Текст книги "Word 2007. Начали!"

Инструменты, расположенные на вкладке Ссылки, предназначены для вставки в текущий документ разнообразных ссылок, а также для вставки в него разных полезных и необходимых элементов: оглавления, сносок, списка литературы, названия объектов (рисунков, таблиц и др.), и т. д. Содержимое данной вкладки представлено на рис. 2.41.

Рис. 2.41. Вкладка Ссылки

Формирование оглавления – один из важных этапов работы с документом. В программе Word 2007 реализована возможность автоматического формирования оглавления документа.

ВНИМАНИЕ

Автоматическое формирование оглавления документа возможно только в том случае, если названия глав, разделов и других подобных фрагментов документа оформлены с помощью стилей (могут использоваться как стили Word 2007, включенные в него по умолчанию, так и созданные пользователем стили). При ручном оформлении названий они не будут распознаны программой при автоматическом формировании оглавления и, соответственно, не будут включены в оглавление.

Чтобы автоматически сформировать оглавление, нужно на вкладке Ссылки нажать кнопку Оглавление – в результате откроется меню, в котором пользователь выбирает вид оглавления. При выборе пункта Ручное оглавление программа сформирует оглавление независимо от стилей, используемых в документе, и пользователь самостоятельно введет в него названия глав, разделов и иных подобных фрагментов документа, которые должны присутствовать в оглавлении.

Если ни один из предложенных вариантов оглавления пользователя не устраивает, то можно самостоятельно настроить оглавление в том виде, в каком необходимо. Для этого в меню кнопки Оглавление нужно выбрать пункт Оглавление – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.42.

Рис. 2.42. Формирование оглавления

Как видно на рисунке, это окно состоит из нескольких вкладок, но в данном случае в нем будет доступна только одна вкладка – Оглавление, на которой и выполняются все действия по настройке оглавления.

Если в данном окне установить флажок Показать номера страниц, то в оглавлении будут отображаться номера страниц, с которых начинаются включенные в оглавление фрагменты текста (главы, разделы, подразделы, и др.); при снятом данном флажке номера страниц не отображаются, что существенно снижает информативность оглавления. При установленном флажке Номера страниц по правому краю номера страниц в оглавлении будут выровнены по правому краю страницы; в противном случае номера страниц отображаются сразу после названия главы, раздела и т. п. Отметим, что флажок Номера страниц по правому краю доступен только при установленном флажке Показать номера страниц.

При установленном флажке Номера страниц по правому краю становится доступным расположенное ниже поле Заполнитель. В данном поле из раскрывающегося списка можно выбрать тип заполнителя, которым будет заполнено расстояние от названия главы (раздела и т. п.) до номера страницы.

С помощью флажка Гиперссылки вместо номеров страниц пользователь определяет, каким образом должны отображаться элементы оглавления, если данный документ будет представлен в виде веб-страницы. При установленном данном флажке каждый элемент оглавления будет представлять собой гиперссылку; при щелчке мышью на гиперссылке пользователь быстро попадет на соответствующий раздел (главу и т. п.) документа. Если же данный флажок снят, то оглавление в веб-документе будет носить чисто информационные функции, и его нельзя будет использовать для перехода главам и разделам документа.

В верхней части окна в полях Образец печатного документа и Образец веб-документа показывается образец того, как будет выглядеть оглавление документа при установленных в данный момент настройках.

В поле Форматы из раскрывающегося списка осуществляется выбор формата оглавления: Из шаблона, Классический, Изысканный, Простой и др. По умолчанию в данном поле установлено значение Из шаблона.

В поле Уровни указывается число уровней заголовков, которые должны быть включены в оглавление. Данное поле заполняется с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика. Например, если в данном поле установлено значение 3 (это значение используется по умолчанию), то в состав оглавления будут включены заголовки первого, второго и третьего уровней (Заголовок 1, Заголовок 2 и Заголовок 3).

С помощью кнопки Параметры можно перейти в режим более тонкой настройки параметров оглавления. При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.43.

Рис. 2.43. Настройка параметров оглавления

С помощью флажков стили, уровни структуры и поля элементов оглавления можно определить, какие элементы документа будут учтены при автоматическом формировании оглавления. По умолчанию установлены флажки стили и уровни структуры.

