Текст книги "Бизнесхак на каждый день. Экономьте время, деньги и силы"

19. Отказ от новостей

За последние годы про цифровой детокс вышло несколько хороших книг («Цифровая диета»[10]10
  Сиберг Д. Цифровая диета. Как победить зависимость от гаджетов и технологий. М.: Альпина Паблишер, 2015.


[Закрыть], «Интеллектуальный инсульт»[11]11
  Николаев К., Абдуллаева Ш. Интеллектуальный инсульт. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016.


[Закрыть]). Нассим Талеб[12]12
  Талеб Нассим Николя (р. 1960) – американский экономист и трейдер. Основная сфера научных интересов – изучение влияния случайных и непредсказуемых событий на мировую экономику и биржевую торговлю, а также механизмы торговли производными финансовыми инструментами.


[Закрыть] писал про важность отказа от новостей еще в «Черном лебеде»[13]13
  Талеб Н. Черный лебедь. Под знаком непредсказуемости. М.: КоЛибри, 2015.


[Закрыть] и пришел к очень интересному выводу: чем дольше живет идея, тем выше вероятность, что она продолжит жить. Рольф Добелли, основатель getAbstract и автор отличной книги «Философия хорошей жизни»[14]14
  Добелли Р. Философия хорошей жизни. 52 нетривиальных идеи о счастье и успехе. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2018.


[Закрыть], работает над новой книгой News Diet – в ней он аргументированно объясняет, почему новости вредны и что читать взамен.

Незачем тонуть в потоках некачественного контента и отсеивать его, когда есть фундаментальные книги, авторы, пресса и концепции. Их значимость вечна или долгосрочна. Даже на них у нас не хватает времени, поэтому изучать информацию, значимость которой сохраняется 5–10 минут, обидно. Бесценный и ограниченный ресурс – внимание – может тратиться на генерирование знаний (написание статьи, чтение учебника, посещение тренинга) или на генерирование эмоций (чтение новостей в сети).

Условно говоря, лучше читать Бертрана Рассела, которого изучают и издают уже очень давно. А новость про скачок курса акций компании N на 0,3 % будет значимой в течение 15 минут и забудется. А вот потраченного на нее времени (внимания) не вернешь.

Еще один важный аргумент для отказа от новостей (во всяком случае, от тех, которые не важны для профессиональной деятельности): негативные новости привлекают больше внимания и способствуют повышению рейтинга. Про авиакатастрофу или другое печальное событие говорят несколько дней в подавляющем большинстве СМИ. Получается, что такой «негативный отбор» формирует не очень веселую новостную картинку, хотя мы живем в один из самых благополучных и безопасных периодов истории.

20. Слепая печать

Если бы у меня было восемь часов на то, чтобы срубить дерево, я потратил бы шесть часов на то, чтобы наточить топор.

Приписывается Аврааму Линкольну

Попробуйте вот этот тренажер:

https://klava.org/delta/#rus_begin.

Каждый день по 15 минут в день – и слепой десятипальцевый метод набора станет вашей фишкой.

Что такое слепая десятипальцевая печать?

При такой печати каждый палец отвечает только за определенные символы (нельзя нажимать на эти клавиши другими пальцами).

При этом пользователь смотрит на экран или на текст, который перепечатывает.

Это навык, доведенный до автоматизма, – вы не задумываетесь, где находится та или иная клавиша. Благодаря этому скорость значительно выше, чем при «зрячей» печати.

Какие преимущества вам даст освоение слепой печати?

Сэкономится время при работе с почтой, отчетами, любым текстом.

Высвободится время на более сложные и важные задачи.

Улучшится осанка.

Меньше станет портиться зрение.

Уменьшится количество опечаток.

Снизится утомляемость.

