Текст книги "Как привести дела в порядок – в школе и не только"

Дэвид Аллен, Майк Уильямс и Марк Уоллас
Как привести дела в порядок – в школе и не только

Информация от издательства

Перевод с английского Елены Куприяновой

Научный редактор Дмитрий Иншаков

Издано с разрешения Penguin Random House LLC

Возрастная маркировка в соответствии с Федеральным законом № 436-ФЗ: 12+

Все права защищены.

Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.

Copyright © 2018 by David Allen, Mike Williams, and Mark Wallace All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form This edition published by arrangement with Penguin Books, an imprint of Penguin Publishing Group, a division of Penguin Random House LLC.

© Перевод на русский язык, издание на русском языке ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2019

* * *

Посвящается новому поколению молодых людей, которые научатся относиться к задачам как к проектам раньше, чем это сделали мы

Дэвид Аллен

Посвящается Арианне, Ханне и Конраду. Вы меня вдохновляете, подбадриваете и учите. Для заботливых родителей, которые стремятся изменить жизнь к лучшему

Майк Уильямс

Посвящается моей замечательной жене, прекрасным детям, самоотверженной семье, участливым друзьям и всем, кому хватает смелости предпринять самое важное следующее действие

Марк Уоллас

Как привести дела в порядок – в школе и не только

Дэвид Аллен, Майк Уильямс, Марк Уоллас

Дэвид Аллен – автор международных бестселлеров, эксперт с мировым именем в области личной и организационной производительности. Журнал Time назвал его бестселлер «Как привести дела в порядок» «главной книгой десятилетия о саморазвитии в бизнесе».

Майк Уильямс был президентом и генеральным директором David Allen Company с 2011 по 2016 год. Сейчас состоит в совете директоров Ассоциации развития талантов (td.org), корпоративный архитектор Getting Things Done на Zappos.com.

Марк Уоллас более двадцати лет преподавал в средней школе в Миннесоте и получил награду TIES (Teaching Institute for Excellence in STEM) как выдающийся педагог.

Дополнительная информация

Дополнительную информацию, истории и ресурсы ты найдешь на сайте gtdforteens.ru.

Также можно подписаться на gtdforteens.ru в Twitter, Instagram, Snapchat, Pinterest, Facebook и YouTube.

Наш хештег – #gtdforteens.

Предисловие к российскому изданию

Про мощную систему самоорганизации под названием Getting Things Done (GTD) я услышал впервые в 2005 году. Я был уже не подростком, но самым молодым руководителем в компании, где тогда работал. В новой для себя роли я буквально разрывался между сотнями мелких дел, необходимостью управлять департаментом, состоящим из 45 сотрудников, работающих удаленно, и недавно появившейся семьей. Иностранный коллега порекомендовал мне невероятно популярную книгу на тему продуктивности, которая набирала всё больше поклонников по всему миру. Описанный в ней подход перевернул мое представление о том, как нужно работать, чтобы успевать выполнять важные дела и не испытывать постоянное напряжение и тревогу.

Несколько лет я методом проб и ошибок внедрял GTD для себя, проводя эксперименты, что работает, а что нет. Однако, доведя свою личную систему до совершенства, я столкнулся с такой ситуацией: как только ты начинаешь по-настоящему применять GTD, тебе хочется, чтобы люди вокруг тоже следовали этим принципам. Проверив на себе, что методика работает, ты понимаешь: жизнь в целом станет лучше и проще, если ближайшее окружение также будет использовать систему GTD.

За много лет работы в России мы заметили, что компании, обучившие своих сотрудников принципам и практикам GTD, в целом становятся более спокойными, быстрыми и гибкими. Люди выкарабкиваются из постоянных авралов, учатся справляться с ежедневной информационной перегрузкой, развивают творческий подход, стратегическое видение и в целом повышают качество своей жизни и работы. Изменив себя, мы начинаем оказывать на окружающих больше влияния и таким образом запускаем позитивную цепную реакцию – сначала на работе, а затем в семье.

