Текст книги "Word 2007. Начали!"

Рисунки SmartArt – наглядность представления информации

Не секрет, что во многих случаях ту или иную информацию целесообразно представить не в виде текста, а в какой либо другой форме: таблица, рисунок, иллюстрация и т. д. Это неудивительно: документ, состоящий только из текста, нередко выглядит рутинно, даже если к этому тексту применено хорошее форматирование. В данном разделе мы рассмотрим инструмент Word 2007, с помощью которого можно существенно повысить наглядность представления информации в документе.

Речь пойдет о рисунках SmartArt. Эти рисунки по своей сути являются схемами, с помощью которых можно проиллюстрировать те или иные важные моменты, нюансы и т. п., причем они содержат поясняющий текст.

Доступ к коллекции имеющихся в Word 2007 рисунков SmartArt осуществляется на вкладке Вставка с помощью кнопки SmartArt, расположенной в панели Иллюстрации. При нажатии данной кнопки открывается окно, изображенное на рис. 4.34.

Рис. 4.34. Коллекция SmartArt

В данном окне осуществляется выбор рисунка, который требуется вставить в документ. Все рисунки коллекции SmartArt в зависимости от своего вида и назначения собраны в разделы, перечень которых отображается в левой части окна. В окне в поле Список показан список рисунков того раздела, на котором установлен курсор. В правой части окна показан укрупненный вид рисунка, на котором установлен курсор, с его названием и кратким пояснением насчет того, как рекомендуется использовать этот рисунок и каким образом вводить в него текст.

Чтобы вставить рисунок SmartArt в текущий документ нужно выделить его курсором и нажать кнопку ОК. На рис. 4.35 показан рисунок, который был выделен курсором на рис. 4.34.

Рис. 4.35. Вставка рисунка SmartArt

Данный рисунок состоит из пяти отдельных блоков, в каждый из которых пользователь может ввести произвольный текст. Предположим, что данный рисунок должен проиллюстрировать структуру предприятия. В таком случае можно ввести в него текст, как показано на рис. 4.36.

Рис. 4.36. Структура предприятия в рисунке SmartArt

Текст в каждый блок рисунка вводится обычным образом, с клавиатуры, при этом программа автоматически определяет размер текста таким образом, чтобы он помещался в блоках. Размер текста при этом будет одинаковым во всех блоках (например, на рис. 4.36 слово цех было изначально набрано более крупным шрифтом – как на рис. 4.35, но после ввода слова администрация текст автоматически уменьшился во всех блоках).

Теперь рассмотрим, каким образом можно проиллюстрировать, например, производственный цикл товарно-материальных ценностей.

На многих производственных предприятиях товарно-материальные ценности осуществляют движение по следующей схеме: Поставщик – Склад материалов – Производственный цех – Склад готовой продукции – Покупатель. Эту схему удобно представить с помощью рисунка, который находится в коллекции рисунков SmartArt в разделе Процесс и называется Простой ломаный процесс. После выбора этого рисунка и ввода в него соответствующего текста схема примет вид, как показано на рис. 4.37.

Рис. 4.37. Схема движения материалов

Можно также с помощью рисунка SmartArt представить, например, цепочку взаимоотношений между поставщиком и покупателем товарно-материальных ценностей. Для простоты примера представим цепочку отношений по реализации товаров в таком виде: Отпуск со склада поставщика – Прием на склад покупателя – Расчет за полученные товары. В коллекции SmartArt в разделе Процесс выберем рисунок Простой уголковый процесс и заполним его соответствующим текстом. Результат представлен на рис. 4.38.

Рис. 4.38. Схема отношений поставщика и покупателя

Подобным образом с помощью рисунков SmartArt можно иллюстрировать самые разные вещи: производственные циклы, схемы движения денежных средств, структуру ассортимента продукции, и т. д.

Что такое подложка документа?

В процессе работы с документом иногда возникает необходимость придать ему такой вид, чтобы те, кто будет впоследствии его читать, быстро и правильно поняли предназначение и особенности данного документа. Например, документ может быть секретным, либо не предназначенным для копирования и размножения, либо ознакомиться с ним нужно срочно, и т. д. В программе Word 2007 для решения данной задачи реализована возможность вставки подложки документа.

Подложка документа – это скрытый текст или изображение, которое расположено позади текста документа (т. е. как бы за этим текстом). На рис. 4.39 показан уже знакомый дам документ, в который вставлена подложка с текстом Срочно.

