включая графику, разумеется в упрощенном варианте. Разница между пишущей машинкой и принтером стала особенно заметной после появления матричной (игольчатой) печатной головки. В этой головке пробиваемый символ набирается по матрице из отдельных иголок. Минимальное количество иголок – девять. Чем больше иголок формирует символ, тем он менее упрощен. Наилучшее качество дают 24-игольчатые головки.

Из расходных материалов в матричных принтерах стоит самый простой картридж. Это, по сути, копировальная лента, использующаяся для пишущих машин, склеенная в большое кольцо. По мере работы и износа ленты изображение тускнеет. Жестких критериев для замены картриджа нет – этот момент определяет сам пользователь.

Самый большой недостаток матричного принтера – шум при работе. Второй недостаток – низкое качество изображения. К этому прибавляется сложная механика, что сопряжено с вероятными поломками. Все эти минусы привели к тому, что сегодня матричные принтеры почти не встречаются. Чаще всего они используются там, где нужно выводить специальные документы, например накладные на самокопирующих бумагах. Однако у матричных принтеров есть и неоспоримые достоинства: неприхотливость, простота, дешевизна расходных материалов, простота ремонта и возможность печатать на любой бумаге.

Струйные принтеры

Струйный принтер – это находка способа отображения графики и одновременно дешевая альтернатива дорогому лазерному способу печати. Качество отображения на вид не уступает лазерному, однако стойкость чаще всего оставляет желать лучшего. Каких только способов закрепления не изобреталось, предлагались также и специальные бумаги – все это было либо недостаточно эффективно, либо слишком дорого. Струйный принтер в основном адресован индивидуальному пользователю, который печатает немного, но хочет получить приличное качество изображения, однако существуют и профессиональные, и сетевые модели, рассчитанные даже на рабочие группы.

Принцип работы струйного принтера открыт еще в середине XX века. Изображение наносится по шаблону (матрице) почти как в матричном принтере, только не иголками, а распылением микроскопических капель чернил. Доступность струйных принтеров связана с внедрением пузырьковой технологии струйной печати, которая используется основными производителями таких устройств. Для формирования изображения используются печатающие головки с микросоплами, их может быть от 16 до 64 и больше. Головка может быть объединена с резервуаром (картриджем) для чернил, либо они могут быть конструктивно разделены. Разница здесь заключается в цене на картридж. Картридж со встроенной головкой стоит дороже, но он надежнее и обеспечивает более качественную печать.

Обычно струйные принтеры имеют два или три режима печати: экономичный и повышенного качества. В экономичном расходуется меньше чернил, иногда в два-три раза.

В струйных принтерах используется показатель качества изображения dpi. Чем выше dpi, тем изображение лучше. 300 dpi – это уже типографское качество. Разрешение в 1200 dpi обеспечивает фотографическое качество и обычно используется при распечатке фотографий.

Струйные принтеры приобрели популярность благодаря доступности по цене. Однако в пересчете на стоимость отпечатанной страницы они оказываются довольно дорогими в эксплуатации, особенно если пользоваться, как и рекомендуют производители, только фирменными расходными материалами.

Лазерные принтеры

В лазерном принтере используется уже описанный принцип электростатического переноса изображения, только вместо трафаретной засветки применяется тонкий луч лазера, который построчно пробегает по барабану, формируя скрытое изображение. Не случайно Xerox гордится приоритетом в изобретении технологии лазерной печати.

Сегодня в офисе лазерная печать вне конкуренции, если потребность составляет 30–40 листов в день. Что касается качества, скорости и стойкости изображения, то здесь никакой другой принтер не может поспорить с лазерным.

Лазерный принтер печатает значительно быстрее струйного, но только в режиме готовности. Готовность может быть от нескольких десятков секунд до нуля – этим достижением гордятся лишь некоторые фирмы.

Различают персональные и сетевые принтеры. Они отличаются по скорости печати и рекомендованной нагрузке. Для персональных принтеров эти показатели сегодня составляют 6–10 страниц в минуту и 5000–7000 листов в месяц, хотя по мере падения цен на технику и совершенствования ее характеристик границы постоянно меняются.

Цветные лазерные принтеры не так широко используются в условиях офиса. Они значительно дороже и медленнее.