Текст книги "Успеть за 120 минут. Как создать условия для максимально эффективной работы"

Как управлять своей производительностью

Любой из нас может добиться той результативности, какой захочет. В этой книге я покажу вам, как этому научиться. Я опишу принцип действия перечисленных пяти стратегий, объясню стоящие за ними научные принципы и расскажу о ситуациях, подтверждающих их действенность. Кроме того, я предложу некоторые шаги, которые помогают воплощать эти стратегии на практике и облегчают их применение. Надеюсь, что каждый раз, открывая книгу, вы найдете новые подсказки, начнете лучше себя понимать и станете настоящим мастером в этой игре, которая называется эффективной мыслительной деятельностью.

Опыт говорит нам: бывают моменты, когда мы действуем невероятно эффективно – при правильном отношении к себе самим или абсолютно безрезультатно – когда не выполняем это условие. Надеюсь, знание научных принципов, объясняющих, почему так происходит, а также лучшее понимание самих себя, поможет вам планировать свой день с учетом того, как и когда устроить себе два суперэффективных рабочих часа.

Стратегия 1
Определяйте точки принятия решений

Дуглас – консультант по сценарному планированию, в его обязанности входит составление ежемесячного аналитического отчета по последним разработкам в сфере экологически чистых технологий. Это любимое занятие Дугласа, дающее ему простор для творческого подхода и погружения в любимую тему.

Однажды, работая над отчетом, он поймал себя на том, что погрузился в транс – не замечал ничего вокруг, кроме монитора компьютера и стука клавиш. Однако наваждение схлынуло, как только взгляд скользнул по настольным часам. Уже почти полдень. Дуглас не без раздражения вспоминает, что нужно оторваться от отчета (хотя так не хочется!) и ответить на письмо коллеги, который просил помочь спланировать бюджет их отдела.

Нехотя открыв почтовый ящик, он видит добрый десяток писем. Одно – от координатора проекта с просьбой сообщить о планах на ближайшие месяцы: координатор определял сроки совещания. На эту просьбу Дуглас отвечает сразу, поскольку вопрос задан прямой и ответ не требует усилий. Однако едва он приступает к письму о бюджете (самому срочному и довольно сложному), как таймер на мониторе напоминает, что через четверть часа начнется встреча с генеральным директором. А к ней еще нужно кое-что обдумать.

Разумнее всего было бы закрыть почту, собраться с мыслями и идти в кабинет директора. Однако желание закончить дело слишком велико: Дугласу не терпится отправить сведения о бюджете именно сегодня и избавиться от обузы – ему и так уже неловко перед коллегой за каждый день задержки.

И в тот же миг, не раздумывая, Дуглас решает заняться письмом. По прошлому опыту он смутно помнит, что это дело можно уложить в десять минут. Пусть не всегда, но такое порой случалось. И собраться с мыслями для разговора с начальством тоже порой удавалось за пять минут. Кто знает, что за неконтролируемые и противоречивые нейрохимические сигналы движут пальцами Дугласа, открывающими письмо о бюджете, но его мозг принимает решение: попытаться составить ответ о бюджетном планировании.

Через десять минут выясняется, что Дуглас едва-едва наскреб информацию, которой едва хватит, чтобы набросать черновик письма, еще через четыре минуты он обнаруживает, что пора идти к директору, и с беззвучным стоном, в отчаянии вылетает из кабинета. Работа брошена в беспорядке, собранную для письма информацию потом придется осмысливать заново и начинать ответ с нуля, но опаздывать на встречу нельзя.

В кабинет генерального директора он является измотанным и неподготовленным. Вся утренняя работа тоже не оправдала надежд. Отчет так и остался незаконченным. После встречи с директором Дугласу потребуется время на то, чтобы собраться с мыслями и вспомнить, как именно он хотел завершить отчет. Письмо о бюджете начато, но не отправлено. Зато ушло письмо не первой важности, которое поможет координатору спланировать совещание через несколько месяцев.

Все утро Дуглас, действуя механически, переходил от задачи к задаче, и его решения не имели под собой никакой стратегии. Как мы скоро увидим, Дуглас – подобно всем нам – не может без дополнительных усилий выключить режим автопилота. Чтобы это сделать, нужно уметь определять те относительно редкие моменты между делами, когда принимается решение, и уметь их использовать.

Время от времени мы приходим в сознание

Основную часть времени мы действуем «на автомате»: мы думаем, чувствуем и совершаем поступки, следуя бессознательной привычке. Неосознанные действия – те, которые разум или мозг совершают без осознания. Я вовсе не имею в виду, что наши поступки бездумны: они просто хорошо заучены и повторены множество раз, поэтому сознанию необязательно их контролировать.

