Текст книги "Сборник учебно-методической документации кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управления ИАИ РГГУ по направлению подготовки бакалавров «Документоведение и архивоведение». Дисциплины вариативной части, профиль «Организация управл"

Информационно-документационное обеспечение управления проектами

Автор-составитель: Ларин М.В., профессор, д.и.н.

Профиль «Организация управления электронными документами»

Рабочая программа дисциплины

Аннотация программы

Дисциплина «Информационно-документационное обеспечение управления проектами» является частью вариативной части профиля «Организация управления электронными документами» цикла дисциплин подготовки студентов по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение». Дисциплина реализуется на факультете Документоведения и технотронных архивов кафедрой Автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

Содержание дисциплины охватывает круг вопросов, связанных с информационно-документационным обеспечением управления проектами.

Цель дисциплины – изучение теоретических проблем и прикладных аспектов информационно-документационного обеспечения управления проектами как части менеджмента, активно применяемой в современной практике как в государственном управлении, в процессе выполнения федеральных целевых программ, так и в частном бизнесе, при организации и выполнении инвестиционных проектов.

Задачи дисциплины:

– изучение основных понятий, используемых в процессе информационно-документационного обеспечения управления проектами;

– изучение истории информационно-документационного обеспечения управления в нашей стране и за рубежом;

– изучение нормативно-правовых основ информационно-документационного обеспечения управления проектами;

– изучение технического и прикладного программного обеспечения информационно-документационного обеспечения управления проектами;

– изучение состава документации этапов управления проектами;

– изучение вопросов организации обработки и хранения документов в процессе управления проектами;

– изучение и анализ способов организации электронного офиса управления проектами.

Место дисциплины в структуре основной образовательной программы

Дисциплина «Информационно-документационное управление проектами» относится к вариативной части подготовки бакалавра по направлению «документоведение и архивоведение» профиля «Организация управления электронными документами» и изучается на 7 семестре.

Курс базируется на предварительном усвоении студентами дисциплин:

– «Информатика» (Базовая часть математического и естественно-научного цикла, 1 семестр);

– «Информационное обеспечение управления» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 1 семестр);

– «Информационные технологии» (Базовая часть математического и естественно-научного цикла, 2 семестр);

– «Управление информацией и документацией электронного правительства» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 и 4 семестры).

– «Методология проектирования и внедрения АС ДОУ» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 семестр);

– «Основы информационного общества» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 семестр);

– «Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле» (Базовая общепрофессиональная часть профессионального цикла, 6 семестр).

Дисциплина «Информационно-документационное управление проектами» дополняет знания, получаемые по одновременно изучаемым дисциплинам:

– «Информационная безопасность и защита информации» (Базовая общепрофессиональная часть профессионального цикла, 7 семестр);

– «Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле» (Базовая общепрофессиональная часть профессионального цикла, 7 семестр).

В результате освоения дисциплины «Информационно-документационное управление проектами» студент должен:

Знать:

– основные понятия, используемые в процессе информационно-документационного обеспечения управления проектами;

– историю информационно-документационного обеспечения управления проектами в нашей стране и за рубежом;

– нормативно-правовую и методическую базу, регламентирующую информационно-документационное обеспечение управления проектами;

– виды информационно-коммуникационных технологий, применяемых в информационно-документационном обеспечении управления проектами;

– прикладное программное обеспечение, применяемое в информационно-документационном обеспечении управления проектами, критерии его выбора, основы сопровождения программного обеспечения;

– Windows-приложения, используемые для реализации комплексных задач информационно-документационного обеспечения управления проектами;

– способы компьютерного документирования;

– возможности решения типовых задач делопроизводства в информационно-документационном обеспечении управления проектами;

– основные технологии организации информационно-документационного обеспечения управления проектами и информационного поиска в информационных системах и документальных базах данных;

– возможности, основные направления и специфику использования информационных ресурсов Интернета в информационно-документационном обеспечении управления проектами;

– технологии оперативного и долговременного хранения электронных документов.

