Текст книги "Word 2007. Популярный самоучитель"

11.3. Ответы на часто возникающие вопросы при работе с Word

Вполне возможно, что во время чтения этой книги у вас возникли вопросы, ответы на которые вы не нашли. При работы с Microsoft Word у вас и дальше будет возникать множество вопросов. Любознательность – это одно из главных условий успешного обучения, ведь чем больше у вас интересов, тем значительнее будет ваш багаж знаний, когда вы выясните для себя все непонятное.

В этом разделе собраны ответы на вопросы, которые чаще всего возникают у начинающих пользователей Microsoft Word. Такую форму изложения обычно называют ЧАВО (часто задаваемые вопросы и ответы), или FAQ (Frequently Asked Questions). Для удобства вопросы разделены на группы, которые соответствуют темам, освещенным в каждой главе книги.

Основы работы в Microsoft Word

В этом подразделе рассмотрены следующие темы:

• настройки интерфейса;

• общие параметры работы;

• отображения документов в окне программы.

Как мне найти команды и инструменты, которыми я пользовался в предыдущих версиях Word?

Действительно, интерфейс в Word 2007 претерпел значительные изменения по сравнению с предыдущими версиями программы. Если вам трудно ориентироваться в Word 2007, вы можете скачать специальное руководство, которое выпустила Microsoft, описывающее расположение команд и инструментов Word 2003 в Word 2007. Для этого откройте страницу http://office.microsoft.com/ru-ru/word/HA100625841049.aspx и в нижней части страницы в разделе Новое местоположение знакомых команд щелкните на ссылке Книга сопоставлений лент Word. В результате будет предложено скачать файл руководства. Сохраните его на жесткий диск. Файл имеет вид документа Excel (рис. 11.12).

Рис. 11.12. Справочник расположения команд Word2003 в Word2007

Для получения сведений об определенном элементе щелкните на соответствующей вкладке в нижней части окна.

С экрана пропала лента. Как ее вернуть?

Чтобы вернуть ленту на экран, щелкните правой кнопкой мыши на строке с названиями вкладок и выберите команду Свернуть ленту (рис. 11.13).

Рис. 11.13. Отображение ленты

Я практически не использую инструменты ленты, поскольку выполняю все операции при помощи сочетаний клавиш. Можно ли убрать ленту?

Если вы пользуетесь сочетаниями клавиш, то лента, действительно, нужна вам очень редко. Увеличьте рабочее пространство, щелкнув правой кнопкой мыши на ленте и выполнив команду Свернуть ленту. Если вам понадобится обратиться к ленте, то просто щелкните на названии нужной вкладки. В результате лента появится на экране и будет отображена до тех пор, пока вы не щелкнете на рабочей области.

Можно ли в Word автоматически посчитать количество знаков в документе?

Узнать количество знаков в документе можно двумя способами. Во-первых, щелкнуть на кнопке Статистика в группе Правописание на вкладке Рецензирование (рис. 11.14), чтобы получить доступ к диалоговому окну Статистика (рис. 11.15). В нем отображается количество знаков в документе с пробелами и без, а также другие статистические данные. Данное окно можно также вызвать, щелкнув в строке состояния на поле, в котором показано количество слов в документе (рис. 11.16).

Рис. 11.14. Кнопка Статистика на ленте

Рис. 11.15. Окно Статистика

Рис. 11.16. Кнопка открытия окна Статистика в строке состояния

Во-вторых, можно узнать количество знаков в документе при помощи окна Свойства, которое можно открыть следующим образом.

1. Выполните команду Подготовить → Свойства меню кнопки Office.

2. В появившейся в верхней части документа области для ввода данных о документе щелкните на кнопке Свойства документа и выберите команду Дополнительные свойства (рис. 11.17).

Рис. 11.17. Кнопка открытия окна свойств документа

3. Перейдите на вкладку Статистика (рис. 11.18).

Рис. 11.18. Вкладка Статистика окна свойств документа

Кроме сведений о количестве знаков в документе, окно свойств документа содержит еще много полезной информации, например дату его создания и последнего сохранения, количество страниц, имя автора и др.

Я часто работаю с несколькими документами одновременно и трачу немало времени на их закрытие. Можно ли автоматизировать этот процесс?

