Текст книги "Word 2007. Начали!"

Настройка основных параметров Word 2007

Начинать настройку программы следует с параметров, которые расположены в разделе Основные (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Настройка основных параметров

В верхней части данного раздела находится несколько флажков. Рассмотрим назначение каждого из них.

В Word 2007 предусмотрена возможность автоматического отображения панели инструментов, включающей в себя некоторые основные команды форматирования, после выделения любого текстового фрагмента. Это существенно повышает удобство работы с выделенным фрагментом, поскольку многие важные инструменты оказываются под рукой. Для включения данного режима нужно в разделе Основные установить флажок Показывать мини-панель инструментов при выделении. По умолчанию данный флажок установлен.

Если установить флажок Предварительный просмотр вариантов, то пользователь сможет перед выполнением того или иного действия предварительно просмотреть его будущий результат и определить, подходит ему такой вариант или нет. Эту возможность удобно использовать, например, при рисовании таблиц (см. рис. 1.2), при форматировании текста, а также в иных случаях. Более подробно об этом рассказывается выше, в разделе «В помощь новичку».

С помощью флажка Показывать вкладку «Разработчик» на ленте осуществляется управление отображением вкладки Разработчик на ленте Word 2007. По умолчанию отображение данной вкладки включено.

Если флажок Открывать вложения электронной почты в полноэкранном режиме чтения установлен (это значение используется по умолчанию), то вложения электронной почты при открытии будут представлены в режиме чтения.

В поле Цветовая схема из раскрывающегося списка можно выбрать цветовую схему, используемую для оформления интерфейса Word 2007. Возможен выбор одного из трех вариантов: Синяя, Серебристая и Черная. По умолчанию в данном поле установлено значение Синяя.

В поле Стиль всплывающих подсказок пользователь может самостоятельно определить режим отображения всплывающих подсказок, которые появляются при подведении указателя мыши к тем или иным элементам интерфейса. Начинающим и малоопытным пользователям рекомендуется в данном поле установить значение Показывать улучшенные всплывающие подсказки (это значение используется в программе по умолчанию). Более опытные пользователи могут включить отображение обычных всплывающих подсказок – для этого нужно выбрать значение Не показывать улучшенные всплывающие подсказки. Если же пользователь настолько опытен, что может обходиться вообще без подсказок, то можно отключить их появление, выбрав в данном поле значение Не показывать всплывающие подсказки.

В полях Имя пользователя и Инициалы указываются соответствующие личные данные пользователя программы.

С помощью кнопки Языковые параметры осуществляется переход в режим настройки языков интерфейса и редактирования, с которыми предполагается работа пользователя в Word 2007. В большинстве случаев параметры настройки языков, используемые по умолчанию, вполне приемлемы для работы.

Настройка параметров отображения и печати

После настройки основных параметров программы, которые были рассмотрены в предыдущем разделе, можно приступать к настройке параметров отображения данных на экране от печати документов. Эти параметры находятся в разделе Экран, содержимое которого показано на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Настройка параметров отображения и печати

Если в данном разделе установлен флажок Показывать поля между страницами в режиме разметки, то в режиме разметки документа (напомним, что данный режим включается на вкладке Вид с помощью кнопки Разметка страницы) между страницами будут показаны разделительные поля. При снятом данном флажке страницы следуют одна за другой без полей, и разделяются только горизонтальной полосой. По умолчанию данный флажок установлен.

В области настроек Всегда показывать эти знаки форматирования на экране с помощью соответствующих флажков можно включить отображение тех знаков, которые обычно не отображаются в тексте документа. Такими знаками являются: знаки табуляции, пробелы, знаки абзацев, скрытый текст, знаки мягких переносов и знаки привязки объектов. Чтобы быстро включить отображение всех перечисленных знаков форматирования, нужно установить флажок Показывать все знаки форматирования.

В области настроек Параметры печати осуществляется настройка параметров печати документов. При установленном флажке Печать рисунков, созданных в Word на печать вместе с текстом документа будут выведены и входящие в его состав рисунки, созданные средствами Word. При снятом данном флажке рисунки выводиться на печать не будут.

