Текст книги "Всеобщая Система Управления. Total Management System"

Всеобщая Система Управления. Total Management System

© Перевод на русский язык. АНО «Центр «Кайдзэн», 2016.

© Издание на японском языке. TPS Certificationnstitute (Japan 466-0848, City of Nagoya, Showa-ku,agata-cho, 5-45-1), 2012.

© Издание на русском языке. Университет «Синергия», 2018.

* * * 

Основой TMS является деятельность по активизации персонала и рабочих мест.

Это уже известная, но в тоже время новая модель управления, основанная на концепции «уважения к человеку».

Благодаря управлению людьми через активизацию деятельности каждого сотрудника на своем рабочем месте мы можем конструктивно и оперативно решать сложные задачи, повышать мотивацию каждого человека и дать возможность им испытывать чувство достижения цели.

В конечном итоге сотрудники переходят из состояния постоянно контролируемых руководством к самостоятельным инициативным командам, а организация становится самоорганизующейся и саморазвивающейся. Работа по активизации персонала и рабочих мест – это суть менеджмента.

TMS – самая продвинутая модель управления в мире – предназначена для собственников и руководителей компаний, тех, кто хочет менять административную схему менеджмента и предпринимает для этого активные практические действия.

Надеюсь, вы получите удовольствие от изучения TMS и будете использовать ее в своей работе.

Председатель правления TOYOTA ENGINEERING CORPORATION Тосио Хорикири

Предисловие к изданию на русском языке

«Меняются люди – меняется компания» – слоган компании Toyota Engineering Corporation. Ее эксперты несут во внешний мир дух, подходы и методы корпорации «Тойота мотор».

Эта книга появилась в России впервые. Переведенное с японского языка издание от экспертов компании Toyota Engineering Corporation посвящено Всеобщей системе управления (Total management system).

Авторы этого издания проработали в корпорации «Тойота мотор» более 30 лет, сегодня сертифицируют специалистов и внедряют лучшие современные методы менеджмента и организации производства по всему миру: в Японии, США, России, Австралии, Турции, Китае, Южной Корее и других странах.

TMS, уникальная система, пронизанная философией кайдзен (непрерывного совершенствования), является основной для компании «Тойота». TMS помогает «включить» каждого сотрудника в достижение целей компании – чтобы он начал действовать, выполнять «истинную» (создающую добавочную стоимость) работу. Это происходит, когда человек осознает, что труд его значим, необходим, что его достижения признаются. Меняя жизнь каждого, система меняет и его окружение, создает новую корпоративную культуру.

TMS состоит из 6 элементов:

• визуализация процесса;

• формирование команды;

• создание ценности;

• мышление постоянного совершенствования (кайдзен);

• качество работы;

• созидание прибыли.

Мы помогаем внедрять эту систему в России уже шесть лет. Консультируем, как можно повысить производительность труда, сократить производственный цикл, расширить технологические возможности и разработать новые продукты, стабилизировать и повысить качество, уменьшить затраты, активизировать персонал и рабочие места.

За это время мы много раз наблюдали, как трансформируются организации, которые на практике познакомились с философией и технологиями, созданными в корпорации «Тойота мотор». Например, когда на 70 % за два квартала повышалась производительность труда в одной компании или на 80 % за год возрастало качество продукции – в другой. Таких примеров очень много.

Но все же главное кроется не в процентах роста. Раз за разом мы видим, как сотрудники начинают работают качественнее, компания устойчиво развивается, прибыль растет. Секрет – в уникальном развитии персонала любого уровня и любой специализации, от рядового специалиста до топ-менеджеров. Именно они обеспечат уверенное будущее для каждой компании. Вы же помните: меняются люди – меняется и компания.

Желаем полезного чтения и постоянных позитивных изменений!

Алексей Суханов, директор центра «Кайдзэн», полномочный представитель компании Toyota Engineering Corporation в России, переводчик книги

Предисловие

В данном издании мы представляем читателю совершенно новую систему сертификации по TMS (Total Management System – Всеобщая Система Управления), применение которой возможно в различных отраслях промышленности и сферах жизнедеятельности человека. Ее по праву можно было бы назвать Библией современного менеджмента. TMS – это система управления, обеспечивающая активизацию персонала (прим. переводчика – дословно с японского «активизация рабочего места», далее по тексту – активизация) и общий положительный результат работы компании (организации). Вы получите возможность изучить основные идеи и методики этой системы, которые базируются на принципе уважения достоинства человеческой личности и ориентированы на то, чтобы в процессе работы каждый мог осознать смысл своей деятельности, принять свой труд, а также испытывать удовлетворение от достижения поставленных целей, личностного роста и самореализации. TMS преследует не только исключительно управленческие цели. Особое внимание уделяется анализу процесса, способствующего достижению коммерческого успеха. Представляем данное пособие в качестве своеобразной «дорожной карты», которая подскажет коллективу или организации, в каком направлении необходимо двигаться, как за счет изменения организации работы и корпоративной идеологии осознать смысл своего существования и своей деятельности, добиться профессионального роста.

