Текст книги "1С. Бухгалтерия для начинающих"

Регистрация договоров с контрагентами

Взаимоотношения предприятия с любым контрагентом (неважно, кем он является – юридическим лицом, предпринимателем без образования юридического лица или физическим лицом) в любом случае выстраиваются на договорной основе. В договоре указываются условия сотрудничества, права и обязанности сторон, описывается предмет договора, регламентируются вопросы разрешения спорных ситуаций и т. д. Без заключения договора любые товарно-денежные или хозяйственные взаимоотношения с контрагентом не будут иметь юридической силы.

В программе «1С: Бухгалтерия 8» ввод, редактирование и хранение сведений о заключенных с контрагентами договорах осуществляется в справочнике договоров с контрагентами. Чтобы открыть этот справочник, выберите его в окне, изображенном на рис. 1.11. Окно справочника, которое после этого откроется на экране, показано на рис. 3.31.

Рис. 3.31. Справочник договоров с контрагентами

Вы можете вести учет договоров с контрагентами как группами договоров, так и единым списком. Перечень групп формируется в левой части окна справочника, а в правой его части показано содержимое текущей группы. Например, вы можете сформировать отдельные группы для договоров с поставщиками, покупателями, арендаторами, заказчиками, иностранными контрагентами и т. п. Чтобы добавить группу договоров, выполните команду Действия►Новая группа (эта команда вызывается также нажатием сочетания клавиш Ctrl+F9), затем в открывшемся окне введите название группы, укажите для нее родительскую группу (если создаваемая группа не должна подчиняться другой группе, данный параметр заполнять не следует), и нажмите кнопку OK.

Что касается ввода и редактирования договоров, то вы можете делать это как в отдельном диалоговом окне, так и непосредственно в окне списка. Режимы редактирования переключаются с помощью команды Действия►Редактировать в диалоге или нажатием соответствующей кнопки панели инструментов. Если включен режим редактирования в диалоге, то ввод новых и редактирование введенных ранее договоров осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.32.

Рис. 3.32. Ввод и редактирование договора с контрагентом

В этом окне в поле Организация указывается название организации, которая заключила данный договор с контрагентом. В зависимости от текущих настроек программы указанное поле может быть недоступным для редактирования – в этом случае в нем отобразится название организации, которая в справочнике организаций выбрана в качестве основной.

В поле Контрагент указывается название контрагента, с которым заключен данный договор. Требуемое значение выбирается в окне справочника контрагентов, которое вызывается нажатием кнопки выбора или с помощью клавиши F4.

Если вы используете механизм группировки договоров с контрагентами, то в поле Группа договоров укажите группу, к которой должен быть отнесен данный договор. В противном случае данный параметр можно оставить незаполненным.

В поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное название договора. С помощью введенного здесь значения вы впоследствии будете идентифицировать данный договор в интерфейсах списка и выбора.

В поле Код программа автоматически генерирует уникальный числовой код договора (это происходит после нажатия в данном окне кнопки OK или Записать). При необходимости вы можете отредактировать значение данного поля (для этого сначала выполните команду Действия►Редактировать код).

В поле Вид договора из раскрывающегося списка выбирается вид договора: С поставщиком, С покупателем, С комитентом, С комиссионером или Прочее.

ПРИМЕЧАНИЕ

В зависимости от выбранного вида договора меняется набор параметров, предназначенных для настройки учета НДС по договору и расчета цен. Эти параметры находятся в нижней части окна, далее мы рассмотрим все возможные варианты.

Для каждого договора с контрагентом необходимо указать порядок ведения взаиморасчетов. Требуемый вариант задается с помощью раскрывающегося списка Взаиморасчеты ведутся, содержащего следующие значения:

• По договору в целом – если выбрано данное значение, то при закрытии такого договора программа сама найдет нужные расчетные документы;

• По расчетным документам – если указан этот вариант, то при закрытии такого договора пользователь должен самостоятельно указать расчетный документ.

По умолчанию программа предлагает вести взаиморасчеты по договору в целом.

В поле Валюта из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике валют, выбирается валюта, в которой заключен договор с контрагентом.

