Текст книги "Microsoft Access 2007"

Одно и то же значение поля, хранимое в базе данных, можно по-разному отобразить на экране (в таблице, отчете и др.). Если вам не подходит представление данных, установленное по умолчанию, вы можете изменить формат отображения. Для этого используется свойство Формат поля на вкладке Общие в нижней части конструктора таблицы.

Внимание!

Применение формата отображения данных не влияет на хранимые в базе данных значения полей. Меняется только «внешний вид», то есть способ отображения данных.

Формат отображения настраивается по-разному для различных типов данных.

Начнем с рассмотрения текстовых форматов.

Формат текстового поля и поля MEMO

Для полей, содержащих текст, значением свойства Формат поля является строка, в которую вы можете включить специальные символы:

• > – содержимое поля отображается прописными буквами (верхний регистр);

• < – содержимое поля отображается строчными буквами (нижний регистр);

• @ – отображается очередной символ из значения поля; если все символы уже выведены, то отображается пробел;

• & – отображается очередной символ из значения поля; если все символы уже выведены, то ничего не отображается.

Кроме того, после формата отображения текста через точку с запятой можно указать формат для пустого поля.

Например, вы зададите для поля Телефон формат (&&&) &&&-&&-&&;”Нет телефона”. При этом введенное значение 4951221212 отображается как (495) 122-12-12 (но в базе данных все равно хранится 4951221212!), а в поле, в которое не введено значение, показан текст Нет телефона. Если для поля Статус задан формат >&;”не определен”, то слово «срочный» выглядит как СРОЧНЫЙ, а в незаполненном поле выводится строка не определен.

Далее перейдем к изучению числовых и денежных форматов.

Формат числового и денежного поля

Для числовых и денежных полей вы можете выбрать из списка одно из следующих значений свойства Формат поля.

Примечание

Десятичный разделитель (точка или запятая) определяется региональными настройками Windows. Эти настройки можно изменить с помощью панели управления (Пуск → Панель управления → Язык и региональные стандарты).

• Основной – значение отображается в том же виде, в каком хранится в базе данных, например: 12,3456.

• Денежный – вместе с числом в поле выводится обозначение денежной единицы, например: 12,34р. (в базе данных хранится только число). Обозначение денежной единицы определяется региональными настройками Windows (Пуск → Панель управления → Язык и региональные стандарты).

Формат Денежный и тип данных Денежный – это не одно и то же. Тип данных Денежный обеспечивает хранение числа с точностью до четырех знаков после разделителя, а формат Денежный – отображение денежной единицы. Поэтому поле с типом данных Числовой может иметь денежный формат, и наоборот, поле с типом Денежный – формат Основной или другой числовой формат.

• Евро – вместе с числом в поле выводится обозначение евро, например: 12,34€.

• Фиксированный – в поле отображается число без разделителей тысяч с фиксированным количеством знаков после разделителя, указанном в свойстве Число десятичных знаков. Например: 12345,67.

• С разделителями разрядов – формат аналогичен формату Фиксированный, только число отображается с разделителями тысяч, например: 12 345,67. Разделитель тысяч (обычно пробел или запятая) определяется региональными настройками Windows (Пуск → Панель управления → Язык и региональные стандарты).

• Процентный – в поле выводится значение, умноженное на 100 и дополненное символом %.

• Экспоненциальный – число представлено в виде произведения мантиссы (числа с единственным знаком в целой части) и степени числа десять. Формат удобен для отображения очень маленьких и очень больших по абсолютной величине чисел. Например, число 0,0000001234 = 1,234 × 10^–7 отображается как 1,234E-7, число 12 340 000 = 1,234 × 10⁷– как 1,234E+7 (справа от буквы E отображается мантисса, слева – показатель степени).

Помимо свойства Формат поля, на отображение числовых и денежных значений влияет свойство Число десятичных знаков. Это свойство задает количество знаков, отображаемых после разделителя для всех форматов, кроме формата Основной. При этом «лишние» знаки не выводятся (в поле отображается округленное значение, и только при установке курсора в поле – полное значение), а числа с меньшим количеством знаков дополняются справа нулями. В формате Основной отображаются все хранимые знаки, независимо от значения свойства Число десятичных знаков.

