Текст книги "1С: Управление торговлей 8.2. Руководство пользователя"

Еще один важный этап подготовки программы к работе заключается в построении организационной структуры предприятия. Вы можете вести аналитический учет в разрезе структурных подразделений своей компании, поэтому предварительно необходимо сформировать список этих подразделений. Для решения данной задачи в рассматриваемой конфигурации предназначен справочник структуры, который вызывается с панели навигации раздела Нормативно-справочная информация по ссылке Структура предприятия.

Окно справочника показано на рис. 5.27.

Рис. 5.27. Справочник структуры предприятия

Список подразделений предприятия формируется в виде древовидной структуры, позволяющей группировать подразделения и подчинять их друг другу, при этом можно использовать неограниченное количество уровней вложенности. При первом открытии справочника в нем отображается одна позиция – Структура предприятия, которая не является подразделением, а просто представляет собой верхний уровень иерархии. По мере заполнения справочника в список будут добавляться новые позиции.

Для каждого подразделения показывается его название, числовой код и признак сервисной службы. Последний параметр означает, что данное подразделение может оказывать услуги клиентам предприятия. На рис. 5.27 такими подразделениями являются Сервисная служба и Транспортный отдел.

Чтобы ввести в справочник информацию о новом подразделении, выполните команду Все действия ➧ Создать или нажмите кнопку Создать, которая находится на панели инструментов. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое показано на рис. 5.28.

Рис. 5.28. Регистрация подразделения в составе структуры предприятия

В таком же окне осуществляется просмотр и редактирование данных о введенном ранее подразделении (для перехода в режим редактирования дважды щелкните на соответствующей позиции в окне структуры предприятия, см. рис. 5.27).

В поле Наименование вводится название подразделения (Департамент продаж, Отдел маркетинга и т. д.). Под этим названием данное подразделение впоследствии будет отображаться в списках программы.

В поле Код содержится уникальный числовой идентификатор (код) данного структурного подразделения предприятия. Он генерируется программой автоматически, и его ручное редактирование не предусмотрено.

В поле Вышестоящая структурная единица нужно указать, к какому вышестоящему подразделению относится данный элемент организационной структуры предприятия. Например, элемент Сектор торговли напитками может относиться к вышестоящему подразделению Отдел продаж и т. д. Если же данный элемент не входит в состав вышестоящего элемента – в данном поле нужно указать значение Предприятие.

Если данное структурное подразделение относится к сервисным службам предприятия и может оказывать услуги клиентам – установите флажок Сервисная служба. Например, транспортный отдел предприятия может оказывать клиентам услуги по доставке приобретенных товаров и т. д.

Чтобы сохранить введенные сведения, нажмите в данном окне кнопку Записать и закрыть.

Все товары, с которыми работает торговое предприятие, при поступлении от поставщика приходуются на склад и отпускаются покупателям со склада. Даже если поступивший от поставщика товар уходит покупателю, что называется, «с колес», он все равно в обязательном порядке должен быть проведен через склад, то есть оприходован на склад по приходному товарно-сопроводительному документу и отпущен со склада – по расходному документу. Товары хранятся на складе с момента поступления и до момента отгрузки. Периодически на складах должна проводиться инвентаризация товарно-материальных ценностей для проверки соответствия данных бухгалтерского учета фактическим складским остаткам.

Информация о складах предприятия хранится в справочнике складов (мест хранения). Перед началом работы необходимо ввести в этот справочник информацию как минимум об одном складе. В противном случае невозможно будет оформить ни один товарно-сопроводительный документ, поскольку одним из обязательных для заполнения реквизитов является поле Склад: в этом поле указывается название склада, на который поступают или с которого отгружаются товарно-материальные ценности.

ПРИМЕЧАНИЕ

По сути, склад является одним из структурных подразделений организации. Но, поскольку он имеет специфические особенности по сравнению с другими подразделениями, информация о нем хранится не в справочнике структуры организации, а именно в справочнике складов (мест хранения).

Доступ к справочнику складов (мест хранения) осуществляется из раздела Нормативно-справочная информация. Для этого необходимо на панели навигации щелкнуть на ссылке Склады (места хранения). В результате отобразится содержимое справочника (рис. 5.29).

