Текст книги "Три менеджмента в одном флаконе. Серия «Русский менеджмент»"

5. Система учета времени А. Любищева – «Управленческий учет времени»

Одни считали его биологом, другие – историком, третьи – энтомологом, четвертые – философом… У каждого из докладчиков возникал новый Любищев. У каждого имелось свое толкование, свои оценки.

Даниил Гранин «Эта странная жизнь»

Когда я провожу курс Тайм-менеджмента, то представляю слушателям список дополнительной литературы (она приведена в конце книги). Я также указываю на книги для обязательного чтения, среди них на первом месте стоит произведение Даниила Гранина «Эта странная жизнь», где рассказывается о необыкновенном человеке, биологе Александре Александровиче Любищеве.

С 26 лет до конца своей жизни, а умер А. Любищев в 1972 году, когда ему было 82 года, он непрерывно вел учет своего времени. При этом он с высокой точностью вел учет времени не только по основной работе, он ее называл «работа 1-й категории», но и всех других видов своей деятельности. Какие при этом он ставил цели и что дала А. Любищеву его система?

Задача, которую он себе поставил в жизни, требовала много больше времени и сил, чем было у обыкновенного человека. В конечном итоге Система учета времени А. Любищева обеспечивала ему следующее:

он смог оценить реальное время, которое у него имелось в распоряжении. «Все его планы, даже самый последний, пятилетний план, составлялись им из предположения, что надо прожить по крайней мере до девяноста лет», – Д. Гранин.

«Имея результаты учета, он мог с высокой степенью точности планировать свое время, вот так, например, выглядел его план в часах на 1968 год:

«В скобках проставлено исполнение. Совпадение показывает, как точно он (Любищев – В.Т.) мог планировать свою жизнь на год вперед», – Д. Гранин.

и так далее, всего – 1095»

Следует отметить, что анализ прошлого опыта позволял А. Любищеву с высокой точностью планировать время для чтения конкретных книг, написания статей, работы в командировках. «Сложность планирования была в том, как распределить время дня. Он решил, что количество отпускаемого времени должно соответствовать данной работе. То есть кусок дневного времени для работы над, допустим, оригинальной статьей не должен быть очень мал или слишком велик», – Д. Гранин.

Он смог более эффективно использовать то время, которое обычный человек относят к необходимым потерям. «Утилизация «отбросов времени» у него продумана до мелочей. При поездках – чтение малоформатных книг и изучение языков. Английский язык, он, например, усвоил главным образом в «отбросах времени», – Д. Гранин.

Система позволила ему понять и использовать более эффективно изменения своей работоспособности. «Как распределялось чтение книг в течение дня? С утра, когда голова свежая, я беру серьезную литературу (по философии, по математике). Когда я проработаю полтора-два часа, я перехожу к более легкому чтению – историческому или биологическому тексту. Когда голова уставала, то берешь беллетристику», – писал А. Любищев. Как видим, в арсенале Любищева был и закон убывающей отдачи.

Что же дала Система учета времени А. Любищеву?

«Никто, даже близкие Александра Александровича Любищева не подозревали величины наследия, оставленного им.

При жизни он опубликовал около семидесяти работ. Среди них классические работы по дисперсионному анализу, по таксономии, то есть по теории систематики, по энтомологии – работы, широко переведенные за границей.

Всего же им написано более пятисот листов разного рода статей и исследований. Пятьсот листов – это значит двенадцать с половиной тысяч страниц машинописного текста: с точки зрения даже профессионального писателя, цифра колоссальная», – Д. Гранин.

Помогла ли Система учета времени А. Любищеву достигнуть той цели, ради которой она и была воздвигнута? Я рекомендую читателям обязательно познакомиться с документальной повестью Д. Гранина «Эта странная жизнь» хотя бы для того, чтобы получить ответ на этот вопрос.

При управлении бизнесом есть две самостоятельные системы финансового учета. Бухгалтерский учет – его данные используются в первую очередь для отчетности перед налоговыми органами. И управленческий учет, который также основан на анализе финансовых результатов предприятия, но нужен высшему менеджменту для принятия управленческих решений (какие направления деятельности развивать, какие закрывать, стоит ли запускать новый проект и т.п.)

