Текст книги "Электронная почта (e-mail). Легкий старт"

Параметры, расположенные на вкладке Отправка сообщений, определяют порядок отправки пользователем почтовых сообщений.

Если установлен флажок Сохранять копию в папке «Отправленные», то одновременно с отправкой почтового сообщения его копия будет помещена в папку Отправленные. В процессе работы с электронной корреспонденцией могут возникать ситуации, когда потребуется просмотреть отправленное ранее письмо, поэтому данный флажок рекомендуется установить (по умолчанию флажок установлен).

Возможности программы предусматривают как немедленную отправку почтового сообщения, так и отложенную. Чтобы включить режим немедленной отправки созданного сообщения, следует установить флажок Сразу отправлять сообщения. Если же этот флажок сбросить, то созданное почтовое сообщение будет помещено в папку Исходящие. Для отправки сообщений из папки Исходящие необходимо воспользоваться командой главного меню Сервис►Доставить почту►Доставить почту (данная команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+M) либо Сервис►Доставить почту►Отправить все.

При создании ответного почтового сообщения можно автоматически вносить в адресную книгу адресата, которому пишется ответ. Для включения такого режима следует установить флажок Автоматически заносить в адресную книгу получателей, на чьи письма отвечает пользователь.

Удобная функциональность реализуется путем установки флажка Автоматически подставлять адреса при создании сообщения. Смысл ее заключается в том, что если в адресной строке набирается адрес, который ранее уже вводился, то при наборе нескольких первых символов этот адрес высветится полностью, что избавит пользователя от необходимости набирать его.

Если установлен флажок Включать в ответ текст исходного сообщения, то при создании ответного сообщения в него будет вставлен текст исходного сообщения. Этот текст можно редактировать, удалять, дополнять и т. д. В результате адресат получит не только ответ на свое письмо, но вместе с этим и текст отправленного им письма.

При установленном флажке Отвечать в формате исходных сообщений формат ответного сообщения будет соответствовать формату исходного сообщения (например, если исходное сообщение создано в формате HTML, то и ответное будет создано в этом же формате).

В нижней части вкладки находится две выделенные области: Формат отправляемых сообщений и Формат отправляемых новостей, которые предназначены для настройки формата соответственно отправляемых почтовых сообщений и новостей. Порядок работы с ними во многом идентичен, поэтому рассмотрим для примера только выделенную область Формат отправляемых сообщений.

С помощью соответствующего переключателя устанавливается требуемый формат отправляемых почтовых сообщений; возможные варианты – Формат HTML либо Обычный текст. Реализована возможность дополнительной настройки каждого из этих форматов – переход в данный режим осуществляется с помощью кнопок Настройка HTML и Настройка обычного текста.

При нажатии на кнопку Настройка HTML на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.6.

Рис. 2.6. Настройка формата HTML

В верхней части данного окна находится выделенная область Формат сообщения MIME, в которой определяется способ кодировки. Начинающим пользователям не рекомендуется изменять параметры, расположенные в этой области, а оставить предложенные по умолчанию.

Если установлен флажок Отправлять рисунки вместе с сообщениями, то в почтовое сообщение будут вставлены прилагаемые к нему рисунки. В противном случае будет вставлена только указатель либо ссылка на рисунок.

Если установлен флажок Отступ текста сообщения при ответе, то при создании ответного сообщения текст исходного сообщения будет выделен путем отступа от левого края. При сброшенном данном флажке весь текст ответного сообщения, включая исходное сообщение, будет выровнен одинаково по левому краю.

Параметр Автоматический перенос текста на… знаков при отправке доступен только в том случае, когда в поле Кодировка текста, которое находится в выделенной области Формат сообщения MIME, установлено значение Нет. Значение данного параметра определяет длину строки в символах, при достижении которой текст почтового сообщения автоматически переносится на следующую строку. По умолчанию данному параметру установлено значение 76; оптимальное значение данного параметра – 72.

Если на вкладке Отправка сообщений нажать кнопку Настройка обычного текста, то на экране откроется окно, которое представлено на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Настройка текстового формата

В верхней части данного окна расположена выделенная область Формат сообщения. Изменять значения параметров данной выделенной области начинающим пользователям не рекомендуется.

Параметр Автоматический перенос текста на… знаков при отправке работает таким же образом, как и аналогичный параметр в окне настройки HTML-формата.

