Текст книги "Word 2007. Начали!"

Одним из важнейших механизмов программы является режим работы с буфером обмена. Для настройки работы с буфером обмена в разделе Дополнительно предназначены параметры, находящиеся в области настроек Вырезание, копирование и вставка, которая изображена на рис. 3.8.

Рис. 3.8. Параметры работы с буфером обмена

В полях Вставка в пределах одного документа и Вставка в другой документ определяется порядок применения форматирования при вставке текста из буфера обмена соответственно в тот же документ, из которого он был скопирован, а в другой документ. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Для каждого поля возможные варианты – Сохранить исходное форматирование (по умолчанию), Использовать форматирование конечного фрагмента и Сохранить только текст. Аналогичным образом в поле Вставка из других программ выбирается порядок форматирования при вставке текста из буфера обмена, куда он был скопирован из другой программы.

По умолчанию нумерованные и маркированные списки при вставке текста из буфера обмена в режиме Сохранить только текст становятся обычным текстом, без маркеров и номеров. Однако если установить флажок Сохранять маркеры и нумерацию при вставке текста в режиме «Сохранить только текст», то маркеры и номера в списках будут сохранены.

Если установлен флажок Учитывать пробелы, то при вставке текста из буфера обмена будет учитываться форматирование документа, в который вставляется этот текст. Эту возможность целесообразно использовать, например, при вставке текста в таблицы или списки.

Выше, в разделе «Настройка параметров отображения и печати», мы уже рассмотрели ряд параметров, предназначенных для настройки отображения данных. Однако в разделе режима настройки Дополнительно, а именно – в области настроек Экран (рис. 3.9), содержится еще несколько таких параметров, с которыми мы познакомимся в данном разделе.

Рис. 3.9. Параметры отображения данных

Для быстрого перехода к последним открывавшимся файлам Word в меню Office предусмотрено ведение списка последних документов, который располагается в правой части данного меню (см. рис. 2.2). По умолчанию данный список может включать в себя до 17 последних открывавшихся документов (причем речь идет не только о документах, которые были открыты пользователем в последнем сеансе работы, а о всех открывавшихся документах).

При необходимости пользователь может изменять максимальное число документов, которые отображаются в списке последних открывавшихся документов. Для этого нужно в разделе Дополнительно в области настроек Экран указать требуемое число в поле Число документов в списке последних файлов (это поле заполняется либо с клавиатуры, либо с помощью кнопок счетчика). Максимально возможное значение данного поля – 50, но следует учитывать, что при большом количестве документов они могут не уместиться в списке последних открывавшихся документов.

В поле Единицы измерения из раскрывающегося списка следует выбрать название единицы измерения, которая будет использоваться при работе в программе. По умолчанию в данном поле отображается значение Сантиметры.

При установленном флажке Включить в подсказки сочетания клавиш в текст всплывающих подсказок, которые отображаются на экране при подведении указателя мыши к элементам интерфейса, будут включены сочетания клавиш, дублирующие тот или иной элемент интерфейса. Например, если данный флажок установлен, то при подведении указателя мыши к кнопке Ж, которая находится на вкладке Главная в панели Шрифт, отобразится следующая всплывающая подсказка: Полужирный (Ctrl+Shift+B). Это означает, что нажатие данного сочетания клавиш аналогично нажатию кнопки Ж.

С помощью флажков Показывать горизонтальную полосу прокрутки и Показывать вертикальную полосу прокрутки осуществляется управление отображением соответственно горизонтальной и вертикальной полос прокрутки. Если флажок установлен, то соответствующая полоса отображается, если снят – не отображается. По умолчанию установлены оба этих флажка.

Флажок Показывать вертикальную линейку в режиме разметки предназначен для управления отображением линейки разметки, которая расположена вдоль левого края окна программы в режиме разметки документа. Если данный флажок установлен, то вертикальная линейка отображается, если снят – то нет. По умолчанию данный флажок установлен.

