Текст книги "ПК без напряга"

Домашнее задание 5

1. Все-таки выясните, какая команда главного меню Word сохраняет документ под новым именем – мне назло. Но используйте только клавишу F12, потому что здоровье дороже. Выясните также, какие команды соответствуют сочетаниям клавиш Ctrl+C и Ctrl+V. Подскажу, что искать следует на ленте слева. Обратите внимание на команду Вырезать (Ctrl+X), расположенную там же. Вспомните или подсмотрите в гл. 3, что делает это команда.

2. На ленте в группе Редактирование найдите, какая команда работает так же, как сочетание клавиш Ctrl+H. Посмотрите, чем эта команда отличается от соседки, команды Найти (Ctrl+F). Несмотря на возросший кругозор – теперь вы знаете, где находятся в меню многие команды – поклянитесь, что будете использовать только сочетания клавиш. Для этого левую руку положите на страницу этой книги, правую поднимите вверх и произнесите клятву в произвольной форме. Опустите руку. Продолжите выполнение домашнего задания.

3. Вспомните, где вы уже видели в этой книге упоминание о сочетании Alt+F4. Полистайте гл. 1, может, чего и найдете. После удачного поиска постарайтесь сделать обобщение:

«Сочетание клавиш Alt+F4 служит для_______________

(впишите нужное слово) окна любой программы, в том числе и всей операционной системы».

4. Допишите в свой документ, посвященный сочетаниям клавиш, все клавиатурные сокращения, перечисленные в этой главе. Пометьте, что эти клавиатурные эквиваленты предназначены для работы в Word, а то потом запутаетесь.

Глава 6
Microsoft Excel. Сам все считает

Вы считаете меня дураком? Видимо, в Ваши расчеты вкралась ошибка.

Из письма Лейбница Ньютону

Краткое содержание

• Как это выглядит

• Прайс-лист своими руками

• Бороться, искать, найти и отфильтровать

• Строка формул – это и есть калькулятор

• Домашнее задание 6

Выше я уже обзывал программу Microsoft Excel редактором электронных таблиц. Что такое таблицы, знают все. Это данные, расположенные в ячейках, которые образуют строки и столбцы. Но что такое электронная таблица? Нет, это не таблица электронных оболочек атома и даже не таблица, составленная из электронов, – это такая удобная штука, которая позволяет подсчитать что угодно. Вернее, что вы ей скажете.

Заинтриговал? А теперь немного рутины.

Как это выглядит

Начнем с главного, то есть с того, что заполняет основную часть окна программы.

Это клеточки (рис. 6.1).

Рис. 6.1. Ячейки и сетка таблицы Excel

Ну, строго говоря, не совсем клеточки, а ячейки таблицы. Между собой ячейки разделены тонкими линиями, которые называются сеткой таблицы Excel. Расположены ячейки не абы как, а в строгом порядке, одна над другой (это называется столбец) и одна рядом с другой (а это – строка). Столбцы и строки имеют свои номера, или заголовки, которые можно увидеть по краям таблицы. Столбцы традиционно называют латинскими буквами: А, В, С и т. д. Заголовком строки является число от 1 и далее.

Каждая ячейка имеет свой номер, который состоит из номера столбца и номера строки. Например, видите – одна из ячеек обведена жирной черной линией? Эта ячейка называется активной, именно в нее можно вводить данные. Как – расскажу чуть далее. Так вот, на рис. 6.1 активной является ячейка под номером С4. Как я об этом догадался? Это не потому, что я очень умный, а потому, что внимательно рассматриваю рисунки. Активная ячейка, если присмотреться, стоит на пересечении столбца С и строки 4, вот и получается – С4.

Я обещал показать, как ввести что-нибудь в ячейку? Раз обещал, выполню.

Это делается легко и непринужденно.

1. Совершаете двойной щелчок на нужной ячейке.

2. Убеждаетесь, что внутри ячейки мигает курсор – верный знак, что можно вводить данные.

3. Нажимая клавиши клавиатуры, вписываете текст или число (текст или число должны сразу появиться в ячейке).

4. Нажимаете клавиши Enter, Tab, одну из клавиш управления курсором (стрелки ←, ↑, ↓, → или или просто щелкаете на любой другой ячейке.

5. Готово!

Для редактирования содержимого ячейки нужно проделать все то же самое – начиная от двойного щелчка, заканчивая нажатием клавиши Enter или чего-нибудь подобного. Удалять и того проще. Достаточно выделить ячейку и нажать клавишу Delete или Backspace.

