Текст книги "Основы русской деловой речи"

§ 2. Канцелярский подстиль: деловая документация

Основа деловой коммуникации – письменные тексты особого типа, документы. Понятие «документ» происходит от латинского documentum (свидетельство), материальный носитель записи с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. В более узком смысле (служебный) документ – это деловая бумага, юридически подтверждающая кому-либо факт или право на что-то.[93]93
  Российский энциклопедический словарь. – М., 2001. – С. 471.


[Закрыть] Официально-деловой стиль, основной сферой приложения которого является документ, иногда называют «документальным».

Сопоставление деловых, научных, публицистических и художественных текстов позволяет выделить некоторые общие требования к тексту-документу:

1. Все служебные документы составляются в строгом соответствии с официально принятой или узаконенной традицией формой.

2. Деловой документ должен быть точным, лаконичным и конкретным; основная задача составителя документа – четко отразить сведения, имеющие правовую силу.

3. Документ рассчитан на письменную фиксацию и поэтому внутренне противопоставлен разговорному типу речи, более свободному от запретов.

4. Документ характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств в связи с тем, что тематически круг деловой речи строго определен, ограничен, а ситуации ее применения сравнительно немногочисленны и однотипны.

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают важнейшую особенность деловой речи – высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов, например: абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет и таблиц.[94]94
  Рахманин Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: учеб. пособие для средних специальных учебных заведений. – М., 1988. – С. 13.


[Закрыть] Л. В. Щерба сформулировал своеобразие делового стиля так: «Язык законов требует прежде всего точности и невозможности кривотолков: быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной».[95]95
  Щерба Л. В. Избранные работы по русскому языку. – М., 1957. – С. 120.


[Закрыть]

Языковая специфика делового документа в значительной мере является отражением своеобразия его формы, тяготеющей к шаблону, стереотипу. Стереотипность официально-деловой речи вызвана особенностями общения: повторяемостью описываемых ситуаций, учетом принципов восприятия и понимания речи, ее терминированностью.[96]96
  Кожина М. Н. Некоторые аспекты изучения речевых жанров в нехудожественных текстах // Стереотипность и творчество в тексте: межвуз. сб. науч. трудов / Под ред. М. П. Котюровой. – Пермь, 1999. – С. 24.


[Закрыть] Принято говорить, что документ не «пишется», а «составляется». Действительно, нет смысла каждый раз придумывать оригинальные вступления, заголовки, обращения для повторяющихся типовых ситуаций. Здесь и удобнее, и естественнее использовать готовую формулу. Вот почему языковые штампы делового стиля – объективная необходимость. При подготовке документа необходимо соблюдать следующие принципы:

1) объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

2) строгое соответствие между составом информации и видом документа;

3) использование унифицированных речевых средств – устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т. д.[97]97
  Веселов П. В. Аксиомы делового письма: Культура делового общения и официальной переписки. – М., 1993. – С. 4.


[Закрыть]

К языковым особенностям обиходно-деловой документации относятся:

1) наличие специфических словоупотреблений:

а) человек или учреждение получает в документах обозначение с учетом той роли, которую они выполняют в соответствующей ситуации: работодатель, проектировщик, подрядчик, поставщик, получатель, вкладчик, арендатор, истец, ответчик, потерпевший, свидетель и т. п.;

б) отдельные слова употребляются со специальным значением: лицо – человек, реализация – продажа, сторона – человек или учреждение, вступающие в деловой контакт, дело – совокупность документов и т. д.;

в) оказываются очень употребительны некоторые слова в составе словосочетаний: показатель качества, способ реализации, способ изготовления, уровень технический, уровень производственный и т. п.;

г) многократно встречаются однотипные формулы: имея в виду, учитывая сказанное выше, принимая во внимание, с одной стороны… с другой стороны, договаривающиеся стороны и т. п.;

2) написание числительных цифрами, за исключением сумм денежных документов (счет, доверенность, расписка); написание окончаний порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, через дефис, исключая римские цифры, после которых окончания не пишутся;

3) употребление для указания какого-либо временнуго предела обычно предлогов с – по, а не с – до, а также написание названий месяцев словами, например: с ноября – по декабрь;

4) использование личного местоимения Вы и притяжательного местоимения Вам как формы вежливого официального обращения, пишущегося с большой (прописной) буквы;

5) выделение перечисленных наименований, перед которыми ставится двоеточие даже при отсутствии обобщающего слова (Прилагаю к докладной записке: а) рабочие чертежи, б) расчет крепления); частое использование после двоеточия прописных букв вместо строчных и т. п.;

