Текст книги "1001 совет по обустройству компьютера"

З.3. Microsoft Office

Microsoft Office – весьма изученный продукт, и подробного изложения всех его возможностей и настроек не требуется. В Сети достаточно ресурсов, есть и толстые книги, обсосавшие мельчайшие подробности обращения с основными продуктами, входящими в Office: Word, Excel, Outlook, Power Point. Большинство вопросов, возникающих перед пользователями, касаются настроек современных версий 2007 и2010.

Я уже отмечал, что принципиальных различий между современными версиями и, например, Office 2003 меньше, чем кажется – в основном они заключаются в изменении внешнего вида и доступа к настройкам. В версии 2007 раздражало то, что «ленточный» интерфейс настройке практически не подлежал – можно было только вытащить дополнительные кнопки на панель быстрого доступа. Основное различие между Office 2007 и 2010 как раз в том и состоит, что разработчики Office 2010 учли запросы пользователей, желающих получить полный контроль над видом ленты (в Office 2007 для этого приходилось пользоваться сторонними надстройками). В результате в Office 2010 появилось огромное количество настроек для ленты. С них мы и начнем.

В Office 2010, в отличие от версии 2007, можно:

♦ скрывать и отображать вкладки и группы;

♦ добавлять свои вкладки;

♦ добавлять свои группы на любые вкладки;

♦ изменять порядок вкладок и групп;

♦ переименовывать стандартные вкладки и группы;

♦ импортировать и экспортировать настройки ленты и панели быстрого доступа.

Для создания новой вкладки на ленте необходимо обратиться к отдельной группе настроек ленты, появившейся в Office 2010 и доступной в разделе Файл | Параметры | Настройка ленты. Внешний вид открывающегося при этом окна показан на рис. З.2. Основные действия, которые вы можете здесь совершить, сведены в удобную таблицу (табл. З.1), составленную Вадимом Стеркиным (outsidethebox.ms). Некоторые моменты исправлены или уточнены автором.

Рис. З.2. Настройка ленты в Office 2010

Таблица З.1. Настройка ленты в Microsoft Office 2010

Этот вопрос возникает, если вы натыкаетесь в Интернете на какие-то данные, представленные в виде таблицы, и хотите их сохранить в формате Microsoft Word (возможно, предварительно отредактировав). Если просто открыть сохраненную HTML-страницу в Word и затем попробовать ее сохранить «как документ Word», то у вас сохранится изначальный формат страницы, который едва ли приемлем в качестве самостоятельного документа, а вычищать его от всего лишнего – замучаетесь.

Самое простое – перенести таблицу через буфер обмена. Это можно сделать прямо из любого браузера или предварительно сохранив страницу в дисковом файле, а затем открыв ее в Word. В последнем варианте проще выделить именно таблицу, не захватив никаких лишних элементов, – при наведении курсора на таблицу все версии Word после XP показывают рядом с таблицей в левом верхнем углу значок, при щелчке на котором выделится вся таблица (можно также нажать на сочетание клавиш <Alt>+<Num5>). Вот только стиль таблицы останется таким же, какой он был в оригинальном документе – особенно раздражает принятая в HTML мода на «выпуклую» двойную рамку, причем через обычное меню Формат | Границы и заливка (в новых версиях: Конструктор | Границы или Конструктор | Границы | Границы и заливка) Word упорно не желает ее менять на обычную рамку из простых линий.

Изменить вид рамки такой таблицы можно, выбрав для нее новый стиль. В Word 2003 это делается через меню с неочевидным названием Таблица | Автоформат таблицы и последующим выбором из списка одного из стилей рамки (самый простой называется Сетка таблицы 1). В новых версиях это еще проще, потому что несколько стилей таблицы светятся прямо на вкладке Конструктор, а остальные несколько десятков доступны через нижнюю кнопочку справа от них (на нее указывает курсор на рис. З.3). В том числе там имеется и самая простая таблица с тонкими черными линиями.

Рис. З.3. Стили таблиц Office 2007

Обычно этого недостаточно – приходится еще сменить шрифт, задать ему черный цвет, поудалять гиперссылки (цветные шрифты при печати на обычном черно – белом лазерном принтере будут отображаться некрасивыми оттенками серого в мелкую сеточку), отформатировать при необходимости абзацы. Но это все равно несравненно проще, чем создавать такую таблицу с нуля, перенося ее ячейку за ячейкой.

