Текст книги "Компьютер для бухгалтера"

В программе Word есть удобный механизм вставки таблиц, с которым мы познакомимся позже, при рассмотрении практического примера по созданию бухгалтерского документа. Однако бывают ситуации, когда желательно создать таблицу максимально быстро, чтобы в ней уже были заполнены некоторые ячейки (заголовки строк, столбцов и др.), да и чтобы саму таблицу не пришлось потом форматировать (выделять те либо иные ячейки, строки, столбцы, менять шрифт и т. п.).

Для реализации такой возможности в программе Word предусмотрен механизм создания экспресстаблиц. Смысл его заключается в том, что пользователь очень быстро, выполнив буквально пару действий, получает заполненную таблицу.

Чтобы создать экспресстаблицу, нужно установить курсор в то место документа, где она должна находиться, и на вкладке Вставка выбрать пункт Таблица → Экспресстаблицы. В результате откроется меню выбора экспресстаблицы, изображенное на рис. 2.31.

Рис. 2.31. Меню выбора экспресстаблиц

В данном меню содержится перечень имеющихся в программе видов экспресстаблиц. Чтобы увидеть все варианты, следует воспользоваться полосой прокрутки, которая находится вдоль правого края меню.

Предположим, что нам нужно быстро сформировать список сотрудников предприятия. Для этого выберем в меню экспресстаблицу, которая называется С подзаголовками 1 (в ней для примера по умолчанию представлен список студентов, рис. 2.32).

Рис. 2.32. Вставка экспресстаблицы

Как видно на рисунке, мы получили готовую отформатированную таблицу со списком, в которой нам осталось лишь с клавиатуры ввести требуемые корректировки. Составим список работников предприятия, указав стаж каждого из них, отдельно по сдельщикам и повременщикам (рис. 2.33).

Рис. 2.33. Список работников предприятия в табличном представлении

Подобным образом можно использовать и другие экспресстаблицы, имеющиеся в меню выбора. Например, экспресстаблицу Двойная таблица (по умолчанию для примера в ней содержится греческий алфавит) удобно использовать для сравнения данных (например, выработка по цехам по плану и фактически), разумеется, внеся в нее соответствующие изменения. Экспресстаблицу Табличный список можно применять для создания спецификаций и т. д.

В процессе работы с бухгалтерским документом иногда возникает необходимость придать ему такой вид, чтобы те, кто будет впоследствии его читать, быстро и правильно поняли предназначение и особенности данного документа. Например, документ может быть секретным, либо не предназначенным для копирования и размножения, либо ознакомиться с ним нужно срочно и т. д. В программе Word для решения данной задачи реализована возможность вставки подложки документа.

Подложка документа – это скрытый текст или изображение, которое расположено позади текста документа (то есть как бы за этим текстом). На рис. 2.34 показан уже знакомый нам документ, в который вставлена подложка с текстом Срочно.

Рис. 2.34. Документ с подложкой СРОЧНО

Пользователь может вставлять в документ как стандартные подложки, изначально заложенные в Word, так и создавать подложку самостоятельно. В первом случае нужно на вкладке Разметка страницы в панели Фон страницы нажать кнопку Подложка и в открывшемся меню (рис. 2.35) выбрать подходящий вариант.

Рис. 2.35. Список вариантов подложки

Чтобы просмотреть все имеющиеся варианты, нужно использовать полосу прокрутки, которая расположена по правому краю меню.

Если же ни один из имеющихся в программе стандартных вариантов подложки не устраивает пользователя, то можно создать ее своими силами. Для этого в меню, открываемом нажатием кнопки Подложка (см. рис. 2.35), нужно выбрать команду Настраиваемая подложка (она расположена внизу меню, под списком стандартных вариантов). При активизации данной команды на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.36.

Рис. 2.36. Настройка подложки

В первую очередь в данном окне с помощью соответствующего переключателя следует определить, какой вид будет иметь подложка: Рисунок или Текст. Положение переключателя Без подложки предназначено для удаления из документа подложки, если она там уже имеется.

