Текст книги "Краткое содержание «Remote: офис не обязателен»"

Обзор по книге «Remote: офис не обязателен», Дэвид Хайнемайер Хенссон, Джейсон Фрайд
Автор обзора: Дарья Варламова

Вне офиса: плюсы и минусы удаленной работы

За удаленной работой будущее: с 2005 по 2011 год в США число работающих вне офиса достигло 3 млн человек. Книга была издана в 2013 году, а сейчас, спустя 5 лет, преимущества удаленной работы стали гораздо очевиднее: в США уже 45% работников могут хотя бы время от времени работать дистанционно – это около 50 млн человек. В России на 2018 год только 1% сотрудников компаний трудились удаленно: скорее всего, считали только штатные единицы, а не фрилансеров, работающих по договору подряда. К 2020 году это число должно подняться до 20%. Пускай медленно, но мы все же осваиваем тренды рынка труда, и эта книга – хороший навигатор для тех, кто только приступает к организации удаленных рабочих процессов. Она развеивает сомнения, высвечивает главные аспекты, обеспечивающие успех, и предлагает удобные инструменты.

Об авторах

Джейсон Фрайд и Дэвид Хайнемайер Хенссон — основатели IT-компании 37signals, разработавшей Ruby on Rails (фреймворк для создания веб-приложений на языке программирования Ruby), систему дистанционного управления проектами Basecamp и другие востребованные продукты в сфере программного обеспечения.

Доводы в пользу удаленной работы

Многим все еще кажется, что главный источник новаторских идей – это личное общение. Даже если допустить, что это действительно так, компании нужно не так много инновационных идей, и все равно большая часть рабочего процесса посвящена их «допиливанию». А удаленная работа не отменяет живых брейнстормингов время от времени: если нужно общаться в режиме реального времени, не обязательно делать это вживую. Голосового соединения или видеочата, а также дистанционного доступа сотрудников к рабочему компьютеру вполне достаточно для коллективного творчества.

В офисе вас постоянно отвлекают от работы то на 5, то на 10 минут. Далеко не всем комфортно так работать, и не всем подходит стандартный график, чтобы достичь максимальной продуктивности. Домашняя работа лишена этих недостатков. Если вам кажется, что в офисе люди все-таки трудятся больше, чем дома, вот вам данные исследований: офисные сотрудники посвящают работе только 50% времени. Остальное идет на перекуры, совещания, кофе, соцсети, беседы и прочие отвлечения.

Конечно, если сотрудник работает из дома или из кафе, его тоже могут отвлекать. Но это более контролируемая территория. В кафе вы можете распланировать рабочее время, как вам нравится, или перейти в другое место. У сотрудника больше шансов организовать все удобным для него образом, в соответствии с индивидуальными особенностями.

Работа из дома экономит огромное количество времени. Например, если вы тратите на путь в одну сторону 45 минут и работаете пятидневную неделю, в год у вас будет уходить на дорогу 300-400 часов. Столько времени авторы книги потратили на разработку популярного софта Basecamp.

Компании все чаще используют распределенный персонал: в одной команде могут работать специалисты из разных городов и даже стран. Соответственно, рабочий график становится асинхронным – когда у одного сотрудника наступает утро, другой может уже заканчивать рабочий день. Гибкий график учитывает потребности разных сотрудников, он подходит и «совам» и «жаворонкам», и студентам, и отцам семейств. При этом вполне можно сохранять 40-часовую рабочую неделю, но давать сотрудникам возможность распределять время на свое усмотрение.

Конечно, некоторые виды работы более жестко привязаны к графику – например, прием звонков в колл-центрах. Но и тут есть возможности для гибкого графика – сотрудники могут работать посменно (желательно с некоторым перехлестом, на случай опозданий).

Качество работы важнее, чем ее количество, и удаленная работа сотрудников позволяет руководству сконцентрироваться именно на качестве: вдали от офиса на вашу оценку не влияет то, насколько хорошо человек имитирует бурную деятельность, насколько он приятен в общении и сидит ли он на рабочем месте с 9 до 18. Вы будете оценивать его только по одному параметру – что он сделал сегодня (или за неделю, месяц). Это дает возможность более скромным, но талантливым и трудолюбивым работникам вырваться вперед.

Еще одно преимущество: удаленная работа позволяет сотрудникам жить, где угодно. Новая роскошь XXI века – возможность свободно распоряжаться своей жизнью. Можно переехать к морю или просто в уютный тихий городок вдали от мегаполиса (и тем самым снизить издержки на жилье и питание). У спокойных и счастливых сотрудников больше энергии – они могут вложить излишки в рабочий проект.

Дистанционная работа позволяет меньше тратить на аренду офисов и тем самым экономит деньги компании. Яркий пример – опыт IBM: с 1995 года компания сократила офисные площади на 7 млн кв.м и 5 млн. из них продала (это принесло 1,9 млрд долларов), а также два офиса сдала в аренду (еще 1 млрд долларов дополнительного дохода).

