Текст книги "Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией"

В конце каждого дня завершенные Помидорки должны быть переведены в материальный архив. Как альтернативу можно использовать электронные таблицы или базу данных. Завершенные задачи нужно удалить из «Полной переписи дел». Что именно вы будете отслеживать и записывать, будет зависеть от того, за какими моментами вы хотите понаблюдать и какие выводы сделать.

Первоначальная цель отслеживания и последующей записи может состоять в том, чтобы просто получить представление о том, какое количество Помидорок понадобилось на каждую задачу. Другими словами, вы можете просто захотеть понять, сколько усилий пришлось затратить на каждое дело. Чтобы это сделать, вы можете взять такие разделы таблицы: дата, время начала, задача, описание, количество потраченных Помидорок, короткая заметка о достигнутых результатах и, возможно, место для записи возможных улучшений или проблем, с которыми пришлось столкнуться. Эта простейшая запись – уже полноценный отчет. Его достаточно просто нарисовать на листе бумаги.

Рисунок 9. Лист записей

Как бы Марк заполнял время делами, если бы не отслеживал его? С «Методом Помидора» не обязательно фиксировать время начала каждой задачи (или каждой Помидорки). Что действительно важно – так это отслеживать количество Помидорок, нужных для полного завершения задачи, то есть реально затраченные усилия. Это – ключ к пониманию «Метода Помидора». Поскольку отслеживание выполняется по крайней мере один раз в день, запоминать и восстанавливать время начала деятельности по «Методу Помидора» не сложно. На самом деле, эта практика является полезным умственным упражнением.

Полезный метод запоминания течения дня состоит в том, чтобы сделать краткое изложение дня, начиная с самого последнего занятия и возвращаясь к первому.

Записи дают эффективный инструмент людям, которые применяют «Метод Помидора» для наблюдения за собой, надеясь на улучшение рабочего процесса. Например, вы можете спросить себя, сколько Помидорок в неделю вы потратили на дела, связанные с работой или изучением нового, сколько Помидорок в среднем вы делаете в течение дня на этой неделе и так далее. Вы также можете определить, какие стадии в процессе эффективны, а какие – нет и их можно игнорировать, в итоге получая те же самые результаты.

К примеру, на рисунке 9 мы видим, что Марку понадобилось десять Помидорок, чтобы написать, вычитать и сократить статью «Как учиться музыке». Кажется, это слишком много. Марк мог бы получить те же результаты менее чем за десять Помидорок. И тогда он мог бы потратить Помидорку или больше на свободное времяпрепровождение или другие дела. «Я бы хотел попытаться написать следующую статью аналогичного качества, затратив меньше усилий. Как? За счет чего? Какие задачи на самом деле полезны? Как мне перестроиться, чтобы быть более эффективным?»

Такие вопросы задают люди, чтобы что-то улучшить или хотя бы попытаться улучшить. Записи в конце дня (и позже – поиски путей к улучшению) не должны занимать более одной Помидорки.

Помидорка отмечает течение времени, то есть это мера измерения времени. Она становится мерой измерения усилий, когда сочетается с количеством людей, вовлеченных в деятельность. Сверяясь с этой мерой, мы можем сказать, что задание было связано с некоторым количеством Человеко-Помидорок или Паро-Помидорок или Командо-Помидорок, где эти единицы – меры измерения усилий. Количество затрачиваемых усилий зависит от количества людей, вовлеченных в деятельность. Они неоднородны, их нельзя сложить вместе или сравнить между собой.

Работа отдельной личности, пары или группы представляет собой различные способы сочетания производственных факторов и средств коммуникации. Нет четких формул, позволяющих преобразовать Человеко-Помидорку в Паро-Помидорку или Командо-Помидорку.

Скажем, мы хотим измерить стоимость задачи, выполненной более чем одним человеком индивидуально, в парах или командой. Применяя денежные единицы измерения, мы можем сравнивать и суммировать разные количества усилий. Например, возьмем деятельность, результат которой был достигнут за две Человеко-Помидорки и три Паро-Помидорки. По условиям задачи, эти количества нельзя сравнивать напрямую или как бы то ни было суммировать. Но используя денежную ценность Помидорки, например 10$, мы можем сказать, что стоимость работы составила 2×10$+3×2×10$=80$.

Цель II. Сокращаем незапланированные перерывы

Продолжительность Помидорки составляет 25 минут и кажется достаточно небольшой, чтобы успешно сопротивляться разного рода отвлекающим факторам. Однако опыт показывает, что, когда вы начинаете использовать «Метод Помидора», незапланированные перерывы могут стать настоящей проблемой. Именно поэтому эффективная стратегия требует минимизировать отвлекающие факторы. А количество Помидорок, выполненных без незапланированных перерывов, наоборот – увеличивать. Есть два вида отвлекающих факторов: внутренние и внешние.