6) широкое использование профессиональной терминологии (юридической, дипломатической, бухгалтерской и т. д.), сокращенных слов, сокращенных названий различных учреждений и организаций (см. ниже приложение «Некоторые общие правила использования сокращений в текстах документов» (с. 139–143));

7) первоочередное использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки и связанное с этим редкое обращение к средствам образной речи (метафоры, сравнения, гиперболы и другие тропы); отсутствие диалектизмов, жаргонных и просторечных слов; очень редкое употребление восклицательных предложений; минимальное использование междометий, модальных слов, именных форм с суффиксами субъективной оценки;

8) широкое применение в деловых текстах отглагольных существительных, особенно на – ние (предпочтительное использование прошу разрешения, а не прошу разрешить);

9) частотность конструкций с последовательным подчинением падежных форм, обычно родительного падежа: распоряжение директора завода металлоизделий;

10) употребление причастных и деепричастных оборотов, страдательных конструкций типа: представляется возможность, комиссией обнаружено;

11) использование безличных и инфинитивных предложений со значением императивности, например: должно быть рассмотрено, поручить провести, необходимо рассмотреть;

12) отсутствие, как правило, прямой речи в деловых текстах;

13) частое изложение текста от третьего лица: коллегия решила, дирекция ходатайствует; написание от первого лица приказов, заявлений, докладных и объяснительных записок.

Каждый документ имеет определенную форму записи текстов: линейная запись (заявление, доверенность), запись по трафарету (справки, контракты, документы об образовании), таблица (финансовые ведомости), анкета (личный листок по учету кадров), тексты-аналоги (приказы, постановления).

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основе ГОСТов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа – его объему, внутренней структуре; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т. п.; требования к языку документов.

Образцы документов можно найти в Общероссийском классификаторе управленческой документации,[98]98
  Организационно-распорядительная документация. Основные положения. – М., 1995 (www.lawmix.ru/gost.php?id=27).


[Закрыть] а также в Государственной системе документационного обеспечения управления.[99]99
  Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.


[Закрыть]

С 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Основное отличие этого государственного стандарта от ранее существующего стандарта состоит в его рекомендательном характере. Впервые в истории отечественной стандартизации в законодательном акте не акцентируется внимание на обязательности стандартных требований.

Государственный стандарт 6.30–2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Заметным изменением в стандарте является введение новых реквизитов. Один из них – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), введенный Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» и выдаваемый каждому юридическому лицу в документах о государственной регистрации. Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438 установлено, что Основной государственный регистрационный номер проставляется одновременно с указанием названия организации на всех документах организации.

Другой вновь введенный реквизит – идентификационный номер налогоплательщика / код постановки на учет (ИНН/КПП). ОГРН и ИНН/КПП проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Сохраняется код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Место размещения новых реквизитов на бланке определено в образцах.

В новом стандарте сохранилась запись, которая была и в предыдущем стандарте: о дате подписания, являющейся датой документа. Обращается внимание на правило написания даты словесно-цифровым способом в случае, когда день месяца состоит из одной цифры – в этом случае перед ней должен ставиться ноль: 05 июня 2007 г.

Форма документа – это сумма реквизитов с указанием их взаимосвязей и последовательности изложения. К реквизитам относятся:

1) наименование документа (пишется посередине строки с прописной буквы без точки);

2) адресант – отправитель документа;

3) адресат – получатель: наименование учреждения в именительном падеже (что?) или указание должности, фамилии, имени, отчества лица в дательном падеже (кому?);

4) дата (записывается арабскими цифрами: число, месяц, год, например: 06.07.2007 или 06.08.07);

5) регистрационные номера;

6) подпись.

Отсутствие этих элементов влечет за собой недействительность документа.

Каждый реквизит занимает определенное место в документе. Состав реквизитов различных видов документов неодинаков, он зависит от содержания документа, его назначения и способа обработки.

Элементы содержания документа – это структурные части основного текста: обращения, мотивировки, выводы, схемы, цифровые данные и т. п.

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Для облегчения восприятия информации рекомендуется начинать документ с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т. п., а затем подкреплять их обоснованиями.[100]100
  Федосюк М. Ю., Ладыженская Т. А., Михайлова О. А. и др. Русский язык для студентов-нефилологов: учеб. пособие. – М., 2001. – С. 186.


[Закрыть]

Тексты документов могут отражать только один аспект, например, текст приказа – только распоряжение без констатации факта, текст письма – только просьбу без пояснения. Текст многоаспектного документа необходимо условно подразделять на разделы, подразделы, пункты, которые должны быть пронумерованы.[101]101
  Веселов П. В. Указ. соч. – С. 9.


[Закрыть]

Совокупность элементов содержания и элементов оформления какого-либо документа получает наименование «типовой формуляр». Такой формуляр может быть представлен наглядно – клише, позволяющим увидеть расположение всех реквизитов данного документа в их взаимосвязи.

