Текст книги "1С. Бухгалтерия для начинающих"

Ввод начальных остатков

Если эксплуатация программы начинается с нуля, то есть одновременно с началом деятельности предприятия, содержимое данного раздела можно пропустить. Но если предприятие уже какое-то время осуществляло финансово-хозяйственную деятельность и на момент начала использования программы в бухгалтерском учете имеются сальдо и остатки по счетам, их необходимо ввести в программу, поскольку при дальнейшем ведении учета в программе «1С: Бухгалтерия 8» они будут являться своего рода отправной точкой. Другими словами, перед началом эксплуатации программы необходимо выполнить ввод начальных остатков по счетам бухгалтерского учета.

СОВЕТ

Лучше всего вводить начальные остатки по состоянию на начало года: в этом случае учет в новом году можно будет полностью вести в программе «1С: Бухгалтерия 8». Если это по каким-то причинам невозможно, вводите начальные сальдо на начало какого-либо квартала. Если и это не получается – то на начало месяца. И категорически не рекомендуется вводить начальные остатки по состоянию на какую-то промежуточную дату (например, на 10 мая или на 17 сентября), поскольку это может привести к полнейшей путанице в учете.

Для перехода в режим ввода начальных остатков нужно выполнить команду главного меню Предприятие►Ввод начальных остатков или воспользоваться соответствующей ссылкой на вкладке Предприятие панели функций. В любом случае откроется окно, изображенное на рис. 3.16.

В верхней части данного окна в поле Организация нужно из раскрывающегося списка (его содержимое формируется в справочнике организаций) выбрать название организации, по бухгалтерскому учету которой нужно ввести начальные остатки. Если программа эксплуатируется от имени одной организации, то данное поле будет заполнено автоматически. Если же в информационной базе ведется учет по нескольким организациям, то в данном поле по умолчанию отобразится наименование организации, которая в справочнике организаций выбрана в качестве основной.

На рис. 3.16 видно, что в данном окне имеются три вкладки, которые расположены под полем Организация: это Основные счета плана счетов, Забалансовые счета и НДС по реализации. На вкладке Основные счета плана счетов (она открыта на рис. 3.16) представлен список всех счетов используемого плана счетов. Если по каким-то из них уже был введен начальный остаток, то сумма этого сальдо отображается в колонке Сальдо Дт (нач.) или Сальдо Кт (нач.).

На вкладке Забалансовые счета содержится список забалансовых счетов, а на вкладке НДС по реализации вводятся начальные остатки по налогу на добавленную стоимость по реализации.

Рис. 3.16. Режим ввода начальных остатков

Под названиями вкладок расположены кнопки Ввести остатки по счету, Открыть список документов, ОСВ по счету, Карточка счета, Сопоставление БУ и НУ и Обновить. Кратко рассмотрим назначение каждой из них.

С помощью кнопки Ввести остатки по счету осуществляется переход в режим ввода остатков по счету (для этого можно также воспользоваться клавишей Insert). О том, как осуществляется ввод начальных остатков, будет рассказано чуть ниже.

Кнопка Открыть список документов предназначена для открытия списка документов для ввода начальных остатков по тому разделу учета, который соответствует выбранному счету. При нажатии данной кнопки отобразится окно с перечнем этих документов. Пример такого окна показан на рис. 3.17.

В данном окне представлен список документов на ввод начальных остатков по разделу учета Денежные средства, объединяющему счета с 50 «Касса» по 59 «Резервы по обесценивание финансовых вложений» включительно. Иначе говоря, если вы вызовете данное окно для любого счета в диапазоне от 50 до 59, его содержимое будет одинаковым: в нем будет представлен перечень документов на ввод начальных остатков по всем этим счетам.

Рис. 3.17. Список документов на ввод начальных остатков

Выбор раздела учета осуществляется из раскрывающегося списка в поле Раздел учета (см. рис. 3.17). Таким образом, вызвав данное окно один раз, вы можете просмотреть перечень документов на ввод начальных остатков по всем интересующим вас разделам учета.

С помощью кнопки ОСВ по счету осуществляется переход в режим формирования отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Аналогичным образом можно быстро сформировать отчет «Карточка счета» – для этого нужно нажать кнопку Карточка счета. В обоих случаях отчет будет сформирован по тому счету, который выделен в списке.

Если необходимо сопоставить данные бухгалтерского и налогового учета, нажмите кнопку Сопоставление БУ и НУ. А для обновления представленных в окне сведений используйте кнопку Обновить или нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+R.

