Текст книги "Краткое содержание «Однозадачность. Успевайте больше, фокусируясь только на одном деле»"

Обзор по книге «Однозадачность. Успевайте больше, фокусируясь только на одном деле», Девора Зак
Автор обзора: Екатерина Ракова

Как избавиться от стресса благодаря принципу однозадачности

Умение работать в режиме многозначности многие относят к несомненным достоинствам и обязательно указывают в своем резюме. Однако на деле это совсем не повод для гордости. Это примерно то же самое, как если бы вы сообщили потенциальному работодателю: «Работаю сразу над несколькими задачами, но ни одну из них не выполняю на 100% качественно».

Делая несколько дел одновременно, мы теряем концентрацию, совершаем ошибки и в итоге выполняем задачи хуже, чем если бы решали их последовательно. Ученые Гарвардского университета вычислили, что сотрудники, у которых в процессе работы постоянно смещается фокус внимания, могут отвлекаться до 500 раз в день!

Мы боимся показаться неэффективными и пытаемся соответствовать образу успешного (а значит, вечно занятого) человека: обедаем и одновременно пишем сообщения в мессенджерах, разговариваем по телефону и проверяем электронную почту… А к концу дня чувствуем, что не сделали ничего важного, хотя вроде бы были все время заняты. Из-за такого образа жизни наши мысли постоянно где-то витают, и нам сложно находиться в настоящем моменте, полностью концентрируясь на том, что мы делаем. А именно это умение является ключевым принципом однозадачности.

Автор книги, Девора Зак, на своем примере рассказывает о том, как ей удалось избавиться от стресса многозадачности и сделать свою жизнь более упорядоченной и гармоничной. В обзоре мы собрали ее самые полезные рекомендации.

Что такое многозадачность?

Для начала разберемся с тем, что подразумевается под термином «многозадачность». Многие из нас совершенно спокойно делают два дела и не испытывают при этом никакого дискомфорта: например, моют посуду и смотрят телевизор или бегают и слушают музыку. Дело в том, что эти действия не конкурируют друг с другом – одно из них лишь является фоном для основного занятия. Когда мы их выполняем, мы задействуем разные ресурсы, а значит, не усложняем работу мозга. Например, занимаемся в тренажерном зале под динамичную музыку, которая вдохновляет и мотивирует на новые спортивные достижения.

Приведем противоположный пример, когда действия конкурируют между собой: человек идет по улице и пишет смс-сообщение. Казалось бы, эти действия не противоречат друг другу. Но дело в том, что в этот момент человек совершенно не контролирует то, что происходит вокруг. Значит, два этих действия конкурируют между собой, создавая опасность для жизни.

Эти два примера показывают, как важно понимать, когда многозадачность уместна, а когда лучше сконцентрироваться на чем-то одном. Например, если вы во время выступления на вебинаре будете сжимать рукой мячик, это поможет вам концентрироваться и четко излагать свои мысли. А если вы будете проверять в это время почту, это, напротив, отвлечет вас.

Слушать фоном радио во время мытья посуды – это одно, а во время работы над важным документом – другое: ведь мы можем отвлечься на понравившуюся песню и совершить ошибку. Музыка во время занятий спортом повышает их эффективность, а вот чтение на тренажере для ходьбы уменьшает количество сожженных калорий – а, значит, мешает основному занятию.

Однозадачность – это естественно

Нейрофизиологи давно доказали, что мозг способен решать лишь одну задачу в один момент времени. Люди изначально не склонны к многозадачности. Но динамичный и быстро меняющийся мир вынуждает нас стать «многорукими» и порождает множество стереотипов. Например, о том, что для эффективности нужно «крутиться как белка в колесе». Образ успешного человека – это образ постоянно занятого человека, от которого все постоянно чего-то хотят.

Выполняя два или более дел одновременно, мы пытаемся обмануть свой мозг и ставим под угрозу его здоровое и бесперебойное функционирование. Если перед нами стоит слишком много задач, мозг в один прекрасный момент может просто «замкнуть». Он просто не выдержит такого сильного напряжения – как и компьютер, который может зависнуть, если в нем открыть слишком большое количество вкладок.

Выполняя параллельно несколько дел, мы теряем концентрацию и становимся невнимательными и рассеянными – что, в свою очередь отражается и на работе, и на отношениях с людьми. Если вы хотите сделать дело качественно, делайте его осознанно, не отвлекаясь ни на что другое.