Если торговое предприятие имеет большое количество складов, то можно организовать их группировку и использовать возможность иерархического представления данных в окне справочника. Однотипные склады можно объединять в группы, причем разрешается использовать неограниченное количество уровней вложенности. Чтобы было понятнее, поясню на конкретном примере.

Предположим, предприятие осуществляет торговлю продуктами питания, канцтоварами и хозяйственными товарами. В данном случае структура складов может выглядеть следующим образом.

♦ Продуктовые склады:

• склад кондитерских изделий;

• бакалейный склад;

• склад напитков и соков;

• склад молочных продуктов;

• склад хлебобулочных изделий.

♦ Склады канцтоваров:

• склад офисных товаров;

• склад школьных принадлежностей;

• товары для оргтехники (тонеры, картриджи, компакт-диски и т. п.).

♦ Склады хозяйственных товаров:

• склад посуды;

• склад бытовой химии;

• склад инструментов и сантехники.

Рис. 5.29. Справочник складов (мест хранения)

При этом, как уже отмечалось выше, количество уровней вложенности в программе не ограничено. Это означает, что, например, те же кондитерские изделия можно хранить не на одном общем складе, а на разных складах – склад конфет, склад печенья, склад пирожных и т. д. Эти склады в данном случае будут объединены в группу Кондитерские склады, которая, в свою очередь, будет входить в состав группы Продуктовые склады и т. д.

Если вы намерены использовать механизм группировки складов, то сначала рекомендуется сформировать структуру групп, после чего приступать к вводу складов по группам. Именно в таком порядке мы и рассмотрим процесс заполнения справочника складов. Впоследствии вы можете переместить любой склад из одной группы в другую.

Чтобы сформировать группу складов, выполните в окне списка складов (см. рис. 5.29) команду Все действия ➧ Создать группу или нажмите сочетание клавиш Ctrl+F9. Можно также воспользоваться кнопкой панели инструментов Создать новую группу (название отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к кнопке указателя мыши). В любом случае откроется окно ввода и редактирования группы, изображенное на рис. 5.30.

Рис. 5.30. Создание группы складов

В таком же окне осуществляется и редактирование группы складов – для перехода в данный режим нужно выделить требуемую группу и выполнить команду Все действия ➧ Изменить или выбрать аналогичную команду контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопкой мыши.

В данном окне в поле Наименование нужно ввести произвольное название группы складов (например, Продуктовые склады). Если эта группа должна входить в состав другой группы из числа созданных ранее, выберите ее из раскрывающегося списка в поле Группа складов. В противном случае оставьте данное поле незаполненным. Чтобы сохранить введенные данные, нажмите кнопку Записать и закрыть или сочетание клавиш Ctrl+Enter.

Чтобы ввести в справочник информацию о новом складе, нажмите на панели инструментов кнопку Создать или клавишу Insert. Можно также воспользоваться командой Все действия ➧ Создать или аналогичной командой контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопкой мыши. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 5.31.

В таком же окне выполняется и редактирование данных о складе. Для перехода в режим редактирования нужно выделить склад и выполнить команду Все действия ➧ Изменить или нажать клавишу F2.

Если вы используете механизм группировки складов и хотите отнести данный склад к какой-либо группе, выберите ее из раскрывающегося списка в поле Группа складов. Группы складов попадают в раскрывающийся список только после того, как они внесены в справочник. Если механизм группировки не используется, этот параметр следует оставить незаполненным.

Рис. 5.31. Регистрация склада в справочнике

В поле Наименование вводится название склада – например, Склад № 1 или Продуктовый склад и т. д. Под этим названием склад впоследствии будет отображаться в списках программы.

Поле Уровень обслуживания является обязательным для заполнения. Его значение выбирается из раскрывающегося списка и характеризует, как часто на данном складе имеются в наличии необходимые товары. Если вам трудно указать подходящее значение, можете оставить вариант, который предлагается по умолчанию (впоследствии его можно будет изменить, если появится такая необходимость).

В настройках склада можно указать рабочие дни, по которым на данном складе товар является доступным. Это определяется с помощью параметра Календарь: в нем из списка календарей, который формируется в соответствующем справочнике (мы познакомимся с ним позже), выбирается требуемый календарь. Таким образом, программа не позволит произвести отпуск товара в те дни, по которым он недоступен на данном складе (то есть вы не сможете провести соответствующий товарно-сопроводительный документ).

