Текст книги "1С: Управление торговлей 8.2. Руководство пользователя"

В программе предусмотрена возможность хранения информации о банках, в которых открыты счета как у собственных организаций, так и у сторонних субъектов хозяйствования (поставщиков и покупателей, клиентов и партнеров и т. д.). Для этого предназначен классификатор банков. Необходимость данного классификатора обусловлена тем, что при вводе в программу банковских счетов организаций необходимо указывать, в каком именно банке открыт тот или иной счет, и эти сведения берутся как раз из классификатора банков.

Переход в режим работы с классификатором банков осуществляется из раздела Нормативно-справочная информация – для этого нужно на панели навигации щелкнуть на ссылке Банки. В результате на экране откроется окно классификатора, изображенное на рис. 5.9.

В данном классификаторе реализовано иерархическое представление информации, следовательно, вы можете объединять банки в группы по географическому или любому другому признаку. Если вы намерены использовать механизм группировки (это имеет смысл при наличии в классификаторе большого количества позиций), то рекомендуется сначала сформировать структуру групп, после чего приступать к заполнению групп позициями.

Рис. 5.9. Классификатор банков

Чтобы создать группу банков, нажмите на панели инструментов кнопку Создать новую группу (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) или нажмите сочетание клавиш Ctrl+F9. Чтобы просмотреть и при необходимости изменить параметры созданной ранее группы, выделите ее и нажмите F2 или выполните команду Все действия ➧ Изменить. В результате отобразится окно ввода и редактирования группы банков (рис. 5.10).

Рис. 5.10. Добавление группы банков

В данном окне в поле Наименование вводится произвольное название группы банков, а в поле Код можно указать числовой код региона, к которому относится данная группа (этот параметр обязательным для введения не является). Если вы хотите включить данную группу в состав другой группы, укажите ее в поле Группа банков. Завершается ввод и редактирование группы нажатием в данном окне кнопки Записать и закрыть.

Чтобы зарегистрировать в классификаторе новый банк, нажмите кнопку Создать или клавишу Insert. Новый банк будет помещен в выделенную группу. Впоследствии любой банк можно перенести в любую другую группу с помощью команды Переместить в группу, которая находится как в контекстном меню, так и в меню Все действия. Чтобы отредактировать параметры введенного ранее банка, дважды щелкните на нем кнопкой мыши. Окно ввода и редактирования информации о банке показано на рис. 5.11.

Рис. 5.11. Регистрация банка в классификаторе

Все параметры данного окна, за исключением поля Группа банков, заполняются одинаково – путем ввода требуемого значения с клавиатуры. В поле Наименование вводится название банка. Именно под этим названием данный банк впоследствии будет отображаться в списках программы. После этого в соответствующих полях укажите номер корреспондентского счета и БИК банка, название города и точный адрес, а также контактные телефоны. Телефонных номеров можно ввести несколько, разделяя их запятой.

Если вы хотите включить данный банк в состав какой-либо группы, нажмите в поле Группа банков кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите щелчком кнопкой мыши требуемую группу и нажмите кнопку Выбрать. Если же банк не планируется относить к какой-то группе, данный параметр следует оставить незаполненным.

Завершается регистрация банка в классификаторе нажатием в данном окне кнопки Записать и закрыть.

В классификаторе стран мира ведется перечень государств, из которых поступают импортные или куда отгружаются экспортные товарно-материальные ценности либо услуги, а также гражданами которых являются физические лица, внесенные в соответствующий справочник. Информация, которая находится в данном классификаторе, применяется в справочниках номенклатуры и физических лиц, а также в некоторых иных режимах работы.

Чтобы открыть классификатор стран мира, нужно на панели навигации раздела Нормативно-справочная информация щелкнуть на ссылке Страны мира. Окно классификатора показано на рис. 5.12.

Рис. 5.12. Классификатор стран мира

В данном окне представлен список введенных ранее стран. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается числовой идентификатор (код), краткое и полное наименование страны, а также коды альфа-2 и альфа-3.

Чтобы ввести в классификатор информацию о стране, нажмите на панели инструментов кнопку Создать. Чтобы просмотреть и отредактировать параметры введенной ранее страны, дважды щелкните на ней кнопкой мыши. Дальнейшие действия выполняются в окне ввода и редактирования, которое показано на рис. 5.13.

Рис. 5.13. Регистрация страны в классификаторе

В данном окне следует ввести краткое и полное наименование страны, а также ее числовой код, двузначный буквенный код альфа-2 и трехзначный буквенный код альфа-3 (коды вводятся в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира), после чего нажать кнопку OK или Записать.