Содержание данного пособия может найти применение в самых различных сферах деятельности компании, включая производственные, проектно-конструкторские, административные подразделения, службы по работе с персоналом и информационных технологий, бухгалтерию. Мы начнем это пособие с объяснения того, что же такое активизация персонала, какова философия и методология данной системы, с тем чтобы читателю стало понятно, что применение TMS возможно и вне сферы реального производства.

Пособие предназначено для самой широкой аудитории – от студентов до видных политических деятелей.

Благодаря изучению методов активизации вы получите возможность предоставлять вашим клиентам товары и услуги более высокого качества, нежели ранее. Можно сказать, что исследуемые способности индивида являются универсальными для всех стран мира и служат неотъемлемым критерием эффективности системы управления применительно к человеческим ресурсам компании. Постарайтесь обнаружить разницу между системой управления, которую вы знали прежде, и TMS.

Цель данного материала состоит в том, чтобы предоставить вам возможность понять суть менеджмента и в ходе практической деятельности добиться максимального эффекта от его правильного использования.

Система сертификации по TMS, в отличие от научно-теоретических трудов по управлению и процессам управления, представляет собой новый механизм, позволяющий совершенствовать организацию, прежде всего, на основе практического опыта и знаний, накопленных непосредственно в ходе работы.

Можно утверждать, что человек, ощущающий перемены в своем окружении и в себе самом, благодаря поэтапному применению данных методик, на практике реализует механизм TMS. Высока вероятность того, что он станет сотрудником, который внесет полезный вклад в общее дело вашего коллектива или организации.

В пособии «TMS, 4-й уровень» главным образом раскрываются базовые идеи и методики системы (основы TMS – активизации персонала), и от читателя не требуется какого-либо опыта в сфере менеджмента. Вместе с тем крайне важно знание TMS до того, как вы приступите к практической работе. Мы заинтересованы в том, чтобы в ходе реальной деятельности на базе этих знаний вы смогли углубить свое понимание TMS.

Институт сертификации по TPS (TPS, Toyota Production System, Производственная Система Тойота) Исполнительный комитет сертификации по TMS

Глава 1
Истинная суть процесса активизации персонала
Автономная система управления, которая наполнит смыслом рабочий процесс

TMS (Total Management System) – система управления, внедрение механизмов которой способствует личностному росту персонала. В ходе работы сотрудники, обретая чувство значимости своей деятельности и удовлетворения от достижения целей, будут более активно включаться в процесс решения сложных проблем и задач, стоящих перед компанией или организацией.

TMS вносит перемены не только в жизнь конкретного человека, познающего данную систему, но также меняет и его окружение. Вам предоставляется возможность изучить основные идеи и положения TMS, а также овладеть важнейшими навыками процесса активизации. Мы уверены, что ваша жизнь и работа обретут благодаря этому более глубокий смысл.

1.1. Что такое активизация персонала?

Что такое активизация персонала? Начнем с рассмотрения понятия управления как системы, которая в первую очередь организует и регулирует что-либо. Давайте развивать компанию (организацию) автономного типа с помощью системы управления, которая основывается на принципе уважения достоинства человеческой личности.

Основные моменты

Вы начнете чувствовать значимость своей работы и испытаете удовлетворение от достижения цели, когда определите конкретные задачи (целевые показатели).

Вы должны действительно испытывать желание создать идеальную систему менеджмента, используя неординарные и инновационные идеи и способы.

Системы школьного и высшего образования, развития персонала в компаниях постоянно меняются.

«Ценность» сотрудника в компании также со временем постепенно изменяется. Вместе с изменением целей и задач компании модифицируются и требования к работникам в плане владения ими новыми технологиями, навыками, стандартами работы, инструкциями и системами совершенно иного типа. Кроме этого, для компаний, чтобы в нужное время обеспечить клиентам самое необходимое и высочайшего качества, становится все более важным использование самых новейших технологий и инновационных идей, более квалифицированного персонала. С другой стороны, технологии, высокий уровень квалификации (мастерство) и инновации, которые создают «ценность» товара или услуги, имеют и слабую сторону – относительная легкость, с которой сейчас возможно скопировать те или иные оригинальные технологии, сокращает временной период (жизненный цикл), в рамках которого можно поддерживать высокий уровень созданной добавленной стоимости товаров или услуг.

