Текст книги "Про INFO. Разложить все по полочкам"

Шаг 3. Ваш информационный фонд

Полным-полна моя коробочка…

В «Шаге первом» мы думали о взаимоотношениях с внешним миром (о наполнении визитки, о том, как выглядит наш e-mail, и т. д.). В «Шаге втором» создавали удобства, одинаково выгодные как нам самим, так и получателям наших файлов и писем. В «Шаге третьем» мы думаем только о себе любимых. Какими средствами облегчить себе жизнь в современном мире, где мобильный телефон обновляют раз в полтора года, компьютер – раз в два года, а работу (или рабочие проекты) некоторые меняют даже чаще, чем мобильник и ноутбук? Как обустроить свой информационный фонд, чтобы его сохранность не вызывала опасений, чтобы эти постоянные «информационные переезды» не сопровождались стрессом? Как не потерять ничего важного в процессе повседневной работы или апгрейда и как не тратить на действия по сохранению своих информационных фондов уйму сил и времени? Ответы – в «Шаге третьем».

У меня все ходы записаны!

Деньги любят счет, а информация любит учет. Регистрация большинства входящих и исходящих информационных продуктов для профессионального информационного работника необходима. У нотариуса вы ставите подпись в журнале выданных документов, где указаны все данные по вашему вопросу. В сервисную книжку вашего автомобиля вписывают работы, выполненные на очередном техническом обслуживании. И так далее и тому подобное. На самом деле любая информация так или иначе складируется в ваших фондах – письма сохраняются в папках почтовой программы, прочитанные журналы собираются в аккуратные (или не очень) стопки. Но если накопление и упорядочивание поставить на профессиональный уровень, можно извлечь из этого немалую пользу.

Грамотная регистрация создает предпосылки для удобной и быстрой навигации по вашим информационным фондам. Если вы тратите по пять минут, чтобы найти электронное письмо, и если полчаса у вас уходит на то, чтобы отыскать договор в шкафу с документами, это означает, что навигация по вашим архивам затруднена. По оценкам некоторых исследователей, среднестатистический офисный работник тратит на такую ненужную работу до 50 % своего времени. Это ужасает, ведь информационный профессионал не может позволить себе такого расточительства, но и обнадеживает – буквально «под ногами» лежат ресурсы, которые можно высвободить, нужно только приложить усилия.

Если регистрация действует эффективно, а навигация происходит оперативно, значит, вам доступна одна из главных функций информационного работника – анализ информационных фондов. Кому из тружеников офиса не приходилось писать отчеты? Кто не оценивал, сколько средств потрачено и сколько, исходя из этих трат, понадобится в будущем? Все информационные продукты (отчеты, подсчеты и т. п.) – результат анализа информации.

Итак, если вы можете назвать себя информационным работником, то есть если большую часть времени вы трудитесь интеллектуально, а не физически, то запомните эту триаду: регистрация – навигация – анализ информации. И в своей деятельности опирайтесь именно на этих трех китов.

• Если в вашей машине до сих пор нет «бортжурнала», заведите его как можно скорее. Вносите в него (регистрация) все: адреса магазинов, где приобретались запчасти, их маркировку и стоимость, адрес автосервиса, когда и какие работы были проведены, их стоимость, а также мысли и заметки – за чем следить, на что обратить внимание. Вы сможете точно подсчитать свои расходы, запланировать очередные работы, сравнить цены и т. д. (анализ). Если вести такой журнал в электронном виде, то его всегда можно носить в смартфоне или КПК и постоянно иметь под рукой всю необходимую информацию (навигация).

• Если руководство регулярно требует от вас сдавать отчеты о проделанной работе или любые другие отчетные документы (анализ), то основу для них лучше готовить заранее. Можно по ходу выполнения работ вносить информацию о них (регистрация) или прямо в файл отчета, или в рабочий журнал (в том или ином виде). Для рядового работника такая отчетность просто удобна, а на руководящих должностях она необходима.

• Если вы активный пользователь Интернета, организуйте понятную и эффективную систему закладок, при которой все ссылки (от сайта прогнозов погоды до выхода на страницу корпоративного сайта) хранятся не в одной главной папке («Избранное»), а разносятся по каталогам и подкаталогам (регистрация). Удобная навигация по этому дереву каталогов сэкономит вам впоследствии много времени.

