Текст книги "Новый тайм-менеджмент"

Инструкция

Все знают, что можно взять в кредит деньги и потом вернуть кредит с процентами.

А вот как взять в кредит время – об этом наша инструкция.

Уровень сложности: Несложно

1 шаг

ВСПОМНИТЬ ИЗВЕСТНУЮ ИСТИНУ ПРО БЕСПЛАТНЫЙ СЫР

Все знают, что деньги в кредит дают не бесплатно. Потому кажется, что лучше купить дорогую вещь (например, автомобиль) за свои деньги (предварительно их накопив), чем обращаться в банк за кредитом.

2 шаг

ПОНЯТЬ ТРУДНОСТИ НАКОПЛЕНИЯ ДЕНЕГ

Однако не следует забывать человеческую психологию. Вот у нас есть деньги на текущие расходы, и мы их легко тратим, надо очень прилично зарабатывать, чтобы откладывать деньги. Как быть? Как заставить себя откладывать деньги по чуть-чуть каждый день? Это очень трудно.

3 шаг

ПОНЯТЬ ПРЕИМУЩЕСТВА КРЕДИТА

Мне понравилось описание кредита в одной книжке редактора журнала по финансам. Он пишет, что когда мы покупаем какую-то вещь в кредит, это значит, что у нас не только появляется сразу эта вещь, но нам всегда нужно часть денег отдавать за пользование кредита (возврат самого кредита и процентов за него).

Накопить деньги всегда труднее, чем выплачивать обязательные платежи. А концы с концами просто придется сводить на оставшуюся часть суммы.

В результате, вы станете более рационально тратить свои деньги.

4 шаг

ПОНЯТЬ ОСОБЕННОСТИ ВРЕМЕНИ

Со временем проблем много больше, чем с деньгами.

Бывает, что времени много, но отложить его невозможно – и мы тратим его почем зря. А чаще все наоборот – времени не хватает на то же изучение английского языка, а занять время невозможно (его можно только отнять – пойти, например, к кому-то в гости– но при этом у вас времени не прибавится).

5 шаг

БЕРЕМ ВРЕМЯ «В КРЕДИТ»

И вот тут приходит очень простая аналогия с деньгами. Если у нас есть денежный кредит, мы просто каждый день часть суммы выплачиваем банку.

А теперь представьте, что вы взяли в кредит время у самого себя, скажем на изучение английского языка. Это значит, что скажем из 16 часов активного времени (24 часа за исключением 8 часов сна) мы выделяем на английский язык 1,5—2 часа в день. Тогда все наши дела нужно просто успеть сделать в оставшееся время. Это много проще, чем заставить себя просто заниматься языком.

6 шаг

СМОТРИМ НА РЕЗУЛЬТАТЫ

Главное – это выделить на занятия языком (или другим делом, на которые вы «взяли у самого себя время в кредит») всегда одно и тоже удобное время.

Тогда «в конце срока выплаты» (скажем, для изучения английского языка по системе Татьяны Камяновой нужно всего 1 год) у вас будут очень хорошие знания языка.

А поскольку «кредит времени» будет уже выплачен полностью, можно взять время в кредит на другое полезное дело.

Иначе время будет утекать, как утекают деньги на текущие расходы.

Советы и предупреждения:

Система интересная, попробуйте, и вы увидите, что она позволяет сделать больше дел, чем когда вы ее не применяете. При том отмечу, что когда вы берете в кредит время, проценты выплачивать никому не нужно – так как время вы берете в кредит у самого себя.

Пожалуй, главное в этой системе, брать «время в кредит» всегда точно в одно и тоже время (например, я занимался английским целых полгода 1 час утром). иначе ничего не получится, я пробовал и так и так.

2. Экспериментальный менеджмент: личная лаборатория по управлению

Проводите эксперименты по использованию новых управленческих инструментов сначала на себе любимом – это избавит от мучений ваших подчиненных.

КАК УСТРОЕН ЧЕЛОВЕК И КАК ОН УПРАВЛЯЕТСЯ?

Цели:

Познакомить читателя с системным подходом, рассказать о том, как работают такие важные подсистемы личности как психологическая составляющая и творческая компонента. Рассмотреть систему управления человеком.

