Текст книги "Базы данных: Описание данных и работа с записями на языке SQL в СУБД MS Access 2007"

Базы данных: Описание данных и работа с записями на языке SQL в СУБД MS Access 2007

Основные понятия

База данных (БД) – поименованная совокупность взаимосвязанных данных, отображающая состояние объектов и их отношений в некоторой предметной области, и используемая для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Базы данных в СУБД МS Access принадлежат к типу реляционных баз данных. В таких базах данных сведения, относящиеся к различным вопросам, сохраняются в отдельных таблицах, между которыми установлены связи.

База данных – файл, состоящий из таблиц и других информационных объектов.

Таблица – информационный объект, состоящий из записей. Таблица – это фундаментальная структура данных, основной информационный объект в СУБД.

Форма – информационный объект, хранящий данные таблиц или запросов в виде совокупности экранных карточек, каждая из которых отображает содержимое одной записи таблицы или запроса. Форма используется для ввода, изменения или отображения данных таблицы или запроса.

Составная форма – форма, отображающая связанные данные при помощи подчиненной формы или подтаблицы.

Разделенная форма – форма, отображающая одни и те же данные в двух представлениях – в режиме формы и в режиме таблицы (новая возможность в MS Access 2007).

Элемент управления на форме – объект на форме, улучшающий интерфейс пользователя при работе с данными, например, кнопка, переключатель, вкладка и пр.

Присоединенный элемент управления – элемент управления, источником данных которого служит поле таблицы или запроса. Присоединенный элемент управления служит для отображения значений полей базы данных.

Свободный элемент управления – элемент управления, не имеющие источника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются для вывода на экран сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является надпись, которая отображает заголовок формы.

Практикум содержит пошаговые инструкции создания форм различных видов, ввода и редактирования данных с использованием форм, выполнения операций простого поиска данных, фильтрации и сортировки данных, изменения структуры формы, вставки в формы дополнительных элементов управления данными, а также включает задания для самостоятельного выполнения.

Начало работы

Для получения представления о формах базы данных предлагается открыть в СУБД MS Access учебную базу данных «Борей 2007».

Открытие базы данных

Для открытия базы данных «Борей 2007» необходимо:

1. Запустить Microsoft Access, щелкнув на кнопке Пуск,

2. Выбрать «Все программы», затем Microsoft Office, затем Microsoft Access 2007. Откроется окно Microsoft Access 2007.

3. В области «Категории шаблонов» выбрать «Учебная база данных» и затем щелкнуть Борей 2007:

– если на Вашем компьютере база данных «Борей 2007» открывается не в первый раз, то на экране Вы увидите окно заставки БД «Борей 2007»;

– если в первый раз, то MS Access сначала выполнит ее загрузку. Для начала загрузки нужно щелкнуть командную кнопку «Загрузка» и следовать инструкциям.

Открывается окно базы данных «Борей 2007».

Закрывается база данных обычным для MS Office способом: в системном меню, содержащем команды работы с файлом, выбрать «Закрыть базу данных».

Задание 1. Запустите MS Access 2007. Откройте базу данных «Борей 2007». Закройте ее. Снова откройте базу данных «Борей 2007».

Особенности интерфейса MS Access 2007

В MS Access 2007 отличный от предыдущих версий интерфейс. Меню и панели инструментов заменяет лента меню с разными вкладками: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базой данных.

На вкладках размещаются инструменты или группы инструментов (группа помечена значком «треугольник»), в которую можно войти.

Рис. 1. Лента меню MS Access 2007 с вкладками

Также в зависимости от того, с каким объектом базы данных Вы работаете, появляются автоматически контекстные инструменты, например, при работе с формами появляются контекстные инструменты для формы.

Под лентой расположены слева Область перехода, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект.

Рис. 2. Окно базы данных «Борей 2007»

В Области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке «Все объекты Access» можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в Области переходов этот объект будет отображаться в Окне редактирования на своей вкладке.

Объекты базы данных

База данных содержит данные в объектах следующих видов: таблица, запрос, форма, отчет, макрос и модуль. Фундаментальной структурой хранения данных является таблица. Все остальные виды объектов являются производными от таблицы:

– Запрос хранит данные таблиц, удовлетворяемые какому-либо критерию, заданному пользователем в ходе составления команды на выборку данных.

– Форма хранит данные таблиц или запросов в виде совокупности экранных карточек, каждая из которых отображает содержимое одной записи таблицы или запроса, что удобно при обновлении данных в таблицах.