Основные правила слепой печати:

• во время набора текста на клавиатуру смотреть нельзя;

• каждый палец нажимает только определенные для него клавиши;

• после каждого нажатия на клавишу палец возвращается «на исходную позицию»;

• пробел нажимается одним или двумя большими пальцами;

• Shift нажимается мизинцем свободной руки (той, что не печатает символ в данный момент).

На каждой клавиатуре есть засечки на А и О для правильного расположения пальцев (на них нужно разместить указательные пальцы). Исходная позиция – средний ряд (ФЫВА ОЛДЖ в русской раскладке). После каждого нажатия палец возвращается на средний ряд (исходная позиция)[15]15
  Программа, предназначенная для обучения слепому десятипальцевому методу печати. Автор курса машинописи – Владимир Шахиджанян. Курс состоит из 100 заданий, рассчитанных на набор текстов различной сложности.


[Закрыть].

Для изучения можно воспользоваться клавиатурным тренажером «Соло на клавиатуре» Владимира Шахиджаняна.

Как и в любом обучении, на пути у вас возникнут некоторые сложности, но итоговый результат будет стоить того, чтобы потерпеть. Вы сэкономите очень много времени при написании писем, статей, книг и любых других текстов. Так что сделайте эти инвестиции, вложите немного усилий и времени.

Сначала вы будете печатать медленнее, чем обычно, – «затачивать топор». Не подглядывайте, даже если клавиша оказалась сложной, – вспоминайте. Если вы некоторое время подумаете и вспомните расположение клавиши, то почти наверняка ее запомните. Если же будете подглядывать, упражнение пойдет насмарку.

21. Умение говорить «нет»

Самое смешное желание – это желание нравиться всем.

Гёте

Если вы уже читали книгу «Номер 1»[16]16
  Манн И. Номер 1. Как стать лучшим в том, что ты делаешь. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014.


[Закрыть], то знакомы с этим навыком. Впрочем, и в других хороших книгах по личному развитию он упоминается часто – и не зря!

Это очень важное и непростое умение – говорить «нет».

Что оно даст?

• Вы начнете отказываться от мероприятий и встреч, которые не имеют для вас ценности, но от участия в которых вам неудобно отказываться.

• Вы не станете общаться с теми, кто вам неприятен, кто жалуется вам на жизнь и свои проблемы, вместо того чтобы их решать.

• Откажетесь от вредных привычек и бессмысленного времяпрепровождения.

Всегда делайте осознанный выбор, не пытайтесь угодить всем.

Как и в любом деле, самое сложное здесь – начать, а лучшая тренировка – практика.

В первые разы бывает тяжело. Так, в своей книге «Инструменты развития»[17]17
  Фокс А. Инструменты развития. Правила счастливой жизни, успеха и крепких отношений. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014.


[Закрыть] Алан Фокс рассказывает, как вежливо, но твердо отказал незнакомке, попросившей его бинокль на баскетбольном матче. Он описывает свои чувства: «Мне было приятно, но не по себе, потому что я разочаровал человека, который мог в ответ испытать ко мне неприязнь или разочаровать меня. Я знал, что эта тревога абсурдна, но какой-то древний призрак все еще нашептывал мне свою устаревшую “мудрость”».

Нам всем тяжело отказывать. Но этому нужно учиться. Вам наверняка приходилось слышать что-то подобное от друзей, коллег, родных:

• «Одолжи денег до зарплаты».

• «Помоги мне с компьютером».

• «Заполните анкету, пожалуйста».

• «Купите еще вот это, отлично подойдет».

• «Сходим сегодня в бар?»

В следующий раз попробуйте вежливо отказаться. Помните, что люди гораздо легче воспринимают отказ, если слышат причину – и она не обязательно должна быть веской.

22. Чек-листы

Чек-листы работают у хирургов и пилотов – людей, в работе которых ошибки вообще недопустимы.

Это простой и мощнейший инструмент: заранее опишите и продумайте последовательность действий, которые вам нужно выполнить в связи с каким-то бизнес-процессом; подготовьте список вещей, которые вы берете в любую деловую поездку; составьте список того, что нужно взять на соревнование.