Во всем виноват интернет?

Однозначность – это, прежде всего, умение быть максимально сконцентрированным на том, что вы делаете. Интернет мешает этому: теперь мы находим нужные сведения быстро и так же быстро забываем легко найденную информацию. А вот во времена, когда мы искали нужные сведения в библиотеке, роясь в книгах или подшивках газет, мы дольше держали в голове знания, доставшиеся нам с таким трудом.

Неумение концентрироваться сегодня становится настоящей эпидемией в школах и вузах. В университете штата Вермонт было проведено исследование, во время которого студенты должны были выполнить задание, не отвлекаясь ни на что другое. Результаты оказались удручающими: 42% времени у студентов на ноутбуках были открыты приложения, совершенно не связанные с выполняемыми заданиями.

Как научиться жить в режиме однозначности

Не позволяйте мыслям отвлекать вас

Сконцентрироваться и полностью отдаться делу нам мешают мысли и страхи. Понаблюдайте за собой и постарайтесь зафиксировать свои мысли: о чем вы думаете, когда просыпаетесь утром, по дороге на работу, перед сном… Может быть это что-то, что вас давно тревожит, или беспокойство о том, чего вы опасаетесь в будущем? Переживания о прошлом (а значит, о том, чего изменить нельзя) так же непродуктивны, как и беспокойство о возможных будущих проблемах. Кроме того, не стоит переживать за поступки других людей – ведь мы не можем за них отвечать. Поэтому сосредоточьтесь на себе и на том, что вы можете изменить.

Устраните технические «помехи»

91% людей, принявших участие в опросе на тему многозадачности, признались в том, что они отвлекаются, садясь поработать за компьютер.

С изобретением телеграфа и телефона люди получили возможность всегда быть на связи – это и стало началом эпохи многозадачности. Наш мозг просто не успевает за технологиями, поэтому современные средства связи (в том случае, если не контролировать их использование) представляют собой настоящую угрозу для психики.

Выделите время на то, чтобы разобраться со своими электронными устройствами и их функциями. Подумайте, какие из них упрощают вам жизнь, а какие не дают сосредоточиться и нарушают личное пространство (например, постоянные уведомления из социальных сетей). Возможно, есть смысл настроить их таким образом, чтобы в рабочее (или нерабочее) время принимать сообщения только от избранного круга людей? Освойте функцию «не беспокоить», которая может оказаться очень полезной, если вам нужно сконцентрироваться на важном деле. Упростите свои отношения с техникой – и вы упростите свою жизнь и отношения с окружающими людьми.

Уделяйте внимание себе, а не другим

Часто ли бывает так, что вы знакомитесь с человеком, он называет вам свое имя, а через несколько секунд вы уже не помните, как его зовут? Это синдром рассеянного внимания: ваш разум витал где-то в другом месте, пока вы знакомились. Некоторые психологи считают, что синдром рассеянного внимания характерен для тех, кто боится остаться один на один со своими мыслями и чувствами. Подумайте, сколько часов в неделю вы тратите на соцсети или интернет и сколько посвящаете своему личному развитию? Если у вас выдалась свободная минутка, что вы сделаете? Почитаете пару страниц книги, выучите 5 новых английских слов или побежите проверять почту или листать ленту друзей в Фейсбуке?

Старайтесь заполнять такие паузы в течение рабочего дня чем-то важным и полезным для себя. Прогуляйтесь, помедитируйте или сделайте запись в дневнике. Чтение ленты новостей не поможет отдохнуть и переключиться (скорее, наоборот), а вот изложение мыслей на бумаге или пятиминутная медитация успокоят и помогут структурировать свои мысли. Уделяйте этим простым практикам по 10-15 минут в день, и вскоре вы заметите, как стали более спокойными и сосредоточенными.

Поймайте ощущение «потока»

Когда человек чем-то страстно увлечен, он буквально погружен в любимое дело, работает на пике своих возможностей и не обращает внимание на то, что происходит вокруг него.

Концепцию «потока» сформулировал и изложил в одноименной книге Михай Чиксентмихайи. Такое ощущение часто возникает при занятиях спортом, живописью, кулинарией, ремеслами и т.д. Работа в таком состоянии дает энергию и радость жизни, ощущение наполненности и гармонии, снимает стресс и тревогу.