Многие участники моих семинаров по GTD приводили к нам на обучение своих детей. Они понимали, что для успешного завтра детям нужны базовые навыки управления вниманием, временем и энергией уже сегодня, а ведь этому не учат в школах и университетах. Подразумевается (и это ошибка), что такие знания и опыт появляются сами по себе.

Я вспоминаю наш первый публичный тренинг в Москве в 2015 году, на который пришли два предпринимателя вместе со своими сыновьями. Тогда я увидел, что младшие участники проявили большую заинтересованность и охотно делились своими лайфхаками, например, как использовать геолокацию для планирования дел по контекстам. Другой участник нашего тренинга рассказывал, как приучает четырехлетнюю дочь завершать начатые дела с помощью наглядных ежедневных чек-листов. Заправила постель – получи наклейку в виде звездочки, можешь вклеить ее в чек-лист. Соберешь нужное количество наклеек – получишь обещанное вознаграждение. Конечно, одних наклеек мало: ребенку надо объяснить, зачем нужно что-то делать. Но это помогает сформировать правильные привычки. Ежедневная практика приносит гораздо большие результаты, когда превращается в интересную игру, в которой ведется счет и есть приз.

У меня две дочери – подросткового и младшего дошкольного возраста, и я вижу, как их реальность отличается от той, в которой рос я. Они живут в мире цифровой информации, постоянной включенности, отвлечений, быстрых перемен. Требования, предъявляемые к ним в школе, в несколько раз выше, чем 20 лет назад.

Моя старшая дочь Настя приняла участие в тренинге GTD, когда ей было 13 лет. Она училась, практиковалась, настраивала свою личную систему продуктивности вместе с директорами и собственниками компаний.

Я бы рекомендовал эту книгу не только подросткам, но и их родителям. В ней простым языком рассказаны сложные вещи, которые помогают лучше понять принципы и правила, сформулированные Дэвидом Алленом в его первой книге в 2001 году. Даже после 14 лет применения GTD, редактируя эту книгу, я смог по-новому посмотреть на некоторые понятия, и вся методология уложилась в моей голове по полочкам.

Читайте книгу, применяйте сами, заражайте своим примером других. Беритесь за большие цели и будьте готовы ко всему!

Искренне ваш,

Дмитрий Иншаков,

глава представительства Getting Things Done® в России

www.gtdrussia.ru

Предисловие

«Жалко, что меня не научили этому в школе. Мне бы это так помогло!»

«Как мне объяснить это своим детям?»

Последние три десятка лет я обучал людей методике, известной сегодня во всём мире под аббревиатурой GTD и описанной в моей книге «Как привести дела в порядок». За это время я не раз слышал подобные восклицания.

Те, кто знаком с GTD, скорее всего, всё поняли. Если же вы ничего не слышали о моем методе, то в книге вы найдете приемы, которые нам всем стоило бы освоить в юности. Это простой, но надежный способ справляться с делами, которые требуют внимания. Причем управляя ими, а не позволяя им рулить нами.

Родители, учителя, работники школ, священники и социальные педагоги – все, кто помогает детям подготовиться к будущему, – часто просили меня адаптировать методику GTD для молодежи.

У меня нет детей, я не преподаю в школе. Но за несколько лет я создал модель, ставшую основой моей профессии бизнес-тренера. Ко мне приходили те, кто тонул под валом электронной почты, интернета и новостей о резких переменах в мире. Они жаждали помощи.

Я сразу понял, что открыл нечто сверхполезное для всех очень занятых людей – от студентов и художников до родителей, сидящих дома с ребенком. Но я понятия не имел, как эффективно завоевать эту аудиторию, поскольку сам пытался строить карьеру. И уж тем более я не знал, как преобразовать эту методику в понятный и удобный для подростков формат.

Однако я всегда считал: если моя работа действительно принесет долгосрочную пользу, то ключом станут дети. Чтобы поддерживать эффективность без стресса, нужны привычки, которые во взрослом возрасте тяжело изменить. Например, надо вести учет обязательств, больших и малых, в надежной внешней системе, а не в голове. Прием простой, но позволяет оптимально размышлять и фокусировать внимание. Многие взрослые не станут этим заниматься, даже понимая необходимость записывать. Я в этом убедился. Дети же могут очень быстро усвоить такую привычку. В этом я тоже убедился.