Любищев в своей системе объединил обе составляющие. Фиксация расходов времени – куда время было потрачено, это своеобразный бухгалтерский отчет перед самим собой. А вот бюджетирование – составление планов выполнения тех или иных работ с определением необходимого времени – это уже управленческий учет времени.

Мне бы хотелось, чтобы именно для принятия управленческих решений вы использовали предложенную вам систему учета времени.

ВЫВОДЫ

Мы уже отмечали, что если в технике личной работы можно использовать научный метод, то Тайм-менеджмент смело можно отнести к науке, а не к чистой практике, искусству. А если учесть, что теория Тайм-менеджмента опирается еще и на организационно-экономические законы (закон разделения труда, эффект от масштаба деятельности, закон убывающей отдачи), которые, по выражению К. Адамецки, относятся к всеобщим законам, и применение которых значительно повышает эффективность управления собой и собственными действиями, то отсюда следует, что управление собой – это не просто набор эффективных приемов, это доказывает научный характер Тайм-менеджмента..

Возможность применения научного метода и организационно-экономических законов в технике личной работы доказывает, что Тайм-менеджмент – это наука. В то же время это и искусство, поскольку овладеть приемами управления своим временем можно только практически.

Приложения к Тайм-менеджменту

Мы выдвигаем карточку учета дневную, – месячная карточка, данная на одном листке, сразу открывает возможность неточных отметок времени. Один листок, сам по себе не требующий перемены на каждый день, может в самом начале подорвать самый режим учета.

А. Гастев

УЧЕТ ВРЕМЕНИ

На рисунке 4 еще раз представлен фрагмент карточки учета времени, в отличие от карточки Гастева, рассчитанной только на рабочее время.

Рис. 4. Фрагмент карточки учета времени Гастева.

Нецелесообразно вести учет времени сразу круглосуточно, для начала достаточно рабочего дня. Постепенно процедура заполнения карточек станет интересной, но и тогда не следует спешить. Лишь когда ведение карточек учета времени станет для вас потребностью, можно приступать к круглосуточному учету. Все, кто пытался вести сразу круглосуточный учет, утомлялись уже на первой неделе.

НАБЛЮДЕНИЕ

На каждый день заводится новая карточка.

Первый этап заключается в ведении учета времени в течение одной недели, в это время графа «код» не заполняется. В графе «Вид деятельности» фиксируется вид работы, отдыха и др. Время, в течение которого выполнялся данный вид активности, отмечается в правой части карточки путем закрашивания клеточек. Масштаб времени – 0,5 час/клет. Округлять следует до 15 минут, используя для этого закрашивание половины одной клеточки. В первое время учет желательно вести через каждый час, заполнение карточки как задним числом, так и наперед не допускается.

АНАЛИЗ

В конце первой недели для удобства анализа необходимо каждому виду работы и отдыха дать свой код, который каким-то образом отражает их характер. Для кода не следует использовать буквы, они хуже запоминаются. Схожие виды работ объединяйте под одним кодом, но не старайтесь свести все виды деятельности к 3 – 4 кодам. Оптимальное их число – 15—20. Например:

составление документов можно изобразит строчками,

чтение художественных книг изображением книги,

восклицательным знаком! – потери времени,

процедуры умывания – изобразить стекло – после умывания стал «чистым как стеклышко» и т. п. см. рис.5.

После того, как выработаны коды, необходимо занести их в соответствующую графу карточек учета. Теперь все готово для анализа.

На рисунке 5 представлен фрагмент анализа времени по карточкам Гастева. Слева в вертикальном столбце написаны коды видов деятельности. (Если вы имеете компьютер, то можете при желании его использовать для выполнения анализа: построить наглядные гистограммы полученных результатов и др.)

Горизонтальная линия дает масштаб времени. В качестве которого также взято 0,5 час/клет. Затем на график анализа результатов учета времени переносятся данные с карточек учета, при этом дни отделяются вертикальными черточками, как показано на рисунке, а над горизонтальными линиями, показывающими длительность данного вида активности (работы, отдыха), ставится число месяца. Такой порядок облегчает в дальнейшем расшифровку результатов анализа.