Если данный переключатель установлен в положение Рисунок, то становится доступной кнопка Выбрать, поле масштаб и флажок обесцветить.

Кнопка Выбрать предназначена для выбора рисунка, который будет использован для подложки. При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, в котором по обычным правилам Windows указывается путь к файлу рисунка.

В поле масштаб из раскрывающегося списка выбирается требуемый масштаб отображения рисунка подложки. По умолчанию в данном поле установлено значение Авто; это означает, что программа автоматически подберет оптимальный масштаб исходя из особенностей рисунка и документа.

Если установить флажок обесцветить, то подложка будет как бы «приглушенной», не бросающейся в глаза. При снятом данном флажке рисунок подложки будет отображаться в полноцветном режиме, «как есть».

На рис. 2.37 для подложки использован рисунок, изображенный на рис. 2.14.

Рис. 2.37. Подложка в виде рисунка

При настройке данной подложки был выбран масштаб Авто, флажок обесцветить был снят.

Если же в окне настройки подложки (см. рис. 2.36) переключатель установлен в положение Текст, то становятся доступными поля язык, текст, шрифт, размер, цвет, а также переключатель расположение и флажок полупрозрачный. Рассмотрим назначение каждого из этих параметров.

В поле язык из раскрывающегося списка выбирается язык, на котором будет отображаться текст подложки. В режиме настройки подложки поддерживается большое количество языков (русский, английский, арабский, испанский и др.), и в зависимости от выбранного языка будет сформирован перечень стандартных текстов подложки, содержащихся в раскрывающемся списке поля текст (варианты стандартного текста будут отображаться на соответствующем языке).

В поле текст следует указать текст подложки. Требуемое значение можно выбрать как из раскрывающегося списка, так и ввести с клавиатуры. Отметим, что введенное с клавиатуры значение не сохраняется в программе для последующего применения – в случае необходимости (например, для подложки другого документа) его нужно будет ввести заново.

Шрифт, которым будет отображаться текст подложки, выбирается из раскрывающегося списка в поле шрифт. Возможен выбор любого вида шрифта, который поддерживается Word (например, Arial, Times New Roman и др.). По умолчанию в качестве шрифта текста подложки программа предлагает шрифт Calibri.

В поле размер с клавиатуры либо из раскрывающегося списка выбирается размер шрифта. По умолчанию в данном поле установлено значение Авто: это означает, что программа автоматически определит оптимальный размер шрифта для подложки данного документа.

При необходимости можно выбрать и цвет текста подложки; выбор делается из палитры цветов в поле цвет.

С помощью переключателя расположение указывается способ расположения текста подложки в документе. Возможен выбор одного из двух вариантов – по диагонали или горизонтально. По умолчанию переключатель установлен в положение горизонтально.

Чтобы придать тексту подложки эффект полупрозрачности, следует установить флажок полупрозрачный.

Завершается процесс создания пользовательской подложки нажатием кнопки Применить (в данном случае подложка будет вставлена без закрытия окна настройки) либо ОК (окно настройки будет закрыто). С помощью кнопки Отмена производится выход из данного режима без сохранения выполненных изменений и без вставки в документ подложки.

В некоторых случаях бывает необходимо сделать такое оформление документа, чтобы он не просто отображался на странице, а был обрамлен какой-либо границей (например, в виде простой рамки, в виде рисунка и др.). Иногда возникает необходимость создать границу не всего документа, а лишь какогото абзаца или выделенного фрагмента – например, чтобы привлечь к нему особое внимание.

Возможности программы Word предусматривают создание и вставку в документ самых разных границ, в зависимости от потребностей пользователя. Чтобы войти в режим формирования границы, нужно на вкладке Разметка страницы в панели Фон страницы нажать кнопку Границы страниц. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.38.