Многие взрослые считают, будто знают, как нужно думать. Дети же еще способны учиться.

Я не знал, смогу ли завоевать юную аудиторию (и как), хотя эта цель всегда была в моем списке «Когда-нибудь / может быть». Мои мечты воплотились в жизнь после знакомства с Майком Уильямсом и Марком Уолласом.

Майк работал в General Electric и успешно применял мои методы, внедряя важные перемены. Потом я обнаружил, что он вел блог, где рассказывал, как адаптирует GTD для своих детей! Мы пообщались, и Майк пришел работать ко мне. (Мои сотрудники, знакомые с ним, говорили: «Хочу такого отца, как Майк!») Мы решили, что пора написать эту книгу. Я знал, что могу на него положиться в решении самых сложных задач.

Затем я узнал о Марке Уолласе, школьном учителе из Миннеаполиса, которому настолько понравились методы GTD, что он начал внедрять их при работе с детьми в своей школе. Я побывал на его занятиях и увидел, как ученики выполняли главное упражнение продуктивности без стресса – еженедельный обзор. Люди, знакомые с моими методами, в курсе, что это главное в GTD. Но очень немногие последовательно выполняют эту задачу. В классе Марка все тридцать детей были полностью вовлечены, а им не было и двенадцати лет! Конечно, мы обязаны были пригласить его в нашу команду.

Майк и Марк сами расскажут свои истории. Они добавили этой книге авторитетности своей работой с детьми (у меня такого опыта нет). К тому же они применили свои экспертные знания, чтобы мы могли создать прекрасную образовательную программу для всех, кто желает освоить методику GTD, – независимо от возраста.

Эта книга – идеал «простоты за границами сложности», которую восхвалял американский правовед Оливер Уэнделл Холмс. Готовы к путешествию? Тогда используйте эту методику, чтобы круто изменить свою жизнь и хорошенько «подзарядиться». Думаете, вы выше этого? Ошибаетесь.

Дэвид Аллен

Родителям, учителям и другим неравнодушным взрослым

Добро пожаловать! Если вы читаете эту книгу, то вы, скорее всего, неравнодушный взрослый – родитель, учитель, родственник, друг или наставник, который хочет поддержать подростков.

Что вы заметили в них?

• Их рассеянность, стресс или тревога растут или снижаются?

• Что привлекает их внимание?

• Поняли ли вы, что их тревожит (например, что происходит в школьной столовой, автобусе, соцсетях) и в чем им еще предстоит разобраться?

• Заметили ли вы в них зарождающийся талант или страсть, которые нужно направить или сфокусировать?

Сегодня вы, возможно, помогаете подростку в учебе и жизни. Но совсем скоро им понадобится база, чтобы самим управляться со свободой, растущими сложностями и непредсказуемостью жизни. И вам наверняка хочется научить их техникам и привычкам, которые помогут им найти путь, – как вы научили их ездить на велосипеде, заниматься спортом, играть на музыкальном инструменте или водить автомобиль.

Отличные новости! Эта книга поможет подросткам отточить основные навыки для поиска своего пути. Они смогут ограничить отвлекающие факторы, избавиться от перегруженности и стресса, повысить уверенность в себе, развить харизму, продуктивность, изобретательность и получать больше удовольствия от жизни.

Методика GTD применяется во всём мире. Первыми испытателями были взрослые: художники, руководители, бизнесмены, ученые, врачи, учителя, священники, родители и многие другие. Они научились искоренять неэффективные привычки и заменять их продуктивными. Многие, познакомившись с GTD, замечали: «Жалко, что меня не учили этому в школе!» Наша книга – учебник, помогающий развить жизненные навыки.

Прежде чем начать путешествие с подростком (или подростками), на минуту вернитесь в прошлое. Помните первый раз, когда…

• вы работали над важным школьным проектом;

• вам нужно было следить за выполнением домашней работы и сроками сдачи;

• вы проходили отбор в команду или для участия в каком-то мероприятии;

• вы учились водить;

• вы ощутили свободу, покинув дом, – возможно, поступили в университет в другом городе или сняли свою квартиру?