Как мы уже отмечали ранее, чтобы ввести начальные остатки по счету, нужно нажать на панели инструментов кнопку Ввести остатки по счету. Перейти в данный режим можно также из окна списка документов (см. рис. 3.17). Для этого нужно на панели инструментов данного окна нажать кнопку Добавить или выполнить команду Действия►Добавить (можно воспользоваться также клавишей Insert). В любом случае отобразится окно, которое показано на рис. 3.18.

В данном окне в поле Организация нужно из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, указать название организации, по учету которой вводятся начальные остатки. Значение поля Номер будет сгенерировано программой автоматически в момент сохранения документа, а в поле от нужно указать дату, по состоянию на которую вводится начальный остаток.

Из раскрывающегося списка Раздел учета следует выбрать раздел учета, соответствующий счету бухгалтерского учета, по которому вводятся начальные остатки. Например, если вы хотите ввести начальное сальдо по кассе или расчетному счету в банке, выберите раздел учета Денежные средства; если вам нужно ввести остатки по основным средствам или нематериальным активам, выбирайте раздел Основные средства и доходные вложения и т. д. В раскрывающемся списке рядом с названиями разделов в скобках перечислены счета бухгалтерского учета, которые относятся к данному разделу, поэтому никаких затруднений с выбором раздела не возникает. Для тех счетов, которые не включены ни в один тематический раздел, в раскрывающемся списке имеется раздел Прочие счета бухгалтерского учета.

Рис. 3.18. Ввод начальных остатков

Дальнейший порядок действий напрямую зависит от выбранного раздела. Но в любом случае для ввода начальных остатков нужно перейти в табличную часть окна. Для добавления позиции нужно нажать на панели инструментов кнопку Добавить или клавишу Insert. Если вы вводите данные по основным средствам, отобразится окно, на вкладках которого вводятся все необходимые сведения. При вводе начальных остатков по материалам или денежным средствам нужно указать номер счета бухгалтерского учета (при этом выбор возможен только из списка счетов, соответствующих указанному разделу учета), затем ввести субконто и прочие сведения. Подобным образом задаются начальные остатки по расчетам с контрагентами, отгруженным товарам и товарам на складе, незавершенному производству, расчетам с подотчетными лицами и т. д.

СОВЕТ

В правой части окна ввода начальных остатков отображается справочная информация о том, как вводить начальные остатки по счетам выбранного раздела учета. Например, на рис. 3.18 остатки вводятся по разделу учета «Денежные средства» и справа отображается соответствующая подсказка. Эта информация помогает быстро понять, как заполнять параметры документа.

В нижней части окна в поле Ответственный можно указать пользователя, ответственного за составление данного документа. Для этого нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделите нужную позицию и нажмите кнопку Выбрать.

В поле Комментарий можно при необходимости набрать с клавиатуры дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.

Чтобы сохранить введенные данные, нажмите сочетание клавиш Ctrl+S или кнопку Записать, расположенную справа внизу окна. Чтобы провести документ по учету, нажмите кнопку OK или сочетание клавиш Ctrl+Enter. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

После того как вы указали начальные остатки, можно сформировать и вывести на печать соответствующий отчет. Для этого нажмите кнопку Сформировать отчет, которая расположена слева от кнопки OK. На рис. 3.19 показан отчет, который сформирован по документу, изображенному на рис. 3.18.

Рис. 3.19. Отчет по вводу начальных остатков

Сформировав отчет по одному документу, вы можете, не закрывая окно отчета, быстро получить отчет по любому другому документу на ввод начальных остатков. Для этого в поле Документ отчета (оно находится в верхней части окна, см. рис. 3.19) нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4 – в результате отобразится окно списка сформированных документов на ввод начальных остатков. В этом окне нужно выделить требуемый документ и нажать кнопку Выбрать или просто дважды щелкнуть на нем кнопкой мыши, а затем нажать кнопку Сформировать, которая находится на панели инструментов окна отчета (см. рис. 3.19).

Чтобы распечатать отчет, выполните в главном меню программы команду Файл► Печать или нажмите сочетание клавиш Ctrl+P.

