Текст книги "Краткое содержание «Не сходите с ума на работе»"

Обзор по книге «Не сходите с ума на работе», Джейсон Фрайд, Дэвид Хайнемайер Хенссон
Автор обзора: Екатерина Ракова

Как вырваться из авралов и стрессов на работе

В мотивирующих книгах часто звучат советы из серии «Выйти из зоны комфорта!», «Стать лучшей версией себя!», «Догнать и перегнать конкурентов!». Люди привыкли работать в постоянном напряжении, однако для того, чтобы продуктивно жить и работать, нужно не выходить из зоны комфорта, а, напротив, находиться в ней, – считают бизнесмены Джейсон Фрай и Дэвид Хайнемайер Хенсон. Работа в режиме вечных авралов – не повод для гордости, а признак того, что вы плохо организованный человек. Соответственно, компания, в которой царят хаос и дедлайны, – плохо организованная компания.

Авторы книги – бизнесмены с большим опытом работы и создатели успешной компании по производству программного обеспечения. Они много экспериментировали и вывели свои правила эффективной работы, многие из которых идут вразрез с общепринятыми.

В обзоре вы прочитаете:

– Как создать в компании атмосферу спокойствия, которая поможет сотрудникам работать продуктивно и без стрессов;

– Как избавиться от многочисленных отвлекающих факторов в процессе работы;

– Как сделать так, чтобы сотрудники больше отдыхали и при этом лучше работали;

Быстро – не значит продуктивно

Руководители компаний часто зациклены на том, чтобы перевыполнять планы, обходить конкурентов, завоевывать доли рынка, из-за чего прессуют сотрудников, каждый день заставляя их выполнять труднодостижимые задачи. В результате такого стресса у работников наступает профессиональное выгорание. Это состояние переносится в семьи, и мы получаем замученных и уставших от жизни людей, которые ничего не хотят.

Руководители компании Basecamp наперекор всем законам бизнеса решили сбавить темп и дать сотрудникам больше времени на отдых, но при этом сделать так, чтобы их труд стал продуктивным и организованным. В компании изменили систему финансовых поощрений и в целом пересмотрели подход к ведению бизнеса. Эти меры оздоровили атмосферу, повысили производительность и, как следствие, сказались на результатах работы компании.

Дайте сотрудникам возможность полноценно отдыхать

Часто выполнив всю запланированную на день работу, мы не идем отдыхать, а стараемся поработать еще. Многие компании поддерживают это стремление, создавая сотрудникам в компании почти домашнюю атмосферу – кормят бесплатными обедами, а тех, кто задержался, – и ужинами, обеспечивают игровыми комнатами, кушетками для отдыха и прочим. В общем, делают все, чтобы сотрудник как можно дольше оставался на работе вместо того, чтобы идти домой. В таких компаниях люди буквально живут на работе.

Руководство Basecamp против такой политики, поэтому все бонусы в компании связаны не с работой, а с отдыхом от нее. В Basecamp выявили, что оплачиваемый отдых мотивирует людей гораздо больше, чем денежная премия, которая воспринимается, как обязательная прибавка к зарплате.

Сократите количество рабочих часов

Продолжительность рабочей недели в Basecamp, как и во многих компаниях, – 40 часов. Однако руководители считают, что если сотрудники все время работают в одном и том же режиме, им это наскучивает, и качество работы снижается. Поэтому с мая по сентябрь рабочую неделю сокращают до 32 часов. Можно выбрать понедельник или пятницу в качестве дополнительного выходного дня и отдыхать три дня подряд. Летом в бизнесе, как и в природе, царит затишье и отдых, поэтому стоит позволить людям немного сбавить темп, работая над более легкими задачами, чтобы потом они с новыми силами приступили к стратегически важным проектам.

Охраняйте личные границы сотрудников

В компании существует строгое правило – если сотрудник не успел выполнить какое-то дело до 17-00 в пятницу, он без угрызений совести может выключить компьютер и пойти отдыхать. Задачу он доделает со свежими силами в понедельник утром. И, конечно, никакая работа не стоит того, чтобы брать ее домой на выходные. Такой спокойный темп работы без стрессов и дедлайнов помогает сотрудникам соблюдать баланс между работой, семьей и увлечениями.