Оглавление специально формировать не надо – оно формируется само в процессе создания документа. Единственное, что требуется от автора – соблюдать правила создания заголовков разделов. Они должны быть оформлены специальными предназначенными для этого стилями, которые так и называются: Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д. Вложенность заголовков должна строго соответствовать этой иерархии уровней, обозначенной цифрами – если после раздела, озаглавленного стилем Заголовок 1, встречается раздел со стилем Заголовок 2, то в результирующем оглавлении он будет считаться принадлежащим первому разделу, его подразделом. В тексте, где вложенности заголовков нет, они все должны относиться к одному уровню.

По окончании работы поместите курсор в конец документа (или в его начало – туда, где должно помещаться оглавление) и обратитесь к меню Вставка | Ссылка | Оглавления и указатели (в новых версиях это еще ближе: вкладка Ссылка | Оглавление). Единственный пункт, в который там, возможно, придется внести изменения – выбрать стиль оформления. После нажатия кнопки ОК оглавление создастся немедленно, и в дальнейшем в него будут автоматически вноситься изменения. Излишне говорить, что при конвертации такого текста в другие форматы (кроме RTF) могут быть всякие казусы. Поэтому в случае, если вы не готовите окончательную верстку документа непосредственно для печати, лучше сами оглавление не делайте, оставьте это верстальщикам, которые будут готовить окончательный вариант макета.

Родственным оглавлению элементом является предметный указатель, хотя с ним придется потрудиться. Word сильно облегчает процесс его создания, но не избавляет от некоторого количества ручного труда, что естественно – он же не знает заранее, какие элементы текста вы сочтете целесообразным поместить в предметный указатель. Зато созданный указатель в дальнейшем не потребует никакого вмешательства – номера страниц в нем будут вставлены автоматически, как и в оглавлении.

Для создания указателя выделите нужный фрагмент в тексте и нажмите комбинацию клавиш <Alt>+<Shift>+<X>. При этом включится режим отображения «непечатных» символов ¶, и вы увидите, куда именно вставляется ссылка для указателя. В Word 2003 соответствующий пункт меню закопан довольно глубоко (кнопка Пометить в меню Вставка | Ссылка | Оглавление и указатели, вкладка Указатель), так что там удобнее пользоваться этим сочетанием клавиш, а в новых версиях Word есть удобная ссылка – на вкладке Ссылка | Предметный указатель. У вас откроется окно определения элементов указателя, показанное на рис. З.4 и практически не меняющееся еще, кажется, со времен Word 2.0.

Рис. З.4. Определение элементов указателя

Самое простое здесь – щелкнуть по кнопке Пометить все. Все вхождения выделенного текста во всем документе будут помечены и в дальнейшем войдут в предметный указатель с указанием номера страницы. Здесь, однако, могут быть нюансы, связанные со словоформами: так, фамилия «Иванов» войдет в помеченные, а «Иванова» и «Иванову» – останутся за кадром. Их придется помечать отдельно, и они войдут в виде отдельных пунктов, что, конечно, некрасиво и неправильно. Поэтому для хорошо составленного предметного указателя придется пометки редактировать. Это можно делать сразу в окне определения элементов указателя (см. рис. З.4), но удобнее и быстрее всего редактировать пометки вручную. Вернитесь к тексту документа и нажмите на кнопку отображения «непечатных» символов ¶, если вдруг она была уже выключена. Все ваши пометки будут видны в фигурных скобочках с буквами «ХЕ», после которых в кавычках идет помеченный вами элемент. Текст в кавычках можно редактировать как угодно, при этом пометка останется на своем месте, а в предметном указателе будет отражено то, что в фигурных скобках (помечено слово «Иванова», а относиться будет к пункту «Иванов»). Можно даже исхитриться и применить режим автоматической замены для ускорения процесса.

А вставляется в документ составленный предметный указатель аналогично оглавлению – установите курсор в нужное место документа (в начало или конец) зайдите в пункт Вставка | Ссылка | Оглавление и указатели, вкладка Указатель, выберите его внешний вид и нажмите кнопку ОК. В новых версиях Word это отдельная кнопка в том же разделе Указатели вкладки Ссылка.

