Текст книги "Word 2007. Начали!"

Выше, в разделе «Работа на вкладке «Ссылки»», мы уже познакомились с тем, каков порядок автоматического формирования оглавления документа в Word 2007. Здесь же мы научимся это делать на конкретном примере.

Сформируем оглавление нашего документа, с которым мы работали в предыдущих разделах (см. рис. 4.11). Вначале подготовим место для оглавления: для этого нужно установить курсор перед заголовком и нажать клавишу Enter, после чего к появившемуся пустому абзацу применить стиль Обычный (стиль выбирается в окне, выбора стилей, см. рис. 4.2). Набираем слово Оглавление и опять нажимаем Enter; в результате выполненных действий документ должен принять вид, как на рис. 4.12.

Рис. 4.12. Подготовка места для оглавления

Теперь нужно открыть на ленте Word 2007 вкладку Ссылки, нажать на ней кнопку Оглавление и в открывшемся меню выбрать команду Оглавление. В результате на экране откроется окно формирования оглавления (см. рис. 2.42). Не меняя предложенных по умолчанию настроек, нажимаем в данном окне кнопку Параметры – на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.13.

Рис. 4.13. Настройка параметров оглавления

В данном окне нам нужно выбрать стили, которые будут распознаваться Word как элементы оглавления, при автоматическом его формировании. Поскольку наш документ небольшой и лишь два его фрагмента оформлены стилями, которые могут являться элементами оглавления (это заголовок документа и подпись под рисунком), то в данном окне в полях Заголовок 1 и Название объекта с клавиатуры введем значение 1.

После этого последовательно нажмем кнопки ОК в данном окне и в окне формирования оглавления (см. рис. 2.42) – результат выполненных действий представлен на рис. 4.14.

Рис. 4.14. Сформированное оглавление документа

Как видно на рисунке, оглавление нашего документа сформировано в верхней части окна, там, где до этого был установлен курсор (см. рис. 4.12). Оглавление включает в себя два элемента: заголовок документа и подпись под его рисунком, каждый из которых находится на первой странице. Если бы в нашем документе использовались заголовки разных уровней (не только первого, но и второго, третьего и т. д.), то в оглавлении была бы соблюдена вложенность разделов, т. е. внешне оно напоминало бы иерархический список.

В данном разделе мы на конкретном примере научимся вставлять в документ предметный указатель. Наш предметный указатель будет включать в себя два уровня. Для примера возьмем тот же документ, с которым мы работали выше (см. рис. 4.14).

Предметный указатель обычно располагается в конце документа, являясь его заключительной частью. Вначале нужно подготовить место для предметного указателя. Для этого установим курсор в конец документа и нажмем Enter, после чего введем заголовок: Предметный указатель, и опять нажмем Enter – в этом месте и будет сформирован наш предметный указатель. Заголовок предметного указателя оформим стилем Заголовок 1 – по аналогии с тем, как мы ранее оформляли заголовок документа (подробнее см. выше раздел «Форматирование текста»). В результате документ должен принять вид, как показано на рис. 4.15.

Рис. 4.15. Место для предметного указателя

Теперь приступим к пометке элементов предметного указателя. В нашем примере элементами указателя первого уровня будут текстовые фрагменты Заголовок и Обычный текст, а элементами второго уровня – слова маркированный и нумерованный (они будут подчинены элементу Обычный текст).

Выделим слово Заголовок и нажмем на вкладке Ссылки в панели Предметный указатель кнопку Пометить элемент. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.16.

Рис. 4.16. Пометка элемента указателя

В данном окне в поле основной указывается текст элемента указателя первого уровня, а в поле дополнительный – текст элемента указателя второго уровня. По умолчанию в поле основной отображается выделенный в документе текст, но это значение можно отредактировать с клавиатуры по своему усмотрению. Текст элемента указателя второго уровня вводится с клавиатуры.

В области настроек Параметры с помощью переключателя указывается, что именно будет представлять собой элемент указателя: перекрестную ссылку, номер страницы, где помечен данный элемент, или диапазон страниц. В большинстве случаев при создании предметного указателя переключатель устанавливается в положение текущая страница – в данном случае в указателе будет отображаться номер страницы, где был помечен элемент указателя. Это положение установлено по умолчанию, и мы его менять не будем.

С помощью флажков полужирный и курсив, которые находятся в области Формат номера страницы, можно выбрать начертание номера страницы для данного элемента указателя. В нашем примере мы сформирует указатель таким образом, что номера страниц элементов первого уровня будут отображаться полужирным шрифтом, а элементов второго уровня – курсивом. Следовательно, сейчас нам нужно установить флажок полужирный.

После нажатия кнопки Пометить наш элемент указателя будет соответствующим образом помечен в тексте (рис. 4.17).

