Текст книги "Основы русской деловой речи"

Докладная записка содержит описание какого-либо производственного вопроса и предложения адресанта. Она всегда предполагает анализ какой-то производственной деятельности, иногда в схемах, таблицах и цифрах, которые прилагаются к документу; в ней всегда представлено конкретное предложение и описываются возможные пути его реализации.

Объяснительная записка – краткое письменное изложение факта и причин, его вызвавших.

Счет – документ, предъявляемый учреждению или лицу, с указанием причитающихся денег за отпущенный товар, выполненную работу. В счете указываются объем товаров и услуг и их перечень.

При оформлении счета следует указать:

1) кому адресуется счет (учреждение или физическое лицо);

2) сумма, подлежащая выплате (количество указывается цифрой, сумма – прописью);

3) дата, подпись должностного лица, печать организации.

Образцы документов:

Заведующему кафедрой

русского языка

проф. Васильеву В. В.

от лаборанта кафедры

Прохоровой Анастасии Ивановны

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Мною была проведена проверка книжного фонда кафедры. На 23.09.2007 г. в библиотеке насчитывается 545 книг. В число этих книг входит ряд устаревших пособий.

Предлагаю:

1) провести повторную инвентаризацию книжного фонда кафедры;

2) списать устаревшие издания;

3) пополнить фонд кафедры новой учебно-методической литературой.

24.09.07 (подпись)

Заместителю директора

Политехнического музея

Васильеву И. П.

от Смирновой А. П.,

смотрительницы музея

объяснительная записка

16 июня 2007 г. в зале № 3 посетителями был сломан макет исторического здания, инвентарный номер 3445. Поломка была совершена в мое отсутствие, так как с 6 июня 2007 г. я нахожусь в очередном отпуске.

20 июня 2007 г. (подпись)

Директору клуба № 18

Сидорову А. С.

от Иванова Петра Петровича,

мастера участка,

проживающего по адресу:

г. Новгород, улица Строителей, 1, кв. 6;

паспорт 40 02 № 567436

СЧЕТ

Прошу оплатить мне проделанную работу по ремонту актового зала согласно заключенному договору от 13 мая 2006 г.

1. Окраска полов: 15 560 руб.

2. Ремонт сцены: 22 278 руб.

3. Замена электрооборудования: 5457 руб.

Всего на сумму 43 295 руб. (сорок три тысячи двести девяносто пять рублей).

23 июня 2006 г. (подпись)

Автобиография – это документ, в котором излагается биография (греч. auto – «сам», bios – «жизнь», graphô – «пишу»), или жизнеописание, человека (лица), написанное им самим.

Автобиография – это строгое, последовательное и документальное описание жизненного и служебного пути того или иного человека. По содержанию такое изложение всегда очень индивидуально: у каждого из нас своя биография.

Основные требования к оформлению автобиографии:

1) автобиография составляется в произвольной форме от первого лица и начинается словами: Я (фамилия, имя, отчество) родился… (обязательно указываются полностью дата и место рождения);

2) указывается, какое получил образование, какие учебные заведения, где и когда окончил;

3) указывается место работы в настоящее время, в какой должности работает;

4) указываются семейное положение и адрес места жительства в настоящее время;

5) если менялась фамилия, то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения;

6) иногда требуется указать сведения о родителях, жене (муже) и других ближайших родственниках: фамилию, имя, отчество, год и место рождения, адрес места проживания;

7) дата в конце документа ставится слева, подпись – справа.

Образцы документов:

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Телицын Антон Сергеевич, родился 2 августа 1986 года в городе Мурманске. Получил музыкальное образование по классу фортепиано в школе № 31 г. Мурманска, окончил в 2002 году. Получил полное среднее образование в Академической гимназии г. Санкт-Петербурга, окончил в 2004 году. В настоящее время являюсь студентом первого курса математико-механического факультета СПбГУ. Холост. Детей нет. Проживаю по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Ботаническая, д. 70/3, общежитие № 22, комната № 34.

Ближайшие родственники:

Отец, Телицын Сергей Валерьевич, 1956 года рождения, проживающий по адресу: г. Мурманск, ул. Воронцова, д. 56, кв. 45. Главный механик на АКХП.

Мать, Телицына Мария Куприяновна, 1955 года рождения, проживающая по тому же адресу. Ведущий специалист РКО на СМП.

15 ноября 2009 г. (подпись)

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Степанов Сергей Петрович, родился 14 августа 1956 года в селе Алапаевка Читинской области в семье колхозника.

Отец, Степанов Петр Иванович, работал бригадиром тракторной бригады; мать – Степанова Елена Васильевна – домохозяйка.

