Текст книги "Новый тайм-менеджмент"

Новый тайм-менеджмент
Владимир Токарев

© Владимир Токарев, 2016

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Вступление

Эту книгу можно было бы назвать вторым измененным изданием книги «Три менеджмента в одном флаконе»11
  К этой книге вышло приложение – «Тайм-менеджмент: Тренинг по книге «Три менеджмента в одном флаконе».


[Закрыть] (из нее изъят раздел «Приключения английского», который вышел отдельной книгой). Но точнее будет сказать, что это две самостоятельные книги в одной – исправленная книга «Три менеджмента в одном флаконе» и книга «Тренировка памяти: Пять тренингов по Ф. Лёзеру – №1».

Планируется также издание двух приложений (практикумов) к этой книге – по воспитанию воли и управлению эмоциями.

Кроме того, выходит серия практикумов с названием «Стратегия новой карьеры» в 10 выпусках. Все перечисленные книги объединяет то, что читателю предлагается «Новый тайм-менеджмент», который автор считает более точным называть термином «Персональный менеджмент».

Краткое содержание

Книга первая – Три менеджмента в одном флаконе

1. Тайм-менеджмент: как повысить личную производительность в несколько раз

Приложения к Тайм-менеджменту

2. Экспериментальный менеджмент: личная лаборатория

по управлению

1. Моделирование человека – посмотрим, что

у нас внутри?

2. Что нами управляет – прав ли дедушка Фрейд?

Управление психологической компонентой:

Как научиться управлять собой?

3. Как устроен характер – «Трус —

не играет в хоккей!»

4. Мотивация поведения – «Как заставить себя делать

зарядку»

5. Процесс формирование черт характера – «Посеешь

мысль – пожнешь судьбу»

6. Как научиться управлять своими эмоциями

и развить силу воли – Голливудская улыбка? – Легко!

7. Стоит ли применять к себе насилие —

Нужно ли пороть ремнем самого себя?

Управление творческой составляющей

8. Как развить свои творческие

способности – «Формируем Эйнштейнов, недорого»

…

3. Менеджмент-тренажер: как достигать намеченных

целей?

1. Планирование – «Как все успевать»

…

7. Умение слушать – «Делаем вид, что слушаем, чтобы

профессор не обиделся»

Приложения к менеджмент-тренажеру

Тренажер по планированию

Книга вторая – Тренировка памяти

1. Открытие Франца Лёзера

1. Запоминание – процесс познавательный

2. Процесс познания

3. Появление новой привычки

2. Запоминаем информацию – О менеджменте

…

3. Про эффективное запоминание – Обзор

1. Восприятие

2. Концентрация

3. «Привязывание информации»

4. Повторение

5. Забывание

6. Припоминание

4. Упражнения

Что дальше?

Тренинги от автора

Книги, подготовленные «КЦ «Русский менеджмент»

Об авторе.

Три менеджмента в одном флаконе
Книга первая – персональный менеджмент

Аннотация

Любимой Анюте

У вас не получается обуздать свое время?

Вам предлагают волшебные управленческие инструменты, но вы не знаете, как проверить их результативность?

У вас уже имеется диплом выпускника управленческого факультета (или даже сертификат программы МВА), но это пока никак не отражается на эффективности управления вашей компанией или подразделением?

Решить перечисленные разноплановые проблемы автор предлагает одновременно – используя для этого «Три менеджмента (тайм-менеджмент, экспериментальный менеджмент и менеджмент-тренажер) в одном флаконе».

Под флаконом понимается не только предлагаемая книга, но и сам читатель. Используя инструменты тайм-менеджмента – можно решить личные проблемы с нехваткой времени. Экспериментальный менеджмент позволит понять не только самого себя, но и будет хорошим подспорьем для апробации многих управленческих новинок. А выполняя упражнения менеджмент-тренажера, вы сможете значительно повысить свою управленческую компетенцию.

«Три менеджмента в одном флаконе» – это принципиально новая концепция персонального менеджмента, в которой обогащение науки и искусства управления собой достигается за счет творческого заимствования знаний у проверенного временем современного управления коммерческой компанией.

