Текст книги "Word 2007. Начали!"

Глава 5
Это полезно знать

В данной главе мы познакомимся с тем, что полезно знать каждому пользователю Word 2007, но чего, к сожалению, не знают многие пользователи этой программы. Речь пойдет о справочной подсистеме, которая предназначена для быстрого получения пользователем ответов на возникающие у него вопросы, и о полезных комбинациях клавиш, с помощью которых можно быстро переходить в те или иные режимы работы без применения соответствующих инструментов программы.

Справочная система Word 2007

Справочная подсистема – неотъемлемая часть любого программного продукта, в том числе и текстового редактора Word 2007. Она предназначена для получения оперативной помощи и подсказок, которые могут понадобиться пользователю в процессе эксплуатации программы при возникновении затруднительных ситуаций. Несмотря на то, что справочная подсистема представляет собой мощное средство для получения необходимой информации, практика показывает, что многие пользователи не умеют рационально ее использовать, а некоторые из них даже и не подозревают о существовании справки. Умение пользоваться справкой позволяет успешно эксплуатировать программу Word 2007 даже начинающим пользователям, поэтому описанию порядка работы с ней и посвящен данный раздел.

Чтобы вызвать справочную информацию, нужно нажать клавишу F1 либо специальную кнопку, которая расположена на ленте Word 2007 справа от названия последней вкладки. При работе в диалоговых окнах (например, см. рис. 4.16 или 4.47) для вызова справки можно нажать кнопку с символом вопросительного знака, которая находится в правом верхнем углу окна. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране открывается окно справки Word 2007, изображенное на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Окно справочной системы Word 2007

Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух панелей. В левой панели отображается перечень разделов справки, в правой панели – содержимое того раздела, на котором в списке установлен курсор. Список разделов имеет иерархическое представление: каждый раздел включает в себя один или несколько подчиненных разделов.

Текст многих разделов справки включает в себя одну или несколько ссылок на другие разделы. Это позволяет пользователю быстро просмотреть все разделы, которые в той или иной степени имеют отношение к интересующему его вопросу.

В верхней части окна справочной системы находится инструментальная панель, кнопки которой предназначены для работы в данном окне. Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

Кнопка Назад предназначена для быстрого перехода к предыдущему разделу, кнопка Вперед – к следующему разделу оглавления. С помощью кнопки Обновить осуществляется обновление текущей страницы справки. Кнопка Домашняя страница используется для быстрого перехода к той странице (разделу) справочной системы, которая открывается по умолчанию при открытии окна справки.

Для вывода на печать содержимого текущей страницы справки следует в инструментальной панели нажать кнопку Печать. При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, в котором осуществляется выбор принтера (или переход в режим подключения принтера) и настройка параметров печати. Запуск процесса печати осуществляется нажатием в данном окне кнопки Печать.

При необходимости пользователь может самостоятельно изменить размер шрифта, которым отображается текста справочной информации. Для этого нужно в инструментальной панели нажать кнопку Изменить размер шрифта, и в открывшемся меню выбрать подходящий размер. Возможен выбор одного из следующих вариантов: Самый крупный, Крупнее, Средний, Мельче и Самый мелкий. По умолчанию для отображения справочной информации используется шрифт Средний.

При необходимости пользователь может скрыть список разделов справочной системы (т. е. оглавление), а впоследствии – вновь его отобразить. Управление отображением оглавления справки осуществляется с помощью кнопки Скрыть/Показать оглавление, которая также находится в инструментальной панели.

В программе реализована возможность быстрого поиска необходимой справочной информации. Для этого нужно ввести объект поиска (это может быть, например, название режима работы, либо элемента пользовательского интерфейса, либо какой-то вопрос, и т. п.) в поле, которое находится сразу под инструментальной панелью. Объект поиска можно ввести как с клавиатуры, так и выбрать из раскрывающегося списка (этот список включает в себя перечень введенных ранее объектов поиска). Запуск процесса поиска инициируется нажатием кнопки Поиск, которая находится справа от данного поля, либо с помощью клавиши Enter.

Результат поиска отобразится в правой части окна. Если поиск не дал результатов, то отобразится перечень советов пользователю, каким образом он может найти требуемую информацию.