Ввод сведений о физических лицах

Одним из самых масштабных этапов подготовки программы к работе является ввод сведений о физических лицах. В соответствующем справочнике регистрируется информация как о сотрудниках предприятия, так и о других физических лицах (представителях партнеров, внештатных работниках и т. д.). Но прежде, чем приступить к заполнению данного справочника, рекомендуется ввести исходные данные в справочник документов, удостоверяющих личность, поскольку эти сведения могут потребоваться при вводе данных о физическом лице.

В справочнике, заполнять который мы научимся в данном подразделе, хранятся сведения о документах, удостоверяющих личность физических лиц. У большинства граждан таким документом является общегражданский паспорт, однако удостоверять личность могут и другие документы: военный билет, водительское удостоверение, дипломатический паспорт, удостоверение беженца и др.

Чтобы открыть данный справочник, перейдите в раздел Нормативно-справочная информация и на панели навигации щелкните на ссылке Документы, удостоверяющие личность. В результате отобразится окно справочника, которое показано на рис. 5.14.

Программа поставляется с уже заполненным справочником документов, удостоверяющих личность. Причем они являются предопределенными, поэтому их удаление невозможно.

ПРИМЕЧАНИЕ

В программе «1С: Управление торговлей 8.2» предопределенными называются объекты, которые созданы в конфигураторе и предоставлены пользователю в готовом виде. Отличительной особенностью предопределенных объектов является то, что редактировать их пользователь может, а помечать на удаление (и, соответственно, удалять) – нет.

Однако вы можете добавлять в справочник новые позиции, если возникнет такая необходимость. Для этого нужно выполнить команду Все действия ➧ Создать, которая вызывается также нажатием клавиши Insert, или нажать кнопку создать на панели инструментов. В любом случае откроется окно, изображенное на рис. 5.15.

Как видно на рисунке, в данном окне имеется только один параметр – Наименование. В данном поле нужно ввести название документа и нажать кнопку Записать и закрыть. Дополнять и редактировать справочник документов, удостоверяющих личность, приходится нечасто, и большинству пользователей это не требуется, потому что данный справочник изначально включает в себя все документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Рис. 5.14. Список документов, зарегистрированных в справочнике

Рис. 5.15. Регистрация в справочнике документа, удостоверяющего личность

Сведения о физических лицах, которые работают или когда-либо работали на предприятии либо имеют к нему какое-то иное отношение (контрагенты, контактные лица партнеров и т. п.), хранятся в специально предназначенном справочнике. В программе реализована возможность группировки физических лиц по категориям, например: штатные работники, внештатные работники, подотчетные лица, ответственные лица, уволенные и т. д.

Чтобы открыть справочник физических лиц, нужно на панели навигации раздела Нормативно-справочная информация щелкнуть на ссылке Физические лица. При этом отобразится окно, изображенное на рис. 5.16.

Рис. 5.16. Справочник физических лиц

Вы можете выполнять объединение физических лиц в группы – это позволит структурировать и систематизировать данные (по аналогии с тем, как это делается в справочнике складов). Например, можно создать группы Штатные, По договору, Контрагенты, Материально ответственные и т. д. Кроме того, каждая группа может включать в себя подчиненные группы. Например, в состав группы Штатные можно включить группы Менеджеры, Администрация, Отдел поставок, Склад, Транспортный отдел и т. д.

Отнести физическое лицо к той или иной группе можно как в режиме его ввода/редактирования (с данным режимом мы познакомимся чуть ниже), так и в дальнейшем. Чтобы переместить физическое лицо из одной группы в другую, нужно выделить его в списке и выполнить команду Все действия ➧ Переместить в группу. Затем в открывшемся окне следует выделить требуемую группу и нажать кнопку Выбрать.

Для формирования группы физических лиц нажмите на панели инструментов кнопку Создать новую группу (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) или сочетание клавиш Ctrl+F9. В результате откроется окно, которое показано на рис. 5.17.

Здесь нужно ввести название создаваемой группы – это обязательный параметр. Поле Группа физ. лиц заполняется только в том случае, если данную группу необходимо включить в состав другой группы. В противном случае этот параметр должен оставаться пустым.

Рис. 5.17. Создание группы физических лиц

Чтобы зарегистрировать в информационной базе новое физическое лицо, нажмите на панели инструментов кнопку Создать или клавишу Insert. В результате отобразится окно ввода и редактирования данных о физическом лице, которое показано на рис. 5.18.

Рис. 5.18. Регистрация физического лица в информационной базе

Первое, что нужно сделать, – ввести в поле ФИО фамилию, имя и отчество. Затем следует указать дату рождения и пол физического лица. Если вы хотите отнести физическое лицо к какой-либо группе, укажите данную группу в поле Группа физ. лиц. Для этого нажмите в данном поле кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите требуемую группу и нажмите кнопку Выбрать.