Умение определять приоритетные дела и способность правильно распределять свое время – это не такие качества, которые можно мимоходом приобрести в Гарвардской школе бизнеса. Официальный учебный курс может дать много знаний, но ряд жизненно важных навыков человек обязан выработать у себя сам.

Ли Якокка

Здравствуйте, уважаемый Читатель!

Первое решение, которое Вы должны принять сами – это стоит ли читать эту книгу.

Для кого предназначена данная работа?

Поскольку данная книга отнимет у Вас определенное количество времени на само чтение, на выполнение упражнений, а также на мучительные наблюдения за самим собой, то мне бы хотелось сразу предостеречь тех, кто, прочитав это пособие, пожалеет, что он напрасно потратил время. Чтобы этого не случилось, ниже представлен портрет моего читателя. Если Вы не похожи на это описание, но все же взялись читать, то пеняйте сами на себя – это был Ваш собственный выбор.

Сколько Вам лет?

Один мой знакомый, прочитав книгу Д. Гранина «Эта странная жизнь», сказал с горестью: «Если бы эта книга попалась мне, когда я был двадцатилетним, я бы прожил жизнь совсем по-другому».

Так вот, данная работа предназначена для тех, чей возраст находится строго в пределах 15 – 65 лет. Хотя весьма вероятно, что тринадцатилетние, или те, кому за 70, захотят просмотреть ее хотя бы из чистого любопытства, чтобы узнать, почему им читать эту книгу еще рано или уже поздно.

Какой у Вас характер?

Это чрезвычайно важная характеристика: моего читателя вполне устраивает собственный характер. Однако, поскольку одна из целей работы как раз и состоит в том, чтобы Вы могли сами выработать нужный Вам характер, то в качестве своих читателей я вижу также и тех, кто недоволен собой.

Чем Вы занимаетесь?

Эта книга предназначена для тех, кто избрал профессию менеджера, а у них, как известно, есть подчиненные. В то же время, если Вы собираетесь стать учителем школы, тогда это пособие именно для Вас – каждый учитель должен быть хорошим менеджером и, наоборот, каждый менеджер еще и учитель. Если же Вы считаете, что у Вас пока нет возможности кем-то руководить, то смею заверить – это не так. Каждому из нас приходится управлять по крайней мере одним очень трудным подчиненным – тем, кого мы каждое утро видим в зеркале. Данная книга представляет собой руководство по управлению собой и своими действиями, а это нужно практически каждому человеку.

Чем Вы недовольны больше всего?

В первую очередь, Вы недовольны тем, что жизнь коротка, а хочется сделать так много. Иногда Вы недовольны тем, что время тянется мучительно медленно, но чаще оно пролетает слишком быстро. Бывает, что Вы недовольны собой, а иногда своими близкими.

Что Вы хотите?

Мой читатель хотел бы получать от жизни как можно больше. Он хотел бы успевать больше читать, лучше понимать других и себя, он хотел бы сделать как можно больше за отведенное ему Богом время.

В том случае, если Вы узнали себя в этом портрете, то смело принимайтесь за чтение – впереди нас ждет тяжелая работа, но и счастливое будущее, и не так уж важно, сколько у Вас этого будущего осталось.

Автор, 1999 г.

Благодарности автора

Я сердечно благодарю долготерпеливую жену Анюту и посвящаю ей свой труд. Её полезная критика на протяжении всей работы над этой книгой побуждала автора искать лучшие формы выражения своих мыслей.

Книга состоит из 3 частей, приложений к каждой части и ко всей книге и полезных инструкций «От А до Я».

Первая часть – посвящена тайм-менеджменту. Здесь вы познакомитесь с техниками управления временем. В этой части я попытался рассмотреть управление временем как инструмент для принятия решений на основе полученной информации о расходах нашего времени. Также, как данные о финансах предприятия позволяют высшему руководству коммерческой фирмы принимать важные управленческие решения о поддержке перспективных направлениях развития компании. В приложении к первой части даны упражнения для развития важных управленческих навыков – умения применять научный метод, представлены полезные инструкции для осмысления и овладения организационно-экономическими законами.