Научите сотрудников отключаться от работы во время отдыха

Сегодня мало кто может позволить себя такую роскошь, как отпуск без необходимости «быть на связи». В Basecamp все наоборот: когда сотрудник идет в отпуск, ему настоятельно рекомендуют удалить рабочее приложение, не проверять почту и не отвечать на письма. Цель отдыха – отсутствовать на работе не только физически, но и мысленно.

Кроме оплачиваемого трехнедельного отпуска, компания дает сотруднику месячный творческий отпуск, который он может взять один раз в 3 года. А один раз в год каждый сотрудник получает стипендию в размере 1000 долларов, чтобы обучиться тому, о чем он давно мечтал. Неважно, что это будет – кулинария, музыка или китайский язык.

Не дробите часы на минуты

Один час, проведенный за работой без отвлечений, не равноценен часу, разбитому на шесть 10-минутных отрезков, в течение каждого из которых вы хватаетесь за второстепенные дела. К сожалению, второй тип занятости распространен в офисах гораздо чаще. Получается, что сотрудники все время заняты мелкими делами, а основную работу выполняют урывками, что сказывается на ее качестве. Такое дробление приводит к стрессу, поскольку после каждого отвлечения требуется время, чтобы продолжать делать то, чем ты занимался. В результате падает концентрация, сотрудники начинают делать ошибки, становятся раздражительными, сроки выполнения задач затягиваются.

Постарайтесь обеспечить себе и сотрудникам 4 качественных часа в день для работы над ключевыми задачами. Только в этом случае можно считать рабочий день продуктивным. Мастерство нарабатывается, когда человек работает «вглубь», а не «вширь».

Упраздните рабочие чаты

Общение в чатах в компании Basecamp оказалось сильным отвлекающим фактором, поэтому руководители решили отказаться от них. Стремление постоянно проверять мессенджеры связано со страхом упущенных возможностей. Мы боимся пропустить что-то важное, не приняв участие в обсуждении. Иногда сотрудники целыми днями общаются в рабочих чатах, превращая их в виртуальную «курилку». Правда состоит в том, что чаты совсем не подходят для обсуждения важных задач, поэтому в них нет пользы. Сотрудники Basecamp узнают о новостях из утренней рассылки и ежемесячного дайджеста «Пульс», при этом информация подается очень сжато, без лишних подробностей.

Не требуйте от сотрудников немедленной реакции

Руководители ждут от сотрудников молниеносной реакции на письмо или сообщение в мессенджере, однако в большинстве случаев никакой срочности нет. Позвольте людям заниматься своими делами, не призывайте их постоянно проверять почту.

Проводите собрания только по делу

Собрания в большинстве случаев – пустая формальность и трата времени. Если у вас в компании работает 10 человек, и вы собрали их на часовое совещание, считайте, что потеряли 10 часов рабочего времени. В следующий раз перед тем, как созвать всех на очередную летучку, подумайте, есть ли в этом реальная необходимость.

В Basecamp собрания не проводят, вместо этого каждый сотрудник ежедневно или еженедельно (в зависимости от важности проекта) пишет краткий отчет о своей работе.

Отсеивайте лишнее

Питер Друкер сказал: «Нет ничего бесполезнее, чем эффективно выполнять работу, которую вообще не стоит делать». Руководствуясь этим принципом, в компании Basecamp отсеивают лишние задачи. Например, после долгих раздумий отказались от оплаты чеками: в отличие от оплаты картами, этот способ не был автоматизирован и доставлял лишь неудобства. Потеряв незначительную часть клиентов, которые могли оплачивать услуги только чеками, компания приобрела дополнительное время, которая стала посвящать важным проектам. Иногда лучше сказать «нет», чем пытаться что-то улучшить или найти компромисс. Уберите отвлекающие и раздражающие факторы – и вы станете работать гораздо спокойнее.

Перестаньте контролировать сотрудников

Общепринято создавать для сотрудников календарь, чтобы все могли видеть задачи коллег и планировать совместную работу. Авторы категорически против такого инструмента. Общий календарь не упорядочивает работу, а создает хаос, разбивая рабочий день на отрезки и создавая неудобства.