При необходимости пользователь может даже просмотреть исходный код страницы, которая открыта в правой части окна справочной системы. Для этого нужно щелкнуть в любом месте этой страницы правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Просмотр исходного кода. В результате исходный код будет открыт в окне текстового редактора, используемого по умолчанию (в большинстве случаем это программа Блокнот).

Полезные сочетания клавиш

Содержимое данного раздела наверняка будет интересно как начинающим, так и более опытным пользователям. Здесь мы познакомимся с некоторыми полезными комбинациями клавиш, с помощью которых пользователь может быстро переключать режимы работы, вызывать диалоговые окна, выполнять действия по форматированию документов, и т. д.

Для быстрого сохранения текущего документа удобно использовать комбинацию клавиш Shift+F12. Это аналогично выполнению команды Сохранить, находящейся в меню Office, либо нажатию соответствующей кнопки панели быстрого доступа.

Быстро создать новый документ в отдельном окне Word 2007 можно с помощью комбинации клавиш Ctrl+N, а для открытия созданного ранее документа удобно использовать комбинацию клавиш Ctrl+O. Первое действие аналогично выполнению команды Создать, а второе – команды Открыть (эти команды находятся в меню Office).

Для вывода документа на печать можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+P. При этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.9 (описание порядка работы в данном окне приведено выше, в разделе «Вывод документа на печать»).

Чтобы быстро перейти в режим настройки параметров шрифта (см. рис. 2.17), нажмите комбинацию клавиш Ctrl+D. Для вызова окна со списком имеющихся в программе стилей удобно использовать комбинацию клавиш Alt+Ctrl+Shift+S.

Управлять отображением ленты Word 2007 можно с помощью комбинации клавиш Ctrl+F1: при первом нажатии этих клавиш лента исчезает с экрана, при повторном нажатии – восстанавливается на прежнем месте.

С помощью комбинации клавиш Shift+F3 можно последовательно переключать начертание слова, на котором установлен курсор, или выделенного текстового фрагмента. При первом нажатии этих клавиш все слова текстового фрагмента будут написаны с прописной буквы, при втором нажатии все слова будут написаны полностью прописными буквами, при третьем нажатии – текст примет первоначальный вид.

Чтобы скопировать выделенный текстовый фрагмент в буфер обмена, можно использовать комбинацию клавиш Ctrl+C, а для вырезания выделенного фрагмента – Ctrl+X. Чтобы вставить содержимое буфера обмена в документ, следует нажать комбинацию клавиш Ctrl+V.

Для быстрого выделения всего документа рекомендуется пользоваться клавишами Ctrl+A.

Переход в режим поиска данных (см. рис. 2.19) осуществляется нажатием комбинации клавиш Ctrl+F, а в режим замены данных – Ctrl+H.

С помощью клавиши Home и End можно быстро переходить соответственно к началу и концу текущей строки.

Жирный, курсивный и подчеркнутый стиль начертания быстро включаются с помощью комбинаций клавиш соответственно Ctrl+B, Ctrl+I и Ctrl+U.

Для выравнивания текста абзаца или выделенного фрагмента удобно использовать следующие комбинации клавиш:

♦ Ctrl+L – выравнивание текста по левому краю;

♦ Ctrl+E – выравнивание текста по центру;

♦ Ctrl+R – выравнивание текста по правому краю;

♦ Ctrl+J – выравнивание текста по ширине.

Чтобы перейти в режим обновления документа, нужно нажать клавишу F9 (предварительно следует полностью выделить документ).

Для вставки в документ сноски удобно использовать комбинацию клавиш Ctrl+Alt+F, а для пометки элемента предметного указателя – Alt+Shift+X. Чтобы пометить выделенный текстовый фрагмент как элемент таблицы ссылок, следует нажать комбинацию клавиш Alt+Shift+I. Переход в режим проверки правописания осуществляется нажатием клавиши F7.

Чтобы открыть область задач Справочные материалы (не путать со справочной системой), следует щелкнуть мышью в любом месте рабочей области, удерживая нажатой клавишу Alt.

Для быстрого перехода в режим подбора синонимов для выделенного слова (тезаурус) целесообразно использовать комбинацию клавиш Shift+F7.

Окно списка макросов можно быстро вызвать, нажав комбинацию клавиш Alt+F8. Чтобы открыть редактор Visual Basic (в этом редакторе осуществляется работа по созданию и редактированию макросов), нажмите Alt+F11.