• Если вы читаете печатную прессу (газеты, журналы) и сохраняете важные статьи или же ведете подшивку журналов, то запаситесь цветными индексными закладками – стикерами, клеящимися прямо на страницы. С их помощью можно отмечать важные статьи и разными цветами задавать значимость отмеченных материалов. Кроме того, на стикерах можно даже делать надписи. Такая регистрация заинтересовавшей вас информации позволит потом не только быстро найти нужные статьи (навигация), но и оценить количество заинтересовавшей и прочитанной прессы, оценить внимание СМИ к исследуемой проблеме и т. д. То есть провести анализ прессы.

Примеров внимательной работы с информацией можно привести немало. Например, один мой коллега, устав следить за возвратом книг в свою домашнюю библиотеку, завел журнал и отмечает в нем выдачу каждого издания, как в настоящей библиотеке. И это тоже регистрация информации.

Все эти действия помогают повысить эффективность информационной работы, сократив время на поиск информации, и высвободить внимание, которое иначе потребовалось бы на удержание ее в памяти.

Потерявши, плачем

Часто случается, что файл становится нужен сразу после того, как его стерли, а журнал со статьей – после того, как его выкинули. Именно поэтому сегодня в информационной работе лучше придерживаться полушутливого журналистского правила: «Информации много не бывает». Десять раз подумайте, прежде чем занести палец над клавишей Delete («Удалить»).

Времена, когда пространство на жестком диске было дорогим и ценным, уже прошли. Сегодня вместо удаления файлов с неопределенными перспективами лучше использовать их архивирование. Не в программном смысле, когда файлы упаковываются в сжатый RAR-архив, хотя и этого никто пока не отменял, а в самом прямом – помещать их в архивную папку.

В любой рабочей папке имеет смысл завести поддиректорию под названием «Архив» и складывать в нее все, что мешает в папке основной, но когда-нибудь может понадобиться. Например, я в такую папку складываю копии doc-файлов с текстом книги, которая находится в работе, – «Книга_ДД_ММ. doc». Раз в неделю в «Архив» отправляются пять устаревших копий текста. Если понадобится что-то восстановить, я всегда могу проследить развитие мысли во времени. С выходом книги эта папка, вероятно, будет очищена от таких копий.

Работать с версиями текстового документа будет еще удобнее, если прямо в файле завести некое подобие журнала – «шапку» его параметров. В описанном примере с текстом книги я в такой «шапке» использую поля «Текущий объем», «Отличия от предыдущей версии», «Что сделать» и другие.

Подход, при котором в теле файла содержится полная информация о его параметрах и особенностях, крайне необходим, если материал находится в коллективном, а не индивидуальном использовании. Такие формализованные сведения позволяют передавать документ из рук в руки без пояснений. Сам термин «шапка» я позаимствовал из редакционной среды, где мне довелось поработать. Каждый текст, сдаваемый автором, редактор дополнял подобной «шапкой» и уже в таком виде вычитывал, передавал литературному редактору и на верстку. Вся сопроводительная информация при таком подходе путешествует вместе с самим продуктом, и ничего не нужно объяснять «вдогонку» на словах.

Процедура архивирования будет эффективнее, если проводить ее регулярно, с определенной периодичностью. Тогда не понадобится при любом изменении документа тут же тратить время на его обновление в своем информационном архиве. Определите разумные сроки для «уборки информационного фонда» – они будут продиктованы интенсивностью вашей информационной работы.

Практикуйте также метод ограниченного хаоса – любую информацию, с которой пока не понятно, что делать, не удаляйте, а складывайте во временное хранилище. Например, в папку «Временные документы» (или англоязычную папку TEMP) либо в текстовый файл «Дополнительная информация». Достигнув определенного (заданного вами) размера, этот хаотичный массив сам подскажет вам своим видом, как его лучше классифицировать. Такой подход к классификации будет отнимать у вас намного меньше времени, и ни один телефон контрагента или файл с материалами не будет потерян. А разборы завалов как раз можно приурочить к регулярным работам по архивированию накопленной информации.