При установленном флажке стили становятся доступными параметры, предназначенные для выбора стилей, которые должны быть учтены при автоматическом формировании оглавления. Для каждого стиля, который необходимо учесть, следует указать его уровень. Например, текст документа разделен на главы, а каждая глава включает в себя несколько разделов. В таком случае стиль Название главы будет иметь первый уровень, а стиль Название раздела – второй уровень. Номер уровня вводится с клавиатуры, и сразу после этого выбранный стиль будет помечен соответствующим флажком (на рис. 2.43 для включения в оглавление выбраны стили Заголовок 1, Заголовок 2 и Заголовок 3).

Кнопка Сброс предназначена для быстрого восстановления параметров формирования оглавления, используемых в программе по умолчанию.

Чтобы автоматически сформировать оглавление в соответствии с установленными параметрами следует в окне Оглавление (см. рис. 2.42) нажать кнопку ОК. Готовое оглавление будет расположено в том месте документа, в котором в данный момент находится курсор.

Элементы оглавления могут использоваться как ссылки для быстрого перехода к главам и разделам документа. Для этого нужно щелкнуть мышью на требуемом элементе оглавления, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl.

Если оглавление уже вставлено в документ, но работа над документом еще не завершена, и продолжение работы предполагает добавление новых элементов в оглавление либо внесение иных изменений (например, перенос разделов с одной страницы на другую), то созданное ранее оглавление необходимо обновить. Для этого следует нажать кнопку Обновить таблицу (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), расположенную справа от кнопки Оглавление – в результате созданное ранее оглавление будет актуализировано.

Как уже отмечалось выше, в процессе работы с документом может возникать необходимость вставки в него тех или иных объектов (рисунков, схем, таблиц, и т. д.). Такие объекты целесообразно снабжать соответствующими подписями (например, подпись под рисунком – Рис. 1. Динамика прибыли за 1 квартал).

В программе Word реализована возможность формирования и вставки таких подписей, причем речь идет не о ручном создании подписей – это само собой, а о специально предназначенном механизме. Чтобы создать подпись, нужно на вкладке Ссылки нажать кнопку Вставить название – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.44.

Рис. 2.44. Вставка названия объекта

В данном окне в поле подпись следует из раскрывающегося списка выбрать тип объекта, к которому нужно добавить название. По умолчанию данный список включает в себя три варианта: Рисунок, Таблица и Формула. В соответствии с выбранным значением будет автоматически заполнено поле Название – в нем отобразится название объекта и его номер в текущем документе. Если установить флажок Исключить подпись из названия, то в поле Название отобразится только номер объекта, без названия.

Если ни один из предложенных типов объекта, доступных для выбора в поле подпись, не устраивает пользователя, то он сам может добавить необходимый тип объекта. Для этого нужно нажать кнопку Создать, затем в открывшемся окне с клавиатуры ввести произвольное название типа объекта и нажать кнопку ОК. В результате новый тип объекта будет доступен для выбора в раскрывающемся списке поля подпись.

С помощью кнопки Удалить можно удалять из поля подпись типы объектов. Отметим, что возможно удаление только созданных пользователем типов (в противном случае кнопка Удалить недоступна).

Кнопка Нумерация предназначена для перехода в режим форматирования нумерации названий (например, в качестве номера объекта может использоваться арабская или римская цифра, либо буква, и др.).

Название объекта в соответствии с установленными параметрами будет сформировано после нажатия в окне Название (см. рис. 2.44) кнопки ОК.

При необходимости пользователь может сделать так, что при вставке в текст документа того или иного объекта его название будет сформировано автоматически. Для этого нужно в окне Название (см. рис. 2.44) нажать кнопку Автоназвание – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.45.

Рис. 2.45. Настройка автоназвания

В верхней части данного окна путем установки соответствующего флажка следует выбрать тип объекта, при вставке которого в документ будет автоматически сформировано его название. После этого в нижней части окна в поле подпись нужно из раскрывающегося списка выбрать текст подписи: Рисунок, Таблица или Формула (пользователь может дополнить этот список с помощью кнопки Создать). В поле положение также из раскрывающегося списка следует указать, в каком месте относительно объекта должно быть вставлено его название: Под объектом или Над объектом.

Кнопка Нумерация предназначена для перехода в режим форматирования нумерации названий.

Выполненные настройки вступают в силу после нажатия кнопки ОК. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

В процессе работы с некоторыми документами может понадобиться вставить в документ сноску. Для этого следует установить курсор в требуемое место и нажать на вкладке Ссылки кнопку Вставить сноску, после чего внизу страницы (там, где и должна располагаться сноска) с клавиатуры ввести текст сноски.

Оформление многих документов предполагает включение в их состав предметного указателя. Работа по созданию предметного указателя осуществляется на вкладке Ссылки с помощью инструментов, расположенных в панели Предметный указатель.