Вторая часть – это экспериментальный менеджмент, где у вас будет возможность проводить безопасные эксперименты на себе самом (хотя при учете времени по рекомендациям первой части вы уже научитесь наблюдать за собой и делать полезные выводы). В этой части предпринята попытка соединить наши противоречивые рациональные и эмоциональные составляющие в единое целое: чтобы собой управлять, нужно хорошо представлять – из каких частей мы состоим и как они взаимосвязаны, как работает наша «личная система управления». В этой части представлены также вполне конкретные инструменты управления рядом наших эмоцией, а также эффективная техника воспитания воли.

В приложении ко второй части рассматривается как управлять собою как единым целом, а также как проводить «лабораторные управленческие испытания» на себе самом, ну и целый ряд для этого полезных инструкций.

Третья часть – это настоящий менеджмент-тренажер, который позволит не только освоить управление собой, но и практически усвоить важные функции управления. Хотя и в предыдущих частях элементы менеджмент-тренажера присутствуют: в первой части – это практическое освоение научного метода, а во второй – освоение важнейшей функции мотивации. В третьей части последовательно описан процесс управления собой. При этом предполагается, что мы ведем себя вполне рационально, и потому, поставив себе цели, мы стремимся их достигнуть. Однако в реальной жизни все сложней – наша психологическая составляющая постоянно нас отвлекает от намеченных планов. Эта в определенной степени иррациональная составляющая, без умения управлять ею – многие наши желания не реализуются на практике, а остаются пожеланиями. Но после изучения второй части это уже не должно быть для вас проблемой.

Менеджмент – это и наука и искусство. Приложение к третьей части помогут практически освоить многие полезные управленческие инструменты.

Для удобства читателя в конце книги представлены краткий обзор главной идеи книги – в форме статьи, список полезной литературы, небольшой глоссарий управленческих терминов22
  Глоссарий перенесен в конец всей книги.


[Закрыть], а непосредственно в тексте на протяжении всей книги вы встретите блог автора (построенный в форме беседы автора и любознательного генерального директора33
  Любознательный читатель, который помогал мне в предыдущем издании книги, получил повышение и стал генеральным директором компании. Поздравляем!


[Закрыть]) по персональному менеджменту, который можно рассматривать как своеобразное «чтиво», позволяющее прерывать напряженную работу над собой необходимыми перерывами для отдыха.

У данной книги, которую я рекомендую как тренажер для топ-менеджеров, а также тех, кто хотел бы им стать, несколько задач. Научившись управлять собой, можно не только повысить свою личную эффективность, но облегчить задачу управления своим бизнесом, поскольку в персональном менеджменте вы приобретаете бесценные навыки научного управления.

Кроме того, персональный менеджмент можно еще использовать и как определенного рода лабораторию, где можно проводить испытания новых управленческих инструментов (пример такого испытания представлен в приложении в конце книги), которые активно предлагаются сегодня руководителям фирм на рынке консультационных услуг.

Уровень сложности

Читателю книги не обязательно иметь специальную подготовку (в управлении, в психологии), однако если какие-либо разделы покажутся вам сложными, при первом чтении их можно опустить. Читать книгу не обязательно подряд, вы можете ограничиться чтением параграфов выборочно, по своему усмотрению.

Вместо введения

Это инструкция, в которой я напоминаю классический подход к написанию начала любого нехудожественного произведения. Пользуясь данной инструкцией, вы поймете, что писать самому – это просто. А умение письменно излагать свои мысли – первейшее умение для любой карьеры начинающейся или уже состоявшегося автора.

Инструкция

Уровень сложности: Не сложно

1 шаг

В начале введения вы должны объяснить, в чем актуальность вашей работы, зачем ее нужно было вообще писать.