Рис. 2.38. Настройка границы

В данном окне на вкладке Граница выполняется настройка границы текущего абзаца или предварительно выделенного фрагмента, а на вкладке Страница – настройка параметров страницы. Поскольку порядок работы на данных вкладках во многом аналогичен, мы рассмотрим вкладку Граница, а для вкладки Страница укажем некоторые характерные особенности.

В левой части вкладки отображается перечень имеющихся в программе типов границы. Для выбора подходящего типа достаточно щелкнуть мышью на соответствующей позиции. Тип Нет используется для удаления созданной ранее границы абзаца.

Аналогичным образом в поле Тип, расположенном правее, выбирается тип линии границы. В программе реализована возможность применения самых разных типов: сплошная, пунктирная, полужирная, жирная, двойная и др. Чтобы просмотреть все имеющиеся типы, следует пользоваться полосой прокрутки, расположенной вдоль правой кромки поля.

В поле Цвет из цветовой палитры, которая находится в раскрывающемся списке, можно выбрать цвет линий границы. По умолчанию предлагается использовать черный цвет.

При необходимости пользователь может самостоятельно настроить ширину линий границы. Для этого вначале нужно определиться с типом рамки и типом линий границы (напомним, что их выбирают в полях Тип), после чего в поле Ширина из раскрывающегося списка выбрать ширину линий границы. Эта настройка будет применена к той линии, на которой установлен курсор выше, в поле Тип.

В правой части вкладки в поле Образец демонстрируется образец того, как будет выглядеть граница абзаца при установленных в данный момент настройках. Слева от образца и под ним находятся по две кнопки. С помощью этих кнопок включаются и выключаются отображения линии с каждой из сторон границы.

В поле Применить к следует указать, какая часть документа должна быть заключена в границы. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – тексту или абзацу. В первом случае граница будет применена к предварительно выделенному текстовому фрагменту, во втором случае – к абзацу, где находится курсор. Отметим, что значение тексту присутствует в раскрывающемся списке только в том случае, если в документе предварительно был выделен какой-нибудь текстовый фрагмент.

С помощью кнопки Параметры производится переход в режим настройки дополнительных параметров границы абзаца (выделенного фрагмента). При нажатии данной кнопки открывается окно, изображенное на рис. 2.39.

Рис. 2.39. Настройка дополнительных параметров

В данном окне в соответствующих полях можно указать требуемые размеры полей: верхнего, нижнего, левого и правого. Требуемые значения вводятся либо с клавиатуры, либо с помощью кнопок счетчика. В поле Образец демонстрируется образец полей при установленных в данный момент настройках.

После нажатия в окне настройки границы (см. рис. 2.38) кнопки ОК граница будет вставлена в документ. На рис. 2.40 показан пример границы абзаца, для которой используется двойная линия.

На вкладке Страница настраиваются параметры границы применительно ко всему документу или целой странице. Как уже отмечалось выше, содержимое данной вкладки во многом совпадает с содержимым вкладки Граница. Некоторые отличия мы рассмотрим здесь.

Рис. 2.40. Границы абзаца, оформленные двойной линией

На данной вкладке под полем Ширина находится поле Рисунок. В этом поле из раскрывающегося списка можно выбрать рисунок, который будет использован в качестве линий границы. Например, можно сделать границу в виде узора, орнамента, набора символов и т. д.

В поле Применить к из раскрывающегося списка выбирается одно из перечисленных ниже значений:

• всему документу – при установленном данном значении граница будет применена ко всему текущему документу;

• этому разделу – в данном случае граница будет применена не ко всему документу, а только к текущему разделу;

• этому разделу (только 1-й странице) – в данном случае граница будет применена только к первой странице текущего документа;

• этому разделу (кроме 1-й страницы) – при установленном данном значении граница будет применена ко всем страницам текущего раздела, за исключением его первой страницы.

При нажатии на вкладке Страницы кнопки Параметры на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.41.

В данном окне в полях верхнее, нижнее, левое и правое указываются размеры соответствующих полей. В поле Относительно указывается, относительно чего определены размеры полей: края страницы либо текста.

