Текст книги "Деловое письмо"

1.3. Подготовка инициативных деловых писем

Требования к подготовке инициативных деловых писем

Прежде чем приступить к подготовке инициативного делового письма, следует убедиться в том, что написать такое письмо совершенно необходимо.

Такая необходимость может быть вызвана следующими обстоятельствами:

1) вопрос (группа вопросов), который вы намерены осветить в деловом письме, не может быть в данный момент решен ни в ходе личной встречи, ни по телефону, ни каким-либо иным образом в связи с временной недоступностью (отсутствием на месте) адресата;

2) вы намерены зафиксировать (для себя и для адресата) определенную информацию на бумаге, с тем чтобы впоследствии иметь возможность (при необходимости) сослаться на нее;

3) вы намерены соответствующим образом оформить свои мысли, для того чтобы придать им более упорядоченный вид и, таким образом, сделать их более ясными, доходчивыми и убедительными для адресата;

4) вы намерены предварительно посвятить в курс дела, представляющегося вам достаточно сложным (или являющимся для адресата чем-то совершенно неизвестным до сего дня), человека, от которого в конечном счете будет зависеть его исход. С тем, чтобы обеспечить его соответствующей информацией, вы и используете деловое письмо;

5) вы намерены сообщить адресату нечто конфиденциальное.

Обратите также внимание на то, кто именно в данном случае

является адресатом, какова будет его наиболее вероятная реакция на деловое письмо и насколько эта реакция будет соответствовать цели, которой вы намерены достичь при помощи своего послания.

Если, проанализировав ситуацию, вы утвердились в своем намерении подготовить и отправить деловое письмо, то, не откладывая дело в долгий ящик, приступайте к работе.

С этой целью:

а) запланируйте время, необходимое (и е то же время достаточное. – Прим, авт.) для продуктивной работы над деловым письмом;

б) определите, где именно вы будете заниматься этой работой – в офисе, дома или где-либо еще;

в) подготовьте все, что вам необходимо для делового письма, – бумагу или соответствующие бланки, компьютер, принтер, дискету для сохранения файла с текстом, ручку, карандаш (для того чтобы делать пометки и исправления в черновике), возможно, стирательную резинку, “штрих”, конверт и марки к нему, визитную карточку или иной материал, который вы намерены приложить к посланию (приложения готовятся отдельно. – Прим, авт.);

г) подберите также весь необходимый вам для работы над текстом информационно-справочный материал: переписку по существу поднимаемого в деловом письме вопроса, отчеты, служебные записки, справки, сводки, акты, доклады, договоры и т. п.;

д) на всякий случай запаситесь и литературой, в частности, словарями – орфографическим, синонимов, иностранных слов и т. п. или энциклопедическим, а также любой другой специализированной литературой (в том числе и периодикой), например юридической.

Далее переходите к подготовке плана делового письма. Как правило, эта процедура осуществляется в следующей последовательности:

а) уточняется цель (функциональное назначение) делового письма (например, вы намерены запросить у делового партнера определенную информацию, имеющую отношение к проекту договора о сотрудничестве);

б) определяется тип делового письма (в данном случае это письмо-запрос);

в) определяется общая структура делового письма (1-й абзац – обрисовать ситуацию вокруг проекта договора, 2-й абзац – изложить суть запроса, 3-й абзац – обосновать необходимость получения запрашиваемой информации, 4-й абзац – поблагодарить за сотрудничество, а также попросить ответить возможно скорее и т. п.);

г) определяются основные речевые средства для достижения указанной цели (стандартные формулировки для образования “каркаса” содержания, текстовые подводки для обеспечения связи между абзацами);

д) определяются наиболее важные факты и события, ссылку на которые необходимо сделать в письме (например, в качестве обоснования мотивов своих действий);

е) определяются форма обращения, заключительная формула вежливости, форма подписи, уточняется необходимость в подготовке приложений к деловому письму.

После того как план делового письма составлен, его следует тщательно просмотреть и уточнить. На основе окончательной версии плана можно приступать к подготовке черновика основного содержания (текста) делового письма.