Уметь:

– выбирать технологию, программное обеспечение организации информационно-документационного обеспечения управления проектами;

– планировать внедрение информационно-коммуникационных технологий организации информационно-документационного обеспечения управления проектами и информационного поиска;

– участвовать в процессе оргпроектирования и внедрения конкретной информационной системы для организации информационно-документационного обеспечения управления проектами и выборе оптимального программного обеспечения;

– разрабатывать нормативные документы, регламентирующие процессы организации информационно-документационного обеспечения управления проектами;

– организовывать работу пользователей внедренной информационной системы;

– организовывать и проводить работу по оперативному и долговременному хранению электронных документов информационно-документационного обеспечения управления проектами;

– формулировать предложения по совершенствованию программного обеспечения и информационной системы для информационно-документационного обеспечения управления проектами;

– прогнозировать и определять перспективы развития процессов применения информационных технологий в организации информационно-документационного обеспечения управления проектами;

– работать в качестве пользователя с соответствующим программным обеспечением, используемым при создании организации информационно-документационного обеспечения управления проектами и информационного поиска и решать с их помощью типовые задачи ДОУ;

– использовать ресурсы Интернета и баз данных для решения задач информационно-документационного обеспечения управления проектами;

– составлять и оформлять документы с помощью современных компьютерных информационных технологий;

– использовать технологии обработки документной информации в приложении к задачам организации информационно-документационного обеспечения управления проектами;

– работать в программе Windows и ее приложениях, используемых для реализации комплексных задач организации информационно-документационного обеспечения управления проектами и информационного поиска;

– ориентироваться в современных автоматизированных системах организации информационно-документационного обеспечения управления проектами;

– использовать в своей профессиональной деятельности базы данных.

Владеть:

– современными информационными технологиями создания, обработки и хранения документов;

– навыками создания на практике системы информационно-документационного обеспечения управления проектами и информационного поиска;

– офисными приложениями и иными программными продуктами, используемыми в сфере организации информационно-документационного обеспечения управления проектами;

– компьютером и навыками работы в сети Интернет.

Дисциплина направлена на формирование следующих компетенций:

Общекультурных (ОК):

– владение культурой мышления, способен к обобщению, анализу, восприятию информации, постановке цели и выбору путей ее достижения (ОК-1);

– способность использовать нормативные правовые документы в своей деятельности (ОК-6);

– способность понимать сущность и значение информации в развитии современного информационного общества, осознавать опасность и угрозы, возникающие в этом процессе, соблюдать основные требования информационной безопасности, в том числе защиты государственной тайны (ОК-9);

– способность работать с информацией в глобальных компьютерных сетях (ОК-15).

Профессиональных (ПК):

– способность использовать теоретические знания и методы исследования на практике (ПК-2);

– владение знаниями в области права (ПК-3);

– владение базовыми знаниями в области информационных систем (ПК-4);

– владение навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в поиске источников и литературы, использовании правовых баз данных, составлении библиографический обзоров (ПК-8).

Научно-исследовательских (ПК):

– способность применять научные методы при исследовании объектов профессиональной деятельности (ПК-9);

– владение основами информационно-аналитической деятельности и способен применять их в профессиональной сфере (ПК-10);

– владение профессиональными знаниями основных проблем документоведения (ПК-11);

– владение основными проблемами в области документоведения (ПК -12);

– способность работать с различными источниками информации (ПК-13);

– владение тенденциями развития информационно-документационного обеспечения управления (ПК-14);

– владение принципами и методами создания справочно-информационных средств к документам (ПК-19);

– способность выявлять и отбирать документы для различных видов и типов публикаций (ПК-21).

Организационно-управленческих (ПК):

– способность создавать и вести единые (корпоративные) системы документационного обеспечения управления в организации на базе новейших технологий (ПК-23);

– владение законодательной и нормативно-методической базой документационного обеспечения управления и архивного дела, ориентируется в правовой базе смежных областей (ПК-26);

– владение логическими основами организации хранения документов (ПК-36).

Технологических (ПК):

– владение навыками использования компьютерной техники и информационных технологий (ПК-37);

– способность совершенствовать технологии документационного обеспечения управления и архивного дела на базе использования средств автоматизации (ПК-38);

– владение правилами эксплуатации технических средств и способен использовать технические средства в ДОУ;

– владение современными системами информационного и технического обеспечения ДОУ (ПК-41);

– владение правилами организации всех этапов работы с документами (ПК-43).

Проектных (ПК):

– владение принципами и методами упорядочения состава документов и информационных показателей (ПК-44);

– владение методами проведения анализа организации ДОУ в конкретной организации (ПК-47).

Программа «Информационно-документационное управление проектами» составлена впервые на основе авторского оригинального подхода.

Структура дисциплины

Общая трудоемкость дисциплины составляет 4 зачетных единицы или 144 часа.

Содержание дисциплины

Введение

Предмет и задачи курса. Место курса в системе других учебных дисциплин. Источники и литература по курсу. Законодательные и нормативно-правовые акты по вопросам организации управления, информатизации, документационного обеспечения управления и архивного дела, стандартизации. Нормативно-методические документы, международные и национальные стандарты. Интернет-ресурсы.