С помощью параметра Отступ исходного текста на… знаков при ответе и пересылке осуществляется выбор символа, которым будет помечена каждая строка (а точнее – начало каждой строки) исходного текста в ответном (пересылаемом) сообщении.

Выполненные в окнах Настройка HTML и Настройка обычного текста изменения вступают в силу после нажатия в данных окнах кнопок ОК, а затем – кнопки ОК либо Применить на вкладке Отправка сообщений. При нажатии кнопки Отмена осуществляется выход из данных окон без сохранения выполненных изменений.

На вкладке Создание сообщения осуществляется настройка параметров, которые используются при создании нового почтового сообщения.

В верхней части окна в выделенной области Шрифт нового сообщения находятся информационные поля Почта и Новости. В этих полях отображаются образцы текста в соответствии с настроенными параметрами шрифта отдельно для нового почтового сообщения и для новостей (такое начертание текста будет использоваться по умолчанию).

Для перехода в режим настройки параметров шрифта предназначены кнопки Настройка шрифта, расположенные справа от полей Почта и Новости. В окне настройки параметров шрифта, открываемом при нажатии на любую из этих кнопок, выбирается требуемый шрифт (Arial, Times New Roman и т. д.), начертание шрифта (курсив, жирный и др.), указывается его размер, цвет и т. д. В этом же окне в поле Образец демонстрируется пример того, как будет выглядеть текст при установленных в данный момент настройках.

В программе реализована возможность создания почтового сообщения на основе выбранного бланка. Это позволяет, например, деловым сообщениям придать более строгий стиль, дружеским – шутливый, любовным – фривольный, и т. д. Используемые по умолчанию бланки выбираются отдельно для почты и для новостей. Для выбора бланка нужно установить соответствующий флажок и нажать кнопку Выбрать – в результате на экране откроется окно выбора бланка, изображенное на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Выбор бланка

В левой части данного окна содержится перечень имеющихся бланков, в правой части (поле Просмотр) – показывается образец бланка, на котором установлен курсор в левой части. Например, на рис. 2.8 курсором выделен бланк Привет малыш, и его образец демонстрируется в поле Просмотр.

Чтобы выбрать бланк, необходимо выделить его в списке курсором и нажать кнопку ОК. При необходимости содержимое бланка можно изменить – для того нужно установить на него курсор и нажать кнопку Изменить. В результате выбранный бланк будет открыт в отдельном окне Word, где и выполняются необходимые действия по редактированию бланка.

Если среди бланков, предложенных в окне Выберите бланк, подходящего бланка не оказалось, можно создать его самостоятельно. Для этого нужно воспользоваться кнопкой Создать – при нажатии на нее на экране открывается окно Мастера создания бланков, с помощью которого в пошаговом режиме создается новый бланк. Подробное описание процесса создания бланка приводить нет необходимости, поскольку, во-первых, процесс этот достаточно прост и понятен, а во-вторых – каждый этап процесса сопровождается соответствующими подсказками и рекомендациями.

При необходимости в окне Выберите бланк можно указать любой путь к файлу требуемого бланка.

В режим работы Мастера создания бланков можно войти также непосредственно с вкладки Создание сообщения – для этого предназначена кнопка Создать. С помощью кнопки Загрузить можно загрузить требуемый бланк из Интернета.

В программе Outlook Express предусмотрена возможность добавления в отправляемые почтовые сообщения настроенных ранее подписей. Если данная функциональность используется, то в каждое отправляемое сообщение будет добавлен текст, например, Искренне Ваш Иванов А.А., или С уважением, Иванов А.А., или С пожеланием дальнейших успехов Иванов А.А., и т. п. Очевидно, что это очень удобно, особенно когда приходится отправлять много электронной корреспонденции.

Все необходимые действия по настройке подписей к отправляемым почтовым сообщениям выполняются в окне настройки параметров программы на вкладке Подписи. Содержимое данной вкладки показано на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Настройка подписей

Для создания новой подписи следует воспользоваться кнопкой Создать.

ПРИМЕЧАНИЕ

При первом открытии данной вкладки в ней не будет ни одной подписи, а из всех параметров будет доступна только копка Создать.

При нажатии на кнопку Создать в поле Подписи сформируется новая позиция, которой по умолчанию будет присвоено имя Подпись #1. Курсор при этом автоматически переместится в нижнюю часть окна в поле Текст (по умолчанию переключатель Изменить подпись установлен в положение Текст). В этом поле с клавиатуры вводится текст подписи (см. рис. 2.9), который впоследствии будет вставляться в исходящие сообщения.