У функции архивирования есть и «ближайший родственник» – резервное копирование (другое название которого – «бэкап», back up). Не стоит, однако, путать эти действия. Архивирование – это буквально помещение в архив информации, которая может понадобиться когда-то, но не нужна сейчас. Резервное копирование – это изготовление «запасного» полного слепка с вашего информационного фонда (и рабочих материалов, и архивных) на случай, если в технике произойдет какой-либо сбой. Тогда информационную базу можно будет восстановить в том виде, в котором и был изготовлен слепок.

Увы, сегодня бэкап разбит для информационного работника на целый набор процедур – «бэкапить» по отдельности нужно мобильный телефон, карманный компьютер, флешку, базу контактов ежедневника, папки почтового клиента, папку «Избранное» интернет-браузера, наиболее важные каталоги с жесткого диска ноутбука или стационарного компьютера. Все эти действия тем не менее необходимо проводить регулярно, чтобы потом не было «мучительно больно».

Неприятны финансовые потери – до 5000 рублей может стоить сегодня восстановление данных с физически пострадавшей USB-флешки. Но еще более неприятна утрата важных сведений, не поддающихся оценке (база контактов, документы и т. д.).

Процедура бэкапа для каждого устройства происходит по своим правилам. Чаще всего резервную копию сохраняют в электронном виде. Но изготовление «твердотельных» носителей информации повышает надежность резервного копирования. Это означает, что наряду с электронным бэкапом самые важные документы и базы лучше сохранить еще и на CD или DVD. Архив из десятка «болванок» никого не отяготит, а вот если «рухнет» жесткий диск компьютера, никакая электронная резервная копия, хранившаяся на нем, не поможет.

Повышать сохранность информации можно также, сохраняя «аналоговые» следы информации – чеки на покупку, печатные документы. Конечно, хранить тонны бумаги – не лучшее решение, но в некоторых случаях «аналоговая подстраховка» необходима. Рабочие реалии помогут вам найти компромисс.

Еще одна зона «ненадежности» – сетевые документы в глобальной сети. Часто бывает, что страница с важной информацией вдруг перестает существовать по тому адресу, который был сохранен в папке «Избранное» вашего интернет-браузера. Именно поэтому наиболее важные страницы можно и нужно сохранять на собственном жестком диске в виде html-документов (или импортировать в документы другого формата).

Главная рекомендация тем, кто забывает архивировать информацию: попробуйте какое-то время постоянно спрашивать себя, что будет, если вы лишитесь этой базы данных (телефонной книги в мобильнике, файлов на флешке и т. д.)?

Все свое ношу с собой

Чем больше опыта набирает информационный работник, тем лучше он понимает, что одно из его главных конкурентных преимуществ – объем собранной информационной базы: от контактов с деловыми партнерами (раньше это называлось «связи», сегодня – «социальные сети») до портфеля реализованных проектов.

У банкира – банковский счет, у информационного работника – информационный фонд. Пример не случаен. Финансисты частенько называют деньги не только капиталом, но еще и «ликвидностью», подчеркивая легкость их движения. Подобными качествами должен обладать также информационный фонд. Меняются банки, меняются предметы инвестиций – но ваши деньги остаются при вас. Меняются компьютеры и другие технические устройства, меняются офисы и круг задач – но накопленные знания и сведения должны перемещаться вместе с вами. Информация – та же «ликвидность», она должна быть легкой на подъем и удобной для хранения и перемещения. Иными словами, информационные базы должны быть мобильны.

Храните весь свой электронный информационный фонд в отдельной папке компьютера (например, в каталоге WORK). Тогда при смене очередного ноутбука или жесткого диска вам не понадобится тратить время и нервы на копирование разрозненных папок с важной информацией со всего жесткого диска. Можно будет просто скопировать эту папку WORK с одного «винта» (винчестер – hard disk) на другой и создать на рабочем столе ярлык с доступом к этой папке.

Учитывая, как быстро устаревают сегодня компьютеры, можно предположить, что в ближайшем будущем апгрейд настольного компьютера или ноутбука будет происходить в среднем раз в один-два года. Облегчите себе процедуру переноса информации со старого компьютера на новый. По возможности «развяжите» информацию и технику – сделайте свой информационный фонд по-настоящему мобильным. Это, кстати, позволит оперативно и без проблем создавать его резервные копии.

