Текст книги "Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью"

Часть вторая
Анализ ситуации
Прислушиваясь к себе

3
Как мы распоряжаемся своим временем?

Первый шаг на пути к овладению искусством управления временем – честная самооценка. Такая самооценка поможет вам укрепить ваши сильные стороны и сберечь ваше время путем концентрации усилий только на тех областях жизни, которые нуждаются в улучшении. И, что может быть еще более важным, это поможет вам глубже понять ваше особенное личное отношение к своему времени.

Я очень неорганизованный и медлительный. Я большую часть времени занимаюсь мелкими незначительными делами и в самый последний момент хватаюсь за то, что для меня действительно важно. Я хочу снизить стресс и больше гордиться своей жизнью.

– музыкант, 25 лет

Я составляю детально продуманные планы дел, но никогда не следую этим планам. Иногда я даже не вспоминаю, что у меня есть этот план. Я всегда в числе отстающих – во всех областях моей жизни.

– агент по продаже недвижимости, 52 года

Я благополучно приступаю к реализации проектов, но быстро оказываюсь в тупике. Мне трудно сконцентрироваться на чем-то одном. Когда я это понимаю, день уже заканчивается, и я остаюсь один на один с горечью из-за потерянного времени и невыполненных дел. Я хочу изменить это.

– инженер-механик, женат, 41 год

Мне тяжело поддерживать гармоничное равновесие в своей жизни. Я живу с мужем и тремя детьми. Я вижу, что на протяжении дня мне постоянно приходится играть множество ролей – быть секретарем, поваром, прачкой, водителем и т. д. Я сильно устаю к вечеру, но все равно чувствую себя виноватой, когда отдыхаю, потому что всегда остается еще слишком много незаконченных дел.

– жена священника, 31 год

Я всегда опаздываю. Я слишком долго собираюсь или просто не спешу выйти пораньше. Это создает массу напряжения, неприятностей и неудобных ситуаций для меня и моих детей.

– домохозяйка, замужем, мать четверых детей, 40 лет

Несмотря на то, что многие люди часто бывают разочарованы и недовольны тем, как они распоряжаются собственным временем, их проблемы весьма различны. Изучая свой собственный особенный и неповторимый опыт планирования и управления временем, вы узнаете о себе очень много нового.

То, что скрывается за хаосом и неразберихой вашей повседневной жизни, – и есть ключевые особенности вашей личности, ваши сильные и слабые стороны, ваш образ жизни и ваши предпочтения, ваши неповторимые источники энергии и то, что приносит вам радость и делает вас счастливыми. Теперь, прислушиваясь к себе, вы приступаете к процессу выработки индивидуальной стратегии, решения, которое поистине будет соответствовать вам и вашим уникальным потребностям.

Изучая ваше личное отношение к своему времени, мы исследуем три вопроса:

1. Что работает, и что не работает в вашей жизни.

2. Ваши личные предпочтения в процессе планирования и управления временем.

3. Ваши циклы изменения энергии и источники сил.

Не имеет значения, насколько неуправляемой выглядит ваша жизнь, – в ней всегда есть что-то, что работает на вас, в дополнение к длинному перечню того, что не работает. Бесконечно важно начать именно с того, что уже работает и дает результаты. Прежде всего, это укрепит вашу уверенность в себе – что, несомненно, хорошо в начале пути. Вы неизбежно обнаружите, что у вас уже есть фундамент, основа – способности для развития навыков планирования и управления временем, даже если в данный момент эти способности “применяются выборочно”. Когда вы обнаружите эти способности, вы сможете опираться на них в других областях вашей жизни.

Определяя то, что работает, вы сэкономите массу времени и сил, поскольку, очевидно, нет никакой необходимости приводить в порядок то, что и без того в порядке и хорошо работает.

Позвольте мне привести один пример.

Джин, работавшая в качестве свободного консультанта по компьютерам, чувствовала настоящее раздвоение личности, когда дело доходило до тайм-менеджмента. Когда бы она ни встречалась с клиентами, она всегда была на месте точно в нужное время, энергичная и сосредоточенная во время встречи, и постоянно демонстрировала высокую работоспособность. Но в те дни, когда Джин работала в своем офисе, занимаясь административной работой или выполняя иные относящиеся к своему бизнесу обязанности, она была чрезвычайно непродуктивна. Не имело значения, какие задачи были запланированы в ее рабочем графике (оплата счетов, переписка, стратегическое планирование), она постоянно откладывала дела, бесцельно бродила по офису, перечитывала почту, делала звонки, растрачивая по мелочам весь день. В результате страдал ее бизнес (а вместе с ним и ее самооценка и уверенность в себе).

