Текст книги "Культура труда руководителя социальной службы"

4.3. Технология организаторской деятельности руководителя по выполнению решений и планов

Организаторская деятельность руководителя – это вид управленческой деятельности, направленный на реализацию функции организации в процессе управления. Основной аспект проявления функции организации – административный или, по-другому сказать, организаторский, предполагает организацию (упорядочение) действий структурных подразделений и персонала организации при выполнении тех или иных решений (планов) по достижению целей организации на конкретном этапе и в конкретных условиях. Именно с точки зрения этого аспекта рассматривается организаторская деятельность руководителя и органов управления, сущность и содержание которой заключаются в следующем.

Целью организующих воздействий руководителя является создание, упорядочение социальной организации, подразделения таким образом, чтобы, с одной стороны, они могли функционировать самостоятельно, без вмешательства руководителя до изменения задач и условий, с другой стороны, было установлено такое взаимодействие между подразделениями, органами управления и должностными лицами, которое обеспечило бы эффект синергии, при котором результат деятельности социальной организации был бы больше простой суммы результатов каждого подразделения или должностного лица в отдельности. Для достижения этой цели необходимо решение следующих задач.

• Во-первых, разделение функций управления по горизонтали, специализация служащих и их объединение (кооперация) в функциональные подразделения, включающие в себя специалистов-служащих одного профиля деятельности.

• Во-вторых, разделение функций по вертикали между звеньями и уровнями управления с определением их соподчиненно-сти, распределением власти, полномочий (обязанностей), которое связано с двумя характеристиками любой социальной организационной системы: делегированием полномочий и степенью централизации. Разделение власти и полномочий, их делегирование начальниками подчиненным определяет степень централизации в социальной организации. Чем больше сосредоточены власть и полномочия в высших звеньях управления, тем меньше решений принимается на средних и низших уровнях, тем инертнее и малоинициативнее система. Степень централизации определяется также объемом и частотой контроля высшими звеньями низших уровней управления и исполнителей. При этом руководителям следует понимать, что степень централизации, а значит и инертности системы определяется не только постояннодействующими организационными документами, но и стилем работы руководителя и органов управления в повседневной деятельности. Там, где это возможно, руководитель должен оказывать доверие подчиненным, поощрять их инициативу и самостоятельность.

• В-третьих, задачей организации является обеспечение ориентированных на цели функционирования социальных организаций коммуникационными связями, то есть установление порядка обмена информацией. Организовать обмен информацией означает определить, кому (какому отправителю), когда и при каких обстоятельствах, какое сообщение (содержание и форма информации), по какому каналу (телефон, факс, телеграф, радио) и в чей адрес (какому получателю) необходимо передать. Для получателя необходимо еще определить, каким образом он должен распорядиться полученным сообщением.

• Четвертой задачей организации является нормирование и регламентирование распорядка и правил (норм) деятельности подразделений и должностных лиц. Они устанавливаются в приказах, должностных обязанностях, распорядке дня и регламентах служебного времени, в инструкциях должностным лицам и лицам, выполняющим специальные обязанности.

• Заключительный элемент в организационном процессе – это координация, то есть объединение усилий отдельных людей и подразделений организации в одно согласованное усилие, которое содействует осуществлению общей цели. Координация предполагает групповое усилие на основе общей цели и единства действий. Это означает, что управленческая координация объединяет устремление отдельных исполнителей в общем усилии, обеспечивая эффективность этого группового усилия путем целесообразного объединения действий различных подразделений на основе поддержания постоянной связи между общей целью и всеми индивидуальными или групповыми видами деятельности.

Технология деятельности руководителя по организации выполнения решений и планов представляет собой процесс обеспечения достижения поставленных целей. Она состоит в том, чтобы обеспечить управление с организационной стороны, то есть создать такие управленческие отношения, которые обеспечили бы наиболее эффективные связи (в рамках решаемой задачи) между всеми элементами управляемой системы.