Чтобы вывести на печать фоновые цвета и рисунки, следует установить флажок Печать фоновых цветов и рисунков. В противном случае при печати они будут проигнорированы.

При необходимости можно наряду с содержимым документа вывести на печать и его основные свойства, которые отображаются в отдельном окне (см. рис. 2.10); напомним, что это окно выводится на экран с помощью команды Подготовить►Свойства, расположенной в меню Office. Для этого нужно установить флажок Печать свойств документа.

По умолчанию Word не выводит на печать скрытый текст, что вполне объяснимо – на то он и скрытый, чтобы его не мог увидеть любой посторонний, или – чтобы не мешать работе с обычным текстом. Однако при необходимости можно распечатать документ вместе со скрытым текстом – для этого нужно установить флажок Печать скрытого текста.

Если в процессе работы с документом пользователь не только набирает и редактирует текст, но и выполняет другие действия – например, вставляет объекты в документ, формирует оглавление и предметный указатель, рисует таблицы, делает гиперссылки и т. п., то периодически нужно выполнять обновление полей документа. Это необходимо для того, чтобы все изменения документа нашли свое отражение там, где необходимо: изменения названий глав и разделов должны отразиться в оглавлении, изменение нумерации страниц, переносы текстовых фрагментов – в предметном указателе и оглавлении, изменение количества объектов, имеющих подписи – в нумерации этих подписей (т. е. они должны быть перенумерованы), и т. д.

Обычно обновление всех полей выполняется следующим образом: нужно выделить весь текст документа (для этого удобно воспользоваться комбинацией Ctrl+A), и нажать клавишу F9, после чего в открывшемся окне выбрать режим обновления (обновить только номера страниц или обновить целиком). Однако можно сделать так, что обновление полей документа будет выполняться автоматически перед каждой отправкой его на печать, что очень удобно. Для этого достаточно в разделе Экран установить флажок Обновлять поля перед печатью.

Аналогичным образом можно включить автоматическое обновление связанных данных перед выводом документа на печать – для этого нужно установить флажок Обновлять связанные данные перед печатью.

Настройка параметров правописания

В программе Word реализованы широкие функциональные возможности для тонкой настройки параметров правописания. Для перехода в данный режим нужно в настройках программы открыть раздел Правописание, содержимое которого показано на рис. 3.3.

Рис. 3.3. Настройка параметров правописания

В первую очередь мы рассмотрим механизм, использование которого позволяет избежать случайных ошибок, возникающих при вводе тех либо иных данных. Этот механизм называется автозамена; его смысл заключается в том, что ошибочно введенные данные будут автоматически исправлены сразу после нажатия клавиш «пробел» или Enter.

Для перехода в режим настройки автозамены следует в разделе Правописание нажать кнопку Параметры автозамены. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Настройка параметров автозамены

В данном окне на вкладке Автозамена осуществляется настройка основных параметров автозамены.

В верхней части вкладки расположен флажок Показать кнопки возможностей автозамены. Если он установлен, то возле введенных данных, которые подверглись автозамене, при подведении указателя мыши будет отображаться маленький прямоугольник синего цвета, а при наведении на него указателя мыши он примет вид кнопки. При нажатии на данную кнопку открывается меню, с помощью команд которого можно либо отменить последнюю автозамену, либо вообще отключить ее применение в подобных случаях.

Если установлен флажок Исправлять ДВе прописные буквы в начале слова, то при вводе слов с двумя прописными буквами вторая буква слова автоматически будет преобразована в строчную.

Если установлен флажок Делать первые буквы предложений прописными, то после каждой точки следующее слово будет начинаться с прописной буквы. Флажок Делать первые буквы ячеек прописными используется при работе с таблицами – если он установлен, то первые буквы в ячейках таблиц будут автоматически преобразовываться в прописные.

При установленном флажке Писать названия дней с прописной буквы первая буква в названии дней недели будет автоматически преобразовываться в прописную.