В предисловии я упорно повторял, что мы не роботы, действия которых предсказуемы и непрерывны, – однако в одном отношении мы очень схожи с роботами и компьютерами: почти все, что мы делаем, – начиная от чистки зубов и заканчивая написанием писем – основано на определяющих наши мысли, чувства и поступки поведенческих автоматизмах, которые (с поправкой на человеческий фактор) можно считать аналогом компьютерных программ.

Чистя зубы, вы вряд ли отдаете себе отчет, сколько движений щеткой вы совершили, прежде чем решили, что зубы уже чистые. Если в начале рабочего дня вы принимаетесь проверять почту, то после первого письма – которое вы открыли, прочли и на которое ответили – вы даже не заметите, как рефлекторно перейдете ко второму, и к третьему, и к четвертому и остановитесь, скорее всего, лишь тогда, когда кто-нибудь из коллег позовет вас обедать. Не исключено, что по пути на работу вы надеялись заняться другими проектами, однако стоило вам войти в почту – включились поведенческие автоматизмы, и остановиться вы смогли только с посторонней помощью.

Корреспондент The New York Times Чарльз Дахигг в своей книге «Сила привычки. Почему мы живем и работаем именно так, а не иначе» показывает, как разительно мы можем походить на автомат – причем гораздо чаще, чем сами о том подозреваем[8]8
  Дахигг Ч. Сила привычки. Почему мы живем и работаем именно так, а не иначе. – М.: Карьера Пресс, 2015.


[Закрыть]. Он объясняет, как часто мы послушно откликаемся на усвоенные сигналы. Предположим, по дороге домой вам нужно заехать за покупками. По пути к магазину вы вряд ли осознаете каждое действие и можете не обдумывать, с какой силой нужно надавить на педаль тормоза, а в каком месте оглядеться: эти движения вы совершаете не задумываясь, пока ваш мозг занят чем-то другим – например, мысленным составлением списка покупок. Когда на стоянке перед супермаркетом вы выходите из машины, вы (если вы похожи на большинство людей) не задумываетесь о том, что ключи нужно положить в карман. Зато позже вы порой проверяете, при вас ли ключи – а обычно они бывают на месте, – и тем самым демонстрируете самому себе, насколько автоматически вы сунули их в карман.

Большинство наших действий в течение дня – автоматические, они совершаются по привычке и почти не требуют сознательных усилий. В этом нет ничего плохого. Как объясняет Дахигг, наши привычки – способ сэкономить умственные силы. Сознание нужно освобождать для новых дел, которые могут потребовать внимания. Когда мы уже научились, например, танцевать танго, движения переходят в привычку, и во время танца мы можем сосредоточиться на беседе. Если же вы только учитесь делать первые шаги, побеседовать вам не удастся, ведь нужно помнить и сознательно контролировать каждое движение. Вообразите, как мало нам удалось бы сделать, если бы мы обдумывали мельчайшие подробности действий – например, куда поставить ногу при очередном шаге.

В действительности любой наш день состоит из набора поведенческих автоматизмов, которые часто называются задачами, действиями, процедурами: встать с постели, одеться, доехать до офиса, включить компьютер, ответить на письма, пообедать, сходить на совещание, выйти на пробежку, приготовить ужин, лечь спать. Проблема в том, что мы часто переходим от одного действия к другому, не задумываясь о порядке следующих действий и их целесообразности. Мы либо действуем рефлекторно, либо подчиняемся импульсам, часто ошибочным, и в итоге огромное количество времени и сил тратится понапрасну.

Первая стратегия, ведущая к возможности двух суперэффективных часов, очень проста. Она заключается в том, чтобы научиться определять те несколько моментов в течение дня, когда у вас есть и возможность, и способность выбирать, на что потратить время. Такие моменты возникают, когда выполняемое дело закончено или прервано (например, вы перестали говорить по телефону) и вы должны выбирать, чем заняться дальше – ответить на письмо или подготовиться к совещанию.

Мой опыт подсказывает, что мимо этих поворотных точек – моментов принятия решения – мы проскакиваем не глядя и возвращаемся к делам, которые кажутся более «продуктивными». Не остановиться в этих поворотных точках между двумя разными делами – значит сэкономить пять минут. Начать не то дело – возможно, потерять час. Пяти минут нам жаль, поскольку в это время мы замечаем каждую секунду, а потерянный час мы проведем на автопилоте и потому не пожалеем о нем. К сожалению, многие тратят понапрасну целые часы на работу, которую либо не очень нужно делать к этому сроку, либо нельзя закончить в выбранное время.