Однако в качестве подписи можно использовать не только введенный с клавиатуры текст, но и содержимое какого-либо текстового файла. Для этого переключатель Изменить подпись следует установить в положение Файл – в результате станет доступной расположенная справа кнопка Обзор. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно, в котором по обычным правилам Windows указывается путь к файлу подписи.

Возможности программы предусматривают создание любого количества подписей, в зависимости от потребностей пользователя. При этом можно выбрать подпись, которая будет использоваться по умолчанию – для этого нужно выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Использовать по умолчанию. В результате напротив названия данной подписи отобразится текст Основная подпись (на рис. 2.9 в качестве подписи, используемой по умолчанию, выбрана подпись с названием Деловые письма).

При необходимости можно изменить название подписи – для этого необходимо выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Переименовать, после чего с клавиатуры ввести требуемый текст.

Чтобы удалить подпись из списка, нужно выделить ее курсором и нажать кнопку Удалить.

В верхней части данной вкладки находится флажок Добавлять подпись ко всем исходящим сообщениям. Если он установлен, то подпись, которая выделена в списке курсором, будет добавляться автоматически ко всем исходящим сообщениям. При установленном данном флажке становится доступным флажок Не добавлять подпись к ответам и пересылаемым сообщениям. Если он установлен, то текущая подпись будет добавляться во все исходящие почтовые сообщения, за исключением ответных и пересылаемых сообщений.

На вкладке Правописание осуществляется настройка параметров проверки правописания при работе с электронной корреспонденцией.

Если установлен флажок Всегда проверять правописание перед отправкой, то перед отправкой каждого почтового сообщения будет выполняться автоматическая проверка правописания. При этом предоставляется возможность исправления допущенных ошибок.

Предлагать замену слов с ошибками – если данный флажок установлен, то при проверке правописания программа будет предлагать варианты исправления допущенных ошибок (иначе говоря, если какое-либо слово написано неправильно, будут предложены варианты его правильного написания).

В выделенной области Всегда пропускать при проверке правописания содержатся флажки, при установке которых соответствующие элементы текста не будут распознаваться как ошибки. К этим флажкам относятся:

♦ слова, набранные ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ – если установлен этот флажок, то при проверке правописания будут игнорироваться слова, которые набраны прописными буквами;

♦ слова, содержащие цифры – при установке данного флажка слова, содержащие цифры, не будут учитываться при проверке правописания;

♦ исходный текст (при ответе и пересылке) – при установленном данном флажке исходный текст в ответных и пересылаемых сообщениях при проверке правописания будет игнорироваться;

♦ адреса Интернета – в данном случае при проверке правописания будут игнорироваться адреса Интернета.

По умолчанию первые два флажка сброшены, а два последних – установлены.

В нижней части окна в поле Язык из раскрывающегося списка выбирается язык, который будет использоваться при проверке правописания. По умолчанию в данном поле установлено значение Русский, и менять это значение для русскоязычных пользователей программы не рекомендуется.

На данной вкладке выполняется настройка параметров безопасности при работе с электронной почтой. По умолчанию эти параметры настроены оптимально для большинства пользователей, и неопытному пользователю изменять их не рекомендуется.

Для предотвращения размножения вирусов следует установить флажок Предупреждать, если приложения пытаются отправить почту от моего имени. В этом случае будет выдаваться предупреждение при каждой попытке какого-либо приложения отправить почтовое сообщение от имени пользователя. Важность и значимость данного параметра обусловлена тем, что многие вирусы, проникшие в компьютер, размножаются путем отправки писем с вложениями-вирусами всем адресатам, внесенным в адресную книгу.

С целью защиты от вирусов следует установить также флажок Не разрешать сохранение или открытие вложений, которые могут содержать вирусы. Если он установлен, то при попытке открытия подозрительных вложений на экране отобразится соответствующее предупреждение, и будет предложено не открывать подозрительный файл, а сохранить его на жестком диске, чтобы проверить антивирусной программой.

На вкладке Подключение настраиваются некоторые параметры подключения к Интернету.

Если установлен флажок Выдавать запрос при смене подключения удаленного доступа, то при наличии нескольких подключений программа Outlook Express предложит отключить незадействованное подключение.

В некоторых случаях бывает целесообразно автоматически отключить соединение с Интернетом сразу после завершения приема и отправки почты (это особенно полезно для забывчивых пользователей, которые, завершив приемку и отправку почты, продолжают оставаться в Интернете, хотя это уже и не нужно). В программе реализована такая возможность – чтобы ее использовать, достаточно установить флажок Разрывать связь после отправки и получения сообщений.