Для этого можно вынести кнопку Закрыть все на панель быстрого доступа. Для этого щелкните на кнопке Настройка панели быстрого доступа и выберите команду Другие команды. В открывшемся окне Параметры Word выберите из списка Выбрать команды из команду Все команды. В правом списке выберите команду Закрыть все, нажмите кнопку Добавить, а затем OK. В результате кнопка появится на панели быстрого доступа.

В диалоговом окне открытия файлов каждый раз открывается не та папка, которую я чаще всего использую, а Мои документы. Можно ли ее изменить?

Для изменения папки, используемой по умолчанию, сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке Параметры Word в меню кнопки Office (рис. 11.19).

Рис. 11.19. Кнопка Параметры Word в меню кнопки Office

2. Перейдите на вкладку Сохранение.

3. В области Сохранение документов нажмите кнопку Обзор справа от строки Расположение файлов по умолчанию.

4. Выберите папку, которая должна появляться в окнах открытия и сохранения документов, и нажмите кнопку OK. Путь к нужной папке отобразится в строке Расположение файлов по умолчанию (рис. 11.20).

Рис. 11.20. Измененный путь к папке

5. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.

При вводе текста Word автоматически заменяет прямые кавычки парными. Однако в некоторых случаях мне необходимо использовать прямые, например для обозначения дюймов. Можно ли отключить данную функцию?

Чтобы Word не заменял прямые кавычки парными, сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word (см. рис. 11.19).

2. Перейдите в раздел Правописание.

3. Нажмите кнопку Параметры автозамены в одноименной области. Откроется окно с настройками автозамены.

4. Перейдите на вкладку Автоформат при вводе (рис. 11.21).

Рис. 11.21. Вкладка Автоформат при вводе окна Автозамена

5. В списке Заменять при вводе снимите флажок «прямые» кавычки «парными».

6. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.

Основы работы с документами в Microsoft Word

В этом подразделе рассмотрены следующие темы:

• открытие документов;

• сохранение документов;

• восстановление документов после сбоя;

• работа с несколькими документами одновременно.

Во время работы с несколькими документами переключаться между ними при помощи кнопок группы Окно вкладки Вид или при помощи кнопок на Панели задач неудобно, так как приходится использовать мышь. Существует ли другой способ?

Между документами Word можно переключаться с помощью сочетания клавиш Ctrl+F6.

Можно ли увидеть на экране две части большого документа одновременно?

Чтобы увидеть на экране одновременно две части документа, щелкните на кнопке Разделить, которая находится в группе Окно на вкладке Вид. На экране появится линия разбивки, положение которой можно установить щелчком кнопки мыши (рис. 11.22).

Рис. 11.22. Разделение документа на экране

В разделенный таким образом документ можно вносить любые правки. Когда разделение больше не будет нужно, щелкните на кнопке Снять разделение, которая появится вместо кнопки Разделить, или просто установите указатель на линию разбивки и дважды щелкните кнопкой мыши.

Всегда открывал документ, с которым работаю, при помощи меню Пуск → Документы. Но сегодня не обнаружил его там. Куда он пропал?

В папке Документы хранятся файлы, к которым пользователь обращался недавно. Ваш документ мог исчезнуть из меню Пуск по следующим причинам.

• Если какой-то пользователь открывал другие файлы, ваш документ не вошел в число последних открытых файлов, и ссылка на него была удалена из папки. В этом случае вы увидите в папке ссылки на другие файлы.

• Папку Документы могли очистить для увеличения свободного места на жестком диске. В этом случае вы не увидите в ней никаких файлов.

В любом случае вы можете открыть документ одним из следующих способов:

• при помощи Проводника или любой другой программы работы с файлами, дважды щелкнув кнопкой мыши на названии нужного файла;

• двойным щелчком кнопки мыши из окна открытия, которое появляется при выполнении команды Открыть меню кнопки Office.

Если вы не знаете, где на жестком диске находится ваш документ, то попробуйте щелкнуть на кнопке Office для вызова ее меню. Возможно, ваш документ есть в списке документов, которые открывались в программе последними.