Состояния потока, увы, невозможно достичь тем, кто пытается выполнить несколько дел одновременно. Многозадачное мышление можно сравнить с «умом обезьяны», которая постоянно скачет по веткам, не зная чем бы еще заняться. Непоследовательное и хаотичное выполнение большого количества дел приводит к тому, что поток наших мыслей становится неуправляемым, они, словно обезьяна, скачут с ветки на ветку.

Коллега Деворы Зак признается, что придумала свой способ поддержания состояния потока: она представляет, что рядом с ней сидит кто-то, кем она восхищается, и наблюдает за ее работой. Как же в такой ситуации не выполнять свое дело на 100%? Попробуйте использовать этот образ или придумайте свой оригинальный метод.

Записывайте отвлекающие мысли в блокнот

Многие терпеть не могут совещания, которые часто представляют собой хаотичное и непродуктивное обсуждение огромного количества самых разных вопросов. Вспомните, какими были совещания 20 лет назад – перед людьми были разложены бумага и ручки, им просто не на что было отвлекаться. Сейчас же нормой на совещании считаются включенные телефоны и даже ноутбуки. Люди выключены из процесса, поэтому обсуждение часто оказывается неконструктивным. Чтобы не терять нить разговора, все возникающие во время совещания темы заносите в отдельный список (можно записать их на доске или перекидных листах для наглядности) – чтобы вернуться к ним в конце или перенести на следующую встречу.

Этот же метод подходит и для самостоятельной работы. Например, вы работаете над важной задачей, но вас постоянно посещают идеи по другим направлениям – записывайте их в заранее приготовленный блокнот, отдельный файл или на диктофон, а потом возвращайтесь к текущей задаче. Это не отвлечет вас, а, наоборот, поможет не терять концентрацию. Ведь если вы будете держать свои идеи в голове, они так и будут роиться там, как пчелы, мешая вам полноценно работать. Записав их, вы освободите свой мозг и сможете работать дальше, а к возникшим идеями вернетесь позже – чтобы развить их или отбросить, взглянув свежим взглядом.

Найдите альтернативу смартфону

Раньше мы пользовались будильниками, но с появлением телефонов возложили эту почетную функцию на них. Однако не упростили, а, наоборот, усложнили себе жизнь. Так как теперь телефон находится у нас на расстоянии вытянутой руки, мы начинаем день с проверки почты или новостей в соцсетях, с самого утра загружая свой мозг ненужной информацией. А заводя будильник перед сном, заходим в интернет и натыкаемся на какую-нибудь новость, которая мешает уснуть.

Девора Зак призывает не использовать гаджеты во всех случаях, когда можно обойтись без них. Она признается, что раньше, как и многие, писала список покупок в «Заметках» на смартфоне, пока однажды не обнаружила, что ходит по супермаркету с постоянно опушенной головой и попросту не может ни на чем сконцентрироваться. Теперь она пишет список покупок от руки, а во время своих лекций вместо таймера на смартфоне использует обычный школьный хронометр.

Делая важное, отгородитесь от постороннего

Думая, что телефонный собеседник нас не видит, мы часто занимаемся посторонними делами. Но лучше на 100% быть вовлеченным в телефонный разговор, чем раздражать собеседника постоянными переспрашиваниями и удлинять тем самым время беседы.

Представьте, что вы говорите по телефону с клиентом, а в это время ваши коллеги в чате решили воспользоваться доставкой готовых обедов в офис и собирают заказы. Вы боитесь оказаться не у дел и мгновенно пишете в чат о своих предпочтениях, а через секунду слышите голос клиента: «Вы согласны на мое предложение?» А что, если ценой вашего вкусного обеда окажется срыв крупной сделки или испорченные отношения с клиентом? Ведь если вы попросите его повторить вопрос, он поймет, что вы его не слушали, а если попытаетесь ответить наугад, он наверняка заметит паузу между своим вопросом и вашим ответом, которая также даст ему понять, что вы были невнимательны.

Во время важных дел максимально отгородите себя от возможных отвлекающих факторов: уведомлений, чатов и прочего. А еще обязательно наведите порядок на рабочем столе – ведь физический беспорядок тоже мешает сосредоточиться. Если вы знаете, что легко можете «зависнуть» в интернете, отключите его на время выполнения важной задачи. Очень легко сбиться с мысли и очень сложно собраться после очередной «минутки» отвлечения, поэтому заранее позаботьтесь о комфортных и спокойных условиях работы.