По истечении первой недели наблюдений за своим временем попробуйте сделать некоторые выводы. Для этого слева от кода в третьем вертикальном столбце отметьте время, которое занял каждый вид деятельности за неделю. Второй вертикальный столбец предназначен для планирования.

Рисунок 5. Фрагмент анализа расходов времени

При заполнении карточек во вторую неделю (и в последующие, если вы захотите продолжить наблюдение за собой) в графе «Код» карточек учета следует сразу отмечать код вида деятельности, а карточки заполнять не каждый час, а по выполнении какого-либо вида работ. Постоянная работа с карточками учета создает настрой на время.

Начиная со второй недели анализ карточек учета ведите ежедневно, для чего, прежде чем вы начнете заполнять новую карточку, перенесите результаты учета с предыдущей карточки в график анализа. Это позволит ускорить процедуру анализа в конце исследуемого периода времени (недели, месяца, года) и сделает учет интересным.

СИНТЕЗ

Во втором столбце таблицы анализа запланируйте в часах все виды деятельности на следующий период (неделя, месяц) с учетом результатов предыдущего периода. Запланировав на какую-либо работу, которой уделялось мало времени, большее количество часов, вы должны предусмотреть соответствующее сокращение часов других видов деятельности.

При планировании на месяц виды дел можно разделить на категории. Например, творческая работа – 1-я категория, техническая работа – 2-я категория, домашняя работа – 3-я категория.

Если вам понравится учитывать время, то в конце 1 года учета времени по форме месячных планов и на их основе легко и удобно проводить анализ и планирование на следующий год. А. Любищев, пользуясь более детальной системой учета времени, составлял также и пятилетние планы. И хотя само планирование, учет и анализ времени также занимают определенное время, даже при той сложной системе, которой пользовался Любищев, вся эта процедура занимала всего около 1% времени. А кто считал, сколько времени у нас утекает впустую?

Выполните учет и анализ своего рабочего времени за 1-у неделю по предложенной методике. На основе результатов анализа времени за 1-у неделю запланируйте расходы своего времени на вторую неделю и попытайтесь выполнить этот план. Проконтролируйте выполнение плана на вторую неделю с помощью карточек Гастева.

Ниже представлена карточка учета времени для того, чтобы ее можно было скопировать в большем количестве.

Карточка учета времени для копирования

сразу 4 полезных менеджмент-инструкции в одной

Инструкция

Как правильно учиться? Новое сначала нужно запомнить, затем глубже понять55
  На рисунке 6 я несколько модифицировал эту схему, но в описании специально оставил ее первый вариант.


[Закрыть]. Следующий шаг – начинаем новое применять, в результате чего и лучше запомним и лучше поймем. И четвертый шаг – развиваем новые знания.

Кстати, в менеджменте руководитель постоянно попадает в новые ситуации, для которых не написано еще учебников. Потому, чтобы научиться хорошо управлять фирмой, нужно учиться развивать теорию менеджмента – а это очень интересно.

Рисунок 6. Процесс усвоения нового

Уровень сложности: Несложно

РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА

Попробуем применить описанную технологию эффективной учебы новому для того, чтобы постичь полезное разделение труда.

Для начала —повторим «педагогическую технологию»: запоминание, понимание, применение, развитие

1 шаг

ЗАПОМИНАНИЕ:

применяя разделение труда можно повысить эффективность любой работы (или учебы) – это ЗАКОН РАЗДЕЛЕНИЯ ТРУДА

2 шаг

ПОНИМАНИЕ: за счет чего это происходит?

1. Когда делаешь много дел – теряешь время на переход от одного вида работы к другому.

2. А когда что-то одно – добиваешься автоматизма и потому делаешь работу хорошо.

3. Кроме того, когда долгое время делаешь одно дело – придумываешь разные полезные методики, приспособления (когда делаешь много дел – на это просто нет времени).

3 шаг

ПРИМЕНЕНИЕ (на примере выполнения уроков).

Старайтесь выделить на подготовку к какому-то уроку достаточное количество времени. Вы увидите, что когда делаешь то одно, то другое, то третье – действительно теряется время на переходы от одной работы (учебы) к другой.