Выше, в разделе «Настройка параметров отображения и печати», мы уже рассмотрели ряд параметров, предназначенных для настройки печати документов. Однако в разделе режима настройки Дополнительно, а именно – в области настроек Печать (рис. 3.10), содержится еще несколько таких параметров, с которыми мы познакомимся в данном разделе.

Рис. 3.10. Настройка параметров печати

С помощью установки флажка Использовать черновое качество включается режим черновой печати документа. По умолчанию данный флажок снят.

Флажок Фоновая печать предназначен для включения режима фоновой печати документа. В данном режиме пользователь может продолжать работу в программе во время печати документа. Следует учитывать, что при печати в фоновом режиме возможно замедление скорости печати. По умолчанию данный флажок установлен.

Иногда бывает необходимо распечатать многостраничный документ, начиная не с первой, а с последней страницы. В программе Word предусмотрена такая возможность – для этого нужно в разделе Дополнительно в области настроек Печать установить флажок Печать в обратном порядке.

Если установлен флажок Печать XML-тегов, то документ будет распечатан вместе с XML-тегами, используемыми в синтаксисе языка XML. Отметим, что эта возможность используется довольно редко, поэтому по умолчанию данный флажок снят.

При необходимости можно сделать так, что в печатной форме документа вместо значений полей будут распечатаны их коды; это означает, что вместо, например, рисунка будет распечатано его кодовое обозначение. Чтобы вывести на печать документ в таком виде, нужно установить флажок Печать кодов полей вместо их значений. Данную возможность удобно использовать, например, когда нужно распечатать только текст документа, а рисунки и прочие объекты, присутствующие в документе, можно пропустить. Поскольку такой способ печати также используется не очень часто, по умолчанию данный флажок снят.

С помощью флажков Печатать на лицевой стороне листа при двусторонней печати и Печатать на задней стороне листа при двусторонней печати выбирается требуемый способ печати документа при включенном режиме двусторонней печати. По умолчанию оба данных флажка сняты.

Если установлен флажок Масштабировать содержимое по размеру бумаги А4 или Letter, то программа будет по умолчанию исходить из того, что для печати используется бумага формата А4 или Letter. Поскольку большинство пользователей для печати документов пользуются именно такими форматами бумаги, по умолчанию данный флажок установлен.

В поле Подача бумаги из раскрывающегося списка выбирается способ подачи бумаги в принтер, который будет использоваться при печати документов. Возможен выбор одного из следующих значений: Использовать настройки принтера (в данном случае подача бумаги будет осуществляться в соответствии с выполненной настройкой принтера), Автовыбор, Ручная подача бумаги и Подача с перфорацией. По умолчанию в данном поле установлено значение Использовать настройки принтера.

Выше, в разделе «Настройка основных параметров Word 2007», мы уже познакомились с несколькими параметрами общего назначения, предназначенными для настройки Word 2007. Однако в разделе настройки Дополнительно есть еще несколько общих параметров, с которыми мы познакомимся в данном разделе. Эти параметры расположены в области настроек Общие (рис. 3.11).

Рис. 3.11. Настройка общих параметров

Некоторым пользователям нравится, когда программные события сопровождаются теми либо иными звуками: например, открытие файла – одним звуком, запрос на его удаление – другим, и т. п. Чтобы включить данный режим, нужно в разделе Дополнительно в области настроек Общие установить флажок Звуковое сопровождение событий. Отметим, что иногда, помимо установки данного флажка, нужно будет еще использовать соответствующую надстройку – в таком случае на экране отобразится информационное сообщение.

Если установлен флажок Эффекты анимации, то при работе в Word будут применяться эффекты анимации при открытии меню и в некоторых иных режимах работы.

Как отмечалось выше, пользователь может работать с документами в разных режимах: режим разметки, режим чтения, черновик и др. Если установить флажок Разрешить открытие документа в режиме черновика, то пользователь сможет открывать документы в режиме черновика. По умолчанию данный флажок снят.