Работа над черновиком предполагает:

а) формулирование ключевых мыслей, отражающих суть делового письма (в виде отдельных предложений);

б) взаимоувязку отдельных предложений в абзацы (последовательно для всех абзацев);

в) формулирование текстовых связок между абзацами, а также, если это необходимо, начальной и заключительной текстовой подводки.

После того как черновик делового письма зафиксирован вами на бумаге или на экране компьютера, вам следует:

а) отредактировать проект, произведя с этой целью дополнительную структуризацию текста, а также его стилистическую обработку;

б) откорректировать проект, т. е. отыскать, пометить и исправить содержащиеся в тексте ошибки в орфографии, пунктуации и т. п.;

в) переоформить черновик делового письма на новом носителе, используя для этого другой лист бумаги и соответствующую страницу компьютерного файла.

Уточненный черновик:

а) перечитывается;

б) повторно редактируется и корректируется;

в) оформляется в исправленном варианте.

С этой целью к тексту делового письма “подключаются” заранее продуманные:

– приветствие (иногда в сочетании с обращением);

– заключительная формула вежливости;

– подпись.

Полностью скомпонованный (скомпилированный) рабочий вариант делового письма окончательно просматривается автором (разработчиком) на предмет выявления скрытых в тексте ошибок и неточностей.

Наконец, заключительная фаза работы над деловым письмом предполагает:

а) согласование текста (в тех случаях, когда это необходимо);

б) оформление делового письма на бланке или листе писчей бумаги с соблюдением действующих на этот счет правил;

в) оформление приложений (если таковые имеются);

г) подписание письма;

д) помещение письма в конверт и его регистрацию (последнее не обязательно для частных деловых писем);

е) отправку по указанному на конверте адресу.

Примеры наиболее распространенных инициативных деловых писем

а) пример письма-просьбы:

Генеральному менеджеру АО “Профиль”

И. О. Фамилия.

Уважаемый господин…!

Коммерческий отдел нашей компании крайне заинтересован в поставках некоторых наименований продукции Вашего предприятия и, в частности…. (указать конкретно).

В связи с изложенным прошу направить в адрес компании каталог (прайс-лист, проект договора и т. п.) интересующей нас продукции.

Желаемый срок получения каталогов —… (указать конкретно).

С уважением,

заместитель генерального директора по маркетингу

АО “Аэлла”

И. О. Фамилия;

б) пример письма-сообщения:

Исполнительному директору АО “Профиль”

И. О. Фамилия.

Многоуважаемая Имя Отчество!

Рад сообщить Вам, что в настоящее время руководство фирмы рассматривает возможность открытия нового филиала в… (указать конкретно) в целях увеличения сбыта продукции. Предполагаемая дата начала работы филиала —… (указать конкретно). Штатная численность персонала —… (указать конкретно). Указанная информация сообщается Вам для сведения.

С почтением,

коммерческий директор АО “Профиль”

И. О. Фамилия;

в) пример письма-запроса:

Директору АО “Профиль”

И. О. Фамилия.

Уважаемый Имя Фамилия!

Направляем Вам запрос на документальное подтверждение трудового стажа работника нашего предприятия… (указать конкретно), утратившего трудовую книжку вследствие… (указать конкретно). Сведения о работе… на вверенном Вам предприятии прошу сообщить по форме:

1….

И т. д.

Указанные сведения необходимы для выдачи… дубликата трудовой книжки.

С уважением, директор АО “Вымпел”

И. О. Фамилия,

заместитель директора по персоналу И. О. Фамилия;

г) пример письма-заявления (о намерениях):

Ректору

Государственного образовательного учреждения…

И. О. Фамилия.

Многоуважаемый Имя Отчество!

Настоящим заявлением имею честь заявить о намерении нашего учреждения продолжать плодотворное сотрудничество с вверенным Вам… (институтом, университетом, академией). Минувший учебный год наглядно продемонстрировал наличие у наших организаций значительного потенциала для эффективного и взаимовыгодного взаимодействия.

Желаю Вам и преподавательскому коллективу… творческих успехов и благополучия.

С почтением,

заведующий научно-исследовательским институтом…

И. О. Фамилия;

д) пример письма-заказа:

Начальнику отдела сбыта АО “Профиль”

И. О. Фамилия.

Уважаемая госпожа…!