Содержимое ячейки можно переместить или скопировать в другую ячейку. Для этого сделайте следующее.

1. Выделите ячейку (не двойным щелчком, а одинарным!).

2. Подведите указатель мыши к границе ячейки, должен появиться значок

3. Нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, тащите ячейку, куда вашей душеньке угодно. Если при этом не поленитесь и нажмете клавишу Ctrl, произойдет не перенос, а копирование ячейки.

Заполнение ячеек данными – самое важное, но не самое интересное, что есть в электронной таблице. С данными можно много чего сотворить. Как? Чтобы ответить на этот вопрос, давайте внимательно посмотрим на окно программы Excel.

Итак, что мы видим, открыв окно программы Excel (рис. 6.2)? Да, в общем-то, все то же самое, что и в окне программы Word (см. рис. 5.2)!

Рис. 6.2. Окно программы Excel 2007

1. Кнопка Office.

2. Панель быстрого доступа.

3. Лента.

4. Строка формул. Единственное принципиальное отличие от Word. Когда выше я рассказывал, как заполнять ячейки, каюсь, скрыл от вас один способ. Теперь пришло время признаться, что ячейки можно заполнять и с помощью строки формул. Выделяете нужную ячейку и вписываете данные в строку формул. Это не очень удобно, если вносишь обычные числа или слова, но при вводе формул строка просто незаменима.

5. Ячейки электронной таблицы, разделенные сеткой.

Конечно, я описал далеко не все, что вы видите на экране, открыв документ Excel. Но на первый раз достаточно. Давайте уже быстрее перейдем к практике.

Прайс-лист своими руками

Для начала забудем, что таблицы в Excel электронные, но будем помнить, что это все-таки таблицы. Если данные расположить в правильном порядке, сделать удобными для просмотра и поиска – это ли не счастье?

Поэтому в качестве первого примера давайте попробуем составить в Excel прайс-лист. Заодно и с некоторыми возможностями программы познакомимся.

Чтобы сделать приятное издательству, в котором выходит эта книга, давайте займемся изготовлением прайса Издательского дома «Питер». Разумеется, не всего прайса – он слишком большой, – а только, допустим, десятки лучших. Эту десятку я взял с сайта «Питера» из раздела «Бестселлеры».

Первым делом, как вы уже знаете, надо открыть таблицу Excel и сохранить ее в нужном месте с понятным названием.

Но и теперь, когда документ сохранен, не спешите сразу забивать его информацией. Сначала подумайте, а что, собственно, вы хотите внести в прайс-лист? Я предлагаю выбрать следующие пункты: порядковый номер, автор, название, номер издания, год издания и цену. Чтобы не забыть, давайте сразу впишем эти пункты в заголовок таблицы.

Выше я уже рассказывал, как это делать, но для любителей склероза готов повторить: дважды щелкаете на ячейке А1 и пишете N (это будет означать «порядковый номер»), затем нажимаете клавишу → или Tab, переходите в ячейку под номером В1 и вписываете Автор. Ну, и так далее.

В столбец N в ячейку А2 впишите цифру 1. Потом в столбец Автор (ячейка В2) впишите фамилию автора. И так далее.

Первая строка прайса после всех вставок и вписываний должна выглядеть так, как на рис. 6.3.

Рис. 6.3. Первая строка прайс-листа

Процесс ввода данных довольно нуден, поэтому хочется вам как-то помочь. О! Давайте я научу вас, как автоматически нумеровать строки. Ведь в нашем прайс-листе они нумеруются от 1 до 10. Можно не вписывать каждый номер, а заставить Excel автоматически расставить числа. И делается это буквально одним движением мыши.

Первая строка у вас уже пронумерована, в ячейке А2 стоит цифра 1, так? Очень хорошо. Теперь в ячейку А3 впишите цифру 2. Затем выделите обе эти ячейки (например, последовательными щелчками кнопкой мыши при нажатой клавише Shift). Ячейки А2 и А3 окажутся обведены рамкой, в правом нижнем углу которой хорошо видна жирная черная точка. Потяните за нее вниз мышью – и увидите, что рядом с указателем появляются числа! Дотяните до позиции, где появится 10, и отпустите кнопку мыши. О чудо! В ячейках от А2 до А11 включительно стоят номера от 1 до 10!

