Текст книги "Как приручить компьютер за несколько часов"

Создание таблиц

Давайте создадим табличку (будете, например, расписание уроков детям писать, или распорядок дня, или…).

Чтобы не запутаться, создадим новый файл. Помните как? Открываем Word, видим Документ 1 (если программа открыта, то Файл → Открыть), сохраняем новый документ (нажимаем на значок Сохранить на панели инструментов или Файл → Сохранить), вводим название «Моя первая табличка» выбираем Рабочий стол, папку «Моя первая папка для моих документов». Все.

Нажимаем кнопку Добавить таблицу

На панели инструментов ищем значок Добавить таблицу (см. рисунок). Появится квадратик с ячейками. Проведите мышкой по ячейкам – они становятся синими. Вот сколько ячеек у вас будут синими, столько столбцов и строк будет у вас в табличке.

Мы сделали синими 3 квадратика по вертикали и 4 по горизонтали. Вот какая табличка у нас получилась.

Мы выбрали таблицу 3 x 4. Вот что получилось

Все операции, которые вы можете делать с таблицей, находятся в меню Таблица. Но это меню будет доступным, только если курсор стоит внутри таблицы.

Меню Таблица

Если вы захотите выделить строку таблицы, просто щелкните мышкой слева от этой строки, если столбец – щелкните сверху (курсор превратится в жирную стрелку).

Давайте заполним нашу табличку. Например, создадим список дней рождения (как вариант – телефонов, адресов и т. д.).

Когда мы набираем текст в ячейке, в ней действуют правила, как будто вы набираете обычный текст на странице, т. е. можно делать абзацы клавишей Enter, в ней действуют клавиши End и Home.

Двигаться по табличке можно при помощи мышки или клавиши Tab.

Ну что, заполнили? У вас закончились строчки? Не беда. Поставьте курсор в последнюю ячейку таблицы и нажмите клавишу Tab. Если вы захотите добавить строку в середине таблички, выделяем строку, щелкаем правой кнопкой мыши, появляется контекстное меню.

Контекстное меню при работе с таблицей

Аналогично можно добавить столбцы, то есть выделить столбец и воспользоваться командой контекстного меню Вставить столбец.

При работе с таблицами вы должны запомнить правило: сначала ВЫДЕЛЯЕМ, затем ПРИМЕНЯЕМ контекстное меню.

Можно изменять ширину столбцов и строк с помощью линейки Word (которую можно включить в меню Вид, если она у вас не отображается). Если поставить курсор внутрь таблицы, то на линейке отобразятся отбивки (в виде серых трегольничков) каждого столбца. Если эти треугольнички подхватить мышкой и подвигать, то можно изменить ширину столбца или строки.

Мы изменили ширину столбцов и добавили строки в конце и середине таблицы

В таблице нужно исправить Семеныча на Семеновича, а то подумают, что мы неграмотные. Видите, слово «Семеныч» подчеркнуто красной волнистой линией? Это Word облегчает нам жизнь и сразу указывает на ошибки. Прямо как учитель в школе. Если щелкнуть по слову правой кнопкой мышки, то появится контекстное меню (то есть меню, которое показывает, что можно сделать со словом).

В верхней части этого меню предлагаются различные варианты возможного правильного написания слова (кстати сказать, не всегда это то слово, которое мы хотели напечатать, помнится, мне программа настойчиво предлагала заменить Вудро Вильсона на Ведро). Нам как раз не повезло. Поэтому придется исправлять слово самим вручную.

Если вы уверены в своей правоте, а Word по понятным только ему причинам настойчиво чертит красные линии, нажмите Пропустить все. А чтобы больше не возникало вопросов, нажмите Добавить в словарь.

Для того чтобы проверить ошибки во всем документе, воспользуйтесь командой Правописание из меню Сервис или, еще проще, нажмите клавишу F7.

Но что это? Волны стали зелеными! Не пугайтесь. Просто-напросто программа сообщает вам, что вы сделали грамматическую ошибку. Опять же, жмете по подчеркнутому слову правой кнопкой мыши. Если вы согласны с предложенным вариантом, жмете прямо по нему. Если нет – выбираете Пропустить предложение.

Вот что вы можете сделать со словом

Так, мы немного отошли от темы. Продолжаем работать с нашей табличкой.

Если вы захотите сделать все строки или столбцы одинаковой ширины, то опять же выделяем и с помощью команды контекстного меню (правой кнопки мышки) Выровнять высоту строк или Выровнять высоту столбцов равняем.

