Текст книги "Складской учет на компьютере. Лучшие программы, включая 1С 8.2"

Отпуск товарно-материальных ценностей со склада предприятия оформляется расходной накладной. Чтобы сформировать этот документ в программе «Складской учет и торговля», нужно выполнить команду главного меню Документы→Расходная накладная. При активизации данной команды на экране открывается окно ввода документа, изображенное на рис. 2.12.

Рис. 2.12. Формирование расходной накладной

Как и при работе с приходными накладными, в первую очередь в полях № и от необходимо указать соответственно номер документа и дату его создания. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа, но при необходимости их можно отредактировать: поле № – с клавиатуры, а поле от – с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора. По умолчанию документу присваивается следующий порядковый номер и дата, соответствующая текущей системной дате компьютера.

После этого в поле Контрагент укажите получателя товарно-материальных ценностей по данному документу, а в поле Склад – название склада, с которого они будут списаны. Данные поля заполняются одинаково: нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.

Если документ создается по ранее выписанному счету, то номер этого счета можно указать в поле К счету №. Требуемый счет выбирается в окне журнала счетов, которое вызывается на экран нажатием кнопки выбора. Это позволяет автоматически отслеживать платежи, поступившие в качестве оплаты счета, в расходных накладных.

В поле Основание можно с клавиатуры ввести информацию о том, на основании чего осуществляется отпуск товарно-материальных ценностей со склада (договор купли-продажи, и др.). Указанная здесь информация отобразится в печатной форме документа в строке Основание.

После заполнения перечисленных параметров можно приступать к формированию спецификации документа. Для этого следует использовать кнопки инструментальной панели, расположенные в области настроек Спецификация документа над табличной частью.

Если спецификация документа содержит только одну позицию, то для ее добавления нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить позицию в спецификацию. При этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.13.

Рис. 2.13. Добавление позиции в спецификацию расходного документа

В первую очередь нужно указать наименование отпускаемой товарно-материальной ценности. Для этого в поле Товар нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне справочника товаров выберите требуемый товар. Сразу после этого автоматически будет заполнено поле Ед. изм. – в нем отобразится краткое наименование базовой единицы измерения, которая была определена для данного товара в справочнике товаров (окно ввода товара, вкладка Ед. измерения). При необходимости вы можете указать для товара другую единицу измерения, перевыбрав ее в справочнике единиц измерений, который вызывается нажатием в поле Ед. изм. кнопки выбора.

В поле Количество укажите количество отпускаемых товаров, а в поле Цена – отпускную цену товара за единицу. Эти поля можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, вызываемого по кнопке выбора.

Значение поля Итого рассчитается программой автоматически на основании значений полей Количество и Цена.

После заполнения всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК – в результате товар будет добавлен в спецификацию документа.

Если спецификация расходной накладной включает в себя несколько позиций, то, как и в случае с приходной накладной, целесообразно воспользоваться механизмом подбора товаров. Для этого нужно нажать маленький черный треугольник, расположенный справа от кнопки Добавить позицию в спецификацию, и в открывшемся меню выбрать команду Подбор товаров.

В результате на экране откроется окно справочника номенклатуры. Для включения позиций в спецификацию нужно дважды щелкнуть мышью на каждой из них – на экране будет открываться окно, изображенное на рис. 2.14.

Рис. 2.14. Ввод данных по позиции спецификации

В соответствующих полях данного окна следует указать количество добавляемого товара и цену за единицу, после чего нажать кнопку ОК.

Параметры спецификации Артикул и Ед. изм. будут заполнены автоматически на основании соответствующих данных, введенных ранее в справочник номенклатуры для каждого товара, а параметр Сумма будет рассчитан на основании значений параметров Кол-во и Цена.

Вы можете изменить параметры любой позиции спецификации. Для этого нужно выделить позицию в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить позицию спецификации, либо дважды щелкнуть мышью. В результате на экране откроется окно, как на рис. 2.13, в котором выполняются необходимые действия.

Чтобы удалить позицию из спецификации, выделите ее в списке курсором и нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить позицию спецификации. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Чтобы сохранить введенный документ, нажмите кнопку Записать. Однако по учету документ будет проведен только после нажатия кнопки Провести (после этого кнопка будет называться Отменить проведение, и с ее помощью можно в любой момент отменить проведение документа по учету). Не стоит забывать, что редактировать можно только непроведенные документы.

Чтобы распечатать расходную накладную, нажмите кнопку Печать, которая расположена слева внизу окна. Печатная форма расходной накладной показана на рис. 2.15.