С помощью кнопки Расположение осуществляется переход в режим просмотра и редактирования путей к файлам, которые используются при работе в Word. В частности, здесь можно просмотреть и изменить пути к файлам шаблонов, и др.

Настройка строки состояния

Как уже отмечалось выше, строка состояния, которая расположена внизу интерфейса, является важным информационно-функциональным элементом, который существенно повышает удобство работы пользователя.

В программе Word 2007 реализованы широкие функциональные возможности для гибкой настройки строки состояния. Это позволяет пользователю включить в строке состояния только тех элементом и инструментов, которые необходимы ему для работы.

Чтобы перейти в режим настройки строки состояния, нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши – в результате откроется меню, изображенное на рис. 3.12.

Рис. 3.12. Настройка строки состояния

В данном меню щелчком мыши осуществляется включение/выключение отображения элементом и инструментов строки состояния. Те позиции, отображение которых включено, помечены соответствующими «галочками».

Если в данном меню пометить пункт Форматированный номер страницы, то в начале строки состояния (т. е. слева) будет автоматически отображаться номер текущей страницы.

В процессе работы с документами больших размеров иногда бывает необходимо все время следить за тем, в каком разделе документа находится пользователь в данный момент. Для реализации такой возможности следует в меню настройки строки состояния пометить пункт Раздел – в результате в строке состояния постоянно будет отображаться номер текущего раздела (под текущим разделом подразумевается тот раздел, в котором в данный момент установлен курсор).

С помощью пункта Номер страницы осуществляется включение отображение номера страницы в формате Страница: № из №. Иначе говоря, при включенном данном режиме в левой части строки состояния показывается номер текущей страницы и общее число страниц в документе. Например, если документ включает в себя 100 страниц, а курсор в данный момент находится на 75-й странице, то в строке состояния отобразится следующая информация: Страница: 75 из 100.

При включенном режиме отображения номера строки (для этого нужно в меню настройки строки состояния выбрать пункт Номер строки), то в строке состояния будет показан номер текущей строки данной страницы документа (под текущей строкой подразумевается строка, на которой установлен курсор). Аналогичным образом можно с помощью пункта Столбец включить отображение номера столбца в строке состояния. В данном случае столбец – это место, занимаемое одним печатным знаком.

Если включить режим Число слов, то в строке состояния будет постоянно демонстрироваться информация о количестве слов в текущем документе. Эта информация изменяется автоматически при редактировании документа (добавлении в него слов либо удалении слов и текстовых фрагментов).

При необходимости можно сделать так, что из строки состояния пользователь сможет быстро переходить в режим проверки правописания и исправления обнаруженных в документе ошибок. Для этого в меню настройки строки состояния следует выбрать пункт Проверка правописания. В результате в строке состояния отобразится кнопка, которая называется Ошибки правописания не найдены или Найдены ошибки правописания, щелкните для исправления, в зависимости от наличия в документе ошибок (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши). Если в документе есть ошибки, то при щелчке мышью на этой кнопке осуществляется переход в режим проверки правописания и исправления ошибок.

Если в меню настройки строки состояния включен режим Язык, то в строке состояния будет отображаться название языка, на котором в данный момент ведется работа с документом.

С помощью пункта Исправления можно включить отображение в строке состояния информации о режиме исправлений.

В настройках программы можно включить режим использования клавиши Insert для переключения режимов вставки и замены текста. Информацию о текущем режиме (вставка или замена) можно включить в строку состояния – для этого в меню настройки нужно выбрать пункт Замена Вставка.

В процессе работы с документами Word 2007 можно использовать макросы (как уже отмечалось выше, макрос – это программа, созданная пользователем на языке программирования Visual Basic For Application и предназначенная для расширения имеющейся функциональности программы). При необходимости можно включить в состав строки состояния кнопку, с помощью которой можно будет запустить процесс автоматической записи макроса. Это избавляет пользователя от необходимости самостоятельно писать код макроса: все действия, которые он выполнит после нажатия данной кнопки, будут зафиксированы в коде макроса, и впоследствии их можно будет быстро выполнить, запустив данный макрос.