Глава 6
Тонкости и нештатные ситуации

В процессе эксплуатации любого программного продукта, в том числе и программы Word 2007, нередко возникают ситуации, описание которых ввиду их специфичности найти довольно сложно. Поэтому в данной главе мы постараемся в режиме «вопрос-ответ» подсказать читателю, как оптимально и быстро находить выход из некоторых таких ситуаций. При этом следует учитывать, что в любом случае полноценно описать все многообразие затруднительных положений, в которых может оказаться пользователь программы, практически невозможно.

Вопрос:

На основании одного документа Word осуществлялось формирование другого путем копирования и вставки блоков текста. Помимо этого, в формируемый документ вносились корректировки с клавиатуры, при этом по ошибке были внесены ненужные корректировки и в документ-источник. Можно ли избежать подобных ситуаций?

Ответ:

Такие ошибки нередко допускают начинающие пользователи. Чтобы исключить ошибочное редактирование документа, следует воспользоваться механизмом защиты документа. Для этого на вкладке Разработчик нужно нажать кнопку Защитить документ и в открывшемся меню выбрать пункт Ограничить форматирование и редактирование. В результате в правой части интерфейса отобразится окно настройки параметров защиты; в данном окне пользователь сам определяет действия, которые разрешено производить с текущим документом. В данном случае рекомендуется разрешить только чтение документа. При необходимости можно установить пароль на снятие защиты с документа. Последующее снятие защиты осуществляется в этом же режиме.

Вопрос:

Каким образом можно изменить количество запоминаемых системой файлов (отображаемых в меню Office), которые открывались последними?

Ответ:

Для решения данного вопроса следует в настройках программы открыть раздел Дополнительно, и в области настроек Экран ввести требуемое значение в поле Число документов в списке последних файлов. По умолчанию в данном поле отображается значение 17.

Вопрос:

Для формирования нескольких однотипных документов я использую один вариант таблицы. Есть ли возможность избежать многократных настроек одной и той же конфигурации таблицы?

Ответ:

Да, такая возможность есть – для этого в окне настройки параметров таблицы (см. рис. 4.50) следует установить флажок По умолчанию для новых таблиц – в результате данная конфигурация таблицы будет сохранена и использована по умолчанию при формировании следующей таблицы, что позволяет быстро сформировать необходимое количество однотипных таблиц.

Вопрос:

При первом сохранении документов система по умолчанию предлагает сохранять их как файлы с расширением «.docx». Ввиду того, что на нашем предприятии более популярен формат «.rtf», хотелось бы, чтобы по умолчанию они сохранялись именно в этом формате. Возможно ли это?

Ответ:

Для решения данного вопроса следует в настройках программы открыть раздел Сохранение. В данном разделе в области настроек Сохранение документов находится поле Сохранять файлы в следующем формате. В этом поле из раскрывающегося списка выбирается требуемый формат, который будет предлагаться программой по умолчанию при сохранении документа; в данном случае в качестве значения этого поля необходимо выбрать Текст в формате RFT (*.rtf).

Вопрос:

При открытии созданного документа Word 2007 в нем почему-то, помимо текста, отображаются какие-то непонятные символы. Что это за символы, откуда они взялись и можно ли их убрать?

Ответ:

По-видимому, в данном случае речь идет о скрытых символах форматирования. Пользователь, который работал последним с данным документом, включил этот режим и впоследствии не отключил. Чтобы отключить отображение посторонних символов, откройте вкладку Главная и в панели Абзац нажмите кнопку Отобразить все знаки (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).

Вопрос:

После применения к тексту стиля и нажатия клавиши Enterэтот стиль применяется и к следующему абзацу. Каким образом можно вернуться к прежнему, обыкновенному виду шрифта?

Ответ:

Для решения проблемы нужно на вкладке Главная в панели Стили нажать кнопку со стрелочкой, которая находится справа от названия панели – в результате в правой части интерфейса откроется список имеющихся в программе стилей. В этом списке нужно выбрать стиль Обычный. В некоторых случаях решить проблему помогает нажатие комбинации клавиш Ctrl+Пробел.

Вопрос:

При редактировании созданного ранее документа пришлось вставить в него новые рисунки с подписями. При этом нарушилась нумерация имеющихся ранее рисунков. Кроме этого, изменился порядок расположения глав и разделов на страницах документа (а оглавление уже было создано заранее). Можно ли каким-то образом быстро привести в порядок нумерацию рисунков и оглавление документа?