Раздел 1. Управление проектами как вид административной деятельности

Теоретические представления об управлении проектами в историческом развитии. Методология управления проектами. Место управления проектами в современном менеджменте. Международные и национальные организации в сфере управления проектами. Понятие проекта, стадии проекта. Функции и структура проекта. Организационные формы управления проектами. Управление персоналом проекта, формирование и координация деятельности команды проекта.

Раздел 2. Федеральные целевые программы как разновидность проектов

Целевые государственные программы как увязанный по ресурсам, исполнителям и срокам осуществления комплекс научно-исследовательских, опытно-конструкторских производственных, социально-экономических, организационно-хозяйственных и других мероприятий, обеспечивающих эффективное решение задач в области государственного, экономического, экологического, социального и культурного развития государства.

Федеральные целевые программы (ФЦП) как особый вид деятельности, направленный на достижение поставленных органами государственной власти целей, реализуемых на основе законодательства.

Государственные заказчики федеральных целевых программ. Процесс подготовки и реализации целевых программ. Основные понятия, определяющие сущность программного подхода: программная область, параметры программы, структура программы.

Региональные целевые программы.

Международные целевые программы.

Основные этапы разработки и осуществления государственной целевой программы. Структура и содержание разделов федерально-целевой программы. Состав документации государственной целевой программы.

Экспертиза целевых программ и проектов. Комплексный анализ реализации программы.

Раздел 3. Информационно-документационное обеспечение управления проектами на этапе планирования проекта

Документальный комплекс стадии планирования проекта. Разработка концепции проекта, которая включает в себя: анализ проблемы и потребности в проекте; исходные данные; цели и задачи проекта; функции управления проектом.

Разработка Устава проекта как основы для планирования, выполнения и контроля работ по проекту.

Состав документов проектов, выполняемых по государственным заказам. Федеральный закон Российской Федерации «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» о комплексе документов, определяющих концептуальную суть проектных предложений в ходе проводимых конкурсов, в том числе и в электронном виде. Государственный контракт, требования к его содержанию.

Основные документы фазы планирования проекта. Сводный план осуществления проекта, объединяющий результаты планирования по всем функциям управления проектом.

Организационно-правовые документы, регулирующие отношения головного исполнителя и соисполнителей проекта. Договор между сторонами; дополнительное соглашение, включающее календарный план и техническое задание; смету расходов.

Группа документов, обеспечивающих планирование управления персоналом. Документы, направленные на реализацию функции управления качеством проекта: политика качества, план управления качеством, внутренние стандарты и правила.

Раздел 4. Информационно-документационное обеспечение управления проектами на этапе выполнения проекта

Состав документации на этапе выполнения проекта: организационно-правовая документация; финансовая документация; научно-техническая документация; оргпроектная документация.

Документы, регламентирующие ход проектных работ и организацию управления созданными для этого временными творческими коллективами (ВТК).

Документы, отражающие ход работы по проекту: протоколы и решения производственных совещаний, промежуточные информационные отчеты о ходе выполнения проекта, переписка.

Финансовая документация. Научно-техническая документация. Оформление проектов НИОКР. Оргпроектная документация – особый, специфический вид документации, отражающий процесс сбора, обработки, анализ первичных данных об объекте организационного проектирования.

Программы, акты и протоколы приемо-сдаточных испытаний, отчеты об опытной эксплуатации, акты устранения недостатков, организационно-распорядительная документация о сдаче-приемке проекта в эксплуатацию.

Раздел 5. Унификация и оптимизация состава документации управления проектами

Зависимость состава документации от стадии проекта. Отсутствие унифицированных форм документов управления проектами и методы решения проблемы.

Сводный перечень документов по управлению проектами, предлагаемый стандартами PMI и IPМА. Примерный рекомендуемый перечень видов документов по управлению проектами.

Задача создания методики организации управления проектами, включая его документационное обеспечение. Проект стандарта «Документационное обеспечение управления проектами» на базе ГОСТ Р ISO 15489 «Управление документами».

Раздел 6. Информационные технологии в информационно-документационном обеспечении управления проектами

Разработка модели системы документационного обеспечения управления проектами. Создание единой информационной системы управления проектом.

Инструменты и технологии для сбора, хранения, обработки и распределения информации, полученной в результате управления проектами на всех стадиях для всех функций процесса управления и в интересах всех участников проекта в соответствии с их компетенцией и ответственностью.

Основные составные части информационной системы, призванные обеспечить наличие необходимой информации, доступность ее для пользователей.

Основные подсистемы в системе управления документацией:

– подсистема нормативно-правового обеспечения,

– подсистема информационного обеспечения,

– подсистема технического обеспечения, включающая комплекс проектно-технической и эксплуатационной документации;

– подсистема программного обеспечения;

– подсистема организационного и кадрового обеспечения.