Мы выровняли столбцы по ширине и добавляем столбец

Если столбец лишний, давайте его удалим. Выделяем, нажимаем правой кнопкой мыши, выбираем из контекстного меню Удалить столбец.

А давайте для полного счастья еще и вторую сверху строку удалим. Выделяем и с помощью команды контекстного меню Удалить строку – удаляем.

Удаляем второй столбец и вторую строку

А как там поживают наши ячейки таблицы? Давайте их тоже попробуем повыделять. Чтобы выделить ячейку, нужно щелкнуть внутри нее слева от текста, пока курсор имеет вид стрелочки

Если курсор превратился в палочку, то это значит, что вы можете в ячейке писать текст.

Если ячейки выделить, с ними можно сделать много интересного.

Например, объединить, удалить… Опять же выделяем и жмем правую кнопку мыши.

Давайте добавим вверху таблицы еще одну строку. Для этого ставим курсор слева от верхней строки и выбираем в контекстном меню Добавить строки. Теперь выделим три левых ячейки верхней строчки и при помощи команды Объединить ячейки объединяем их.

Объединяем ячейки

С таким же успехом выделяем и объединяем две ячейки справа сверху. Попробуем разбить ячейки. Используем команду Разбить ячейки из контекстного меню.

Разбиваем ячейки при помощи команды Разбить ячейки из контекстного меню

В появившемся окошке выберем число столбцов 5, число строк 2

В появившемся окошке выберем нужное число столбцов и строк. Смотрим, что у нас получилось.

Вот, что у нас получилось после разбивки ячеек

Ну, мы-то с вами понимаем, что на самом деле эти ячейки нам не нужны, поэтому мы отменим это действие с помощью команд Правка → Отменить → Ввод.

С текстом внутри ячейки вы можете делать то же, что и с обычным текстом – выровнять, отформатировать и т. д.

С помощью команды контекстного меню Автоформат вы сможете задать автоматический формат для таблицы. Мы выбрали Веб-таблицу 3.

С помощью этой команды меню вы сможете задать автоматический формат для таблицы

Вот какая красота у нас получилась.

Вот какая красивая у нас получилась табличка

Давайте распечатаем нашу табличку.

Если вы уверены, что все у вас в порядке, жмите значок принтера на панели инструментов, и ваш документ моментально отправится на печать. Если не уверены, нажмите кнопку Просмотр, если что-то не так, откорректируйте параметры страницы (меню Файл → Параметры страницы). Да, и не забудьте положить в принтер бумагу. Ну что, все получилось? Можно вас поздравить. Вы освоили азы программы Microsoft Word. Теперь перед вами открывается необъятный простор для совершенствования. Удачи!

Немного времени

Игра «О счастливчик»

Игрок: Прошу убрать два неверных варианта.

Ведущий: Итак, дорогой компьютер, уберите, пожалуйста, два неверных варианта.

Надпись на мониторах: «Программа выполнила недопустимую ошибку и будет закрыта».

Ведущий: Что ж, по просьбе компании Microsoft – реклама…

Программа ExcelКнига и лист Excel

Microsoft Excel – это очень мощное средство для создания и ведения различных электронных документов. В отличие от Word, в котором мы создавали текстовые документы, Excel используется для создания электронных таблиц.

Электронные таблицы очень удобны, когда вы делаете расчеты с табличными данными. С помощью Microsoft Excel можно строить на основе таблиц диаграммы и выводить полученную информацию на печать в виде аккуратно оформленных листов с таблицами, заголовками и пояснительными надписями. Ваш начальник будет доволен.

Документ, созданный в программке Excel, называется рабочей книгой или просто книгой Excel. Такая книга состоит из листов, которые представляют собой большие таблицы с ячейками, в которые можно заносить числа или текст. Таблицы Excel похожи на базы данных, но предназначены не столько для хранения информации, сколько для проведения математических и даже статистических расчетов.

Давайте откроем Microsoft Excel. Для этого нажмите Пуск → Все программы → Microsoft Excel.

Интерфейс

Интерфейс (внешний вид) программы очень схож с Microsoft Word. После запуска программы экран Excel содержит пять областей (по порядку сверху вниз):

Внешний вид окна программы Excel

Как вы теперь смогли сами убедиться, основным отличием от Word является присутствие вместо окна документа так называемого окна книги, другими словами – электронной таблицы.