Чтобы предоставлять клиенту новую «ценность», необходимо воспринимать профессиональные навыки и оригинальные технологии как нечто, что должно постоянно подвергаться изменениям, чтобы отвечать требованиям и вызовам нашего времени.

Переход от административной к автономной системе менеджмента

Мы выяснили, что должно изменяться, но что же тогда должно оставаться неизменным? Неизменные вещи тесно связаны с системой менеджмента, в основе которой лежит принцип уважения достоинства человеческой личности.

Наше понимание принципа уважения достоинства человеческой личности не сводится лишь к чувству уважения, которое обычно испытывают к конкретному человеку. В данном случае имеются в виду не столько биологические особенности индивида (homo sapience), сколько психоэмоциональный комплекс чувств, который свойственен только человеку. Любой человек подвержен эмоциям. Он часто стремится к роскоши и излишеству, хочет вкусно есть, отдыхать с друзьями за границей, снимать стресс выпивкой, получать новые впечатления от просмотров фильмов, много зарабатывать с минимальными усилиями, вести беспечную жизнь. В то же время человек является единственным существом на Земле, которое готово помочь нуждающемуся, учиться у старших и делать свою работу лучше, радоваться профессиональному росту подчиненных, то есть обладает этическими принципами.

Давайте посмотрим на человека с точки зрения его работы.

Представим, что позиции, которые должны изменяться, и позиции, которые должны остаться неизменными, не меняются во времени. Такой подход приводит нас к неоспоримой истине, что любой человек в любой стране мира благодаря работе способен чувствовать свою значимость, испытывать радость, а также имеет возможность наслаждаться достигнутым результатом. Это и есть именно то, что должно остаться неизменным.

Однако что же происходит на самом деле? Многие люди, как показывает практика, считают, что действия по достижению компанией успеха и действия по повышению мотивации сотрудников зачастую противоречат друг другу, поэтому их одновременная реализация весьма затруднительна и даже невозможна. Стремление же совместить два этих процесса является одним из элементов управления по активизации персонала. Обычно руководители, опираясь на собственный опыт и опасаясь неудач, предпочитают давать постоянные четкие указания каждому подчиненному и следить за тем, чтобы все делалось именно так, как они это и запланировали. Такая система называется «административной системой» управления или «микро-менеджментом». Пока руководитель непосредственно контролирует каждого сотрудника, а компания достигает результаты, создается впечатление, что эта система хорошо действует. Вместе с тем из-за того, что члены коллектива не обладают навыками самостоятельного мышления и принятия решений, в случае временного отсутствия лидера задачи и основные вопросы обычно не решаются, а производительность и качество работы группы снижается. Старые и новые элементы управления, систематизированные по принципу уважения достоинства человеческой личности, представляют собой процесс активизации персонала. Данный процесс позволит эффективно справляться с многочисленными задачами, а также даст каждому сотруднику возможность ощутить свою значимость и насладиться чувством достижения цели. Члены коллектива постепенно освободятся от необходимости постоянного контроля и будут самостоятельно справляться с возникающими проблемами. Процесс активизации является стержневым элементом системы управления, который должен оставаться неизменным. Другими словами, главным смыслом процесса активизации является процесс перехода к автономной системе управления.

Переход от административной системы управления к автономной системе

До начала практического запуска механизмов процесса активизации важно дать ответы на нижеследующие вопросы и провести их анализ:

1. Кто является нашим клиентом?

2. Каковы наши цели и задачи?

3. Какие инструменты лучше всего использовать для их достижения?

Такой подход научит сотрудников самостоятельно мыслить, а не ориентироваться только лишь на указания вышестоящих начальников. Важно, чтобы они встали на позицию исследователя, что будет способствовать росту их мотивации. Такое отношение сделает работу более насыщенной и содержательной, поскольку вовлеченный в постоянный процесс анализа, исследований и размышлений человек способен генерировать рекомендации и идеи, которые могут открыть новые возможности и привести к позитивным эмоциональным ощущениям.

Важно, конечно, понимать, куда в первую очередь целесообразно вкладывать накопленный опыт, оригинальные технологии и мастерство. Поэтому необходимо начинать с четкого осознания того, к каким целям предстоит двигаться, какие для этого имеются в наличии технологии, умения и ноу-хау, а также когда и в каком объеме использовать эти ценные ресурсы, чтобы они были максимально задействованы. Желательно также не путать цели и средства их достижения.

Важной составляющей процесса активизации является формирование у членов коллектива естественного желания трудиться, а не действовать лишь по принуждению.