Из раскрывающегося списка Тип склада выбирается тип склада – Оптовый склад или Розничный магазин. Если в данном поле указано значение Розничный магазин, то ниже становится доступным для редактирования поле Розничный вид цен, в котором выбирается вид цен розничного склада (о видах цен речь пойдет ниже).

В программе реализована возможность автоматического контроля остатков на каждом складе, причем можно использовать разные варианты контроля. Требуемый вариант задается в раскрывающемся списке Вариант контроля. Возможен выбор одного из перечисленных ниже значений.

♦ Не контролировать – при выборе данного значения механизм автоматического контроля остатков на данном складе отключается. В этом случае остатки могут быть даже отрицательными.

♦ Остатки – при установленном данном значении программа будет контролировать, чтобы остатки товарных позиций не были отрицательными. В этом случае программа не позволит провести документ, если по итогам его проведения остаток одной или нескольких товарных позиций на данном складе будет меньше нуля.

♦ Остатки с учетом резерва – в данном случае контроль остатков осуществляется по тому же принципу, что и при выборе варианта Остатки. Разница заключается в том, что остаток товаров на складе не должен быть меньше установленного резерва, а не нуля (например, минимальный остаток томатного сока на складе должен быть 50 пакетов, минимальный остаток сахара – 30 кг и т. д.). В этом случае программа не позволит провести документ, если по итогам его проведения остаток одной или нескольких товарных позиций на данном складе будет меньше указанного резерва.

♦ Остатки с учетом графика – при выборе этого значения становятся доступными для редактирования расположенные ниже поля Граница графика доступности и Длительность периода контроля. В данных полях указывается соответственно дата, до которой программа будет контролировать остатки на складе (при этом остатки контролируются в динамике, по формуле «остаток товаров + плановое поступление товаров – плановая отгрузка товаров»), и количество дней, в течение которых должен осуществляться этот контроль.

В программе реализована возможность использования разных схем документооборота на складах предприятия. Подходящий вариант указывается с помощью параметров, находящихся в области Документооборот. Если вы намерены работать по ордерной схеме, то установите флажок Ордерная схема, после чего из расположенного справа раскрывающегося списка выберите вариант оформления накладных. Если данный параметр отключен, то формировать накладные можно будет лишь на основании предварительно оформленных заказов (вариант По заказу). При установленном данном флажке можно выбрать и другой вариант – По ордеру. В этом случае накладные будут создаваться на основании предварительно подготовленных складских ордеров. Учтите, что выбрать схему документооборота можно только при формировании склада и впоследствии изменить данный параметр вы не сможете.

С помощью ссылок, расположенных в левой части окна редактирования, осуществляется переход в режим ввода дополнительной информации по складу. Это возможно только после сохранения введенной ранее информации с помощью кнопки Записать объект или сочетания клавиш Ctrl+S.

Ответственность за сохранность находящихся на складе ценностей, а также за достоверность складского учета возложена на материально ответственное лицо. На одном складе может быть как одно, так и несколько материально ответственных лиц. Чтобы ввести сведения о материально ответственных лицах по складу, щелкните в левой части окна на ссылке Ответственные лица.

В конфигурации реализован механизм учета товаров в складских ячейках. Благодаря этому пользователь может моментально узнать, какая ценность и в каком количестве находится в данный момент в любой ячейке. Для перехода в режим настройки учета по складским ячейкам используйте ссылку Размещение номенклатуры по складским ячейкам. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 5.32.

Рис. 5.32. Настройка размещения номенклатуры по складским ячейкам

Здесь для каждой учитываемой на складе ценности содержатся сведения о ее хранении в складских ячейках.

Для каждой ценности показывается ее название, характеристика (если для нее используются дополнительные характеристики), вид или название упаковки (если она применяется), название склада, приоритет использования ячеек (этот параметр важен, если одна и та же ценность хранится в разных ячейках), а также координаты ячейки (обычно это номер стеллажа и номер самой ячейки).

Для перехода в режим ввода данных о хранении ценности в складской ячейке выполните команду Все действия ➧ Создать или воспользуйтесь клавишей Insert. Чтобы просмотреть и при необходимости отредактировать введенные ранее сведения, выделите соответствующую позицию и нажмите F2 или выполните команду Все действия ➧ Изменить. Откроется окно (рис. 5.33).