Как это было в первый раз? У большинства всё проходит не слишком гладко. Но со временем, когда человек набирается опыта, ему становится легче.

Когда вы будете работать по этой книге с подростками, они наверняка не раз столкнутся с «первыми разами». Придется их пережить. Как неравнодушный взрослый, вы, возможно, ощутите порыв вмешаться и всё исправить. Но нужно проявить мудрость, терпение и позволить детям разобраться во всём самим. Эта книга поможет вам справиться с преходящими потребностями и познакомить подростков с приемами и моделями поведения, которые пригодятся им в будущем.

Считайте эту книгу набором инструментов, основных принципов и методов, которые пригодятся на протяжении всей жизни. Они просты. Им можно научиться. Они неподвластны времени.

Если вы незнакомы с GTD, советуем полистать эту книгу вместе с подростком: она поможет и вам.

Мы надеемся, что эта книга станет для вас и вашего подростка надежным источником мудрости на всю жизнь. Желаем, чтобы, повзрослев, ваши знакомые подростки накопили знания, которые помогут им следовать за мечтой и справляться с любыми трудностями. Счастливого пути!

Подросткам

Добро пожаловать! Каким-то образом тебе удалось найти эту книгу (или она нашла тебя).

Полистай ее, хотя бы несколько секунд. Это не обычная книга. Это путеводитель и набор инструментов.

В твоей жизни настал очень интересный период. Но и проблем у тебя немало. Возможно, твои родители или учителя кое-что знают об этом, но только ты в курсе всего. Ты мечешься между уроками, тренировками, дополнительными занятиями, семьей, друзьями и прочим. Ты живешь в гиперподключенном мире. Только что всё было хорошо, но один звонок (или комментарий, или фотография в телефоне) способен кардинально изменить твое настроение. Событие может быть захватывающим или пугающим – не в этом суть. Оно привлекает твое внимание, тебе приходится как-то с ним справляться – вдобавок ко всему, что тебе и так нужно сделать. Как тебе это удается?

В этой книге даны полезные советы и инструменты, которые повысят твою продуктивность. Она поможет снизить уровень стресса и беспокойства. Она научит тебя справляться с проблемами, и у тебя появится больше времени на то, чтобы общаться с друзьями или отдыхать.

Можешь читать эту книгу самостоятельно либо вместе с другом, наставником или родителем. Опробуй разные идеи. Пойми, что лучше всего подходит тебе сейчас. Работай в этом направлении. Когда твой мир обретет новые грани, перечитай книгу. В ней много идей, которые помогут тебе на любых этапах жизни.

Наслаждайся приключением!

Прежде чем мы начнем

Готовы?

«Ты готов (или готова) пойти в первый класс?»

«Перейти в среднюю школу?»

«Поступить в университет?»

«К экзаменам?»

«Провести презентацию?»

Знакомые вопросы? Одни – глобальные, другие – поскромнее. Но у всех есть кое-что общее: речь о переменах.

Тебе непросто. Кажется, у тебя постоянно возникают новые проблемы и изменения, и тебя всё время спрашивают: «Ты готов?» (или «Ты готова?»). И что ты отвечаешь?

Остановись на секунду. Подумай о своей жизни сегодня и о том, что тебя ждет в ближайшем будущем. Всерьез спроси себя: готов? Не страшно, если пока ты не можешь дать четкий ответ. Эта книга поможет тебе найти его!

Как пользоваться книгой

Знакомься: «Как привести дела в порядок – в школе и не только», набор инструментов, принципов, практик и советов, применимых в любой ситуации. Мы разработали его специально для тебя и твоих ровесников. Все люди разные и по-разному усваивают информацию. Мы учли это. Книгу можно читать и применять разными способами.

Она визуальна и интерактивна. Здесь ты найдешь запоминающихся персонажей и разнообразные карты, которые помогут сориентироваться. Персонажи – олицетворение идей, а карты придают им рабочий вид. Одни из них помогут тебе усвоить новую форму мышления, другие – оформить и организовать твои мысли.