Наткнулся на одном сайте на такое: «А все-таки, как ни хорош Word, есть в нем недоработки. Вот в LEXICON была одна классная вещь – выделение не строки и не абзаца, а произвольного прямоугольного фрагмента. Очень было удобно, особенно во всяких списках и таблицах…». Когда-то я и сам думал так же, не догадываясь заглянуть в справку – просто Word, вероятно, единственный Windows-редактор, который позволяет это делать. Готов поспорить, что 99 % процентов пользователей, даже тех, кто считает себя знатоком MS Word, и не подозревает о том, что в нем можно выделить прямоугольный фрагмент текста, причем двумя способами.

Функция, между тем, незаменима, когда из текстовой таблицы нужно извлечь одну колонку или просто поменять колонки местами. Например, у меня на сайте (revich.lib.ru) вы можете найти программу RegrStat, которая строит регрессионные уравнения и графики по методу наименьших квадратов – без этой функции подготовка данных для нее была бы довольно затруднительна.

Классический способ выделения прямоугольного текстового фрагмента – установите текстовый курсор в любой угол предполагаемого фрагмента (например, в левый верхний), нажмите комбинацию клавиш <Shift>+<Alt> и, удерживая их, щелкните в противоположном по диагонали углу нужного фрагмента (правом нижнем). Более простой способ – нажать клавишу <Alt> и очертить мышью прямоугольную область текста. С выделенным фрагментом можно делать все то же, что обычно делается с выделенным текстом.

Пример выделения показан на рис. З.5. Причем не страшно, если вы забудете захватить побольше пространства справа, и при вставке колонки на новое место они частично сольются. Найдите вертикальный фрагмент, состоящий из одних пробелов, скопируйте его в буфер и вставьте в то место, где колонки должны разделяться. Чтобы четче отделять символы друг от друга и не залезать в чужие столбцы, полезно перед выделением объявить для данного фрагмента моноширинный шрифт Courier (после преобразований можно вернуть обычный шрифт).

Рис. З.5. Выделение прямоугольного фрагмента в Word

З.4. Работа с фотографиями

За последнее десятилетие цифровая фотография практически вытеснила пленочную. Вместе с тем, у цифровых фотографий есть несколько качеств, принципиально отличающих их от пленочного кадра и вообще от реалий физического мира. Их надо знать, чтобы работа с фотографиями была успешной, и вам не пришлось бы попадать в неудобное положение, отправив по почте огромную несжатую фотографию, которая не принимается у адресата. Из всей обширной области работы с фотографиями я отобрал несколько таких вопросов, по моему опыту, представляющих наибольшие трудности для понимания у начинающего цифрового фотографа.

EXIF (Exchangeable Image File Format) – название стандарта универсальных заголовков файлов, который предусматривает хранение в одном файле самого изображения, его уменьшенной копии и текстовых данных. Обычно под EXIF понимают именно текстовую информацию, которая содержит дату и время съемки, описание съемочных параметров, настроек фотоаппарата и многое другое. Подавляющее большинство программ для просмотра изображений позволяет читать EXIF.

Если у вас случайно затесалась программа, которая EXIF не «понимает», то на прилагающемся диске в папке EXIF вы найдете свободно распространяемую программу EXIF Reader. Загрузив в нее любую фотографию, вы можете не только прочесть содержимое EXIF, но и извлечь его оттуда, сохранив в виде текстового файла. Учтите, что в картинках, созданных в графических редакторах, особенно в версиях, выпущенных примерно до 2000 года (а также в пропущенных через них фотографиях), EXIF-информации может и не быть.

В любительских условиях откалибровать принтер так, чтобы он воспроизводил в точности то, что показывается на мониторе, практически невозможно. Цвета отличаются в зависимости от установленной цветовой температуры монитора, источника освещения в помещении, а общее впечатление еще меняется из-за того, что монитор цвета показывает «на просвет», а отпечаток – «на отражение».