Например, многие спортсмены (и любители, и профессионалы) используют чек-листы: составляют список того, что нужно взять на соревнование, и список того, что нужно сделать.

Казалось бы, это излишне: и так понятно, что на забег нужны кроссовки и форма.

Но если не использовать чек-лист, однажды в солнечный день вы забудете взять солнцезащитный спрей или не возьмете важную мелочь – напульсник.

С чек-листом такие упущения невозможны.

Ренат Шагабутдинов:

Я получаю письмо о том, что мы приобрели права на новую книгу. После этого я заглядываю в чек-лист и проверяю множество мелочей, о которых нельзя забыть перед началом проекта.

Полезны чек-листы и в работе. Для каждого сложного бизнес-процесса у меня есть чек-лист. Обычно он просматривается при срабатывании какого-то события – триггера.

См. также «Минные растяжки».

23. Pomodoro

Pomodoro – это известный и простой метод повышения продуктивности.

Все просто: вы ставите таймер (у автора техники он был в форме помидора) на некоторое время (20, 30, 40, 45 минут – со временем вы определите оптимальный для себя формат), работаете, не отвлекаясь, сосредоточившись на вашей задаче, затем делаете перерыв на 5–10 минут, снова заводите таймер. А после нескольких подходов делаете более длинный перерыв или обедаете.

Самое важное в этой методике – полная концентрация на работе и обязательный отдых после каждого сеанса, когда вы полностью отвлекаетесь, прогуливаетесь, дышите свежим воздухом, пьете кофе и т. д.

Отдых нужен, даже если вам еще не хочется отдыхать. Не стоит доводить до момента, когда у вас не останется сил, – лучше их регулярно пополнять.

Технического оснащения для Pomodoro почти не требуется: подойдет простой таймер в телефоне или часах.

Если очень хочется, можно скачать одно из многочисленных мобильных приложений, в котором помимо таймера будут дополнительные опции, например возможность смотреть вашу статистику.

Максим Дорофеев, автор бестселлера «Джедайские техники»:

Использовать таймер рекомендуется еще и потому, что если во время «помидора» к вам подойдет коллега с желанием отвлечь, то вы можете просто нечленораздельно промычать, показывая на таймер. В большинстве случаев люди сами все понимают без дополнительных пояснений.

Есть и надстройки для популярных браузеров, и, если вы склонны отвлекаться на соцсети, они могут быть полезны: в них можно настроить список запрещенных сайтов, которые отключатся во время концентрированной работы. И отключить это будет невозможно!

А во время перерыва вы сможете почитать соцсети и другие сайты, которые мешают работе.

Но лучше не проводить все время перерыва в браузере – пройдитесь, разомнитесь, смените положение.

Что использовать:

• для браузера – Strict Workflow;

• для смартфона – 5217 Pomodoro, Flat Tomato или Pomodoro Time Pro.

Онлайн-таймер можно найти по адресу http://e.ggtimer.com/pomodoro.

Подробнее об инструменте можно прочитать в книге «Тайм-менеджмент по помидору»[18]18
  Нётеберг Ш. Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут. М.: Альпина Паблишер, 2012.


[Закрыть].

24. «Выгуляйте» свою проблему

Если офисная обстановка мешает сосредоточиться над сложной и важной проблемой, прогуляйтесь на свежем воздухе и обдумайте ее. Движение стимулирует умственную деятельность плюс вы не отвлекаетесь (смартфон, пожалуй, лучше оставить в офисе).

Ренат Шагабутдинов: Прочитайте мое интервью с Юрием Строфиловым, предпринимателем, автором книги «Не про бег»[19]19
  Строфилов Ю. Не про бег. М.: Манн, Иванов и Фербер, М.: 2019.


[Закрыть], – он начал бегать в 50 лет и некоторое время спустя вошел в тройку рейтинга World Marathon Majors. Юрий в буквальном смысле работает «на бегу», обдумывая во время пробежек планы и задачи.