Изучив форматы отображения чисел и денежных сумм, перейдем к рассмотрению форматов дат.

Формат даты и времени

Для полей с типом данных Дата/время вы можете выбрать один из следующих встроенных форматов (значений свойства Формат поля).

• Полный формат даты – значение поля отображается полностью, например: 04.01.2008 14:55:00. Если в поле хранится только дата, то и отображается только дата, время не выводится (пример: 31.03.2008). Если в поле хранится только время, то не отображается дата (пример: 15:05:05).

• Длинный формат даты – например, 4 января 2008 г. Если в поле хранится только время, то отображается дата по умолчанию – 30 декабря 1899 г.

• Средний формат даты – например, 04-янв-2008. Если в поле хранится только время, то отображается дата по умолчанию – 30-дек-1899.

• Краткий формат даты – например, 04.01.2008. Если в поле хранится только время, то отображается дата по умолчанию – 30.12.1899.

• Длинный формат времени – например, 23:47:12. Если в поле хранится только дата, то отображается время по умолчанию – 00:00:00.

• Средний формат времени – например, 11:47. Время отображается в 12-часовом формате. Например, вместо 21:00 выводится 9:00 (девять вечера). Если в поле хранится только дата, то отображается время по умолчанию – 12:00.

• Краткий формат времени – например, 23:12 (в 24-часовом формате). Если в поле хранится только дата, то отображается время по умолчанию – 0:00.

Примечание

На формат отображения даты и времени влияют также региональные настройки Windows. Эти настройки можно изменить с помощью панели управления (Пуск → Панель управления → Язык и региональные стандарты).

Если вам не подходит ни один из встроенных форматов даты и времени, вы можете создать один из пользовательских форматов. Информация о создании пользовательских форматов даты и времени приведена в справочной системе Access в разделе Программирование объектов → Свойства → Свойство "Формат (Format) " для типа данных «Дата/время».

Изучение форматов отображения данных завершим рассмотрением форматов для логических значений.

Формат логического поля

По умолчанию значение логического поля отображается в виде установленного (истинное значение) или снятого (ложное значение) флажка. Если вы хотите, чтобы значение отображалось в текстовом виде, выполните следующие действия.

• В нижней части конструктора перейдите на вкладку Подстановка и для свойства Тип элемента управления выберите из списка значение Поле.

• Вернитесь на вкладку Общие и для свойства Формат поля выберите из списка текстовые значения, которые будут отображаться в поле: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл./Выкл.

Если для логического поля выбран текстовый формат, то значения вводятся вручную. Для ввода истинного значения наберите –1, Истина, Да или Вкл., для ввода ложного значения – 0, Ложь, Нет или Выкл.

Вы также можете настроить пользовательский формат логического поля и выбрать для вывода в поле любые фразы. Информация о создании пользовательских форматов для логического поля приведена в справочной системе Access в разделе Программирование объектов → Свойства → Свойство «Формат (Format)» для логического типа данных.

Итак, в данном разделе вы узнали, как можно настроить формат отображения данных в поле с помощью свойства Формат поля. Далее будет рассматриваться создание подстановки для поля.

Подстановкой называется сп исок возможных значений поля. Если для поля создана подстановка, то значение поля можно выбрать из этого списка, вместо того чтобы вводить вручную.

Источником значений для подстановки может быть таблица, запрос или созданный вами фиксированный (статический) список. Так, для поля Клиент таблицы Заказы в примере из гл. 1 удобно создать подстановку на основе полей Имя и Номер (ID) таблицы Клиенты (рис. 2.9). В этом случае при вводе информации о заказах запоминать номера клиентов не придется, а при добавлении новой записи в таблицу Клиенты подстановка будет автоматически пополнена.

В подстановку можно включить несколько столбцов (см. рис. 2.9). В этом случае при создании подстановки необходимо указать тот из них, значения которого будут подставлены в поле. В нашем примере таким столбцом будет Номер (ID), поэтому в заполненных полях отображаются номера клиентов, а не имена.