– Отчет хранит данные таблиц или запросов в виде текстового документа, пригодного для печати.

– Макрос хранит совокупность операций обработки данных, которые можно запускать одним нажатием клавиши Enter, что удобно при необходимости часто выполнять одни и те же типовые операции.

– Модуль хранит программу обработки данных, написанную на языке программирования, чаще всего на языке, встроенном в MS Access, Access Basic.

Объекты базы данных в Области перехода сгруппированы, и Вы видите названия групп. Чтобы увидеть содержимое группы, нужно щелкнуть на названии группы. Второй щелчок свернет список группы до ее названия.

Задание 2. Сверните и разверните списки групп в Области перехода.

В силу того, что таблицы являются основной структурой хранения данных, во избежание их повреждения и для обеспечения удобства работы с данными, пользователь работает с производными видами объектов. В БД «Борей 2007» формы «Клиенты и заказы», «Запасы и закупки», «Поставщики», «Доставка», «Отчеты», «Сотрудники» явным образом представлены в Области перехода.

Таблицы и другие виды объектов скрыты в Области перехода в группе «Вспомогательные объекты».

В группе «Неназначенные объекты» хранятся объекты, создаваемые пользователем дополнительно. Например, здесь можно сохранить созданные Вами запросы.

Обратите внимание, что разные виды объектов обозначены разными значками:

Задание 3. Просмотрите содержимое группы «Вспомогательные объекты». Откройте разные виды объектов, просмотрите их содержание. Закройте группу «Вспомогательные объекты».

Область перехода можно свернуть и развернуть щелчком на кнопке с двойными стрелками (<<) или (>>) в верхнем правом углу панели.

Задание 4. Сверните и разверните Область перехода.

Окно редактирования сейчас занято заставкой. Заставку можно убрать щелчком на кнопке (Х) справа от ярлыка «Заставка».

Вывести ее можно в Области перехода из группы «Вспомогательные объекты», далее форма «Заставка».

Задание 5. Закройте заставку БД «Борей 2007».

Все таблицы базы данных связаны между собой. Связи между таблицами Вы можете посмотреть, если откроете схему данных, выбрав «Схема данных» на вкладке меню «Работа с базами данных».

Закрыть схему данных можно щелком на кнопке «Закрыть» вкладки меню «Конструктор»

Задание 6. Откройте и закройте схему данных.

Справочная система MS Access 2007

Как любое приложение MS Office СУБД MS Access 2007 имеет свою справочную систему. Для того, чтобы ее открыть, нужно:

1. В правой части строки меню щелкнуть на кнопке (?).

2. В окне «Справка: Access» войти в нужный раздел справки в нижней части окна или в строке поиска ввести поисковый контекст и нажать Enter.

Задание 7. Откройте справочную систему MS Access 2007. Откройте раздел «Формы и отчеты». Просмотрите содержание раздела. Закройте справочную систему.

Открытие формы и просмотр данных

Для того, чтобы открыть форму, следует в Области перехода сделать два щелчка на названии формы. Открывается форма, выводящая каждую запись таблицы «Сотрудники» на отдельной экранной карточке.

Для просмотра всех записей нужно воспользоваться кнопками навигации в нижней части формы.

Рис. 3. Окно формы «Сведения о сотрудниках»

Задание 8.

1. В группе «Сотрудники» откройте форму «Сведения о сотрудниках», просмотрите несколько записей.

2. Закройте форму «Сведения о сотрудниках».

3. Закройте базу данных «Борей 2007».

Создание формы

Для приобретения навыков работы с формами, мы создадим свою базу данных «Студенческая группа». В ней создадим две таблицы и разного вида формы.

Задание 9.

1. Создайте файл базы данных «Студенческая группа». Сохраните его в папке «Мои документы».

2. Создайте таблицу «Студенты» следующей структуры:

3. Создайте таблицу «Группы» следующей структуры:

4. Свяжите таблицы связью «Один ко многим». Не забудьте перед связыванием таблиц их закрыть.

5. Введите данные по 7 студентам трех групп Вашего института (факультета). Поле «Фото» остается незаполненным данными.

6. Введите данные по трем группам, указанным в таблице «Студенты».

Создание формы с одной записью

Для того, чтобы создать форму с одной записью, нужно на вкладке «Создание» в группе «Форма» выбрать инструмент «Форма».