Если нужный вам документ отсутствует в списке и вы не можете вспомнить, где он находится на жестком диске, воспользуйтесь поиском документов Windows. Для этого сделайте следующее.

1. Выполните команду Пуск → Найти → Файлы и папки.

2. Введите название файла в окне поиска.

3. Нажмите кнопку Поиск.

Я обычно сохраняю файлы в формате RTF. Каждый раз при сохранении приходится менять расширение в списке Тип файла. Можно ли установить расширение сохранения по умолчанию отличное от DOCX?

Чтобы установить другое расширение файла при сохранении по умолчанию, сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word (см. рис. 11.19).

2. Перейдите в раздел Сохранение.

3. В списке Сохранять файлы в следующем формате области Сохранение документов выберите нужный формат (рис. 11.23).

Рис. 11.23. Выбор формата сохранения документов по умолчанию

4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.

Таким же образом можно выбрать для сохранения по умолчанию формат Word 97–2003.

Хочу сохранить файл в формате, отличном от DOCX, однако, при раскрытии списка Тип файла диалогового окна Сохранить как нужное мне расширение не отображается. Что делать?

Скорее всего, нужный вам тип файлов не отображается в списке потому, что при установке Microsoft Office не были инсталлированы текстовые конвертеры. Необходимо установить компонент Конвертеры и фильтры, который входит в состав Общих средств Office. Для этого сделайте следующее.

1. Закройте все программы Microsoft Office.

2. Выполните команду Пуск → Настройка → Панель управления.

3. Откройте окно Установка и удаление программ.

4. Выберите в списке Microsoft Office и нажмите кнопку Изменить (рис. 11.24).

Рис. 11.24. Окно Установка и удаление программ

5. Выберите пункт Добавить или удалить компоненты (рис. 11.25).

Рис. 11.25. Добавление компонентов в пакет Microsoft Office

6. Далее выполняйте те же действия, что и при установке Microsoft Office (см. разд. 1.1).

Внимание!

Для выполнения установки текстовых конвертеров вам понадобится диск или сетевой ресурс с установочными файлами Microsoft Office.

При сохранении изменений, внесенных в файл, возникает сообщение, что файл доступен только для чтения. Что делать?

Пользователь, создавший документ, может установить на него защиту от записи. Когда вы открываете подобный файл, Word предупреждает вас о том, что внести изменения в этот документ не удастся. Чтобы сохранить изменения, необходимо переименовать файл или сохранить его с тем же именем, но в другой папке. Для этого сделайте следующее.

1. Выполните команду Сохранить как → Документ Word меню кнопки Office.

2. В диалоговом окне Сохранение документа укажите новое имя файла или измените путь к нему.

При сохранении изменений, внесенных в файл, появляется сообщение, что размер файла слишком велик. Что делать?

Такое сообщение означает, что на жестком диске недостаточно места для записи файла. Попробуйте освободить место. Для этого выполните следующее.

1. Очистите Корзину.

2. Воспользуйтесь специальной программой для очистки жесткого диска, которая удалит временные файлы.

3. Удалите ненужные программы, используя окно Установка и удаление программ, которое можно запустить с Панели управления.

Внимание!

Никогда не удаляйте ненужные, по вашему мнению, файлы и программы. Если вы не уверены в предназначении файла или программы, лучше посоветуйтесь с системным администратором или более опытным пользователем.

Если документ слишком велик, попробуйте разбить его на составные части и сохранить по отдельности. Для этого выполните следующее.

1. Вырежьте из документа ту часть, которую нужно сохранить отдельно, для чего выделите ее и нажмите сочетание клавиш Ctrl+X.

2. Создайте новый документ Word при помощи сочетания клавиш Ctrl+N.

3. Вставьте текст из буфера обмена при помощи сочетания клавиш Ctrl+V.

4. Сохраните отдельно первый и второй документы.

При сохранении документа в текстовом формате выравнивание по правому краю было утеряно. Почему?

Когда документ сохраняется как Обычный текст, будьте готовы к тому, что часть форматирования будет утеряна (Word предупреждает об этом при сохранении). В частности, знаки табуляции при выравнивании по правому краю будут заменены знаками пробела. По этой причине, если документ планируется сохранить в этом формате, использовать выравнивание по правому краю не стоит.