Учитывая взаимосвязь и взаимозависимость основных функций управления, следует указать, что организация выполнения решения проявляется и при планировании, и при руководстве его выполнением, и при контроле. При планировании осуществляются поиск и принятие организационных решений, обеспечивающих безусловное и наиболее эффективное (полное) выполнение решений, плановых заданий и направленных на создание для выполнения решения (плана) соответствующей организации подразделений-исполнителей и системы управления ими с учетом требований разделения деятельности и задач, кооперации деятельности, распределения власти; кроме того, утверждаются соответствующие инструкции, положения, задания и др. В ходе контроля выполнения решений (планов) в организационных условиях, закрепленных в решении (установленная организация, система управления, среда и т. п.), осуществляется организация сбора, анализа и обобщения информации о ходе выполнения решений (планов), оценки результатов (промежуточных и конечных) деятельности объекта управления и его структурных подразделений.

Исходя из того, что основной целью организации выполнения решений (планов) является координация и регулирование деятельности объекта управления и его структурных подразделений как с началом процесса, так и в течение него, в том числе и с учетом текущего контроля этой деятельности, цель организации заключается в создании задуманной структуры ролей путем определения видов и порядка деятельности, необходимых для достижения целей объекта и каждого его подразделения, группировки этих видов деятельности и закрепления групп за определенными руководителями и органами управления, делегирования полномочий для выполнения соответствующих видов и направлений деятельности, их согласования и обеспечения информационных связей в организационной структуре, созданной либо адаптированной для решения задачи. При этом созданная структура ролей и постов должна заполняться соответствующими людьми (группами людей). Таким образом, в процессе реализации функции организации руководитель переводит абстрактное содержание образа деятельности по решению задачи в конкретную материальную форму деятельности, то есть осуществляет согласование того, что и в каком порядке делать, с тем, где и кому делать, чем руководствоваться, что и сколько расходовать.

Рассмотренные выше структурные элементы функции организации деятельности руководителя представляют собой технологическое содержание организаторской деятельности по выполнению решений на уровне процессов. Дальнейшая их детализация до этапов, работ, форм и способов организации позволяет определить следующую технологическую последовательность.

Организация выполнения решений (планов) должна обеспечить своевременную постановку задач, согласование деятельности, рациональное использование личного состава, своевременное реагирование на обстановку, выполнение задач в установленные сроки, качественное планирование и т. д. Опыт деятельности руководителей и органов управления позволяет в качестве основных выделить следующие этапы организации выполнения решений (планов):

1. Доведение решения (задачи) до исполнителей.

2. Создание (приспособление, адаптация) организационной структуры для выполнения решения. Развертывание и доразвертывание систем и подсистем.

3. Определение технологии выполнения задачи, включающей определение содержания процесса выполнения задач (функций), установление целесообразных схем, порядка и методов выполнения задачи и регламентацию деятельности по ее выполнению.

4. Подбор исполнителей (персонала, подразделений, служб) для конкретной деятельности.

5. Делегирование полномочий.

6. Определение ответственности.

7. Подготовка сил и средств к решению задачи и организация всестороннего обеспечения выполнения решений (планов).

8. Определение порядка коммуникаций при решении задачи.

9. Контроль готовности созданной системы к выполнению решения (плана).

10. Координация и регулирование деятельности исполнителей при выполнении решения (плана).

Кроме указанных этапов организации, в зависимости от цели деятельности могут добавляться как самостоятельные либо входить содержательно в перечисленные этапы – наращивание и восстановление элементов системы в процессе выполнения задачи, а также поддержание готовности системы и ее составляющих к выполнению задачи.

Рассмотрим этапы деятельности по организации выполнения решения.

Доведение решения (задач) исполнителям осуществляется в форме и методом, которые зависят от характера самих задач и условий их выполнения. При доведении задач до исполнителей руководитель должен помнить, что обеспечение выполнения решения (задачи) начинается с его влияния на подчиненного в момент постановки задачи. Независимо от выбранной формы доведения задачи идеальной можно считать личную постановку задачи руководителем. Однако это не всегда представляется возможным, поэтому для постановки задач могут (должны) использоваться различные средства, способы и формы их доведения.

В любом случае приказы, распоряжения должны содержать постановку обязательной для выполнения задачи, перечень ограничений, то есть того, что не следует делать, а в отдельных случаях – инструкции о порядке выполнения задачи. При постановке задач следует соблюдать следующие требования: во-первых, смысловая направленность и стиль изложения должны вселять в подчиненных уверенность в успешном выполнении задачи; во-вторых, не допускать двусмысленности и противоречий, в связи с чем задача должна быть однозначно понимаема и адекватно трактоваться руководителем и подчиненным; в-третьих, информация, содержащаяся в решении, должна доводиться адресно; в-четвертых, должны быть обеспечены точность и полнота доведения решения, сочетаемые с краткостью и ясностью изложения. Не должно оставаться никаких сомнений в том, кому, что и где необходимо выполнить, как при этом будет организовано управление, взаимодействие и обеспечение.

