Текст книги "Тайм-менеджмент. Тренинг по книге «Три менеджмента в одном флаконе»"

3. Системный подход
Как «почувствовать» системный подход – важную методологию менеджмента

Моделирование человека – «Посмотрим, что у нас внутри?»

Системный подход в самоменеджменте

Недостатки чисто «рационального» подхода к человеку, который чаще всего встречается в литературе по Тайм-менеджменту, или чисто «психологического» подхода, который встречается в соответствующей литературе без упоминания термина «самоменеджмент», в их односторонности. Чтобы научиться управлять собой в целом, необходимо понимание работы всех наших составляющих.

Светлана решила начать новую жизнь с составления плана дня. Пункт первый – закончить статью. Но почему-то статьей заниматься не хотелось. Через минуту ей стало стыдно, она немного подумала, включила быструю музыку и стала… танцевать. Настроение поднялось настолько, что неожиданно для себя она все-таки села писать статью. Минут через пять дело пошло, строчки бежали быстрей и быстрей. Светлана подмигнула себе в зеркало – новая жизнь началась строго по плану.

Чтобы понять человека, нужно знать, как он устроен (рассмотреть его как систему, состоящую из взаимосвязанных подсистем). На рисунке 3 представлена модель человека, включающая пять составляющих: ЧР – человек рациональный, ЧН – человек нравственный, ЧТ – человек творческий, ЧФ – человек физический, ЧП – человек психологический.

Рисунок 3. Системная модель человека

Что скрывается за выделенными нами подсистемами человека? Ограничимся пока чисто терминологическим толкованием каждой из перечисленных составляющих. Например, под Человеком психологическим будем понимать ту сторону личности, которая в большей мере ответственна за процессы, принятые относить к психологическим характеристикам личности66
  Смотрите книгу «Три менеджмента в одном флаконе».


[Закрыть].

Попробуем использовать системную модель человека для понимания нашего примера.

Выполнить правильные действия (ЧР соответственно введенной нами терминологии действует разумно, рационально) нашей героине помешали психологические барьеры (в качестве психологических барьеров ЧП могут выступать, например, какие-либо неудачи нашей героини в прошлом, связанные с данным видом деятельности), преодолеть которые не помог даже стыд (хотя чувство стыда относится к функции ЧП, это чувство может проявиться лишь в условиях сформировавшихся у личности норм «правильного» поведения, которые и составляют содержание той компоненты, которую мы назвали ЧН). Может быть, движение (соответственно нашей терминологии – это ЧФ) привело в действие силы, позволившие ей побороть лень? Очевидно, что Светлана любит трудиться, но лишь тогда, когда работа приносит ей радость творчества (потребность в самовыражении – это функция ЧП, однако по ряду причин77
  См. книгу «Три менеджмента в одном флаконе».


[Закрыть]мы отдельно выделяем творческую компоненту человека – ЧТ).

О законе убывающей отдачи

В книге «Три менеджмента в одном флаконе» я рассказывал о законе убывающей отдачи, где объяснял его действие необходимостью восстановления затраченных на какую-либо деятельность сил (физических, психологических и др.): если вы физически устали – следует отдохнуть, если вы много потратили душевных сил – требуется их восстановление.

Есть еще другой случай проявления этого закона, также связанный с системным подходом. Если подсистемы не будут гармонично составлять из себя целое, система начинает работать менее эффективно, также проявляя снижение отдачи. В связи с этим, любое изменение одной из подсистем требует соответствующего «выравнивания» взаимосвязанных с этой подсистемой других составляющих целого. Например, если вы активно развивали свои творческие способности, пренебрегая своей физической компонентой, вы можете довести свой организм до физического недомогания, влияющего и на творческую работу. И наоборот, если вы все свое свободное время тратите на физические упражнения, это может отрицательно отразиться на ваших интеллектуальных способностях.

Понаблюдайте за собой, посмотрите как «самочувствие» одной подсистемы воздействует на другие. А чтобы вам облегчить такую работу, в разделе 7 предлагается простая методика, которую Л. Зайверт назвал «Пять пальцев».