Чтобы включить слово или словосочетание в состав предметного указателя, нужно его соответствующим образом пометить. Для этого следует выделить это слово (словосочетание, текстовый фрагмент) и нажать кнопку Пометить элемент, после чего в открывшемся окне определить параметры элемента указателя и нажать кнопку Пометить. Отметим, что при работе с большими документами процесс пометки элементов предметного указателя может занять определенное время – ведь для этого нужно внимательно просмотреть весь документ.

После того как в тексте документа помечены все элементы указателя, можно приступать к созданию самого предметного указателя. Для этого следует нажать кнопку Предметный указатель (эта кнопка находится справа от кнопки Пометить элемент, и ее название отображается в виде всплывающей подсказки) – в результате на экране откроется окно настройки параметров предметного указателя, изображенное на рис. 2.46.

Рис. 2.46. Формирование предметного указателя

С помощью переключателя Тип следует указать, каким образом будут представлены элементы предметного указателя: с отступом или без отступа. В поле Колонки с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика указывается количество колонок предметного указателя (по умолчанию – 2). В поле Язык из раскрывающегося списка выбирается язык предметного указателя.

Если установлен флажок Номера страниц по правому краю, то номера страниц в предметном указателе будут выровнены по правому краю страницы (колонки); в противном случае номера страниц отображаются сразу после названия элемента указателя.

При установленном флажке Номера страниц по правому краю становится доступным расположенное ниже поле Заполнитель. В данном поле из раскрывающегося списка можно выбрать тип заполнителя, которым будет заполнено расстояние от названия элемента предметного указателя до номера страницы.

В поле Форматы из раскрывающегося списка осуществляется выбор формата предметного указателя: Из шаблона, Классический, Затейливый, Простой и др. По умолчанию в данном поле установлено значение Из шаблона.

В поле Образец печатного документа демонстрируется образец того, как будет выглядеть предметный указатель при установленных в данный момент настройках.

С помощью кнопки Изменить осуществляется переход в режим редактирования стиля, которым оформляется предметный указатель. При нажатии данной кнопки на экране отображается окно Стиль, в котором выполняются необходимые действия.

После нажатия в окне Указатель (см. рис. 2.46) кнопки ОК предметный указатель будет автоматически сформирован в том месте документа, где находится курсор. При этом будут сохранены выполненные настройки предметного указателя, и при следующем открытии данного окна они будут предложены по умолчанию. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений и без формирования предметного указателя.

Если предметный указатель уже вставлен в документ, но работа над документом еще не завершена, и продолжение работы предполагает добавление в него новых либо внесение иных изменений (например, изменение нумерации страниц, перенос фрагментов текста с элементами предметного указателя, и т. п.), то созданный ранее предметный указатель необходимо обновить. Для этого следует нажать кнопку Обновить указатель (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), расположенную справа от кнопки Пометить элемент – в результате предметный указатель будет актуализирован.

В предыдущих разделах мы рассмотрели основные вкладки ленты Word 2007, которые необходимы большинству пользователей для работы в программе Word 2007. Этой информации вполне достаточно как начинающим, так и более опытным пользователям для того, чтобы успешно работать с текстовыми документами. В данном разделе мы кратко рассмотрим еще несколько вкладок ленты Word 2007, с которыми пользователи работают не очень часто либо вообще обходятся без них.

Вкладка Рецензирование предназначена для рецензирования документа, для проверки правописания, для перевода всего документа или определенного текстового фрагмента на другой язык, для сравнения и защиты документа, а также для выполнения ряда иных подобных действий. Особо следует отметить возможность создания примечаний к выделенному слову или текстовому фрагменту, а также возможность работы с документом в режиме исправлений.

Вкладку Разработчик обычно используют более опытные пользователи. Именно отсюда осуществляется переход в режим работы с макросами (макрос – это программа, созданная пользователем на языке программирования Visual Basic For Application и предназначенная для расширения имеющейся функциональности программы), здесь выполняется вставка в документ тех либо иных элементов управления, выполняется редактирование шаблонов, и др. Отметим, что данная вкладка отображается на ленте Word 2007 только в том случае, когда в настройках программы в разделе Основные установлен флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте. По умолчанию этот флажок установлен.

Вкладка Надстройки отображается только в том случае, если пользователь применяет в процессе работы какие-либо надстройки, работает с нестандартными шаблонами, и т. п. На данной вкладке содержатся созданные пользователем элементы управления (команды, инструментальные панели, кнопки и т. д.).