Устранять последствия случайного нажатия Caps Lock – установка данного флажка используется для автоматического изменения ошибок, связанных со случайным включением режима cAPS LOCK. Например, если введено слово рОССИЯ, то оно автоматически будет преобразовано в слово Россия.

Возможности программы предусматривают формирование пользовательского списка возможных ошибок и варианта устранения каждой ошибки. Например, если в процессе работы пользователь часто набирает слово аккумулятор, и часто ошибается, вводя его как акумулятор, то можно в список автозамены включить ошибочное написание этого слова и вариант его исправления. Подобные настройки выполняются в нижней части вкладки, и в первую очередь для этого нужно установить флажок Заменять при вводе (при снятом данном флажке механизм автоматической замены в соответствии с пользовательским списком будет отключен).

ПРИМЕЧАНИЕ

По умолчанию пользовательский список уже включает в себя немалое количество возможных ошибок и вариантов их исправления, но при необходимости в этот список можно и добавлять новые данные, и удалять введенные ранее.

Чтобы добавить в список новую позицию, нужно в поле заменять с клавиатуры ввести слово либо иное значение (число, дату и др.) в том виде, который является ошибочным и который должен быть автоматически исправлен после ввода, а в поле на – вариант исправления этого значения. Например, в поле заменять можно ввести слово акумулятор, а в поле на – правильное написание этого слова: аккумулятор. Для добавления в список введенной позиции нужно нажать кнопку Добавить, которая расположена справа под списком.

Для удаления из списка ненужной позиции следует выделить ее курсором и нажать кнопку Удалить. При этом необходимо соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Однако, как известно, все предусмотреть невозможно. В процессе работы могут возникать ситуации, когда, например, не нужно исправлять две прописные буквы в слове либо после точки писать слово с большой буквы. Для таких случаев механизм автозамены предусматривает ведение списка исключений. Для перехода в режим работы с этим списком следует на вкладке Автозамена нажать кнопку Исключения – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.5.

Рис. 3.5. Ведение списка исключений

Как видно на рисунке, данное окно состоит из трех вкладок: Первая буква, ДВе ПРописные и Прочие.

На вкладке Первая буква формируется список исключений при исправлении первой буквы слова на прописную в начале предложения (т. е. после точки). Чтобы добавить в список новую позицию, нужно в поле Не заменять прописной буквой после ввести с клавиатуры слово либо его фрагмент (обязательно после слова или фрагмента нужно поставить точку) и нажать кнопку Добавить. Наиболее известные исключения подобного рода – т. д., водит., доп., повыш., нач., обл., и др. Для удаления позиции из списка нужно выделить ее курсором и нажать кнопку Удалить, которая расположена сразу под кнопкой Добавить.

На вкладке ДВе ПРописные аналогичным образом осуществляется ведение списка исключений при исправлении двух прописных букв в начале слова. В поле Не заменять с клавиатуры вводится текст исключения, после чего для его добавления в список нужно нажать кнопку Добавить. Удаление ненужных позиций из списка осуществляется нажатием кнопки Удалить (предварительно ненужная позиция должна быть выделена в списке курсором).

На вкладке Прочие аналогичным образом ведется список прочих исключений, которые должны игнорироваться механизмом автозамены.

В окне Автозамена: русский (см. рис. 3.4) на вкладках Автоформат при вводе и Автоформат с помощью установки соответствующих флажков можно определить еще ряд параметров автозамены. В частности, здесь можно включить режим автозамены адресов Интернета и электронных адресов гиперссылками, замены кавычек, дробей, тире и т. п., автоматического применения маркированных списков и границ документа, и др.

Выполненные настройки автозамены вступают в силу только после нажатия в окне Автозамена: русский (см. рис. 3.4) кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.

Как известно, Word автоматически исправляет ошибки в словах, которые допускает пользователь, чем существенно облегчает его работу. Если же программа встречает незнакомое слово, то она подчеркивает его красной волнистой линией. Это делается для того, чтобы пользователь обратил внимание на это слово – вдруг оно написано с ошибкой? Если же это просто новое слово, то пользователь может добавить его в словарь либо просто проигнорировать замечание программы (для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на данном слове и в открывшемся контекстном меню выбрать соответствующий пункт).