Придерживайтесь режима дня

Журнал Harward Business Rewiew опубликовал результаты исследования, задачей которого было изучить режим работы самых эффективных сотрудников. Секреты их успеха оказались просты: начинать любое дело «не раскачиваясь», делать небольшие паузы в течение дня, а во время обеда полностью отключаться от работы и перезагружаться. Такой режим обеспечивал им максимальную концентрацию и помогал достичь самых высоких результатов.

Чтобы скорректировать свой режим и стать более продуктивным, в течение трех дней записывайте все, что вы делаете на работе. Напишите, какие важные задачи вам предстоит решить. В течение дня по порядку фиксируйте все, на что уходит ваше время, а вечером проанализируйте, как вы его провели. Подумайте, что бы вы поменяли в этом графике завтра? В какие моменты вы чувствовали, что у вас в делах царит полный хаос? Представьте, что коллега задает вам вопрос, как повысить производительность. Что бы вы ему посоветовали, исходя из ваших наблюдений за собой?

Если вы знаете, что утро будет напряженным, придите в офис заранее и распределите задачи. Напишите на стикере напоминание для коллег: «Не беспокоить до… У меня срочные дела». Если вас ждет важная, но не слишком приятная задача, выполняйте ее в самом начале дня – иначе она так и будет «висеть» над вами весь день, отвлекая от других дел.

Внесите в календарь свободное время

Каждый день выделяйте в своем расписании время на непредвиденные важные дела (например, по 30 минут 2 раза в день). Если вы будете планировать все дела «впритык», то наверняка выбьетесь из графика. А запланированные промежутки можно использовать, чтобы разобраться с делами, которые давно висят, или срочными делами, которые возникли в процессе работы и требуют ваших немедленных решений.

Объединяйте задачи в группы

Чтобы не отвлекаться на мелкие дела, объединяйте все схожие задачи в группы и выполняйте их в определенное время дня: например, ответы на письма, ответы на звонки, назначение встреч, подготовка документов на подпись и т.д. Это не только сэкономит время, но и избавит от тревоги, что вам постоянно нужно что-то подписывать или кому-то звонить. Прикиньте, сколько времени у вас уйдет на разные задачи, и внесите их в свое расписание: например, 2-3 раза в день по 20 минут вы работаете с электронной почтой.

Чтобы сократить цепочку писем, которая часто бывает слишком длинной из-за недопонимания, употребляйте в переписках короткие и точные фразы, например: «Ответа не требуется» или «Свяжитесь с моей помощницей, чтобы уточнить необходимые детали. Меня в копию ставить не нужно».

Система группирования задач «1-10-1»

Автор предлагает эту систему для нештатных ситуаций: например, вы вернулись из отпуска и обнаружили огромное количество дел. Просмотрите все скопившиеся задачи и определите самые срочные из них. Выберите их этого списка дело, которое займет не более 1 минуты, например, быстрый ответ на важное письмо с согласием на встречу. Далее выберите задачи, решение которых займет у вас не более 10 минут, и по очереди разберитесь с ними. А вот несрочные задачи, на решение которых потребуется около часа или более, начинайте делать тогда, когда выполнили все остальное. Работая по такому принципу, распланируйте следующие несколько дней.

Не ведите политику «открытых дверей»

Сегодня во многих современных компаниях придерживаются политики «открытых дверей», которая предполагает, что в любое время можно зайти к руководителю или коллеге, чтобы обсудить интересующий вопрос. Однако в такой обстановке совершенно невозможно сосредоточиться. Если не очертить свои границы, есть риск потратить ведь день на обсуждение чужих проблем. Будет лучше, если вы установите определенные часы, в которые к вам могут приходить за советом или с вопросами. Выслушивая проблемы коллег в определенное время, вы сможете действительно их услышать и предложить подходящее решение. Лучше поговорить с человеком 10 минут, но по существу, чем час проболтать ни о чем, отвлекаясь на другие дела.

Сообщайте коллегам о своей занятости

Если вам мешает работать шум, купите наушники или генератор белого шума. Так вы не дадите раздражителям проникнуть в вашу личную зону. Если вам нужно сконцентрироваться на важно задаче, не стесняйтесь попросить коллег о том, чтобы вас не отвлекали – неважно, где вы работаете: в своем кабинете или за перегородкой в open space. Напишите на спикере свое пожелание не отвлекать вас в течение определенного времени – коллеги наверняка пойдут вам навстречу.