И еще одна хитрость. Внимательно изучив страницу бестселлеров, вы можете убедиться, что все они вышли в 2007 году (по крайней мере, у меня так). Как вы уже догадались, писать десять раз число 2007 нет никакого смысла. Можно заставить Excel выполнить эту монотонную, рутинную работу. Для этого достаточно выделить ячейку Е2 и потянуть за точку-маркер вниз на девять строк. Тогда ячейки с Е3 по Е11 включительно также будут содержать число 2007.

В результате вашей деятельности получится ваша первая электронная таблица (рис. 6.4).

Рис. 6.4. Данные внесены в прайс-лист

В принципе, прайс-лист уже готов, иногда на этом этапе все и заканчивается. Заполнив таблицу данными, создатели решают, что «и так хорошо», и рассылают результат клиентам. А потом клиенты сидят и морщатся, потому что пользоваться таблицей в таком виде не очень удобно: под порядковый номер отведено слишком много места, а под название и авторов – слишком мало, да и заголовок таблицы сливается с ее телом. Неаккуратненько как-то!

Чтобы сделать «аккуратненько», выделите все ячейки таблицы. Для этого достаточно щелкнуть кнопкой мыши на ячейке А1 и, не отпуская кнопку, протащить указатель до F11. Как только вы отпустите кнопку, вся таблица окажется выделена.

Теперь подберем такую ширину столбцов, чтобы весь текст нормально читался. Для этого можно вручную перетаскивать границы столбцов, но наша серия ведь называется «Без напряга», правильно? Поэтому просто на вкладке Главная ленты выберите в группе Ячейки кнопку Формат. Щелкните на ней и в раскрывшемся списке выберите Автоподбор ширины столбца… Или, если написать короче, выполните команду Главная → Ячейки → Формат → Автоподбор ширины столбца. Таблица изменится быстро и приятно глазу.

Затем можно раскрасить ее. Это не только полезно, но и удобно – все сразу видно. Чтобы не тратить время на раскрашивание ячеек вручную, воспользуйтесь одной из заготовок. Для этого – при выделенных ячейках таблицы! – выполните команду Главная → Стили → Форматировать как таблицу. Появится список готовых вариантов оформления. Выберите любой, какой вам на душу лег, и щелкните на нем кнопкой мыши.

Я, например, выбрал такой, как показан на рис. 6.5.

Рис. 6.5. Отформатированная таблица

Видите, у левого края каждого заголовка появилась стрелочка? Это не просто так стрелочка, она нам скоро пригодится. Буквально в следующем разделе.

Бороться, искать, найти и отфильтровать

Мы для примера рассматриваем очень простой прайс, всего десяток позиций. Обычно их куда больше. Найти нужный пункт бывает очень сложно… Вернее, было бы очень сложно, если бы не функции фильтрации и сортировки, которыми оснащен Excel.

Самый простой способ разобраться в длинном списке данных – расположить их по какому-нибудь признаку. Во-первых, нас могут интересовать книги определенного автора, во-вторых, книги, которые начинаются на определенное слово, в-третьих, книги определенной ценовой категории.

Допустим, нас интересуют книги Н. Макаровой, которые попали в список. Выделяем столбец Автор (для поставленной задачи этого достаточно), а затем на ленте находим кнопку Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр:

При нажатии этой кнопки появится меню, в котором надо выбрать пункт Сортировка от А до Я. Содержимое столбца – а за ним и всей таблицы – будет перестроено так, что авторы расположатся в алфавитном порядке.

И мы сразу увидим, что столбец Автор заполнили не совсем правильно. Нужно было указывать сначала фамилию, а уж потом инициалы или имя. Тогда фамилии авторов были бы выстроены по алфавиту, а не их имена. Моя вина. В следующий раз будем умнее.

Ну все равно, книги одного автора оказались на соседних строках, чего мы и добивались (рис. 6.6).

Сортировкой должен уметь пользоваться каждый! Это сэкономит уйму сил и времени, а главное – позволит разобраться в самой сложной таблице Excel.

Фильтрация – это, по сути, усовершенствованный вариант сортировки. Он применяется для того, чтобы сфокусировать внимание только на определенных данных, а все прочие убрать с глаз долой, чтобы глаза не мозолили.

Рис. 6.6. Результат сортировки по автору книги

Наблюдательный читатель, который добросовестно выполняет в программе Excel все, что написано в книге, уже заметил команду Фильтр в меню Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр. Недобросовестный тоже мог догадаться о чем-то по названию меню.