Но если наблюдаются чересчур грубые нарушения (например, коричневый цвет на отпечатке выглядит оливковым или зеленый отдает желтизной), то не бросайтесь устанавливать новые цветовые профили, как это часто рекомендуют. Чаще всего это не помогает, или помогает слабо. Прежде всего надо проверить, установлено ли для снимка цветовое пространство sRGB, и если нет, установить его. Не все графические редакторы это умеют, так что потребуется какой-нибудь достаточно мощный. В Adobe Photoshop это делается через меню Edit | Convert to Profile (Правка | Преобразовать в профиль). Там первым делом следует взглянуть на информацию в самом верхнем поле Source Space (Исходное пространство). Если обозначен профиль sRGB, то конвертация не нужна, иначе – выбираем в списке Destination Space профиль sRGB.

Если простое изменение цветового пространства не помогает, то, как правило, исправить дальнейшие нарушения можно, подобрав подходящий профиль для используемой фотобумаги. По умолчанию в свойствах принтера почти всегда указывается «обычная бумага», некоторые принтеры умеют автоматически определять вид бумаги, но часто ошибаются, особенно если бумага другой фирмы. Поэтому самое простое – поэкспериментировать с настройками принтера, меняя установленный там тип бумаги, и, подобрав подходящий, затем установить его по умолчанию и пользоваться потом всегда этим же сортом бумаги.

Обычно такое происходит тогда, когда попадается слишком «умный» цветной струйный принтер. Он пытается подобрать наилучшее, по его мнению, сочетание цветов для передачи оттенков серого, но ошибается – в тенях видны оттенки синего или фиолетового, в светах – зелено-желтые. А иногда весь снимок оказывается окрашенным в какой-нибудь зеленый цвет. Не помогает даже явная установка в свойствах принтера «печати в оттенках серого». Как быть?

Для начала, такое случается тем реже, чем принтер дороже и современней. Но если все же случилось, то, как правило, помогает установка в свойствах принтера типа бумаги «обычная бумага» независимо от используемого типа. Тогда принтер резко снижает свою «интеллектуальность», и оттенки получаются обычными серыми.

Часто пишут, что фото для печати должно иметь намного более высокое разрешение, чем для отображения на экране. Это абсолютно правильно – на практике почти не встретишь мониторов, имеющих размеры в пикселах более, чем 1920 точек по длинной стороне (такое же разрешение имеют и проекторы), значит, 2,5-мегапиксельной фотографии (примерно 1920x1280) за глаза хватит для любого экрана.

Для печати размер изображения рассчитывается, исходя из иных соображений. Боже упаси вас рассчитывать его, исходя из разрешения принтера, которое для струйников может достигать 6400 точек на дюйм (dpi) и более. Во-первых, это не то разрешение, которое мы видим, разглядывая снимок, и для других типов принтеров оно будет совсем иное – например, для лазерных 600-1200 dpi, а для термоструйников не превышает 300 dpi, в то время как напечатанные фото будут выглядеть практически одинаково (на термоструйных принтерах даже несколько более качественными, чем на других).

Оптимальный размер фото для печати от печатного устройства не зависит (та же самая методика годится и для расчета размеров фотографий, которые будут воспроизводиться типографским способом) и рассчитывается, исходя из следующих соображений. Глаз человека способен различать детали размером примерно в 1 угловую минуту, что составляет примерно 1/3500 от расстояния рассматривания. При расстоянии наилучшего зрения в 25–30 см мы получаем «разрешение глаза» в 12 точек на миллиметр, или 300 точек на дюйм (расстояние между изображениями точек на сетчатке глаза при этом будет 0,005 мм, что равно диаметру колбочки в желтом пятне). Отсюда следует, что для того, чтобы результат на бумаге был оптимальным с точки зрения человеческого глаза, отпечаток должен иметь разрешение около 300 dpi. Большее разрешение не помешает, но является избыточным.