Рис. 2.9. Пример подстановки

Если же рейтинг клиента не может быть каким угодно, а может принимать одно из нескольких заранее известных значений, допустим 500, 1000 и 1500, то для поля Рейтинг таблицы Клиенты целесообразно задать фиксированный список значений.

Для создания подстановки удобно использовать мастер подстановок. Процедура создания подстановки зависит от типа источника данных. Создание подстановки на основе таблицы или запроса и создание подстановки на основе фиксированного списка значений описаны в двух следующих подразделах.

Создание подстановки на основе таблицы или запроса

Если вы хотите создать подстановку, источником значений для которой служит таблица или запрос, выполните следующие действия.

1. В режиме конструктора выберите в списке полей то поле, для которого нужно создать список значений. Щелкните кнопкой мыши в ячейке с названием типа данных поля. В правой части ячейки появится кнопка

2. Нажмите кнопку

и в появившемся списке (см. рис. 2.5) выберите значение Мастер подстановок. На экране появится окно Создание подстановки (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Мастер подстановок

3. Установите переключатель в положение Объект “столбец подстановки” будет использовать значения из таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее.

4. Выберите источник, на основе которого будет создана подстановка (рис. 2.11). Если источником должна быть таблица, установите переключатель Показать в положение Таблицы и щелкните кнопкой мыши на названии нужной таблицы. Если источником должен быть запрос, то установите переключатель в положение Запросы и щелкните кнопкой мыши на названии нужного запроса. Нажмите кнопку Далее.

Рис. 2.11. Выбор источника значений для подстановки

5. Выберите те поля таблицы или запроса, значения которых необходимо отображать в подстановке (рис. 2.12).

Рис. 2.12. Выбор полей для подстановки

Чтобы добавить поле в подстановку, щелкните кнопкой мыши на названии поля в списке Доступные поля и нажмите кнопку

Таким образом, добавятся все необходимые поля. Для удаления ошибочно добавленного поля щелкните кнопкой мыши на его названии в списке Выбранные поля и нажмите кнопку

После того как набор полей сформирован, нажмите кнопку Далее.

Примечание

Если в таблице есть первичный ключ, но вы не добавили его в подстановку, то программа Access добавит его автоматически после нажатия кнопки Далее. Например, при создании подстановки для поля Клиент таблицы Заказы можно добавить в подстановку только поле Имя, после чего поле Номер (ID) будет добавлено программой.

6. Выберите режим упорядочения значений в подстановке (рис. 2.13). Например, чтобы упорядочить записи о клиентах по алфавиту, выберите в поле 1 значение Имя. По умолчанию записи будут отсортированы по возрастанию значений; если необходимо отсортировать их по убыванию, нажмите кнопку по возрастанию (после чего кнопка станет называться по убыванию). Нажмите кнопку Далее.

Рис. 2.13. Выбор режима сортировки

7. Если необходимо отображать в подстановке столбец первичного ключа, снимите флажок Скрыть ключевой столбец (рис. 2.14). Затем подберите ширину столбцов в подстановке, так чтобы все значения отображались полностью. Нажмите кнопку Далее.

Рис. 2.14. Настройки отображения столбцов в подстановке

8. В некоторых случаях программа Access предлагает выбрать среди столбцов подстановки тот столбец, значения из которого нужно подставлять в ячейку таблицы (рис. 2.15). Если первичный ключ не был скрыт при выполнении предыдущего пункта, то используется значение первичного ключа. Щелкните кнопкой мыши на названии нужного поля и нажмите кнопку Далее.

Рис. 2.15. Выбор отображаемого значения

9. В завершение создания подстановки (рис. 2.16) при необходимости измените название поля, для которого создается подстановка. Затем, если необходимо, чтобы в поле можно было выбрать одновременно несколько значений из списка, установите флажок Разрешить несколько значений.