Если в поле Валюта задано любое значение, кроме основной валюты (которой по умолчанию является российский рубль), и при этом в нижней части окна снят флажок Организация выступает в качестве налогового агента по уплате НДС, то становится доступным флажок Расчеты в условных единицах. Включение этого параметра необходимо, если планируется расчеты по договору вести в условных единицах.

Если по договору с контрагентом осуществляются операции по ставке НДС 0 % и требуется пересчет выручки, полученной в иностранной валюте, в рубли по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату оплаты для целей исчисления НДС в соответствии с положениями п. 3 ст. 153 НК РФ, то установите флажок Реализация на экспорт. Этот параметр доступен для редактирования только при одновременном соблюдении двух условий: во-первых, в поле Валюта должна быть выбрана любая валюта, кроме основной, а во-вторых – параметр Расчеты в условных единицах должен быть отключен.

Значение поля Вид взаиморасчетов позволяет дополнительно детализировать учет операций по данному договору (иначе говоря, данный параметр предназначен для ведения аналитического учета). Требуемое значение выбирается в окне справочника видов взаиморасчетов, которое выводится на экран нажатием кнопки выбора. При необходимости вы можете дополнить содержимое этого справочника – для этого используйте кнопку Добавить, которая находится на панели инструментов окна справочника. Поле Вид взаиморасчетов не является обязательным для заполнения.

Если условиями договора определен конкретный срок оплаты по нему, то вы можете указать его. Для этого установите флажок Установлен срок оплаты по договору и в открывшемся справа поле введите количество дней, по истечении которых долг по договору будет считаться просроченным.

Из раскрывающегося списка Тип цен можно выбрать тип цен, который будет подставляться по умолчанию при формировании документов на покупку товарно-материальных ценностей. Примеры значения данного поля – Закупочная, Мелкооптовая, Оптовая и т. д.

Если в поле Вид договора указано значение С комитентом или С комиссионером, то открываются для редактирования параметры Способ расчета и Процент. С помощью Способ расчета указывается способ расчета комиссионного вознаграждения, который будет по умолчанию использоваться в документах «Отчет комитенту» и «Отчет комиссионеру», оформляемых по данному договору. Возможен выбор одного из трех вариантов: Не рассчитывается, Процент от разности сумм продажи и поступления и Процент от суммы продажи. В расположенном справа поле Процент указывается величина процента, используемая для расчета комиссионного вознаграждения.

Если в поле Вид договора указано значение С покупателем или С комиссионером, то в нижней части окна появляется область НДС с авансов, которая содержит три параметра: Регистрировать счета-фактуры на аванс в порядке, соответствующем учетной политике, Порядок регистрации счетов-фактур на аванс по договору и Обобщенное наименование товаров для счета-фактуры на аванс. Если установлен флажок Регистрировать счета-фактуры на аванс в порядке, соответствующем учетной политике, то счета-фактуры на НДС с авансов будут регистрироваться в соответствии с действующей учетной политикой предприятия. Если же по данному договору необходимо установить особый порядок регистрации таких счетов-фактур, то данный флажок нужно снять. Тогда под ним раскрывающийся список Порядок регистрации счетов-фактур на аванс по договору, из которого нужно выбрать подходящий порядок регистрации счетов-фактур.

В поле Обобщенное наименование товаров для счет-фактуры на аванс можно указать краткое и обобщенное названия товаров для авансовых счетов-фактур. Например, если по договору поставляются конфеты, шоколад и печенье, то можно обобщить эти товарные позиции под названием Кондитерские изделия и т. д. Требуемое значение выбирается в окне справочника номенклатуры, которое выводится на экран нажатием кнопки выбора.

Если по данному договору организация является налоговым агентом по НДС, то нужно установить флажок Организация выступает в качестве налогового агента по уплате НДС (он доступен только в том случае, если в поле Вид договора указано значение С поставщиком или С комитентом). По умолчанию данный параметр отключен.