Рис. 4.17. Помеченный элемент указателя

Отметим, что после пометки элемента указателя автоматически включается отображение скрытых символов. Чтобы отключить данный режим, нужно на вкладке Главная в панели Абзац нажать кнопку Отобразить все знаки.

Аналогичным образом пометим еще один элемент указателя первого уровня – фрагмент обычный текст.

Теперь приступим к пометке элементов второго уровня. Для этого выделим в документе слово маркированный и откроем окно Определение элемента указателя (см. рис. 4.16). В данном окне в поле основной с клавиатуры введем значение обычный текст (напомним – это элемент указателя первого уровня, которому будет подчинен создаваемый элемент), а в поле дополнительно – значение маркированный. В области Формат номера страницы устанавливаем флажок курсив, после чего нажимаем кнопку Пометить – в результате будет помечен элемент указателя второго уровня. Затем аналогичным образом помечаем элемент нумерованный, который также будет подчинен элементу обычный текст.

Таким образом, мы пометили все элементы, которые должны быть включены в состав предметного указателя, и нам осталось на их основании сформировать указатель. Для этого устанавливаем курсор в требуемое место (под заголовком предметного указателя) и нажимаем на вкладке Ссылки в панели Предметный указатель кнопку Предметный указатель (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши). В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.18.

Рис. 4.18. Формирование предметного указателя

В данном окне в поле Форматы из раскрывающегося списка выберем значение Классический, а флажок Номера страниц по правому краю – снимем. Переключатель Тип установим в положение с отступом, в поле Колонки введем значение 2, и нажмем кнопку ОК. Результат выполненных действий представлен на рис. 4.19.

Рис. 4.19. Предметный указатель

Кратко проанализируем полученный результат.

Как видно на рисунке, элементы первого уровня предметного указателя сгруппированы по алфавиту – в соответствии с форматом Классический, который мы выбрали в поле Форматы и образец которого демонстрируется в поле Образец печатного документа (см. рис. 4.18). Поскольку мы выбрали режим формирования указателя в двух колонках (поле Колонки, см. рис. 4.18), то указатель именно так и сформирован.

Номера страниц элементов первого уровня отображаются полужирным шрифтом, второго уровня – курсивом, в соответствии с выполненной при пометке элементов настройкой.

Возможности Word 2007 предусматривают формирование предметных указателей самых разных видов, причем пользователь может самостоятельно настроить наиболее оптимальный для себя вариант.

Теперь нам осталось лишь обновить весь документ, чтобы заголовок предметного указателя отобразился в оглавлении. Для этого нужно выделить весь документ (быстрое выделение документа осуществляется нажатием комбинации клавиш Ctrl+A) и нажать клавишу F9 – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.20.

Рис. 4.20. Обновление документа

В данном окне нужно установить переключатель в положение обновить целиком и нажать кнопку ОК. В результате оглавление нашего документа примет вид, как показано на рис. 4.21.

Рис. 4.21. Обновленное оглавление документа

По сравнению с оглавлением, которое мы сформировали ранее (см. рис. 4.14), в данном оглавлении добавился новый элемент – заголовок предметного указателя.

В программе Word 2007 реализована возможность вставки в документ гиперссылок. Это дает возможность пользователям быстро переходить из данного документа к другим документам, файлам и папкам, хранящимся на компьютере или в локальной сети, а также к веб-страницам, расположенным в Интернете.

ПРИМЕЧАНИЕ

Не стоит забывать, что для быстрого перехода по гиперссылке к расположенной в Интернете веб-странице необходимо наличие действующего подключения к Интернету.

В этом разделе мы вставим гиперссылку в документ, с которым мы работали в предыдущих разделах (см. рис. 4.21 и 4.14).

Предположим, что нам необходимо вставить ссылку, с помощью которой из данного документа осуществлялся бы быстрый переход к текстовому файлу primer.txt, который находится на локальном компьютере в папке D: Мои документы. Ссылкой у нас станет первый пункт маркированного списка – Позиция 1.

Итак, выделим текст Позиция 1, откроем на ленте Word 2007 вкладку Вставка, нажмем на ней кнопку Связи и в открывшемся меню выберем пункт Гиперссылка. В результате выполненных действий на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.22.

Рис. 4.22. Вставка гиперссылки в документ

В данном окне в поле Текст по умолчанию отобразится текст нашей гиперссылки – Позиция 1. При необходимости его можно отредактировать с клавиатуры, но в нашем примере мы оставим его без изменения.

В поле Папка из раскрывающегося списка выберем диск D, а затем (в расположенном ниже поле) откроем папку Мои документы и выделим курсором требуемый файл (см. рис. 4.22). При этом автоматически будет заполнено поле Адрес, расположенное в нижней части окна.