Да, это именно то, о чем мы ведем речь! После применения команды Фильтр возле заголовков столбцов появляются те самые треугольнички, о которых я обещал вам рассказать (см. рис. 6.5). Что ж, пришло время.

При щелчке на любом треугольнике появляется меню фильтрации по данному столбцу. Например, мы хотим видеть только книги, написанные Н. Макаровой. Щелкаем на треугольнике справа от заголовка Автор и изучаем меню фильтрации (рис. 6.7).

Рис. 6.7. Меню фильтрации

Логика подсказывает, что в нижнем списке нужно снять все флажки, кроме тех, где упоминается Н. Макарова. Проверим, права ли логика. Оставим установленными только флажки Н. Макарова и Н. Макарова, Г. Николайчук, Ю. Титова. Нажмем кнопку ОК… Как говорят американцы: «Бинго!» Или, по-нашему, «Ага!» или «Во как!» (рис. 6.8)

Рис. 6.8. Результат фильтрации

Есть еще один способ фильтрации – по ключевому слову или сочетанию слов. Например, нас интересуют все книги, в названии которых есть слово «Информатика». Выполняем команду Фильтр в меню Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр. Появляются треугольники возле заголовков столбцов таблицы. Щелкаем на треугольнике, который появился рядом со словом Название. В меню фильтрации (см. рис. 6.7) выбираем команду Текстовые фильтры → Содержит. Появится окно настроек (рис. 6.9).

Примечание

Кстати, бинго – это такая американская игра типа лото. Странно, почему русские не кричат в случае удачи «Лото!» или, скажем, «Лапта!»? Загадка… Впрочем, это я так, к слову.

Рис. 6.9. Настройка текстового фильтра

После слова содержит вписываем слово Информатика (на рис. 6.9 оно уже вписано для пущей наглядности).

В принципе, можно добавить дополнительные условия – для этого служат два нижних поля, – но с этим вы вряд ли столкнетесь. А если столкнетесь, то разберетесь без труда.

Если теперь нажать кнопку ОК, в таблице будут отображаться только те книги, в названии которых есть слово «Информатика».

Неопытный пользователь может испугаться: дескать, куда пропали остальные строки таблицы? Ужель они исчезли навсегда? Не уподобляйтесь такому паникеру. Фильтр только прячет ненужные результаты, но в недрах электронной таблицы они остаются. Чтобы снова увидеть все данные, без учета фильтрации, надо ее отменить. Для этого в уже надоевшем вам меню Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр надо щелкнуть на пункте Фильтр. Стрелки у заголовков таблицы исчезнут, все станет, как было. Можно и не так радикально. Если хотите отменить один какой-нибудь фильтр, щелкните на соответствующем треугольнике и в меню фильтрации (см. рис. 6.7) выполните команду Снять фильтр.

Фильтрация, с одной стороны, очень удобна, если нас интересует только что-то конкретное. С другой стороны, нужно еще наловчиться, чтобы использовать ее правильно и эффективно.

Строка формул – это и есть калькулятор

Для начала уточним место, в котором происходят все расчеты в Excel. Это строка формул – помните, где она? Я уже дважды говорил, повторю в третий и последний раз: строка формул находится под лентой справа от значка

У вас еще не закрыт файл с созданным прайс-листом? Вот и чудненько, на нем и опробуем работу строки формул.

Что бы нам такого вычислить? Например, давайте пересчитаем цены на книги из рублей в доллары. Это позволит прицениться к книгам «Питера» даже тем читателям, которые живут за пределами России.

Алгоритм такой.

1. Прикинем формулу, по которой надо пересчитывать цены. Очевидно, она выглядит так: цена в долларах = цена в рублях / курс обмена.

2. Заведем в таблице отдельный столбец Цена ($) для цены в долларах. Для этого выделите ячейку F1 (в ней написан заголовок столбца Цена) и выполните команду Главная → Вставить → Вставить столбцы таблицы справа. Когда столбец появится, впишите в ячейку G1 заголовок Цена ($).

3. Теперь начинается самое интересное. Выделите ячейку в столбце Цена ($) первой строки (ячейка G2).

4. В строке формул поставьте знак =. Это сигнал для Excel, что дальше будет записана формула.