Когда я спросила Джин, почему время встреч и переговоров с клиентами проходило намного более продуктивно, она назвала две причины: во-первых, контакты и общение с людьми давали ей большой заряд энергии, и, во-вторых, Джин очень ответственно подходила к планированию встреч и переговоров. Когда время начала и окончания беседы строго определено, объясняла Джин, она могла сконцентрироваться и вести себя так, чтобы наилучшим образом использовать предоставленное время. Каким же образом ей можно было бы использовать эту свою особенность?

В дни работы в офисе я предложила ей установить время начала и окончания работы для каждой задачи в ее рабочем графике. Например, ей следовало записать “Сделать эскиз нового рекламного проспекта: 10:00–10:45”, “Работа с картотекой 12:00–12:45” прямо в своем блокноте. Кроме того, я посоветовала ей чередовать выполнение задач, требующих концентрации и уединения, с деловыми контактами и общением с людьми. Через каждые сорок пять минут сосредоточенной работы в одиночестве ей следовало делать пару телефонных звонков, чтобы восстановить силы и энергию. Она также планировала обеды с клиентами, партнерами или друзьями во время дней работы в офисе в качестве перерыва и дополнительного “вознаграждения” за свою работу. Такие “деловые встречи” с собственными проблемами и задачами в сочетании с общением и контактами с людьми на протяжении всего рабочего дня заряжали Джин энергией и резко повысили продуктивность ее работы в офисе.

Задумайтесь о том, что работает для вас и в вашу пользу. Вы можете выполнить это упражнение в произвольной форме или использовать приведенные ниже незаконченные предложения – это поможет вам приступить к анализу. Вы можете набрать ваши ответы с помощью компьютера или записать их в блокнот, оставив побольше свободного места для ответов. Обдумайте глубоко и тщательно эти вопросы и рассмотрите все аспекты своей жизни – работу, дом, взаимоотношения с людьми, личное развитие и т. д., – отвечая на них.

Упражнение 1: Что работает в вашу пользу?

Продолжите следующие утверждения по возможности наиболее подробно:

Как бы я ни был занят, я всегда нахожу время для _______

Мои цели становятся четко определенными, когда дело касается ___________________________________________

Я точно знаю, сколько времени мне потребуется для ______

Я всегда без промедления приступаю к ________________

Я никогда не опаздываю ______________________________

У меня никогда не возникает проблем, когда ___________

Я безо всяких проблем приступаю к выполнению сложных проектов, когда ________________________________

Я всегда занят в перерывах между _____________________

Мне легко сказать “нет” (кому? в каких ситуациях?) ____

Мне легче уложиться в заданные сроки, когда _________

Я больше всего счастлив, когда я ______________________

Дела, выполнение которых я легко перепоручаю другим, это ________________________________________________

Примеры ответов:

“Как бы я ни была занята, я всегда нахожу время, чтобы перед сном почитать детям книгу, вымыть холодильник, встретиться с новыми клиентами, выписать счета …

Мои цели становятся четко определенными, когда дело касается моих детей, моей работы, моих отношений с супругом …

Я очень точно знаю, сколько времени мне требуется, чтобы добраться до работы, одеться утром, побриться, приготовить обед, подготовить речь для выступления, сходить за покупками, составить план работы …

Я всегда без промедления приступаю к кормлению ребенка, работам в саду, выплате долгов, к обеду, к ведению дневника…

Я никогда не опаздываю в аэропорт, на свидание, на встречи с клиентами, в кино, к доктору …

У меня никогда не возникает проблем, когда я рано встаю, нахожусь в отпуске, смотрю телевизор, нахожусь в компании…

Я безо всяких проблем приступаю к выполнению сложных проектов в понедельник утром, когда у меня достаточно времени для подготовки, когда рядом нет детей, когда в проекте заняты другие люди …

Я всегда занят в перерывах по дороге из дома на работу и обратно, между выполнением двух творческих задач, между работой с цифрами и игрой с моими детьми …

Мне легко сказать “нет” в ответ на просьбу безвозмездно помочь чужим людям, своей теще, в ответ на неразумные требования или на просьбу поработать сверхурочно…

Мне легче всего уложиться в заданные сроки, когда эти сроки устанавливает кто-то другой, когда я работаю под давлением, когда за это мне платят деньги, на работе …