Ввод данных о собственных организациях

В справочнике организаций осуществляется ввод, редактирование и хранение сведений о собственных организациях, входящих в состав корпорации, холдинга, и т. п. Для перехода в режим работы с данным справочником нужно выполнить команду главного меню Операции►Справочники, затем в открывшемся окне (см. рис. 1.11) выделить позицию Организации и нажать кнопку OK. В результате появится окно справочника, изображенное на рис. 3.20.

Рис. 3.20. Справочник организаций

Чтобы добавить в справочник организацию, нужно выполнить команду Действия► Добавить либо нажать клавишу Insert (можно также воспользоваться соответствующей командой контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопкой мыши). В результате любого из перечисленных действий отобразится окно ввода и редактирования организации, показанное на рис. 3.21.

В данном окне в поле Наименование нужно ввести с клавиатуры наименование организации. Значение поля Код будет сформировано программой автоматически при сохранении введенных данных, поэтому его можно не заполнять.

Как видно на рис. 3.21, основная часть интерфейса ввода и редактирования состоит из нескольких вкладок: Основные, Адреса и телефоны, Коды, Фонды и Документооборот с ФНС. На этих вкладках сгруппированы однотипные, сходные по назначению и функциональности параметры. Ключевые сведения об организации находятся на вкладке Основные, содержимое которой показано на рис. 3.21.

На данной вкладке в поле Префикс можно ввести префикс, который будет использоваться при нумерации документов, а из раскрывающегося списка Юр./физ. лицо нужно выбрать значение Юр. лицо, если организация является юридическим лицом.

Рис. 3.21. Ввод и редактирование данных об организации

ПРИМЕЧАНИЕ

После щелчка кнопкой мыши в любом поле вкладки Основные автоматически в соответствии со значением поля Наименование заполнятся параметры Сокращенное наименование (по учредительным документам), Полное наименование (по учредительным документам) и Наименование плательщика в платежных поручениях на перечисление в бюджет. Значения этих параметров вы можете отредактировать по своему усмотрению.

Далее вводится информация о банковском счете организации. Обратите внимание, что предварительно необходимо записать элемент: после щелчка кнопкой мыши на кнопке выбора в поле Осн. банковский счет появится соответствующий запрос, на который следует ответить утвердительно. В результате введенная информация о новой организации будет сохранена в справочнике организаций.

После этого отобразится окно списка банковских счетов для данной организации. В этом окне нужно выделить требуемый банковский счет и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. Если до настоящего момента информация о банковских счетах для данной организации не вводилась, ее нужно ввести.

Теперь в поле КПП с клавиатуры нужно ввести код причины постановки предприятия на учет, а в поле Дата гос. регистрации с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора, указать дату государственной регистрации организации. Затем следует последовательно нажать кнопки Записать и OK – после этого организация появится в окне списка (см. рис. 3.20).

ВНИМАНИЕ

В справочнике организаций (см. рис. 3.20) одна позиция выделена полужирным шрифтом. Так обозначается основная организация, которая будет использоваться в программе по умолчанию. Чтобы назначить организацию основной, нужно выделить ее и нажать кнопку Установить основной, которая находится на панели инструментов окна списка (см. рис. 3.20).

Впоследствии вы всегда сможете отредактировать сведения по любой введенной ранее в справочник организации. Для перехода в режим редактирования нужно выделить эту организацию и выполнить команду Действия►Изменить либо нажать клавишу F2 (можно также воспользоваться соответствующей командой контекстного меню). В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования организации (см. рис. 3.21), в котором выполняются необходимые действия.

Формирование структуры собственной организации

Любая организация включает в себя несколько структурных подразделений, каждое из которых решает характерные для себя задачи. Например, бухгалтерия ведет учет активов и пассивов предприятия, склад обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей, отдел снабжения занимается вопросами поставок, отдел сбыта – вопросами продаж и т. д.

Возможности программы «1С: Бухгалтерия 8» предусматривают ведение аналитического учета в разрезе структурных подразделений организации. Иначе говоря, вы можете вести учет затрат на местах производства работ (производственный цех, сборочный цех и т. д.) и по местам концентрации хозяйственных функций (администрация, финансово-экономический отдел и т. д.).

Информация о структурных подразделениях организации хранится в соответствующем справочнике, который можно вызвать с помощью команды главного меню Предприятие►Подразделения организаций или выбрать в окне выбора справочника (см. рис. 1.11). При этом появится окно списка структурных подразделений, изображенное на рис. 3.22.

Рис. 3.22. Список структурных подразделений организации

В этом окне отображается список структурных подразделений организации, которая указана в поле Организация.