Чтобы включить отображение кнопки, предназначенной для записи макроса, нужно в меню настройки строки состояния выбрать пункт Запись макроса. Кстати, с помощью этой же кнопки можно прекратить запись макроса.

Если включен режим Ярлыки режимов просмотра, то в правой части строки состояния будут находиться пять кнопок, предназначенных для переключения режимов работы с документом. Эти кнопки дублируют кнопки Разметка страницы, Режим чтения, Веб-документ, Структура и Черновик, расположенные на ленте Word 2007 на вкладке Вид в панели Режимы просмотра документа.

Пункты Масштаб и Ползунок масштаба предназначены для управления отображением соответственно информацией о масштабе документа, который включен в данный момент, и ползунка масштаба, с помощью которого можно быстро изменять масштаб документа. Эти элементы располагаются в правой части строки состояния.

Все изменения настроек строки состояния вступают в силу немедленно.

Глава 4
Описание режимов работы

Изучив пользовательский интерфейс и инструментарий программы, а также порядок ее настройки, можно приступать к изучению основных режимов работы Word 2007. Об этом и рассказывается в данной главе.

Чтобы приступить к работе в Word 2007, вначале нужно создать новый документ либо открыть созданный ранее документ. О том, как это делается, рассказывается выше, в разделах соответственно «Создание текстового документа» и «Открытие созданного ранее документа».

Форматирование текста

В данном разделе мы на конкретном примере рассмотрим, как в Word 2007 выполняются наиболее распространенные приемы по форматированию текста документа.

Предположим, что нам нужно отформатировать текст, который представлен на рис. 4.1.

Рис. 4.1. Текст для форматирования

Отформатируем данный текст таким образом, чтобы в нем четко были выделены следующие его элементы: заголовок, обычный текст, маркированный список, нумерованный список и заключение.

Заголовком у нас будет являться словосочетание Форматирование текста, которое следует в самом начале документа. Его необходимо выделить, а затем на вкладке Главная в панели Стили нажать кнопку со стрелочкой, расположенную справа от названия панели, либо комбинацию клавиш Alt+Ctrl+Shift+S. В результате в правой части интерфейса откроется окно со списком имеющихся в программе стилей (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Список стилей

В данном окне нужно щелкнуть мышью на названии требуемого стиля. В данном примере мы применим к заголовку стиль Заголовок 1 – результат представлен на рис. 4.3.

Рис. 4.3. Выделение заголовка текста

Далее отформатируем основной текст документа. Основным текстом в нашем примере будем считать весь текст, который следует от заголовка и до слов Вот маркированный список.

Выполним выравнивание основного текста по ширине (на рис. 4.1 и 4.3 он выровнен по левому краю). Для этого нужно выделить основной текст, после чего на вкладке Главная в панели Абзац нажать кнопку По ширине либо комбинацию клавиш Ctrl+J. Результат выполненных действий показан на рис. 4.4.

Рис. 4.4. Выравнивание основного текста

Полученный результат позволяет сделать вывод, что основной текст документа стал выглядеть значительно эргономичнее.

Далее оформим маркированный список нашего документа. Вначале оформим текстовый фрагмент Вот маркированный список, чтобы эти слова выделялись в тексте документа, для чего применим к нему полужирное начертание шрифта. Для этого нужно выделить этот фрагмент и на вкладке Главная в панели Шрифт нажмем кнопку Ж или комбинацию клавиш Ctrl+Shift+B.

Затем выделим позиции маркированного списка и на вкладке Главная в панели Абзац нажмем кнопку Маркеры.

Теперь аналогичным образом отформатируем нумерованный список: оформим текст Вот нумерованный список полужирным шрифтом, а для форматирования самого списка нажмем в панели Абзац кнопку Нумерация. Результат выполненных действий показан на рис. 4.5.