5. Теперь смотрим на формулу, которую составили в п. 1. В числителе там стоит цена в рублях. Где она? Да вот же, в соседней ячейке F2! Надо поместить адрес этой ячейки в строку формул. Можете ввести адрес вручную, а можете просто щелкнуть кнопкой мыши на ячейке F2.

6. Далее следует ввести в строку формул знак арифметической операции, в нашем случае – знак деления (/).

7. И наконец, указать после знака деления знаменатель – обменный курс. На момент написания книги он составляет 28 рублей за доллар. Значит, вписываем после / число 28. Если все сделано правильно, в строке формул должно получиться выражение =F2/28 (рис. 6.10).

Рис. 6.10. Формула для вычисления цены книги в долларах

8. Убедились, что все верно? Нажимайте клавишу Enter. В столбце Цена ($) появилось первое значение. Если вы не меняли начальный порядок книг, то получится, что книга «Чичваркин Е…гений. Если из 100 раз тебя посылают 99…» стоит всего 6,75 доллара. Это хорошая новость (в магазине эта книга стоит заметно больше), но есть новость еще лучше: все ячейки в столбце Цена ($) оказались волшебным образом заполнены! (рис. 6.11).

Рис. 6.11. Копирование формулы в пределах столбца

Как видите, думать надо только один раз – при составлении первой формулы. Потом формула копируется сама. Щелкните, например, на второй ячейке столбца Цена ($) – G3. В строке формул вы увидите выражение =F3/28. Иначе говоря, программа сообразила, что цену в рублях надо брать не из F2, а из F3. Это называется относительная адресация, потому что формула «запоминает» относительное расположение ячейки. В нашем случае «запоминается» не ячейка F2, а ближайшая слева ячейка. Для G2 это F2, для G3 – F3, для G4 – F4 и т. д.

9. Осталось только округлить цены в долларах… ну хотя бы до центов. Для этого выделите все ячейки столбца Цена ($) (кроме заголовка) и выполните команду Главная → Ячейки → Формат → Формат ячеек. Появится окно настройки формата ячейки. На первой же вкладке Число в списке Числовые форматы выберите пункт Числовой (рис. 6.12). Как видите, в поле Число десятичных знаков указано как раз нужное нам значение – 2. Поэтому мы тактично не замечаем ошибку (по правилам русского языка должно быть написано не «число», а «количество») и нажимаем кнопку ОК.

10. Вот теперь все стало окончательно ясненько и понятненько (рис. 6.13).

Примечание

Округление числа (вот теперь «числа», а не «количества»!) происходит только на экране. В памяти компьютера хранится по-прежнему точное значение – 7,411764706. Чтобы увидеть его, достаточно в окне настройки формата ячейки выбрать формат Общий.

Что делать, если курс рубля начнет падать? (Вернее, не «если», а «когда».) Просто щелкните на любой из ячеек столбца Цена ($) – в строке формул появится формула, которую мы вводили. Измените в ней 28 на новое значение курса доллара и нажмите кнопку ОК. Все цены автоматически будут пересчитаны.

Рис. 6.12. Окно настройки формата ячейки

Рис. 6.13. Окончательный вид прайс-листа

Вот так как-то, в двух словах об огромной программе. Понимаю, что не удовлетворил ваше любопытство, но что делать, если книга не резиновая, а бумажная? Могу только отослать к другому моему самоучителю – «Excel без напряга»[6]6
  Жвалевский А. В. Excel без напряга. – СПб.: Питер, 2008.


[Закрыть], там все рассказано намного подробнее и полнее.

Домашнее задание 6

1. Найдите десять принципиальных отличий между внешним видом Word и Excel. Нет, я имею в виду действительно принципиальных, разные названия пунктов меню или разные кнопки не в счет.

2. Выпросите у кого-нибудь прайс-лист в виде таблицы Excel. Поэкспериментируйте с ним, сортируя то так, то сяк. Попытайтесь вернуть документ в первоначальное состояние.

3. Измените в созданном нами прайс-листе значение курса на 12,1. Оцените, насколько подорожают книги «Питера». Верните прежнее значение. Порадуйтесь, как мало они стоят сегодня. Поспешите закупить книги по дешевке. Дополнительное задание: представьте, по каким причинам рубль мог взлететь до отметки 12,1 за доллар. Если это слишком сложно для вас, вообразите ситуацию, при которой доллар упал так низко, что за него дают всего 12 рублей 10 копеек.