Еще одна проблема состоит в том, что автопилот у нас включен слишком часто, и в повседневной жизни не так много периодов, когда мы можем достучаться до ресурсов сознания и с полной ответственностью решить, над чем в данный момент нужно работать. Поэтому важно уметь определять такие моменты принятия решений и не упускать их. Я покажу вам, как это делать. Однако прежде будет полезно понять, как работают поведенческие автоматизмы и почему момент принятия решений так легко пропустить.

Анатомия момента принятия решений

Распространенная в исследовательских кругах теория утверждает, что мы во многих отношениях – настоящие «когнитивные жадины» (cognitive misers)[9]9
  Susan T. Fiske and Shelley E. Taylor, Social Cognition: From Brains to Culture (Thousand Oaks, CA: Sage Publications, 2013).


[Закрыть]. При прочих равных условиях мы предпочитаем путь наименьшего умственного сопротивления. Дело в том, что в бессознательные, хорошо отработанные поведенческие автоматизмы соскользнуть довольно легко, в то время как намеренные, сознательные решения требуют бóльших затрат. Поэтому если мы действуем как когнитивные жадины, то в некритических случаях мы чаще будем опираться на поведенческие автоматизмы, а не на сознательные решения.

Когда мы действуем, следуя поведенческому автоматизму, мы погружаемся в транс. Словарь Merriam-Webster, давая определение слову «транс», в числе прочего пишет: «состояние, в котором вы не замечаете происходящего вокруг вас, потому что думаете о чем-то другом»[10]10
  «Trance,» онлайн-версия словаря Merriam-Webster, версия от 14 сентября 2014 г., www.merriam-webster.com/dictionary/trance.


[Закрыть]. Если вы готовитесь к докладу, то можете не заметить, что рядом с вашим столом стоят двое коллег. Если вы захвачены чтением отчета, то можете не заметить, что проголодались или что наступил обеденный перерыв. Действуя автоматически, вы меньше замечаете происходящее с вами и происходящее за пределами автоматизма.

Однако если автоматическое действие закончено (например, когда вы закончили чистить зубы или читать отчет) или прервано каким-то событием или чьим-то вмешательством (например, когда коллега прерывает ваш доклад вопросом о другом проекте), то самосознание усиливается. Выход из глубокого погружения в автоматическое действие, его остановка может сопровождаться неприятным, раздражающим переживанием.

Возьмем, к примеру, педиатра, который ежедневно осматривает два десятка пациентов. Он переходит из одной палаты в другую, выполняя в основном один и тот же набор действий: здоровается, моет руки, осматривает ребенка и одновременно задает вопросы родителю, вводит информацию о пациенте в компьютер, минуту-другую играет с ребенком и вручает медсестре распечатанный отчет об осмотре. Хотя врач уделяет пристальное внимание ребенку и информации, которую сообщают родители, многие действия он совершает автоматически.

Что произойдет, если по окончании очередного осмотра выяснится, что следующий осмотр отменен? Врач может почувствовать облегчение – наконец можно пойти в ординаторскую и поболтать с коллегами. Или его может охватить ужас – ведь теперь нет повода отлынивать от бумажной работы, которая давно копится. В любом случае его ждет миг повышенного самосознания и, возможно, нерешительности, так непохожий на наше состояние во время автоматических действий. Исполняя привычную процедуру, врач не задумывался о том, как провести следующие пятнадцать или двадцать минут, он просто переходил от пациента к пациенту.

Точно так же и мы часто теряемся в моменты, когда поведенческий автоматизм заканчивается или прерывается. Почему так происходит?

Для ответа на этот вопрос нам нужно сперва понять разницу между двумя обширными классами ментальных функций, в которые мы можем быть вовлечены: сознательными и намеренными, с одной стороны, и автоматическими и бессознательными – с другой. Группа исследователей из Университета штата в Сан-Франциско полагает, что главная функция сознания – принимать решения в тех случаях, когда нервные автоматизмы наталкиваются на трудности, особенно если различные одновременно действующие автоматизмы приводят к конфликтующим физическим действиям[11]11
  Ezequiel Morsella, «The Function of Phenomenal States: Supramodular Interaction Theory,» Psychological Review 112, no. 4 (2005): 1000–21. Данная работа была первоначально опубликована, когда автор работал в Йельском университете, затем он организовал лабораторную группу в Университете штата в Сан-Франциско.


[Закрыть].