Пример по этой книге

XXI век – время персонального менеджмента

Известный американский гуру менеджмента Питер Друкер определил ряд наиболее важных задач, которые, по его мнению, встанут перед человечеством в ХХI веке. Одна из таких задач – подход к управлению собой с научной точки зрения – на основе современных знаний о менеджменте.

Интернет революция, которая позволила уже достаточно большому количеству людей работать удаленно, а иногда прямо не выходя из своего дома, значительно ускорила подтверждение прогнозов известного гуру научного управления.

Возможно, недалеко то время, когда успех любой, даже самой большой фирмы, будет определяться в первую очередь эффективностью управления собой каждого отдельного работника этой компании.

2 шаг

Затем следует рассказать, что было опубликовано по вопросу, который вы рассматриваете, до настоящего времени.

Пример по этой книге

Количество книг по Тайм-менеджменту сегодня велико и продолжает лавинообразно нарастать.

И кажется, что новая книга на тему управления временем – всего лишь авторский взгляд на уже хорошо известные инструменты управления временем. Так ли это?

3 шаг

Следующим шагом нужно указать, какие проблемы остались нерешенными, что осталось неясного по изучаемой проблеме.

Пример по этой книге

Спрашивается, что автор в условиях жесточайшей конкуренции между опубликованным по теме Тайм-менеджмента, собирается рассказать читателю? Быть может, он решил лишь вписать свое имя в перечень малоизвестных авторов?

По мнению автора, несмотря на обилие литературы по Тайм-менеджменту, системного взгляда на этот предмет до сих пор нет, и потому попытка его выполнить вполне оправдывает появление «еще одной книги на известную тему».

4 шаг

И, в заключение, вы должны определить, решению какой проблемы посвящен ваш труд (какова цель работы).

Пример по этой книге

С одной стороны, автор ставит вполне конкретные цели – представить читателю системный взгляд на Тайм-менеджмент.

Однако на самом деле, это книга не про Тайм-менеджмент, а про Персональный менеджмент, где Тайм-менеджмент – пусть важная, но всего лишь одна составная его часть. И в этом главная особенность данной книги.

5 шаг

Конечно, в зависимости от ситуации, последовательность описания элементов введения может немного изменяться, некоторые элементы опускаться, а что-то добавляться, но лучше, если сначала вы опишете введение, строго следуя предложенной структуре.

Пример по этой книге

Автор хорошо представляет себе своего занятого читателя, в качестве которого он, в первую очередь, видит занятых топ-менеджеров коммерческих компаний. Поэтому в книге сделано все возможное, чтобы сложный материал был представлен максимально просто. Просто об очень сложном – таков девиз, пронизывающий всю эту книгу.

Книгу, которая поможет вашему бизнесу, станет, надеюсь, настоящим товарищем в повседневной жизни, а если вы еще не топ—менеджер – поможет успешно состояться вашей карьере.

Ну и, пожалуй, самое главное. Автор рассматривает свою книгу как полезный тренажер для развития и поддержания управленческих навыков, которые нужны как начинающему управленцу, так и топ-менеджерам (им в первую очередь). Показателями того, что менеджмент вы усвоили, являются производительность труда и качество. Как только они станут лучше, чем у западных конкурентов, можно говорить о том, что вы освоили современный менеджмент. Но если показатели снова упадут (значит, вы опять обросли жирком), нужно снова позаниматься на тренажере.

Это трудно, но у вас все получится!

Я надеюсь, что данное третье издание книги будет особенно полезно тем, что позволит читателю получить три самостоятельных эффекта за один раз: умение управлять своим временем, личную лабораторию для проведения управленческих экспериментов и менеджмент-тренажер для отработки управленческих навыков.

Заканчивая первую инструкцию о том, как писать введение, отмечу, что читателя в приложениях к каждой части ждут еще другие инструкции, которые для удобства пронумерованы с помощью «звучащих» букв русского алфавита: А, Б, В.. Э, Ю, Я. Нахождение ответа на несложный вопрос – почему та или иная инструкция попала в соответствующую часть книги (то есть, как именно инструкция связана с содержанием соответствующей части) – автор решил оставить самому читателю.