Даже несмотря на то, что Помидорка длится всего 25 минут, справиться с ней удается далеко не каждому. Оказывается сложным закончить первые несколько Помидорок, не почувствовав необходимости прервать дело прямо сейчас. Ради того, чтобы, например, сходить за едой или напитком, сделать звонок, который внезапно кажется очень срочным, посмотреть что бы то ни было в Интернете, проверить электронную почту. В конце концов, может даже понадобиться переосмыслить расстановку приоритетов между текущими задачами: касательно дневных планов и наших решений все мы крепки задним умом.

Эти виды раздражителей или способы прокрастинации во время текущей работы мы называем внутренними отвлекающими факторами. Они обычно выражают наш страх оказаться неспособными закончить работу так, как мы хотим, и тогда, когда мы хотим. Внутренние отвлекающие факторы обычно связывают с низкой способностью к концентрации.

Как нам освободиться от этих внутренних отвлекающих факторов? Необходимо действовать в двух направлениях:

1. Сделайте эти незапланированные перерывы видимыми. Каждый раз, когда вы чувствуете желание прерваться, поставьте апостроф в разделе, где отмечаете крестиками Помидорки.

2. Решите, как поступить. Вы можете выбрать что-то одно из следующего:

• Записать новую задачу в «Список дел на сегодня» в подраздел «Незапланированное и срочное», если считаете, что дело действительно важное и неотложное.

• Записать ее в «Перечень дел», пометив «Н» (незапланированное), добавив срок выполнения, если это необходимо.

• Усилить старания до конца текущей Помидорки. После того, как вы поставили апостроф, продолжайте работать над актуальной задачей до звонка Помидора.

ПРАВИЛО: Если Помидорка началась, она должна прозвенеть.

Цель состоит в том, чтобы принять как факт, что потребности возникают и не должны игнорироваться. Взгляните на них объективно и, если возможно, поставьте в расписание на другое время.

Пример, который прояснит динамику обращения с внутренними отвлекающими факторами. Во время второй Помидорки при написании статьи «Как учиться музыке» Марк внезапно почувствовал, что должен позвонить своей подруге Кэрол и узнать, когда их любимая рок-группа дает следующий концерт. Марк спрашивает себя: «Это действительно срочно? Мне обязательно нужно сделать это сегодня? Нет, я могу это отложить. Может быть, на час или два. А может быть, и вовсе на завтра». Марк ставит апостроф в «Списке дел на сегодня» напротив текущей работы (рисунок 10), добавляет пункт в «Полную перепись дел» как незапланированный (метка Н – рисунок 11) и продолжает работать в рамках текущей Помидорки.

Рисунок 10. Внутренний отвлекающий фактор

Рисунок 11. Незапланированное дело

Потом Марк спрашивает себя: «Действительно ли это дело нужно закончить до завтра? Нет, оно вполне может подождать до конца недели».

Марк добавляет этот срок рядом с «Н».

Рисунок 12. Незапланированные дела со сроком выполнения

Если через 10 минут Марк внезапно захочет заказать пиццу, он может поставить еще один апостроф, но в этот раз он внесет это дело в «Список дел на сегодня» в раздел «Незапланированное и срочное» (рисунок 13). После чего Марк продолжит заниматься текущей Помидоркой.

Рисунок 13. Срочный внутренний отвлекающий фактор

До этого момента Помидорка не прерывалась. Таймер продолжал отсчитывать время, а Марк продолжал работать, справляясь с желанием отвлечься. Очевидно, что уделять внимание отвлекающим факторам нужно как можно меньше: максимум несколько секунд. Иначе Помидорка должна считаться прерванной или недействительной. Наконец, Помидор звонит, Марк ставит крестик и делает короткий перерыв (рисунок 14).

Марк решает перейти к следующей Помидорке. Восемь потенциальных перерывов подстерегают его во время третьей Помидорки, но, к счастью, он с ними справляется. Он определяет одну задачу как несрочную и записывает ее в «Перечень дел». Однако ему ничего не остается, как определить остальные отвлекающие факторы как срочные (рисунок 15).