Завершается ввод информации о договоре с контрагентом нажатием в данном окне кнопки OK или Записать. В первом случае данные будут сохранены одновременно с закрытием окна ввода/редактирования договора, во втором – данные будут сохранены, но окно не закроется. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Справочник валют

В справочнике валют осуществляется ввод, редактирование и хранение данных об используемых в программе валютах. Даже если в организации не ведется многовалютный учет, справочник валют должен содержать сведения как минимум об одной валюте – о национальной денежной единице.

Для перехода в режим работы с данным справочником нужно выполнить команду главного меню Операции►Справочники, затем в открывшемся окне (см. рис. 1.11) выделить позицию Валюты и нажать кнопку OK. После этого на экране отобразится окно справочника валют, которое показано на рис. 3.33.

Рис. 3.33. Справочник валют

В данном окне содержится список введенных ранее валют. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках указывается код валюты, ее краткое и полное наименования (в качестве краткого наименования можно использовать обозначение валюты, например USD, RUR и т. д.), курс и кратность.

Курс валюты указывается на рабочую дату. Как уже отмечалось ранее, чтобы установить рабочую дату, следует выполнить команду главного меню Сервис► Параметры и в открывшемся окне перейти на вкладку Общие. В качестве рабочей даты можно установить текущую дату компьютера – для этого на данной вкладке нужно установить флажок Использовать текущую дату компьютера. Если же данный параметр отключен, то становится доступным поле Использовать значение. В данном поле можно ввести значение, которое будет использоваться в качестве рабочей даты.

ПРИМЕЧАНИЕ

В окне списка валют значение рабочей даты отображается в левом верхнем углу окна, в поле Дата курса (см. рис. 3.33).

Значение Кратность представляет собой котировочную единицу валюты и обычно используется работе с валютами, имеющими достаточно низкий курс. Например, если курс какой-то валюты по отношению к базовой валюте (обычно в качестве базовой валюты используется российский рубль) составляет 5,6132 рубля за 1000 единиц валюты, то в поле Кратность следует ввести значение 1000, а в поле Курс – 5,6132.

Добавление новой и редактирование текущей валюты можно выполнять как непосредственно в окне списка, так и в специально предназначенном окне редактирования. Для переключения режимов редактирования предназначена команда Действия►Редактировать в диалоге либо аналогичная команда контекстного меню. При включенном режиме Редактировать в диалоге все действия по формированию новой и редактированию текущей валюты выполняются в окне, изображенном на рис. 3.34.

Рис. 3.34. Окно ввода и редактирования данных о валюте

В данном окне необходимо определить значения перечисленных ниже параметров.

• Наименование – в данном поле с клавиатуры вводится краткое название текущей валюты. Длина краткого наименования не может превышать 10 символов. Рекомендуется в качестве краткого наименования вводить обозначение валюты, используемое в Общероссийском классификаторе валют.

• Код – здесь указывается числовой код валюты; длина числового кода не может превышать 3 символов. Рекомендуется вводить такой же числовой код, который используется для данной валюты в Общероссийском классификаторе валют.

• Полностью – в данном поле указывается полное наименование валюты.

• Параметры прописи целой части для русского языка и Параметры прописи дробной части для русского языка – в этих выделенных областях определяется порядок отображения прописью целой и дробной частей валюты. В частности, указывается род (Мужской, Женский либо Средний) и варианты написания при разных числовых величинах. Для дробной части в отдельном поле вводится количество выводимых символов. Из раскрывающегося списка выбирается требуемое значение – 1 знак, 2 знака либо 3 знака (для большинства валют – 2 знака).

В нижней части окна редактирования в области История курсов ведется список курсов данной валюты. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается дата курса, название валюты, величина курса и кратность. Чтобы добавить в список новую позицию, нужно выполнить команду Действия►Добавить (в данном случае имеется в виду кнопка Действия, расположенная сразу над списком курсов валют; для этого можно также воспользоваться расположенной рядом кнопкой панели инструментов либо нажать клавишу Insert). При активизации данной команды в списке появляется новая позиция, где и вводятся необходимые сведения.