Кроме того, задачи должны быть доведены своевременно с учетом времени доставки приказа и времени, необходимого для работы подчиненных органов управления; способы передачи информации о задачах должны соответствовать обстановке и возможностям подчиненного.

Общий порядок работы органов управления по доведению задач обычно устанавливает руководитель. Выбор форм, способов и средств доведения задач должен отвечать требованию обеспечения быстрой и надежной постановки задач, чтобы предоставить подчиненным подразделениям и персоналу достаточное время на всестороннюю подготовку к решению поставленной задачи.

Основными способами доведения решений (задач) являются следующие:

устно – при непосредственном общении с подчиненными лично или по техническим средствам связи;

письменно – путем передачи приказов, распоряжений и т. п.;

передачей заранее определенных условных кратких команд, приказов (сигналов).

Доведение решений (задач) может осуществляться одновременно до всех подчиненных формирований должностных лиц (циркулярно) или избирательно.

Выбор способа доведения решений (задач) зависит от многих обстоятельств: срочности и важности решаемой задачи, взаимоотношения между руководителем и подчиненным, обстановки, наличия сил и средств и т. д. В любом случае выбранный способ должен исключать возможность искажения смысла передаваемого.

Как правило, устные недокументированные распоряжения отдаются в связи с решением задач малой и средней сложности в небольших подразделениях, а также при дефиците времени. Смешанный способ доведения решений (задач) – сначала устное, например, по телефону с последующим письменным подтверждением, применяется при выполнении важных задач для повышения оперативности управления.

Решения (задачи) могут доводиться с использованием языковых, зрительных и слуховых форм передачи информации. Это могут быть приказы, указания, поручения. Приказ обязывает подчиненного точно в установленные сроки выполнить задание определенным способом. По содержанию приказ может быть предписывающим, запрещающим или инструктирующим. Приказ, отдаваемый устно, называется командой. Иногда приказы в качестве дополнительной информации могут содержать перечень санкций, следующих при нарушении сроков или порядка их выполнения.

В отличие от приказов указания и поручения регламентируют только содержание задания, оставляя обычно подчиненным свободу выбора способа действия, а иногда и сроков исполнения.

При доведении решения следует иметь в виду, что в большинстве своем люди слабо воспринимают отдаленную перспективу и всегда начинают с того, что им ближе и понятнее. Следует поэтому ясно формулировать задание, четко определять сроки выполнения его этапов для правильного распределения сил в процессе работы. Чтобы исполнитель хорошо понимал смысл, важность и обоснованность поставленных задач, их необходимо увязывать со сложившейся ситуацией. Информирование о ней поэтому должно быть по возможности более полным, а выводы – логичны.

Ставя задачу, руководитель обязан убедиться в хорошем понимании ее смысла, исключив возможность дополнительных несанкционированных поручений, определить исполнителю сроки и формы отчетности. Для убежденности в правильном понимании задачи руководитель может использовать различные методы (способы): повторение подчиненным полученного распоряжения или его ключевых моментов; представление подтверждения о получении задачи; представление ему на утверждение замысла действий (решения) по выполнению поставленной задачи и т. д. В любом случае порядок доведения задач, выбранные формы и способы должны обеспечить исключение искажений, изменения смысла и одинаковую трактовку руководителем и подчиненным стоящей задачи.

4.4. Технологический аспект контролирующей деятельности руководителя

Контролирующая деятельность руководителя – это вид управленческой деятельности, направленный на реализацию функции контроля в общем процессе управления. Подобно другим видам управленческой деятельности руководителя (планирующей, организаторской и т. п.) контролирующая деятельность не является самоцелью; она представляет собой часть управленческого цикла и осуществляется в интересах достижения общей цели управления путем своевременного получения информации о действительном состоянии или реальных результатах действий объекта управления и обеспечения тем самым необходимых координирующего и регулирующего воздействий в случае недопустимого отклонения этого состояния или результатов действий от расчетных (плановых).