Разберитесь, где на вашем компьютере хранятся папки, в которые:

а) ваш почтовый клиент складывает почту (чаще всего – это папка mail, находящаяся в директории почтового клиента);

б) интернет-браузер складывает ссылки (чаще всего это папка расположена в каталоге С: and Settingsu1083?огин пользователя);

с) программа синхронизации складывает резервные копии при синхронизации вашего мобильного телефона (КПК, смартфона).

Во-первых, попробуйте переместить эти каталоги в уже упомянутую папку WORK, «перепрописав» адресные строки в программах. Во-вторых (если это не удалось), запомните или запишите все, что нужно будет подвергать резервному копированию или переносить на новый компьютер во время апгрейда. В первом случае вы просто укажете новые пути к уже существующим (перенесенным) папкам почты и так далее для почтового клиента и других программ. Во втором – замените стандартные пустые папки программ своими, содержащими информацию.

Похожим образом относитесь и к своей базе рабочих контактов. Увод клиентской базы с прежнего места работы на новое – шаг неоднозначный с этической точки зрения (хотя новый работодатель часто именно этого и ожидает от кандидата с опытом). Но уж деловые контакты вы в любом случае набираете не для того, чтобы отказываться от них при переходе на новое место. Поэтому весь свой профессиональный информационный фонд (начиная с книги контактов в ежедневнике и заканчивая четко оформленным портфолио реализованных проектов и подшивкой личных документов) стройте так, чтобы их всегда можно было взять с собой. Это, кстати, может упростить вам жизнь при переезде в новый офис.

Оцените сами, какие еще сферы вашей деятельности допускают перевод информационных фондов в мобильное состояние. Задумайтесь, сколько времени у вас заняла бы, скажем, подготовка к эвакуации. Такие мысли, кроме прочего, помогают навести порядок как в деловой жизни (от хранения важных документов в сейфе до регулярного резервного копирования рабочей информации и т. п.), так и в быту (от хранения важных документов в одном установленном месте до аккуратного подшивания квитанций коммунальных платежей).

Конечно, не стоит становиться параноиком и строить всю свою жизнь по принципу «если завтра война, если завтра в поход». Но вот о поговорке «знал бы, где упаду, соломки бы подстелил» забывать не стоит. В некоторых, наиболее вероятных, местах падения подстелить соломки заранее никогда не помешает.

Информация – главная ценность и главное конкурентное преимущество современного делового человека. Чтобы надежно ее хранить и эффективно ею пользоваться, нужно ввести в свою практику некоторые несложные принципы и требовать от себя их неуклонного соблюдения.

• Для эффективного анализа информации нужно создать возможность быстрой навигации по информационной базе, для чего следует регистрировать и классифицировать все важные входящие/исходящие данные. Любую информационную работу необходимо базировать на триаде регистрация – навигация – анализ (информации).

• Порядок в информационных фондах наводят при помощи архивирования информации, а для перестраховки от сбоев (технических и других) применяют регулярное резервное копирование информации. Две эти процедуры необходимо наладить для любого информационного массива – от книги контактов в мобильном телефоне до объемной базы данных на рабочем компьютере.

• Чтобы повысить комфортность обращения с вашими информационными фондами, необходимо, по возможности, «развязать» информацию и технические средства – сделать информационные фонды мобильными. Соберите всю важную информацию в определенных местах, не рассредоточивая ее по рабочим папкам разных программ. Тогда и апгрейд техники будет проходить менее болезненно, и комплексное резервное копирование займет меньше времени.

Подобные сознательные усилия отнимают не так уж много времени, зато значительно повышают надежность и эффективность вашей информационной работы. А то, что такие действия обычно воспитывают в человеке аккуратность и ответственность, можно воспринимать как бонус.

Часть II. Средний вес: секреты информационного работника

Освоив азы, мы стали полноценными информационными работниками. Пора «выходить в свет»: общаться с другими представителями информационного общества – профессиональными и, увы, не очень; получать и создавать информационные продукты; бороться за повышение эффективности нашей работы. Во всех этих процессах тоже есть место и готовым приемам, и технологиям.

Во второй части мы сконцентрируем наше внимание на дальнейшем росте информационного работника. Для чего изучим набор решений – от способов повышения эффективности общения в информационной среде до принципов создания качественных информпродуктов.