Просим Вас принять к рассмотрению заказ на приобретение у АО “Профиль”… (указать наименование продукции) в количестве… (указать конкретно). Обращаем Ваше внимание на то, что наиболее предпочтительными для реализации являются изделия, имеющие… (указать характеристики, способствующие улучшению сбыта продукции).

Прошу Вас также изыскать возможность для укомплектования заказа приблизительно равным количеством изделий, обладающих перечисленными характеристиками.

Отправку заказа прошу произвести… (указать количество) равными партиями – к… и… (указать даты).

С уважением, директор торгового дома И. О. Фамилия;

е) пример письма-поздравления (вариант 1):

Имя Отчество Фамилия (в дательном падеже)

Уважаемый Имя Отчество!

Позвольте от имени… (указать конкретно) и от себя лично поздравить Вас с Днем рождения! Вот уже… (указать конкретно) лет Вы плодотворно трудитесь на благо нашего предприятия, отдавая делу свои профессиональные знания и опыт. Ваша трудовая деятельность – это редкий пример профессионального успеха, пример, заслуживающий уважения и подражания. В этот радостный день мы от всей души желаем Вам, уважаемый Имя Отчество, крепкого здоровья, успехов во всех начинаниях, благополучия и достатка, мира и счастья!

С уважением,

Инициалы (Имя) Фамилия;

ж) пример письма-поздравления (вариант 2):

Членам правления АКБ “Банк “Эльдорадо”

Уважаемые господа!

Имею честь поздравить Вас с исключительно успешным завершением инвестиционного проекта по финансированию… (указать конкретно).

Мне доставляет большое удовольствие сообщить Вам, что по предварительным оценкам, прибыль банка в связи с завершением указанного проекта превысит запланированные показатели. Я также крайне рад тому обстоятельству, что своевременное и в высшей степени успешное завершение этого проекта создает более чем благоприятные условия для осуществления других, не менее значимых инвестиционных программ, а именно… (указать конкретно).

Позвольте, господа, выразить уверенность в том, что деятельность нашего банка и впредь будет столь же успешной и благородной. Желаю вам всего наилучшего.

С совершенным почтением,

И. О. Фамилия, главный управляющий;

з) пример письма-приглашения:

Уважаемые господа!

Региональный выставочный центр “Новый Эрмитаж” имеет честь пригласить вас к участию в выставке-ярмарке… (указать конкретно). Выставка-ярмарка будет проводиться в… (указать конкретно) с… по… (указать конкретно).

Программой выставки-ярмарки предусмотрено развертывание следующих тематических разделов:

1….

И т. д.

Ежегодные выставки-ярмарки… являются крупнейшими подобными мероприятиями, проводимыми ныне в… регионе. Каждый год в работе указанных выставок принимает участие в среднем более… экспонентов.

Таким образом, у участников выставки-ярмарки… имеются прекрасные возможности как для демонстрации своих достижений в области…, так и для продуктивного обмена опытом, в том числе и для установления новых партнерских связей.

В связи с изложенным организационный комитет выставки-ярмарки… приглашает вашу организацию принять участие в ее работе. Мы готовы оказать вам всяческое содействие в подготовке к участию и непосредственном участии в этом значительном мероприятии.

За более подробной информацией вы можете обратиться по адресу:….

Адрес Интернет-сайта оргкомитета выставки-ярмарки —….

Запросить документацию для подачи заявки на участие вы можете у… (указать конкретно) по электронной почте….

Мы будем рады видеть вашу организацию в числе участников выставки-ярмарки….

С уважением,

председатель оргкомитета…

И. О. Фамилия.

Секретарь оргкомитета…

И. О. Фамилия;

и) пример письма-извинения:

Генеральному директору АО “Профиль”

И. О. Фамилия.

Глубокоуважаемая Имя Отчество!

… (указать полное наименование предприятия) приносит Вам свои извинения в связи с ненадлежащим исполнением обязательств по договору от… №…. Позвольте также сообщить Вам, что случившееся стало, к сожалению, возможным по обстоятельствам, не зависящим от деятельности нашего предприятия.

Тем не менее, уважаемая Имя Отчество, мы выражаем свое глубокое огорчение в связи с этим неприятным фактом. Одновременно мы хотели бы надеяться на то, что этот прискорбный случай не отразится на перспективах нашего делового сотрудничества. Мы также хотели бы заверить Вас в том, что руководство Предприятия приложит энергичные усилия к тому, чтобы исключить повторение подобных случаев.