Мой блог по персональному менеджменту

Любозн. гендир — Расскажи про «три в одном» на примере системного подхода?

Автор — С удовольствием.

Системный поход позволяет лучше понять работу коммерческой организации. Например, следуя за Э. Голдраттом88
  Прочитайте, например, его книгу «Цель», если еще не читали.


[Закрыть], автором «Теории ограничений», первым делом в организации следует определить узкое место – «бутылочное горлышко», повысить возможности использования этого узкого места. Повышение производительности «небутылочных» горлышек практически бесполезно, так как именно узкое место определяет выработку всей системы.

Ну, а наблюдение за взаимодействием своих подсистем позволит одновременно «почувствовать» системный подход, выполнить лабораторные исследования своего поведения и будет служить подсказкой, как действовать для повышения своей личной эффективности.

4. Разработка стратегии
Разработка стратегии своей карьеры – самый короткий путь к освоению современного стратегического менеджмента

SWOT– анализ

Рассмотрим пример использования инструментария для разработки стратегии компании к выведению личной стратегии.

Для успешного управления в условиях значительных и зачастую непредсказуемых изменений внешней среды, компании применяют стратегический менеджмент. А стратегия строится на основе анализа потенциала компании (выявления ее сильных и слабых сторон) и оценки внешней среды (выявления опасностей и возможностей на рынке) с тем, чтобы привести их в соответствие99
  Для этой цели обычно используют SWOT-анализ, из которого, собственно, и вытекают стратегические решения и, соответственно, после приведения их в систему, стратегия компании.


[Закрыть]. Классический алгоритм выведения стратегии представлен на рисунке.

Рис. 4. Алгоритм разработки стратегии.

Особенно важный пункт этого алгоритма – выведения списка сильных и слабых сторон компании и списка опасностей и возможностей на рынке.

Рис. 5. Зачем нужно генерировать большие списки сил и слабостей, опасностей и возможностей?

Ниже (на рис. 6) представлена исходная таблица сильных и слабых сторон, которую мы применяем уже более 15 лет, для генерации исчерпывающего списка сил и слабостей компании.

Практика показывает, что если руководство компании собирается вывести список своих сильных и слабых сторон, то после стандартного мозгового штурма получается от силы 10—15 соответствующих пунктов1010
  В ссылке – http://gov.cap.ru/SiteMap.aspx?gov_id=24&id=309805 представлен пример, где при выведении стратегии целого региона такой список ограничился всего лишь 13-ю сильными сторонами и менее 10-и слабостей региона.


[Закрыть].

Мы придумали следующий прием – «инструмент генерации 60—100 сил и слабостей», из которых уже затем выбирается 10—15 наиболее значимых пункта для дальнейшей работы по выведению стратегии.

Сначала из имеющейся информации выводится некоторое количество сил и слабостей, но они записываются в таблицу не подряд, а в шахматном порядке – напротив каждой силы и слабости остается пустая клеточка – как это показано на рисунке (Прим. – на рисунке представлен пример использования этого «инструмента генерации» для отдельного человека).

Рис. 6. Таблица сил и слабостей (на примере автора статьи), составленная в шахматном порядке.

Затем, в пустые клеточки записываются силы и слабости, которые генерируются при использовании противоположной стороны (из силы – слабости и слабости – силы). Это происходит или благодаря тому, что каждая сила или слабость при переходе определённой меры превращается в свою противоположность (например – высокий творческий потенциал руководителя зачастую сужает творчество подчиненных). Или по ассоциации (например – на рис. 7 из пункта малая известность (слабость) по ассоциации был выведен пункт – умение письменно излагать мысли и опыт управленческой интерпретации известных сказок1111
  «Сказки для топ-менеджеров» – это моя первая книга из серии «Русский менеджмент».


[Закрыть], что может позволить использовать интерпретации сказок для активного продвижения и увеличения известности автора публикации.