Рис. 2.15. Печатная форма расходной накладной

Все сформированные и сохраненные расходные накладные хранятся в журнале расходных накладных, для доступа к которому предназначена команда главного меню Журналы документов→Журнал расходных накладных.

Однако отпуск товарно-материальных ценностей со склада предприятия может оформляться не только расходной накладной, но и накладной на возврат товара поставщику, которая по своей сути также является расходным документом. Чтобы сформировать такой документ, выполните команду главного меню Документы→Возврат поставщику. Хранятся созданные ранее накладные на возврат товара поставщикам в специальном журнале, который вызывается с помощью команды главного меню Журналы документов→Журнал накладных на возврат поставщику.

Порядок работы с накладной на возврат товара поставщику почти такой же, как и с обычной расходной накладной. Разница заключается лишь в том, что в окне ввода накладной присутствует поле Курс у.е., и отсутствует поле К счету №. В поле Курс у.е. можно указать курс рубля по отношению к условной единице. По умолчанию в данном поле отображается значение, установленное в справочнике курсов условных единиц (этот справочник вызывается с помощью команды главного меню Справочники→Курс у.е.).

Списание товаров по акту

Акт списания товаров по своей сути тоже является расходным документом. Однако в данном случае речь идет не об отпуске товарно-материальных ценностей на сторону, а лишь об их списании со склада по тем либо иным причинам. Такими причинами могут, например, являться: нарушение целостности упаковки, нетоварный вид, истечение сроков годности, умышленная или неумышленная порча, и др. Сумма списанных товарно-материальных ценностей может быть отнесена на виновных лиц, или на затраты предприятия, или за счет прибыли, или за счет резервных фондов, и др.

Списание товарно-материальных ценностей со склада оформляется документом, который называется акт списания. Чтобы сформировать такой документ в программе «Складской учет и торговля», нужно выполнить команду главного меню Документы→Акт списания. При активизации данной команды на экране открывается окно формирования акта, изображенное на рис. 2.16.

Рис. 2.16. Формирование акта списания товаров

В первую очередь в полях № и от введите номер документа и дату его формирования. Затем в поле Со склада укажите название или номер склада, с которого будет производиться списание товарно-материальных ценностей по данному документу. Требуемое значение выбирается в окне справочника складов, которое вызывается на экран нажатием кнопки выбора.

В поле Основание следует указать, на каком основании осуществляется списание товарно-материальных ценностей. Обычно таким основанием является приказ или распоряжение руководителя предприятия. Здесь же можно указать и причину списания (порча, истечение сроков годности, и др.).

Как и при работе с накладными, позиции в спецификацию документа могут добавляться как по отдельности, так и в групповом режиме. В первом случае нужно нажать в инструментальной панели кнопку Добавить позицию в спецификацию – в результате откроется окно, которое показано на рис. 2.17.

Рис. 2.17. Добавление товара в спецификацию акта на списание

В поле Товар укажите название списываемого товара (значение выбирается в справочнике номенклатуры, который вызывается с помощью кнопки выбора). После заполнения данного поля автоматически будет заполнено поле Ед. изм., значение которого при необходимости можно перевыбрать в справочнике единиц измерений.

В поле Количество введите количество списываемого товара. При этом не забывайте, что оно должно быть выражено в тех единицах измерения, которые указаны в поле Ед. изм. Иначе говоря, не стоит списывать промокшие сигареты блоками или коробками, если они ранее приходовались и учитывались в пачках.

В поле Цена указывается цена списания товара. В качестве цены списания может использоваться, например, учетная цена товара, или цена его поступления. Учетная цена товара может отличаться от цены поступления в случаях, когда проводилась дооценка или уценка товаров.

Завершается добавление позиции в спецификацию нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Добавление нескольких позиций осуществляется в таком же порядке, как и при работе с накладными. При этом для каждой позиции открывается окно, изображенное на рис. 2.18.

Рис. 2.18. Ввод количества списываемого товара

В данном окне с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика следует указать количество списываемого товара и нажать кнопку ОК.

Параметр спецификации Артикул будет заполнен автоматически на основании соответствующих данных, введенных ранее в справочник номенклатуры для каждого товара, а параметр Сумма будет рассчитан на основании значений параметров Кол-во и Цена.

Вы можете изменить параметры любой позиции спецификации. Для этого нужно выделить позицию в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить позицию спецификации, либо дважды щелкнуть мышью. В результате на экране откроется окно, как на рис. 2.17, в котором выполняются необходимые действия.

Чтобы удалить позицию из спецификации, выделите ее в списке курсором и нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить позицию спецификации. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Чтобы сохранить введенный документ, нажмите кнопку Записать. Чтобы провести документ по учету, нажмите кнопку Провести (после этого кнопка будет называться Отменить проведение, и с ее помощью вы сможете отменить проведение документа по учету). Помните, что редактирование проведенных документов невозможно.