Искренне желаем Вам благополучия и процветания. Остаюсь искренне Ваш, директор-распорядитель ПАО “Полюс”

И. О. Фамилия;

к) пример письма с выражением сочувствия: Исполнительному директору АО “Профиль”

И. О. Фамилия.

Глубокоуважаемый Имя Отчество!

Позвольте выразить сочувствие в связи с постигшим Ваше предприятие несчастьем – производственной аварией, повлекшей за собой значительный материальный ущерб.

Мы разделяем Ваше огорчение и в этот нелегкий час намерены настоящим письмом засвидетельствовать Вам наши поддержку и симпатию. Одновременно мы предлагаем Вам свою помощь в решении вопросов, связанных с восстановлением и ремонтом поврежденного здания, оборудования и имущества.

Искренне надеемся, что уже вскоре последствия аварии будут успешно преодолены. В связи с этим мы подтверждаем свое намерение сохранять и всячески развивать деловое сотрудничество с Вашим предприятием и Вами лично.

Пользуясь случаем, желаем Вам, Имя Отчество, стойкости духа, энергии и настойчивости, удачи в осуществлении Вашей непростой миссии, скорейшего и полнейшего восстановления Предприятия, здоровья и благополучия.

С глубоким сочувствием и неизменным уважением,

И. О. Фамилия

(при необходимости после фамилии через запятую указывается наименование должности);

л) пример имиджевого письма:

Главному редактору АО “Телеканал”

И. О. Фамилия.

Дорогой Имя!

Рад возможности отправить Вам небольшое сообщение. Полагаю, что Вы не забыли о нашей договоренности относительно…, достигнутой на прошлой неделе. Сообщите мне с оказией, как отразится выполнение этой договоренности на долгосрочных планах нашего сотрудничества.

Мне было также крайне интересно узнать Ваше мнение о…, кандидатуру которого предложил Вам на днях мой коллега и давний друг Нэйм Фэмили. В любом случае буду счастлив получить от Вас скорый ответ.

Надеюсь, у Вас все хорошо?

Остаюсь искренне Ваш,

Имя Фамилия, продюсер;

м) пример письма с выражением благодарности: Генеральному директору АО “Профиль”

И. О. Фамилия.

Глубокоуважаемая Имя Отчество!

Выражаю Вам от имени трудового коллектива АО “Агат” сердечную благодарность в связи с направленными в адрес нашего предприятия поздравлениями по случаю… (указать конкретно).

Искренне надеемся, что сложившиеся между нашими предприятиями прочные взаимовыгодные деловые взаимоотношения получат свое дальнейшее плодотворное развитие. Пользуясь случаем, передаю Вам и Вашим коллегам пожелания успехов в работе, процветания, мира и счастья.

С неизменным почтением, генеральный директор АО “Агат”

И. О. Фамилия;

н) пример рекомендательного письма:

Руководителю кадровой службы АО “Профиль”

И. О. Фамилия.

Уважаемый господин….

Настоящим письмом я с удовольствием рекомендую Вам Нэйм Сенэйм Фэмили, которого имею честь знать как добросовестного, порядочного работника и перспективного специалиста. Вы, несомненно, можете доверить ему любое дело, не опасаясь наступления неблагоприятных последствий.

Я также свидетельствую, что за время стажировки во вверенной мне компании господин Н. С. Фэмили проявил исключительные способности в области информационных технологий. Полагаю, он будет весьма полезен Вашей фирме в качестве специалиста.

Приложение: отзыв руководителя подразделения о работе Н. С. Фэмили в период стажировки….

С чрезвычайным почтением,

И. О. Фамилия,

вице-президент по персоналу компании;

о) пример письма негативного содержания (вариант 1):

Наименование должности сотрудника

И. О. Фамилия.

Уважаемый господин…!

С сожалением вынуждены сообщить, что Вы уволены из нашей компании с… (указать конкретно). Нам искренне жаль, что, несмотря на вынесенные Вам ранее… (указать, сколько) дисциплинарных взысканий, Вы так и не сумели изменить свою работу к лучшему.