Здесь есть и задания, чтобы тебе проще было опробовать разные принципы и выбрать самые подходящие. Примеры взяты из реальной жизни. Если есть желание – расскажи, как ты применяешь эти принципы.

Структура книги

В части I мы рассмотрим твою повседневную жизнь и всё, что происходит вокруг. Какие новые захватывающие возможности у тебя есть? Какие опасности тебя подстерегают?

Часть II познакомит тебя с принципами, приемами и инструментами, с помощью которых ты сможешь добиться успеха в жизни. Они помогут выработать полезные привычки, благодаря которым ты всегда будешь готов ко всему.

Часть III даст возможность опробовать эти инструменты. Ты сможешь поиграть, поэкспериментировать и потренироваться, чтобы понять, что лучше всего тебе подходит.

Теперь объясним, что мы имеем в виду под готовностью.

Что значить быть готовым?

Прилагательное (готовый, – ая, – ое)

1. [в функц. сказ.] в нужной форме для какого-либо занятия, действия или ситуации; полностью подготовленный

глагол (готовить) [переход.]

делать пригодным (что-либо или кого-либо) для определенного занятия или цели

Есть много определений слова «готовый», но что оно значит на самом деле? О чем ты думаешь, когда его слышишь? Может, мама спрашивает: «Готово?» Или тебе чудится свисток арбитра, объявляющий игру? А может, ты видишь поднимающийся занавес? Или учитель говорит: «Готовы? Можете приступать к заданию».

У фразы «быть готовым» много разных значений, но в этой книге мы определяем готовность как сочетание четырех аспектов:

1) ГОТОВНОСТЬ к настоящему;

2) ГОТОВНОСТЬ к будущему;

3) ГОТОВНОСТЬ к переменам;

4) ГОТОВНОСТЬ к чему угодно.

Готовность к настоящему

Быть готовым к настоящему значит жить в текущем моменте. Что это за готовность? Это твоя способность сосредоточиться на чем-то одном – например, на чтении этого предложения.

Вот примеры готовности к настоящему:

• Готов прочесть эту книгу?

• Готов опробовать наши инструменты?

• Готов встретиться с друзьями?

• Готов пригласить кого-то на свидание?

• Готов приступить к домашнему заданию?

• Готов выслушать друга, которому нужно с тобой поговорить?

Готовность к будущему

Быть готовым к будущему значит четко осознавать всё, что тебе нужно будет сделать за определенный отрезок времени.

Что это за готовность? Это интуиция, которая приходит с пониманием, какие действия от тебя требуются, и уверенностью в том, как и когда ты их совершишь.

Вот примеры готовности к будущему:

• Готов к следующему уроку математики?

• Готов к сегодняшней футбольной тренировке?

• Готов к собеседованию?

• Готов к поездке в эти выходные?

Готовность к переменам

Готовность к переменам – это способность справиться с изменениями в главных сферах твоей жизни.

Что это за готовность? Это способность эффективно реагировать на перемены. За время учебы в школе вплоть до выпуска твои обязанности будут сильно меняться. Этот период станет захватывающим и динамичным, и ты можешь подготовиться ко всем изменениям.

Вот примеры готовности к переменам:

• Готов перейти из средней школы в старшую?

• Готов перейти из школы в университет?

• Готов перейти от несостязательного спорта к состязательному?

• Готов совмещать работу и учебу?

• Готов начать работать полный день после университета?

• Готов начать жить самостоятельно?

Готовность к чему угодно

Быть готовым к чему угодно значит расслабиться и научиться решать любые проблемы, с которыми ты столкнешься.

Это ощущение приходит, когда ты понимаешь, как обрести контроль и перспективу. Быть готовым часто значит ощущать себя таковым. Это предвкушение и уверенность в том, что тебе по силам жить на полную катушку, рисковать и добиваться успеха.

Вот примеры готовности к чему угодно:

• Готов попробовать что-то новое?

• Готов взяться за что-то действительно сложное, с риском неудачи?