Шаг 4. Коммуникации с другими информационными работниками

Мы с тобой одной крови…

Социальное (общественное) существо – человек – начинается там, где начинается социум (общество). «Человек общественный», попав на необитаемый остров, прекращает свое существование. То же можно сказать и о «человеке информационном»: если не с кем разделить знания и сведения, то остается лишь отмечать ход дней зарубками на дереве да читать книги вслух самому себе. Прелесть истории про Робинзона еще и в том, что до спасения он успел побывать в условиях «неполной коммуникации»: после общения с Пятницей любой носитель родной речи покажется даром Небес.

Но просто ли нам дается общение с другими? Если даже настроенные позитивно и конструктивно партнеры то и дело садятся за стол переговоров, чтобы в десятый раз обсудить детали, что же говорить о повседневных деловых контактах?!

В «Шаге четвертом» мы будем обсуждать проблему оптимизации социальной компоненты в деятельности информационного работника: способы минимизации потерь и построения надежной системы коммуникаций и с коллегами, и с контрагентами – то есть со всеми «другими».

Трудности перевода

«Спасибо вам, мои корреспонденты, что вы неверно поняли меня», – однажды Высоцкий пошутил, что в ответ на многочисленные неверные прочтения его стихов хотел бы написать песню, которую можно было бы озаглавить этой его строкой. Другой классик столетием раньше заметил: «Нам не дано предугадать, как слово наше отзовется…»

Как не существует в природе механизмов со стопроцентным КПД, так и в любом общении (межличностном и тем более групповом) невозможно стопроцентное взаимопонимание. И как физики, оттолкнувшись от этого факта, начали разработку более эффективных энергосберегающих двигателей, так и информационные работники однажды задумались над тем, как избежать потерь в процессе коммуникации.

В армии, где речь идет не просто об эффективности, а о выживании, действует четкий устав, чтобы мыслящие «на особицу» индивиды не могли внести помех в движение информации по иерархическим структурам. В менеджменте и управлении, где цена ошибки чуть меньше, а творческий подход и гибкость позволяют извлекать прибыли и сверхприбыли, столь жесткое регламентирование оказалось неуместным. Оставляя в системе некоторое свободное пространство, управленцы смирились и с вытекающими из этого «потерями КПД». И даже ввели для обозначения таких потерь специальный термин.

Под транзакционными издержками в менеджменте понимают затраты на проведение любого основного действия (транзакции). Часто транзакционные издержки приравнивают к операционным издержкам, хотя последний термин – более узкий. Для финансиста, например, под транзакционными издержками можно понимать оплату труда посредников и консультантов при проведении сделки.

Для информационного работника транзакционные издержки – это потери на коммуникациях. За этим определением может скрываться:

• непонимание информации / поручений / приказов и т. д. (причем вы сами можете не понять суть поступившего распоряжения, и точно так же непонятым может остаться ваше поручение);

• недопонимание;

• невольная неверная трактовка;

• сознательная неверная трактовка, если формат информации/приказов и так далее позволяет такие действия;

• недостаточное внимание к информации/приказам;

• нарушение сроков и других условий.

Переведем сухие управленческие термины на живой повседневный язык делового сообщества. Знайте, что вы сталкиваетесь с информационными транзакционными издержками, когда слышите следующие фразы:

• «Мы не получали вашего письма»;

• «Ваш вопрос пока еще не рассмотрен»;

• «Я обязательно займусь этим вопросом, как только появится возможность»;

• «Я должен был позвонить ему, но замотался и не успел»;

• «А я думал, что надо было сделать именно так».

Ряд таких фраз, не самых приятных для уха делового человека, любой офисный работник продолжит без особого труда.

Есть, кстати, и еще один распространенный вид издержек на коммуникациях. В пособиях по тайм-менеджменту их называют «пожирателями времени». Увы, это не только и не столько говорливый коллега, который не отстанет от вас, пока не перескажет содержание просмотренного вчера фильма. Чаще всего это неэффективно выстроенная коммуникационная среда, которая заставляет вас тратить драгоценный ресурс времени на бесполезную рутину. Именно об этом – известный управленческий афоризм: «К успеху приводят только 20 % всех действий» (читай: «Остальные 80 % работы делается впустую»).

Итак, будем считать, что враг определен – это неэффективная система коммуникаций, которая для решения основной задачи расходует впустую часть времени, внимания, сил и энергии информационного работника. Подобно старому дымящему двигателю с непростительно низким КПД. Не пора ли его заменить?..