Рис. 5.33. Привязка номенклатурной позиции к складской ячейке

Название склада, для которого выполняется настройка, будет автоматически подставлено в поле Склад. В поле Номенклатура указывается наименование товарно-материальной ценности, для которой вводятся сведения о хранении в складских ячейках. Обратите внимание, что эта ценность предварительно должна быть внесена в справочник номенклатуры. Для заполнения поля Номенклатура нажмите F4 или кнопку выбора – в результате отобразится окно списка номенклатуры, в котором нужно указателем выбрать требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать.

Параметр Характеристика заполняется только в том случае, если учет выбранной в поле Номенклатура ценности ведется в разрезе дополнительных характеристик. Например, женские сапоги 36-го размера коричневого цвета могут храниться в одной ячейке, а мужские сапоги 43-го размера черного цвета – в другой и т. д. Чтобы выбрать характеристику, нажмите F4 и в открывшемся окне (в нем будет представлен список характеристик данной ценности, который определен для нее в справочнике номенклатуры) выберите требуемое значение.

Параметр Упаковка заполняется по аналогичным правилам, если для данной ценности в справочнике номенклатуры предусмотрено использование упаковок.

В некоторых случаях одна и та же ценность хранится в нескольких разных ячейках. Такое может происходить, например, если объема одной ячейки слишком мало для размещения всего имеющегося одинакового товара. В данном случае имеет смысл определить приоритет (очередность) использования таких ячеек: это значение указывается в поле Приоритет.

В поле Ячейка нужно указать ячейку, в которой будет храниться данная ценность. Значением этого параметра могут являться произвольное наименование ячейки или ее координаты (например, Стеллаж08Ячейка17). Выбор значения данного поля осуществляется в окне списка складских ячеек, которое вызывается нажатием F4 или кнопки выбора. Учтите, что структуру складских ячеек необходимо построить заранее, переход в данный режим осуществляется с помощью ссылки Складские ячейки (см. рис. 5.31 и 5.32).

Завершается работа в этом окне нажатием кнопки Записать и закрыть. Если вы хотите выйти из данного режима без сохранения изменений, просто закройте окно и откажитесь от сохранения, когда программа выдаст соответствующий запрос. Удаление позиций из списка размещений товаров по ячейкам (см. рис. 5.32) осуществляется с помощью клавиши Delete или команды Все действия ➧ Удалить. При этом программа потребует подтвердить удаление. Обратите внимание, что в данном случае речь идет не о пометке на удаление, а о непосредственном и окончательном удалении позиции из списка.

На любом предприятии существует свой рабочий график, которого должны придерживаться все сотрудники. Этим графиком предусмотрены рабочие, выходные и праздничные дни. На большинстве торговых предприятий внутренний график совпадает с общепринятым календарем (пятидневная рабочая неделя, два выходных в неделю – суббота и воскресенье, выходные по государственным праздникам), но нередко случаются и отклонения.

Причем различаться могут рабочие графики не только разных организаций, но и разных структурных подразделений внутри одной организации. Например, перед Новым годом и Рождеством продажи возрастают многократно, отделы продаж и прочие торговые службы работают почти без передышки, в том числе и по выходным, но зато после новогодних и рождественских праздников у них какое-то время практически нет работы. А вот у бухгалтеров горячая пора начинается в период сдачи годовых отчетов: работники финансовых и бухгалтерских служб в это время работают и допоздна, и по выходным, в то время как в остальных подразделениях идет самая обычная работа.

В программе «1С: Управление торговлей 8.2» предусмотрен механизм, который позволяет учесть подобные нюансы. Вы можете сформировать один или несколько календарей и использовать их по мере необходимости. Программа учитывает то, какой календарь в данный момент применяется, и в соответствии с этим тем или иным образом реагирует на действия пользователя. Например, если для какого-то склада календарем предусмотрен выходной посреди недели, этой датой вы не сможете оформить отпуск товаров с данного склада или оприходовать товары на данный склад (программа просто не проведет соответствующий товарно-сопроводительный документ).