Завершается процесс формирования либо редактирования валюты нажатием кнопки OK либо Записать – после этого изменения отразятся в окне списка. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Для добавления в справочник новой валюты можно воспользоваться также кнопкой Подбор из ОКВ, которая расположена справа вверху окна списка (см. рис. 3.33). При нажатии этой кнопки откроется окно Общероссийского классификатора валют, в котором нужно выделить добавляемую валюту и нажать клавишу Enter. В результате откроется окно редактирования валюты (см. рис. 3.34), в котором будут заполнены поля Наименование, Код и Полностью (при необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры). Заполнение остальных полей данного окна выполняется в обычном порядке.

Классификатор банков

Каталог банков необходим для хранения сведений о банках и иных финансово-кредитных учреждениях, в которых имеются счета как у собственного предприятия, так и у его контрагентов, а также у прочих предприятий и организаций. Открыть данный справочник можно по-разному – с помощью команды главного меню Банк►Банки или путем выбора в окне списка справочников (см. рис. 1.11). Окно справочника банков показано на рис. 3.35.

Рис. 3.35. Справочник банков

Данный справочник, как и многие другие справочники системы, также имеет двухпанельное представление: слева формируется список групп банков, справа отображается содержимое выделенной группы. Вы можете использовать механизм группировки либо игнорировать его в зависимости от своих потребностей.

Для ввода в справочник новой группы нажмите Ctrl+F9 или выполните команду Действия►Новая группа. Окно ввода и редактирования группы, которое отобразится после выполнения любого из этих действий, показано на рис. 3.36.

Рис. 3.36. Ввод и редактирование группы банков

Единственный реквизит, который в данном окне является обязательным для заполнения, – это название группы, которое вводится с клавиатуры в поле Наименование. Числовой код сформируется автоматически после нажатия кнопки OK или Записать (при необходимости вы можете его отредактировать с клавиатуры), а в поле Группа можно выбрать группу, которая будет являться родительской по отношению к текущей группе.

После того как сформирован перечень групп (если, конечно, вы намерены использовать механизм группировки), можно приступать к заполнению их позициями (банками). Чтобы ввести в справочник информацию о банке, выделите группу, в состав которой его необходимо включить, и нажмите клавишу Insert или выполните команду Действия►Добавить (можно также воспользоваться аналогичной командой контекстного меню). В любом случае откроется окно банка, изображенное на рис. 3.37. В таком же окне осуществляется и редактирование созданного ранее банка – для перехода в режим редактирования нужно выделить соответствующую позицию в списке и выполнить команду Действия►Изменить или нажать клавишу F2.

Рис. 3.37. Ввод и редактирование сведений о банке

Если вы используете механизм группировки, то в данном окне в поле Группа можно указать (выбрать другую) группу, к которой должен относиться данный банк. В противном случае данный параметр можно оставить незаполненным.

Все остальные поля данного окна заполняются с клавиатуры. В них указывается название и корреспондентский счет банка, его БИК (индивидуальный идентификационный код, который имеется у каждого банка), название города, где находится банк, его юридический адрес и контактные телефоны. Ввод и редактирование данных о банке завершаются нажатием кнопки OK или Записать.

Построение структуры статей движения денежных средств

В программе «1С: Бухгалтерия 8» реализована возможность автоматического заполнения формы отчетности № 4 «Отчет о движении денежных средств». Но для использования данного механизма необходимо на счетах учета денежных средств вести учет в разрезе статей движения денежных средств. Напомню, что счетами учета денежных средств являются:

• счет 50 «Касса» (на данном счете ведется учет наличных денежных средств предприятия);

• счет 51 «Расчетный счет» (на нем учитываются безналичные денежные средства предприятия на расчетном счете);

• счет 52 «Валютный счет» (данный счет предназначен для учета денежных средств предприятия в иностранной валюте);

• счет 55 «Специальные счета в банках» (здесь учитываются безналичные денежные средства предприятия, находящиеся на специальных счетах в банках, – депозиты, ссуды и т. п.).

Учтите, что ведение учета денежных средств в разрезе статей их движения возможно только при включении соответствующей настройки. Выполните команду главного меню Предприятие►Настройка параметров учета и в открывшемся окне перейдите на вкладку Денежные средства (рис. 3.38).