Ключевые слова:

система, подсистема, система управления ситуационный подход, коммуникации, системы самоменеджмента

Примечание: во второй части научный метод применяется как уже знакомый читателю по первой части инструмент исследования для наблюдения за самим собой.

Мой блог. Время есть, но есть нечего

Любозн. гендир.: А ты можешь рассказать, чем тебе тайм-менеджмент помог лично?

Автор: Без проблем!

Пропущу десятилетний период (1981—1991 гг.) моей работы в НИИ (в должности от инженера до старшего научного сотрудника) и расскажу об относительно коротком, но важном для меня периоде времени с 1991 по 1992 год.

К этому моменту, благодаря Тайм-менеджменту я смог более эффективно использовать свое время. Это позволило мне, несмотря на большие затраты времени на управление людьми (я был руководитель группы) и руководство НИОКР, регулярные командировки (в Москву, Киев, Саратов, Новгород и др.), освоение новых для меня направлений в моей сфере деятельности – физике и технологии полупроводников, большую общественную нагрузку и напряженную производственную работу (наука и производство), защитить в 1989 г. в Зеленограде (в Московском институте электронной техники) кандидатскую, а в 1992 году без отрыва от работы подготовиться при аспирантуре нижегородского экономического вуза и сдать сложные для меня экзамены по специальности – по рыночной экономике.

Однако в 1991—1992 гг. из-за отсутствия реального финансирования военно-промышленного комплекса (ВПК) нам в течение более года практически перестали платить заработную плату – выдавали бумажки, где было написано, что нам начислено столько-то, а денег не было. Многие, в первую очередь специалисты рабочих профессий предприятий ВПК, ушли работать на базары продавцами – где получали реальные деньги.

Поскольку мы с женой работали на одном предприятии, отсутствие зарплаты сказалось весьма существенно. Мы съели все запасы, которые скопились в благоприятное время в погребе – вместо сахара подъели все засахарившееся варенье за много лет и соленья, которые хоть как-то скрашивали картошку (какие-то крохи нам иногда давали «на хлеб и воду»), а в летний период выручил нас и сад, где мы выращивали для себя огурцы и помидоры.

Но когда стало ясно, что просвета в ближайший период не будет, я пошел искать работу.

Работа в организованной нами на предприятии ВПК Школе научной организации труда (НОТ) сделала меня самонадеянным (эту историю расскажу чуть позже), и я решил попытать счастья – найти работу преподавателя. Но работу в вузе преподавателем физики я не нашел – физиков было как собак нерезаных. Провел урок в школе – но не взяли – или не понравился, или, что скорее всего, не было реальной надобности.

После сдачи экзаменов по экономике стал искать место преподавателя экономической теории. Однако к моему удивлению – мест не было, как позже выяснилось – преподавателей политической экономии (что читалась при социализме) было с избытком, все они экстренным порядком переквалифицировались в рыночные экономисты.

Любозн. гендир.: Получается, что благодаря Тайм-менеджменту, ты мог сказать, что «время у тебя есть, но… есть нечего»?

Автор: Ты так шутишь? Хм, проехали.

Мне уже было все равно, кем работать (рабочей профессии у меня не было, да и не хотелось с кандидатской идти в рабочие). И вот в одном из вузов, отказав мне в очередной раз в работе преподавателя экономики, меня спросили: «А вы не возьметесь преподавать менеджмент?» Я не знал тогда толком что это такое, но сразу же согласился. Будучи физиком, я готов был преподавать хоть анатомию в медицинском институте, лишь бы платили зарплату. При этом я наивно полагал, что мои знания по управлению временем меня смогут выручить.

На всякий случай, в вузах, где мне уже отказали один раз, я повторно предложил «свои рабочие руки», но уже в качестве преподавателя менеджмента (провалюсь – так сразу в нескольких местах, кто не рискует …). И к моему удивлению получил вместе с первым местом, еще два привлекательных предложения.

Выбрав из них два наиболее перспективных, я начал работать в двух местах одновременно – на 1,5 ставки куда пригласили (Волго-Вятский Кадровый Центр), и на полставки – в другом вузе – на кафедре экономики в нижегородском инязе..