Я больше всего счастлива, когда работаю в саду, занимаюсь поиском новых идей, танцую, работаю в Интернете …

Дела, выполнение которых я легко перепоручаю другим, это – стирка, ввод информации в компьютер, вынос мусора, редактирование писем, работа с юридическими документами …”

Теперь просмотрите свои ответы и определите, что нового вы можете узнать о себе. Спросите себя, почему выполнение этих конкретных дел и задач у вас хорошо получается. Почему это работает? Вы приступаете к выполнению определенных дел потому, что они вам очень нравятся? Или потому, что вы ловко с ними справляетесь? Или вы поддаетесь внешнему давлению (“Если я этого не сделаю, меня уволят, поэтому я всегда справляюсь с этим”), или воздействию внутренних установок (“Если я не сделаю этого, я не буду удовлетворен и доволен собой”)? Все дело в том времени суток, которое вы выбираете для этих задач, или в количестве времени, которое требуется для их выполнения? С какими задачами вы лучше справляетесь – с теми, которые требуют от вас работы в одиночку или с требующими совместной работы с другими людьми? Спросите себя, что именно побуждает вас выполнять эти задачи.

Даже если некоторые области вашей жизни, находящиеся под вашим полным контролем, сами по себе кажутся вам незначительными, их анализ может помочь вам выяснить, как решить другие, более серьезные проблемы.

Джейн была опытным адвокатом, но ее муж и трое детей всегда поражались чудовищному объему ее работы и страдали от недостатка внимания из-за ее постоянной усталости. Единственным делом, для которого у нее, казалось, всегда находилось время, было мытье холодильника. Когда я спросила ее, в чем причина этого, она ответила, что мытье холодильника действовало на нее терапевтически. Эта задача требовала только физической работы, которая очень радовала ее, потому что результаты этой работы были вполне осязаемы (в отличие от огромного объема умственной работы, которую она выполняла как юрист и как мать, и которая приносила неосязаемые результаты). Процесс мытья холодильника был тридцатиминутным бегством от реальности, который заряжал ее колоссальной энергией. Когда Джейн проследила эту связь, она осознала, что физические упражнения (именно то, на что она никогда не тратила времени) могут дать тот же эффект – это исключительно физическая деятельность, которая могла бы восстанавливать ее энергию в перерывах между постоянной умственной работой и напряжением, которые преобладали в ее жизни. Она начала планировать энергичные тридцатиминутные прогулки во время обеденного перерыва и обнаружила, что ее силы, которые она могла тратить на работу и семью, увеличились.

Теперь, когда вы увидели, что вы и в самом деле хорошо управляете по меньшей мере частью своего времени и более-менее поняли, почему, пришло время задать себе следующий вопрос: “Что не работает?” Отвечать на этот вопрос вам будет намного легче; в конце концов, именно тот факт, что в вашей жизни что-то не работает и не получается, побудил вас прочитать в первую очередь именно эту книгу.

Полезно записать свои ответы и посмотреть на всю картину целиком. Очень интересно сравнить ответы на этот вопрос с ответами опросника в разделе “Что работает?”

Вы можете выполнить это упражнение в произвольной форме или использовать приведенные ниже незаконченные предложения, чтобы приступить к анализу. Не забудьте, отвечая на вопросы, рассмотреть все аспекты своей жизни.

Упражнение 2. Что не работает?

Продолжите следующие утверждения. Приведите как можно больше примеров.

У меня никогда нет времени на ____________________

Я трачу слишком много времени на __________________

У меня нет четко определенных целей в отношении ____

Я хочу и могу весь день заниматься ________________

Я всегда недооцениваю время, необходимое для _______

Я всегда откладываю начало ________________________

Я часто опаздываю _________________________________

Мне трудно сказать “нет” ___________________________

Мне трудно закончить ____________________________

Вот несколько примеров ответов:

У меня никогда нет времени на занятия спортом, встречи с друзьями, на отдых, на планирование новых дел, на ответственные телефонные звонки …

Я трачу слишком много времени на уборку дома, работу с документами, на обработку электронной почты, организацию совещаний …

У меня нет четко определенных целей в отношении моей личной жизни, моей карьеры, моего финансового положения …

Я хочу и могу весь день заниматься игрой на гитаре, физическими упражнениями, спать, общаться с детьми, есть, сидя перед телевизором …

Я всегда недооцениваю время, необходимое для составления планов, для покупок, для просмотра отчетов, планирования совещаний, для наведения порядка в шкафах…

Я всегда откладываю начало новых дел и проектов, оплату счетов, занятия спортом…

Я часто опаздываю на работу, на встречи, на прием к стоматологу, везде…

Мне трудно сказать “нет” моему начальнику, моим детям, моему супругу, настойчивым людям…

Мне трудно закончить стирку, письма, приготовление блюд, большие проекты…

Ваши ответы на вопрос “Что не работает?” станут для вас перечнем того, что вам нужно исправить. Прочитав эту книгу, вы научитесь, как обращаться со всеми этими проблемами. Почаще возвращайтесь к этому списку, чтобы определить, как далеко вы продвинулись на пути к достижению ваших целей.