Рис. 4.39. Документ с подложкой Срочно

Каким же образом осуществляется вставка подложки в документ?

Пользователь может вставлять в документ как стандартные подложки, изначально заложенные в Word, так и создавать подложку самостоятельно. В первом случае нужно на вкладке Разметка страницы в панели Фон страницы нажать кнопку Подложка и в открывшемся меню (рис. 4.40) выбрать подходящий вариант.

Рис. 4.40. Меню выбора подложки

Чтобы просмотреть все имеющиеся варианты, нужно использовать полосу прокрутки, которая расположена по правому краю меню.

Если же ни один из имеющихся в программе стандартных вариантов подложки не устраивает пользователя, то можно создать ее своими силами. Для этого в меню, открываемом нажатием кнопки Подложка (см. рис. 4.40), нужно выбрать команду Настраиваемая подложка (она расположена внизу меню, под списком стандартных вариантов). При активизации данной команды на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.41.

Рис. 4.41. Настройка подложки

В первую очередь в данном окне с помощью соответствующего переключателя следует определить, какой вид будет иметь подложка: Рисунок или Текст. Положение переключателя Без подложки предназначено для удаления из документа подложки, если она там уже имеется.

Если данный переключатель установлен в положение Рисунок, то становится доступной кнопка Выбрать, поле масштаб и флажок обесцветить.

Кнопка Выбрать предназначена для выбора рисунка, который будет использован для подложки. При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, в котором по обычным правилам Windows указывается путь к файлу рисунка.

В поле масштаб из раскрывающегося списка выбирается требуемый масштаб отображения рисунка подложки. По умолчанию в данном поле установлено значение Авто; это означает, что программа автоматически подберет оптимальный масштаб исходя из особенностей рисунка и документа.

Если установить флажок обесцветить, то подложка будет как бы «приглушенной», не бросающейся в глаза. При снятом данном флажке рисунок подложки будет отображаться в полноцветном режиме, «как есть».

На рис. 4.42 для подложки использован рисунок, изображенный на рис. 4.7.

Рис. 4.42. Подложка с рисунком

При настройке данной подложки был выбран масштаб Авто, флажок обесцветить был снят.

Если же в окне настройки подложки (см. рис. 4.41) переключатель установлен в положение Текст, то становятся доступными поля язык, текст, шрифт, размер, цвет, а также переключатель расположение и флажок полупрозрачный. Рассмотрим назначение каждого из этих параметров.

В поле язык из раскрывающегося списка выбирается язык, на котором будет отображаться текст подложки. В режиме настройки подложки поддерживается большое количество языков (русский, английский, арабский, испанский, и др.), и в зависимости от выбранного языка будет сформирован перечень стандартных текстов подложки, содержащихся в раскрывающемся списке поля текст (варианты стандартного текста будут отображаться на соответствующем языке).

В поле текст следует указать текст подложки. Требуемое значение можно выбрать как из раскрывающегося списка, так и ввести с клавиатуры. Отметим, что введенное с клавиатуры значение не сохраняется в программе для последующего применения – в случае необходимости (например, для подложки другого документа) его нужно будет ввести заново.

Шрифт, которым будет отображаться текст подложки, выбирается из раскрывающегося списка в поле шрифт. Возможен выбор любого вида шрифта, который поддерживается Word 2007 (например, Arial, Times New Roman, и др.). По умолчанию в качестве шрифта текста подложки программа предлагает шрифт Calibri.

В поле размер с клавиатуры либо из раскрывающегося списка выбирается размер шрифта. По умолчанию в данном поле установлено значение Авто: это означает, что программа автоматически определит оптимальный размер шрифта для подложки данного документа.

При необходимости можно выбрать и цвет текста подложки; выбор осуществляется из палитры цветов в поле цвет.

С помощью переключателя расположение указывается способ расположения текста подложки в документе. Возможен выбор одного из двух вариантов – по диагонали или горизонтально. По умолчанию переключатель установлен в положение горизонтально.

Чтобы придать тексту подложки эффект полупрозрачности (см. рис. 4.39), следует установить флажок полупрозрачный.

Завершается процесс создания пользовательской подложки нажатием кнопки Применить (в данном случае подложка будет вставлена без закрытия окна настройки) либо ОК (окно настройки будет закрыто). С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений и без вставки в документ подложки.