Рис. 7. Генерация сил и слабостей из своих противоположностей

Следующим шагом (когда все клеточки в таблице друг напротив друга заполнены описанным образом) рекомендуется «раздвинуть» заполненные строки таблицы таким образом, чтобы напротив каждой сильной и слабой стороны снова оказалась пустая клеточка. А затем работа продолжается, как описано в предыдущем пункте.

Таким образом, на примере конкретного инструмента по разработке стратегии компании, была продемонстрирована возможность применения уже разработанного инструментария, применимого к фирме, к персональному менеджменту. Точно также можно использовать подобный прием для выведения большого списка опасностей и возможностей во внешней среде, позволяющего выбрать наиболее важные опасности и возможности для выведения стратегии. Для компании опасности и возможности выводятся из анализа рыночного окружения фирмы. Для отдельного человека – из его внешнего окружения, включая коллег по работе, менеджмента компании и т. д.

«Личная лаборатория» менеджмента

Научный менеджмент – достаточно молодая наука. А для специалистов нашей страны существует дополнительная проблема – системно западную теорию управления преподают на управленческих факультетах и программах МВА чуть более 20 лет.

Как руководителю самостоятельно разобраться в столь сложной комплексной дисциплине, как менеджмент?

Руководителю приходится сталкиваться как с новыми инструментами управления, так и с известными методами, предлагаемыми, например, консультантами по управлению, просто «в новой упаковке».

Вот реальный пример из моей практики управленческого консультирования в начале рыночных реформ. Руководитель группы компаний на мой вопрос – имеется ли у руководителя какая-либо литература по управлению, обещал привести собранные за несколько лет книги… на машине.

Книги привезли. И в горе книг, которую мне предстояло разобрать, были самые разные книги по бизнесу и менеджменту. Были те, которые следует читать только после освоения своего рода азов по менеджменту. И те, что можно, не задумываясь, выбросить в мусорную корзину. Сейчас ситуация для руководителя, что осваивает новые инструменты управления самостоятельно, усложнилась еще больше в связи с тем, что почти каждый доцент управленческого факультета пишет «свою книгу», не отстают от доцентов и консультанты по управлению и тренеры.

Возникает вопрос – как высшему руководителю самостоятельно разобраться в потоке той литературы, что теперь в избытке представлена в книжных магазинах и еще в большем объеме в интернете?

А если руководителю предлагают чудодейственную новую управленческую методику, например, теорию ограничений, пока мало распространенную в практике управления российскими предприятиями. Как быть? Попробовать апробировать на своей фирме? Но это и дорого и чревато высокими рисками. Дождаться момента, когда новый метод управления покажет замечательные результаты в большом числе коммерческих компаний? Но не хотелось бы в таком случае оказаться последним – конкуренты могут уйти вперед.

И вот здесь на помощь руководителю опять может прийти персональный менеджмент. Значительное количество управленческих инструментов можно апробировать применительно к управлению собой и своему времени. С одной стороны, многие тонкости нового метода управления станут более понятны при практическом применении, а с другой, позволят увидеть здравый смысл или очевидные недочеты малополезной, но, зачастую, просто «модной» методики управления.

Рассмотрим пример – о применении наших предложений о том, как лучше проводить SWOT-анализ.

Мы рассмотрим небольшой этап стратегического планирования в рамках классического подхода применительно к самому себе, а именно проведение SWOT-анализа. Ниже представлен фрагмент такого стратегического анализа для условного примера.

Вот мой условный пример: я решил написать бизнес-роман, в котором были бы освещены темы персонального менеджмента и стратегического управления персоналом (СУП)1212
  http://www.e-xecutive.ru/community/articles/1893568/index.php?PAGE_NAME=read&FID=14&TID=16641


[Закрыть].

Рассмотрим сильные и слабые стороны (в данном случае, автора такого романа):

Рис. 8. Силы и слабости для условного примера по написанию бизнес-романа.

Для данного условного примера рассмотрим опасности и возможности во внешней среде (понятно, что при детальном анализе следует тщательно выявить составляющие внешней среды прямого и косвенного воздействия).

Рис. 9. Опасности и возможности для условного примера по написанию бизнес-романа.