Но перед тем как двинуться дальше, пристально посмотрите на этот список проблем и сравните его со списком ответов на вопрос “Что работает?” Если вам трудно приступить к выполнению или завершить одни задачи, и в то же время вы не испытываете таких проблем с другими, спросите себя, почему это происходит. В некоторых случаях у вас ничего не получается потому, что вам необходимо овладеть определенными навыками, например, научиться не допускать задержек и пауз или точно рассчитывать время, необходимое для выполнения задач. Или вам нужно просто научиться применять навыки, которыми вы овладели в одной сфере жизни, к другим предметам.

Так, например, Джеймс, владелец гастрономического магазина, казалось, никогда не сможет найти паузу для работы по дому из-за того, что бизнес отнимал у него все время. Давление, которое оказывали на него невыполненные дела, раздражало его, и в то же время ему очень не хотелось тратить несколько часов времени на неквалифицированную, но необходимую работу по дому. Его перечень ответов на вопрос “Что работает?” показывал, что на работе ему не составляло никакого труда перепоручать выполнение дел своим сотрудникам. Он даже взял на работу своего племянника-подростка для выполнения текущих дел, и эта мера оказалась очень эффективной. Размышляя об этом, он выяснил, что был способен эффективно делегировать свои полномочия подчиненным потому, что составлял для них простые инструкции и методики выполнения операций. Он понял, что мог бы сделать то же самое для выполнения многих работ по дому. Составив соответствующие инструкции и простые методики, он смог перепоручить большинство домашних дел своим детям и нанять служанку для помощи по дому. Этим он разгрузил свой рабочий график.

Иногда вы справляетесь с одними задачами хуже, чем с другими, не потому, что вам не хватает навыков, но из-за личных предпочтений и конкретных условий, в которых вы должны эти задачи выполнять. Осознаете вы это или нет, но у всех нас есть определенные предпочтения относительно того, когда и как выполнять определенные задачи или дела. Когда мы уважаем свои предпочтения, выполнить запланированное становится намного легче. Обращая внимание на эти естественные склонности, мы можем объяснить, почему определенные задачи попали в наши списки того, что работает и что не работает.

Чтобы помочь себе выяснить предпочтения и личные склонности, которые влияют на успешное выполнение или невыполнение определенных задач и видов деятельности, сделайте следующее упражнение. Очевидно, что наши предпочтения временами меняются, но, отвечая на предлагаемые вопросы, следуйте первому побуждению – тому, что вы чувствуете чаще всего.

Упражнение № 3: Ваши предпочтения в процессе планирования и управления временем

Выпишите следующий перечень альтернатив на листе бумаги и отметьте то, что вы предпочитаете.

В большинстве случаев я предпочитаю…

На эти вопросы не может быть правильных или неправильных ответов, несмотря на то, что некоторые люди могут попытаться убедить вас в том, что они существуют! Важно то, что эти ваши ответы могут помочь вам достичь большего понимания причин того, что работает и что не работает для вас. Эта информация поможет вам спланировать график, который будет доставлять вам удовольствие. Например, если вам нравится жить и работать энергично, в высоком темпе, вы будете знать, что вам надо планировать насыщенный день, наполняя его разнообразными видами деятельности. Если вы предпочитаете размеренность и неспешность, вы можете ограничить ваш ежедневный список дел тремя-четырьмя задачами.

Слишком многие люди не задумываются о своих естественных склонностях и в результате составляют для себя такое расписание, которое работает против них.

Вдобавок к вашим естественным склонностям и предпочтениям, подъемы и спады ваших сил и энергии могут оказывать огромное влияние на эффективность работы с определенными задачами в вашем графике. Энергия придает вам силы; это то, что позволяет вам двигаться по направлению к своим целям. Как только вы осознаете и примите во внимание свои источники и циклы изменения энергии, вы сможете управлять ими. Не обращая на них внимания, вы можете попытаться взяться за наиболее сложные виды деятельности в периоды вялости и пассивности и потратить время наивысшего подъема энергии на менее ответственные дела.