А для себя я решил, сначала проведу какое-то количество занятий по Тайм-менеджменту (тогда это называлось техника личной работы или самоменеджмент), а в это время успею прочитать о менеджменте в учебниках, которых, правда, в то время было крайне мало.

Так что все наоборот – тайм-менеджмент меня выручил своеобразным образом – не дал умереть с голода.

СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД В САМОМЕНЕДЖМЕНТЕ

Недостатки чисто «рационального» подхода к человеку, который чаще всего встречается в литературе по Тайм-менеджменту, или чисто «психологического» подхода, который встречается в соответствующей литературе без упоминания термина «самоменеджмент», в их односторонности. Чтобы научиться управлять собой в целом, необходимо понимание работы всех наших составляющих.

Светлана решила начать новую жизнь с составления плана дня. Пункт первый – закончить статью. Но почему-то статьей заниматься не хотелось. Через минуту ей стало стыдно, она немного подумала, включила быструю музыку и стала… танцевать. Настроение поднялось настолько, что неожиданно для себя она все-таки села писать статью. Минут через пять дело пошло, строчки бежали быстрей и быстрей. Светлана подмигнула себе в зеркало – новая жизнь началась строго по плану.

Чтобы понять человека, нужно знать, как он устроен. На рисунке 8 представлена модель человека, включающая пять составляющих: ЧР – человек рациональный, ЧН – человек нравственный, ЧТ – человек творческий, ЧФ – человек физический, ЧП – человек психологический99
  У Ю. Орлова предлагается модель, где выделены ЧПр – человек привычки, ЧВ – человек воли и ЧН – человек нравственный, модель Ю. Орлова послужила основой для представленной здесь системной модели человека.


[Закрыть].

Рисунок 8. Системная модель человека

Отложив на некоторое время более подробную расшифровку того, что скрывается за выделенными нами подсистемами человека, ограничимся пока чисто терминологическим толкованием каждой из перечисленных составляющих. Например, под Человеком психологическим будем понимать ту сторону личности, которая в большей мере ответственна за процессы, принятые относить к психологическим характеристикам личности (см. раздел УПРАВЛЕНИЕ ПСИХОЛОГИЧЕСКОЙ КОМПОНЕНТОЙ).

Попробуем использовать системную модель человека для понимания нашего примера.

Выполнить правильные действия (ЧР соответственно введенной нами терминологии действует разумно, рационально) нашей героине помешали психологические барьеры (в качестве психологических барьеров ЧП могут выступать, например, какие-либо неудачи нашей героини в прошлом, связанные с данным видом деятельности), преодолеть которые не помог даже стыд (хотя чувство стыда относится к функции ЧП, это чувство может проявиться лишь в условиях сформировавшихся у личности норм «правильного» поведения, которые и составляют содержание той компоненты, которую мы назвали ЧН). Может быть движение (соответственно нашей терминологии – это ЧФ) привело в действие силы, позволившие ей побороть лень? Очевидно, что Светлана любит трудиться, но лишь тогда, когда работа приносит ей радость творчества (потребность в самовыражении – это функция ЧП, однако по ряду причин, которые мы рассмотрим ниже, мы отдельно выделяем творческую компоненту человека – ЧТ).

Еще о законе убывающей отдачи

В первой главе мы рассказывали о законе убывающей отдачи, где объясняли его действие необходимостью восстановления затраченных на какую-либо деятельность сил (физических, психологических и др.): если вы физически устали – следует отдохнуть, если вы много потратили душ

Есть еще другой случай проявления этого закона, также связанный с системным подходом. Если подсистемы не будут гармонично составлять из себя целое, система начинает работать менее эффективно, также проявляя снижение отдачи. В связи с этим, любое изменение одной из подсистем требует соответствующего «выравнивания» взаимосвязанных с этой подсистемой других составляющих целого. Например, если вы активно развивали свои творческие способности, пренебрегая своей физической компонентой, вы можете довести свой организм до физического недомогания, влияющего и на творческую работу. И наоборот, если вы все свое свободное время тратите на физические упражнения, это может отрицательно отразиться на ваших интеллектуальных способностях.