Однако есть целый ряд слов, которые не должны распознаваться как ошибка. В предыдущем разделе уже рассказывалось о том, что такие слова целесообразно включить в список исключений. Что же касается аббревиатур и иных слов из прописных букв, слов с цифрами, веб-адресов и имен файлов и папок, то их вносить в список исключений не обязательно – чтобы Word не распознавал их как ошибку, в разделе Правописание предназначены соответствующие флажки.

Чтобы аббревиатуры и иные слова, набранные прописными буквами (например, КПСС, ФНС, ФСБ, УЕФА и т. п.), не распознавались как ошибка, нужно установить флажок Пропускать слова из прописных букв. Если установлен флажок Пропускать слова с цифрами, то при проверке орфографии будут игнорироваться слова с цифрами. При установленном флажке Пропускать адреса Интернета и имена файлов во время проверки не будут приниматься во внимание веб-адреса (например, www.yandex.ru, ivan@mail.ru) и имена файлов (например, C: Program FilesFile.bmp). По умолчанию все перечисленные флажки установлены.

В процессе набора текста пользователь может случайно дважды набрать одно и то же слово. Если установить флажок Помечать повторяющиеся слова, то Word будет подчеркивать набранное повторно слово красной волнистой линией (так же, как и слово с ошибкой). Если на данном слове щелкнуть правой кнопкой мыши, то откроется контекстное меню, в котором для удаления повтора следует выбрать команду Удалить повторяющееся слово. При снятом флажке такая проверка не выполняется.

С помощью установки флажка Автоматически проверять орфографию включается режим автоматической проверки орфографии. По умолчанию данный флажок установлен. Аналогичным образом с помощью флажка Автоматически проверять грамматику включается режим автоматической проверки грамматики (этот флажок также установлен по умолчанию).

В поле Набор правил из раскрывающегося списка можно выбрать набор правил, согласно которому будет автоматически осуществляться проверка грамматики документа. Например, построения фраз, выражения и т. п., которые можно использовать в процессе ведения личной переписки, совершенно недопустимы в деловой переписке. По умолчанию в поле Набор правил установлено значение Для деловой переписки. С помощью кнопки Настройка можно перейти в режим настройки грамматической проверки.

При необходимости пользователь может сделать исключения для какого-либо файла при проведении орфографической и грамматической проверки. Имя этого файла указывается в поле Исключения для файла, а соответствующий режим исключений включается с помощью флажков Скрыть орфографические ошибки только в этом документе и Скрыть грамматические ошибки только в этом документе. Следует учитывать, что флажок Скрыть орфографические ошибки только в этом документе доступен только при установленном флажке Автоматически проверять орфографию, а флажок Скрыть грамматические ошибки только в этом документе – при установленном флажке Автоматически проверять грамматику.

Настройка сохранения документов

Поскольку в программе Word 2007 реализованы широкие функциональные возможности для сохранения документов в разных форматах, для настройки сохранения в режиме настройки программы предусмотрен отдельный раздел, содержимое которого представлено на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Настройка параметров сохранения документов

В поле Сохранять файлы в следующем формате указывается формат файла документа, который будет предлагаться программой по умолчанию при его первом сохранении либо при сохранении с помощью команды Сохранить как, расположенной в меню Office. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; по умолчанию в данном поле установлено значение Документ Word (*.docx) – это формат файла Word 2007.

В программе реализована возможность автоматического сохранения документа через определенные промежутки времени – для этого следует установить флажок Автосохранение каждые… минут, и указать (с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика) требуемый интервал времени в специально предназначенном поле.

Использование режима автосохранения рекомендуется для предотвращения возможных потерь информации вследствие различного рода аппаратных сбоев («зависание» компьютера, внезапное отключение электроэнергии и др.) – в этом случае не сохраненная в обычном порядке информация может быть восстановлена из файла автосохранения, который автоматически открывается при последующем запуске Word 2007. Следует особо отметить, что данный режим не заменяет обычного сохранения документа – после завершения работы необходимо сохранить его стандартным образом (с помощью команды Сохранить, которая находится в меню Office).