4 шаг

РАЗВИТИЕ:

Предыдущие причины объяснения пользы от разделения труда описал еще Адам Смит. Позже психологи объяснили эти причины – развили теорию:

если понаблюдать за тем, что происходит, когда мы долго учимся делать одно дело (например, пилить дрова), то можно увидеть, что вырабатываемый автоматизм выполнения работы – это процесс перехода управлениями нашими действиями с сознательного на бессознательный уровень.

КАК ПРАВИЛЬНО УЧИТЬСЯ

5 шаг

Кстати, знания, которые развили психологи, можно и более эффективно использовать – например при обучении вождению авто. При таком обучении лучше сначала добиваться автоматизма в одном действии (например, плавном отпускании сцепления, если у вас не «автомат»), а уже потом добавлять новые, например, если вы управляете авто уже «автоматически», вы начинаете видеть дорожные знаки.

А сегодня часто обучают так (сам проходил) – сразу на улицу – и потный ОТ СТРАХА новичок доставляет удовольствие, быть может, лишь своему не знающему как правильно обучать инструктору.

КАК ПРАВИЛЬНО ОБУЧАТЬ

6 шаг

А как еще можно повысить эффективность не только учения, но и обучения других?

Татьяна Камянова предложила очень интересную технологию на примере изучения АНГЛИЙСКОГО ЯЗЫКА (повышается скорость изучения языка как минимум в 2 раза).

Сначала вы даете первый материал – например, новую лексику – она ЗАПОМИНАЕТСЯ.

Рисунок 7. Технология Татьяны Камяновой.

7 шаг

Затем вы даете новый материал (например, небольшой кусок грамматики) – а пройденный первый материал (лексика) используется при этом как инструмент. Получается, что когда вы ЗАПОМИНАЕТЕ новый материал, пройденный вы уже ПРИМЕНЯЕТЕ как своего рода инструмент.

8 шаг

Следом приступаем к 3 разделу (новой лексике) – в качестве инструмента уже используете пройденную на 2 шаге грамматику и т. д.

Кстати, так можно эффективно обучать любому предмету, не только иностранному языку (и учиться в школе 5 лет вместо 10 :)))))))))

Советы и предупреждения:

Вы спросите, но здесь только 3 инструкции: как учиться, правильно обучать и применять разделение труда. А где 4-ая? Вы ее случайно не заметили – она написана «между строк». Четвертая инструкция о том, как в одну инструкцию можно поместить сразу несколько инструкций.

Эта инструкция полезна и топ-менеджерам: они всю жизнь учатся, обучают других и применяют разделение труда в своей компании.

Инструкция

Чтобы победить в конкурентной борьбе, фирмы используют эффект масштаба. Чем больше размером фирма, тем она обычно эффективнее работает. А можно изучать ЭФФЕКТ МАСШТАБА прямо на уроке в классе? Почему бы и нет, рискнем.

Уровень сложности: Несложно

1 шаг

ЗАПОМИНАНИЕ

Эффект масштаба проявляется в том, что чем больше фирма, тем дешевле она может производить свои продукты – очень полезно для победы на рынке. Спрашивается: почему?

2 шаг

ПОНИМАНИЕ

Эффект масштаба получается по двум причинам:

1. В большей по размерам компании можно использовать более глубокое разделение труда (а о преимуществах разделения труда см. предыдущую инструкцию «4 в 1»).

2. Большая по размерам фирма может позволить себе приобрести более дорогостоящее и производительное оборудование.

3 шаг

ПРИМЕНЕНИЕ

Спрашивается, а можно потренироваться применению эффекта масштаба прямо на уроке в классе?

Нет проблем! Нерадивые ученики только это и делают: каждый день применяют эффект масштаба – они договариваются о разделении труда. Когда придет учитель, каждый ученик, в соответствии с договоренностью, тянет руку – каждый из них хорошо выучил только один вопрос (очередь до тех, кто вообще ничего не выучил, придет на следующем уроке).