Основным содержанием контролирующей деятельности являются организация получения и формирование информации о состоянии и функционировании (действиях) объекта управления, в качестве которого может выступать социальная служба или отделение социальной службы, обработка полученной информации, ее анализ и приведение к виду, пригодному для получения сравнительных данных для принятия решения о применении необходимого регулирующего воздействия и его характере.

Контролирующая деятельность весьма разнообразна по содержанию, что определяется различием в объектах и целях контроля, сроках, формах и способах его проведения.

Основными требованиями, предъявляемыми к контролирующей деятельности руководителя, являются ее целенаправленность, экономичность, действенность, а также конкретность результатов. Она должна быть поэтому соответствующим образом спланирована и организована, а ее осуществление должно быть всесторонне обеспечено.

В общем случае контролирующая деятельность руководителя и органа управления представляет собой процесс, включающий: определение целей, задач, требований (стандартов, нормативов) и принятие решения на проведение контроля; получение данных о фактическом состоянии и действиях контролируемого объекта; сравнение данных, характеризующих реальное состояние и действия контролируемого объекта с требуемыми (стандартами, нормативами); определение корректирующих воздействий и принятие решения на устранение выявленного несоответствия состояния и действий контролируемого объекта требуемым.

Контролирующая деятельность руководителя не может быть абстрактной; она всегда представляется в виде определенного целенаправленного процесса, характеризующегося определенными начальными и конечными условиями, последовательностью соответствующих этапов, работ и операций, применяемыми при их выполнении методами (способами) и используемыми средствами. Все это в своей совокупности в конкретных условиях осуществления представляет собой технологию контролирующей деятельности в общем ее понимании.

Важными этапами (стадиями, технологическими функциями контроля), работами, операциями, определяющими существо и содержание контролирующей деятельности, являются:

• определение концепции контролирующей деятельности и ее подготовка;

• сбор информации (данных) о фактическом состоянии чего-либо, о фактических результатах хода выполнения принятого решения (поставленной задачи) по установленным (выбранным) показателям в конкретных точках и ее передача должностному лицу или органу управления, осуществляющему контроль;

• обработка и анализ собранной информации с целью приведения ее к виду, удобному для сравнения фактических результатов контроля в контрольных точках с расчетными (запланированными) результатами или установленными стандартами;

• сравнение фактических результатов контроля с расчетными в контрольных точках по установленным показателям и выявление их рассогласования;

• анализ выявленных отклонений с целью оценки уровня достижения желаемого результата и того, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения для последующей выработки соответствующих мер по устранению недопустимых отклонений.

В общем случае осуществление основных технологических функций контроля, как и осуществление управленческих функций, всегда начинается с постановки цели. Это позволяет определить, с какой целью (задачами), в какой форме и по каким показателям нужно осуществлять контролирующую деятельность. Эти показатели должны соответствовать нормам, по которым оцениваются повседневная деятельность организации, состояние или ход реализации принятого решения в соответствии с принятым критерием. Они обычно встроены в систему информации, используемой в процессе контроля, и являются составной частью отчетности. Нормы деятельности (действия) должны соответствовать таким требованиям, как обоснованность, гибкость, сопоставимость, а также установленным требованиям руководящих документов и др.

Когда цель (подцели, задачи) известна, необходимо выразить, если это возможно, желаемый (уяснить запланированный) результат в измеряемых величинах (количественных, качественных, дискретных, непрерывных и т. д.). Его определение предполагает выбор исходных показателей, а также требуемого уровня их достижения, возможных отклонений. Кроме того, для контроля достижения поставленной цели (подцели, задачи) и степени выполнения поставленной задачи необходимо определить критерии контроля, объем предстоящих контрольных мероприятий и необходимых затрат, а также требуемые ресурсы и их размер.

В процессе выполнения технологических функций контроля контролирующие субъекты руководствуются соответствующими принципами, основными из которых являются:

• личное участие должностных лиц – руководителей в осуществлении контроля (проверок);

• концентрация контроля на объектах и предметах, определяющих достижение целей;

• комплексность осуществления контроля, обеспечивающая выявление причинно-следственных связей;

• упреждающий характер контролирующей деятельности по отношению к возможному отклонению в действиях подчиненных.