Следует отметить, что программа Outlook Express использует те же параметры для подключения к Интернету, что и интернет-обозреватель Internet Explorer. Для перехода в режим редактирования этих параметров достаточно на вкладке Подключения нажать кнопку Изменить.

С помощью параметров, которые расположены на вкладке Обслуживание, определяется порядок выполнения некоторых действий по обслуживанию программы.

При установленном флажке Очищать папку «Удаленные» перед выходом включается режим, при котором в момент выхода из программы будут автоматически удалены все сообщения, находящиеся в папке Удаленные. Если же данный флажок сброшен, то сообщения в этой папке будут храниться до тех пор, пока пользователь не удалит их вручную.

Для удаления всех загруженных сообщений следует воспользоваться кнопкой Очистить – при нажатии на нее на экране отображается окно Очистка локального файла, в котором выполняются необходимые действия по удалению ненужной информации.

С помощью кнопки Банк сообщений можно изменить месторасположение каталога, в котором хранятся сообщения пользователя. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно Местоположение банка сообщений, в котором отображается действующий путь. Для его изменения нужно нажать кнопку Изменить, и в открывшемся окне Обзор папок по обычным правилам Windows указать требуемый путь.

Описание режимов работы

Итак, выполнив настройку программы в соответствии со своими потребностями, можно приступать к ее эксплуатации. Однако перед этим необходимо создать учетную запись почты. В этом разделе мы рассмотрим порядок создания учетной записи, а также другие наиболее важные режимы работы с электронной корреспонденцией в программе Outlook Express.

Для перехода в режим работы с учетными записями Outlook Express следует выполнить команду главного меню Сервис►Учетные записи – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Окно Учетные записи в Интернете

Для создания новой учетной записи почты следует перейти в данном окне на вкладку Почта, нажать кнопку Добавить (эта кнопка расположена справа вверху окна, см. рис. 2.10), и в открывшемся подменю активизировать команду Почта. В результате на экране откроется окно Мастер подключения к Интернету; с помощью Мастера в пошаговом режиме выполняется создание новой учетной записи. При этом выполняются перечисленные ниже действия.

♦ На первом этапе с клавиатуры следует ввести произвольное имя пользователя (это могут быть, например, имя и фамилия), после чего нажать кнопку Далее.

♦ На втором этапе также с клавиатуры нужно ввести адрес электронной почты (обычно он предоставляется поставщиком услуг Интернета; пример адреса – [email protected]), после чего нажать кнопку Далее.

♦ На третьем этапе нужно будет указать серверы входящих (РОР3, IMAP или НТТР, в большинстве случаев – сервер РОР3) и исходящих сообщений. Выбор серверов зависит от места расположения почтового ящика пользователя. Например, если почтовый ящик открыт на www.yandex.ru, то сервером входящих сообщений будет pop.yandex.ru, а исходящих – smtp.yandex.ru. Более подробно о серверах входящих и исходящих сообщений рассказывается выше, в разделе «Порты и протоколы электронной почты». После ввода серверов следует нажать кнопку Далее.

♦ На четвертом этапе в соответствующих полях с клавиатуры нужно ввести имя создаваемой учетной записи и пароль, которые обычно предоставляются поставщиком услуг Интернета, после чего нажать кнопку Далее.

♦ На пятом этапе нажатием кнопки Готово завершается процесс создания новой учетной записи.

В результате выполненных действий созданная учетная запись отобразится в окне Учетные записи в Интернете (рис. 2.10) на вкладках Все и Почта. По умолчанию имя созданной учетной записи будет соответствовать серверу входящих сообщений РОР3 (например – pop.yandex.ru). Однако это имя можно изменить по своему усмотрению, а заодно отредактировать и иные параметры созданной учетной записи. Для перехода в данный режим следует нажать кнопку Свойства – в результате на экране откроется окно свойств учетной записи, которое представлено на рис. 2.11.

Рис. 2.11. Окно редактирования учетной записи

В заголовок данного окна включено имя редактируемой учетной записи. Данное окно состоит из следующих вкладок: Общие, Серверы, Подключение, Безопасность и Дополнительно. Кратко остановимся на каждой из них.