Создание границы абзаца и страницы

В некоторых случаях бывает необходимо сделать такое оформление документа, чтобы он не просто отображался на странице, а был обрамлен какой-либо границей (например, в виде простой рамки, или в виде рисунка, и др.). Иногда возникает необходимость создать границу не всего документа, а лишь какого-то абзаца или выделенного фрагмента – например, чтобы привлечь к нему особое внимание.

Возможности программы Word 2007 предусматривают создание и вставку в документ самых разных границ, в зависимости от потребностей пользователя. Чтобы войти в режим формирования границы, нужно на вкладке Разметка страницы в панели Фон страницы нажать кнопку Границы страниц. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.43.

Рис. 4.43. Настройка границы

В данном окне на вкладке Граница выполняется настройка границы текущего абзаца или предварительно выделенного фрагмента, а на вкладке Страница – настройка параметров страницы. Поскольку порядок работы на данных вкладках во многом аналогичен, мы рассмотрим вкладку Граница, а для вкладки Страница укажем некоторые характерные особенности.

В левой части вкладки отображается перечень имеющихся в программе типов границы. Для выбора подходящего типа достаточно щелкнуть мышью на соответствующей позиции. Тип Нет используется для удаления созданной ранее границы абзаца.

Аналогичным образом в поле Тип, расположенном правее, выбирается тип линии границы. В программе реализована возможность применения самых разных типов: сплошная, пунктирная, полужирная, жирная, двойная, и др. Чтобы просмотреть все имеющиеся типы, следует пользоваться полосой прокрутки, расположенной вдоль правой кромки поля.

В поле Цвет из цветовой палитры, которая находится в раскрывающемся списке, можно выбрать цвет линий границы. По умолчанию предлагается использовать черный цвет.

При необходимости пользователь может самостоятельно настроить ширину линий границы. Для этого вначале нужно определиться с типом рамки и типом линий границы (напомним, что их выбор осуществляется в полях Тип), после чего в поле Ширина из раскрывающегося списка выбрать ширину линий границы. Эта настройка будет применена к той линии, на которой установлен курсор выше, в поле Тип.

В правой части вкладки в поле Образец демонстрируется образец того, как будет выглядеть граница абзаца при установленных в данный момент настройках. Слева от образца и под ним находятся по две кнопки. С помощью этих кнопок осуществляется включение/выключение отображения линии с каждой из сторон границы.

В поле Применить к следует указать, какая часть документа должна быть заключена в границы. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – тексту или абзацу. В первом случае граница будет применена к предварительно выделенному текстовому фрагменту, во втором случае – к абзацу, где находится курсор. Отметим, что значение тексту присутствует в раскрывающемся списке только в том случае, если в документе предварительно был выделен какой-нибудь текстовый фрагмент.

С помощью кнопки Параметры осуществляется переход в режим настройки дополнительных параметров границы абзаца (выделенного фрагмента). При нажатии данной кнопки открывается окно, изображенное на рис. 4.44.

Рис. 4.44. Настройка дополнительных параметров

В данном окне в соответствующих полях можно указать требуемые размеры полей: верхнего, нижнего, левого и правого. Требуемые значения вводятся либо с клавиатуры, либо с помощью кнопок счетчика. В поле Образец демонстрируется образец полей при установленных в данный момент настройках.

После нажатия в окне настройки границы (см. рис. 4.43) кнопки ОК граница будет вставлена в документ. На рис. 4.45 показан пример границы абзаца, для которой используется двойная линия.

Рис. 4.45. Граница абзаца с двойной линией

На вкладке Страница осуществляется настройка параметров границы применительно ко всему документу или целой странице. Как уже отмечалось выше, содержимое данной вкладки во многом совпадает с содержимым вкладки Граница. Некоторые отличия мы рассмотрим здесь.

На данной вкладке под полем Ширина находится поле Рисунок. В данном поле из раскрывающегося списка можно выбрать рисунок, который будет использован в качестве линий границы. Например, можно сделать границу в виде узора, орнамента, набора символов, и т. д.