Раздел 7. Автоматизированные системы информационно-документационного обеспечения управления проектами

Основные виды информационных технологий, применяемых в управлении проектами. Основные программные продукты, поддерживающие данные технологии.

Отличия информационной системы управления проектом от других информационных систем. Стандартные офисные приложения (пакеты), ориентированные на определенные типы задач (планирование, контроль, расчеты, финансовые операции и т. п.). Возможность сочетания в программном комплексе проекта многофункциональных информационных систем с типовыми офисными пакетами.

Раздел 8. Электронный офис управления проектами

Понятие электронного офиса проекта. Составные части электронного офиса. Организационно-методические документы, регламентирующие работу электронного офиса.

Методология информационного менеджмента в управлении проектами. Объединение в единую систему на общей методической базе под единым руководством делопроизводства, системы документационного управления обеспечения, автоматизированных систем управления документацией и иных автоматизированных систем обработки информации, технических средств обработки информации. Принципиальная модель системы ДОУП на базе интеграции программного комплекса АСДОУ со стандартными офисными пакетами по различным задачам управления проектами.

Образовательные технологии

При реализации программы дисциплины «Информационно-документационное управление проектами» используются различные информационные технологии. Во время лекционных занятий используются электронные презентации с использованием проектора. Класс, оснащенный современными компьютерами, подключенными к Интернету и объединенными в единую внутреннюю сеть. Демонстрационный экран, связанный с компьютером преподавателя.

Практические занятия проходят в компьютерном классе с использованием специализированного программного обеспечения, баз данных и информационных ресурсов, а также необходимого технического обеспечения.

Самостоятельная работа студентов включает в себя консультации преподавателя при подготовке рефератов, а также самостоятельную работу студента с ресурсами Интернета, информационными правовыми системами, посещение специализированных выставок и конференций, участие в работе круглых столов и т. п.

Система текущего и промежуточного контроля знаний студентов

Программой предусмотрены следующие виды контроля: текущий контроль успеваемости в форме выполнения контрольных заданий дважды в семестр, промежуточный контроль в форме экзамена в 7 семестре.

Оценочные средства для текущего контроля успеваемости, промежуточной аттестации по итогам освоения дисциплины

Оценочные средства для текущего контроля успеваемости, промежуточной аттестации по итогам освоения дисциплины и учебно-методическое обеспечение самостоятельной работы студентов включают тематику контрольных работ и примерный перечень вопросов к экзамену.

Тематика контрольных работ

Анализ источников и литературы по курсу.

Характеристика законодательных, нормативных и методических документов, национальных и международных стандартов по изучаемой проблематике.

Управление проектами как вид административной деятельности.

Федеральные целевые программы как разновидность проектов.

Информационно-документационное обеспечение управления проектами на этапе планирования проекта.

Информационно-документационное обеспечение управления проектами на этапе выполнения проекта.

Развитие методологии управления проектами.

Характеристика проекта как объекта исследования.

Организационные структуры управления проектами.

Организационно-правовые основы выполнения проектов ФЦП.

Документационное обеспечение управления командой проекта.

ДОУ концептуальной стадии.

ДОУ стадии планирования.

ДОУ стадии выполнения проекта.

ДОУ стадии завершения проекта.

Предложения по унификации документации по управлению проектами.

Применение информационных технологий в ДОУП.

Электронный офис управления проектом.

Унификация и оптимизация состава документации управления проектами.

Информационные технологии в информационно-документационном обеспечении управления проектами.

Автоматизированные системы информационно-документационного обеспечения управления проектами.

Электронный офис управлении проектами.

Примерный перечень вопросов к экзамену

Источники и литература по курсу.

Характеристика законодательных, нормативных и методических документов, национальных и международных стандартов по изучаемой проблематике.

Управление проектами как вид административной деятельности.

Федеральные целевые программы как разновидность проектов.

Информационно-документационное обеспечение управления проектами на этапе планирования проекта.

Информационно-документационное обеспечение управления проектами на этапе выполнения проекта.

Развитие методологии управления проектами.

Характеристика проекта как объекта исследования.

Организационные структуры управления проектами.

Организационно-правовые основы выполнения проектов ФЦП.

Документационное обеспечение управления командой проекта.

ДОУ концептуальной стадии.

ДОУ стадии планирования.

ДОУ стадии выполнения проекта.

ДОУ стадии завершения проекта.

Предложения по унификации документации по управлению проектами.

Применение информационных технологий в ДОУП.

Электронный офис управления проектом.

Унификация и оптимизация состава документации управления проектами.

Информационные технологии в информационно-документационном обеспечении управления проектами.

Автоматизированные системы информационно-документационного обеспечения управления проектами.

Электронный офис управлении проектами.