Форму и содержание текста документа в значительной степени определяют жанры официально-делового стиля, например, констатирующие жанры (отчет, справка, характеристика); предписывающие жанры (приказ, инструкция, постановление) и др.

Хотя официально-деловая речь считается монологической, однако в действительности в разных видах документов представлен скрытый диалог с разными отношениями между субъектами речи (вопрос – ответ, побуждение – ответная реакция, информативный диалог, доказательство, объяснение и др.).[102]102
  Как писал об этом М. М. Бахтин, само понимание текста уже диалогично (Бахтин М. М. Эстетика словесного творчества. – М., 1986. – С. 300).


[Закрыть]

Основная функция официально-делового стиля – императивность, т. е. функция волеизъявления, приказания: бульшая часть деловых документов направлена на то, чтобы побудить адресата выполнить определенные действия.[103]103
  Русский язык и культура речи: учебник для вузов / Под ред. В. Д. Черняк. – М. 2002. – С. 140.


[Закрыть]

Рассмотрим документы обиходно-деловой разновидности подробнее. Речь идет о служебных документах административно-управленческой сферы в отличие от сферы научно-технической, где применяется техническая или научная документация.

Объединим подобные служебные документы под общим наименованием «деловые бумаги». Классификацию деловых бумаг можно представить следующим образом:

1) деловые бумаги – документы личного характера;

2) деловые бумаги – служебная корреспонденция;

3) деловые бумаги – производственная документация.

Адресант – любой гражданин независимо от его производственной, общественной и социальной принадлежности. Адресат – разные государственные, частные и общественные организации, в том числе и те из них, где работает или учится составитель документа.

Эти деловые бумаги отражают интересы и потребности частного лица (адресанта) и прямо не связаны с интересами конкретного производства.

Документы личного характера: заявление, счет, расписка, доверенность (на получение ценностей, принадлежащих самому лицу), ходатайство, автобиография, резюме.

Адресант и адресат – государственные или частные предприятия, а также общественные организации, равные по своему служебному рангу или находящиеся в отношениях служебной субординации. В силу производственной необходимости они постоянно ведут служебную переписку по различным вопросам. Такая переписка имеет официальный характер и предстает как двусторонняя (роли адресанта и адресата периодически меняются).

К служебной корреспонденции можно отнести следующие виды документов: деловое письмо, коммерческая корреспонденция, производственно-технические извещения (рекламация, инструкция).

В зависимости от того, кто выступает в качестве адресанта и адресата, можно говорить о двух подтипах документов, относящихся к сфере производственной документации:

1. Адресант – организация или лицо, имеющее право ее представлять (например, директор). Составленные и выделенные для использования документы имеют строго официальный характер и вызваны производственной необходимостью. Это так называемая управленческая и организационно-распорядительная документация.

К производственной документации этого типа относятся следующие документы: документы об образовании (аттестат, свидетельство, диплом), справки и удостоверения личности (в том числе командировочные удостоверения), доверенность (на получение оплаченных предприятием ценностей), инструктивные циркуляры (о правилах использования оборудования, по технике безопасности и т. п.), приказы и распоряжения, резолюции, производственная характеристика, характеристика-рекомендация.

2. Адресант – лицо, работник данной организации или связанный с ней общественными полномочиями (депутат, общественный представитель и т. п.). Он официально и в интересах производства обращается в данную организацию.

К документам этого типа относятся: докладные и объяснительные записки, отчеты, служебные записки и другие информационно-справочные документы, а также трудовые соглашения (контракты), договоры, производственные обязательства, так называемые административно-деловые (организационные) документы.

Заявление – это документ, составленный по единой форме и содержащий просьбу какого-либо лица, адресованную организации или должностному лицу. Заявление относится к группе деловых бумаг личного характера и имеет следующие структурные элементы (реквизиты):

1) наименование адресата – учреждения или должностного лица;

2) указание фамилии, имени, отчества, должности адресата (заявителя) или его адреса;

3) наименование документа – Заявление;

4) текст заявления – изложение просьбы и ее аргументация;

5) приложение (в случае необходимости) – опись приложенных к заявлению документов (медицинская справка, справка с места жительства, справка с места работы и т. п.);

6) дата;

7) подпись заявителя.

Обратим внимание на особенности языкового оформления структурных элементов заявления.

1. Наименование адресата пишется в правом верхнем углу листа. Если адресат должностное лицо, то его наименование ставится в дательном падеже, а если это название организации, то в форме винительного падежа с предлогом в.

2. Фамилия, имя, отчество заявителя указываются под адресатом. Возможны два варианта написания: с предлогом от или без него. При использовании написания с предлогом от после слова Заявление точка не ставится.