Представьте, что вы сосредоточенно работаете над задачей, и вдруг вам приходит уведомление, что коллеги вызывают вас на совещание. В Basecamp ни один сотрудник, даже руководитель, не может контролировать время и месторасположение коллег. Кто-то возразит: «Как можно быть уверенным, что сотрудники работают, если ты их не видишь?». На это авторы книги парируют: «А как быть уверенным, что они работают, если ты их видишь?» Главный показатель – результат, поэтому дайте людям спокойно выполнять свою работу.

Создайте в офисе тишину

Как вы думаете, почему люди так часто приходят в офис рано утром или в выходные? Парадокс – чтобы поработать в тишине и спокойствии. Напрашивается логичный вывод о том, что в течение рабочего дня им не удается этого сделать.

Компании тратят огромные бюджеты на суперсовременную технику и мебель, однако забывают создать самое главное – комфортную для работы обстановку. Особенно это касается офисов open space, работа в котором – сплошной отвлекающий фактор. Не у всех компаний есть возможность выделить кабинеты, однако в чикагском отделении Basecamp решили проблему офисного шума, объявив офис «библиотекой», а главное правило в библиотеке – тишина.

Устраивайте хотя бы один «библиотечный» день в неделю – посмотрите, насколько продуктивнее станут сотрудники, работая в тишине. В Basecamp действует принцип «приемных часов». Каждый сотрудник может выбрать либо один день в неделю, либо один час каждый день, во время которого он открыт для вопросов коллег. Чаще всего оказывается, что проблемы не настолько серьезны, чтобы отвлекаться от работы, и могут подождать день или даже неделю.

Не забрасывайте сотрудников идеями

Во многих компаниях как только возникает новая идея, команда немедленно бросается ее реализовывать, толком ничего не обсудив. Это вносит хаос в привычный ритм работы. В Basecamp против импульсивного подхода. Все идеи оформляются в письменном виде, как полноценные проекты, и рассылаются сотрудникам. После презентации идеи сотрудникам дают несколько дней на обдумывание и обратную связь. Так идеи в компании проходят тщательный отбор, а реализуются только самые перспективные.

Не ставьте дедлайны на пятницу

Пятница – худший день для дедлайна. Стараясь поскорее закончить дела в преддверии выходных, люди начинают спешить и делают ошибки. Поэтому в компании Basecamp все обновления программ выходят по понедельникам, – чтобы сотрудники хорошо отдохнули и в понедельник с новыми силами вернулись к работе.

Дайте сотрудникам уверенность в будущем

Раньше в Basecamp бывали ситуации, когда два сотрудника, работающие на одной и той же позиции, получали разную зарплату. Это происходило потому, что переговоры о зарплате вели в индивидуальном порядке, их итог зависел от того, насколько хорошо «продал» себя кандидат. Эту концепцию нельзя назвать справедливой, ведь многие талантливые специалисты совершенно не умеют вести переговоры о зарплате, поэтому и работают на скромных условиях.

Теперь в компании действует прозрачная система вознаграждения. В Basecamp разработана шкала должностей и обязанностей, согласно которой сотрудники получают вознаграждение с ежегодной индексацией. Если когда-нибудь компания будет продана, сотрудники получат 5% от дохода с ее продажи. Знание этого факта позволяет людям работать спокойно и не нервничать. Если годовой доход компании вырос, то 25% прибыли распределяется между сотрудниками, независимо от должности. Многие работают в Basecamp более 5 лет, несмотря на то, что сфера IT «славится» высокой текучестью кадров.

Определите свое «достаточно»

В Basecamp не существует понятий «переманивать клиента», «охотиться за персоналом», «отхватить долю рынка» и прочих агрессивных маркетинговых терминов. Политика компании предполагает, что бизнесу не обязательно все время расти, можно наслаждаться тем, что есть. В какой-то момент нужно остановиться и начать работать в более спокойном режиме.