Рис. 2.16. Завершение создания подстановки

Например, если заказ может содержать несколько наименований товаров (в отличие от нашего примера, где каждый заказ включает только одно наименование), то для поля Товар таблицы Заказы можно разрешить несколько значений (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Подстановка для многозначного поля

Работа с многозначными полями имеет ряд особенностей (см. раздел Структура базы данных → Руководство по полям, одновременно допускающим несколько значений в справочной системе Access). В большинстве случаев вместо многозначных полей лучше использовать вспомогательную таблицу. Например, если потребуется включать в заказ несколько наименований товаров, целесообразно создать вспомогательную таблицу Позиции заказа с полями:

• Товар – номер товара из таблицы Товары компании;

• Количество – число товаров данного наименования в заказе;

• Заказ – номер заказа из таблицы Заказы компании.

При этом из таблицы Заказы компании поля Товар и Количество исключаются, так как они переносятся в дочернюю таблицу Позиции заказа. Таким образом, каждый заказ будет содержать одну или несколько позиций, то есть на запись таблицы Заказы компании будут ссылаться одна или нескольких записей таблицы Позиции заказа. Каждая позиция заказа будет соответствовать одному наименованию товара в заказе.

Так или иначе, возможностью установки флажка Разрешить несколько значений выбор параметров подстановки завершается.

10. Нажмите кнопку Готово.

11. Перед созданием связи с таблицей или отчетом – источником данных для подстановки – программа выведет панель с предложением сохранить текущую таблицу. Нажмите кнопку Да.

12. Чтобы протестировать созданную подстановку, перейдите в режим таблицы (кнопка Режим на вкладке Главная). Щелкните кнопкой мыши в любой ячейке столбца, для которого создавалась подстановка, и нажмите кнопку

в правой части ячейки. На экране появится созданная подстановка, в которой вы можете выбрать значение поля (см. рис. 2.9).

Итак, была рассмотрена процедура создания подстановки, источником значений для которой служит таблица или запрос. Следующий раздел посвящен созданию подстановки с заданными значениями.

Создание подстановки на основе фиксированного списка значений

Если вам нужно создать подстановку, источником данных для которой служит список введенных значений, выполните следующие действия.

1. В режиме конструктора выберите в списке полей то поле, для которого нужно создать список значений. Щелкните кнопкой мыши в ячейке с названием типа данных поля. В правой части ячейки появится кнопка

2. Нажмите кнопку

и в появившемся списке (см. рис. 2.5) выберите значение Мастер подстановок. На экране появится окно Создание подстановки (см. рис. 2.10).

3. Установите переключатель в положение Будет введен фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее.

4. Введите количество столбцов (рис. 2.18). Затем щелкните кнопкой мыши в первой ячейке первого столбца и введите необходимое значение. Нажмите клавишу Tab для перехода к следующей ячейке. Введите таким образом весь набор значений для подстановки.

Рис. 2.18. Ввод списка значений

Подберите ширину столбцов в подстановке так, чтобы все значения отображались полностью. Нажмите кнопку Далее.

5. Если в подстановку включено несколько столбцов, выберите тот столбец, значения из которого нужно подставлять в ячейку таблицы (см. рис. 2.15). Щелкните кнопкой мыши на названии этого столбца и нажмите кнопку Далее.

6. В завершение создания подстановки (см. рис. 2.16) при необходимости измените название поля, для которого создается подстановка. Затем установите флажок Разрешить несколько значений, если необходимо, чтобы в поле можно было выбрать одновременно несколько значений из списка (как показано на рис. 2.17).

Примечание

Работа с многозначными полями имеет ряд особенностей, описанных в справочной системе Access в разделе Структура базы данных → Руководство по полям, одновременно допускающим несколько значений.

7. Нажмите кнопку Готово.

8. Чтобы протестировать созданную подстановку, перейдите в режим таблицы (кнопка Режим на вкладке Главная). Щелкните кнопкой мыши в любой ячейке столбца, для которого создавалась подстановка, и нажмите кнопку

в правой части ячейки. На экране появится созданная подстановка, в которой вы можете выбрать значение поля (см. рис. 2.9).

Рассмотрим следующее свойство поля – маску ввода.

Маски ввода позволяют предотвратить ввод заведомо некорректных данных. Если вам точно известно, какие символы должно содержать значение поля (например, значение должно состоять только из цифр, или включать не более семи символов, или в номере телефона дефис должен разделять группы из двух цифр), вы можете задать маску, обеспечивающую выполнение этого условия.