В поле Применить к из раскрывающегося списка выбирается одно из перечисленных ниже значений:

♦ всему документу – при установленном данном значении граница будет применена ко всему текущему документу;

♦ этому разделу – в данном случае граница будет применена не ко всему документу, а только к текущему разделу;

♦ этому разделу (только 1-й странице) – в данном случае граница будет применена только к первой странице текущего документа;

♦ этому разделу (кроме 1-й страницы) – при установленном данном значении граница будет применена ко всем страницам текущего раздела, за исключением его первой страницы.

При нажатии на вкладке Страницы кнопки Параметры на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.46.

Рис. 4.46. Настройка полей границы

В данном окне в полях верхнее, нижнее, левое и правое указываются размеры соответствующих полей. В поле Относительно указывается, относительно чего определены размеры полей: края страницы либо текста.

Если в поле Относительно выбрано значение края страницы, то в области настроек Параметры становится доступным флажок всегда впереди. Если он установлен, то поля границы будут всегда находиться перед краями страницы. По умолчанию данный флажок установлен.

Если же в поле Относительно установлено значение текста, то, помимо флажка всегда впереди, становятся доступными флажки выровнять границы абзацев и таблиц по границам страницы, вокруг верхнего колонтитула и вокруг нижнего колонтитула. Если установлен флажок выровнять границы абзацев и таблиц по границам страницы, то границы абзацев и таблиц документа будут выровнены строго по границе. При установке флажков вокруг верхнего колонтитула и вокруг нижнего колонтитула граница будет располагаться соответственно вокруг верхнего и нижнего колонтитулов.

В поле Образец демонстрируется образец того, как будет выглядеть граница при установленных в данный момент настройках.

После нажатия в окне настройки границы (см. рис. 4.43) кнопки ОК граница будет вставлена в документ. Чтобы отказаться от вставки границы, нажмите кнопку Отмена. Чтобы убрать из документа созданную ранее границу, нужно в левой части вкладки выбрать тип границы Нет и нажать кнопку ОК.

Оформление документа с помощью заливки и узора

В некоторых случаях может возникнуть необходимость придания документу дополнительных эстетических характеристик. Это бывает целесообразно, например, в различного рода пригласительных и поздравительных документах, и т. п. Для решения данной задачи в Word предусмотрена специальная функциональность.

Чтобы создать заливку и оформить узор, нужно на вкладке Разметка страницы в панели Фон страницы нажать кнопку Границы страниц, и в открывшемся окне перейти на вкладку Заливка. Содержимое данной вкладки представлено на рис. 4.47.

Рис. 4.47. Настройка заливки и узора

На данной вкладке в поле Заливка из палитры цветов, которая находится в раскрывающемся списке, следует выбрать цвет заливки.

Настройка узора выполняется в области настроек Узор. В поле Тип указывается тип узора, а в поле цвет фона – цвет фона узора. В программе предусмотрено использование большого количества разных типов узора: штриховка, горизонтальные линии, сетка, решетка, а др. Отметим, что поле цвет фона доступно для редактирования только в том случае, когда в поле Тип указано любое значение, кроме нет.

В поле Применить к следует указать, к какой части документа применяется заливка или узор. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – тексту или абзацу. В первом случае заливка или узор будут применены к предварительно выделенному текстовому фрагменту, во втором случае – к абзацу, где находится курсор. Отметим, что значение тексту присутствует в раскрывающемся списке только в том случае, если в документе предварительно был выделен какой-нибудь текстовый фрагмент.

В поле Образец демонстрируется образец того, как будет выглядеть документ при установленных в данный момент настройках.

Завершается процесс создания заливки или узора нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без применения выполненных настроек.

На рис. 4.48 показан абзац, к которому был применен узор Светл. гориз., без использования заливки и цвета фона.

Рис. 4.48. Применение узора к документу

Подобным образом можно придавать как документу в целом, так и его фрагментам самый разный вид.

Подбор синонимов для выделенного слова

При работе с текстовыми документами может возникать необходимость быстрого поиска синонима для того или иного слова. В частности, это бывает необходимо для избежания частого повторения одного и того же слова в тексте.

В программе Word 2007 реализована возможность автоматического подбора синонимов для выделенного слова. Этот механизм называется тезаурус. Для перехода в режим работы тезауруса нужно выделить в тексте слово, после чего на вкладке Рецензирование в панели Правописание нажать кнопку Тезаурус. В результате в правой части интерфейса отобразится окно, изображенное на рис. 4.49.