Если в поле Относительно выбрано значение края страницы, то в области настроек Параметры становится доступным флажок всегда впереди. Если он установлен, то поля границы будут всегда находиться перед краями страницы. По умолчанию данный флажок установлен.

Рис. 2.41. Настройка полей границы

Если же в поле Относительно установлено значение текста, то, помимо флажка всегда впереди, становятся доступными флажки выровнять границы абзацев и таблиц по границам страницы, вокруг верхнего колонтитула и вокруг нижнего колонтитула. Если установлен флажок выровнять границы абзацев и таблиц по границам страницы, то границы абзацев и таблиц документа будут выровнены строго по границе. При установке флажков вокруг верхнего колонтитула и вокруг нижнего колонтитула граница будет располагаться соответственно вокруг верхнего и нижнего колонтитулов. В поле Образец демонстрируется образец того, как будет выглядеть граница при установленных в данный момент настройках.

После нажатия в окне настройки границы (см. рис. 2.38) кнопки ОК граница будет вставлена в документ. Чтобы отказаться от вставки границы, нажмите кнопку Отмена. Чтобы убрать из документа созданную ранее границу, нужно в левой части вкладки Граница или Страница выбрать тип границы Нет и нажать кнопку ОК.

Создание бухгалтерского документа на примере ведомости движения ТМЦ

В данном разделе мы средствами Word сформируем ведомость движения товарноматериальных ценностей (ТМЦ):

• с указанием остатков на начало отчетного периода;

• с оборотами за отчетный период;

• с остатками на конец отчетного периода.

Все данные будут представлены в количественном и суммовом выражении и в разрезе номенклатуры. Для примера возьмем следующие ценности: Канистра, Бензин, Глушитель, Фара.

В окне Вставка таблицы, открываемом на вкладке Вставка с помощью команды Таблица → Вставить таблицу, настроим параметры таким образом, как это показано на рис. 2.42.

Рис. 2.42. Настройка параметров таблицы

Обратите внимание, что в данном случае переключатель Автоподбор ширины столбцов установлен в положение по содержимому.

Следует отметить, что сетка таблицы, которая отобразится на экране после нажатия в окне Вставка таблицы кнопки ОК, будет иметь несколько необычный вид – в частности, она отличается весьма небольшими размерами (рис. 2.43); однако по мере заполнения ячеек таблица будет увеличиваться в размерах в зависимости от количества вводимой в нее информации.

Теперь последовательно введем названия столбцов таблицы: Наименование, Ед. изм., Остаток на начало периода, Приход, Расход, Остаток на конец периода; затем в столбец Наименование введем перечень товарноматериальных ценностей, движение которых будет отражено в нашем документе, – результат выполненных действий приведен на рис. 2.44.

Поскольку данные в складской ведомости должны быть представлены в количественном и суммовом выражении, нам необходимо соответствующим образом разбить столбцы Остаток на начало периода, Приход, Расход и Остаток на конец периода. Порядок действий рассмотрим на примере одного из них.

Рис. 2.44. Заголовки строк и столбцов таблицы

Установим курсор в ячейку Остаток на начало периода, нажмем правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выберем команду Разделить ячейки, после чего в открывшемся окне Разбиение ячеек укажем Число столбцов – 1, а Число строк – 2; в результате ячейка будет разбита на две части – верхнюю и нижнюю. Теперь установим курсор в нижнюю часть разбитой ячейки и снова выполним команду контекстного меню Разбить ячейки; в окне Разбиение ячеек укажем Число столбцов – 2, а Число строк – 1. В левую из образовавшихся ячеек с клавиатуры введем наименование Колво, а в правую – Сумма.

После этого каждую ячейку столбца Остаток на начало периода разобьем на две части.

Все перечисленные действия необходимо повторить для столбцов таблицы Приход, Расход и Остаток на конец периода – в результате таблица примет вид, изображенный на рис. 2.45.