Несмотря на происшедшее, мы с благодарностью вспоминаем о той работе, которая была исполнена Вами с надлежащей ответственностью и подобающим служебным рвением.

Выписку из приказа об увольнении, расчет и трудовую книжку Вы можете получить… в течение всего рабочего дня. Необходимые указания на этот счет будут даны соответствующим должностным лицам.

Желаем Вам всего наилучшего.

От имени генерального директора АО “Феникс”

И. О. Фамилия, менеджер;

п) пример письма негативного содержания (вариант 2):

И. О. Фамилия.

Уважаемая госпожа…!

Благодарю Вас за интерес, проявленный к нашему объявлению о вакансии, и полученное от Вас в этой связи подробное резюме (CV).

Сведения, любезно предоставленные Вами в наше распоряжение, были изучены с подобающим вниманием. Однако, к большому сожалению, я вынуждена сообщить, что Ваша фамилия не была включена в окончательный список (шорт-лист) соискателей на указанные должности.

Я искренне огорчена тем, что мне приходится писать Вам об этом. Пользуясь случаем, выражаю надежду на то, что Ваша следующая попытка будет более успешной.

С уважением,

от имени генерального менеджера по персоналу компании

И. О. Фамилия, референт офиса;

р) пример письма с выражением отказа:

Главному менеджеру по поставкам АО “Профиль”

И. О. Фамилия.

Уважаемый господин…!

Настоящим письмом мы с глубоким огорчением вынуждены сообщить Вам о своем отказе перечислить Вашей организации доплату за произведенные… (указать, когда именно) поставки… (указать конкретно). Наше решение продиктовано следующими обстоятельствами:

1. Ваша организация не уведомила нас о… (указать конкретно), что противоречит п…. (указать конкретно) соглашения о поставках и порядке взаимных расчетов на текущий год.

2. Ваша организация произвела поставку… (указать конкретно) с опозданием против оговоренных в соглашении сроков. Это также является нарушением действующего соглашения (подп…. п…. (указать конкретно).

Вы также не потрудились предоставить нам на этот счет какие-либо объяснения.

Следствием указанных нарушений Вашей стороной договорных обязательств стали прямые и косвенные издержки, понесенные нашим предприятием в связи с… (указать конкретно).

В связи с изложенным мы считаем абсолютно неправомерным ваше требование о… (указать конкретно). Со своей стороны, мы должны предупредить, что в случае повторной ненадлежащей поставки комплектующих мы, видимо, должны будем позаботиться о поиске более благонадежного делового партнера.

Надеемся, что наши доводы окажутся убедительными. Ваше следующее обращение с требованием о доплате вынудит нас передать рассмотрение этого дела в арбитражный суд.

С уважением,

ст. менеджер по работе с поставщиками АО “Монарх”

И. О. Фамилия.

Юрисконсульт

И. О. Фамилия;

с) пример развернутого письма-резюме:

К сведению руководства АО “Феникс” при рассмотрении соискателей на вакансию:

МЕНЕДЖЕР ПО ПЕРСОНАЛУ

Соискатель: Имя Отчество Фамилия…. года (лет), образование… (указать конкретно), опыт работы по специальности —

… лет (года).

Контактная информация: телефоны:… (раб.)…. (дом.).

E-mail:…

Уважаемые господа!

Я обращаюсь к Вам в связи с опубликованным на сайте Вашей компании объявлением о приглашении на работу менеджера по персоналу. Позвольте предложить Вам свои услуги.

В… г. окончил… по специальности “Менеджмент”. С… по… гг. работал на… в должности…. В период с… по… год постоянной работы не имел – работал на временной основе в….

С… по настоящее время работаю менеджером по персоналу компании…. В мои должностные обязанности входит:

а) …;

б) …, и т. д.

По отзывам коллег, располагаю достаточными для выполнения обязанностей менеджера по персоналу знаниями законодательства РФ и соответствующими практическими навыками. Обладаю высокой работоспособностью, широким кругозором.

Имею хорошие навыки работы с компьютерными программами (…).

По характеру спокоен, приветлив. Увлекаюсь… (указать конкретно).

Рекомендации с прежних мест работы прилагаю.

С уважением,

И. О. Фамилия.