Понаблюдайте за собой, посмотрите как «самочувствие» одной подсистемы воздействует на другие. А чтобы вам облегчить такую работу, в Приложении к этой части мы предлагаем вам простую методику, которую Л. Зайверт назвал «Пять пальцев».

Мой блог. Поиск концепции

Любозн. гендир.: Интересно, а что было потом?

Автор: С удовольствием расскажу.

Прошло несколько лет моей работы в качестве преподавателя управленческих дисциплин. К этому времени, я уже достаточно хорошо разобрался «с чем едят» научный менеджмент. К этому моменту и книг по Тайм-менеджменту (пусть он тогда еще чаще назывался самоменеджмент) вышло вполне достаточно, чтобы сравнить эти, казалось бы, близкие управленческие дисциплины.

Одна из, пожалуй, лучших книг по Тайм-менеджменту, была на тот момент книга западного немца Лотара Зайверта «Ваше время – в ваших руках» (единственным недостатком книги был избыток рекомендуемых упражнений, выполнив которые у любого читателя должно было появится отвращение к такой полезной дисциплине, как Тайм-менеджмент). Однако я удивился, что описывая самоменеджмент, западный автор разбирал вопросы делегирования – явно разделы из управления людьми (это общий менеджмент либо специальный раздел менеджмента – управление персоналом). То есть в одну кучу были свалены вопросы и менеджмента и Тайм-менеджмента.

С другой стороны, Тайм-менеджмент в книге 1995 года издания больше походил на механистическую дисциплину, в то время как менеджмент уделял «человеческому поведению Человека» очень большое внимание еще с 20-х годов 20 столетия. А мы сами – разве не эмоциональные существа, разве можно самому себе строго настрого приказать – экономь время! Тут что-то не так…

Проведение аналогий между менеджментом и Тайм-менеджментом в конечном итоге привело меня к двум важным мыслям, собственно и составляющих основную концепцию Тайм-менеджмента, на которую мы с Вами опираемся:

1. Тайм-менеджмент, развиваясь в большой степени автономно, не учитывал достижения современного управления, в результате отстал в своем развитии от менеджмента по крайней мере на 50 лет.

2. Если обогатить Тайм-менеджмент накопленными знаниями из современного управления, мы сможем значительно его продвинуть.

Реализуя эти два пункта, удалось породить фактически принципиально новую дисциплину – современный Персональный менеджмент (тогда я ее назвал «обогащенный самоменеджмент»). Материалы своей работы я опубликовал в международном журнале по управлению «Проблемы теории и практики управления» (ПТПУ). Это был научный труд, потому подготовлен по канонам академического издания, каковым являлся международный журнал ПТПУ.

Чтобы ответить на этот вопрос, воспользуемся моделью системы управления, выведенной Р. Джонсоном1010
  Р. Джонсон, и др. Системы и руководство. -М. «Советское радио» 1971.


[Закрыть] при анализе управления коммерческими организациями. У Джонсона система управления (СУ) включает в себя четыре элемента: датчик (Д), позволяющий определить состояние какого-либо параметра объекта управления (ОУ), стандарт, задающий требуемые параметры этого объекта управления, блок управления (БУ), обеспечивающий сравнение показаний датчика и стандарта, а также принятие решения о необходимости корректирующего воздействия на объект управления, и блок воздействия (БВ), который осуществляет корректирующие воздействия на ОУ с целью добиться наилучшего приближения к заданному стандарту (пример: в качестве стандарта для коммерческой организации может выступать требуемый уровень продаж, а в роли корректирующих воздействий – изменение затрат на рекламу).

Понятие системы управления в персональном менеджменте

Коля посмотрел на себя в зеркало: мышцы едва просматривались, спина сутулая, в то же время глаза выразительные и, несомненно, выдают умного человека. В отражении зеркала Коля увидел настенную фотографию улыбающегося Шварценеггера, в глазах которого также светился ум. … Ленка все же права – надо заняться собой.

Попробуем применить модель Р. Джонсона к нашему герою. При этом рассмотрение поведения Николая будем проводить с применением известной в психологии «Я-концепции».

На рисунке 9 представлена упрощенная блок-схема, в которой выделены объект управления – ОУ (в нашем случае это Коля) и система управления – СУ (та «часть Коли», которая обеспечивает достижение объектом управления поставленных целей). Стрелки на схеме обозначают связи СУ и ОУ между собой и с внешней средой.