И попытки бороться с этим позорным явлением со стороны учителя почти бесполезны – учитель встречается с одним из неумолимых законов природы и общества, ВАЖНЕЙШИМ законом развития систем – эффектом масштаба

4 шаг

РАЗВИТИЕ

А где, спросите вы, обещанное дорогостоящее и производительное оборудование, характерное для эффекта масштаба? Или это один класс на много учеников и общее для всех отопление и освещение?

И то, и другое, и еще третье – руководство школы – тоже одно на всех.

Но самое ценное и дорогостоящее оборудование – это (догадались?) – ваш любимый учитель. Не нужно для каждого ученика иметь по целому учителю – достаточно одного на всех. И получается, что живой учитель (в рамках теории, которую мы с вами прямо на глазах изумленной публики здесь развиваем) – это своего рода «уникальное оборудование», к которому нужно относиться очень и очень бережно.

Советы и предупреждения:

Не теряйте время на уроках, не считайте ворон, лучше осваивайте премудрости научного менеджмента прямо в школе. И, главное, – берегите своих ОЧЕНЬ ДОРОГИХ УЧИТЕЛЕЙ И ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ.

Уважаемые топы! Теперь вы понимаете, что самое дорогостоящее оборудование в вашей компании – это ваши специалисты?

Инструкция

Это словарь по системе, придуманной Татьяной Камяновой (далее – Т.К.). Он позволяет значительно (как минимум в 2 раза) повысить эффективность пополнения лексики. Попробуйте и очень быстро в этом убедитесь.

Уровень сложности: Несложно

1 шаг

ОСОЗНАЙТЕ, что это не просто словарь, а СУПЕР словарь, построенный не просто по алфавиту, а по частям речи. С точки зрения современного менеджмента это означает, что в словаре применяется своего рода «разделение труда» между словами

2 шаг

ОТКРОЙТЕ ТАБЛИЦУ ЭКСЕЛЬ – это мое техническое дополнение к центральной идее Т.К.

3 шаг

Каждый лист таблицы посвятите одной части речи: существительным, глаголам, прилагательным и т. д.

4 шаг

По мере чтения английских текстов или изучения English

по учебнику заполняйте эту таблицу новыми словами – каждое слово – в свой лист.

5 шаг

Перед глаголами обязательно ставьте частицу to (этого нет в обычных словарях) – это тоже идея Т.К., увидите сами что она полезна.

6 шаг

Перед существительными ставьте обязательно артикль. Перед теми существительными, где артикль не ставится – конечно же не ставьте – это помогает запоминанию сложных случаев использования артиклей.

7 шаг

Система заполнения словаря (уже опять мое «изобретение») следующая: нашли новое слово, перевели, написали перевод на русский в соответствующий лист. Например, глагол to go – идти. Пишем в лист с глаголами в один столбец «Идти».

8 шаг

Затем по прошествии времени (от 1 дня) делаем перевод напротив этого столбца (ясно в ту же строчку) русского слова в другой столбец «to go». Запись по памяти позволяет лучше запомнить слово.

9 шаг

Пользуясь возможностями эксель, отсортируйте слова по английскому алфавиту

10 шаг

В первое время можно словарь использовать и как Русско-английский, если с помощью возможностей эксель отсортировать данные по русскому алфавиту русских слов (то есть по столбцу)

11 шаг

Однако очень скоро в столбце с русским переводом появится много вариантов такого перевода и словарь станет только англо-русский.

12 шаг

Если одно слово без изменений является и существительным и глаголом – пишите его в 2 листа – в существительные и глаголы

13 шаг

Обязательно там, где у нас неправильные глаголы, заполняйте глаголы еще в 2 столбца – прошедшее время и причастие прошедшего времени – так вы быстрее запомните все неправильные глаголы (я еще использую окраску строчек – удобно).

14 шаг

Т.К. советует через некоторое время переходить полностью на обычный словарик по алфавиту. Я этого не советую, имея большую практику пользования таким словарем, смело оставайтесь с ним на всю жизнь

15 шаг

Т.К. пишет, что изучив до высокого уровня 8 иностранных языков, она всегда пользуется такой системой составления словарей – она самая эффективная на сегодня (для запоминания слов – «в голове»)

Советы и предупреждения:

Понятно, что также можно составить словарик не только для английского, но и другого иностранного языка.