Долгий рабочий день, большое количество дел, давление, еда “на скорую руку” – все это может способствовать колебаниям энергии. К числу факторов влияния можно отнести также температуру, влажность, монотонную работу, апатию, недостаточное освещение, многочасовую работу на компьютере, нарушение суточного биоритма организма в связи с перелетом через несколько часовых поясов, расстройства сна и прием определенных лекарств. Некоторые из этих факторов стали неизбежной частью нашей жизни в XXI веке, но все же старайтесь ограничить влияние известных вам факторов утечки энергии, если это возможно.

Поскольку вам не всегда удается самим выбирать время для выполнения определенных задач, в целях наиболее эффективного планирования и управления временем вы также должны определить, какие виды деятельности могут восстанавливать вашу энергия в периоды ее упадка. Это могут быть совершенно разные занятия для разных людей, поэтому задумайтесь, что именно работает в вашем случае. Зная, что придает вам сил, вы сможете избежать снижения энергии на протяжении всего дня и наслаждаться всем тем, что вы делаете, будь это работа или развлечения.

Изучите естественные ритмы вашего тела и стимуляторы энергии, ответив на следующие вопросы.

Упражнение № 4: Определение собственных источников сил и циклов изменения энергии

Часть 1: Письменно ответьте на следующие вопросы.

Утро для меня – лучшее время для ____________________

и самое худшее время для ____________________________

Середина дня для меня – лучшее время для ____________

и самое худшее время для ____________________________

Вечер для меня – лучшее время для ___________________

и самое худшее время для ___________________________

Поздний вечер для меня – лучшее время для ___________

и самое худшее время для ____________________________

Часть 2: Отметьте ответы, которые верны по отношению к вам. Затем подумайте, есть ли у вас другие способы восстановления вашей энергии.

Когда я устаю, я обычно восстанавливаю силы следующим образом:

• меняю вид деятельности

• выполняю физические упражнения

• потягиваюсь

• слушаю музыку

• пересматриваю свои планы и цели

• смотрю на фотографию любимого человека

• выпиваю стакан воды

• пытаюсь вздремнуть

• съедаю высококалорийную пищу

• делаю короткий перерыв

• устраиваю что-нибудь веселое

• звоню друзьям

• что-нибудь другое

Иногда изменение темпа работы – это все, что вам нужно, чтобы повысить уровень сил. Если вы часами сосредоточенно работали, и ваш мозг нуждается в перерыве, самое лучшее время сделать дело, которое требует от вас движения и использования мускулов. Таким же образом, если весь день вы занимались физическим трудом, вашему телу нужен перерыв, но ваш мозг может быть в прекрасной форме. Займитесь задачами, требующими умственного напряжения. Когда в вашем графике много общественных дел, возможно, пришло время запланировать задачу, выполнение которой требует от вас уединения, и наоборот. Планируя свой день, убедитесь, что вы внесли в него достаточно разнообразия, чтобы поддерживать и укреплять свои силы.

* * *

Основная идея этой книги – построить вашу жизнь, насколько это возможно, вокруг ваших индивидуальных потребностей и желаний. Реально ли это? Да, реально, обещаю вам. Как только вы овладеете некоторыми основными навыками тайм-менеджмента (а овладеть ими может каждый), вы в значительной степени овладеваете управлением своей жизнью – и своим ежедневным, еженедельным и ежемесячным расписанием. Затем вы будете способны управлять расходом и восстановлением своей энергии, учитывать свои предпочтения относительно ритма и темпа работы, использовать пики и компенсировать спады своей энергии. И даже если вы не можете воздействовать на свое окружение, очень полезно знать, какие условия для вас наиболее благоприятны, чтобы вы могли быстро определить, что работает против вас и компенсировать это влияние.

Изменяя свой подход к времени, вы узнаете о себе много интересного и удивительного. Тайм-менеджмент – исходная точка для самосовершенствования, потому что он является тем фундаментом, который позволит вам достичь своих целей во всех областях своей жизни.

А если вы не знаете, каковы ваши цели? Тогда вам необходимо ясно и четко определить их. Следующий шаг на пути к себе – четко сформулировать, чего именно вы хотите от жизни. В следующей главе вы сможете выяснить, в чем состоят ваши долгосрочные стратегические цели.