В окне редактирования открывается форма в режиме макета.

Задание 10. Создайте форму «Студенты» на базе таблицы «Студенты».

Ввод и редактирование данных

Формы, прежде всего, используются для удобного ввода и редактирования данных, хранящихся в таблицах.

При редактировании данных существующей записи таблицы нужно установить курсор в соответствующем и ввести новое данное вместо прежнего.

Для ввода новой записи в таблицу нужно в режиме формы:

1. Щелчком на навигационной кнопке «Новая запись» создать новую карточку формы.

2. Ввести данные новой записи.

Изменения данных в форме автоматически отображаются в таблице и наоборот.

Задание 11.

1. Измените дату рождения одного студента. Обратите внимание, что данные в поле «Дата рождения» можно ввести, используя встроенный календарь. Это новая встроенная функция поля типа «Дата/время».

2. Введите данные по еще одному студенту.

3. Закройте форму. Откройте таблицу «Студенты» и убедитесь, что произошли изменения, внесенные Вами в форме.

4. В таблице измените имя одного студента. Закройте таблицу.

5. Откройте форму «Студенты». Убедитесь, что произошло изменение имени студента, внесенное Вами в таблице.

Вставка графических данных

Графические данные хранятся в базе данных в полях типа «Поле объекта OLE».

Вставка графических данных через буфер обмена

Для отображения в форме содержания данных, можно воспользоваться копированием данных из графического редактора через буфер обмена. Нужно:

1. Открыть графический файл в графическом редакторе.

2. Выделить область и скопировать ее в буфер.

3. В MS Access в режиме формы выделить поле, куда вставляется графика, и выполнить команду «Вставить».

Удаляют графические данные аналогично удалению других данных.

Задание 12.

1. Вставьте изображения в поле «Фото», используя подходящие графические файлы на Вашем компьютере и графический редактор Paint.

2. Удалите фото одного студента и вставьте новое фото.

Прикрепление графических файлов

Можно вставить данные в виде файла, при этом в форме отображаться значок файла, два щелчка на котором откроет сам файл в программе для графических файлов.

Примечание. Это новая функция MS Access 2007. Аналогично можно прикреплять к отдельным записям документы и электронные таблицы.

Для того, чтобы таким образом ввести графические данные в базу данных, нужно:

1. Выделить в форме поле типа «Поле объекта OLE».

2. Выбрать из контекстного меню команду «Вставить объект».

3. Далее выбрать опцию «Создать из файла» и указать имя файла, используя кнопку «Обзор».

Задание 13.

4. Создайте новую карточку и введите в нее данные еще по одному студенту.

5. В поле «Фото» Вставьте графический файл, любой из доступных на Вашем компьютере, используя команду «Вставить объект».

6. Просмотрите изображение.

7. Закройте графический файл.

Быстрая обработка данных

Операции поиска, фильтрации данных выполняются в форме аналогично этим операциям в таблице. Для быстрой обработки данных таблиц используются группа кнопок вкладки меню «Главная».

Сортировка данных

Для сортировки данных по возрастанию и убыванию нужно:

1. выделить поле, по значениям которого должны быть отсортированы карточки;

2. щелкнуть на кнопке «По возрастанию» или «По убыванию» вкладки панели инструментов «Главная».

Отменить сортировку можно щелчком на кнопке «Очистить все сортировки» вкладки панели инструментов «Главная».

Задание 14. Отсортируйте карточки по убыванию дат рождения. Отмените сортировку.

Поиск данных

Для поиска данных нужно:

1. Находясь в режиме формы, щелкнуть на поле, по которому будет осуществляться поиск.

2. Щелкнуть на кнопке «Найти» вкладки меню «Главная». Появится диалог «Поиск и замена».

3. На вкладке «Поиск» в поле для ввода «Образец» ввести поисковый контекст: либо целиком, либо частично. Если поисковый контекст вводится частично, то следует указать вид совпадения поискового контекста с имеющимся в этом поле данным: с любой частью поля или с началом поля.

4. Щелкнуть на кнопке «Найти далее». На экране появится карточка формы с искомыми данными.

5. Щелчок на кнопке «Найти далее» выведет на экран другие карточки формы, если есть еще данные, удовлетворяющие критерию поиска.

Задание 15. Выполните поиск данных по полю «Имя», задав поисковый контекст целиком. Затем выполните поиск по полю «Фамилия», задав поисковый контекст частично.