В 1962 году поступил в Алапаевскую среднюю школу, которую закончил в 1972 году.

В 1972–1974 гг. проходил службу в рядах Вооруженных сил.

В 1974–1979 гг. учился в техникуме № 1.

В настоящее время работаю слесарем первого разряда в автомастерской № 34 г. Читы.

Женат, имею двоих детей.

12.09.08 (подпись)

Автобиография может быть написана как служебный документ и как литературное жизнеописание. В первом случае в ней сообщаются официальные сведения: год и место рождения, образование, место работы, местожительство, семейное положение. Во втором случае в автобиографию автор может включить любые сведения о своей жизни. Такая автобиография представляет собой литературно-публицистическое произведение (автобиографии К. Чуковского, С. Есенина, А. Гайдара).[104]104
  Федосюк М. Ю., Ладыженская Т. А., Михайлова О. А. и др. Указ. соч. – С. 196.


[Закрыть]

Резюме – краткая анкета физического лица, так называемая профессиональная самоаттестация. Резюме представляется работодателю для заочного профессионального конкурсного отбора на замещение вакантной должности.

Текст резюме составляется в произвольной форме, но в нем должны быть отражены следующие основные сведения:

1) фамилия, имя, отчество;

2) домашний адрес;

3) дата и место рождения;

4) контактная информация: номер телефона, факса, e-mail;

5) гражданство;

6) семейное положение; если есть дети, указать их дату рождения;

7) цель (должность, которую хочет получить соискатель);

8) образование (сведения излагаются в обратном хронологическом порядке);

9) опыт работы (где и кем работал; сведения также излагаются в обратном хронологическом порядке);

10) профессиональные навыки (знание языка, владение компьютером; можно перечислить конкретные компьютерные программы, с которыми приходилось работать);

11) личностные качества (ответственный, доброжелательный);

12) можно указать, кто готов дать отзыв о работе соискателя;

13) указывается дата составления резюме.

Образцы документов:

РЕЗЮМЕ

Жуйкова Вероника Петровна

Сведения о себе

Адрес: пр. Маршала Жукова, дом 45/2, кв. 78

Координаты для связи: тел.: 328–14–50

моб.: 8–911–965–79–34

Дата и место рождения: 18.11.1986, г. Алма-Ата, Казахская ССР.

Гражданство: РФ.

Семейное положение: в браке не состою, детей не имею.

Цель: получение работы на телеканале «Россия».

Образование: 2004 г. – СПбТУ, гуманитарный факультет, 2004 г. гимназия № 261 с углубленным изучением программирования и английского языка.

Опыт работы: с апреля 2003 г. – по настоящее время: Невский канал, телеведущая программы «TB—Chat Infon».

Рабочие навыки: написание пресс-релизов, запись рекламных радиороликов, умение вести переговоры любого характера; знание английского языка; знание персонального компьютера в качестве опытного пользователя (Microsoft Office, CorelDraw, Adobe Photoshop, DreamWeaver, 3ds max); знание языков программирования Pascal, Delphi, C++, C-Builder).

Дополнительные сведения: коммуникабельность, активная жизненная позиция, трудолюбие, артистизм, внутреннее обаяние.

10.11.07 (подпись)

РЕЗЮМЕ

Объективные данные: Дёринг Альбрехт.

Год рождения – 1972, г. Бад-Гомбург, Германия,

г. Франкфурт-на-Майне, ул. Вокзальная, д. 14, тел. 324–56–67.

Предложение: специалист по маркетинговым исследованиям.

Опыт работы: разработка проектов в области учета и прогнозирования спроса 2001–2007 гг. – фирма «Олвис», г. Майнц, специалист по организации управления маркетингом; 2000–2001 гг. – агентство «Райк», г. Висбаден, менеджер по связям с общественностью.

Личные качества: общителен, обладаю организаторскими способностями. Владею английским, французским и русским языками (свободно). Опытный пользователь ПК.

Деловое письмо – основной документ в группе «служебная корреспонденция». Обычно такие письма отсылаются на стандартных бланках, и это упрощает их составление. Искусство делового письма – в строгой функциональности. Образцом делового письма является телеграфный стиль, характеризующийся предельной рациональностью.[105]105
  Веселов П. В. Указ. соч. – С. 66.


[Закрыть]

По содержанию и назначению письма могут быть следующих типов:

1) информационные письма: сообщение, извещение, уведомление, письмо-подтверждение;

2) рекомендательное письмо;

3) гарантийные письма;

4) письмо-запрос;

5) письмо – ответ на запрос;

6) письмо-просьба;

7) письмо-предложение;

8) письмо-приглашение;

9) письмо-претензия;

10) письмо-благодарность;

11) рекламация.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все основные документы имеют название: «Приказ», «Докладная записка» и т. п.