Приоритет – тому, кто рядом

Девора Зак приводит пример, как однажды она зашла в пустое кафе и уже собиралась сделать заказ, как вдруг зазвонил телефон. Сотрудник кафе взял трубку и начал принимать заказ клиента по телефону, а Девора внезапно оказалась второй в очереди, что было для нее очень обидно. «Всегда отдавайте приоритет тому, кто рядом», – советует она. Если вам звонит клиент, а вы в это время заняты другим, предупредите, что сможете уделить ему время через несколько минут. Если вы ужинаете с семьей, а на экране вашего смартфона мигают непрочитанные сообщения, отдавайте приоритет семье, а после ужина спокойно занимайтесь своими делами.

Перестаньте быть вечно занятым

Вы не можете удовлетворить все просьбы и запросы окружающих. Попытки угодить всем приведут лишь к тому, что ваше внимание будет рассредоточено, а ваша жизнь станет похожа на хаос. Избавьтесь от всеобщей «эпидемии занятости» – она редко бывает связана с выдающимися успехами и отличными результатами.

Научитесь находиться наедине с самим собой

Сегодняшние СМИ каждую минуту подталкивают нас к тому, чтобы постоянно о чем-то думать, атакуя новостями, рекламными сообщениями и прочим «информационным шумом». Ученые Виргинского университета поместили участников в комнату, где не было ничего, кроме одной кнопки, нажимая на которую, человек получал легкий электрический заряд.

Через 6 минут нахождения в одиночестве участники начинали нажимать на эту кнопку, так как не могли придумать, чем им заняться. Хотя до начала эксперимента утверждали, что не станут делать этого и даже готовы были заплатить, чтобы не подвергать себя такому испытанию. Люди разучились находиться сами с собой и своими мыслями. Даже маленький ребенок, привыкший к разнообразию игрушек, не умеет придумывать себе игры.

Учитесь однозначности постепенно

Привычку концентрироваться на одном деле следует вырабатывать в несколько этапов. Начните с одной привычки (например, 15 минут в день вести дневник), и постепенно добавляйте следующие. Заведите чек-лист и ежедневно отмечайте выполнение привычки. Как только полностью освоите одну, переходите к следующей.

Первыми простыми шагами к однозначности могут стать выезды на природу с отключенными смартфонами. Попробуйте уехать в отпуск без ноутбука и смартфона – вы поразитесь тому, сколько у вас свободного времени. Или пригласите друзей на ужин в ресторане и назначьте штраф для того, кто первым возьмет в руки смартфон. Старайтесь смотреть кино не дома, а в кинотеатре – это позволит вам глубже погрузиться в картину. Оставляйте телефон в прихожей в первый час пребывания дома после работы.

Делайте паузы и в работе и в жизни. Сегодня большой популярностью пользуется направление Slow Life, в рамках которого по всему миру появляются клубы медленного чтения. Группа людей собирается в тихом спокойном месте и в течение 30 минут читает книгу (естественно, отключив мобильные телефоны). При этом разрешается чтение с планшета или букридера. Осознанное чтение снижает стресс, дарит ощущение радости и сопереживания за героев.

Если вы любите новое и необычное, попробуйте дзэнтангл (дзэн-графика) – это рисование сложных графических узоров с помощью простых повторяющихся линий. В течение 15-20 минут нельзя отвлекаться – метод предполагает непрерывное рисование. Считается, что дзэн-графика полностью расслабляет мозг, дает ощущение контроля над мыслями и способна привести к гениальным творческим озарениям – в общем, настоящая медитация!

Заключение

Практиковать осознанность в повседневной жизни не так сложно, как кажется на первый взгляд. Просто всегда думайте о том, что вы делаете. За едой уделяйте внимание пище. За работой – работе. За разговором – человеку. Если вы думаете, что не успеете выполнить задачу, не выполняйте ее на скорую руку, лишь бы поставить галочку. Умейте делать правильный и осознанный выбор. Старайтесь сохранять эмоциональные воспоминания, а не сотни фотографий, которые вы вряд ли будете часто пересматривать. Поэтому иногда вместо того, чтобы сфотографировать еду, просто насладитесь ею. Применяйте принцип «здесь и сейчас» во всех сферах и вскоре вы удивитесь, насколько более качественной, насыщенной и гармоничной станет ваша жизнь.