Подробности на сайте https://shagabutdinov.ru/strofilov_speaks/.

25. Буферные зоны в распорядке дня

Обязательно оставляйте значительный запас между встречами, никогда не планируйте их впритык, даже если они проходят в одном помещении или неподалеку. Жизнь всегда вносит коррективы, время уходит на различные бытовые мелочи, дорогу (если встречи и дела разнесены в пространстве), сборы и т. д.

К сожалению, нам свойственно упускать эти нюансы при планировании – мы всегда чрезмерно оптимистичны, когда рассчитываем время. При неправильном подходе любая задержка приводит к смещению всего расписания. А если после каждой встречи есть запас времени, появляется гибкость. Если все прошло вовремя – спокойно готовьтесь к следующему делу или выполняйте «гибкие» задачи. Если задержитесь – не придется беспокоиться и опаздывать на следующую.

26. День без встреч, или творческие часы

Сергей Бехтерев в книге «Как работать в рабочее время»[20]20
  Бехтерев С. Как работать в рабочее время. М.: Альпина Паблишер, 2018.


[Закрыть] приводит рассказ одного из сотрудников его клиента про «творческие часы», принятые в советских НИИ: с 10:00 до 12:00 нельзя было ни с кем взаимодействовать, совещания и коммуникации были запрещены. Они переосмыслили эту идею: определили время для коммуникаций, когда можно приходить друг к другу с вопросами, назначать встречи, обсуждать проблемы. А остальные часы сделали «творческими» по умолчанию. Главное – ясные правила игры для всех сотрудников.

У некоторых команд в МИФе есть «день без встреч», чтобы думать, читать, изучать, работать над стратегическими задачами.

27. От списков к расписанию

Если вы привыкли заносить дела в списки (или в один общий список – в данном случае это не так важно), а встречи – в календарь или ежедневник, попробуйте от этой модели (списки + расписание) перейти к более простой модели – с одним только расписанием.

Я перешел – и отказался от бумажного ежедневника. Все задачи заносятся в Google-календарь (конечно, инструмент можно выбрать и другой) наравне со встречами, и на них сразу отводится время, которое так или иначе понадобится, – ведь задача из списка не может быть выполнена мгновенно. Почему бы сразу его не выделить?

Так вы сможете лучше понимать свою загрузку и планировать время.

А рассчитать, сколько времени на выполнение той или иной задачи понадобится, вы сможете с опытом все точнее и точнее.

28. Сервисы персональных ассистентов

Если у вас нет постоянного ассистента, но периодически возникает необходимость делегировать какие-то несложные задачи – ведение календаря встреч, организацию поездок, покупку билетов и т. д., – воспользуйтесь сервисами персональных ассистентов.

Например, в России есть сервис личных помощников «ВашиПчелки»: http://yourbees.ru.

Также обратите внимание на You.Do – сервис, на котором можно сформулировать задачу и найти для нее исполнителя: https://youdo.com.

Есть и западные сервисы с англоязычными ассистентами.

• Fancy Hands: https://www.fancyhands.com.

• Zirtual: https://www.zirtual.com.

• Brickwork: http://www.brickworkindia.com.

• Uassist.ME: http://www.uassist.me.

29. Дарума

У трудолюбивых японцев есть понятие «икигай» – это то, ради чего вы просыпаетесь по утрам. Японцы вообще очень целеустремленные люди. Есть у них такая традиция: покупают безглазую куклу (она называется «дарума»; скорее это голова куклы), загадывают желание, ставят цель, рисуют один глаз и – вперед!

Пока желание не исполнится, а цель не будет достигнута, кукла смотрит на вас немым одноглазым укором.

А теперь собственно бизнесхак.

Поставьте вашей команде или себе большую цель, подарите всем по даруме и нарисуйте ей один глаз.

Поставьте на край рабочего стола.