Структурные части делового письма:

1) наименование учреждения-отправителя (дается в полном и сокращенном виде): официальное название, адрес и телефон, дата отправления, исходящий номер. Дата является обязательным реквизитом письма. Проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Оформляется цифровым способом: 25.02.07 или 25.02.2007;

2) наименование учреждения-получателя: официальное наименование, местонахождение, должность того, кому письмо адресуется;

3) основание письма или ссылка на номер запроса (на № 456 от 09.12.2006…);

4) текст;

5) перечень прилагаемых документов;

6) должность, подпись составителя письма.

Схема делового письма:[106]106
  Ганапольская Е. В., Волошинова Т. Ю., Анисина Н. В. Русский язык и культура: Семнадцать практических занятий / Под ред. Е. В. Ганапольской и А. В. Хохлова. – СПб., 2005. – С. 261.


[Закрыть]

Реквизиты отправителя Реквизиты адресата

Резолюция руководителя

ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ

(предлог о + сущ. в предложном падеже)

или (по вопросу о + сущ. в предложном падеже)

(например, О поставке оборудования или

По вопросу о поставке оборудования)

ТЕКСТ ПИСЬМА

Составители письма (подпись)

Текст любого письма состоит из следующих частей:[107]107
  Там же. – С. 264.


[Закрыть]

1) стандартное обращение (должность, фамилия, имя, отчество), возможно использование прилагательных: уважаемый, многоуважаемый, дорогой;

2) вводная часть – излагается повод для письма;

3) основная часть – формулируется главная цель письма: сообщение, предложение, отказ, ответ, запрос, просьба, гарантия, приглашение, благодарность, рекламация;

4) заключение – выражается надежда на положительное решение вопроса, на то, что переписка будет продолжена, и т. п.

По тематическому принципу письма делятся на деловые и коммерческие. Деловая корреспонденция оформляет экономические, правовые, финансовые отношения деятельности предприятия. Коммерческие письма – это переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта.

Рассмотрим некоторые образцы деловых писем.

Санкт-Петербургский комитет ОАО «Витязь»

государственной статистики 198506, г. С.-Петербург,

198376, г. С.-Петербург, ул. Марата, д. 4,

ул. Проф. Попова, 39, тел.: 245–67–78

тел.: 234–06–36, факс: 234–28–89

ОБ УЧЕТЕ В ЕГРПО

В соответствии с предоставленными учредительными документами Петербургкомстат включил в состав Единого государственного регистра предприятий и организаций всех форм собственности и хозяйствования (ЕГРПО) и присвоил коды Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и классификационных признаков (принадлежность к органу управления – ОКОГУ, местонахождение – ОКАТО, вид деятельности – ОКОНХ, форма собственности – ОКФС, организационно-правовая форма – ОКОПФ) юридическому лицу (обособленному подразделению):

ОАО «Витязь»

Коды: ОКПО 58848605; ОКОНХ 98400; 722200; ОКОГУ 61300;

ОКАТО 53190501000; ОКФС 53; ОКОПФ 83.

Адрес: г. Санкт-Петербург, ул. Марата, д. 4.

Прошу Вас при изменении учетных данных направить соответствующую информацию в Петербургкомстат.

03.07.2009

Заместитель председателя Петербургкомстата (подпись)

Санкт-Петербургская Начальнику ПВУ ГУВД

общественная организация С.-Петербурга

«Петергофские диалоги» и Ленинградской области

198510, Санкт-Петербург, Утяцкому М. Н.

Петродворец, Эрлеровский бульвар,

д. 18, тел. 428–53–95

О СРОКАХ РЕГИСТРАЦИИ

Уважаемый Михаил Николаевич!

Прошу Вас продлить срок регистрации организации в ПВУ ГУВД по Санкт-Петербургу и Ленинградской области.

1. Полное и сокращенное (в том числе фирменное) наименование организации на русском языке: Санкт-Петербургская общественная организация «Петергофские диалоги» – СПбОО «Петергофские диалоги».

2. Организационно-правовая форма (ЗАО, ООО и т. д.): общественная организация.

3. Юридический адрес организации: 198510, г. Санкт-Петербург, Петродворец, Эрлеровский бульвар, дом 18.

4. Почтовый адрес организации: 198504, г. Санкт-Петербург, Старый Петергоф, абонементный ящик 149.

5. Фактический адрес (местонахождение) организации: 198510, г. Санкт-Петербург, Петродворец, Эрлеровский бульвар, дом 18.