После выполнения указанных действий нажимаем кнопку ОК – результат представлен на рис. 4.23.

Рис. 4.23. Гиперссылка в документе

Как видно на рисунке, первый пункт маркированного списка превратился в гиперссылку. Напомним, что по умолчанию в Word 2007 гиперссылки работают следующим образом: нужно нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью на гиперссылке. После выполнения этих действий применительно к нашей гиперссылке на экране откроется окно текстового редактора, в котором будет представлен текст файла primer.txt.

Большинство пользователей для вставки в документ готового текста пользуются буфером обмена: копируют туда выделенный текст и затем вставляют его в требуемое место документа. Это, несомненно, очень удобно, когда речь идет о том, чтобы копирование и последующая вставка текста осуществлялись в пределах одного документа. Это также удобно в случаях, когда нужно скопировать текст из одного документа (это может быть не обязательно документ Word 2007, но и, например, документ формата *.txt, *.html и др.) в другой. Но если необходимо скопировать тексты нескольких документов в какой-то один документ, то использование буфера обмена – не всегда удобно: ведь нужно открыть документ, скопировать из него текст, вставить в текущий документ, затем открыть другой документ, скопировать из него текст и вставить его в текущий документ, после этого нужно открывать третий документ, и т. д.

В таких случаях намного удобнее скопировать текст из документов, не открывая их, и Word 2007 предоставляет пользователям такую возможность. Для этого нужно установить курсор в то место документа, куда должен быть вставлен текст из другого документа, затем на вкладке Вставка в панели Текст нажать маленький треугольник, расположенный справа от кнопки Вставить объект (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) и в открывшемся меню выбрать пункт Текст из файла. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.24.

Рис. 4.24. Вставка текста из файла

В данном окне по обычным правилам Windows следует указать путь к файлу, текст которого нужно вставить в текущий документ, и нажать кнопку Вставить. Если осуществляется вставка текста из документа Word, то после нажатия данной кнопки этот текст будет вставлен в то место текущего документа, где находится курсор. Если же вставка текста осуществляется из другого документа, то дальнейшие действия могут зависеть от формата конкретного файла-источника.

Например, при вставке текста из *.htm-документа на экране отобразится предложение использовать Word по умолчанию для открытия веб-страниц. После ответа на этот запрос в текст текущего документа будет вставлен текст *.htm-документа.

Если вставка текста осуществляется из документа формата *.txt, то при нажатии в окне Вставка файла (см. рис. 4.24) кнопки Вставить на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.25.

Рис. 4.25. Выбор кодировки текста

В данном окне пользователю предлагается выбрать кодировку, применение которой позволит прочитать вставляемый текст. Дело в том, что для прочтения одного и того же текста в файлах разных форматов может потребоваться разная кодировка. Если в данном окне в поле Образец текст нормально читается (как на рис. 4.25), значит, используемая в данный момент кодировка подходит. Если, например, для текста, который показан на рис. 4.25, выбрать кодировку MS-DOS (для этого достаточно установить переключатель Кодировка текста в соответствующее положение), то он станет совершенно нечитаемым – вместо букв будут отображаться непонятные символы.

Чтобы применить к тексту кодировку, отличную от кодировки Windows или кодировки MS-DOS, нужно установить переключатель Кодировка текста в положение Другая – в результате станет доступным расположенное справа поле с перечнем доступных кодировок. В данном поле нужно последовательно выбирать курсором кодировку, пока текст документа, содержащийся в поле Образец, не станет читаемым.

После нажатия в окне выбора кодировки кнопки ОК текст будет вставлен в текущий документ Word.

При работе с документами Word нередко возникает необходимость вставки в них текущей даты и времени. Это может быть обусловлено разными причинами: кому-то нужно вставить в документ дату его формирования, кому-то – дату курса валюты, кому-то – дату получения денег, и т. д.

Многие пользователи решают эту задачу наиболее простым, на их взгляд, способом – вводят требуемую дату вручную, не подозревая о том, что для этого в Word 2007 специально предусмотрена функциональность. В данном разделе мы вставим дату в документ, с которым работали в предыдущих разделах данной главы, перед предметным указателем.

Вначале нужно установить курсор на это место, затем открыть на ленте Word 2007 вкладку Вставка и в панели Текст нажать кнопку Дата и время (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши). В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.26.

Рис. 4.26. Выбор формата даты и времени

В левой части данного окна в поле Форматы содержится список форматов представления даты и времени. Щелчком мыши следует выбрать подходящий формат. В поле Язык из раскрывающегося списка выбирается язык, на котором в дате будут написаны текстовые фрагменты (название месяца и дня недели).

Если установить флажок Обновлять автоматически, то дата и время, вставленные в документ, будут обновляться автоматически, вместе с системной датой компьютера.