Например, читать почту в компьютере и обернуться к жене, которая рассказывает о своих планах повидаться с подругами (со мной такого никогда не случалось), – это конфликтующие поведенческие автоматизмы. Один требует «зомбированного» погружения в воображаемый диалог с автором письма, другой – чтобы вы откликнулись на реплику жены и включились в живое обсуждение.

Эти два вида действий – смотреть в компьютер и оборачиваться к жене – несовместимы, поэтому на помощь приходит наше сознание: мы оцениваем ситуацию, принимаем решение и конфликт разрешается. Когда мы обнаруживаем конфликтующие ситуации, требующие внимания, активизируется определенный участок мозга – дорсальная часть передней поясной коры полушарий[12]12
  John G. Kerns et al., «Anterior Cingulate Conflict Monitoring and Adjustments in Control,» Science 303, no. 5660 (2004): 1023–26; и Matthew M. Botvinick, Jonathan D. Cohen, and Cameron S. Carter, «Conflict Monitoring and Anterior Cingulate Cortex: An Update,» Trends in Cognitive Sciences 8, no. 12 (2004): 539–46.


[Закрыть]. Некоторые считают, что он выступает в роли аварийной системы, призванной ввести в действие дополнительные ресурсы сознания[13]13
  Naomi I. Eisenberger and Matthew D. Lieberman, «Why Rejection Hurts: A Common Neural Alarm System for Physical and Social Pain,» Trends in Cognitive Sciences 8, no. 7 (2004): 294–300.


[Закрыть]. Сознательное обдумывание, по всей видимости, действует как временное вмешательство в тех случаях, когда автоматические процедуры приводят к конфликтующим действиям и необходимости принять решение.

Момент принятия решений, таким образом, часто возникает как результат конфликта – противоречия между различными автоматическими действиями или между действием и целью. В такие минуты нас словно раздирает в разные стороны.

Поскольку моменты принятия решений часто являются результатом конфликта, они могут быть неприятны. В предыдущем примере ответ на письмо и разговор с женой доставили бы вам радость по отдельности, однако, если вам приходилось между ними выбирать, вы наверняка испытывали раздражение (возможно, неоднократно) и проклинали необходимость выбора.

Когда в такие минуты мы более осознанно реагируем на происходящее, мы начинаем замечать и другие подробности: например, вспоминаем забытые дела, осознаем течение времени. Усилия, которых требует контроль над ситуацией, могут ощущаться как нагрузка. Одно из исследований показало, что чем больше мы должны обращать внимание на упорядочивание мыслей, чувств и действий, тем медленнее течет для нас время[14]14
  Kathleen D. Vohs and Brandon J. Schmeichel, «Self-Regulation and Extended Now: Controlling the Self Alters the Subjective Experience of Time,» Journal of Personality and Social Psychology 85, no. 2 (2003): 217–30.


[Закрыть]. Однако если в «непродуктивные» моменты мы больше замечаем ход времени, то это не значит, что времени проходит больше. Это лишь значит, что мы больше его замечаем. В ситуациях, когда забот накапливается слишком много и мы осознаем, как много времени проходит без видимого продвижения дел, большинство моих знакомых начинают испытывать беспокойство или чувство вины. Именно из-за того, что моменты принятия решений могут быть некомфортны, мы и стремимся отделаться от них поскорее.

На этом этапе все обычно и оборачивается к худшему.

Оборотная сторона моментов принятия решений

Миг остановки поведенческого автоматизма – один из ключевых пунктов, открывающих нам путь к двум часам суперэффективности. Именно в этот момент вы решаете, как распорядиться следующим отрезком времени. Проверить почту и ответить на письма, пока не подошло время следующего совещания? А если впереди два-три свободных часа, не лучше ли уйти с головой в проект, требующий долгой сосредоточенности? Что будет полезнее – сейчас подготовиться к встрече, которая начнется через два часа, или обдумать все в последние минуты, чтобы вопросы и аргументы были свежи в памяти? Сознательный подход к выбору следующей задачи, которой вы займетесь после завершения предшествующей, – главный фактор, определяющий, насколько целесообразно вы распорядитесь доступным вам количеством времени.

Идея сознательно распределять время не так уж нова, однако обычно мы ею пренебрегаем. Побуждаемые беспокойством, или чувством вины, или положительными стимулами – желанием помочь другим, старательностью, мы беремся за выполнение той задачи, которая соответствует этим эмоциям. Однако эта задача может оказаться не самой целесообразной из того, на что можно потратить время. И обнаружив, сколько времени прошло, или потеряв эмоциональный повод заниматься этой конкретной задачей, или впав в нерешительность, мы хватаемся за первое же дело, которое подвернется под руку. Мы инстинктивно сокращаем отведенное на задачу время именно тогда, когда отчетливее всего понимаем, что мы ею не занимаемся, – и тогда мы пытаемся скорее переключиться на другую задачу.