Вчера я целый день работал над документом, сохранил все изменения, но сегодня при открытии изменений нет. Вся моя работа утеряна?

Если вы действительно сохраняли документ перед закрытием, то работа потеряна быть не может. Скорее всего, вы сохранили его не в той папке, откуда пытаетесь открыть.

При сохранении документа нужно обязательно выполнять команду Сохранить меню кнопки Office. Если вы вместо этого нажали кнопку Выход из Word или щелкнули на кнопке закрытия документа в строке заголовка, а затем при запросе Сохранить изменения в документе? нажали кнопку OK, Word сохранил файл там, где посчитал нужным. Если вы работаете с файлом, расположенным на удаленном компьютере, Word не сохранит изменения в этом документе, пока вы не выполните команду Сохранить меню кнопки Office и не укажете путь к сетевому диску.

Если вы потеряли файл, то попробуйте найти его на жестком диске, воспользовавшись средствами поиска Windows. Для этого сделайте следующее.

1. Выполните команду Пуск → Найти → Файлы и папки.

2. Введите название файла или укажите дату изменения файла в окне поиска.

3. Нажмите кнопку Поиск.

Недавно на секунду пропал свет, компьютер отключился, и вся моя работа в Word пропала. Можно ли защитить файлы от таких происшествий?

Если к вашему компьютеру не подключено специальное устройство – источник бесперебойного питания – позволяющее сохранять стабильность работы компьютера даже во время перепадов напряжения, будьте готовы к тому, что несохраненные файлы могут пропасть. По этой причине сохраняйте работу как можно чаще одним из следующих способов:

• кнопкой Сохранить на панели быстрого доступа;

• командой Сохранить меню кнопки Office;

• сочетанием клавиш Ctrl+S.

Если вам трудно выработать привычку сохранять документ как можно чаще, пользуйтесь автосохранением. По умолчанию Word сохраняет результаты работы каждые 10 минут, однако вы можете уменьшить этот промежуток. Для этого сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word (см. рис. 11.19).

2. Перейдите в раздел Сохранение.

3. Введите в поле Автосохранение каждые… минут число от 1 до 120 (рис. 11.26).

Рис. 11.26. Настройка времени автосохранения

4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.

У меня установлено автосохранение. Однако, открыв документ после сбоя в работе Microsoft Word, я обнаружил, что сохранены не все изменения. Почему?

По умолчанию Word сохраняет изменения в открытом документе каждые 10 минут. Соответственно изменения, которые вы внесли после последнего автосохранения, не были сохранены. Если вам важно сохранять изменения чаще, чем каждые 10 минут, измените параметры автосохранения, как описано выше.

Ввод и редактирование текста

В этом подразделе рассмотрены следующие темы:

• поиск и замена текста;

• перемещение, копирование, удаление текста;

• проверка орфографии;

• защита документа.

Раньше Word подчеркивал все орфографические и грамматические ошибки волнистыми линиями, и ошибки были хорошо заметны. Однако теперь Word не подчеркивает слова с ошибками. Почему?

Word может не подчеркивать слова с ошибками, потому что вы (или другой пользователь данного компьютера) отключили автоматическую проверку орфографии и грамматики. Чтобы включить ее, сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word (см. рис. 11.19).

2. Перейдите в раздел Правописание.

3. В области При исправлении правописания Word установите флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику и Также проверять орфографию (рис. 11.27).

Рис. 11.27. Настройки автоматической проверки правописания

4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.

Возможно, Word не подчеркивает слова с ошибками потому, что были изменены параметры языка: вместо русского документу был задан какой-нибудь другой язык, файлов проверки грамматики и орфографии для которого у программы нет. Чтобы проверить параметры языка, сделайте следующее.

1. Выделите весь текст, используя сочетание клавиш Ctrl+A.

2. Щелкните в строке состояния на кнопке, на которой изображен текущий язык документа (рис. 11.28).

Рис. 11.28. Кнопка открытия окна Язык в строке состояния

3. Выберите из списка открывшегося окна русский язык (рис. 11.29).