Рисунок 14. Срочный внутренний отвлекающий фактор, вторая Помидорка

Срочные дела, отмеченные на рисунке 15, могут заставить некоторых улыбнуться, но это то, как Марк их воспринимает. Суть в том, что «Метод Помидора» позволяет нам делать множество полезных или развлекающих вещей, но мы принимаем осознанное решение не заниматься ими во время текущей Помидорки. Когда мы просматриваем список различных дел и срочность, которую мы приписываем каждому из них, мы видим, как подвижен наш разум и как трудно держать его в рамках, фокусируясь на текущем деле. Часто количество и разнообразие внутренних отвлекающих факторов являются симптомами нашего страха не справиться с текущей задачей.

Рисунок 15. Несколько внутренних отвлекающих факторов

Неудивительно, что многие из этих задач позже окажутся совершенно не срочными даже для того, кто их написал. Скорее всего, к концу Помидорки или списка дел на сегодня, с несколькими пунктами, отмеченными как срочные или первостепенной важности, человек разберется так или иначе:

• Перенесет выбор велосипеда в «Перечень дел» на завтра.

• Сделает эти дела во время долгого перерыва. К примеру, это лучшее время для того, чтобы найти информацию о джазовом концерте в Чикаго в июле.

• Удалит. Неужели Марк действительно хочет заказать пиццу вместе со Спринг-роллами и уткой по-пекински? Он может даже понять, что вообще ничего не хочет заказывать, и поесть в конце дня.

Разум, который изучает эти пункты в конце Помидора, совсем не тот, что будет в конце комплекса Помидорок или в конце дня. Новые перспективы иногда изумляют. По-настоящему срочные вещи всегда выделяются в «Списке дел на сегодня». Цель «Метода Помидора» – удостовериться, что текущая Помидорка не будет прервана. Вместо этого можно сделать следующее:

• Выполнить пришедшие в голову задачи во время следующей Помидорки (но по-прежнему отмеренной как Помидорка) вместо запланированных.

• Вставить их в расписание в течение дня вместо других дел.

• Перенести их на следующую Помидорку, а потом на следующую, и так до конца дня. Это позволяет постепенно понять, что для нас на самом деле важно.

Если и когда незапланированные срочные дела все же сделаны, относящиеся к ним Помидорки должны быть отмечены должным образом (рисунок 16).

Рисунок 16. Выполненные незапланированные задачи

Во всех рассмотренных до сих пор случаях можно считать, что с отвлекающими факторами успешно справились, и незапланированных перерывов не произошло. Обратите внимание, что механизм работы с отвлекающими факторами заключается в инверсии внутренних отвлекающих факторов и превращении их в зависимые от Помидорки, в которую мы решаем их перенести.

Если вы вдруг вынуждены прервать Помидорку, потому что поддались искушению, или появилось что-то действительно неотложное, остается только одно: объявить текущую Помидорку недействительной, даже если до ее конца осталось совсем немного.

ПРАВИЛО: Помидорка неделима.

Потом поставьте апостроф вместо прерванной там, где записываете Помидорки. Очевидно, что вы не можете отметить крестиком незавершенную Помидорку, которая так и не прозвонила. Поэтому возьмите 5-минутный перерыв и начните новую Помидорку. Следующая Помидорка пойдет лучше.

Первая цель сокращения числа перерывов заключается в том, чтобы иметь представление о количестве и типе внутренних отвлекающих факторов. Наблюдайте за ними, принимайте и планируйте или удаляйте в зависимости от обстоятельств.

Людей, которые работают в социуме, могут отвлечь от работы. Ваш товарищ по учебе просит объяснить параграф или предлагает сходить в кино после обеда. Звонок прорывается сквозь секретаря. Коллега спрашивает, как собрать отчет. Почтовая программа издает звук каждый раз, когда приходит новое сообщение. Что же вам делать?

Внешние отвлекающие факторы бросают вызов вашей способности «защитить» тикающий Помидор. До сих пор главной задачей было нейтрализовать внутренние отвлекающие факторы. Но сейчас есть риск, что кто-то извне лишит вас удовольствия поставить крестик в вашем «Списке дел на сегодня».

Главная разница между внешними и внутренними отвлекающими факторами в том, что последние вынуждают нас взаимодействовать с другими людьми. Нам нужно общаться. Механизм взаимодействия с внешними отвлекающими факторами такой же, как и с внутренними: инвертировать зависимость от незапланированного перерыва и сделать перерывы зависимыми от нас.

Несколько примеров прояснят, как нам действовать. Входящие звонки можно переводить на автоответчик и прослушать сообщения позже. Входящая почта будет поступать, не причиняя беспокойства, если вы просто отключите звуковые уведомления. Если коллега или товарищ по учебе пытается вам помешать – просто скажите, что в данный момент вы заняты и не можете прерваться. Некоторые люди, например, обращаются к помощи юмора, говоря: «Я в середине Помидорки».