На вкладке Рассылки ведется работа с электронной корреспонденцией, рассылками, электронными почтовыми марками, и т. п. При работе на данной вкладке может использоваться почтовая программа Outlook Express или Microsoft Outlook.

Помимо перечисленных вкладок, на ленте Word 2007 могут отображаться и другие вкладки, в зависимости от текущего режима работы. Например, при работе с графическими объектами отображаются вкладки Средства рисования и Формат, при работе с диаграммами – вкладки Работа с диаграммами, Конструктор, Макет и Формат, и т. д. Эти вкладки содержат инструменты, необходимые только для текущего режима работы, и поэтому из постояное отображение нецелесообразно (тем более что все вкладки, которые могут отображаться на ленте Word 2007, одновременно на ней не поместятся).

Контекстное меню Word 2007

Состав контекстного меню Word 2007, вызываемого нажатием правой кнопки мыши, зависит от текущего режима работы. Например, при работе с текстом контекстное включает в себя одни команды, при работе с графическими объектами – другие, при работе с диаграммами – третьи, и т. д. В этой книге мы рассмотрим только контекстное меню для работы с текстом, которое выглядит так, как показано на рис. 2.47.

Рис. 2.47. Контекстное меню для работы с текстом

Первые три команды – Копировать, Вырезать и Вставить – предназначены для работы с блоками текста; они дублируют соответствующие инструменты вкладки Главная, расположенные на панели Буфер обмена. С помощью команды Вырезать осуществляется удаление из текста выделенной его части и помещение ее в буфер обмена; команда Копировать также помещает в буфер обмена выделенный текстовый фрагмент, но при этом не удаляет его из текста, а копирует. С помощью команды Вставить производится вставка из буфера обмена текстового фрагмента в то место, на котором в данный момент установлен курсор. Команды Вырезать и Копировать доступны только в том случае, когда выделена некоторая часть текста; команда Вставить доступна только при наличии данных в буфере обмена.

С помощью команд Шрифт и Абзац на экран выводятся окна соответственно Шрифт (см. рис. 2.17) и Абзац (см. рис. 2.18).

Подменю Маркеры и Нумерация предназначены для создания соответственно маркированных и нумерованных списков; эти подменю продублированы на вкладке Главная в панели Абзац.

С помощью команды Стиль осуществляется переход в режим просмотра и редактирования параметров стилей, используемых для оформления документов.

Команда Поиск предназначена для перехода в режим поиска требуемых данных. При активизации команды на экране открывается окно, в котором осуществляется настройка параметров поиска и инициируется процесс поиска.

Подменю Синонимы используется для замены некоторых слов текста соответствующими синонимами; данную функциональность полезно использовать, например, с целью избежания частого повторения в тексте одних и тех же слов. Для поиска синонима необходимо установить курсор на слово, которое нужно заменить, вызвать контекстное меню и просто установить курсор на пункт Синонимы – в результате откроется перечень синонимов данного слова (при их наличии); чтобы заменить слово соответствующим ему синонимом, достаточно щелкнуть на выбранном синониме левой кнопкой мыши.

Подменю Перевод предназначено для перевода выделенного текстового фрагмента на другой язык.

С помощью команды Сохранить все осуществляется быстрое сохранение всех открытых в данный момент документов Word.

Глава 3
Настройка параметров программы

Перед тем как приступить к эксплуатации любого программного продукта, в том числе и текстового редактора Word 2007, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры его настройки. Несмотря на то, что в Word 2007 параметры настройки, предложенные по умолчанию, вполне пригодны для работы большинства пользователей, не исключено, что в процессе работы пользователю потребуется внести некоторые изменения в настройку программы. О том, как выполняется настройка Word 2007, и рассказывается в данной главе.

Поскольку режим настройки Word 2007 включает в себя довольно большое количество параметров, мы не будем подробно останавливаться на каждом из них, а рассмотрим только наиболее важные, на взгляд автора, параметры, знакомство с которыми желательно для каждого пользователя Word 2007.

Для перехода в режим настройки программы нужно нажать кнопку Office, а затем в открывшемся меню нажать кнопку Параметры Word. В результате откроется окно настройки (рис. 3.1), в левой части которого приведен перечень разделов настройки, а в правой части – параметры текущего раздела. Для перехода в любой раздел достаточно щелкнуть на его названии мышью.

Все выполненные изменения параметров настройки вступают в силу только после нажатия в окне настройки кнопки ОК. При нажатии кнопки Отмена данное окно будет закрыто без сохранения выполненных изменений.