С помощью кнопки По умолчанию можно восстановить в документе формат даты и времени, который предлагаются программой по умолчанию (первая позиция в поле Форматы).

После нажатия кнопки ОК дата и время будут вставлены в наш документ (рис. 4.27).

Рис. 4.27. Вставка в документ текущей даты

В данном примере мы вставили в документ только дату, без указания времени. Как видно на рис. 4.26, Word предлагает много разных форматов даты и времени, среди которых присутствуют форматы с точным временем.

Оформление титульной страницы документа

Не секрет, что многие документы должны не только включать в себя определенную информацию, но и быть соответствующим образом оформлены. В частности, нередко для документов необходимо наличие титульной страницы, будь то годовой отчет, стратегический план развития фирмы или список штатных сотрудников.

Возможности Word 2007 предусматривают автоматическое создание и вставку в документ титульной страницы, что избавляет пользователя от необходимости создавать ее вручную и заниматься ее форматированием. В данном разделе мы вставим титульную страницу в документ, с которым работали в предыдущих разделах.

Чтобы вставить в документ титульную страницу, нужно установить курсор в самое начало документа (перед оглавлением), затем на вкладке Вставка выбрать пункт Страницы►Титульная страница. В результате откроется меню, в котором можно выбрать подходящий вариант титульной страницы (рис. 4.28).

Рис. 4.28. Выбор титульной страницы

Вставим в документ титульную страницу Полоски, для чего щелкнем на соответствующем пункте меню мышью. Результат выполненных действий показан на рис. 4.29.

Рис. 4.29. Шаблон титульной страницы

Как видно на рисунке, в начале документа отобразился шаблон титульной страницы, в который следует внести изменения в зависимости от вида документа. Предположим, что наш документ называется Общая информация, а его подзаголовок – Для начальников отделов. Эти значения и нужно ввести вместо текста соответственно Введите название документа и Введите подзаголовок документа.

После этого следует указать дату документа. При щелчке мышью на тексте Выберите дату появится раскрывающийся список с календарем, в котором нужно выбрать требуемую дату.

Под датой отображаются наименование организации и имя пользователя по умолчанию; при необходимости эти значения можно отредактировать с клавиатуры. Предположим, что наша организация называется ООО «Фирма», а документ составил директор Иван Петров, и введем эти данные на титульной странице.

В результате выполненных действий наша титульная страница примет вид, как показано на рис. 4.30.

Рис. 4.30. Оформленная титульная страница

Подобным образом можно вставлять в документ и другие титульные страницы, находящиеся в меню выбора (см. рис. 4.28).

Создание экспресс-таблицы

Выше мы уже рассматривали, каким образом в документ Word 2007 осуществляется вставка таблицы. Однако бывают ситуации, когда желательно создать таблицу максимально быстро, чтобы в ней уже были заполнены некоторые ячейки (заголовки строк и столбцов, и др.), да и чтобы саму таблицу не пришлось потом форматировать (выделять те либо иные ячейки, строки, столбцы, менять шрифт, и т. п.).

Для реализации такой возможности в программе Word 2007 предусмотрен механизм создания экспресс-таблиц. Смысл его заключается в том, что пользователь очень быстро, выполнив буквально пару действий, получает заполненную таблицу.

Чтобы создать экспресс-таблицу, нужно установить курсор в то место документа, где она должна находиться, и на вкладке Вставка выбрать пункт Таблица►Экспресс-таблицы. В результате откроется меню выбора экспресс-таблицы, изображенное на рис. 4.31.

Рис. 4.31. Меню выбора экспресс-таблицы

В данном меню содержится перечень имеющихся в программе видов экспресс-таблиц. Чтобы увидеть все варианты, следует воспользоваться полосой прокрутки, которая находится вдоль правого края меню.

Предположим, что нам нужно быстро сформировать список сотрудников предприятия. Для этого выберем в меню экспресс-таблицу, которая называется С подзаголовками 1 (в ней для примера по умолчанию представлен список студентов, рис. 4.32).

Рис. 4.32. Вставка экспресс-таблицы

Как видно на рисунке, мы получили готовую отформатированную таблицу со списком, в которой нам осталось лишь с клавиатуры ввести требуемые корректировки. Составим список работников предприятия, указав стаж каждого из них, отдельно по сдельщикам и повременщикам (рис. 4.33).

Рис. 4.33. Список работников предприятия

Подобным образом можно использовать и другие экспресс-таблицы, имеющиеся в меню выбора. Например, экспресс-таблицу Двойная таблица (по умолчанию для примера в ней содержится греческий алфавит) удобно использовать для сравнения данных (например, выработка по цехам по плану и фактически), разумеется, внеся в нее соответствующие изменения. Экспресс-таблицу Табличный список можно применять для создания спецификаций, и т. д.