Отказ от поездок в офис снижает потребность пользоваться автомобилем и сокращает вредные выбросы в атмосферу. Так что когда вы вводите в своей компании возможность работать удаленно, вы помогаете экологии.

Минусы удаленной работы

Все это, конечно, не означает, что у удаленной работы нет подводных камней. В каких-то моментах свободный режим может осложнить жизнь руководителей и рядовых сотрудников. Вот самые распространенные «побочные эффекты»:

1. Даже если сотрудники, работающие удаленно, вначале наслаждаются отсутствием коллег (и уж тем более начальства) под боком, потом они начинают чувствовать себя одинокими и потерянными, выпавшими из общего контекста.

Решение: время от времени устраивайте встречи в офисе для обмена новостями и просто для общения.

2. Удаленная работа по гибкому графику требует хороших навыков самоорганизации и более высокого уровня личной ответственности. В этом плане офисное расписание хорошо структурирует жизнь, задает определенные временные и территориальные рамки. При переходе на удаленку адаптация займет время. Особенно трудно будет тем, кто много прокрастинирует – домашние дела и близкие могут сильно отвлекать от работы.

Решение: оборудуйте для себя удобное рабочее место, установите границы с домашними, чтобы вас не трогали в определенные часы. Если дома сосредоточиться не получается, можно выбраться поработать в кафе, библиотеку или коворкинг, а летом прихватить ноутбук на веранду.

3. Когда сотрудники работают удаленно, становится сложнее соблюдать информационную безопасность компании.

Решение: введите единый список требований, уникальные сложные пароли для входа в рабочие системы, шифрование данных на жестких дисках, блокировку компьютера после короткого периода бездействия, отключение автоматического входа в систему, работу онлайн только через зашифрованный протокол, возможность удалить данные со смартфонов и планшетов дистанционно, вход в рабочую почту через двухфакторную авторизацию. Периодически проводите проверку информационной безопасности среди сотрудников.

4. Возникает опасность перегрузок. Как ни парадоксально, на удаленке ваши подчиненные скорее будут перерабатывать, чем недорабатывать, – если им действительно нравится работа. Поскольку границы между рабочим временем и временем «для себя» стираются, люди, увлеченные проектом, могут в любую свободную минуту кидаться к компьютеру решать рабочие задачи. В перспективе такой образ жизни приводит к выгоранию.

Решение: создайте культуру разумных ожиданий. Например, введите правило – оплачивать только 40-часовую рабочую неделю и не награждать за переработки.

Советы руководителям по организации удаленной работы

Итак, с чего же начать?

1. Разрешите уже имеющимся сотрудникам работать удаленно хотя бы часть времени. Можно начать с одного дня недели и постепенно добавлять по дню. Или предложите некоторым работникам проводить в офисе только первую половину дня.

2. Если вы испытываете страх потерять контроль над рабочим процессом, помните, что задача руководителя – возглавить работу и контролировать ее исполнение, а не в том, чтобы все время следить, работают ли сотрудники в данный момент. Надо детально разбираться во всем, чем занимается команда, понимать причины возможных ошибок и находить решения, оптимально планировать работу и распределять задания между людьми.

Неудачный опыт перехода на удаленку обычно связан не с тем, что сам способ не работает – скорее всего, вы использовали не те инструменты или неудачно распланировали проект. Важно дать каждому сотруднику возможность самостоятельно принимать решения. Время от времени подчиненные будут ошибаться, но это справедливая плата за обучение и рост.

3. Если на вас работают люди, живущие в разных часовых поясах, перекрывайте рабочее время сотрудников, для того, чтобы те, кто работает над одной задачей, могли быть на связи. Авторы считают, что «перехлест» должен составлять не менее 4 часов.

4. Откройте сотрудникам общий доступ ко всей необходимой информации через софт для проектной работы или облачные базы данных. Все должно быть доступно в любой момент, а еще все подчиненные должны понимать, где быстро найти тот или иной файл. Тогда меньше времени будет уходить на вопросы типа «Где отчет за сентябрь?». Также имеет смысл завести общий календарь или, если у вас большая компания, по календарю на каждую команду.

5. Устройте «виртуальный кулер» – чат для сотрудников, в котором можно общаться, обмениваться интересными ссылками, картинками. Это поможет сплотить команду.

6. Чтобы все были в курсе происходящего, имеет смысл устраивать еженедельные обсуждения по теме «Над чем вы работаете?». Пусть каждый напишет несколько строк о том, чем занимался на прошлой неделе и что будет делать на следующей.

7. Обращайте внимание на стиль коммуникации: насколько корректно и доброжелательно сотрудники общаются между собой. Реагировать стоит даже на мелочи – на удаленке сплоченность команды зависит от качества коммуникации больше, чем в офисе. У людей нет возможности следить за невербальными сигналами, так что корректность общения очень важна.

8. Не поддавайтесь на соблазн сократить издержки, наняв людей из регионов за низкую плату. Удаленные сотрудники должны чувствовать себя на равных со штатными и высокая зарплата будет мотивировать их работать лучше.