Потом скажите человеку, что вы обязательно перезвоните ему или ей через двадцать пять минут, несколько часов или завтра, в зависимости от срочности и важности дела. Исходя из опыта, можно сказать, что по-настоящему экстренные дела, с которыми приходится разбираться немедленно, редко встречаются в реальной жизни. 25-минутная или 2-часовая отсрочка возможны почти всегда для задач, которые считаются срочными. Эта задержка обычно не вредит человеку, который хочет общаться с вами, но дает вам огромное преимущество с точки зрения эффективной работы разума, завершения деятельности так, как вы хотите, и переноса срочных задач. По мере практики вы начнете понимать, как часто срочное на первый взгляд дело можно перенести на завтра, никак не ущемив человека, которому оно нужно.

Таким образом, Защита Помидорки означает: эффективно проинформировать, быстро взаимодействовать, перенести незапланированный перерыв и перезвонить человеку, который вас прервал, в оговоренное время. Стратегия «Информирования, Взаимодействия и Перезванивания» позволяет вам контролировать внешние отвлекающие факторы. Вы просто переносите их на более поздние Помидорки в зависимости от срочности. Инверсия зависимости внешних незапланированных перерывов лежит в следующем механизме: мы больше не зависим от отвлекающих факторов, это они зависят от нас.

Обратная связь от людей, которые начинают применять «Метод Помидора», обычно такова: они обнаруживают, что могут столкнуться с 10 или даже 15 внешними отвлекающими факторами в течение одной Помидорки. Если люди, которые вас отвлекают, на практике видят, что вы действительно перезваниваете им, а не пользуетесь поводом от них отделаться, потребуется совсем немного времени, чтобы увидеть, как они тоже начинают защищать Помидорки. Многие из тех, кто работает или учится с Помидором, говорят, что им кажется, будто они постоянно имеют дело с людьми, которые ценят собственное время. На практике обработка этого типа отвлекающих факторов аналогична взаимодействию с внутренними отвлекающими факторами. В этом случае мы также работаем в двух направлениях:

1. Сделайте эти незапланированные перерывы видимыми. Каждый раз, когда что-то или кто-то пытается прервать Помидорку, поставьте черточку (-) на листе, где вы их отмечаете.

2. Решите, что делать. Вы можете выбрать один из следующих вариантов:

• Записать новую задачу в «Список дел на сегодня» под заголовком «Незапланированное и срочное», если это нужно сделать сегодня, добавив обещанный срок в поле по левому краю.

• Записать задачу в «Перечень дел», отметив «Н» (незапланированное), добавив крайний срок, если необходимо.

• Приложить дополнительные усилия, чтобы закончить Помидорку. После того, как вы отметите нужное, продолжайте работать над текущей задачей до тех пор, пока Помидор не зазвенит.

Таким образом, вы достигнете цели: запомните взятые обязательства, сосчитаете ежедневные внешние отвлекающие факторы, не прерывая Помидорки.

Следующий пример показывает два внешних отвлекающих фактора, с которыми поступили по-разному во время второй Помидорки «Написать статью “Как научиться музыке”» (рисунки 17 и 18).

Рисунок 17. Незапланированное срочное дело

Рисунок 18. Незапланированное дело с конкретным сроком

Если Помидорку абсолютно необходимо прервать из-за человеческой слабости или действительно неотложного дела, остается только одно – объявить текущую Помидорку недействительной, даже если она уже почти прозвенела. (ПРАВИЛО: Помидорка неделима). Потом поставьте черточку там, где вы записывали Помидорки, чтобы зафиксировать прерванную, запишите задачу и ее крайний срок в раздел «Незапланированное и срочное». Далее начните первую Помидорку срочного дела. Следующая Помидорка пойдет лучше.

Вторая цель, которую необходимо достичь для того, чтобы сократить число незапланированных перерывов, заключается в том, чтобы знать количество и тип внешних отвлекающих факторов.

Обдумайте их и включите в расписание в зависимости от степени сложности.

Как только вы начнете работать с «Методом Помидора», вы сразу заметите, что у вас появились Помидорки, специально предназначенные для организационных дел с оповещениями – почты, телефона, встреч и т. д. Это – первые ощутимые последствия необходимости иметь дело с регулярными внутренними и внешними отвлекающими факторами. Самое естественное решение – выделить одну (или больше, если понадобится) Помидорку в день, чтобы позаботиться о срочных отвлекающих факторах. Механизм инверсии зависимости, применяемый, чтобы защитить текущую Помидорку, обычно служит для того, чтобы прекратить возможные незапланированные перерывы в Помидорке, посвященные различным формам коммуникации.