Таким образом, для печати 10x15 см (4x6 дюймов) необходимо разрешение матрицы не менее (4x300)x(6x300) = 2,16, или примерно 2 мегапиксела. Для печати в полный лист A4 (8x12 дюймов) понадобится уже (8x300)x(12x300) = 6,9 или примерно 7 мегапикселов. А вот для больших снимков, которые вешают на стенку и рассматривают с большого расстояния, разрешение может снижаться – с метра человек разглядит лишь около 100 точек на одном дюйме. Значит, 7–8 мегапиксельное изображение уже можно растянуть на размер A0 (раньше сказали бы «в размер листа ватмана», примерно 60x85 сантиметров). Из этого, кстати, следует простой вывод – фотокамеры с большим разрешением, чем 8 мегапикселов, в любительской практике практически не нужны, за исключением случая, когда требуется увеличение небольшого фрагмента изображения.

Приведу малоизвестный, но очень удобный способ разложить большое изображение на несколько частей, точно совместимых по краям, не используя для этого специальных программ. Для этого достаточно иметь программу Excel, входящую в любую поставку Microsoft Office. Версия пакета значения не имеет.

Запустив Excel, проверьте в нем установки принтера по умолчанию – должен быть тот принтер, на котором вы будете печатать, и в его свойствах должна быть отмечена опция минимизировать поля (если она имеется). Тогда в пункте Файл | Параметры страницы самого Excel должны быть автоматически установлены поля, минимальные для данного принтера. Кроме того, в этом же пункте (вкладка Страница) установите размер бумаги тот, на котором вы будете печатать (если он отличается от A4, то исправьте).

Сама «нарезка» изображения совершается всего в два этапа. На первом этапе нужно загрузить в предлагаемый для создания «новый документ» изображение. Это делается через вставку картинки: Вставка | Рисунок | Из файла и указываем путь к файлу с картинкой. На втором этапе присвойте картинке желаемый размер – выберите в появившейся панели кнопку Формат рисунка (или щелкните правой кнопкой мыши по картинке, и выберите тот же пункт), а там – вкладку Размер. Размер указывается в сантиметрах только для одной из сторон, отметка в пункте Сохранять пропорции должна быть установлена.

Результат «нарезки» можно потом посмотреть через меню Файл | Предварительный просмотр, перелистывая отдельные фрагменты изображения. Если вы ошиблись в расчетах, и картинка не укладывается в целое число страниц установленного размера, то здесь это обнаружится, и размеры можно изменить. После этого полученный документ можно сразу распечатать или сохранить на будущее.

З.5. Браузер Firefox

Список настроек браузеров очень обширен, я здесь привожу только те вопросы, над которыми самому пришлось когда-то повозиться. Они относятся к настройкам Firefox – отсутствие оффлайновой справки и довольно невнятная справка в онлайне, относятся, безусловно, к недостаткам этого браузера. Но зато ответ на практически любой вопрос можно получить на форуме пользователей Firefox по адресу forum.mozilla-russia.org – правда, времени это может занять немало.

У Firefox имеется несколько поисковых возможностей, и часто они мешают друг другу. Если установлен поиск через адресную строку (т. е., если вы набираете вместо адреса, начинающегося с HTTP, просто слово, оно ищется в поисковике, установленном по умолчанию), то строка поиска, занимающая отдельное место, может показаться излишней.

На самом деле убрать ее просто – обратитесь к меню Вид | Панели инструментов | Настроить… (если у вас Firefox 4, и главного меню на экране нет, то попробуйте его вызвать клавишей <F10> или через оранжевую кнопку обратитесь к меню Настройки | Панель меню). Откроется окно с кнопками и панелями, а указатель мыши сменится со стрелки на «ладонь». Теперь нажав и не отпуская левую кнопку мыши, перетащите строку поиска этой «ладонью» в окно. Завершив перетаскивание, щелкните по кнопке Готово. Обратите также внимание на другие значки, скрытые от пользователя в этой позиции, – любой из них можно вытащить на любую панель. А панель поиска в любой момент можно перетащить обратно.

Если вы хотите, наоборот, отключить поиск в адресной строке, то наберите в ней about:config – если спросят, то пообещайте ничего запретного не совершать, в появившемся списке переменных разыщите запись keyword.enabled и вместо true установите ее в false.

Чуть выше этой переменной находится переменная keyword.URL, указывающая адрес поисковой машины, в которой производится поиск из адресной строки, если он включен. Для его замены на «Яндекс» надо ввести следующий адрес:

http://yandex.ru/yandsearch?stype=first&clid=46511&text=.

Для замены на Google: http://www.google.com/search?q=.