1. Тайм-менеджмент: как повысить личную производительность в несколько раз

Каждого человека можно представить как потребителя времени. Он перерабатывает время на разные мысли, чувства и работу.

Д. Гранин. «Эта странная жизнь»

Мой блог. Где взять время?

Любознательный генеральный директор (далее – Любозн. гендир.) – Можно сразу на «ты»?

Автор: Валяй!

Любозн. гендир.: Расскажи, почему ты решил вдруг заняться тайм-менеджментом?

Автор: Ну, это длинная история. В конце 70-х, к моим обязанностям, когда я работал инженером в сфере физики полупроводников, прибавились новые задачи – я не только стал руководителем группы специалистов, но мне пришлось много работать в сфере научно-исследовательских и опытно конструкторских работ, причем в начале 80-х годов уже в качестве молодого руководителя или заместителя руководителя НИР и ОКР.

При том, я уже сдал кандидатские экзамены и в моих планах была подготовка кандидатской.

Времени катастрофически не хватало.

Я перепробовал массу всяких приспособлений – ежедневники, перекидные календарики, ежедневное планирование на листочках – ситуация стала чуть лучше, но с учетом того, что я был молодым семьянином – домой нужно было возвращаться вовремя – я все равно не успевал.

И не удивительно, когда я совершенно случайно наткнулся на книгу Гавриила Попова (того самого, что был мэром Москвы) «Техника личной работы», я ухватился за нее обеими руками.

Кстати ничего, если по ходу моих ответов на твои вопросы я буду рекомендовать полезную литературу по тайм-менеджменту?

Книга Г. Х. Попова «Техника личной работы» – относится к таким полезным источникам знаний по Тайм-менеджменту.

* * *

В литературе можно встретить разные названия деятельности по управлению временем, например, Тайм-менеджмент или самоменеджмент.

Лотар Зайверт – руководитель Института стратегии и эффективного использования времени (Хайдельбеорг, Германия) определил самоменеджмент как последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время44
  Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках. – М.: Экономика, 1991.


[Закрыть].

Давайте познакомимся с наиболее важными инструментами, позволяющими повысить эффективность использования своего времени.

Справедливо считают, что один из самых трудных подчиненных – это тот, кого вы каждое утро видите в зеркале. Это действительно так. Попробуйте начать с себя, и многие элементы научного управления станут вам понятнее.

Эффективное управление – это, в первую очередь, умение применять на практике научный метод. Рассмотрим это утверждение на известном примере.

Л. Зайверт рассказывает историю, известную на Западе как «Совет, стоимостью 25 000 долларов».

Как-то раз, Чарльз Шваб (работающий президентом компании Бетлхэм Стил) попросил своего советника по предпринимательской деятельности Ивома Ли дать ему совет по организации времени. При этом он обещал, что заплатит, исходя из ценности совета, ну и своих возможностей, разумеется.

Ивом Ли предложил сделать следующее

«Возьмите чистый лист бумаги и запишите на нем все, что вы собираетесь сделать завтра.

Затем, – продолжил Ли, – определите важность каждого дела из этого списка – установите приоритеты.

А следующий день начните с самого важного дела. И далее выполняйте его до самого конца». (Ясно, что речь шла не о таких объемных вещах, как, например, изучение китайского языка – за один день такое дело выполнить невозможно. Речь шла об определенных «кусочках важного дела», которые руководитель обычно планировал себе на день.)

«Затем, – продолжил Ли, – выполняйте второе по важности дело. И поступайте с ним также, как с делом номер один. И т д.

В конце дня, – отметил советник по предпринимательской деятельности, – возможно, вы сделаете не все свои запланированные дела, но самые важные задачи вы выполните».

Через очень короткое время Ли получил от Чарльза Шваба чек на сумму двадцать пять тысяч долларов. А сам Шваб говорил: «За свою практику я получал много советов, но это был самый полезный совет».