Рис. 11.29. Выбор русского языка в окне Язык

Если Word перестал проверять ошибки после переустановки, возможно, проверка грамматики и орфографии не была установлена. Чтобы активировать данную функцию, необходимо установить компонент Средства проверки правописания для русского языка, который входит в Общие средства Office, выполнив следующее.

1. Закройте все программы Microsoft Office.

2. Выполните команду Пуск → Настройка → Панель управления.

3. Запустите окно Установка и удаление программ.

4. Выберите в списке Microsoft Office и нажмите кнопку Изменить (см. рис. 11.24).

5. Выберите пункт Добавить или удалить компоненты (см. рис. 11.25).

6. Далее выполняйте те же действия, что и при настройке установки Microsoft Office. Подробнее об установке Microsoft Office читайте в разд. 1.1.

Внимание!

Для выполнения установки модуля проверки правописания вам понадобится диск или сетевой ресурс с установочными файлами Microsoft Office.

Как сделать так, чтобы пользователи, читающие мой документ, не могли его изменить?

Для этого необходимо установить пароль для разрешения записи следующим образом.

1. Перейдите на вкладку Рецензирование, в группе Защитить щелкните на кнопке Защитить документ и в появившемся меню выберите команду Ограничить форматирование и редактирование (рис. 11.30).

Рис. 11.30. Меню кнопки Защитить документ

2. В появившейся области задач Ограничить форматирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования (рис. 11.31).

Рис. 11.31. Область задач Ограничить форматирование

3. Из раскрывающегося списка, расположенного ниже, выберите строку Только чтение и щелкните на кнопке Да, включить защиту.

4. В появившемся окне введите пароль в поле Новый пароль и подтвердите его в поле Подтверждение пароля (рис. 11.32).

Рис. 11.32. Окно задания пароля

5. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.

В документе, защищенном паролем, инструменты изменения текста недоступны (рис. 11.33). Чтобы внести изменения в такой документ, щелкните на кнопке Отключить защиту в области задач Ограничить форматирование. Появится окно, в которое нужно будет ввести заданный пароль.

Рис. 11.33. Документ, защищенный паролем

При работе с текстовыми документами часто приходится сверять исходный документ с отредактированным. Как можно проверить, соответствуют ли исходный и исправленный документы друг другу?

Чтобы сравнить два документа, сделайте следующее.

1. Перейдите на вкладку Рецензирование, в группе Сравнить щелкните на одноименной кнопке и выберите команду Сравнить (рис. 11.34).

Рис. 11.34. Меню кнопки Сравнить

2. В появившемся окне Сравнение версий укажите пути к исходному и измененному документам (рис. 11.35). Для это щелкните на значке

и в открывшемся окне укажите путь к файлу. Если с файлом недавно работали, то его можно выбрать из раскрывающегося списка.

Рис. 11.35. Окно Сравнение версий

3. При необходимости нажмите кнопку Больше и выберите параметры сравнения и отображения изменений.

4. Нажмите кнопку OK. В результате окно Word будет разделено на несколько частей, в которых будет показан сравниваемый документ, содержащий все различия, исходный и измененный документы, а также отдельная область задач, отображающая все правки (рис. 11.36).

Рис. 11.36. Результат сравнения документов

При редактировании текста мне часто приходится менять абзацы местами. Существуют ли возможности для быстрого перемещения абзацев?

С помощью сочетания клавиш Alt+Shift+↑ и Alt+Shift+↓ можно передвинуть абзац на любое место документа без предварительного выделения. Единственное условие – перед выполнением этой операции курсор должен находиться в любом месте абзаца, который вы хотите переместить.

При редактировании документа новый текст затирает старый, а не появляется между словами. Как это исправить?

Старый текст исчезает потому, что вы работаете в режиме замены. Для включения/выключения режима замены используйте клавишу Insert.

Текст выделяется не так, как обычно. Что делать?

Это может происходить потому, что включен режим расширенного выделения. Для выхода из расширенного выделения нажмите клавишу Esc.

Когда в Word приходится делать сложный поиск, иногда теряется возможность искать некоторые символы, например знак абзаца. Как решить эту проблему?

Нужно не выбирать необходимый символ в списке Специальный, а явно указывать номер символа. Например, для поиска знака абзаца нужно написать в диалоговом окне поиска выражение ^0013.