9. Чтобы оценить интеллект и компетентность кандидата на удаленную работу, можно предложить ему тестовое задание (авторы советуют его хотя бы минимально оплатить). Задание должно решать реальную проблему компании. Затем пригласите 2-3 компетентных кандидатов встретиться лично, чтобы познакомиться поближе и понять, кто лучше впишется в корпоративную культуру. Хорошо, если кроме вас, впечатление о потенциальных сотрудниках составит кто-то еще из компании.

10. Ежегодные сборы всей команды в одном месте позволят удаленным сотрудникам чувствовать свою общность и укреплять неформальные связи. Это не обязательно должен быть головной офис – в некоторых западных компаниях сотрудники каждый год собираются в новом месте, чтобы совместить общение и свежие впечатления.

11. Раз в 2-3 месяца созванивайтесь с удаленными сотрудниками и спрашивайте их, как в целом идут дела. Такой неформальный диалог позволит держать руку на пульсе – своевременно разобраться с возникающими вопросами и сомнениями, предотвращать возможное выгорание.

Советы для удаленно работающих сотрудников

1. Работа вне офиса означает свободу выбрать любое рабочее место, которое придет в голову – хоть на диване. Но важно помнить про эргономику – хорошо бы иметь правильный рабочий стол (или регулируемую по высоте подставку для ноутбука), удобное кресло, которое не заставляет вас сутулиться и правильный экран. Авторы советуют экран на 27 дюймов с высоким разрешением. Это возможность инвестировать в собственное здоровье.

2. Если у вас нет повода двигаться в течение дня, стоит его придумать. Можно потанцевать под любимую песню, сделать перерыв на прогулку в ближайшем парке или пообедать в кафе. Вы экономите много времени на дороге в офис и обратно, поэтому будет справедливо потратить хотя бы часть этого времени на физическую активность.

3. Даже если вы спите до полудня и работаете, сидя на любимом диване, ряд небольших хитростей позволит структурировать свою жизнь. Например, можно завести разные компьютеры или компьютер и планшет для работы и досуга (или разные зоны в доме, куда вы переносите ноутбук). А еще можно поделить домашнюю одежду на «рабочую домашнюю» и «домашнюю для отдыха». Не обязательно одеваться в костюм – достаточно завести рабочую пижаму или тапочки. Это помогает переключиться из одного режима в другой.

4. Еще один полезный прием – разбивать день на отрезки, в ходе которых вы выполняете разные типы задач. Например: «рутина», «обсуждения», «творческая работа». Пропорции будут зависеть от вашего рабочего функционала и от индивидуальных биоритмов. Кто-то лучше работает с утра, а кто-то во второй половине дня – важно, чтобы самые трудные задачи приходились на пик вашей активности.

5. Можно экспериментировать со средой – специально выбираться работать в самые разные места: кафе, библиотеки, коворкинги, в теплое время года – парки. Изучите, в каких условиях вам проще сосредоточиться.

6. У человека, собирающегося работать удаленно, может возникнуть опасение, что в компании его будут игнорировать, и он выпадет из общей повестки. Чтобы к вам прислушивались, важно не стесняться «подавать голос», тогда вы не останетесь незамеченным.

Инструменты для удаленной работы

Basecamp

Хороший инструмент для проектной работы – там можно распределять задачи и отслеживать их выполнение, отмечать график работы на календаре, делиться файлами, фиксировать дальнейшие шаги и т.д. Авторы не упоминают такие инструменты, как Trello и Asana, но их тоже можно посоветовать тем, кто хочет гибко настроить проектную работу в распределенной команде.

WebEx

Приложение позволяет обеспечить общий доступ к экрану, провести демонстрацию продукта для удаленного зрителя и организовать конференцсвязь.

Альтернативы: Go-To-Meeting и Join.me.

Know Your Company

Удобное приложение, чтобы делать опросы сотрудников: что они думают о компании, о корпоративной культуре, руководстве, рабочей атмосфере, логичности производственных процессов и так далее. Рассчитано на компании, в которых работает от 25 до 75 сотрудников.

Google Hangouts

Легкий способ организовать небольшую закрытую видеоконференцию (до 10 участников). Можно использовать веб-камеру ноутбука или смартфона. Авторы книги считают, что это приложение дает вполне правдоподобную симуляцию живого общения.

Dropbox

Облачное хранилище данных.

Google Docs

Инструмент для совместной работы над текстовыми документами, электронными таблицами или презентациями в стиле PowerPoint в режиме реального времени, плюс облачное хранилище данных.

Заключение

Для эффективной работы вашим сотрудникам совсем не обязательно ежедневно появляться в офисе. Позвольте работникам перейти в режим частичной удаленки и сравните результаты.

Чтобы люди не ощущали себя выброшенными из корпоративной жизни, проводите небольшие собрания раз в месяц и крупные – раз в полгода.

Применяйте удобные инструменты для работы вне офиса: чаты, видео-трансляции, удаленный доступ к компьютерам и рабочей почте.