Данный справочник имеет иерархическое представление. Это позволяет объединять сходные по назначению подразделения в группы. Например, такие подразделения, как Бухгалтерия и Отдел кадров, можно поместить в группу Администрация, все склады предприятия можно объединить в группе Склады и т. д.

Чтобы добавить в справочник новое подразделение, нажмите на панели инструментов кнопку Добавить или воспользуйтесь клавишей Insert (также можно применить соответствующую команду контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши). Для перехода в режим редактирования данных по введенному ранее подразделению выделите его в списке и выполните команду Действия►Изменить (аналогичная команда имеется и в контекстном меню) либо нажмите клавишу F2. Если включен режим редактирования в диалоге (переключение режимов редактирования осуществляется с помощью команды Действия►Редактировать в диалоге), то при выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.23.

Рис. 3.23. Справочник подразделений организаций

В данном окне в поле Наименование с клавиатуры вводится название структурного подразделения предприятия, а в поле Группа выбирается группа, к которой она должна относиться (то есть родительская группа). Поле Группа можно и не заполнять – тогда позиция будет находиться в корневом каталоге иерархии, который по умолчанию называется Подразделения организаций.

В полях Код по ОКАТО и КПП при необходимости можно с клавиатуры ввести соответствующие реквизиты. Что касается поля Код, то его значение формируется программой автоматически в момент записи данных. После нажатия кнопки OK новая позиция появится в окне справочника.

Сведения о контрагентах предприятия

Независимо от вида деятельности предприятия, его формы собственности, особенностей организации учета и иных факторов, у него всегда будут поставщики, покупатели, заказчики, деловые партнеры и т. д., одним словом – контрагенты. Для ввода, редактирования и хранения информации о контрагентах в программе предназначен соответствующий справочник, с которым мы и познакомимся в данном разделе.

Для перехода в режим работы со справочником контрагентов нужно выполнить команду главного меню Операции►Справочники, затем в открывшемся окне (см. рис. 1.11) выделить позицию Контрагенты и нажать кнопку OK. В результате откроется окно справочника, изображенное на рис. 3.24.

Как видно на рис. 3.24, данное окно состоит из двух панелей – левой и правой. В левой панели отображается иерархический перечень групп контрагентов, а в правой показано содержимое выделенной группы. Возможность группировки контрагентов – довольно удобный механизм, поскольку позволяет разделить их по категориям (Поставщики, Покупатели, Заказчики, Подрядчики, Прочие и т. д.).

Рис. 3.24. Справочник контрагентов

При заполнении справочника рекомендуется сначала сформировать список групп, а затем заполнять группы позициями (контрагентами).

Чтобы добавить в справочник группу контрагентов, нужно в правой панели окна выделить позицию, которая должна являться родительской для создаваемой группы, и выполнить команду Действия►Новая группа либо нажать сочетание клавиш Ctrl+F9. В результате появится окно ввода и редактирования группы контрагентов, изображенное на рис. 3.25.

Рис. 3.25. Ввод и редактирование группы контрагентов

В данном окне в поле Наименование нужно ввести произвольное наименование создаваемой группы. Это поле в данном окне является единственным параметром, обязательным для заполнения.

В поле Группа можно выбрать родительскую группу из числа созданных ранее групп. Для этого в данном поле нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделить требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

В поле Комментарий при необходимости можно ввести произвольный комментарий к создаваемой группе.

Завершается процесс добавления новой группы нажатием в данном окне кнопки OK либо Записать. В первом случае окно будет закрыто с одновременным сохранением введенных сведений, во втором – данные будут сохранены, но окно закрыто не будет. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

При необходимости впоследствии можно отредактировать параметры любой введенной ранее группы. Для этого нужно выделить ее в списке, выполнить команду Действия►Изменить либо нажать клавишу F2, после чего в открывшемся окне (см. рис. 3.25) выполнить требуемые изменения.

Чтобы внести в справочник нового контрагента, нужно выделить группу, в которую его необходимо поместить, и выполнить команду Действия►Добавить либо нажать клавишу Insert (также для этого можно воспользоваться соответствующей командой контекстного меню или нажать кнопку Добавить на панели инструментов). При выполнении любого из перечисленных действий откроется окно ввода и редактирования контрагента, изображенное на рис. 3.26.