Рис. 4.5. Оформление списков

Теперь нам осталось лишь выполнить форматирование заключительной части документа. Для этого выделим ее, выровняем по ширине (с помощью комбинации клавиш Ctrl+J) и применим к ней начертание курсивом, нажав на вкладке Главная в панели Абзац кнопку К или комбинацию клавиш Ctrl+shift+I. Отформатированный в соответствии с условиями примера документ показан на рис. 4.6.

Рис. 4.6. Отформатированный текст

Сравнив полученный результат с исходным текстом (см. рис. 4.1), можно убедиться, что после форматирования документ стал намного нагляднее и удобнее для восприятия.

Вставка в документ разных объектов

Как уже отмечалось выше, в любой документ Word 2007 можно вставлять разные объекты: рисунки, гиперссылки, сноски, таблицы, и др. Далее мы на конкретных примерах рассмотрим, каким образом осуществляется вставка объектов в документ.

Итак, предположим, что нам нужно вставить в документ Word рисунок, который изображен на рис. 4.7.

Рис. 4.7. Рисунок для вставки в документ

Отметим, что возможности Word 2007 предусматривают вставку в документ рисунков, которые сохранены в файлах разных форматов: *.bmp, *.tiff, *.jpg, *.gif, и др. В рассматриваемом примере в документ будет вставлен рисунок формата *.tiff (на технологию вставки рисунка его формат не влияет).

В нашем примере мы вставим рисунок в документ, текст которого мы отформатировали в предыдущем разделе (см. рис. 4.6). После первого предложения данного документа нажмем два раза Enter: первый раз – чтобы следующее предложение было начато с нового абзаца, второй раз – чтобы подготовить место (пустой абзац) для вставки рисунка, и установим курсор в это пустое место.

После этого нужно открыть на ленте Word 2007 вкладку Вставка и нажать на ней кнопку Рисунок. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.8.

Рис. 4.8. Выбор файла рисунка

В данном окне следует указать путь к файлу рисунка, который необходимо вставить в документ. Если в требуемом каталоге находится много файлов с рисунками разных форматов, то для облегчения поиска требуемого файла можно включить фильтр по формату файла. Для этого нужно выбрать требуемый формат из раскрывающегося списка в поле Тип файлов, которое находится в нижней части окна – в результате отобразится список файлов только нужного формата (в нашем примере – *.tiff).

После выбора файла (для этого достаточно щелкнуть на нем мышью) нужно нажать кнопку Вставить – результат выполненных действий представлен на рис. 4.9.

Рис. 4.9. Вставленный в документ рисунок

При необходимости к вставленному рисунку можно применить некоторые инструменты форматирования – например, поместить его не у левого края документа, как на рис. 4.9, а по центру или возле правого края. Для этого следует щелчком мыши выделить рисунок и воспользоваться соответствующими кнопками, расположенными на вкладке Главная в панели Абзац.

Теперь создадим подрисуночную подпись. Отметим, что если документ включает в себя немного рисунков (в пределах 3–5-ти), то подрисуночные подписи не всегда обязательны, но при большом количестве рисунков в большинстве случаев без них не обойтись – в противном случае возможно возникновение путаницы.

Выделим рисунок (для этого достаточно щелкнуть на нем мышью), откроем на ленте Word 2007 вкладку Ссылки и нажмем кнопку Вставить название – в результате на экране отобразится окно, изображенное на рис. 4.10.

Рис. 4.10. Вставка подрисуночной надписи

В данном окне в поле подпись из раскрывающегося списка нужно выбрать значение рисунок, а в поле положение – значение под выделенным объектом (в этом случае подпись будет размещена под рисунком). После этого нажимаем кнопку ОК – результат представлен на рис. 4.11.

Рис. 4.11. Подпись под рисунком

В нашем документе это первый рисунок, что и нашло свое отражение в подрисуночной подписи. При создании подписи под следующим рисунком ему будет присвоен номер 2, и т. д.