Рис. 4.49. Подбор синонимов для слова

Если в тексте отсутствует слово, для которого нужно подобрать синоним, то его можно ввести с клавиатуры в поле Искать. Поиск синонимов инициируется нажатием кнопки Начать поиск, которая расположена справа от данного поля (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).

Результаты поиска отображаются в центральной части данного окна. На рис. 4.49 показаны результаты поиска синонимов для слова область. Обратите внимание, что эти результаты выводятся не простым списком, а со смысловой группировкой. Например, слово область может носить географический смысл (Московская область), экономический смысл (область деятельности) либо характеризовать какую-то сферу (область интересов). Именно по этим смысловым характеристикам и сгруппированы синонимы данного слова (см. рис. 4.49).

С помощью кнопок, расположенных над списком результатов поиска, можно быстро перейти к предыдущим либо следующим результатам. Это возможно только в том случае, если поиск синонимов в текущем сеансе работы выполнялся более одного раза.

Пример создания табличного документа

В данном разделе, используя известные нам приемы и методы работы, сформируем средствами Word 2007 ведомость движения товарно-материальных ценностей с указанием остатков ТМЦ на начало отчетного периода, оборотов за отчетный период и остатков на конец отчетного периода, в количественном и суммовом выражении и в разрезе номенклатуры. Для примера возьмем следующие ценности: Канистра, Бензин, Глушитель, Фара.

В окне Вставка таблицы, открываемом на вкладке Вставка с помощью команды Таблица►Вставить таблицу, настроим параметры таким образом, как это показано на рис. 4.50.

Рис. 4.50. Настройка параметров таблицы

Обратите внимание, что в данном случае переключатель Автоподбор ширины столбцов установлен в положение по содержимому.

Следует отметить, что сетка таблицы, которая отобразится на экране после нажатия в окне Вставка таблицы кнопки ОК, будет иметь несколько необычный вид – в частности, она отличается весьма небольшими размерами (рис. 4.51); однако по мере заполнения ячеек таблица будет увеличиваться в размерах в зависимости от количества вводимой в нее информации.

Рис. 4.51. Сетка таблицы документа

Теперь последовательно введем названия столбцов таблицы: Наименование, Ед. изм., Остаток на начало периода, Приход, Расход, Остаток на конец периода; затем в столбец Наименование введем перечень товарно-материальных ценностей, движение которых будет отражено в нашем документе – результат выполненных действий приведен на рис. 4.52.

Рис. 4.52. Заголовки строк и столбцов таблицы

Поскольку данные в складской ведомости должны быть представлены в количественном и суммовом выражении, нам необходимо соответствующим образом разбить столбцы Остаток на начало периода, Приход, Расход и Остаток на конец периода. Порядок действий рассмотрим на примере одного из них.

Установим курсор в ячейку Остаток на начало периода, нажмем правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выберем команду Разбить ячейки, после чего в открывшемся окне Разбиение ячеек укажем Число столбцов – 1, а Число строк – 2; в результате ячейка будет разбита на две части – верхнюю и нижнюю. Теперь установим курсор в нижнюю часть разбитой ячейки и снова выполним команду контекстного меню Разбить ячейки; в окне Разбиение ячеек укажем Число столбцов – 2, а Число строк – 1. В левую из образовавшихся ячеек с клавиатуры введем наименование Кол-во, а в правую – Сумма.

После этого каждую ячейку столбца Остаток на начало периода разобьем на две части.

Все перечисленные действия необходимо повторить для столбцов таблицы Приход, Расход и Остаток на конец периода – в результате таблица примет вид, изображенный на рис. 4.53.

Рис. 4.53. Разбиение ячеек таблицы

Теперь можно приступать к заполнению ячеек таблицы. После ввода всех необходимых данных добавим с помощью команды контекстного меню Вставить►Вставить строки сверху строку вверху таблицы, объединим ее ячейки и введем название документа: «Ведомость движения ТМЦ». Затем выделим таблицу, и с помощью кнопки Выровнять по центру, находящейся в контекстном меню в подменю Выравнивание ячеек, выровняем текст ячеек по центру. Сформированный и готовый к выводу на печать документ изображен на рис. 4.54.

Рис. 4.54. Ведомость движения материалов

Предварительно посмотрев расположение документа на странице с помощью команды Печать►Предварительный просмотр, можно выводить его на печать, воспользовавшись командой Печать►Печать (напомним, что обе эти команды находятся в меню Office).