В поле Каталог данных для автовосстановления указывается путь к каталогу, в который будут помещаться данные для последующего автовосстановления документа. Без особой необходимости не рекомендуется изменять значение, которое установлено в данном поле по умолчанию.

В поле Расположение файлов по умолчанию указывается путь, который будет предлагаться программой по умолчанию при первом сохранении файла или при сохранении его с помощью команды Сохранить как. По умолчанию в данном поле отображается путь к папке Мои документы.

Чтобы изменить значения полей Каталог данных для автовосстановления и Расположение файлов по умолчанию, нужно нажать кнопку Обзор и в открывшемся окне указать требуемый путь.

Настройка дополнительных параметров

В данном разделе мы рассмотрим параметры настройки программы, которые находятся в окне настройки в разделе Дополнительно. К ним относятся параметры правки, отображения печати, сохранения и иных действий, которые пользователь может применять к документу Word 2007.

Параметры правки документа находятся в разделе Дополнительно в области настроек Параметры правки, содержимое которой представлено на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Параметры правки документа

Рассмотрим наиболее часто используемые из этих параметров.

Если установлен флажок Заменять выделенный фрагмент, то предварительно выделенный фрагмент текста будет автоматически удален сразу после того, как пользователь вновь начнет набор текста. Иначе говоря, новый текст будет набираться на месте выделенного фрагмента; такой вариант работы предлагается в программе по умолчанию. Если же данный флажок снят, то новый текст будет набираться таким образом, что предварительно выделенный фрагмент будет находиться все время перед ним. Эту возможность удобно использовать, например, для быстрого визуального сравнения существующего и вновь набранного текста.

При установленном флажке Разрешить перетаскивание текста пользователь может мышью перетаскивать предварительно выделенные фрагменты текста (т. е. с помощью метода «drag&drop»). При снятом флажке такая возможность отсутствует. По умолчанию данный флажок установлен.

Флажок Ctrl + щелчок для выбора гиперссылки определяет порядок использования гиперссылок, имеющихся в тексте документа. Если данный флажок установлен, то для перехода по гиперссылке нужно щелкнуть на ней мышью, удерживая нажатой клавишу Ctrl. При снятом данном флажке для перехода по гиперссылке достаточно просто щелкнуть на ней мышью. Первый вариант удобно использовать, например, для редактирования текста гиперссылки: при обычном щелчке мышью на гиперссылке на ней просто спозиционируется курсор, и можно будет изменить текст. При втором варианте такая возможность отсутствует. По умолчанию флажок Ctrl + щелчок для выбора гиперссылки установлен.

Если установлен флажок Использовать клавишу Ins для переключения режимов вставки и замены, то клавишу Insert можно будет использовать для переключения режимов правки текста и замены текста. В первом случае старый текст при наборе нового текста будет сохранен, во втором случае – можно будет набирать новый текст вместо уже набранного (старый текст будет автоматически удаляться). По умолчанию данный флажок снят. Отметим, что для использования режима замены текста следует установить флажок Использовать режим замены.

В поле Стиль абзаца по умолчанию из раскрывающегося списка следует выбрать название стиля, который будет использоваться по умолчанию для абзаца документа. Раскрывающийся список включает в себя перечень имеющихся в данном шаблоне стилей.

В процессе работы с текстовыми документами пользователь может случайно переключить раскладку клавиатуры и, если он привык набирать тексты, не глядя на экран (например, владеет «слепым» методом набора текста), то есть вероятность того, что большой текстовый фрагмент будет набран впустую. Например, вместо фразы мама мыла раму будет набран бессмысленный набор символов vfvf vskf hfve. Чтобы избежать подобных недоразумений, рекомендуется установить флажок Автоматически переключать раскладку клавиатуры в соответствии с языком окружающего текста. В данном случае программа будет анализировать язык документа и при необходимости – автоматически переключать раскладку клавиатуры, что избавит пользователя от необходимости последующего перенабора текста.