Мы должны подчеркнуть, что люди, использующие Помидоры, ставят следующие цели:

• Откладывать посвященные организационным делам Помидорки как можно дольше, постепенно снижая градус срочности и повышая степень, в которой подобные дела могут быть контролируемыми и запланированными.

• Постепенно уменьшать количество Помидорок, используемых для организации отвлекающих факторов, которые поступают в течение дня.

Люди, которые начинают применять «Метод Помидора», изумляются, когда подсчитывают Помидорки, посвященные работе и учебе (без незапланированных перерывов), и те, которые приходятся на организационную деятельность (часть которой приходится на незапланированные перерывы). В некоторых командах люди начинают с не более чем двух или трех Помидорок в день, посвященных текущей работе, оставшиеся Помидорки приходятся на совещания, телефонные переговоры и переписку.

Посмотрите на дела, ежедневно записываемые под меткой «Н» в «Перечне дел» и отмеченные как «Незапланированное и срочное» в «Списке дел на сегодня». Если вы сделаете это, на этапе планирования вы можете оценить свою способность определить количество и типы действий, которые наиболее эффективны для достижения конкретной цели. Чем больше количество незапланированных дел, тем сильнее качественные ошибки в вашей первоначальной оценке. Таким образом, можно измерить незапланированные действия, выполненные для достижения определенной цели. Понятно, что вы также можете включить общее количество внутренних и внешних отвлекающих факторов в «Лист записей», чтобы наблюдать за ними и попытаться минимизировать их со временем.

Цель III. Планируем необходимые усилия

По мере освоения метода, когда вы достигнете первых двух целей, вы сможете начать работать над количественными планами. Долговременная цель – прогнозировать усилия, которые потребует задача.

«Перечень дел» включает в себя все задачи, которые нужно выполнить. Эти задачи приходят из взаимодействия с отвлекающими факторами и планов, необходимых для того, чтобы определиться с путями достижения ваших целей, созданных в начале проекта. Некоторые задачи теряют свою значимость с течением времени, и поэтому их можно исключить из перечня. В начале каждого дня определите, сколько Помидорок потребует каждое дело в списке. Пересмотрите предыдущие планы, если нужно. Запишите ожидаемое количество Помидорок в соответствующие разделы (рисунок 19). Запланированные Помидорки обычно представляют собой число Помидорок, необходимых некоторому количеству людей для того, чтобы закончить задачу. Таким образом, это мера усилий. Как бы то ни было, простой пример, который сейчас последует, показывает: количество Помидорок всегда относится к одному человеку.

Рисунок 19. Планирование на день

Планы всегда должны основываться на целых Помидорках, поэтому числа вроде 5,5 Помидорки недопустимы. В этом случае это шесть Помидорок. Если ожидаемая продолжительность задачи больше чем 5–7 Помидорок, это означает, что дело слишком сложное. Лучше разбить его на несколько подзадач и запланировать их по отдельности, записав в несколько строк в «Перечень дел «Метода Помидора».

ПРАВИЛО ТАКОВО: Если что-то занимает больше чем пять-семь Помидорок, разделите его.

Если вы это сделаете, не только отдельная задача станет менее сложной, но и планы окажутся более точными. Эффект увеличивается, когда мы делим не просто на более мелкие действия, но на мелкие дела, последовательно приближающие к цели, поскольку мелкие дела занимают немного времени.

Если дело предположительно займет меньше Помидорки (например, время, которое понадобится, чтобы позвонить Лауре и пригласить ее на семинар или позвонить Марку и попросить его отдать ноутбук), сходные дела нужно сочетать так, чтобы вместе они заняли приблизительно Помидорку.

ПРАВИЛО: Если что-то займет меньше Помидорки, добавьте его к другому.

Таким образом, для дел, которые займут меньше Помидорки, есть два варианта:

• Найти и собрать вместе похожие задачи из «Списка дел», пока они не займут приблизительно одну Помидорку.

• Оставить задачу без распланированного времени и отмечать, когда вы делаете ее сразу после какой-то другой, заполняя «Список дел на сегодня».

Выбирая стратегию, помните, что одна из функций «Перечня дел» – упростить выбор задач в «Список дел на сегодня». Выберите первый вариант, если эти дела очень простые или хорошо сочетаются; оставьте другие дела без прогнозируемого времени и комбинируйте их позже. В любом случае, чем больше у вас полезных задач в «Перечне дел», тем проще будет выбирать стратегию и сочетать различные задачи.

Рисунок 20. Задачи, которые занимают меньше одной Помидорки

Любые изменения в «Списке дел» нужно делать хорошим карандашом и превосходным ластиком.