Кроме того, руководящими документами, регламентирующими контролирующую деятельность (проведение проверок), предусмотрена необходимость сочетания контроля с оказанием помощи в устранении выявленных недостатков.

Технологические функции контроля, выполняемые с использованием указанных соответствующих принципов, осуществляются различными методами. Независимо от контролирующего субъекта и вида контроля методы контроля можно классифицировать исходя из сущности выполнения технологических функций контроля, последовательности выполнения этапов процесса контроля и др.

В зависимости от сущности выполнения технологических функций контроля выделяют машинные (автоматизированные и неавтоматизированные) и немашинные (аналитические и ситуационно-логические) методы.

В последнее время широко используются автоматизированные системы контроля, на основе которых строятся методы внутреннего административного контроля. Они представляют собой человеко-машинные системы на основе использования современных средств вычислительной техники и связи, обеспечивают отслеживание хода и результатов выполнения поставленных задач и при необходимости корректирующее воздействие на управляемый объект. Подчиненные звенья регулярно и оперативно представляют в эту систему соответствующую информацию о ходе выполнения решений (поставленных задач), их завершении или продлении сроков, а также данные об исполнительской дисциплине.

Неавтоматизированные методы контроля предусматривают использование соответствующих средств (локальные сети и управленческие табло, графические приборы и т. п.) и находят достаточно широкое применение при выполнении тех или иных функций контролирующей деятельности.

Среди аналитических методов контроля наиболее широкое применение получили методы проверки, наблюдения и самоконтроля. Метод проверки используется как при внутреннем, так и при внешнем контроле, во всех его видах и формах; при этом решаются как общие, так и частные задачи контроля.

Наблюдение – достаточно эффективный, широко применяемый аналитический метод контроля. Оно осуществляется постоянно или в течение времени, необходимого для достижения целей контроля. Наибольшее распространение этот метод получил при контроле выполнения в организации принятых руководством решений; применение метода наблюдения не исключается в сочетании с другими методами контроля. Различают сплошное, выборочное, частное наблюдение, а также наблюдение по ключевым параметрам.

С точки зрения повышения эффективности процесса управления, большое значение для выполнения принятых решений играет метод самоконтроля. Его основой является все то же сопоставление действительного (фактического) положения дел с принятыми (запланированными) нормами, установленными требованиями. Однако оценка реальности производится самим должностным лицом-исполнителем, что является достаточно веской предпосылкой для субъективизма. Вместе с тем без объективного анализа фактов и на их основе соответствующих обобщений результатов своих действий не может быть не только действенного самоконтроля, но и контроля как такового, вообще.

Ситуационно-логические методы контроля занимают особое место в системе контролирующей деятельности. Во-первых, они применяются в основном непосредственно должностными лицами-руководителями, во-вторых, являются, с одной стороны, средством анализа складывающейся реальной ситуации, а с другой – результатом интуиции. Ситуационно-логические методы в большей мере применяются должностным лицом-руководителем для контроля выполнения собственных управленческих решений. Из этого следует, что основой возможности использования этих методов могут служить личный опыт, особенности характера, способности общения и, главное, предвидения должностного лица-руководителя.

Методы, применяемые в технологиях контролирующей деятельности, предполагают использование соответствующих технических средств, к которым можно отнести различного рода индикаторы, управленческие табло, графические приборы, соответствующую ЭВТ, локальные сети, линии связи, программное обеспечение, современные универсальные системы контроля исполнения и др.

В настоящее время ЭВТ и соответствующие локальные сети, а также программное обеспечение стали широко применяться в системах управления для исполнения технологических функций контроля. В частности, при наличии локальных сетей стала возможной систематизация регулярного контроля. Информационная база такой системы содержит в банке данных сведения о состоянии и деятельности подчиненной системы, принимаемых решениях и результатах их выполнения. Все необходимые сведения накапливаются в банке данных за определенные промежутки времени и служат объективным материалом для анализа и оценки деятельности подчиненных органов управления.

Действенным техническим средством, применяемым в контролирующей деятельности органов управления, являются современные универсальные системы контроля исполнения. Они могут выполнять следующие функции: запоминать решения; доводить их до исполнителей с указанием сроков выполнения; фиксировать контрольные сроки выполнения; выдавать напоминание о контрольных сроках; вести учет выполнения решений, поставленных задач; разрабатывать варианты предложений по повышению качества выполнения решений и др.