Пусть у объекта управления – Николая в качестве контролируемого параметра выбраны его физические характеристики – фигура, развитость мышц и т. д.

В роля датчика в нашем примере выступает зеркало (как видим, в систему управления собой могут включаться элементы внешней среды).

Николай воспринимает самого себя и свое окружение, эта информация нужна для принятия решения о том, каким Коля хотел бы себя видеть. Таким образом, формируется стандарт «Идеального-Я». В нашем случае, в качестве стандарта используются физические характеристики кумира Лены – молодого Шварценеггера.

Рис.9. Система управления человеком

Блок управления – БУ (опять же «часть» Коли) сравнивает показания датчика (что видно в зеркале) и требования стандарта (торс Шварценеггера).

Оценивая разницу между «Идеальным-Я» и «Реальным-Я», в формировании которых участвует не только сама личность, но и другие значимые для нее люди (в данном случае девочка Лена), определяются цели личности. Так, если Колю не устраивают результаты сравнения, то он может принять решение о необходимости воздействия на объект управления (то есть на себя самого). В качестве меры такого воздействия может быть, например, посещение секции бодибилдинга, куда его давно звал двоюродный брат.

Одна из главных задач блока управления – принятие решения о том, что должна делать личность.

Роль блока воздействия (БВ) может играть сила воли нашего героя, которая в данном примере обеспечивает возможное изменение объекта управления с помощью физических упражнений (бодибилдинга).

При этом человек часто неосознанно устанавливает причины, по которым он должен двигаться к намеченным целям. В нашем случае, причиной является желание быть похожим на образ «Идеального-Я», который выступает для личности в качестве стандарта.

Отметим, что в нашем примере Коля определил для себя только один стандарт – «каким бы он хотел себя видеть физически». Обычно человек разрабатывает целую систему стандартов: какие бы он хотел иметь психологические характеристики, в чем должна выражаться его творческая уникальность и т. д.

А ЧЕМ ЖЕ ЗАКОНЧИЛАСЬ НАША ИСТОРИЯ? Как-то раз Лена шла из школы домой и думала о Николае: почему он такой добрый, совсем непохожий на других. И вдруг она увидела в окне спортивного зала

Дома культуры своего героя. «Глупый, – улыбнулась Лена, – наверно он насчет Шварценеггера воспринял всерьез, не понимая, что он ей нравится именно тем, что не похож на других мальчишек. … Скажу ему, что теперь мне нравится молодой Пьер Ришар. Интересно, что он будет делать в этом случае?»

Ах, уж эти коварные девчонки!

Одна из главных задач управляющих – создание эффективной системы управления предприятием.

Первый шаг в построении эффективной системы управления собой и своими действиями заключается в понимании того, как устроена наша система управления. Давайте зададимся вопросом, какое влияние на систему управления в персональном менеджменте оказывают различные подсистемы личности, введенные нами выше.

Человек рациональный и Человек творческий.

На первый взгляд кажется, что именно рациональная составляющая является определяющей в системе управления собой, поскольку, в первую очередь, она ответственна за принятие решений – центральную функцию управления нашими действиями. Именно Человек рациональный выполняет роль блока управления в той схеме, что была представлена выше. Таким образом, можно сделать вывод, что нами управляет наш разум!

Но следует учесть, что практически на всех этапах принятия решений можно выявить творческий процесс – мысленное создание новых комбинаций из элементов прошлого опыта. Особое значение Человек творческий имеет на этапе генерации вариантов решений, когда человек сталкивается с новой ситуацией, когда старый опыт в чистом виде вряд ли окажется полезным. Следовательно, нам помогает управлять собой еще и Муза творчества!

Человек нравственный.

При более внимательном рассмотрении можно увидеть, что в большой мере наши действия определяются сформировавшимися в процессе жизнедеятельности моральными нормами и ценностями. Например, чем, как не общепринятыми нормами, объяснить поведение, скажем, молодого человека, когда он уступает место в общественном транспорте пожилой женщине – в этом примере очевидно, что им управляет не разум в чистом виде, а те внутренние нравственные нормы, которым он привык следовать. Обращаясь к представленной выше схеме системы управления можно сказать, что Человек нравственный определяет те самые стандарты, которыми мы руководствуемся при формулировке как текущих, так и жизненных целей.