Замена данных

Замена данных выполняется аналогично поиску, но на вкладке «Замена».

Задание 16. Замените фамилию студентки на другую.

Фильтрация

Фильтрация обеспечивает отбор карточек формы, удовлетворяющих значению фильтра. Если при поиске данных карточки последовательно выводились на экран, то при фильтрации на экране остается совокупность только тех карточек, которые удовлетворяют критерию поиска, а остальные пользователь не видит. Для того, чтобы вывести на экран все карточки, нужно будет отменить фильтрацию.

Для фильтрации Вы должны:

1. Выделить поле, по которому будет выполняться фильтрация или просто установить в нем курсор.

2. Щелкнуть на кнопку «Фильтр» вкладки панели инструментов «Главная». Открывается окно диалога для определения фильтра – критерия выбора.

3. Определить критерий выбора карточек либо точно путем установки/снятия флажков со значений поля, по которому выполняется фильтрация, либо задать выражение, используя предлагаемые операторы «начинается с…», «содержит…» и пр. т.е. путем настройки фильтра:

Рис. 4. Фильтрация карточек по настраиваемому фильтру

В случае настройки фильтра ввести в диалог «Настраиваемый фильтр» поисковый контекст:

Рис. 5. Настройка фильтра

4. Щелкнуть на кнопке ОК. Будут отобраны карточки с выбранным значением поля.

Для отмены выборки нужно щелкнуть на кнопке «Дополнительно» вкладки панели инструментов «Главная», далее «Отменить фильтр» либо использовать здесь же кнопку «Применить фильтр».

Задание 17.

1. Выполните фильтрацию карточек по полю «Код студента» путем точного задания значения кода. Убедитесь, что на экран выведена всего одна карточка. Отмените фильтр.

2. Выполните фильтрацию карточек по полю «Группа» для отбора записей, заканчивающихся на «2» Отмените фильтр.

3. Выполните фильтрацию карточек по полю «Гражданство РФ» для отбора студентов, имеющих гражданства. Отмените фильтр.

Фильтрация в диапазоне значений

Если Вам требуется отфильтровать карточки в диапазоне числовых значений, то нужно воспользоваться кнопкой «Выделение». Вы должны:

1. Выделить поле, по которому будет выполняться фильтрация или просто установить в нем курсор.

2. Щелкнуть на кнопке «Выделение» вкладки меню «Главная» и выбрать команду «Между» либо, если задается одна из границ, то команды «Больше или равно» или «Меньше или равно».

3. В диалоге «Диапазон чисел» ввести границы диапазона, щелкнуть ОК.

На экране появятся карточки формы, удовлетворяющими заданному диапазону значений.

Задание 18. Отфильтруйте карточки в диапазоне значений поля «Средний балл»: больше или равно

4. Отмените фильтр.

Работа с макетом формы

Access 2007 предлагает интерактивный интерфейс разработки форм «что на экране, то и в результате» (WYSIWYG), давая пользователю новый режим работы с формой – режим макета. Режим макета позволяет изменять структуру, одновременно просматривая результаты. В режиме макета можно менять размеры и положение объектов формы: надписей и полей, менять шрифт надписей, менять порядок следования полей, используя обычные для MS Office способы. В режиме макета можно внести большинство изменений, обычно вносимых в конструкторе, и при этом просматривать данные в форме. Для работы с макетом на экран выводится вкладка меню «Формат»:

Рис. 6. Вкладка меню «Формат» при работе с формой в режиме макета

Задание 19.

1. Измените шрифт заголовка формы.

2. Измените размеры полей формы «Студенты».

3. Поменяйте местами поля «Средний балл» и «Гражданство».

4. Измените фон надписи поля «Фамилия».

5. Измените фон формы.

Редактирование данных в режиме макета

Режим макета позволяет работать с данными и одновременно редактировать их свойства. Для этого в режиме макета можно использовать либо вкладку меню «Формат» либо окно свойств. Вам нужно:

1. Выделить щелчком мыши объект на форме.

2. Открыть окно свойств выделенного объекта, используя контекстное меню.

3. Внести изменения.

Задание 20.

1. Измените разрядность поля «Средний балл» для отображения двух значащих цифр после запятой.

2. Измените формат поля «Дата рождения».

Удаление данных

Для удаления поля из формы нужно его выделить и щелкнуть «Удалить» на вкладке меню «Главная» или в контекстном меню. Для добавления поля в форму нужно:

1. На вкладке меню «Формат» щелкнуть «»Добавить поля».