Вкладка Общие, которая открыта на рис. 2.11, включает в себя параметры, характеризующие общие свойства редактируемой учетной записи. В верхнем поле с клавиатуры вводится произвольное имя записи (чтобы переименовать учетную запись, необходимо изменить значение данного поля). В центральной части вкладки находится выделенная область Сведения о пользователе, в которой указывается имя пользователя, наименование организации, адрес электронной почты и, при необходимости – обратный адрес (все поля заполняются с клавиатуры). Использование последнего параметра предусматривает получение ответов на исходящие сообщения на адрес, указанный именно в данном поле, а не в поле Электронная почта.

Ели установлен флажок Использовать при получении почты или синхронизации, то данная учетная запись будет использоваться при проверке поступления новых почтовых сообщений, а также при отправке сообщений из папки Исходящие.

Вкладка Серверы включает в себя информацию о серверах входящей и исходящей почты. Кроме этого, здесь указывается имя почтового ящика и пароль для доступа к нему. В целях безопасности при вводе и редактировании пароля отображаются не вводимые символы, а знаки ·.

Если для данной учетной записи должно использоваться подключение к Интернету, отличающееся от используемого по умолчанию, то необходимо выполнить соответствующую настройку на вкладке Подключения. При установленном флажке Подключаться, используя становится доступным для редактирования расположенное ниже поле, в котором из раскрывающегося списка выбирается одно из настроенных ранее подключений. С помощью кнопки Настройка осуществляется переход в режим редактирования выбранного подключения. Для добавления в список нового подключения следует воспользоваться кнопкой Добавить – при нажатии на нее на экран выводится окно Мастер новых подключений, в котором последовательно выполняются необходимые действия по созданию нового подключения.

Параметры, расположенные на вкладке Безопасность, предназначены для настройки требуемого режима безопасности. В частности, на данной вкладке выбирается сертификат подписи, а также определяются параметры шифрования почтовых сообщений с цифровой подписью.

На вкладке Дополнительно выполняется настройка некоторых дополнительных параметров редактируемой учетной записи. В соответствующих полях указываются номера портов серверов входящей и исходящей почты (подробнее о портах электронной почты см. выше, в разделе «Порты и протоколы электронной почты»). С помощью ползунка Время ожидания сервера указывается интервал времени, в течение которого программа будет ожидать ответ от сервера. Если в течение установленного времени ответ от сервера не получен, все попытки приема и отправки электронной корреспонденции прекращаются. По умолчанию ползунок установлен в положение 1 минута.

Если установлен флажок Разбивать сообщения большие, чем… Кб, то почтовые сообщения, которые превышают определенный данным параметром размер, будут разбиваться на несколько частей. При этом размер каждой части не будет превышать разрешенного размера.

Если сброшен флажок Оставлять копии сообщений на сервере, то при получении почтовых сообщений их копии будут удалены с сервера без возможности восстановления. При установленном данном флажке становятся доступными флажки Удалять с сервера через… дн. и Удалять с сервера при очистке папки «Удаленные», с помощью которых можно задать требуемый режим удаления почтовых сообщений с почтового сервера.

Если в окне Учетные записи в Интернете (рис. 2.10) список учетных записей включает в себя несколько позиций, то целесообразно выбрать учетную запись, которая будет использоваться по умолчанию. Для этого необходимо выделить ее в списке курсором и нажать кнопку По умолчанию. Сразу после этого в колонке Тип рядом с типом учетной записи в скобках отобразится текст по умолчанию (см. рис. 2.10 – единственная учетная запись используется по умолчанию).

ПРИМЕЧАНИЕ

Кнопка По умолчанию доступна только для тех учетных записей, которые в данный момент не используются по умолчанию. Иначе говоря, если учетная запись почты уже используется по умолчанию, то при выделении ее в списке курсором кнопка По умолчанию будет недоступна.

Для удаления учетной записи нужно выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Удалить.

Кнопка Импорт предназначена для импорта текущей учетной записи из указанного места в программу Outlook Express. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно Импортировать учетную запись Интернета, в котором по обычным правилам Windows указывается путь к файлу импортируемой учетной записи.

ПРИМЕЧАНИЕ

Файл учетной записи почты программы Outlook Express имеет расширение *.iaf.

При необходимости можно экспортировать текущую учетную запись из программы Outlook Express в указанное место. Для выполнения данной операции следует воспользоваться кнопкой Экспорт. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно Экспортировать учетную запись Интернета, в котором по обычным правилам Windows указывается путь для сохранения и имя файла учетной записи. По умолчанию имя файла учетной записи совпадает с именем сохраняемой учетной записи.