Давайте проанализируем рассказанную историю, используя для этого элементы научного метода, представленные на рисунке 155
  Иногда встречается описание научного метода, включающего в себя этапы наблюдения за объектом или явлением и анализ результатов наблюдений, формулировки гипотезы работы объекта и верификации – подтверждения достоверности гипотезы.


[Закрыть]:

Рисунок 1. Элементы научного метода

В совете Ивома Ли составление перечня дел – это попытка «наблюдения будущего». «Анализ» – это классификация дел на важные и менее важные, а «синтез» – это план выполнения дел, составленный на основе установленных приоритетов. В определенном смысле можно сказать, что самоменеджмент (или – персональный менеджмент) – это умение применять научный метод с целью повышения эффективности своей личной работы.

На первый взгляд, в рассказанной истории все до банальности очевидно, но не торопитесь с выводами. Применение научного метода к выполнению такой простой работы, как перетаскивание чугунных болванок, позволило Ф. Тейлору уже при первых экспериментах повысить производительность труда в… четыре раза.

Вы скажите – ну это же производство – перетаскивание чугунных болванок. Однако известна история, согласно которой американка Вуд, работая секретарем-референтом в одной из фирм, успешно применила научный метод для повышения эффективности процесса чтения. Наблюдая как менеджеры фирмы читают корреспонденцию, она разделила их на две группы (выполнила анализ) – кто читает быстро и кто читает медленно. Продолжая наблюдение за каждой из групп, на более тонком уровне анализа результатов наблюдения Вуд определила, что у медленно читающих менеджеров имеются вредные привычки при чтении – движение головы, возврат к уже прочитанному (регрессия), проговаривание и др., у быстро же читающих таких привычек почти нет. Синтез в ее работе заключался в том, что ею были предложены специальные упражнения, позволяющие любому желающему избавиться от вредных привычек при чтении. Так, впервые родился широко известный сегодня метод скорочтения, который продолжает развиваться другими исследователями.

Спрашивается, в чем сущность предпринимательского подхода ко времени?

Предпринимательство – это деятельность по созданию новых комбинаций из имеющихся ресурсов. В результате такой деятельности появляются новые товары и услуги.

Но когда мы применяем ко времени научный метод, мы также проходим все стадии предпринимательского творчества. Сначала наблюдаем за расходами нашего времени. Затем выявляем составляющие этих расходов. И уже следующим шагом планируем – создаем оптимальный план – по сути новую комбинацию из временных отрезков. Результатом такого комбинирования у нас также будут новые продукты – результаты использования нашего времени. О том, как можно эффективно комбинировать время мы поговорим в следующих главах.

Мой блог. Первые книги.

Любозн. гендир: Я где-то слышал фамилию этого автора, напомни, кто такой Гавриил Попов?

Автор: Гавриил Попов, автор книги «Техника личной работы» в то время еще не знал, что будет известной личностью – первым мэром Москвы.

В предисловии к своей книге «Техника личной работы» он писал – что у него были проблемы со временем (точно такие же, как у меня!). И он стал искать литературу по теме Тайм-менеджмента (тогда он еще назывался Техника личной работы).

Что он обнаружил – хотя организация времени у многих великих людей была на высоте, они не считали необходимым делиться своими личными методами эффективной работы. Именно по этой причине, Попов обнаружил всего несколько книг российских авторов по теме Тайм-менеджмента. По крохам собирая информацию, он подготовил к изданию книгу, основанную также и на его личном опыте.

Кроме описания плюсов и минусов разных технических средств (ежедневников, перекидных календарей, картотеки – тогда компьютеров еще не было), Попов описал несколько техник для наблюдения за своим временем. Одна из таких техник – карточка учета Гастева.

Я, разумеется, перепробовал все, что было написано в «Технике личной работы», накапливая, таким образом, свой первый опыт исследований. Удивительно, что хотя я обратился к Тайм менеджменту через много лет после выхода книги Попова, новых книг на тему личной организации на тот момент времени я не нашел. И тогда я обратился к первоисточникам, на которые Попов ссылался – в частности к трудам Алексея Капитоновича Гастева – «придумщика» карточек учета времени.