Что делает программа

Книга Excel разбита на несколько листов (таблиц). Листы можно удалять или добавлять новые. Как и всякая таблица, лист Excel состоит из строк и столбцов, пересечения которых образуют ячейки. В нижней части окна книги находится несколько кнопок (так называемые ярлычки), с помощью которых можно переходить от одного листа к другому. Если видны не все ярлычки листов, то для просмотра содержания книги можно использовать четыре кнопки со стрелочками, расположенные в нижнем левом углу окна.

Электронные таблицы обрабатывают числовые данные, которые размещаются в ячейках листа Excel. Столбцы и строки таблицы могут иметь текстовые названия. На листе Excel могут также располагаться заголовки, подписи и дополнительные ячейки данных с пояснительным текстом. Ввод информации – это один из первых шагов построения электронной таблицы.

Ячейки Excel являются основными строительными единицами рабочего листа. Каждая ячейка имеет свои строго определенные координаты, или так называемый адрес ячейки, где можно хранить и отображать информацию. Строки ячеек пронумерованы цифрами, а столбцы ячеек названы буквами английского алфавита. Любая ячейка имеет индивидуальный идентификатор, образующийся путем складывания буквы столбца и цифры строки. Ячейка, находящаяся на пересечении столбца А и строки 1 имеет адрес А1.

Бывает такое, что границы данных таблицы выходят за пределы экрана монитора. В этом случае для просмотра содержимого всего листа надо использовать полосы прокрутки, расположенные вдоль правой и нижней сторон окна книги.

Строка формул

Если со строкой меню и панели инструментов все понятно – работа с этой частью Excel аналогична работе в Word, то строка формул может вызвать некоторые затруднения. Давайте разбираться.

Строка формул расположена ниже панели инструментов.

В строке формул всегда отображается содержимое ячейки, которая в данный момент активна

Содержимое активной (т. е. выделенной в данный момент) ячейки Excel всегда появляется в строке формул. В процессе ввода или редактирования данных в ячейке в строке формул появляются три кнопки:

1) кнопка отмены (красный крестик);

2) кнопка ввода (зеленая галочка);

3) кнопка изменения формулы (знак функции).

Те самые три кнопки

Информацию можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул.

В самом низу окна рабочей области находится строка состояния, показывающая режим работы программы.

В строке состояния показывается режим работы программы

На этом первое знакомство с Excel закончим и перейдем к более детальному изучению возможностей программы.

Создание электронных таблиц

Чтобы понять принципы построения документов Excel, которые называются книгами, давайте создадим простую электронную таблицу.

Запустите Excel (Пуск → Все программы → Microsoft Excel). В окне этого приложения появится чистый лист с ячейками. В книге Excel может быть сколько угодно листов, которые расположены на отдельных вкладках.

При создании нового документа обычно появляются три чистых листа, корешки (ярлычки) которых видны в нижней части окна документа.

Посмотрите, верхняя левая ячейка А1 окружена рамкой. Эта рамка указывает на активную ячейку, в которую можно вводить данные. В верхней части окна Excel под панелью инструментов расположена строка формул для ввода данных или формул, на основе которых выполняются расчеты. Слева от строки формул демонстрируется номер активной ячейки.

1) Поставьте курсор в ячейку А1 (она стала активной).

2) Помните нашу табличку из Word?

3) Напишем название «Дни рождения» и нажмем клавишу Enter два раза. Попадаем в ячейку А3. (Если нажмем один раз, то перескочим только на одну строчку ниже.)

4) Сместитесь на одну ячейку вправо. Для перемещения по ячейкам листа Excel пользуйтесь клавишами со стрелками, клавишами Enter или Tab либо просто щелкайте мышкой на нужную клетку.

5) Введите текст «ФИО», нажмите Enter.

6) Введите «Фамилия», перемещаемся на ячейку вправо.

7) Введите «Имя», перемещаемся на ячейку вправо.

8) Введите «Отчество», жмем Enter.

9) Продолжайте ввод данных, пока таблица не станет такой, как показано на рисунке.

Вот какая у нас получилась табличка

Но вот почему-то отчество «Семеновна» у нас видно не все. Ширину столбца легко изменить. Ставите указатель мышки на границу между ячейками с буквой D и буквой E. Появляется тоненькая пунктирная линия. Не отпуская кнопки мышки, тянете границу ячейки вправо, пока не увидите, что видно все слово «Семеновна». Отпускаете мышку.