6. Сфера деятельности организации, предусматривающая приглашение иностранных граждан, – культурное сотрудничество, осуществление программы содействия в изучении иностранных языков.

7. Ф. И. О. руководителя организации – Петрова Наталья Анатольевна.

Паспорт 40 02 № 945318, выдан 06.09.2002, код подразделения 782–085, УВД Петродворцового района Санкт-Петербурга, образец подписи.

8. Должность руководителя организации – председатель Совета,

телефон: 428–53–95, факс: 428–67–78, e-mail: [email protected].

9. Ф. И. О. главного бухгалтера – Чистякова Татьяна Ивановна,

паспорт 40 02 № 433078, выдан 24.04.2002, код подразделения 782–085, УВД Петродворцового района Санкт-Петербурга, образец подписи.

10. Ф. И. О. уполномоченного лица организации, имеющего право по доверенности представлять и получать документы на въезд в РФ ИГ и ЛБГ – Бондарева Галина Викторовна, паспорт 41 02 № 422178, выдан 11.03.2002 ОВД Ломоносовского р-на Лен. обл.,

образец подписи, телефон 427–18–22.

Крышан Наталия Кимовна, паспорт 40 05 № 054965, выдан 01.12.2003, код поздразделения 782–085, УВД Петродворцового района Санкт-Петербурга,

образец подписи, телефон 427–39–07.

11. Предполагаемое количество оформляемых приглашений в течение года – 100.

12. Реквизиты организации: ИНН 7819026445; ОКПО 58848605; ОКОНХ 98400, 72200; р/с 40703 810 722 000 002 204 в Петродворцовом отделении Московского ф-ла ОАО «Банк Санкт-Петербург»; к/с 30 101 810 900 000 000 790; БИК 044030790.

23.07.09 (подпись руководителя организации)

Сопроводительное письмо – составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Например:

Высылаем запрошенные Вами технические данные, касающиеся линий посудомоечных машин и оборудования. Получение просим подтвердить.

Приложение: на 25 л. в 1 экз.

Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и коллективам и организациям или массовому адресату. Например:

Уважаемый коллега!

Институт филологии Киевского национального университета имени Тараса Шевченко приглашает Вас принять участие в Международной научной конференции «Язык и культура», которая состоится 5–7 мая 2007 г. в г. Киеве.

Программа конференции предусматривает: пленарные заседания, работу секций.

Рабочие языки конференции – украинский, русский, английский.

Оргкомитет конференции:

тел./факс +38044 238–64–47, Украина, г. Киев-54, а/я 109.

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.).[108]108
  Культура устной и письменной речи делового человека: справочник. Практикум. – М., 2001. – С. 117.


[Закрыть] Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в него как составная часть. В отличие от большинства официальных писем гарантийное письмо может начинаться с обращения по имени-отчеству к лицу, которому оно адресовано. Например:

Уважаемый Василий Петрович!

Завод «Катод» просит Вас оказать техническую помощь в изготовлении рабочих чертежей. Оплата гарантируется со счета № 2347865 в Петроградском отделении Госбанка.

Образец гарантийного письма:

Воскресенское пассажирское Директору завода «Эталон»

автотранспортное предприятие

г. Воскресенск, ул. Заводская, д. 7

тел. 2–37–18

Просим продать нашему предприятию ультразвуковой счетчик «Расход-7» для измерения расхода холодной воды.

Диаметр трубопровода – 80 мм. Температура воды – от 7 до 20 °C.

Максимальный расход – 1,2 м3/ч. Минимальный расход – 0,1 м3/ч.

Максимальное удаление счетчика от измерительного участка – 145 м.

Оплату гарантируем с нашего р/счета № 425902 в Воскресенском филиале ММКБ, МФО № 211059, код С-6.

Директор Воскресенского ПАТП В. В. Скворцов

Главный бухгалтер М. И. Попов

Инициативное письмо – это письмо, которое требует ответа: письмо-запрос, письмо-просьба, письмо-предложение.

Письмо-ответ носит зависимый характер от инициативных писем. В сфере деловой переписки действует принцип соблюдения параллелизма в аспектах содержания, что получает свое отражение в языке вторичной ответной корреспонденции. Этот принцип требует: ссылки на первичное письмо и его тему; соблюдения идентичности языковых средств выражения в обоих письмах, прежде всего терминологии; совпадения объема информации и аспектации содержания в обоих видах писем; соблюдения последовательности в изложении аспектов содержания.[109]109
  Веселов П. В. Указ. соч. – С. 65.