Порой нам везет, и подвернувшаяся задача оказывается самой необходимой в данный момент. Однако, если бы в основе выбора лежала надежная стратегия, нас не так часто мучили бы сожаления о том, что мы напрасно потратили полдня на… (впишите недостающее сами).

Моменты для принятия решений длятся секунды, часто минуты. Представим себе, что каждый раз вы тратите пять минут на переход от одной задачи к другой. Обычно таких моментов в день не больше десятка. Итого: в день нам выпадает 50 минут, отведенных на принятие сознательного решения. Если вы посвящаете их сознательному выбору следующей задачи, то в итоге переходите к делам либо важным, либо подходящим к имеющемуся у вас промежутку времени.

Если же вы, напротив, попытаетесь быть «результативными» и начнете заполнять делами эти «непродуктивные» моменты, тогда велик шанс, что вы перейдете к задаче, которая не очень важна или не может быть выполнена в отведенный срок. Сколько времени в этом случае вы потратите впустую? Возможно – очень много. Именно так многие часы тратятся на непродуктивную деятельность.

Пытаясь поскорее проскочить такие моменты и потратить их результативно, мы порой теряем возможность направить наши усилия и энергию в сознательно выбранном направлении. Однако мы можем научиться реагировать на такие моменты иным образом.

Максимально используйте момент принятия решений

Лучший способ успешно использовать момент принятия решений – не спешить и подумать о том, какая цель для вас сейчас наиболее важна. Я не согласен с теми экспертами по тайм-менеджменту, которые утверждают, что выделить наиболее важное можно лишь в результате долгих поисков в глубинах сознания. Вычленить самую важную цель не так уж трудно. Если любого из нас спросить во время отпуска, что мы считаем самым важным в работе, то мы вряд ли затруднимся с ответом. Мы ведь знаем, что в нашей работе главное.

Однако в повседневной суете, когда на нас постоянно сваливаются срочные дела – письма с пометкой «Важно!» (обычно они важны для отправителя, а не для вас), или необходимость срочно устранить последствия ошибки, или никогда не кончающиеся житейские проблемы, – легко забыть о важном. Мы отодвигаем главные вопросы в самый низ списка дел, поскольку эти пункты – как говорит Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» – «важные, но не срочные»[15]15
  Стивен Р. Кови. Семь навыков высокоэффективных людей. – М.: Альпина Паблишер, 2015.


[Закрыть].

Например, в моем случае любой, взглянув на меня, с легкостью скажет, что написание книг, статей и постов в блог – для меня важно. Учиться лучше слушать и задавать нужные вопросы – также для меня важно. Изобретать новые пути исследований и способы обучения – тоже важно. Организовать команду себе в помощь – тоже. Это дела, которые помогают мне самореализоваться, способствуют успеху тех, с кем я работаю, и продвигают мою карьеру. Когда я не уделяю этим делам должного времени, они повисают на мне тяжким грузом, и это тоже свидетельство их важности. И все же когда я сажусь за компьютер в понедельник утром – что привлекает мое внимание? Тысячи обещаний, чьих-то просьб, дедлайнов – все то, что успело проникнуть в сознание. Однако, прежде чем я ринусь выполнять хотя бы одно из этих дел, у меня есть возможность несколько минут подумать и определить, какие из них сегодня наиболее важны[16]16
  Бенджамин Франклин, чтобы напомнить себе о важных делах, по утрам спрашивал себя: «Что хорошего я сделаю сегодня?». Не знаю, возвращался ли он к этой мысли в течение дальнейшего дня, но идея мне кажется похожей. Отрывок из автобиографии Бенджамина Франклина, https://itun.es/us/xZiNx.l.


[Закрыть].

Когда перед вами возникает такой момент для принятия решений – в начале рабочего дня или по завершении какого-то дела, когда вы хоть на долю секунды остановитесь в замешательстве, размышляя, чем бы теперь заняться, – тогда-то у вас и появляется возможность выбора. Вы можете подтолкнуть мозговые процессы обработки данных и осознанно решить, какое дело для вас сейчас важнее.

Вот три способа, с помощью которых можно сделать моменты для принятия решений более действенными.

• Цените каждый поворотный момент для принятия решений.

• Планируйте такие моменты заранее.

• Начинайте новое дело только тогда, когда осознанно решите, что оно сейчас самое нужное.

Давайте пристальнее рассмотрим каждый из этих трех пунктов.