Уже при выполнении представленного примера видно, что если его попробует повторить (для своей ситуации, разумеется) обучающийся на управленческом факультете или действующий руководитель, ему придется разобраться с таким важными тонкостями, как – отнесение того или иного пункта к внешней среде или к потенциалу субъекта (фирмы или компании), для которого проводится соответствующий SWOT-анализ. С ошибками, когда, например, факторы внешней среды рассматриваются как характеристики фирмы (и наоборот), мне приходится встречаться регулярно.

(Таким образом, это еще одна иллюстрация рассмотрения персонального менеджмента во втором назначении – как менеджмент-тренажера).

Попробуем для данного условного примера ввести пару вариантов возможных стратегических решений – сведем силы, слабости, опасности и возможности в единую SWOT-таблицу:

Но сначала я представлю классический подход к проведению SWOT-анализа. А уже затем предложу для апробации нашу методику.

Вариантов проведения SWOT-анализа достаточно много. Один из наиболее распространённых – когда исследователь пытается рассмотреть соответствующие пары: силы и возможности, опасности и слабости и т. д.

Силы и возможностей – нужно попытаться выявить, каким образом компания, обладающая определенными сильными сторонами, могла бы их использовать, чтобы не упустить открывающиеся на рынке возможности.

Для рассматриваемого примера это может выглядеть так —

Сила – Достаточно легкий стиль изложения публикаций, чувство юмора.

Возможность – Действующим руководителям не хватает времени на углубленное чтение серьезной научной литературы по менеджменту.

Возможное стратегическое решение – как раз цель условного примера – предложить читателям (руководителям) – не просто учебник, а легкий (но не легковесный) бизнес-роман, чтобы и читался легко, и был практически полезен.

Слабости и опасности – выявить наиболее уязвимое место в потенциале компании, которое усугубляется неблагоприятными особенностями меняющегося рынка. Такая работа предполагает, что после выявления особенно слабых участков, фирма может нарастить свой потенциал, направляя в его развитие соответствующие ресурсы.

Для рассматриваемого примера это может выглядеть так —

Слабые стороны – Неизвестность автора деловым издательствам.

Опасности во внешней среде – Деловые издательства предпочитают публиковать книги известных авторов.

Возможное стратегическое решение – посвятить значительное время формированию личного бренда, например, как тренера по вопросам персонального менеджмента, разработав соответствующую программу продвижения личного бренда (публикации статей, выступления на конференциях, продвижение в соцсетях и др.).

Другой известный вариант проведения SWOT-анализа, который я не буду здесь рисковать апробировать – это построение всех возможных комбинаций пар – сил и возможностей, сил и опасностей (например, для нейтрализации опасностей с помощью своих сил), слабостей и возможностей (например, для использования особенностей внешней среды для нивелирования своих слабых сторон) и т. д.

Если список составляющий таблицу не очень большой, такой анализ еще можно выполнить в разумные сроки. Если он включает в себя многие десятки пунктов – эта задача становится физически настолько длительной, что после ее проведения временных ресурсов на реализацию разработанной согласованной системы стратегических решений просто не останется.

Наш вариант проведения SWOT-анализа принципиально отличается от широко распространённой методики.

Мы предлагаем для проведения SWOT-анализа выполнять следующую последовательную процедуру:

Первым шагом нужно подготовить (прогенерировать) как можно больше сил и слабостей компании, опасностей и возможностей на рынке, используя для этого процедуру, описанную выше.

Следующим шагом предлагается из полученного списка примерно в 50—70 пунктов выбрать наиболее важные 10—15 пунктов сильных и слабых сторон.

Затем строится таблица, где силы, слабости, опасности и возможности строятся не в виде матрицы (квадрата 2 х 2), а в одну строчку, как указано на рис. 10.

Сначала наиболее важные (10—15) сильных сторон субъекта вписывается в первый столбец.

Затем из списка наиболее важных, по мнению участников стратегической сессии, слабых 10—15 сторон, составляется второй столбец. Но таким образом, чтобы каждой сильной стороне наиболее хорошо подходила слабая сторона.