[Закрыть] Например:

Территориальное управление Воронежская общественная

Административного района организация «Калинка»

г. Воронеж, ул. Калининская, г. Воронеж, ул. Кольцова, д. 14

д. 45

тел. 34–56–78

О ПРИСВОЕНИИ ИМЕНИ

Уважаемые члены Совета общественной организации «Калинка»!

На ваше письмо от 25.02.2006 № 4–155/03 территориальное управление Административного района сообщает, что направило ходатайство в Топонимическую комиссию г. Воронежа о рассмотрении на заседании бюро комиссии Ваших предложений по присвоению одной из улиц Воронежа имени города-побратима Гамбурга (ФРГ).

Глава территориального управления И. Н. Петренко

В коммерческой корреспонденции выделяются три вида писем: запрос – ответ на запрос; предложение (оферта) – ответ на предложение; рекламация (претензия) – ответ на претензию.

Запрос – обращение покупателя к продавцу с просьбой дать информацию о товарах, услугах или направить предложение на поставку товара. Указывается наименование товара (услуг) и условия получения. Например:

В связи… просим срочно сообщить, имеется ли у Вас возможность принять дополнительный заказ на поставку компьютерного оборудования для нашего предприятия.

С уважением, (подпись)

Если продавец может сразу выполнить просьбу покупателя и поставить товар, он направляет ему предложение (оферту) – заявление о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Например:

ФИРМА «М.ВИДЕО САНКТ-ПЕТЕРБУРГ»,

расположенная по адресу:

г. Санкт-Петербург,

улица Байконуровская, д. 14 А,

ТРК «Континент»,

предлагает к покупке любым заинтересованным лицам ЖК-телевизор 32 LC-32 ST1 RUA на следующих условиях:

Цена товара: 19 990 рублей.

Количество товара: 100 штук.

Качество товара: ЖК-телевизор, цифровой DVB-тюнер, HDMI-вход.

Диагональ – 81 см.

Срок действия предложения: цена действительна с 18.10 по 24.10.

Прием заказа осуществляется по телефону 8–800–200–777–5.

Дополнительные скидки по всем проводимым акциям и НДК, за исключением VIP-карт, не суммируются. Товар, участвующий в акции, может быть приобретен в кредит, за исключением программы «бесплатный кредит».

КАРТА ОФЕРТЫ

НА ПОЛУЧЕНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО ЗАКАЗА

Исходя из требований к запросу поставляемых услуг Санкт-Петербургская общественная организация «Петергофские диалоги» дает согласие на участие в конкурсной процедуре по поставке услуг для муниципальных нужд (наименование организации-заказчика).

Заказчик:

1) местонахождение участника конкурса: Санкт-Петербургская общественная организация «Петергофские диалоги», 198510, СПб., Петродворец, Эрлеровский бульвар, д. 18, телефон 428–53–95;

ИНН 7819085678; код ОКПО 58845709; ОКОНХ 98400;

р/с 40945613422888902204 в Петродворцовом отд. Московского ф-ла ОАО «Банк Санкт-Петербург»;

2) лицензия ОГРН 1095678006168 от 05.07.2009 г.;

3) вид поставляемых услуг: оформление выставки «Немцы в 300-летней истории Петергофа»;

4) общая стоимость услуг по данному запросу составляет 19 700 (девятнадцать тысяч семьсот) рублей;

5) мы обязуемся по требованию муниципального заказчика Санкт-Петербурга предоставить необходимые сведения о своей квалификации и предлагаемых услугах, а также выполнить полный объем услуг согласно полученному запросу котировочной цены;

6) мы понимаем, что заказчик вправе не акцептировать нашу оферту без объяснения.

Дата

Председатель СПбОО «Петергофские диалоги»

Ф. И. О. (подпись)

Рекламация – документ, в котором предъявляются претензии по нарушению принятых обязательств и требования возмещения убытков. Рекламация может быть на качество и количество товара, сроки поставки, упаковки и другие условия контракта. Например:

ООО «Энергия» Директору ОАО «Луч»

198315, Санкт-Петербург, Ахромовой М. Н.

Московский проспект, 8/1, 198514, Санкт-Петербург

тел. 756–58–89 Суворовский проспект, 13

Промстройбанк, р/с 0987690

09. 09. 07 № 456

О ПОСТАВКЕ ТОВАРА

Уважаемая Марина Николаевна!

Подтверждаем получение Вашего письма от 01.09.07 относительно недостачи канцелярских товаров, отгруженных нами 16.08.07.

Приносим свои извинения за недосмотр, который произошел по вине нашего экспедитора. Недостающее количество товара будет Вам отгружено на следующей неделе.

Директор ООО «Энергия» (подпись)