• Готов бороться за свою мечту?

• Готов к важному разговору?

• Готов переехать из дома в общежитие?

Эта книга даст тебе необходимые знания, чтобы ощущать готовность и уверенность в любой ситуации. Так что… готов начать?

Чтобы обучение принесло максимальную пользу, стоит понимать в общих чертах, что происходит в твоей голове день за днем, минута за минутой, секунда за секундой. Твой мозг – самый мощный и сложный из имеющихся у тебя инструментов. Для начала опишем некоторые его возможности и ограничения, а также сигналы, которые он посылает. (Это не подробная презентация исследований. Если хочешь узнать больше, тебе стоит почитать «Мозг и тело» Сайен Бейлок[1]1
  Бейлок С. Мозг и тело. Как ощущения влияют на наши чувства и эмоции. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015.


[Закрыть] или «Мозг освобожденный» Тео Компернолле[2]2
  Компернолле Т. Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь. М.: Альпина Паблишер, 2018.


[Закрыть].)

Твой мозг

Сосредоточимся только на двух областях мозга, одна из которых отвечает за мгновенную реакцию, а другая – за размышления и принятие решений. Обе очень важны для понимания принципов этой книги и применения их на практике. Чтобы тебе стало ясно, как они работают, мы придумали двух персонажей, которые проиллюстрируют каждую из них.

Знакомься: Минди и Кортни

Первая важная область мозга называется миндалиной.

Это передовая линия защиты твоего мозга в ситуациях «бей или беги». Она сканирует всё, что попадает в твой мир, и определяет твою реакцию. Она работает на автомате и постоянно ищет новые данные. Если миндалина чувствует опасность или угрозу, она предупредит твое тело. Ты ощутишь страх, прилив адреналина, стресс, тревогу, бессонницу или что-то еще. Миндалина включает в твоем теле высшую передачу и будет посылать сигналы, пока ты не разберешься с тем, что ее беспокоит.

Если на тебя едет машина, миндалина заставит тебя отпрыгнуть с дороги. Если в твою сторону брошен мяч, она поможет тебе среагировать и поймать его. Она обеспечит тебе прилив адреналина, если нужно вмешаться и помочь другу в опасности. Миндалина призвана работать быстро и короткими вспышками – когда она необходима.

Если она будет часто отправлять сигналы, тебе может показаться, будто в твоей голове живет обезьянка, которая постоянно болтает и паникует. Отсюда и выражение «мозг обезьяны». В этой книге для обозначения работающей миндалины мы будем использовать образ мартышки Минди.

Вторая важная часть мозга называется префронтальной корой и расположена в лобной доле головного мозга.

Это часть мозга, отвечающая за аналитическое мышление и принятие решений. Она помогает справляться с проблемами, а также собирает всё, что ты видишь и делаешь, и придает этому смысл.

Префронтальная кора – ключ к обучению, созданию, воображению, построению и развитию отношений, действию. В отличие от миндалины, она не работает на автомате. Ты подключаешь ее, когда останавливаешься и начинаешь думать, а также когда твой разум в состоянии покоя и может свободно блуждать. Для эффективной работы ей нужны время, пространство и энергия, а ее эффективность можно повысить при помощи тренировок.

Префронтальная кора похожа на старую мудрую сову, следящую за лесом твоей жизни. Она спокойно и неспешно наблюдает, размышляет и использует накопленные опыт и мудрость, чтобы осмыслить жизненные переживания. Здесь мы используем образ совы Кортни.

Чтобы быть готовым во всех смыслах, нужно понять способности этих областей твоего мозга и научиться их использовать. Минди разговаривает и посылает сигналы, Кортни слушает и отвечает. Когда их отношения гармоничны, ты можешь достичь готовности. Иначе у тебя появляются нездоровые и непродуктивные привычки.

Как же подготовиться? Что делать? Что тебе это даст? Что тебе мешает сделать это естественным путем? Как это на тебя влияет? Почему тебе должно быть не всё равно?

Оставайся с нами. Это только начало.

Управляйте своим разумом, иначе он будет управлять вами.

Гораций, древнеримский поэт