Рис. 2.45. Разбиение ячеек таблицы

Теперь можно приступать к заполнению ячеек таблицы. После ввода всех необходимых данных добавим с помощью команды контекстного меню Вставить → Вставить строки сверху строку вверху таблицы, объединим ее ячейки и введем название документа: «Ведомость движения ТМЦ». Затем выделим таблицу и с помощью кнопки Выровнять по центру, находящейся в контекстном меню в подменю Выравнивание ячеек, выровняем текст ячеек по центру. Сформированный и готовый к выводу на печать документ изображен на рис. 2.46.

Рис. 2.46. Ведомость движения товарноматериальных ценностей

Готовый документ можно выводить на печать, воспользовавшись командой Файл → Печать (предварительно можно просмотреть, как он будет выглядеть на печатной странице).

Глава 3
Excel для бухгалтера

В данной главе мы научимся использовать табличный редактор MS Excel для профессиональной деятельности бухгалтера. В отличие от текстового редактора Word, средствами Excel можно выполнять массу вычислений, разной специфики и уровня сложности. Это позволяет формировать бухгалтерские документы, в которых пересчет итогов будет производиться автоматически при каждом изменении исходных данных (они могут находиться как в текущем документе, так и во внешних Excel-файлах). При этом возможно построение диаграмм, графиков, выполнение прочих расчетных операций.

Возможности и основные функции Excel применительно к бухгалтерии

Использование табличного редактора Excel позволяет формировать и выводить на печать документы, имеющие табличное представление, выполнять расчетные действия на основании исходных данных и др. Основные задачи, решаемые с помощью программы, можно сформулировать следующим образом.

• Ввод, редактирование и оформление разнообразных табличных документов.

• Выполнение расчетных действий с исходными данными с применением специально предназначенного инструментария.

• Сохранение созданного документа в различных форматах (Excel, вебстраница, шаблон, текстовый документ и др.).

• Ввод и обработка табличных данных с использованием встроенных механизмов формул, функций, макросов и др.

• Анализ и управление данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, структуризация и консолидация данных, использование сводных таблиц и отчетов и др.).

• Вставка в документ различных объектов (рисунок, функция, примечание, объект и др.).

• Выполнение операций по ручному и автоматическому форматированию документа и его составных элементов; автоматическая проверка орфографии документа, оперативное устранение допущенных некорректностей с использованием механизма автозамены.

• Импорт необходимых данных из различных источников (включая базы данных OLAP) и последующая их обработка. Поддержка XML-формата.

• Настройка параметров представления табличного документа, а также настройка пользовательского интерфейса.

• Доступ к данным совместно с другими программами (например, Word, Power Point, Access и др.).

• Формирование самых разнообразных отчетов – аналитических, сводных, графических, в виде диаграмм и др.

• Выполнение стандартных функций Microsoft Office – печать документа, поиск данных и их замена, проверка наличия ошибок и др.

• Создание приложений с применением языка программирования VBA.

• Защита табличного документа от неквалифицированного и несанкционированного доступа.

Специфика использования табличного редактора Excel для целей бухгалтерии может зависеть от особенностей постановки учетных и управленческих процессов на конкретном предприятии.

Термины и определения

Пользователь Excel должен знать и понимать перечисленные ниже основные термины и определения.

• Автофигура – готовая к использованию фигура заданной формы, которую можно добавлять на рабочий лист либо в диаграмму. В Excel имеется встроенный набор автофигур.

• Диаграмма – визуальный способ представления числовых значений. Программа Excel поддерживает работу с различными видами диаграмм: гистограммы, круговые, пузырьковые, графики и др.

• Имя – идентификатор, который предоставляет возможность ссылаться на какой-либо объект (ячейку, диапазон, формулу и т. д.).

• Константа – постоянное (невычисляемое) значение. Константой может быть, например, фиксированное число либо какой либо текст.

• Контекстное меню – меню, содержащее список команд, которые предназначены для работы с конкретным объектом. Для вызова контекстного меню нужно щелкнуть на объекте правой кнопкой мыши либо нажать комбинацию клавиш Shift+F10.