3. Текст заявления пишется с красной строки. Содержательная часть заявления-просьбы обычно начинается словами: «Прошу + + инфинитив (разрешить, допустить, освободить, предоставить и т. п.)». Для ввода аргументации используются типовые конструкции: ввиду того что, в связи с тем что, на основании того что, так как… учитывая + сущ. в винительном падеже.

4. Дата ставится под текстом (15 января 2008 г. или 15.01.2008) с левой стороны листа, подпись заявителя – справа.

Образцы заявлений:

Директору школы-лицея № 413

Ивановой Л. Б.

(от) ученика 11 «а» класса

Петрова Ивана Васильевича,

проживающего по адресу:

г. Саратов, ул. Гагарина, д. 5/3, кв. 4.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с переездом на новое местожительство прошу (Вас) освободить меня от занятий 21 мая 2007 г.

20 мая 2007 г. (подпись)

В Российскую национальную библиотеку

(от) Василькова Петра Тимофеевича,

проживающего по адресу:

г. Владивосток, ул. Марата, д. 14, кв. 56.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выслать мне ксерокопию книги Э. В. Выкулова «Основы статистического анализа» (Москва, 2004), необходимую мне для работы над диссертацией.

17 апреля 2007 г. (подпись)

Доверенность – это документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия совершить за него какое-то юридическое действие.

По объему полномочий различают три вида доверенностей:

1) разовая – на совершение одного конкретного действия (например, на получение стипендии);

2) специальная – на совершение каких-либо однородных действий;

3) общая (генеральная) – на общее управление имуществом доверителя.

Постоянные структурные части доверенности:

1) наименование документа – Доверенность;

2) указание фамилии, имени, отчества, должности или домашнего адреса доверяющего;

3) указание фамилии, имени, отчества, должности или домашнего адреса, паспортных данных того, кому даются полномочия (доверенного лица);

4) определение доверяемой функции;

5) дата;

6) подпись доверяющего лица;

7) подтверждение подписи доверителя в нотариальной конторе или в организации (по месту работы или жительства), обязательное нотариальное заверение, которое предусматривает закон для некоторых видов доверенности (например, доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы).

Формы и способы совершения доверенности, сроки ее действия, порядок прекращения регулируются Гражданским кодексом. Максимальный срок действия доверенности составляет 3 года; если срок не указан в самой доверенности, то она сохраняет силу в течение 1 года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата, недействительна.

Действие доверенности прекращается вследствие истечения ее срока, отмены доверенности доверителем, отказа доверенного, ликвидации юридического лица, от имени которого выдана доверенность, смерти доверителя или доверенного, признания какого-либо из них недееспособным или безвестно отсутствующим.

Расположение частей доверенности:

1) наименование документа – Доверенность – пишется (без кавычек) сверху в середине строки;

2) дата (прописью) и место выдачи доверенности пишутся ниже наименования документа;

3) текст доверенности начинается с красной строки, в нем, как правило, используется конструкция, начинающаяся с личного местоимения: Я (кто) доверяю (кому) + инфинитив (получить… представлять мои интересы… и т. п.);

4) подпись доверителя ставится под текстом справа;

5) ниже подписи оставляется место, чтобы заверить доверенность (нотариусом или должностным лицом какой-либо организации) подписью и печатью.

Расписка – это документ, удостоверяющий получение чего-либо, а также документ, в котором могут даваться какие-то обязательства. Постоянные структурные части расписки:

1) наименование документа – Расписка;

2) указание фамилии, имени, отчества, должности или домашнего адреса получателя (того, кто дает расписку);

3) указание передающего – организации или лица;

4) точное наименование получаемого/передаваемого: количество указывается цифрой и прописью; если предметов несколько, дается его нумерация в рубрику;

5) гарантийное обязательство (если оно требуется);

6) дата;

7) подпись получателя; если расписка имеет особое значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

Образцы документов:

ДОВЕРЕННОСТЬ

г. Москва, пятнадцатое декабря две тысячи шестого года

Я, Ковальчук Полина Васильевна, укладчица цеха № 2, доверяю моей сестре, Граничиной Антонине Петровне, проживающей по адресу: г. Москва, улица Ямская, д. 5, кв. 78, паспорт 40 02 № 657321, выдан 38-м отделением милиции г. Москвы 12 марта 2002 г., получить причитающуюся мне зарплату за январь 2007 года.

(подпись)

РАСПИСКА

Я, Матвеева Любовь Ивановна, начальник технического отдела ЗАО «ЛИИС», получила со склада фирмы 1 (одну) микроволновую печь марки «Vitek» для использования в отделе в течение года.

28.09.2007 г. (подпись)