Ввод, редактирование и хранение информации об используемых на предприятии календарях осуществляется в соответствующем справочнике. Чтобы открыть этот справочник, перейдите в раздел Нормативно-справочная информация и на панели навигации щелкните на ссылке Календари. После этого на экране отобразится окно справочника, изображенное на рис. 5.34.

Рис. 5.34. Список календарей торгового предприятия

Если торговое предприятие использует много разных календарей, то можно организовать их группировку и задействовать возможность иерархического представления данных в окне справочника. Другими словами, однотипные календари можно объединять в группы, причем разрешается использовать неограниченное количество уровней вложенности.

Если вы намерены использовать механизм группировки, то сначала рекомендуется сформировать структуру групп, после чего приступать к вводу календарей по группам. Именно в такой последовательности мы и рассмотрим порядок заполнения справочника календарей. Отмечу, что впоследствии вы можете переместить любой календарь из одной группы в другую.

Чтобы сформировать группу календарей, выполните в окне списка (см. рис. 5.34) команду Все действия ➧ Создать группу или нажмите сочетание клавиш Ctrl+F9. Можно также воспользоваться кнопкой панели инструментов Создать новую. При этом откроется окно ввода и редактирования группы, изображенное на рис. 5.35.

В таком же окне осуществляется и редактирование группы календарей, для перехода в данный режим нужно выделить требуемую группу и выполнить команду Все действия ➧ Изменить или выбрать аналогичную команду контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.

В данном окне в поле Наименование нужно ввести произвольное название группы календарей (например, Календари департамента поставок). Если эта группа должна входить в состав другой группы из числа созданных ранее, выберите ее из раскрывающегося списка в поле Родитель. В противном случае оставьте данное поле незаполненным. Чтобы сохранить введенные данные, нажмите кнопку Записать и закрыть или сочетание клавиш Ctrl+Enter.

Рис. 5.35. Создание группы календарей

Вы можете в любой момент переместить календарь из одной группы в другую. Для этого в окне списка нужно выделить его и выполнить команду Все действия ➧ Переместить в группу. В результате отобразится список сформированных ранее групп календарей, в котором нужно выбрать подходящую группу и нажать кнопку Выбрать.

Чтобы сформировать новый календарь, нажмите на панели инструментов кнопку Создать или клавишу Insert. Можно также воспользоваться командой Все действия ➧ Создать или аналогичной командой контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопкой мыши. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 5.36.

Редактирование сформированного ранее календаря производится в таком же окне. Для перехода в режим редактирования нужно в окне списка дважды щелкнуть кнопкой мыши на нужном календаре или воспользоваться командой Все действия ➧ Изменить.

Первое, что нужно сделать в данном окне, – ввести с клавиатуры произвольное наименование календаря и указать год, на который он составляется.

После этого можно приступать к определению рабочих и выходных (праздничных) дней календаря. Все рабочие дни отображаются черным цветом, а все выходные и праздничные даты – красным, причем при создании нового календаря все дни в году по умолчанию считаются выходными. Чтобы изменить рабочий день на выходной и наоборот, дважды щелкните кнопкой мыши на соответствующей дате.

Чтобы не тратить много времени на ручное формирование календаря, рекомендуется воспользоваться автоматическим режимом. Для этого в меню Все действия имеются команды Заполнить календарь и Заполнить по календарю.

Рис. 5.36. Настройка календаря

При активизации команды Заполнить календарь все даты в календаре автоматически будут расставлены так: с понедельника по пятницу – рабочие дни, суббота и воскресенье – выходные. При этом не учитываются государственные праздники (например, если 1 января выпадает на среду, этот день будет считаться рабочим), но заменить несколько дат намного проще, чем «перещелкивать» кнопкой мыши весь календарь.

В программе реализована возможность быстрого формирования нового календаря на основании уже имеющегося. Например, если календарь отдела продаж лишь немного отличается от календаря отдела поставок, вы можете взять за основу календарь отдела поставок, внести в него требуемые изменения и сохранить как календарь отдела продаж (при этом первоначальный вариант календаря никуда не пропадет, а останется под прежним именем).

Чтобы воспользоваться этой возможностью, выполните в окне ввода календаря команду Все действия ➧ Заполнить по календарю. В результате откроется окно списка сформированных ранее календарей, в котором нужно выбрать календарь-источник. После этого внесите требуемые изменения (не забудьте про название) и нажмите кнопку Записать и закрыть.