2. В открывшемся в правой части экрана окне «Список полей» выделить нужное поле и перетащить его на форму.

Задание 21. Удалите из формы поле «Средний балл». Снова добавьте это поле на форму.

Вставка элементов управления в форму

Можно вставить дату и время в форму. Для этого используется одноименный инструмент на вкладке меню «Формат».

Задание 22. Вставьте в форму дату и время.

Можно вставить эмблему в форму. Для этого используется одноименный инструмент на вкладке меню «Формат».

Задание 23. Вставьте в эмблему, используя любой графический файл на Вашем компьютере. Перейдите в режим формы.

Разделенные формы

Задание 24.

1. Самостоятельно создайте разделенную форму на основе таблицы «Студенты». Просмотрите все карточки.

2. Внесите изменения в какие-либо поля в верхней части формы, проследите изменения данных в нижней части формы.

3. Примените автоформатирование формы, используя соответствующий инструмент на вкладке меню «Формат».

4. Сохраните ее под именем «Студенты_разделенная».

Составные формы

Вы можете дополнить форму данными из таблицы, связанной с той таблицей, на базе которой Ваша форма создана. Например, в форму «Студенты» Вы добавляете данные из таблицы «Группы». Тогда, просматривая данные карточки, Вы будете видеть не только данные конкретного студента, но и данные по группе этого студента.

Работа с конструктором формы

Для создания составной формы Вам нужно перейти в режим конструктора формы.

В режиме Конструктора Вы видите структуру формы, состоящую из трех областей: Заголовок формы, Область данных, Примечание формы.

Рис. 7. Структура формы

Все данные базы данных размещаются в Области данных. Размеры Областей формы можно изменять, используя способ перетаскивания границ мышью.

Задание 25. Перенесите нижнюю границу Области данных вниз для создания места, где будут размешаться данные из таблицы «Группы».

В режиме конструктора можно выполнять ту же работу, что и в режиме макета. Но плюс к этому доступна и более тонкая работа. Для работы с формой на экран выведена вкладка меню «Конструктор», включающую панель «Элементы управления» с инструментами для работы с данными формы.

Рис. 8. Вкладка меню «Конструктор» при работе с формой в режиме Конструктора

Использование элементов управления

Элемент управления на форме – объект на форме, улучшающий интерфейс пользователя при работе с данными, например, кнопка, переключатель, вкладка и пр. Можно создать новое поле и надпись к нему, либо просто надпись на форме.

Технология работы с элементами управления заключается в том, что пользователь берет мышью элемент управления и им растягивает на форме рамку, куда вставляет какие-либо данные. Сделать это правильно помогает Мастер – специальная автоматически запускаемая программа. С этой программой пользователь начинает диалог, уточняя параметры вставляемых в форму данных. По окончании диалога на форме появляется новый объект, просмотреть который можно, перейдя в режим формы.

Рис. 9. Панель элементов управления

Элементы управления могут быть двух типов: присоединяемые и свободные. Присоединенный элемент управления – элемент управления, источником данных которого служит поле таблицы или запроса. Присоединенный элемент управления служит для отображения значений полей базы данных. Свободный элемент управления – элемент управления, не имеющие источника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются для вывода на экран сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является надпись, которая отображает заголовок формы.

Задание 26. Наведите мышь на различные элементы Панели элементов управления, прочитайте их названия.

Для создания составной формы Вы должны:

1. Взять инструмент «Подчиненная форма/Отчет» с панели «Элементы управления».

2. Растянуть рамку в форме на свободном месте.

3. Ответить на первый вопрос Мастера подчиненных форм, определяя источник включаемых в форму данных. В Вашем примере, это будет таблица. Щелкнуть «Далее».

4. В следующем диалоге с Мастером Вы определяете, какие поля таблицы будут включаться в форму. Для этого используйте кнопки (>>), (>) и обратные им. Щелкнуть «Далее».

5. Указываете, что программа должна установить между данными формы и включаемыми в нее новыми данными те связи, которые уже есть между таблицами. Щелкнуть «Далее».

6. Задаете имя подчиненной формы. Можно согласиться с тем, что предлагает Мастер. Щелкнуть «Готово».

Задание 27.

Сделайте из формы «Студенты» составную форму. Включите в нее все поля таблицы «Группы».