• Массив – коллекция ячеек либо значений, которую используют как единое целое. Иначе говоря, массив – это группа элементов одного типа, которые имеют общее имя.

• Настройка – изменение ныне действующих параметров работы Excel стандартными средствами, доступ к которым осуществляется из рабочего интерфейса MS Excel. Параметры работы программы можно разделить на два основных вида:

– общие параметры – редактирование этих параметров приведет к соответствующим изменениям во всех рабочих книгах, в том числе и во вновь создаваемых;

– локальные параметры – редактирование этих параметров вызовет соответствующие изменения только в текущей книге.

• Операнд – элемент вычисления (константа, функция либо ссылка).

• Оператор – знак либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel используются следующие виды операторов: математические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.

• Печать – вывод содержимого рабочей книги (полностью либо частично) на бумажный носитель с помощью принтера. На печать можно выводить следующие объекты: рабочая книга, несколько рабочих книг, рабочий лист, несколько рабочих листов, диапазон ячеек в рабочем листе, диапазон ячеек в нескольких рабочих листах, графические объекты, диаграммы. При этом существует возможность вывода на печать нескольких копий объекта за один сеанс.

• Пользовательский интерфейс – средство взаимодействия пользователя с программой. В состав пользовательского интерфейса входят меню, инструментальные панели, диалоговые окна, комбинации клавиш и др. В Excel применяется стандартный пользовательский интерфейс Windows.

• Примечание – вспомогательная информация произвольного характера, относящаяся к определенной ячейке и хранящаяся независимо от содержимого этой ячейки. Чтобы добавить примечание к какой-либо ячейке, нужно выделить ее курсором и выполнить команду контекстного меню Добавить примечание, после чего с клавиатуры ввести требуемый текст.

• Рабочая книга – файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel. Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист (см. ниже).

• Рабочий лист – основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. По умолчанию в состав рабочей книги включено три рабочих листа. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка (см. ниже).

• Ссылка – адрес ячейки либо диапазона ячеек, в которых содержатся те либо иные значения.

• Форматирование – изменение отображения ячейки (ее «внешнего вида») либо изменение представления данных, содержащихся в ячейке. Параметры форматирования ячейки независимы от ее содержимого, и наоборот. Не стоит забывать, что после применения форматирования отображенное значение в ячейке может не совпадать с ее фактическим значением (наиболее характерный пример – округление: в ячейке хранится значение 0,24, но в соответствии с параметрами форматирования на экране может отображаться значение 0,2).

• Формула – специальный инструмент Excel, предназначенный для расчетов, вычислений и анализа данных. Формула может включать в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки (диапазона) и функцию. Операторы бывают трех видов:

– арифметический оператор – оператор, предназначенный для выполнения арифметических действий и выдающий в качестве результата числовое значение;

– оператор сравнения – данный оператор используется для сравнения данных и выдает в качестве результата логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ;

– текстовый оператор – оператор, используемый для объединения данных.

• Функция – готовая формула Excel для расчетов, вычислений и анализа данных. Каждая функция может включать в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки (диапазона) и формулу (см. выше). Пользовательская функция – это функция, написанная пользователем на языке VBA.

• Электронная таблица – интерактивная программа, состоящая из набора строк и столбцов, которые выводятся на экран в отдельном окне.

• Ячейка – наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации. Каждая ячейка может содержать текст, число или формулу (см. выше). Кроме этого, при работе с ячейками используются следующие элементы:

– адрес – это месторасположение (координаты) ячейки; адрес состоит из буквы (номера) столбца и номера строки, на пересечении которых расположена данная ячейка;

– ссылка – указание на адрес ячейки. Ссылки могут быть абсолютными (то есть не изменяющимися при перемещении и копировании ячейки), относительными (эти ссылки изменяются при перемещении и копировании ячейки) и смешанными. Внешняя ссылка – это ссылка на ячейку, расположенную в другой рабочей книге.

После знакомства с терминологией Excel рассмотрим основные элементы и инструменты программы.