В интересах достижения поставленных клиентом целей и задач все члены коллектива должны принять участие в своеобразной «мозговой атаке», чтобы внести именно свой вклад в общее дело. Такой подход, несомненно, удовлетворит клиента и вызовет у него положительную реакцию и благодарность коллективу. И это, в свою очередь, будет способствовать дальнейшей активизации коллектива. Основные правила последовательного развития автономной системы управления, стимулирующей процесс активизации, представлены ниже. Ответы на эти вопросы помогут вам оценить уровень развития вашего коллектива.

• Проводились ли в коллективе обсуждения того, кто является нашим клиентом?

• Все ли члены коллектива едины в понимании стоящих перед ними целей и задач?

• Все ли члены коллектива одинаково хорошо информированы об имеющихся ресурсах и возможностях?

• Происходят ли изменения в методах работы и восприятии членами коллектива их роли в этих процессах?

• Улучшаются ли результаты работы коллектива?

• Растет ли мотивация сотрудников?

В данном пособии изложены основные идеи и методики процесса активизации персонала. Можно смело назвать TMS (Total Management System – Всеобщая Система Управления) своего рода «путеводной звездой» на маршруте движения компании к более эффективной отдаче ее человеческих ресурсов. Процессу активизации (основе TMS) отводится ключевое положение в иерархии приоритетов TMS.

Активизация персонала (основа TMS) является основой различных систем управления[1]1
  Всеобщая Система Управления с ее основой (активизация персонала) включает в себя следующие сферы: разработка и проектирование новой продукции (Total Development System – Всеобщая Система Проектирования), производство (Total Toyota Production System – Всеобщая Производственная Система Тойота), а также маркетинг и продажи (Total Marketing & Sales System – Всеобщая Система Маркетинга и Продаж). Все базовые положения TMS могут быть применимы в самых различных сферах жизнедеятельности.


[Закрыть].

Взаимосвязь между TMS, Total-TPS, TMSS и TDS

Главным принципом процесса активизации является уважение достоинства человеческой личности, и этот важнейший компонент TMS всегда остается неизменным. Каждый должен принять важность этого подхода, поскольку без него не может быть практической активизации персонала. Хотелось бы сразу обратить внимание читателя на то, что настоящее пособие вряд ли раскроет перед ним все тонкости TMS, поскольку здесь идет описание теории. Лишь в ходе практического применения TMS человек сможет испытать настоящие эмоции – будь то слезы, смех, радость, злость, сочувствие и так далее, т. е. тогда, когда возникают реальные ситуации, при которых один, два, несколько сотрудников начинают высказываться и вести себя не так, как раньше. Понимание принципов процесса активизации может быть интересно не только людям, занятым в реальном секторе экономики, но и студентам. Надеемся, что изучение соответствующих идей и методик позволит некоторым студентам пересмотреть свое отношение к учебному процессу в целом.

Главной особенностью процесса активизации является то, что он подразумевает изучение теории системы управления, прежде всего, под углом зрения ее последующего практического применения (методика, инструментарии, способы реализации и т. д.). Кроме того, необходимо изучать менеджмент через практическую командную работу и в ходе этого учиться практическим способам развития персонала с ориентацией на конкретные результаты.

Повторимся, что процесс активизации может применяться в самых различных сферах деятельности и профессиях. Без сомненья, человек, постоянно преодолевающий в работе (студент – в учебе) трудности и достигающий небольших трудовых побед, будет более активно браться за решение возникающих перед ним новых задач и испытывать себя в более сложных рабочих ситуациях.

Со временем чувство удовлетворения достигнутым результатом перерастает в настоящую мотивацию (своеобразный душевный подъем) сотрудников. Вот именно для того, чтобы все члены коллектива смогли испытать это чувство «покоренной вершины», и необходима соответствующая система управления. Естественно, что процесс активизации предполагает участие в нем более одного человека. Только когда начинают взаимодействовать двое и более человек, возникает необходимость в использовании механизмов процесса активизации, а также других инструментов этой системы менеджмента.

Иногда задают вопрос: возможна ли активизация, когда все члены коллектива заняты разной по содержанию работой? Отвечаем: активизация возможна вне зависимости от вида деятельности членов коллектива.

Если рассматривать работу не с точки зрения ее содержания, а с точки зрения способов ее выполнения, то на первый план выходят прежде малозаметные аспекты.

В частности, нередко бывает, когда в отделе сбыта какой-либо компании сотрудники работают с разными клиентами, отвечают за разные товары и услуги, но даже в рамках одного коллектива они встречаются друг с другом только раз в неделю. И, тем не менее, несмотря на это, активизация в коллективе подобного рода реальна. Благодаря активизации все сотрудники отдела получают возможность чаще общаться, обмениваться опытом и таким образом вовлекаются в обсуждение путей решения общих задач и проблем.