Несколько лет назад Basecamp производила целую линейку продуктов, однако впоследствии руководство приняло решение не распыляться и оставить всего один. Это оказалось самым верным решением, ведь став производителем одного продукта компании удалось закрепиться на рынке и много лет функционировать в спокойном режиме. Выберите подходящий для вас масштаб, если вам не комфортно работать в постоянной гонке.

Не зацикливайтесь на долгосрочных целях

Еще один важный принцип компании – отсутствие традиционной системы постановки целей. При этом в работе соблюдаются четкие временные сроки. Работа над каждым проектом занимает ровно 6 недель (этот срок определили после нескольких экспериментов), затем следуют 2 недели работы в расслабленном режиме, а потом снова начинается 6-недельный цикл.

Долгосрочные планы, по мнению руководителей компании, – это просто необоснованные фантазии, которые дают чувство ложной безопасности. В бизнесе надо быть гибкими и жить настоящим днем, ведь мир стремительно меняется. Гораздо эффективнее каждый день вносить маленькие коррективы, чем раз в год круто поворачивать штурвал, если оказалось, что вы действовали строго по плану, но он привел вас не туда.

Не пытайтесь изменить мир

Амбиции заставляют компании позиционировать свои продукты и услуги как разрывающие шаблоны и меняющие мир. Однако в бизнесе совсем не обязательно стремиться к прорывам. Basecamp открыто заявляет, что не меняет мир, а лишь упрощает процесс коммуникации для компаний и команд. Для того чтобы вас ценили и уважали на рынке, не обязательно делать что-то выдающееся. Мир изменить невозможно, поэтому просто хорошо делайте свое дело.

Не позиционируйте компанию, как семью

Компании любят громко заявлять о том, что они – одна семья. Это лицемерие и манипуляция сотрудниками. Такими лозунгами руководители пытаются привить людям чувство повышенной ответственности, ведь за семью надо стоять горой, усердно работать, приходить на работу в выходные, отвечать на звонки начальника среди ночи и прочее. Конечно, коллеги часто бывают неравнодушны к проблемам друг друга, однако они всего лишь люди, объединенные бизнес-задачами.

Не раздувайте команды

В Basecamp считают, что чем меньше подразделений и людей задействовано в проекте, тем быстрее и качественнее реализуется задача. Маленькие команды обладают большей гибкостью, но при этом не имеют достаточной силы, чтобы разрушить что-то важное. Все команды в компании работают независимо друг от друга и состоят из трех человек: два программиста и дизайнер. Так у сотрудников нет возможности разделиться на пары, они вынуждены координироваться и работать максимально продуктивно.

Нанимайте человека, а не резюме

В Basecamp не придают слишком большого значения резюме, ведь сведения, указанные в нем, часто бывают преувеличенными. К тому же, если человек хорошо справлялся на предыдущем месте, не факт, что он будет так же хорошо работать у вас. Важно понять, что именно кандидат способен привнести в вашу компанию, чем он дополнит команду. Для этого в Basecamp дают оплачиваемое тестовое задание из реального проекта.

Помните, что кадры – это не дефицитный ресурс. Не стоит гнаться за «звездами» из компаний-конкурентов – часто бывает так, что они сияют лишь в определенной среде. Выращивайте «звезд» из своих сотрудников, создавая им комфортные условия для развития потенциала. Берите людей не за то, чего они достигли, а за то, чего они могут достичь у вас в компании.

Заключение

Чтобы понять, что нужно изменить или улучшить в вашей компании, представьте ее, как продукт, который вы продаете на рынке. Привлекателен ли он? Хочется ли сотрудникам стать частью вашего бренда? Какие процессы в компании происходят слишком медленно? Что требует «починки»?

Возможно, вам не очень нравится идея дать сотрудникам дополнительную неделю отпуска, но в долгосрочной перспективе отдохнувшие коллеги будут работать с большей отдачей, и ваши затраты многократно окупятся.

Продуктивность – это не про авральную работу с кучей «важных» и «неотложных» дел. Продуктивность рождается из комфортного ритма, достаточного времени для отдыха и общения, из благодарности к работодателю и финансовой уверенности.

Полная версия книги:

https://www.mann-ivanov-ferber.ru/books/ne-shodite-s-uma-na-rabote/