В поле Домашний адрес вводится адрес проживания физического лица. Вы можете указать адрес согласно регистрации в паспорте либо фактический адрес проживания, если он отличается от регистрационного адреса. Требуемое значение можно набрать с клавиатуры в соответствующем поле либо в отдельном окне (рис. 5.19), для вызова которого нужно нажать F4.

Рис. 5.19. Адресные данные физического лица

В данном окне для каждого реквизита адреса предназначен отдельный параметр. Реквизиты заполняются либо путем выбора значения из соответствующего классификатора, либо с клавиатуры. В нижней части окна автоматически формируется представление адреса. Чтобы сохранить введенные данные, нажмите кнопку OK.

Телефонный номер (городской и мобильный) физического лица также можно вводить как в соответствующих полях, так и в отдельном диалоговом окне, которое показано на рис. 5.20.

Здесь следует указать код страны, код города, телефонный номер и при необходимости местный (внутренний, добавочный и т. п.) номер. В верхней части окна на основании введенных данных автоматически генерируется номер телефона физического лица в международном формате. Чтобы сохранить введенные данные, нажмите кнопку OK, а для выхода из данного режима без сохранения изменений используйте кнопку Отмена.

Чтобы ввести сведения о документе, удостоверяющем личность физического лица, щелкните в левой части окна редактирования (см. рис. 5.18) на ссылке Удостоверение личности и нажмите кнопку Создать, расположенную на панели инструментов, или клавишу Insert. В результате откроется окно, изображенное на рис. 5.21.

Рис. 5.20. Ввод телефонного номера

Рис. 5.21. Сведения о документе, удостоверяющем личность физического лица

Здесь в поле Вид документа следует указать наименование документа, удостоверяющего личность. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, а содержимое этого списка формируется в справочнике удостоверений, удостоверяющих личность, с которым мы познакомились в предыдущем подразделе. Затем в соответствующих полях нужно ввести серию и номер документа, дату выдачи и наименование органа внутренних дел, выдавшего документ.

В программе реализована возможность использования внешних файлов для хранения расширенной информации о физическом лице. Это может быть, например, его личное дело, портфолио или резюме, образцы работ и т. д. Для формирования списка внешних файлов щелкните в левой части окна редактирования (см. рис. 5.18) на ссылке Присоединенные файлы. После этого действуйте так же, как и при работе с файловым хранилищем (см. раздел «Работа с файловым хранилищем» главы 3).

Регистрация физического лица в информационной базе завершается нажатием кнопки Записать и закрыть (см. рис. 5.18).

Ввод сведений о собственном предприятии

Перед началом эксплуатации программы необходимо ввести определенный минимум сведений о собственном предприятии. Следует сформировать список организаций, входящих в состав собственной компании (даже если это одна организация, ее необходимо зарегистрировать в соответствующем справочнике), затем построить организационную структуру компании и сформировать список складов, на которых будут храниться товарно-материальные ценности. Без этого вы не сможете формировать документы и получать отчеты, а заниматься этим в процессе эксплуатации программы хоть и можно, но очень неудобно.

Программу «1С: Управление торговлей 8.2» можно эксплуатировать от имени нескольких организаций, входящих в состав одной компании, корпорации, холдинга и т. п. Информация об этих организациях хранится в справочнике организаций, который открывается из раздела Нормативно-справочная информация с помощью ссылки Организации, находящейся на панели навигации.

ПРИМЕЧАНИЕ

В справочнике организаций должны быть сведения как минимум об одной организации – в противном случае эксплуатация программы будет невозможна: вы не сможете оформить ни один документ.

Окно справочника показано на рис. 5.22.

Рис. 5.22. Справочник организаций

При первом открытии справочника данное окно будет пустым – его содержимое формируется автоматически по мере ввода в справочник новых организаций.

Чтобы зарегистрировать организацию в справочнике, нужно на панели инструментов данного окна нажать кнопку Создать или воспользоваться командой Все действия ➧ Создать, которая вызывается также нажатием клавиши Insert. Чтобы открыть данные введенной ранее организации для просмотра и возможного редактирования, дважды щелкните в списке на названии этой организации или воспользуйтесь клавишей F2. При выполнении любого из перечисленных действий отображается окно (рис. 5.23).

Рис. 5.23. Регистрация организации в справочнике

Характерной особенностью справочника организаций является то, что название объекта можно указать в трех вариантах. Правда, обязательным является только один из них – тот, который вводится в поле Наименование: именно под этим названием данная организация будет впоследствии отображаться в интерфейсе. В полях Сокращенное и Полное указывается соответственно сокращенное и полное название организации – так, как оно сформулировано в учредительных документах. Эти варианты названия впоследствии будут подставляться в печатные формы документов.