Всё – она теперь работает.

Пусть смотрит одним глазом, как циклоп или миньон, и мотивирует вас всех.

Кстати, тут у нас заработало импортозамещение. В Новосибирске наладили производство кукол и магнитов под брендом «Хочун». Если вам далеко до магазина японских товаров, можете заказать «Хочуна» – на сайте выбор большой.

30. Микропривычки

Ренат Шагабутдинов:

Я помогал другу с «внедрением» бега в его жизнь. Бегал рядом с ним с секундомером и следил, чтобы каждый тренировочный день мы увеличивали длительность пробежки всего на несколько десятков секунд начиная с кажущихся абсурдными 40 секунд (до этого он совсем не занимался спортом и имел лишний вес). Даже если ему хотелось прибавить, мы ограничивались небольшим приростом относительно предыдущего тренировочного дня. В итоге он пробежал несколько полумарафонов (21 км). А если бы мы начали резко, то точно бросили бы.

У японцев есть пословица: «Быстро – это медленно, но без перерывов».

Именно так стоит двигаться при внедрении новых привычек. Резкие изменения отвергаются: их сложно придерживаться на длинной дистанции (а если они связаны со здоровьем и спортом, то быстрый старт может и навредить).

Авторы книг о микропривычках рекомендуют схожую схему: начинать с абсурдно малого (работать над статьей три минуты, сделать два отжимания) и постоянно добавлять по чуть-чуть. Сложно найти отговорки, чтобы дважды не отжаться. А прибавка в одно отжимание в день не пугает наш мозг.

31. Документы в Evernote

Лайфхак от Бориса Наумова из Екатеринбурга.

Очень часто приходится предоставлять копии документов – паспорт, ИНН, а иногда и учредительные документы. Для удобства их все можно отсканировать и хранить в отдельном блокноте Evernote. Каждый документ отдельной заметкой. Очень удобно и быстро можно отправлять необходимый скан прямо из заметки. Это же касается реквизитов компании в текстовом формате.

32. Все идеи – в копилку!

Записывайте все идеи (специальный блокнот в Evernote может быть хорошим решением) – большие и маленькие, храните эти записи, просматривайте их время от времени: то, что нельзя реализовать сейчас, возможно, удастся сделать через месяц или год.

И помните про десять «идейных заповедей» из «Маркетинга на 100 %»[21]21
  Манн И. Маркетинг на 100 %. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014.


[Закрыть] (здесь приведем их без подробного описания).

Правило 1. Не убий.

Правило 2. Не дай убить.

Правило 3. Не зевай.

Правило 4. Смотри по сторонам.

Правило 5. Укради.

Правило 6. Перемешивай.

Правило 7. Делись.

Правило 8. Не останавливайся.

Правило 9. Реализуй.

Правило 10. Гордись.

Елена Жаданова, бизнес-тренер:

Если у вас появилась идея и нет возможности ее записать, то используйте приложение BRAINTOSS. Ваша идея придет автоматически вам на почту в формате звукового файла.

33. Празднуйте промежуточные победы

На пути к большой цели – в бизнесе, спорте или другой сфере жизни – будут промежуточные победы и результаты. Отмечайте их и вознаграждайте себя за локальные успехи. Сложно найти мотивацию для того, чтобы непрерывно трудиться над проектом в течение четырех месяцев – или готовиться к соревнованию год. Но если вы будете вознаграждать себя за промежуточные шаги и победы, награда станет легче и настрой будет другим. Если вы пишете книгу – празднуйте каждую главу или часть. Если работаете над большим проектом – отмечайте основные вехи.

Как можно себя порадовать? Купить интересную книгу, встретиться с друзьями в ресторане, устроить вечеринку, поехать в другой город на выходные, заняться шопингом… Главное, чтобы награда радовала именно вас. Да и заслуженный, «заработанный» праздник приносит больше удовольствия, чем праздное времяпрепровождение без повода ☺.