Изменяем ширину столбца

Да, и не забудьте сохранить свое произведение искусства. Назовем его «Моя первая электронная таблица». Сохраним на Рабочий стол в папку «Моя первая папка для моих документов».

Сохраняем нашу первую электронную таблицу

Но наша табличка не очень красивая. Исправить это очень просто. В Excel, точно так же как и в Word, можно форматировать текст и работать с ячейками. Если вы щелкнете правой кнопкой по ячейке, то увидите вот такое меню.

Вы заметили, что текст «День рождения» не влезает в рамки ячейки. С помощью Enter в Excel в отличие от Word невозможно переносить слова, делать абзацы. Чтобы исправить эту ситуацию, а также для того, чтобы применить различные варианты расположения текста, используем вкладку Выравнивание в меню Формат → Ячейки.

Если вы щелкнете правой кнопкой по ячейке, то увидите вот такое меню

Для того чтобы текст помещался в рамках вашей ячейки, поставьте галочку возле переносить по словам

С помощью обведенных кнопочек красиво отформатируйте все ячейки таблицы. Вы уже умеете это делать.

С помощью обведенных кнопочек отформатируйте все ячейки таблицы

Однако наша табличка все еще имеет незаконченный вид. Не хватает границ таблицы. Находим нужную кнопку (она на нашем рисунке обведена) и выбираем нужный нам вариант, он на рисунке последний.

Рисуем границы таблицы

Попробуйте поэкспериментировать, в конечном итоге у вас должна получиться вот такая таблица.

Наша красивая таблица

А можем сделать еще красивее. Просто выделите всю табличку и с помощью уже знакомого нам меню Автоформат из меню Формат сделайте красоту.

Используем в меню Формат команду Автоформат

Из предложенных вариантов выберите, какой вы хотите видеть свою табличку.

Выбираем внешний вид таблички

В нашем примере мы выбрали вид «Классический 1».

Вот какая у нас получилась табличка

Теперь на основе введенных данных можно построить диаграмму. Excel имеет для этих целей собственный модуль, возможности которого несколько шире. Модуль этот называется Мастер диаграмм. Его значок есть на панели инструментов.

Открываем Мастер диаграмм

Тот же эффект вы получите, если выберете команду Вставка → Диаграмма. Откроется все то же окно диалога Мастер диаграмм.

В открывшемся окошке вы увидите список диаграмм. Справа в окошке показаны различные варианты каждого типа стандартных диаграмм. Если вы не нашли ничего интересного в стандартных диаграммах, можете поискать во вкладке Нестандартные. Мы выбираем коническую диаграмму.

Диаграмму добавляем с помощью меню Вставка

Выбираем Коническую диаграмму

Щелкните на кнопке Далее. Откроется второе окно мастера, в котором вас попросят указать ячейки с теми данными, на основе которых следует строить диаграммы.

Переходим к нашей табличке. Мастер диаграмм не закрывайте! Щелкните в листе Excel на ячейке В5.

Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на ячейке Е6 или просто протяните мышкой.

В окне диалога мастера поставьте точечку рядом с Ряды в: строках.

В этом окошке нужно указать ячейки, на основе данных которых мы будем строить диаграмму

В области просмотра появится диаграмма. Жмем Далее. Заполняем поля Название диаграммы, Ось Х, Ось Z.

Жмем кнопку Далее. Мы поместим диаграмму на имеющемся листе, чтобы была на одном листе табличка и рядышком диаграмма. Ставим точечку возле слова «имеющемся».

Мы можем увидеть, что же у нас получится

Заполняем поля Название диаграммы, Ось Х, Ось Z

Ставим точечку возле слова «имеющемся»

На лист рядом с таблицей будет вставлена диаграмма, отражающая введенные данные в графической форме. Щелкаем по диаграмме мышкой и, не отпуская левой кнопки мышки, перемещаем туда, куда пожелаем.

Помещаем диаграмму, как вам нравится

Обработка чисел

Так как программа Excel предназначена для обработки чисел, важную роль играет правильная настройка их формата. Для человека число 10 – это просто единица и ноль. С точки зрения Excel эти две цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, обозначают ли они количество работников компании, денежную величину, процентную часть целого или фрагмент заголовка «10 ведущих фирм». Во всех четырех ситуациях это число должно отображаться и обрабатываться по-разному. Excel поддерживает следующие форматы данных.

Здесь вы можете увидеть все возможные варианты форматов чисел

Наиболее распространенные варианты формата данных можно назначать с помощью панели инструментов Форматирование.