Чтобы распечатать акт списания, нажмите кнопку Печать, которая расположена слева внизу окна. Печатная форма акта показана на рис. 2.19.

Рис. 2.19. Акт списания товаров

Все сформированные и сохраненные акты списания хранятся в соответствующем журнале, для доступа к которому предназначена команда главного меню Журналы документов→Журнал актов списания.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей на складе

Как известно, на каждом складе периодически необходимо проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей. Обычно инвентаризация проводится в конце календарного года, при смене материально-ответственных лиц, при внезапном обнаружении излишком или недостач, а также в иных случаях.

Результаты инвентаризации оформляются документом, который называется акт инвентаризации. В программе «Складской учет и торговля» для перехода в режим работы с данным документом предназначена команда главного меню Документы→Акт инвентаризации. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.20.

Рис. 2.20. Формирование акта инвентаризации

В данном окне осуществляется формирование акта инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе.

Как и при работе с рассмотренными выше документами, в первую очередь необходимо указать номер и дату формирования документа. Значения данных полей формируются программой автоматически при создании документа, но вы можете отредактировать их по своему усмотрению.

В поле По складу указывается название или номер склада, на котором проводилась инвентаризация. Чтобы заполнить данное поле, нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника складов выделите курсором требуемую позицию и нажмите Enter.

Чтобы добавить позицию в спецификацию акта инвентаризации, нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить позицию в спецификацию – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.21.

Рис. 2.21. Добавление позиции в спецификацию акта инвентаризации

В первую очередь нужно указать наименование товарно-материальной ценности. Для этого в поле Товар нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне справочника товаров выберите требуемый товар.

В поле Количество на складе по документам укажите количество товара согласно учетным данным (из карточки складского учета), а в поле Количество на складе реально – фактическое количество товара, имеющееся на складе. В поле Цена следует ввести учетную цену данного товара. Эти поля можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, вызываемого по кнопке выбора.

Завершается добавление позиции в спецификацию нажатием в данном окне кнопки ОК.

Параметр Разница в стоимости будет рассчитан автоматически на основании значений параметров Кол-во по документам, Кол-во реально и Цена. Внизу данной колонки показывается общая сумма отклонений по данному акту в валюте цен.

Заполнить спецификацию акта инвентаризации можно в автоматическом режиме. Для этого нажмите в инструментальной панели кнопку Заполнить акт на основании данных об остатках на складах, либо кнопку Заполнить, расположенную внизу окна. В результате спецификация будет заполнена на основании информации об учетных остатках товарно-материальных ценностей, имеющейся в программе. Отметим, что данная функциональность отключена в демо-версии программы.

Вы можете изменить параметры любой позиции спецификации. Для этого нужно выделить позицию в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить позицию спецификации, либо дважды щелкнуть мышью. В результате на экране откроется окно, как на рис. 2.21, в котором выполняются необходимые действия.

Чтобы удалить позицию из спецификации, выделите ее в списке курсором и нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить позицию спецификации. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Для быстрого удаления всех позиций спецификации нажмите в инструментальной панели кнопку Очистить спецификацию.

Вы можете оставить в спецификации только те позиции, у которых учетное и фактическое количество остатка различается. Это бывает полезно для того, чтобы быстро просмотреть все расхождения фактических и учетных данных. Для включения такого режима отображения нажмите в инструментальной панели кнопку Показать только те строки, где кол-во по документам и кол-во реально различаются.

Чтобы сохранить введенный документ, нажмите кнопку Записать. Чтобы провести акт инвентаризации по учету, нажмите кнопку Провести (после этого кнопка будет называться Отменить проведение, и с ее помощью можно в любой момент отменить проведение документа по учету). Помните, что редактировать можно только непроведенные документы.

Вы можете быстро создать соответствующие документы на те позиции, у которых фактические и учетные данные различаются: на недостачу товарно-материальных ценностей будет оформлен акт списания, на излишек – приходная накладная. Чтобы выполнить данную операцию, нажмите в инструментальной панели кнопку Создать документы на различающиеся позиции. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

Чтобы распечатать акт инвентаризации, нажмите кнопку Печать, которая расположена слева внизу окна, или соответствующую кнопку инструментальной панели. Печатная форма акта инвентаризации показана на рис. 2.22.

Рис. 2.22. Акт инвентаризации

Все сформированные и сохраненные акты инвентаризации хранятся в соответствующем журнале, для доступа к которому предназначена команда главного меню Журналы документов→Журнал актов инвентаризации.