Ответ:

Данная проблема решается путем обновления документа. Для этого нужно выделить весь документ (для быстрого выделения всего документа используйте комбинацию клавиш Ctrl+A), после чего нажмите F9. В открывшемся окне выберите режим обновления Обновить целиком и нажмите кнопку ОК. В результате будут приведены в соответствующий вид не только нумерация рисунков и оглавление, но и предметный указатель, сноски, список литературы и иные аналогичные элементы документа.

Вопрос:

Не получается открыть документ Word 2007, сохраненный в файле с расширением *.docx, из проводника FAR. При попытке открытия проводник распознает файл документа как папку; ни один файл из этой папки также открывается. В чем может быть причина, и как решить данную проблему?

Ответ:

Возникновение проблемы обусловлено тем, что проводник FAR действительно не открывает файлы формата Word 2007 (кстати, то же самое относится и к файлам формата Excel 2007). Чтобы открыть такой файл, нужно использовать либо стандартный проводник Windows XP, либо проводник Total Commander. Не стоит забывать, что для открытия документа Word можно просто запустить программу и в меню Office выбрать команду Открыть.

Вопрос:

Можно ли каким-то образом вернуть настройки шрифта, используемые в программе по умолчанию?

Ответ:

Да, можно. Для этого нужно в окне настройки параметров шрифта (это окно вызывается нажатием комбинации клавиш Ctrl+D) нажать кнопку По умолчанию.

Вопрос:

В процессе работы приходится часто пользоваться буфером обмена. Можно ли в Word 2007 сохранять в буфере обмена не только последний скопированный (вырезанный) фрагмент, но и фрагменты, которые были туда помещены ранее?

Ответ:

В буфере обмена Word 2007 предусмотрено хранение до 24 помещенных в него ранее текстовых фрагментов. Они сохраняются автоматически, только не все пользователи знают, где их можно найти, чтобы вставить в документ. На вкладке Главная нужно в панели Буфер обмена нажать кнопку со стрелочной, которая находится справа от названия панели. В результате в левой части интерфейса отобразится окно со списком фрагментов, которые ранее были помещены в буфер обмена. Любой фрагмент из этого списка можно вставить в документ – для этого достаточно щелкнуть на нем мышью. Чтобы вставить все имеющиеся в буфере обмена фрагменты, нажмите кнопку Вставить все. Для быстрого удаления всех фрагментов из буфера обмена предназначена кнопка Очистить все. С помощью кнопки Параметры, которая находится внизу окна, открывается меню настройки буфера обмена.

Вопрос:

Можно ли каким-то образом быстро убрать все форматирование документа (или фрагмента документа), и если да – то как это сделать?

Ответ:

Чтобы убрать форматирование абзаца или любого другого фрагмента, нужно на вкладке Главная в панели Шрифт нажать кнопку Очистить формат (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши). Отмена форматирования будет применена к абзацу, на котором в данный момент установлен курсор, либо к предварительно выделенному текстовому фрагменту. В некоторых случаях для отмены форматирования можно также использовать комбинацию клавиш Ctrl+Пробел, однако этот способ работает не всегда.

Заключение

Во всем мире миллионы людей так или иначе используют в своей деятельности программу Word, и с полной уверенностью можно заявить, что данная программа в настоящее время является самым популярным текстовым редактором. Широкие функциональные возможности Word и в то же время – очевидная простота использования и удобство в эксплуатации стали причиной того, что эту программу одинаково успешно применяют и в крупных офисах известных фирм, и на небольших домашних компьютерах. Сегодня никто не станет отрицать тот факт, что знание Word во многом повышает значимость любого специалиста.

Разобраться с возможностями и режимами работы последней версии программы – Word 2007, а также изучить основы ее использования и призвана помочь читателям данная книга. Ее содержимое рассчитано в первую очередь на начинающих пользователей Word 2007; однако и более опытные их коллеги также найдут в книге немало интересного. Благодаря доступному и легкому стилю изложения, а также большому количеству конкретных примеров предложенный материал усваивается легко и непринужденно.

В результате изучения данной книги читатель получил необходимый минимум знаний, который позволит ему приступить к полноценной эксплуатации программы Word 2007.

Автор выражает надежду, что предложенный материал был полезен и интересен читателю. Предложения и пожелания направляйте по адресу: [email protected]