Работа продолжается с опасностями и возможностями. Как и для сил и слабостей отбирается наиболее важные 10—15 опасностей и возможностей.

Следующий шаг – строится третий столбец – опасности – но таким образом, чтобы каждая из отобранных наиболее важных опасностей лучшим образом соответствовала силам и слабостям в соответствующей строке таблицы.

Достраивается таблица списком наиболее важных возможностей, которые также подбираются под уже вписанные в таблицу силы, слабости и опасности.

Последний столбец – это стратегические решения. Они выводятся по каждой строке таблицы.

ПРИМ. Если какие-то стратегические решения противоречат другу другу – принимается соответствующее решение по выбору одного из двух для реализации.

Какие результаты получаются при проведении SWOT-анализа по указанной процедуре?

Мы обратили внимание – что если описанную процедуру выполнить тщательно, то у разных участников проектной группы стратегические решения, вытекающие при использовании такого формата SWOT – анализа получаются очень близкими, иногда идентичными.

При этом сама генерация стратегических решений, обычно занимающая длительно время, при использовании такой таблички происходит из хорошо подобранных составляющих SWOT-анализа как бы сама собой.

Но прежде, чем применять такую форму проведения SWOT-анализа, я бы рекомендовал руководителю апробировать ее сначала для выведения стратегии своей карьеры или для достижения каких-то важных личных целей, при этом использовать для апробации «личную лабораторию» персонального менеджмента.

Попробуем это сделать, продолжив мой условный пример.

Ниже представлена таблица SWOT-анализа, в которой я вписал подогнанные друг под друга силы, слабости, опасности и возможности.

Рис. 10. Фрагмент SWOT-анализа для условного примера по написанию бизнес-романа

Рассмотрим более подробно одну (вторую) строчку:

Стратегическое решение – «Активное продвижение бизнес-романа через публикацию его частей в журнальном варианте в профильных журналах» опирается на сильную сторону автора – «Достаточно легкий стиль изложения публикаций, чувство юмора». Профильные журналы давно ушли от академического стиля изложения научных публикаций, таков запрос со стороны читателей.

В то же время издание журнального варианта бизнес-романа позволит уменьшить влияние слабой стороны – что называется, «поднатареть» в издании в определенном смысле художественного текста, публикуя, по сути, короткие рассказы (части романа).

При этом издание бизнес-романа в журнале, который пользуется спросом у руководителей, позволит их в некоторой степени приучить к изучению научного менеджмента через художественное произведение (я не пионер в этой области, примером для меня является автор бестселлера «Цель» Э. Голдратт, изложивший важнейшие идеи теории ограничения в своем первом бизнес-романе). То есть это стратегическое решение обеспечит и учет опасности на рынке, заключающуюся в том, что «Бизнес-романы не пользуются в данное время большой популярностью».

Публикация бизнес-романа небольшими отрывками в журнале опирается и на возможности на рынке, которые я вижу в проблемах руководителей со временем. Но, устав от праведных трудов, и листая новый журнал по управленческой тематике с моим бизнес-романом, топ-менеджер с удовольствием, предполагаю, немного отдохнет, а заодно и получит ценную информацию в легкой форме – прочитав отрывок из этого романа1313
  Чтобы условный пример был ближе к реальности, сообщаю, что бизнес-роман «Время и люди», посвященный тайм-менеджменту и стратегическому управлению персоналом, недавно начал выходить в журнале «Промышленный маркетинг».


[Закрыть].

Мой блог по персональному менеджменту

Любозн. гендир — Можно я рискну сам вывести «три в одном» по этому разделу?

Автор — Думаю, что ты легко справишься.

Любозн. гендир — Я могу применить SWOT-анализ для разработки стратегии своей карьеры – это раз. Одновременно я смогу потренироваться в использовании этого инструмента, чтобы применить затем его к своей компании – это два.

И, наконец, если ты придешь ко мне со своими консультационными услугами, я смогу проверить твои ноу-хау – как по новому проводить SWOT – анализ опять же сначала на себе любимом, так?

Автор — Мой тебе респект!