Человек физический.

С одной стороны, Человека физического можно рассматривать в большей мере как составную часть объекта управления. В то же время очевидно, что многие, например, физиологические процессы, имеют свои, в большой степени автономные системы управления, обеспечивающие идеальную саморегуляцию таких, например, процессов, как кровообращение, пищеварение и др., в реализации которых участие нашего сознания практически не прослеживается. А в нашем примере с Колей кто, как не ЧФ, воспринимал свое отражение в зеркале?

Человек психологический.

В модели системы управления собой, которую мы представили выше, Человек психологический ответственен, в частности, за такую важную функцию, как «корректирующие воздействия», которые осуществляются через наши волевые действия.

Как видим, каждая из наших подсистем в какой-то мере участвует в управлении нашими действиями и, в то же время, все выделенные подсистемы сами составляют объект управления – Личность.

А теперь, на основе уже представленных моделей, попробуем уточнить предмет и задачи персонального менеджмента.

Рассмотрев, «чем управляется человек», «из чего он состоит и как работают его части», мы можем теперь расширить предмет персонального менеджмента. Персональный менеджмент (управление собой и своими действиями) – это не только управление своим временем, это еще и умение управлять каждой из пяти перечисленных подсистем (для чего следует узнать, как функционируют эти подсистемы и как они взаимосвязаны друг с другом) и их интегралом – личностью.

В качестве примера расширенного толкования предмета персонального менеджмента рассмотрим в этой части как функционируют две из важнейших компонент – Человек Психологический и Человек Творческий. Рациональному Человеку будет посвящена третья часть нашей книги.

Мой блог. Первые эксперименты.

Любозн. гендир: Напомню, что ты пропустил в своем рассказе о личном тайм-менеджменте целых десять лет. Расскажи, что там было особенно интересным.

Автор: Ну, проблем с памятью у меня пока нет. Более того, как я выяснил, у меня очень хорошая смысловая память. И потому события, которые обладают смыслом, сохраняются у меня долгое время очень четко, как будто это было вчера.

Итак, продолжаю. Прочитав книгу Гранина «Эта странная жизнь», а также вооруженный лучшей системой учета времени Гастева, я решил приступить к масштабным экспериментам по учету своего времени.

Напомню одну классическую историю по этому поводу.

Гуру менеджмента Питер Друкер пишет, что раз в 9 месяцев в течение нескольких недель он поручал своему секретарю вести учет времени своего руководителя. При этом секретарь соглашалась выполнить такую работу лишь при условии, когда Питер Друкер давал письменную расписку о том, что когда он увидит, куда он потратил время, он ее не уволит. «И хотя, – пишет Друкер, – я это делал в течение приличного количества лет, каждый раз я бывал взбешен, увидев сколько времени я потратил напрасно! Но! – восклицает он, – хотел бы я видеть других людей с лучшими, чем у меня результатами учета времени!»

На момент начала моих экспериментов я еще не слышал этой истории Питера Друкера, и потому смело решился на самонаблюдение.

В конце первого месяца я подвел итоги, проанализировал результаты и… испытал шок. Выяснилось, что я, будучи инженером по должности, в течение месяца выполнял работу инженера всего … 1,5 часа. При том полтора часа не в течение дня, а целого месяца. Куда же ушло мое время? Я что-то таскал, паял, мастерил. Нас еще направляли на овощебазу, на какие-то строительные работы (в восьмидесятых годах было модно строить объекты так называемым хозяйственным способом). Словом выполнял неквалифицированную работу.

К концу первого года учета времени я смог значительно увеличить время творческой работы. А к концу 10-летнего круглосуточного учета у меня уже было 4—6 часов ежедневного творческого труда, включая не только рабочие, но и выходные дни.

Но уровень Александра Любищева – 6—8 часов творческой работы в день я так и не смог достичь, хотя в сутках целых 24 часа.

Многие из вас работают сегодня по 10—12 часов в день. Но сколько минут из этих часов вы можете отнести к творческой работе, той самой работе, для которой и предназначено существование Человека?