Рис. 3.26. Ввод и редактирование контрагента

В данном окне осуществляется не только ввод новых, но и редактирование введенных ранее контрагентов. Для перехода в режим редактирования нужно в окне списка выделить контрагента и выполнить команду Действия►Изменить либо нажать клавишу F2.

В поле Наименование следует ввести краткое наименование контрагента, под которым оно будет отображаться впоследствии в интерфейсах списка и выбора. Значение поля Код формируется программой автоматически в момент сохранения введенных данных, поэтому его можно не заполнять.

Все остальные параметры данного окна сгруппированы на четырех вкладках: Общие, Адреса и телефоны, Контакты и Счета и договоры. Рассмотрим содержимое каждой из них.

На вкладке Общие (она открыта на рис. 3.26) вводятся основные сведения о контрагенте. В поле Юр./физ. лицо из раскрывающегося списка нужно выбрать значение: для юридических лиц и организаций – Юр. лицо, для физических лиц и предпринимателей без образования юридического лица – Физ. лицо.

В поле Группа контрагентов можно изменить группу, к которой относится данный контрагент. Для этого необходимо нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне списка групп контрагентов выделить требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать (она расположена на панели инструментов данного окна) либо клавишу Enter.

В поле Полное наименование указывается полное наименование контрагента. Введенное здесь значение будет впоследствии использоваться при формировании официальных отчетов и документов.

В полях ИНН и КПП вводится соответственно индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет.

Если данный контрагент входит в состав какого-либо холдинга, то можно присвоить ему соответствующий признак, установив флажок Входит в холдинг. При установленном данном флажке ниже открывается поле Головной контрагент, в котором указывается головная организация для данного контрагента. Выбор значения данного поля осуществляется в окне справочника контрагентов, которое открывается при нажатии кнопки выбора.

На вкладке Адреса и телефоны, содержимое которой показано на рис. 3.27, вводятся соответствующие контактные данные контрагента.

Рис. 3.27. Контактные данные контрагента

В полях Юридический адрес и Фактический адрес нужно ввести соответствующие адреса контрагента. Порядок действий в обоих случаях одинаков: можно ввести адрес либо с клавиатуры, либо в специально предназначенном диалоговом окне (рис. 3.28), открываемом кнопкой выбора.

В верхней части данного окна находится переключатель, с помощью которого можно выбрать режим ввода адреса. Если он установлен в положение Раздельно по полям адреса, то в окне для каждого элемента адреса (город, улица, номер дома и др.) будет предназначено отдельное поле. Если же переключатель установлен в положение Одной произвольной строкой, то окно будет выглядеть так, как показано на рис. 3.28. В этом случае адрес вводится с клавиатуры одной строкой в поле Представление. Отдельно указывается лишь страна, в которой находится контрагент. Для этого нужно в поле Страна нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить название страны и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter. В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры набрать произвольный комментарий к данному адресу. Завершается ввод адреса нажатием кнопки OK.

В поле Телефон (см. рис. 3.27) можно ввести один или несколько телефонных номеров контрагента. При наборе нескольких номеров их можно разделять запятой. В поле Другое при необходимости можно указать любые другие контактные данные контрагента (электронный адрес, адрес веб-сайта и др.).

Рис. 3.28. Ввод и редактирование данных об адресе контрагента

На вкладке Контакты (рис. 3.29) формируется перечень контактных лиц данного контрагента.

Рис. 3.29. Ввод сведений о контактных лицах контрагента

Чтобы добавить в список новое контактное лицо, нужно в области Контактные лица выполнить команду Действия►Добавить либо нажать клавишу Insert. В результате откроется окно, в котором необходимо ввести информацию о контактном лице и нажать кнопку OK.

На вкладке Счета и договоры (рис. 3.30) вводятся данные о банковских счетах контрагента, а также о заключенных с ним договорах.

Рис. 3.30. Банковские счета и договоры контрагента

Для банковских счетов и договоров предназначены соответствующие параметры. Порядок действий в обоих случаях одинаков: для добавления новой позиции в с список нужно выполнить команду Действия►Добавить или нажать клавишу Insert, после чего в открывшемся окне ввести параметры банковского счета (договора) и нажать кнопку OK.

В нижней части окна ввода и редактирования контрагента находится поле Комментарий, которое доступно на всех вкладках данного окна. В этом поле при необходимости можно ввести дополнительную информацию произвольного характера по данному контрагенту.

Ввод и редактирование контрагента завершается нажатием в данном окне кнопки OK или Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.