Рис. 3.38. Настройка учета денежных средств

На данной вкладке нужно установить флажок По статьям движения денежных средств. В этом случае в интерфейсах редактирования платежных документов будет присутствовать поле для выбора статьи движения денежных средств, на которую должна быть отнесена сумма по документу. Выбор статьи движения денежных средств осуществляется из справочника статей движения денежных средств, содержимое которого пользователь может формировать и редактировать самостоятельно.

СОВЕТ

Если вы планируете вести учет денежных средств в разрезе статей их движения, рекомендуется заранее внести в справочник статьи, которые вы будете использовать. Правда, заполнять и редактировать справочник можно и потом (например, непосредственно в режиме редактирования документа), но удобнее заполнить его заранее, чтобы впоследствии не отвлекаться на добавление в него новых позиций.

Для перехода в режим работы со справочником статей движения денежных средств выберите в окне выбора справочника (см. рис. 1.11) позицию Статьи движения денежных средств. В результате на экране отобразится окно справочника, которое показано на рис. 3.39.

Рис. 3.39. Справочник статей движения денежных средств

Возможности программы предусматривают группировку статей движения денежных средств в зависимости от назначения, направленности либо по иным критериям. Например, вы можете создать отдельные группы для наличных и безналичных денег, для собственных и заемных средств и т. д. Группировка статей движения денежных средств не является обязательной – вы можете вести справочник одним общим списком. Если же вы хотите задействовать механизм группировки, рекомендуется сначала сформировать список групп (он будет иметь иерархическое представление), а затем заполнять группы статьями.

ПРИМЕЧАНИЕ

Впоследствии можно переместить любую статью движения денежных средств из одной группы в другую.

Чтобы сформировать группу статей, выполните в окне списка команду Действия► Новая группа (эта команда вызывается также нажатием сочетания клавиш Ctrl+F9) либо аналогичную команду контекстного меню. Можно также воспользоваться кнопкой Добавить группу, которая находится на панели инструментов. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования группы (рис. 3.40).

Рис. 3.40. Ввод и редактирование группы статей

В таком же окне осуществляется и редактирование группы: для перехода в режим редактирования нужно выделить группу в списке и выполнить команду контекстного меню Изменить (либо аналогичную команду меню Действия) или нажать клавишу F2.

В поле Наименование вводится название группы. В поле Группа можно выбрать группу статей, которая будет являться родительской для создаваемой группы. Если создаваемая группа не должна подчиняться никакой другой группе, данное поле нужно оставить незаполненным.

В поле Код формируется числовой код группы статей. Значение данного поля генерируется программой автоматически после нажатия кнопки OK или Записать. При необходимости вы можете отредактировать числовой код с клавиатуры, предварительно включив режим редактирования с помощью команды Действия►Редактировать код. Без особой необходимости редактировать код не рекомендуется, поскольку это может привести к нарушению целостности данных.

Завершается ввод и редактирование группы нажатием в данном окне кнопки OK или Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы ввести в справочник новую статью движения денежных средств, выделите группу, к которой должна быть отнесена данная статья, и выполните команду Действия►Добавить (эта команда вызывается также нажатием сочетания клавиш Insert) либо аналогичную команду контекстного меню. Можно также воспользоваться кнопкой Добавить, которая находится на панели инструментов. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования статьи движения денежных средств, которое показано на рис. 3.41.

Рис. 3.41. Ввод и редактирование статьи движения денежных средств

В данном окне в поле Наименование с клавиатуры вводится название статьи движения денежных средств. Под этим названием она впоследствии будет отображаться в интерфейсах списка и выбора. В поле Вид движения денежных средств из раскрывающегося списка, содержимое которого заранее предопределено в «Конфигураторе», выбирается соответствующий определяемому виду движения показатель регламентированной отчетности (иначе говоря, значение данного поля используется при автоматическом заполнении формы № 4).

В поле Группа можно выбрать или изменить группу статей, к которой будет отнесена данная статья. Для заполнения данного поля нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся списке групп статей выделите требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать.

Что касается поля Код, то оно заполняется и редактируется так же, как и в режиме ввода и редактирования группы статей.

После нажатия в данном окне кнопки OK или Записать статья движения денежных средств будет добавлена в справочник.