Кроме того, маска отображается в поле, когда вы вводите значение. Таким образом, маска выполняет еще и функцию подсказки.

Примечание

Отличие маски от формата значения поля (см. подразд. «Форматы отображения данных») заключается в следующем. Формат влияет на отображение значений, хранящихся в базе данных. Маска влияет на ввод данных: значение, не соответствующее маске, не будет сохранено.

Создать маску вы можете вручную, введя значение свойства Маска ввода. Кроме того, вы можете использовать мастер масок, чтобы создать маску для ввода пароля или маску для ввода даты/времени.

Создание маски вручную

В значение свойства Маска ввода вы можете включить специальные символы и текстовые константы. Специальный символ определяет, какие символы разрешено или необходимо ввести в значении поля на той позиции, на которой в маске находится спецсимвол. Текстовые константы включаются в значение поля, их нельзя изменить или удалить.

Перечислим специальные символы, которые чаще всего используются в масках:

• 0 – обязательный ввод цифры;

• 9 – необязательный ввод цифры или пробела;

• # – ввод цифры, пробела, знаков + или – (если значение не введено, то эта позиция автоматически заполняется пробелом);

• L – обязательный ввод буквы;

• ? – необязательный ввод буквы или пробела;

• A – обязательный ввод буквы или цифры;

• a – необязательный ввод буквы, цифры или пробела;

• & – обязательный ввод произвольного символа или пробела;

• C – необязательный ввод произвольного символа или пробела;

• < – все символы справа от текущей позиции преобразуются к нижнему регистру;

• > – все символы справа от текущей позиции преобразуются к верхнему регистру.

Информацию о прочих, реже используемых символах вы можете получить в справочной системе Access в разделе Структура базы данных → Создание маски ввода для ввода значений в поле или элемент управления в определенном формате.

Если маска, помимо специальных символов, содержит текстовые константы, то их заключают в кавычки. Если константа состоит из одного символа, можно вместо заключения в кавычки предварить этот символ знаком (например, если в маске ввести \, то в значении поля появится один символ ). Кавычки и символ необходимы, чтобы отличать символы текстовой константы от специальных символов. Если вводимая вами константа не содержит символов, совпадающих с ними, вы можете не использовать кавычки и символ : программа добавит их автоматически.

Например, введем для поля Телефон маску (999) 000-00-00. Эта маска означает, что в поле необходимо ввести семь цифр номера и до трех цифр кода. При сохранении программа Access автоматически исправит маску, она будет выглядеть так: (999”) “000-00-00.

Теперь рассмотрим создание маски с помощью мастера.

Использование мастера масок

Чтобы создать маску ввода с помощью мастера масок, выполните следующие действия.

1. Щелкните кнопкой мыши на названии свойства Маска ввода. Справа от значения свойства появится кнопка

2. Нажмите кнопку

На экране вы увидите окно Создание масок ввода (рис. 2.19).

3. В окне Создание масок ввода выберите нужную маску: одну из масок даты или времени либо маску пароля. Маска пароля позволяет создать поле для ввода пароля: данные, введенные в такое поле, будут скрыты, вместо реальных символов отобразятся звездочки.

Рис. 2.19. Мастер масок

4. Если требуется протестировать ввод значения с помощью выбранной маски, введите в поле Проба пример значения поля.

5. Если выбрана маска даты/времени, которую не требуется редактировать, или маска пароля, нажмите кнопку Готово. Процесс создания маски на этом окончен.

Если нужно изменить выбранную маску даты или времени, нажмите кнопку Далее. Дополнительно вы можете выбрать знак заполнителя, который будет отображаться в поле таблицы при вводе значения (вместо символа подчеркивания, используемого по умолчанию), а затем указать, что вместе со значением поля требуется хранить и текстовые константы (мы рекомендуем хранить только данные, без текстовых констант). Для завершения создания маски нажмите кнопку Готово.

Далее будет рассмотрено свойство условия на значение, которое, как и маска, предотвращает ошибки ввода данных.