Ячейки можно использовать как калькулятор. Например, если ввести в ячейку «= 5 + 10», то будет показан результат «15».

Обратите внимание, что в выделенной ячейке с формулой выводится результат расчета, а сама формула видна в строке формул в верхней части окна Excel.

Чтобы умножить наше «Кол-во» на «Цену» нужно выделить ячейку D4 (видите, ячейки заголовков столбцов и строчек выделились синим цветом). Прямо в ячейке ставите знак равно «=». Затем щелкаете мышкой по ячейке B4. По контуру она выделится синим цветом. Набираете на клавиатуре знак «*». Напомню, что он находится справа на клавиатуре на цифровой панели в верхнем ряду вторая кнопка справа. Обратите внимание на строку формул. В ней отображается последовательность ваших действий. Теперь щелкаете на ячейке С4 (она выделится зеленым цветом). И нажимаете Enter. Все! Получилось? Если не уверены, что все посчитано правильно, можете в любой ячейке набрать «=10*20» и Enter. Сошлось? Здорово.

Выполняем умножение

Давайте заполним табличку дальше. Можете вводить данные своих чеков. В нашем варианте введены абсолютно примерные данные. Ну что, заполнили все?

Теперь поместите указатель мышки в правый нижний угол ячейки D4 и потяните вниз до конца ваших заполненных строчек с данными. Формула скопируется.

Копируем формулу

С помощью значка на панели инструментов Автосумма можно суммировать данные в таблицы (см. рис.). То есть выделяете ячейку, в которой хотите видеть результат суммирования, и нажимаете значок Автосумма. Вы можете изменять область выделения, потянув мышкой за уголочек выделения. Когда вы определились с ячейками, которые нужно будет сложить, жмете Enter.

С помощью значка на панели инструментов Автосумма можно суммировать данные в таблице

Попробуйте щелкнуть на любой ячейке в столбце «Кол-во» или «Цена» и изменить находящееся в ней число. Excel автоматически скорректирует сумму столбца в строке «Итого».

Таким образом, вам теперь не нужно по несколько раз пересчитывать суммы столбцов на калькуляторе. Excel мгновенно реагирует на любые изменения таблицы, и вы всегда знаете точные итоговые значения. Конечно, Excel умеет выполнять над содержимым ячеек таблицы и более сложные математические операции. Но, чтобы все описать, нужна отдельная книга.

Вот какая табличка у нас получилась

Операции с листами

По умолчанию книга Excel имеет три листа со стандартными именами. Но трех листов может не хватить для всех данных, а стандартные названия листов никак не раскрывают их назначение. Давайте научимся добавлять листы и называть их более понятными именами.

Чтобы по умолчанию в книге появлялось не 3, а другое количество листов, выберите команду Сервис → Параметры, раскройте вкладку Общие и измените величину в счетчике Листов в новой книге на ту цифру, которая подходит вам. Если пока вы не знаете, какое количество вам нужно, оставьте все как есть.

В этой вкладке можно изменить количество листов в книге

Чтобы у листов были понятные вам названия, а не странные названия «Лист 1», «Лист2»:

1) щелкните правой кнопкой мыши на корешке Лист 1;

2) выберите в контекстном меню команду Переименовать;

3) введите новое имя для листа, например Клиенты.

А можно так: дважды щелкните на корешке Лист 2 и введите имя «Расходы».

То есть вы поняли, что переименовать листики можно двумя способами.

Для того чтобы скопировать лист:

4) щелкните на корешке «Расходы» правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить/скопировать.

В открывшемся окошке установите галочку Создавать копию, чтобы выбранный лист копировался, а не просто перемещался.

Копирование листа

В списке Перед листом щелкните на пункте (переместить в конец). Затем щелкните на кнопке ОК.

Но может случиться так, что вы захотите скопировать лист из одной книги в другую. Чтобы скопировать выбранный лист в новую рабочую книгу, выберите все в том же окошке в раскрывающемся списке в книгу пункт Новая книга.

Чтобы добавить еще один пустой лист, щелкните правой кнопкой мыши на корешке «Расходы» и выберите команду Добавить.

Добавляем лист

На вкладке Общие открывшегося окна диалога Вставка щелкните на значке Лист. Затем щелкните на кнопке ОК. В рабочей книге появится пятый лист.

Ну, вот вкратце мы и ознакомились с Microsoft Excel. Эта программка очень емкая, рассказать обо всем не получится, но основные операции мы освоили. Теперь перед вами открывается большое поле для экспериментов.