В поле Юр./физ. лицо нужно указать, каким лицом является данная организация – юридическим или физическим, а также является она резидентом или нерезидентом. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Данный параметр является обязательным для заполнения.

Если вы намерены вести документооборот от имени нескольких организаций, рекомендуется заполнить поле Префикс. Здесь вводится буквенный префикс, который будет автоматически подставляться перед номерами всех документов, оформляемых от имени данной организации. Благодаря этому вы сможете в интерфейсах списка и выбора быстро определять, какие документы оформлены от имени той или иной организации.

Чтобы было понятнее, рассмотрим конкретный пример. Предположим, в программе ведется документооборот от имени трех организаций – ООО «Торговля», ЗАО «Меркурий» и СП «Корона». В справочнике организаций для каждой из них можно задать префиксы – соответственно ТО, МЕ и КО. В этом случае документ под номером 001, сформированный от имени ООО «Торговля», будет иметь номер ТО-001, от имени ЗАО «Меркурий» – МЕ-001 и от имени СП «Корона» – КО-001.

Остальные параметры окна в зависимости от назначения и функциональности находятся на вкладках Реквизиты и Адреса, телефоны.

Содержимое вкладки Реквизиты показано на рис. 5.23. Здесь в соответствующих полях нужно ввести индивидуальный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (указывается только для юридических лиц), код по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций и основной государственный регистрационный номер.

На вкладке Адреса, телефоны вводятся сведения об адресах и телефонах данной организации. Содержимое данной вкладки показано на рис. 5.24.

На данной вкладке в поле Email можно ввести электронный адрес организации. Если требуется указать несколько электронных адресов, то можно разделить их запятой.

Поля Почтовый адрес, Фактический адрес и Юридический адрес заполняются по одним и тем же правилам. Это можно делать как с клавиатуры в данном окне, так и в отдельном диалоговом окне, которое вызывается нажатием кнопки выбора. Телефонный номер (городской и факс) данной организации также можно вводить как здесь, так и в отдельном диалоговом окне. Порядок набора адресов и телефонов организации несложен и дополнительных пояснений не требует.

В левой части окна редактирования организации (см. рис. 5.23 и 5.24) содержится несколько ссылок, с помощью которых осуществляется переход в режим ввода расширенной информации и различного рода дополнительных сведений об организации. Например, с помощью ссылки Банковские счета организаций можно перейти в режим работы со списком банковских счетов данной организации. Здесь мы на этом останавливаться не будем, потому что порядок работы со справочником банковских счетов рассматривается в соответствующем разделе. Ссылка Кассы предназначена для перехода в режим работы со списком касс организации.

Рис. 5.24. Контактные данные организации

А вот выбор системы налогообложения для организации опишу подробнее – речь об этом пойдет в следующем разделе.

В соответствии с действующим законодательством предприятия могут использовать общую или упрощенную систему налогообложения. Я не буду останавливаться на том, в каких случаях применяется та или иная система, – об этом можно узнать в соответствующих нормативных документах или специальной литературе. Отмечу лишь, что в рассматриваемой конфигурации реализована возможность выбора системы налогообложения для каждой организации. При щелчке на ссылке Система налогообложения (см. рис. 5.24) окно редактирования организации примет вид, показанный на рис. 5.25.

В данном окне формируется список систем налогообложения в зависимости от периода использования. Например, предприятие может в одном периоде применять одну систему налогообложения, а в другом периоде – другую систему (это определяется в учетной политике предприятия). Чтобы ввести систему налогообложения для определенного периода, нажмите кнопку Создать – в результате откроется окно, изображенное на рис. 5.26.

Рис. 5.25. Список систем налогообложения

Рис. 5.26. Выбор системы налогообложения

В данном окне в поле Период нужно указать дату, начиная с которой на предприятии будет действовать данная система налогообложения. Требуемое значение можно ввести с клавиатуры или выбрать в календаре, открываемом с помощью клавиши F4.

В поле Организация указывается наименование организации, для которой задается данная система налогообложения. По умолчанию в данном поле отображается название редактируемой в данный момент организации, однако вы можете выбрать в раскрывающемся списке другое значение.

Вид системы налогообложения выбирается из раскрывающегося списка в поле Система налогообложения, возможные варианты – Общая или Упрощенная.

Ввод и редактирование данных о системе налогообложения завершается нажатием кнопки Записать и закрыть.

Чтобы вернуться в окно редактирования организации из режима работы с системами налогообложения (или из любого другого режима, открытого по соответствующей ссылке в левой части окна), щелкните кнопкой мыши на названии организации, которое отображается в левом верхнем углу окна (см. рис. 5.25). Ввод и редактирование сведений об организации завершается нажатием кнопки Записать и закрыть (см. рис. 5.23 и 5.24).